چطور اسناد و مدارک را به‌درستی بایگانی کنیم؟آیا تا به حال، مشتری یا رئیس‌تان را پای گوشی تلفن نگه داشته‌اید تا از میان یک خروار کاغذ روی میزتان، سند یا مدرک مهمی را پیدا کنید؟ اگر این کار را کرده باشید، پس این افراد فکر خوبی درباره‌ی شما نخواهند کرد، چون در یک برخورد مهم، شما آنها را با بی‌نظمی‌تان ناامید کرده‌اید.
اولویت‌بندی پرونده‌ها برای اقدام
حالا اگر شغل شما، کمک کردن به مردم باشد و نتوانید اسناد و مدارکی را که به آنها نیاز دارید به موقع پیدا کنید، چقدر از وقت دیگران را به هدر می‌دهید؟
بایگانی کردن مؤثر اسناد و مدارک به عهده‌ی خودتان است، هر قدر هم کار کسل‌کننده‌ای به نظر برسد. تصورش را بکنید! هر وقت سند یا مدرکی را از شما می‌خواهند، شما لبخندی از سر اطمینان به لب می‌آورید، دست‌تان را دراز می‌کنید و در یک چشم بهم زدن، سند یا مدرک خواسته شده را از یک سیستم بایگانی منظم بیرون می‌کشید و فورا جواب مشتری یا همکارتان را می‌دهید. اگر اینگونه بود، وجهه‌ی تأثیرگذارتری نزد دیگران داشتید!
1-مدیریت زمان
حتی با وجود اینترنت و ایمیل، ما همچنان با اسناد و پرونده‌های کاغذی سر و کار داریم. سیلی از داده‌ها از همه طرف سرازیر می‌شود که باید آنها را پردازش کنیم، اما نمی‌کنیم. در عوض آنها را روی هم انباشته می‌کنیم تا در فرصت بعدی که معلوم نیست کی پیش بیاید، به آنها رسیدگی کنیم. اما کیست که نخواهد در صورت نیاز، به آسانی به اطلاعات دسترسی داشته باشد تا با کمک آنها بتواند تحلیل کند، گزارش بنویسد یا شاید متن یک سخنرانی را آماده کند.
ما اغلب اوقات، وقت خودمان (و اغلب، وقت دیگران) را برای پیدا کردن داده‌هایی که جایی روی میز خودمان یا در قفسه‌ی بایگانی اداره هستند، هدر می‌دهیم. این جست‌وجو به استرس ما می‌افزاید و استفاده از داده‌ها را از آنچه که باید دشوارتر می‌کند. بنابراین اگر بخواهیم به موقع کارهایمان را انجام بدهیم، باید با استفاده از مدیریت بایگانی، عملکردمان را منظم‌تر و مؤثرتر کنیم.
2- مدیریت مؤثر اطلاعات
وقتی سندی را از یک همکار، فروشنده یا مشتری دریافت می‌کنید، گذاشتن آن روی یک خراور کاغذ روی میز یا داخل کشو، کار وسوسه‌انگیزی است. «مم! جالبه! ولی بعدا بهش نگاه می‌کنم، الان وقت ندارم». این جمله برای‌تان آشنا نیست؟ بعد از مدتی، بسیاری از این پرونده‌ها که منتظر گوشه‌ی چشمی از شما بوده‌اند؛ روی هم تلنبار می‌شوند و تبدیل به کوهی از کارهای عقب‌افتاده‌ی شما می‌شوند. بسیار بعید است که وقت کنید به تمام آن اطلاعات سر و سامان بدهید؛ به‌ویژه که زیر فشار کارهای دیگری هم باشید.
می‌توانید ساعت‌های زیادی از وقت باارزش‌تان را به دنبال پرونده‌هایی بگردید که جایی روی هم بایگانی کرده‌اید، چون فراموش کردن جای آنها، یا حتی فراموش کردن اینکه اصلا پرونده‌ای وجود دارد، کار آسانی است. از همه‌ی اینها که بگذریم، چگونه می‌توانید کارتان را آسان‌تر کنید؟ با یاد گرفتن مدیریت پرونده‌ها و عملی ساختن آن.
3-مدیریت مؤثر پرونده‌ها
بایگانی مؤثر خلاصه می‌شود به: ذخیره‌ی اطلاعات در پرونده‌ها به صورت طبقه‌بندی‌شده و به ترتیبی که از نظر خودتان منطقی است. در ادامه نکاتی مفید درباره‌ی مدیریت پرونده‌ها آورده می‌شود:
۱. اجتناب از ذخیره‌ی اسناد و مدارک غیرضروری
عادت نکنید هر چیزی که به دست‌تان رسید، ذخیره کنید. چند ثانیه وقت بگذارید و یک نگاه اجتمالی به محتوای چیزی که به دست شما رسیده است، بیندازید و تنها در صورتی که با فعالیت کاری شما ارتباط دارد، آن را در پرونده‌ای ذخیره کنید. داشتن مدارک و اسناد بیش از حد زیاد، به آشفتگی موجود می‌افزاید و کار جست‌وجو و یافتن پرونده‌های مورد نیاز را در آینده، سخت‌تر می‌کند. برای ذخیره‌ی مدارک و اسناد، گزینشی برخورد کنید!
۲. برای نام‌گذاری پرونده‌ها و پوشه‌ها، یک روش ثابت داشته باشید
مثال، یک پوشهی اصلی را به زیرپوشه‌هایی برای مشتریان، فروشندگان و همکاران تقسیم کنید. و اینکه بدانید فلان پوشه به چه فرد یا چیزی مربوط می‌شود، از نام‌های خلاصه‌شده استفاده کنید. علاوه بر این، می‌توانید ظاهر متفاوتی را به زیرپوشه‌های یک پوشهی اصلی اختصاص بدهید تا بتوانید در یک نگاه، آنها را از هم تشخیص بدهید.
۳. پرونده‌های مربوط به هم را در یک جا ذخیره کنید
برای مثال، گزارش‌ها، نامه‌ها، یادداشت‌های سخنرانی، فایل‌های اکسل و دادههای گرافیکی مربوط به یک پروژه‌ی خاص را در یک پوشه قرار دهید، به جای اینکه یک پوشه را به یادداشت‌های سخنرانی تمامی پروژه‌ها، یا یک پوشه را به دادههای گرافیکی تمام پروژه‌ها اختصاص دهید. اگر دادههای هر پروژه را جداگانه ذخیره کنید، دسترسی به اسناد مربوط به یک پروژه آسان‌تر خواهد بود.
۴. کارهای ناتمام را از کارهای تمام‌شده جدا کنید
برخی از افراد تمایل دارند اسناد مربوط به کارهای نیمه‌تمام، روی میز‌شان باشد تا پس از اتمام کار، اسناد و مدارک مربوط به آن را به جای مناسبی که محل ذخیره‌ی پرونده‌های مشابه است، منتقل کنند. در وقفه‌های زمانی هفتگی یا دو هفته یکبار، پرونده‌هایی را که دیگر روی آنها کار نمی‌کنید به پوشهی کارهای تمام‌شده منتقل کنید.
۵. بیش از حد یک پوشه را پر نکنید
اگر پرونده‌های زیادی را در یک پوشه قرار داده‌اید یا تعداد زیرپوشه‌های یک پوشهی اصلی، خیلی زیاد است، آنها را به گروه‌های کوچک‌تری تقسیم کنید. برای مثال، می‌توانید پوشه‌ای به نام «طرح کسب‌وکار» را به زیرپوشه‌هایی به نام «ط.ک.ک ۱۳۹۵» یا «ط.ک.ک ۱۳۹۶» تقسیم کنید. حتی می‌توانید نام یک زیرپوشه را با نام مشتری یا سازمانی که محتویات پوشه به آن مربوط است، ذخیره کنید. هدف این است که به‌جای داشتن فهرست زیادی از پوشه‌ها، هر پرونده‌ای را در پوشه یا زیرپوشه‌ی منطقی خودش قرار بدهید. با این همه، ایجاد پوشه‌ای که قرار است کمتر از پنج سند و مدرک در آن باشد، ضروری نیست.
۶. از اسناد کاغذی با یک اسکنر، نسخه‌های دیجیتالی تهیه کنید
اگر برای ذخیره‌ی اسناد، جای زیادی ندارید یا می‌خواهید آنها را بایگانی کنید بدون اینکه آنها را کاملا از بین ببرید، این روش مفیدی خواهد بود. اما این کار برای تمام انواع اسناد مناسب نخواهد بود (مثلا برای اسناد و قراردادهایی که امضای اصلی آنها مهم است). بنابراین در این مورد، قضاوت با شماست.
اولویت‌بندی پرونده‌ها برای اقدام
برای شخصی کردن مدیریت پرونده‌هایتان، این رویکردها را اتخاذ کنید تا کارهایتان را اولویت بندی کنید و کارایی‌تان را بالا ببرید.
۱. اسناد را طبق تاریخ روز، سازماندهی کنید
روی اسناد تاریخ‌گذاری کنید تا طبق تاریخ‌‌شان آنها را سازماندهی کنید، بدون اینکه مجبور شوید پوشه‌ای را باز کنید و تمام اسناد را زیرورو کنید.
۲. از پرونده‌هایی استفاده کنید که برچسب تاریخ دارند
این روش منحصر به‌فردی است که افراد بسیاری برای سازماندهی پرونده‌ها از آن استفاده می‌کنند. ۱۲ پوشه تهیه کنید و هر پوشه را به یک ماه از سال اختصاص بدهید. ۳۰ زیرپوشه‌ی اضافی هم تهیه کنید و هر یک از آنها را به یکی از روزهای ماه اختصاص دهید (این ۳۰ پوشه برای ۱۲ ماه سال استفاده می‌شوند).
در هر یک از این ۳۰ زیرپوشه، اسناد و مدارکی را قرار دهید که باید روزی از همان ماه، روی آنها کار کنید. در آغاز هر روز، پوشهی مخصوص به همان روز را باز کنید. تمام اقلام داخل پوشه را بیرون بیاورید و به روی میز کارتان یا به یک پوشه، مثلا با نام «پوشهی امروز» منتقل کنید. سپس پوشهی خالی‌شده‌ی آن روز را در پوشهی ماه بعد و در روز خودش قرار دهید. اگر نتوانستید تمام کارهای یک روز را تمام کنید، آنها را در پوشهی روز دیگری که راحت هستید، قرار دهید. با این سیستم مدیریت پرونده، از هیچ برنامه‌ی کاری عقب نخواهید ماند.
نکته
هر سیستمی برای مفید و مؤثر واقع شدن، باید آسان و بی‌دردسر هم باشد. این راحتی، تا حدی به ماهیت کاری که انجام می‌دهید بستگی دارد. بنابراین، با اینکه راه‌حلی برای مدیریت پرونده وجود ندارد که مناسب همه‌ی مشاغل باشد، اما شما می‌توانید بر اساس شرایط خودتان، از نکات ارائه شده در این مقاله، به نحوی استفاده کنید که بهترین پاسخ به نیاز‌هایتان باشد.
بایگانی کردن و مدیریت پرونده‌ها، کسل‌کننده اما ضروری است. یک ساعت از برنامه‌ی زمانی‌تان را در هفته‌ی پیش رو به این کار اختصاص بدهید و سسیتم بایگانی‌تان را تنظیم کنید!
چطور ایمیلهای دریافتی‌مان را مدیریت کنیم؟
شنبه صبح است. شما پشت میز نشسته‌اید و همان حسِ همیشگی را دارید. از شروع هفته و روزهای کاری پیش رو نترسیده‌اید، بلکه از تعداد زیاد ایمیلهای دریافتی وحشت کرده‌اید!
فرض کنید مسئول یک تیم بزرگ هستید و هر روز، حداقل ۵۰ ایمیل دریافت می‌کنید. خواندن و جواب دادن به تمام این ایمیل‌ها، وقت زیادی را می‌گیرد و باید ساعات زیادی را پشت میز بنشینید تا به این کار روزمره رسیدگی کنید. پس، مسلم است که از پروژه‌ها عقب می‌مانید و مجبور می‌شوید تا دیروقت کار کنید تا به کارهای عقب‌افتاده برسید.
ایمیل، چنانچه از آن به درستی استفاده شود ابزار ارتباطی بسیار مفیدی است. اما ما از حجم زیاد ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنیم و پاسخ‌هایی که باید به آنها بدهیم، به ستوه می‌آییم.
با وجود این، راه‌هایی برای مدیریت ایمیل‌ها وجود دارد که به شما کمک می‌کند کارایی‌تان را بالا ببرید. در این مقاله، استراتژی‌هایی را برای انجام این کار معرفی می‌کنیم تا از پس مدیریت مؤثر ایمیل‌ها برآیید.
توجه:
به خاطر داشته باشید که این استراتژی‌ها ممکن است برای همه کارایی نداشته باشند. بنابراین هنگام فکر کردن درباره‌ی مدیریت ایمیل‌ها، خودتان قضاوت کنید کدام استراتژی بیشترین کارایی را برای شما دارد.
بررسی ایمیل‌ها
برای اینکه بتوانید حجم صندوق دریافت ایمیل را در سطح قابل‌کنترلی نگه دارید، به طور منظم در طول روز، ایمیلهای خود را بررسی کنید.
با وجود این، وقفه و حواس‌پرتی‌های مداوم ناشی از چند وظیفه ای بودن می‌تواند بهره وری شما را تا حد زیادی پایین بیاورد و توانایی شما را برای ورود به وضعیت «تچان» هنگام کار روی پروژه‌های باارزش، محدود کند.
یک استراتژی که می‌توانید از آن استفاده کنید این است که در زمان‌های خاصی از روز که خودتان تعیین می‌کنید، صندوق دریافت ایمیل‌ها را بررسی کنید. برای مثال، می‌توانید اول صبح، قبل از ناهار یا آخر روز را به این کار اختصاص بدهید.
همچنین می‌توانید از امکانات نرم‌افزارهای ایمیل استفاده کنید تا پیام‌ها را در زمان‌های خاصی «دریافت» کنید تا دیگر با دریافت بی‌موقع آنها حین انجام کارهای دیگر، دچار حواس پرتی نشوید. اگر امکان استفاده از این نرم‌افزارها را ندارید، حداقل هشدارهای صوتی و تصویری (مبنی بر دریافت ایمیل) را غیرفعال کنید.
می‌توانید پس از یک دوره‌ی طولانی کار متمرکز، یا زمانی از روز که انرژی و خلاقیت شما در پایین‌ترین سطح قرار دارد، به خواندن ایمیل‌ها و پاسخ دادن به آنها بپردازید. مقاله‌ی ما با عنوان «کدام کارها را صبح انجام بدهیم؟» به شما کمک می‌کند تا تشخیص بدهید چه ساعتی از روز کمترین انرژی را دارید تا بتوانید برنامه‌ی زمانی‌تان را به درستی مدیریت کنید.
اگر نگران واکنش همکاران، رئیس یا مشتریان‌تان هستید که مبادا به‌خاطر تأخیر در جواب گرفتن از شما، ناراحت یا سردرگم شوند، به آنها توضیح دهید که زمان‌های خاصی از روزتان به بررسی ایمیل‌ها اختصاص دارد و در صورتی که خواسته‌ی آنها فوری است، می‌توانند با شما تماس بگیرند یا از پیام‌رسان‌های فوری (Instant Messaging) استفاده کنند.
نکته:
روشن است که در برخی از مشاغل، مجبورید به طور منظم صندوق دریافت ایمیل‌ها را بررسی کنید؛ به‌ویژه اگر در شغل شما از ایمیل به عنوان ابزار اصلی ارتباط استفاده می‌شود. در این مورد هم بر اساس تشخیص خودتان و شرایطی که دارید از این استراتژی‌ها استفاده کنید.
خواندن ایمیل
اگر بدون استفاده‌ی هوشمندانه از زمان بخواهید ایمیل‌هایتان را بخوانید، وقت زیادی را برای انجام این کار به هدر خواهید داد.
اگر خواندن ایمیل و جواب دادن به آن، کمتر از دو دقیقه وقت شما را می‌گیرد، ابتدا سعی کنید از «قانون دو دقیقه» استفاده کنید. (مفهومی که توسط دیوید آلن، نویسنده‌ی کتاب «Getting Things Done» ایجاد شد) یعنی همان موقع به ایمیل پاسخ دهید، حتی اگر از اولویت بالایی هم برخوردار نیست. ایده‌ای که در پسِ این کار وجود دارد این است که اگر رسیدگی به ایمیلی کمتر از دو دقیقه وقت شما را می‌گیرد، بهتر است به‌جای اینکه ایمیل را بخوانید و جواب دادن به آن را به بعد موکول کنید، بلافاصله پس از خواندن، به ایمیل جواب بدهید.
برای ایمیل‌هایی که خواندن و جواب دادن به آنها بیش از دو دقیقه زمان می‌برد، در تقویم‌تان تاریخ مشخص کنید یا آنها را به فهرست انجام کارهای پیش رو اضافه کنید تا در زمان مناسب به آنها رسیدگی کنید. اغلب برنامه‌های ایمیل گزینه‌هایی دارند که با استفاده از آنها می‌توانید ایمیل‌هایی را که نیازمند پاسخ یا رسیدگی هستند، با علائمی نظیر ستاره، نشانه‌دار و متمایز کنید؛ بنابراین هر زمان که توانستید، از این ابزار دم‌دستی استفاده کنید.
نکته:
بسیاری از ما ایمیل‌هایی را از سوی شرکت یا اعضای تیم دریافت می‌کنیم که صرفا جنبه‌ی اطلاع‌رسانی دارند. اگر نام شما در بخش CC (و در نه در بخش To) درج شده است، این احتمال وجود دارد که ایمیل جنبه‌ی اطلاع‌رسانی داشته باشد. این نوع ایمیل‌ها را در پوشهی جداگانه‌ای قرار دهید تا بعدا آنها را بخوانید.
مرتب کردن ایمیل‌ها
می‌توانید تصور کنید صندوق دریافت ایمیل شما خالی است؟ این تصور غیرقابل‌باور است! شاید داشتن یک صندوق دریافت ایمیل خالی، غیرممکن به نظر برسد؛ اما خلوت نگه‌داشتن صندوق دریافت ایمیل، غیرممکن نیست و باعث می‌شود هم نظم پیدا کنیم و هم استرس مان برطرف شود.
برای شروع مدیریت ایمیل‌هایتان، یک سیستم بایگانی ساده ایجاد کنید. از طبقه‌بندی‌های جامع استفاده کنید، با عناوینی نظیر: فهرست اقدامات، فهرست انتظار، مرجع، آرشیو. اگر بتوانید کارهایتان را مطابق این دسته‌بندی‌ها جلو ببرید، به‌ویژه در مورد «فهرست اقدامات» و «فهرست انتظار»، آنگاه این فهرست‌ها به‌صورت غیررسمی، شبیه یک «فهرست کارهای پیش رو» می‌شوند.
اگر چهار پوشه برای نیازهای شما کم است، می‌توانید به تعداد پوشه‌ها اضافه کنید یا از سیستم پیچیده‌تری کمک بگیرید. برای مثال، می‌توانید برای هر پروژه‌ای که روی آن کار می‌کنید، یک پوشه درست کنید یا برای هر یک از مشتریان یا نمایندگان فروش، مجموعه‌ای از پوشه‌ها را ایجاد کنید.
مزیت مرتب کردن ایمیل‌ها به‌وسیله‌ی ایجاد این پوشه‌ها این است که پیدا کردن ایمیلهای گذشته آسان‌تر می‌شود. به‌جای اینکه کل سیستم را جست‌وجو کنید، می‌توانید به سراغ پوشهی مخصوص آن ایمیل بروید.
استفاده از تنظیمات
اغلب برنامه‌های ایمیل، از قبیل Outlook و Gmail به شما امکان می‌دهند تنظیمات را طوری انجام بدهید که ایمیل‌ها به محض دریافت به صورت خودکار در یک پوشهی خاص قرار بگیرند.
برای مثال، ممکن است هر روز ایمیل‌هایی دریافت کنید که صرفا جهت اطلاع‌رسانی درباره‌ی میزان فروش محصولات یا خدمات شرکت شما باشند. شما می‌خواهید این ایمیل‌ها را دریافت کنید، چون می‌خواهید در جریان امور باشید، اما نمی‌خواهید این دسته از ایمیل‌ها، صندوق دریافت ایمیل شما را نا کنند.
اینجا جایی است که می‌توانید در برنامه‌ی ایمیل خود تنظیمات را طوری انجام بدهید که طبق آن، ایمیل‌هایی با عنوان «آمار فروش» به محض دریافت، مثلا در پوشهی «فروش شرکت» قرار گیرند. یعنی لازم نیست شما به صورت دستی این جابه‌جایی را انجام بدهید. با استفاده از امکانات این برنامه‌ها، تمامی ایمیل‌ها با موضوع «آمار فروش» در یک پوشه قرار می‌گیرند.
ایمیلهای غیرضروری
اگر به‌طور مرتب از منابعی مثل خبرنامه‌ها، وبلاگ‌ها و مقالات، ایمیل‌هایی دریافت می‌کنید، می‌توانید آنها را به آدرس ایمیل دیگری، فوروارد کنید یا تنظیمات را طوری انتخاب کنید که این دسته از ایمیل‌ها به یک پوشهی خاص منتقل شوند.
این استراتژی‌ها باعث می‌شوند صندوق دریافت ایمیل شما خلوت شود و ایمیل‌ها در پوشه‌های خاص خودشان قرار بگیرند تا در فرصت مناسب خوانده شوند.
نکته:
نوشتن ایمیلهای تاثیرگذار برای رئیس، همکاران و مشتریان شما، اهمیت زیادی دارد. این توانایی نه تنها از استرس و ناامیدی آنها کم می‌کند، بلکه اگر محتوای ایمیل‌ِ پاسخ، کوتاه و مربوط به موضوع هم باشد، جلوی اتلاف وقت شما و آنها را خواهد گرفت.
ترویج عادات خوب تیمی
یکی از بهترین کارها برای محدود کردن دامنه‌ی رسیدگی به ایمیل‌ها، ترغیب افراد به کمتر فرستادن ایمیل است.
برای مثال، اگر بعضی از اعضای تیم، به طور مرتب برای شما ایمیلهای طولانی می‌فرستند، این موضوع کسالت‌بار را با آنها در میان بگذارید. به آرامی اما با جدیت به آنها بگویید که به‌خاطر کمبود وقت، بهتر است ایمیل‌هایی که می‌فرستند بیشتر از یک یا دو پاراگراف نباشد. بهتر است هر ایمیلی که محتوایش بیش از دو پاراگراف است را با یک تماس تلفنی جایگزین کرد. از سوی دیگر، همکاران شما به‌جای فرستادن این ایمیلهای طولانی می‌توانند به دفتر کار شما سر بزنند و به‌صورت حضوری با شما صحبت کنند.