ماتریس اولویت بندی کارها؛ چطور از وقت و استعدادها بهتر استفاده کنیم؟
اکثر ما انبوهی از کارهای گوناگون در ذهن‌مان تلنبار کرده‌ایم که واقعا دوست داریم انجام‌شان بدهیم. شاید ایده‌های بزرگ و بلندپروازانه‌ای به سرمان زده باشد، فرصت‌های هیجان‌انگیزی به تورمان بخورد یا دوست داشته باشیم کارهای مهیج و جذابی را تجربه کنیم. اما چه فایده که وقت‌مان محدودتر از آن است که بشود به همه‌ی اینها رسید.
اما اگر انتخاب‌هایی که از بین موارد این لیست بلندبالا می‌کنیم زیرکانه باشد، می‌توانیم از وقت‌مان بهترین استفاده را ببریم و نگذاریم فرصت‌هایی که برایمان پیش می‌آید به باد برود. وقتی انتخاب‌مان بد باشد، ممکن است کارمان به جایی برسد که خود را با دست خود در باتلاق فعالیت‌های وقت‌گیر و کم‌بازده غرق کنیم و از پیشرفت باز بمانیم.
اینجاست که «ماتریس اولویت بندی کارها» وارد عمل می‌شود. این نمودار با تمام سادگی‌اش می‌تواند دست‌تان را بگیرد و کمک کند تا تصمیم بگیرید که کدام کارها را باید در اولویت قرار بدهید و از کدام‌ها باید دوری کنید. به این ترتیب می‌توانید خودتان را از آن باتلاق مرگبار نجات بدهید و از وقت‌ها و فرصت‌ها بهترین استفاده را ببرید.
درباره‌ی ماتریس اولویت بندی کارها
با ماتریس اولویت‌بندی کارها، یاد می‌گیرید که چگونه طوری اولویت بندی کنید که از وقت، انرژی و استعدادهای خود بهترین استفاده را کرده باشید. در شکل زیر می‌توانید جزئیات ماتریس اولویت‌بندی کارها را مشاهده کنید.
به ندرت پیش می‌آید که کسی وقت کافی برای به پایان رساندن تمام کارهایی که دوست دارد داشته باشد. اما وقتی از این ماتریس استفاده کنید و انتخاب‌هایتان ماهرانه و هوشمندانه باشد، آن وقت می‌توانید برای فعالیت‌های باارزشی که به ترقی و پیشرفت‌تان منجر می‌شود، بیشتر وقت بگذارید. همینطور می‌توانید کارهایی که فایده‌ی چندانی ندارند را شناسایی کرده و آنها را از برنامه‌تان کنار بگذارید.
نحوه‌ی کار ماتریس به این شکل است که باید به هرکدام از کارها دو بار نمره بدهید. یک بار بر مبنای میزان اهمیتی که دارند و بار دوم بر اساس میزان تلاشی برای انجام دادن‌شان نیاز است.
با استفاده از این امتیازها می‌توانید کارها را در گروه‌های زیر طبقه بندی کنید:
۱. بردهای سریع (اهمیت زیاد، تلاش کم(
بردهای سریع جذاب‌ترین پروژه‌ها هستند! این پروژه‌ها نتایج خوبی دارند اما تلاش زیادی نمی‌طلبند. تا می‌توانید اینها را در برنامه‌تان جا دهید!
۲. پروژه‌های بزرگ و مهم (اهمیت زیاد، تلاش زیاد)
این پروژه‌ها پرنتیجه و مؤثرند اما زیاد وقت می‌گیرند. این به این معناست که با داخل کردن یک پروژه مهم در لیست کارها، ممکن است برای بردهای سریع زمانی باقی نماند.
۳. وقت‌پر‌کن‌ها (اهمیت کم، تلاش کم)
زیاد خودتان را نگران انجام دادن این دسته از کارها نکنید. اگر وقت اضافی داشتید انجام‌شان بدهید. اما اگر کار مفیدتر و بهتری پیش آمد، وقت‌پر‌کن‌ها را بی‌خیال شوید و یا اینکه انجام آنها را به شخص دیگری بسپارید.
۴. برنامه‌های بی‌ثمر (اهمیت کم، تلاش زیاد)
از این نوع کارها تا می‌توانید دوری کنید! این جور پروژه‌ها نه تنها در نهایت چندان نتیجه‌ی مهمی ندارند، بلکه آن زمانی که می‌توانستید برای بردهای سریع بگذارید را از چنگ‌تان درمی‌آورند.
نکته:
وقتی منطق پشت این ماتریس را درک کنید، می‌بینید که خود به خود پروسه‌ی طبقه‌بندی در ۴ گروه را سریع‌تر انجام می‌دهید و به طور خودکار اصول ماتریس را در مورد کارها و پروژه‌های جدیدتان هم عملی می‌کنید.
نحوه‌ی استفاده از ماتریس اولویت بندی کارها
برای شروع، طبق مراحل زیر پیش بروید:
گام اول
تمام کارهایی که دوست دارید یا لازم است انجام بدهید را در برگه بنویسید.
گام دوم
به هر مورد دو بار نمره بدهید: یک بار بر اساس میزان اهمیت (صفر به معنی بی‌اهمیت و ۱۰ به معنی حداکثر اهمیت) و یک بار بر مبنای میزان تلاش مورد نیاز (صفر به معنای عدم نیاز چندانی به تلاش و ۱۰ به معنی نیاز به سعی بسیار زیاد)
گام سوم
ماتریس اولویت‌بندی کارها را جلویتان بگذارید و با توجه به امتیازها، ببینید هرکدام از کارها در کدام‌یک از چهار ربع ماتریس جای می‌گیرد.
گام چهارم
کارها را بر مبنای گروهی که در آن قرار گرفته‌اند طبقه‌بندی کنید. کارهایی که اهمیت کمی دارند را حذف کنید یا به شخص دیگری واگذار کنید.
نکته:
وقتی امتیاز یک فعالیت در مرز بین دو گروه (نزدیک محور) قرار دارد، برای تشخیص گروه آن از شم خودتان استفاده کنید و خیلی خطوط جداکننده را سفت و سخت نگیرید. بلاخره یک «برنامه‌ی بی‌ثمر» با اهمیت ۴٫۹ و یک «پروژه‌ی بزرگ و مهم» با اهمیت ۵٫۱ آنقدرها هم تفاوت معناداری با هم ندارند.
نسخه‌های دیگری از این ماتریس
روشی که در این مطلب توضیح دادیم، برای استفاده‌ی شخصی و غیر رسمی خودتان بود تا بتوانید کارهای شخصی خود را اولویت‌بندی کنید. با این حال، از ماتریس اولویت‌بندی می‌شود در مقیاس‌های بزرگ‌تر هم استفاده کرد. مثلا می‌توانید در محور عمودی بگذارید «بازده مالی» و محور افقی را هم به میزان «نفر ساعت» مورد نیاز اختصاص بدهید.
یک راه دیگر هم این است که «میزان تلاش مورد نیاز» را با «میزان امکان‌پذیری» جایگزین کنید. به این ترتیب می‌توانید کارها را بر مبنای میزان توانایی‌تان برای انجام دادن آنها اولویت‌بندی کنید. این شکل از ماتریس، بعضا با نام «ماتریس اهمیت/ امکان‌پذیری» نامیده می‌شود.
نکته
اصل اهمیت/فوریت آیزنهاور هم روش مشابهی برای اولویت‌بندی کارهاست. این اصل به خصوص زمانی مفید واقع می‌شود که انبوهی کار برای انجام دادن داشته باشید که موعد تحویل همه‌شان هم پشت سر هم و فشرده است.
۶ ابزار اولویت بندی برای افزایش بهره وری و مدیریت بهتر زمانبهره‌وری و مدیریت زمان
اولویت بندی یکی از آن مهارت‌های ضروری است که اگر بخواهید بهترین نتیجه را از تلاش‌های خود و اعضای تیم‌تان بگیرید، باید در آن مهارت داشته باشید. با کمک اولویت‌بندی می‌توانید در زندگی‌تان آرامش ایجاد کنید و طوری وقت‌تان را مدیریت کنید که بتوانید انرژی و تمرکز خود را روی چیزهایی بگذارید که واقعا اهمیت دارند.
اهمیت اولویت‌بندی به‌خصوص آن زمانی معلوم می‌شود که وقت محدود اما کارها بی‌اندازه زیاد باشند. اولویت‌بندی کردن کمک می‌کند تا زمان گرانبهایتان را هوشمندانه خرج کنید و آن را به کارهایی اختصاص بدهید که از همه واجب‌ترند. به این ترتیب می‌توانید خود و تیم‌تان را از دست کارهای کم‌اهمیت خلاص کرده و در زمانی دیگر به آنها بپردازید…. یا اینکه خیلی بی سر و صدا کلا بی‌خیال آن کارها شوید.
با اولویت‌بندی درست (و مدیریت دقیق کارهای اولویت‌بندی شده) می‌توانید هرج و مرج و آشفتگی را به نظم دربیاورید، استرس را تا حد خیلی زیادی کاهش بدهید، توان و انرژی خود و اعضای تیم‌تان را صرف مهمترین کارها کنید و به نتایج موفقیت‌آمیز برسید. بدون اولویت‌بندی، فقط دارید مثل ماهی‌ای که در تور ماهیگیری گیر کرده، نومیدانه تقلا می‌کنید و دست و پا می‌زنید تا شاید خود را از از دام کارها و وظایف انبوه نجات بدهید.
اولویت‌بندی از نوع ساده
در ساده‌ترین شکل اولویت‌بندی، کارها تنها بر مبنای یک عامل مرتب می‌شوند. این عامل می‌تواند محدودیت‌های زمانی، سود احتمالی و فایده‌ی کار، یا فشاری که برای انجام هر کار حس می‌کنید باشد.
- سود احتمالی و ارزش پروژه رایج‌ترین مبنایی است که برای اولویت‌بندی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سود احتمالی، چه حاصل تخمین صرف باشد و چه با سنجش دقیق و محاسبات مالی به‌دست بیاید، اغلب به بهینه‌ترین و مؤثرترین نتایج منتهی می‌شود.
- اگر افراد دیگری کارشان پیش شما گیر است و تا شما مسئولیت‌هایتان را انجام ندهید پروژه‌شان جلو نمی‌رود، بهتر است محدودیت زمانی را مبنای اولویت‌بندی قرار بدهید؛ به‌خصوص اگر انجام آن کار در موفقیت یک پروژه‌ی مهم تأثیرگذار باشد.
- وقتی رئیسی برای تحویل دادن کار به کارمندش فشار وارد می‌کند و دلیل موجه و منطقی برای این کار دارد، هیچ‌کس جز یک آدم نترس (و شاید احمق) بیخودی جلوی آن فشار مقاومت نمی‌کند.
ابزارهای اولویت‌بندی
شکل ساده‌ی اولویت‌بندی در خیلی از موقعیت‌ها جواب می‌دهد؛ اما موارد خاصی هم پیش می‌آید که اگر بخواهید واقعا کارها را درست انجام بدهید، به ابزارهای متفاوتی برای اولویت‌بندی و مدیریت زمان نیاز خواهید داشت. برخی از این ابزارها را در اینجا به شما معرفی می‌کنیم:
۱. تحلیل مقایسه‌ای دو به دو
تحلیل مقایسه‌ای دو به دو زمانی فایده‌ی خود را نشان می‌دهد که معیارهای تصمیم گیری مورد نظر مبهم، انتزاعی یا متناقض باشند. در این نوع از تحلیل، هر کدام از موارد یک لیست را یک به یک با هرکدام از موارد دیگر لیست مقایسه کرده و به این شکل گزینه‌های موجود را اولویت‌بندی می‌کنید.
در هر بار مقایسه بین دو مورد، شما باید تصمیم بگیرید که کدام یک از آن دو مهم‌تر است. ترکیب کردن نتایج حاصل از این تصمیم‌ها، یک لیست اولویت‌بندی شده تحویل‌تان خواهد داد.
۲. ماتریس اولویت‌بندی کارها
در این روش سریع و ساده شما برای هرکدام از کارها، یک نمودار از ارزش آن کار بر حسب میزان تلاشی که می‌طلبد رسم می‌کنید.
با کشیدن این نمودار، به سرعت می‌توانید «بردهای سریع» را شناسایی کنید که در کمترین زمان، بهترین پاداش‌ها را ارائه می‌کنند. همچنین می‌توانید با تشخیص «برنامه‌های بی‌ثمر» که وقت فراوان می‌گیرند اما نتیجه‌ی چندانی ندارند، آنها را از برنامه‌ی خود حذف کنید. این تکنیک، راه مبتکرانه‌ای برای تصمیم گیری درست و مؤثر در مورد اولویت‌ها به شمار می‌رود.
برای اطلاعات بیشتر، مطلب ماتریس اولویت بندی کارها را مطالعه کنید.
۳. اصل اهمیت/فوریت آیزنهاور
این تکنیک کمی شبیه ماتریس اولویت‌بندی کارهاست. اصل آیزنهاور از شما می‌خواهد کارهایتان را بر مبنای مهم و اضطراری بودن‌شان در چهار گروه دسته‌بندی کنید.
خیلی وقت‌ها کارهایی که به نظر اضطراری می‌آیند، در واقع آنقدرها هم مهم نیستند. برای فعالیت‌های خیلی مهم (مثلا تلاش برای رسیدن به هدف‌های بزرگ زندگی) هم اغلب چندان اضطراری وجود ندارد. اصل آیزنهاور به شما کمک می‌کند تا با این مسئله راحت‌تر سر و کله بزنید.
برای اطلاعات بیشتر، مطلب اصل اهمیت/فوریت آیزنهاور را مطالعه کنید.
۴. ماتریس آنسوف و ماتریس بوستون
این دو ماتریس چند قانون کلی دست‌تان می‌دهند که بتوانید با آنها در مورد فرصت‌های ممکن تصمیم‌گیری کنید.
با ماتریس آنسوف می‌توانید خطرات و ریسک‌های هر مورد را بسنجید و اولویت‌بندی را بر مبنای آنها انجام بدهید.
طرز کار ماتریس بوستون هم تقریبا مشابه است؛ با این تفاوت که تصمیم‌گیری بر مبنای جذابیت یک بازار و میزان توانایی شما برای بهره بردن از آن انجام می‌گیرد.
۵. تحلیل پَرِتو
زمانی که انبوهی از مشکلات بر سرتان آوار شده است، تحلیل پَرِتو کمک می‌کند تا مهمترین تغییراتی که باید ایجاد کنید را تشخیص بدهید.
روش کار پَرِتو به این شکل است که ابتدا علت اصلی و ریشه‌ای هر مشکل را شناسایی می‌کنید. سپس مشکلات را برمبنای دلیل بنیادی‌شان در گروه‌های مختلف جای می‌دهید. سرانجام با شمردن مشکلات هر گروه، رایج‌ترین دلیل مشکل‌ساز را مشخص می‌کنید. به این ترتیب هم می‌توانید روی برطرف کردن شایع‌ترین مسئله تمرکز بکنید و هم در وقتی که صرف حل مسائل بعدی خواهید کرد صرفه‌جویی کنید.
۶. نسخه‌ی ویرایش شده‌ی رأی‌شماری به شیوه‌ی بوردا
یکی از تکنیک‌های مفید برای اولویت‌بندی مسائل و پروژه‌های گروهی، نسخه‌ی ویرایش شده‌ی رأی‌شماری به شیوه بورداست. در این روش تمام افراد می‌توانند به طور مساوی در پروسه‌ی اولویت‌بندی نقش داشته باشند. روش بوردا به ویژه در دو حالت بسیار مفید واقع می‌شود؛ وقتی که رسیدن به اتفاق نظر عمومی در گروه اهمیت داشته باشد و زمانی که لازم است تصمیم اعضای یک گروه در مورد مسئله‌ای کاملا قاطعانه و هماهنگ باشد.
روش کار به این شکل است که هر کدام از اعضای گروه مسائلی که به نظر خودش مهم است را اعلام می‌کند. بعد اعضا مسائل مطرح شده را بر مبنای اولویت، رتبه‌بندی می‌کنند. رتبه‌های به دست آمده با هم جمع شده و به این شکل اولویت‌بندی نهایی معلوم می‌شود. عادلانه بودن این روش باعث شده که در موقعیت‌های مختلف واقعا مفید واقع شود؛ به‌خصوص وقتی معیارهای اولویت‌بندی انتزاعی هستند و یا وقتی که لازم است همه‌ی اعضای گروه با اولویت‌های مشخص شده موافق باشند.
منبع: