/ دسته‌بندی نشده / مجموعه کامل بخشنامه های ثبتی
آنچه در این مقاله می‌خوانید

در این مقاله به توضیح بخش های مختلف مجموعه کامل بخشنامه های ثبتی برای شما خواهیم پرداخت. امیداورم که از خواندن این مقاله لذت ببرید.

تشكیل دفتر خانهبند1- پس از صدور ابلاغ سر دفتری اسناد رسمی و ازدواج و طلاق باید سردفتر، دفترخانه را حداكثر ظرف سه ماه تشكیل و شخص منتصب رسماٌ اشتغال به سمت خود پیدا كند. والا در مورد دفاتر اسناد رسمی طبق ماده 74 ابلاغ سردفتر كان لم یكن خواهد بود. در صورتی كه سر دفتران ازدواج و طلاق نیز در مدت سه ماه دفترخانه را تشكیل ندهند ثبت محل بابستی مراتب را جهت تعیین تكلیف سردفتر به سازمان ثبت گزارش دهند. بدیهی است اداره كل امور دفاتر اسناد رسمی به آخرین آدرس تعیین شده به متقاضی به وسیله پست سفارشی به نامبرده اخطار نماید. در مورد سران دفتر ازدواج و طلاق نیز به ترتیب فوق عمل شود. اصلاحی بخشنامه شماره 1215/2 – 1356/02/01  
مهر و تابلو و آدرس دفاتر اسناد رسمیبند 2 – الف – مهر و تابلو دفاتر اسنادرسمی باید طبق نمونه مصوبه سازمان ثبت باشد. سردفتران حق دخل و تصرف در آنرا را ندارند و در كلیه اوراق رسمی هر دفترخانه نشانی كامل دفترخانه و نام و نام خانوادگی سردفتر باید قید گردد. اصلاحی فراز دو مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49 – ب – پیرو بندهای ۲ و ۱۴۶ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهرماه ۱۳۶۵ نظر به اینکه بر طبق گزارش‌های واصله بعضی از سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق از مهرهای ژلاتینی و یا مهرهایی که دارای تیتر ها و علائم مختلف است استفاده می نمایند لذا بدین وسیله مقرر می دارد که کلیه دفاتر مزبور منحصراً از یک مهرپرسی طبق نمونه تصویبی اداره کارپردازی سازمان ثبت که به دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق تحویل گردیده استفاده نمایند همچنین ادارات ثبت مکلفند به تعداد دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه فوراً نسبت به درخواست مهرهای جدید و سپس اعاده مهرهای فعلی از طریق آن اداره کل اقدام نمایند. ضمنا حفظ و نگهداری مهرهای تحویلی به عهده سردفتران است و هرگونه اهمال در این رابطه موجب مسئولیت آنان خواهد بود اقتضا دارد مراتب را به کلیه واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه ابلاغ و در صورت تخلف نسبت به معرفی سردفتر مربوطه اقدام گردد. بخشنامه شماره 5581/34/1 مورخ 24/2/81 سازمان ثبت.  
نحوه انتخاب محل دفتر خانهبند 3 – الف – بخشنامه شماره 17659/2 مورخ 53/6/29 اصلاحی طبق بخشنامه مندرج در جزء ب این بند حذف شده است – ب – اغلب مشاهده می‌شود ادارات ثبت تعیین محل دفترخانه جدید یا انتقال دفترخانه به محل دیگر را موکول به اخذ رضایت سردفتر مستقر در محل می نمایند با عنایت به ماده ۴ قانون دفاتر اسناد رسمی و ماده ۳۰ آیین نامه اجرایی آن محل دفتر خانه باید با توجه به نیاز اهالی و وجود مجتمع های تجاری و اداری و مسکونی و با در نظر گرفتن تراکم جمعیت و افزایش حجم معاملات در نقاط مختلف تعیین گردد بنابراین منبع تشخیص استقرار دفترخانه در هر محل با ادارات ثبت مربوطه است که با در نظر گرفتن موارد مذکور به این امر مبادرت خواهند ورزید شرایط ۳۰۰ متر فاصله مقیده در بند ۳ مجموعه بخشنامه های ثبتی و اخذ رضایت سردفتر مستقر در محل ضرورتی ندارد. بخشنامه شماره 1/34/12297 مورخ 79/5/26 سازمان ثبت – ج – رجوع فرمایید به بخشنامه مندرج در کد ۷۲۱ همین مجموعه  
برای گرفتن مشاوره با متخصص، روی این متن ضربه بزنید

بخشنامه های ثبتی در یک نگاه

عنوان موضوع 
 مقدمه – لازم الاجراء بودن مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهر ماه سال ۱۳۶۵ – شماره 10/4614 مورخ 1365/6/19 – از آنجا که بخشنامه های صادره از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور از بدو تشکیل آن تاکنون مورد نیاز کارکنان و همکاران و سردفتران است و پراکندگی و تضاد آنها از طرفی و تصویب قوانین جدید و مغایر بودن بعضی از آنها با قوانین مذکور از طرف دیگر موجب اشکال و دشواری تشخیص ناسخ و منسوخ و معتبر و غیر معتبر آنها شده است، سازمان ثبت بر آن شد که کلیه بخشنامه های موجود را مورد بررسی و تجدید نظر قرار دهد، لذا کمیسیونی مرکب از افراد بصیر و مطلع در امور ثبتی و سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق تشکیل گردید. اعضاء کمیسیون در جلسات متعدد کلیه بخشنامه های ثبتی صادره تا اول مهر ماه سال ۱۳۶۵ را مورد بررسی قرار داده ضمن تنقیح و تلخیص و تدوین مجدد آنها، پیش نویس مجموعه حاضر ضمیمه این بخشنامه را در ۳۴ فصل و ۴۶۰ بند تهیه نموده اند. ضمنا یاد آور می شود که در این مجموعه فقط بخشنامه هایی که از طرف شورای عالی قضائی یا وزارت دادگستری و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور صادر گردیده است مورد بررسی قرار گرفته و ضمناً بخشنامه های مربوط به املاک یا افراد معین از قبیل بخشنامه های مربوط به توقیف املاک یا ممنوع المعامله ها و املاک بند (ز) و همچنین سایر بخشناسه هایی که از طرف مراجع دیگر نظیر وزارتخانه های مختلف یا اداره راهنمائی و رانندگی، اداره اوقاف، شهرداری و غیره صادر شده و به این سازمان ارسال و رونوشت آنها عيناً جهت اطلاع به واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق ابلاغ گردیده مورد نظر نبوده و این دستورالعمل نیز به هیچ وجه مشمول این قبیل موارد نخواهد بود. بنابراین به کلیه واحدهای ثبتی، دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق ابلاغ می شود که آنچه در این مجموعه درج شده است معتبر و لازم الاجراء می باشد و هر بخشنامه ثبتی که تا این تاریخ از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور صادر ولی در این مجموعه آورده نشده است غیر قابل استناد می باشد، ضمنا چنانچه به نظر کارشناسان و متخصصین امور ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق بخشنامه ای باشد که احیانا در دسترس کمیسیون بررسی بخشنامه ها نبوده که مورد توجه قرار گیرد و ضرورت دارد که در این مجموعه درج و مورد عمل واقع شود. تقاضا دارد مراتب را در اولین فرصت به این سازمان اعلام فرمایند تا بررسی لازم معمول و تصمیم مقتضی اتخاذ گردد. در خاتمه از مساعی کلیه صاحبنظران که در انجام این مهم ما را یاری فرموده اند. تشکر و قدردانی می شود. معاون وزارت دادگستری و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور 
 فصل 1 
 دفاتر اسناد رسمی 
تشكیل دفتر خانه بند 1 – پس از صدور ابلاغ سردفتری اسناد رسمی و ازدواج و طلاق باید سردفتر، دفترخانه را حداكثر ظرف سه ماه تشكیل و شخص منتصب رسماٌ اشتغال به سمت خود پیدا كند. والا در مورد دفاتر اسناد رسمی طبق ماده 74 ابلاغ سردفتر كان لم یكن خواهد بود. در صورتی كه سر دفتران ازدواج و طلاق نیز در مدت سه ماه دفترخانه را تشكیل ندهند ثبت محل بابستی مراتب را جهت تعیین تكلیف سردفتر به سازمان ثبت گزارش دهند. بدیهی است اداره كل امور دفاتر اسناد رسمی به آخرین آدرس تعیین شده به متقاضی به وسیله پست سفارشی به نامبرده اخطار نماید. در مورد سران دفتر ازدواج و طلاق نیز به ترتیب فوق عمل شود. اصلاحی بخشنامه شماره 1215/2 – 1356/02/01 
مهر و تابلو و آدرس دفاتر اسناد رسمی بند 2 – الف – مهر و تابلو دفاتر اسنادرسمی باید طبق نمونه مصوبه سازمان ثبت باشد. سردفتران حق دخل و تصرف در آنرا را ندارند و در كلیه اوراق رسمی هر دفترخانه نشانی كامل دفترخانه و نام و نام خانوادگی سردفتر باید قید گردد. اصلاحی فراز دو مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49 – ب – پیرو بندهای ۲ و ۱۴۶ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهرماه ۱۳۶۵ نظر به اینکه بر طبق گزارش‌های واصله بعضی از سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق از مهرهای ژلاتینی و یا مهرهایی که دارای تیتر ها و علائم مختلف است استفاده می نمایند لذا بدین وسیله مقرر می دارد که کلیه دفاتر مزبور منحصراً از یک مهرپرسی طبق نمونه تصویبی اداره کارپردازی سازمان ثبت که به دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق تحویل گردیده استفاده نمایند همچنین ادارات ثبت مکلفند به تعداد دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه فوراً نسبت به درخواست مهرهای جدید و سپس اعاده مهرهای فعلی از طریق آن اداره کل اقدام نمایند. ضمنا حفظ و نگهداری مهرهای تحویلی به عهده سردفتران است و هرگونه اهمال در این رابطه موجب مسئولیت آنان خواهد بود اقتضا دارد مراتب را به کلیه واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه ابلاغ و در صورت تخلف نسبت به معرفی سردفتر مربوطه اقدام گردد. بخشنامه شماره 5581/34/1 مورخ 24/2/81 سازمان ثبت. 
نحوه انتخاب محل دفتر خانه بند 3 – الف – بخشنامه شماره 17659/2 مورخ 53/6/29 اصلاحی طبق بخشنامه مندرج در جزء ب این بند حذف شده است – ب – اغلب مشاهده می‌شود ادارات ثبت تعیین محل دفترخانه جدید یا انتقال دفترخانه به محل دیگر را موکول به اخذ رضایت سردفتر مستقر در محل می نمایند با عنایت به ماده ۴ قانون دفاتر اسناد رسمی و ماده ۳۰ آیین نامه اجرایی آن محل دفتر خانه باید با توجه به نیاز اهالی و وجود مجتمع های تجاری و اداری و مسکونی و با در نظر گرفتن تراکم جمعیت و افزایش حجم معاملات در نقاط مختلف تعیین گردد بنابراین منبع تشخیص استقرار دفترخانه در هر محل با ادارات ثبت مربوطه است که با در نظر گرفتن موارد مذکور به این امر مبادرت خواهند ورزید شرایط ۳۰۰ متر فاصله مقیده در بند ۳ مجموعه بخشنامه های ثبتی و اخذ رضایت سردفتر مستقر در محل ضرورتی ندارد. بخشنامه شماره 1/34/12297 مورخ 79/5/26 سازمان ثبت – ج – رجوع فرمایید به بخشنامه مندرج در کد ۷۲۱ همین مجموعه 
منع دفاتر از اقدامات تبلیغاتی بند 4 – اقدامات تبلیغاتی از قبیل انتشار آگهی و غیره برای دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق مخالف شئون سردفتری و به طور كلی ممنوع است. اصلاحی فراز سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
محفظه مطمئن برای حفظ اسناد و دفاتر بند 5 – دفاتر اسناد رسمی باید برای حفظ اسناد و دفاتر و وجوه محفظه مطمئنی داشته باشند. اصلاحی بند یك مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
نحوه اخذ تضمین از سردفتران و دفتریاران بند6- به منظور رعایت ماده 17 قانون دفاتر اسناد رسمی و مواد 9 و 10 آئین نامه های همان قانون لازم است، سردفتران و دفتریاران وثیقه ملكی مفروز یا وجه نقد و یا ضمانت بانكی به میزان مقرر در بند 2 ماده یك آئین نامه را معرفی نمایند. در صورت معرفی ضامن از طرف سر دفتران و دفتریاران اعتبار ضامن زمانی محرز خواهد شد كه مشارالیه نیز به همان ترتیب وثیقه نقدی یا ملكی معرفی نماید. لزوماٌ متذكر می شود كه مفاد بند 4 ماده 9 آئین نامه باید در سند تنظیمی تصریح گردد. اصلاحی بخشنامه 7661/2 – 13/9/1356-اصلاحی بخشنامه شماره 14909/2-20/12/54 
تضمین سردفتران و دفتریاران بند 7 – اسناد ضمانتنامه سردفتران و دفتریاران را به طور مطلق تعیین و اعتبار آن را محدود به مدت معین نكرده موكول به فسخ سند وسیله مرجع صالح بنمائید به نحوی كه مادام حساب دوره عمل سردفتر رسیدگی و تسفیه نشده ضمانت قابل استفاده باشد و شامل موارد انتقال و كفالت و غیره نیز بشود و نیز هر وقت تقاضای انتقال سردفتری می شود یا دفتر یاری به طور موقت برای دفتریاری دفتر دیگری پیشنهاد می شود كه موقتاٌ در دو دفتر انجام وظیفه نماید باید ضمانت نامه او به موجب سند رسمی دیگری طبق همین دستور اخذ شود كه دیگر اشكالی پیش نیاید. اصلاحی بند چهل و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تضمین نامه بانكی سردفتران و دفتریاران بند8 – اغلب مشاهده می شود كه مدت اعتبار تضمین نامه های بانكی محدود به زمان معین گردیده است كه پس از انقضای موعد تعیین شده از درجه اعتبار ساقط و در نتیجه ممكن است بعضی از سردفتران و دفتریاران بدون داشتن تضمین ابواب جمعی مشغول به كار باشند. لذا در اجرای بند 3 از ماده 9 و 10 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی، روسای ادارات و واحدهای ثبتی موظفند قبل از انقضای مدت قید شده در تضمین نامه های بانكی به سردفتران و دفتر یاران مشمول با قید ضرب الاجل اخطار نمایند كه نسبت به تمدید مدت تضمین با تبدیل آن اقدام و همچنین موضوع را تا نتیجه كامل برابر مقررات مزبور پیگیری نمایند و ضمناٌ مراقبت كامل شود كه این مطلب در ضمانت نامه های بانكی همه وقت قید شود. (در صورتی كه در راس مدت مقرر وجه ضمانت نامه از طرف سازمان ثبت اسناد و املاك كشور مطالبه نشود بانك متعهد است كه وجه مورد ضمانت را راسا در پایان مدت مقرر در وجه سازمان ثبت و اسناد و املاك كشور پرداخت نماید) لذا آقایان مدیر كل و روسای واحدهای ثبتی مراقبت و نظارت كامل در اجرای این بخشنامه بنمایند و نیز بررسی شود در صورتی كه مدت تضمین نامه بانكی سردفتران و دفتریاران تا كنون منقضی شده باشد باید در تجدید آن فوراٌ اقدام و نتیجه را اعلام نمایند. اصلاحی بخشنامه شماره 7661/2 – 14/9/1356 
تبدیل و یا تعویض وثیقه سردفتر و دفتریار بند 9- نظر به اینكه سردفتران و دفتریاران قبل از تصویب آئین نامه دفاتر اسناد رسمی تضمین سردفتری و یا دفتریاری معرفی نموده و اكنون جهت تبدیل و یا تعویض آن تقاضای تبدیل یا ایداع وثیقه دیگری می نمایند، لازم است به كلیه واحدهای ثبتی اعلام گردد از این به بعد برابر ماده 9 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و شقوق آن اقدام نمایند. اصلاحی بخشنامه شماره 16169/5-27/9/58 
فك تضمین ملكی سردفتران در قبال پرداخت وجه سند بند 10- در مواردی كه برخی از سردفتران و دفتریاران برای فك رهن از ملكی كه آن را در قبال وجه تضمینی سردفتری و دفتریاری خود در ادارات ثبت به وثیقه گذارده اند چنانچه معادل وجه تضینی را نقداً به صندوق ثبت تودیع نمایند با توجه به بند پنجم ماده 9 آئین نامه قانون دفاتراسنادرسمی مصوب سال 1354 تبدیل تضمین و فك رهن طبق مقررات مانعی نداشته و محتاج به اقدام دیگری نیست. بخشنامه شماره 2777/2 – 8/4/57 اصلاح شده. 
تغییر دفتریار بند 11- گر چه دفتریار به پیشنهاد سردفتر و در صورت تصویب سازمان انتخاب میگردد ولی تغییر او در صورت بروز اختلاف به پیشنهاد سردفتر مجوزی ندارد. بایستی به موضوع اختلاف رسیدگی و در صورت وقوع تخلف متخلف تعقیب گردد. اصلاحی بند 183 مجموعه بخشنمامه های تا آخر سال 49 
خدمت نظام بند 12- هر سردفتر و یا دفتریاری كه مشمول خدمت سربازی می شود یا مدت معافیت آنها منقضی می شود باید از ادامه اشتغال آنها جلوگیری و تا تعیین تكلیف قطعی طبق گواهی اداره نظام وظیفه امور دفتریاری را به دفتریار دیگری تحویل و در مورد سردفتر كفالت دفترخانه را به سردفتر نزدیكترین دفترخانه محل واگذار و با تنظیم صورتمجلس تحویل نمایند. 
داشتن دفاتر متعدد سردفتر (فرد و زوج) بند 13- به منظور تسهیل در جریان امور دفاتر اسناد رسمی، چون داشتن دفاتر متعدد مباینتی با دفتر مصرح در ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 25 تیر ماه 1354 ندارد، لذا برای جلوگیری از بی نظمی و بی ترتیبی های احتمالی مقرر می دارد که هر یك از دفاتر اسناد رسمی که قصد داشتن دفتر متعدد موضوع ماده فوق الذكر را دارند باید با تحصیل موافقت قبلی از سازمان ثبت فقط دو جلد دفتر سردفتر كه یكی مخصوص شماره های فرد و دیگری مخصوص شماره های زوج باشد تهیه و با رعایت تسلسل مورد استفاده قرار دهند. بخشنامه شماره 6499/2 – 19/7 55 اصلاحی. 
داشتن دفتر ممنوع المعامله بند 14- برای رفع هرگونه اشتباه و جلوگیری از انجام معامله اشخاص ممنوع المعامله لازم است ادارات ثبت دفتری بنام دفتر اشخاص ممنوع المعامله تنظیم و نام اشخاص ممنوع المعامله را كه تا كنون اعلام شده و می شود در دفتر مزبور ثبت نمایند. برای این منظور در صورت عدم امكان تهیه دفتر جداگانه می توان از دفاتر بازداشتی به مسئولیت متصدی دفتر بازداشتی استفاده نمود. درثانی به كلیه دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه اعلام شود كه در استعلامیه ها علاوه بر مشخصات ملك، مشخصات مالك (فروشنده) دقیقاً قید گردد كه در ارجاع استعلامیه به متصدی دفتر بازداشتی گواهی عدم بازداشت و عدم ممنوع المعامله بودن قید گردد. بدیهی است دفاتر مذكور در واحدهای ثبتی رافع مسئولیت مستقیم دفاتر اسناد رسمی به مراعات كلیه بخشنامه های مربوط به اشخاص ممنوع المعامله و توجه به مشخصات فراد مذكور نخواهد بود. اصلاحیه بخشنامه شماره 779/2-25/2/59 
تحویل و تحول دفترخانه توسط خود بند 15- به منظور تسریع در كار سردفتران و دفتریاران در مواقع استفاده از مرخصی، دستور فرمایند در كلیه مواردی كه سردفتر و یا دفتریار تغییر نمی كند و یا معلق نمی شود صورتمجلس تحویل و تحول را خود سردفتران و دفتریاران بشرحی كه حاوی شماره آخرین سند تنظیمی و تعهد پرداخت هر نوع بدهی تا تاریخ تنظیم صورتمجلس باشد تنظیم و یك نسخه آن را به این اداره کل ارسال دارند. اصلاحی بخشنامه شماره 8384-15/8/55 
حضور منظم سردفتران و دفتریاران در محل كار خویش بند 16- چون طبق ماده 30 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال 1354 سردفتران و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین برابر مقررات اقدام و به استناد ماده 19 آئین نامه قانون دفاتر اسنادرسمی مصوب سال 1317 (با اصلاحات بعدی) اسناد تنظیمی باید در یك جلسه تنظیم و به امضاء اصحاب معامله و سردفتر و دفتریار برسد. بنابراین حضور منظم سردفتر و دفتریار و یا قائم مقام آنها جز در ایام مرخصی و سایر معاذیر قانونی در دفترخانه الزامی بوده و عذر كاركنان دفترخانه در مورد انجام كار مراجعین به بهانه نبودن سردفتر یا دفتریار مسموع نیست. اصلاحی بخشنامه شماره 9023/2- 25/10/58 اصلاح شده با تجدید نظر كامل. 
دفتر ثبت اسامی اشخاص ممنوع المعامله و املاك بازداشت شده و مشمول بند ز بند 17- دفاتر اسنادرسمی باید دفتر یا رایانه جهت ثبت اسامی اشخاص ممنوع المعامله و املاك بازداشت شده و اراضی مشمول بند ز ماده واحده لایحه قانونی اراضی دولت و شهرداری ها و نظائر آن داشته باشند و كلیه بخشنامه های مربوطه را درآن ثبت نموده و قبل از رفع بازداشت و ممنوعیت از طرف مرجع ذیصلاح از ثبت هرگونه سند در موارد فوق الذكر خودداری نمایند. اصلاحی بند 32 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 و بخش نامه شماره 9481/34/3/1 مورخ 1386/3/12 سازمان ثبت 
قید نام و نام خانوادگی قبل از امضاء بند 18- سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و همچنین دفتریاران باید در هر مورد كه نامه اداری- سند-رونوشت سند یا دفتر تحت تصدی خود را امضاء می نمایند قبل از امضاء نام و نام خانوادگی و سمت خود را ضمن تعیین تاریخ صریحاً و خوانا قید نموده سپس اقدام به امضاء نمایند و در صورت تغییر نمونه امضاء مراتب را فوراً به اداره ثبت مربوطه اطلاع دهند. اصلاحی فراز شش مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
خروج از حوزه ماموریت بند 19- سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و فتریاران حق ندارند در غیر ایام تعطیلات رسمی و مرخصی بدون كسب اجازه قبلی از ثبت محل ثبت محل از حوزه ماموریت خود خارج شوند. اصلاحی فراز چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
مرخصی و معذوریت سران دفتراسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران بند 20- در اجرای مقررات ماده 15 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و كانون سردفتران و دفتریاران مصوب سال 1354 در صورتیكه مدت بیماری سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق یا دفتریاران بیش از یك ماه باشد صدور ابلاغ مرخصی استعلاجی در تهران و مراكز استانها تا تعیین هیئت پزشكی موكول به تایید كمیسیون متشكله در پزشكی قانونی بوده و در شهرستانهایی كه دارای بهداری بوده اخذ گواهی از بهداری و تایید آن وسیله هیئت پزشكی قانونی در مركز همان استان و در صورتیكه محل اقامت عضو معذور فاقد بهداری باشد گواهی پزشك معالج با تایید كمیسیون پزشكی قانونی مركز استان معتبر خواهد بود. اصلاح بخشنامه شماره 1343/2- 13/3/55 و بند 182 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
عدم ترك محل كار قبل از دریافت ابلاغ بازنشستگی بند 21- نظر به تبصره ماده 11 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 25 تیرماه 1354 مادام كه حكم بازنشستگی صادر و به سردفتر یا دفتریار ابلاغ نشده است باید به كار خود ادامه دهد. 
استعفاء به نفع دیگری بند 22- استعفاء سردفتران و دفتریاران بنفع دیگری فقط در نفس استعفاء مؤثر است. اصلاحی بند 179 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
عدم درخواست نقل و انتقال دفاتری كه به علت انفصال یا فوت سردفتر سابق در حال تشكیل است بند 23- چون برابر ماده 5 قانون دفاتر اسناد رسمی و كانون سردفتران و دفتریاران اجازه تجدید فعالیت دفترخانه ای كه بعلت انفصال سردفتر تعطیل شده در حكم تاسیس دفترخانه جدید خواهد بود و همچنین است در مورد بازنشستگی و فوت سرفتر كه پس از انقضاء مدت های مقرر در ماده 69 این قانون در حال تعطیل باقی بماند بنابراین انتخاب سردفتر برای این نوع دفترخانه ها نیز باید براساس ماده 3 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی صورت گیرد، لذا به واحدهای ثبتی ابلاغ نمایید از پیشنهاد هر نوع نقل و انتقال سردفتر از محلی به محل دیگر در موارد مذكور خودداری نمایند و چنانچه سردفتری مایل و مصر به انتقال از شهری به شهر دیگر باشد مقتضی است امكان استفاده از ماده 3 آئین نامه قانون سرفتران و دفتریاران را به ایشان ابلاغ فرمایند. اصلاحی بخشنامه شماره 4065/10- 31/6/60 
استفاده از شماره دفاتر رسمی منحله برای دفاتر جدید بند 24- مادام كه شماره دفاتر منحله و یا دفاتر متعلق به سردفتران متوفی باقیست باید از دادن، شماره جدید خودداری و كفالت دفاتر مزبور به ترتیب به سردفتران جدید پیشنهاد شود.(بند 451 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) اصلاحی. 
ابلاغ دادنامه انتظامی به سردفتر و دادستان انتظامی بند 25- اكثراً مشاهده می شود دادنامه هائی كه باستناد ماده 42 قانون دفاتر اسناد رسمی از دادگاههای بدوی انتظامی سردفتران و دفتریاران صادر می شود به دادستان انتظامی ابلاغ نمی گردد لزوماً یادآور می گردد كه دادنامه های مذكور بایستی به سردفتر و دادستان انتظامی در استانها ابلاغ تا چنانچه مورد اعتراض قرار گیرد سابقه برای رسیدگی به دادگاه تجدید نظر انتظامی سردفتران و دفتریاران فرستاده شود. اصلاحی بخشنامه شماره 4734/5- سال 59 
ابلاغ كیفر خواست و دادنامه بند 26- ابلاغ کیفر خواست و دادنامه های صادره از دادسرا و دادگاه های بدوی و تجدید نظر انتظامی سردفتران و دادگاه اداری سازمان ثبت باید با رعایت قانون آئین دادرسی مدنی بعمل آید. 
ارسال پاسخ به واحدهای ثبتی بند 27- دفاتر اسناد رسمی موظفند حداكثر تا یك هفته پاسخ سوال مقامات رسمی و واحدهای ثبتی را ارسال دارند. اصلاحی بند هفت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاحی. 
اعتبار پاسخ استعلام بند 28- اعتبار پاسخ استعلامیه هائی كه محل وقوع دفترخانه و اداره ثبت در یك شهر است یكماه و دوایر و شعب تابعه همان حوزه چهل و پنج روز است. اصلاحی بند شصت و شش مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 . 
پاسخ استعلام بند 29- دفاتر اسناد رسمی نمی توانند استعلامیه ای را كه به عنوان دفتر دیگری صادر شده است مستند ثبت معامله قرار دهند و خود باید راساً استعلام نمایند و در مواردی كه پاسخ استعلام حكایت از استعلام قبلی دفترخانه دیگر دارد پس از استعلام از دفترخانه مذكور و احراز اینكه قبلا سند ثبت نشده، مبادرت به ثبت سند معامله نمایند. اصلاحی بند شانزدهم مجموعه بخشنامه های آخر سال 49 
استعلامیه املاك خارج از حوزه و بهای منطقه ای بند 30- برای ثبت معامله املاك ثبت شده هم كه در خارج از حوزه واقع است باید قبلاً استعلام وضعیت شده و پس از وصول پاسخ و نبودن اشكال مبادرت به ثبت سند شود و به طور كلی برای هر یك ملك باید استعلام تنظیم گردد و ارزش معاملاتی نیز ار دارائی محل استعلام شود. اصلاحی بند پانزده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
ارسال استعلامیه به ثبت محل و پاسخ آن بند 31 – الف: استعلامیه ها باید وسیله مامورین دفاتر اسناد رسمی به ثبت محل ارسال و رسید اخذ شود، جواب آن هم در تهران و مراكز استان به كسی كه از طرف دفترخانه كتباً معرفی شده و عکس او به معرفی نامه الصاق شده باشد تحویل خواهد شد. ب: برای هر ملك یا یك صفحه دفتر املاك یك استعلامیه تنظیم شود. اصلاحی بند چهارده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
معاملات مفروز و صورتمجلس تفكیك بند 32- در مورد معاملات قطعه مفروز طبق صورتمجلس تفكیكی باید پس از پرداخت هزینه تفكیك به ثبت محل، سند ثبت شود و در مقام معامله باقیمانده، هرگاه حدود آن تعیین نشده باشد باید مجدداً صورتمجلس تفكیكی با ذكر صریح حدود خواسته شود. اصلاحی بند پنجاه و دو مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
رونوشت صورتمجلس تفكیكی مستقلاً مطالبه شود بند 33- در ضمن استعلام تقاضای صدور رونوشت صورتمجلس تفكیكی املاك نشود و چنانچه به رونوشت صورتمجلس تفكیكی نیاز باشد ضمن نامه جداگانه درخواست گردد. اصلاحی بند بیست مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
ثبت سند با صورتمجلس تفكیكی ناقص یا مبهم بند 34- سردفتران حق ندارند با صورتمجلس های تفكیكی ناقص كه درآن رعایت ضوابط و مقررات نشده باشد سندی ثبت نمایند. اصلاحی بند نوزده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
فتوكپی بجای رونوشت بند 35- دادن فتوكپی بجای رونوشت از اسنادی كه ادارات ثبت و سایر دوایر دولتی با مجوز مطالبه می نمایند یا سردفتر مكلف به ارسال است مشروط بر این كه فتوكپی از هر جهت خوانا و روشن و بی عیب و نقص بوده و دفاتر به خارج از دفتر منتقل و حمل نشود و در تاریخ تهیه با متن ثبت دفتر و ملاحظات آن منطبق باشد و گواهی و امضاء و مهر شود بلااشكال است. 
گواهی امضای مراجعین دیوان عدالت اداری بند 36- پیرو اعلام دیوان عدالت اداری دائر بر گواهی امضاء یا اثر انگشت شاكیان و مراجعین به دیوان عدالت اداری از طرف مراجع رسمی از قبیل دادگاهها و دادسراها و دفاتر و محاضر اسناد رسمی، دستور فرمائید به كلیه دفاتر و محاضر رسمی در این خصوص بخشنامه شود كه اثر انگشت یا امضاء مراجعه كنندگان در مورد مذكور را گواهی نمایند. اصلاحی بخشنامه شماره 6105/10 – 1361/09/03 
سند مالكیت مورث بند 37- در مواقعی كه وراث یا یكی از آنها با سند مالكیت مورث برای ثبت سند مراجعه می نماید، باید پس از استعلام از ثبت محل در صورتی كه سند مالكیت بنام وارث مراجعه كننده صادر نشده باشد، سند ثبت و عین سند مالكیت پس از قید خلاصه انتقال برای تعویض به ثبت محل ارسال شود. اصلاحی بند شصت و پنج مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
سند انتقال تركه و مالیات بر ارث بند 38- ثبت هرگونه اسناد ناقله از طرف وراث راجع به تركه مورث موكول به تسلیم گواهی مصرح در ماده 194 اصلاحی قانون مالیات های مستقیم و تبصره آن مصوب اسفند 1345 و 1348 می باشد. (بند 293 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) اصلاحی . 
گزارش برای ثبت منطقه در رابطه با اجرائیه و آگهی مزایده بند 39- چون اغلب گزارشهائی كه به منظور كسب تكلیف به ثبت منطقه فرستاده می شود كامل نیست لازم است به تذكرات زیر توجه نمایند: 1-در مواردی كه سردفتر باستناد تبصره یك ماده چهار آئین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی در مورد صدور اجرائیه از ثبت محل كسب تكلیف می نماید باید تقاضای صدور اجرائیه و رونوشت تنظیمی و سایر مستندات مربوطه به آن را با اظهار نظر صریح ارسال دارد. چنانچه ثبت محل پس از بررسی موضوع نتواند دفترخانه را ارشاد قانونی نماید باید ضمن گزارش لازم كلـیه سوابق امر را به ثبت منطقه جهت كسب تكلیف ارسال دارد . 2-در مواردی كه در ابلاغ اجرائیه اشكالی به نظر می رسد رونوشت اجرائیه و رونوشت مداركی كه مستند اشتباه است باید ارسال شود . 3-در مواردی كه اشتباه مربوط به آگهی مزایده و انشار آن می باشد یك نسخه از آگهی الصاقی و روزنامه های حاوی انتشار آگهی ارسال و در گزارش تصریح شود كه اشتباه منحصراً در روزنامه بوده یا در آگهی های الصاقی و یا هر دو آنها و همچنین موارد اشتباه چه بوده است (اصلاح شده بند 309 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) 
امكان استفاده از یك سند برای دو وام بند 40 – الف – در مورد اسناد شرطی و رهنی و بطور كلی كلیه معاملات با حق استرداد و قراردادهای حسن انجام خدمت، بدهكار می تواند به موجب سند جدید مورد معامله سند اولی را با حفظ جمیع حقوق بستانكار مقدم جهت اخذ وام جدید نزد همان بستانكار یا شخص دیگری به وثیقه بگذارد . اصلاحی بخشنامه 1161/2-1/2/54 – ب – نظر به اینکه در اجرای ماده ۱۱۸ آیین‌نامه اجرایی سند رسمی مکاتبات زیادی از طرف ادارات ثبت و دفاتر اسناد رسمی به عمل آمده لذا تا اصلاح ماده مذبور مقرر می گردد : 1- چنانچه دفترخانه به هر علت تعطیل بوده و کفیل حق تنظیم سند جدید در دفتر مکفول عنه را نداشته باشد سند متمم در دفتر کفیل ثبت و مراتب توسط سردفتر کفیل در حاشیه ملاحظات ثبت سند اولیه در دفتر مکفول عنه قید و امضا می گردد – 2 -هر گاه دفتر اسناد رسمی منحصر به فرد بوده و سوابق آن تحویل اداره ثبت محل شده باشد از طرف سازمان اجازه تنظیم و ثبت سند عندالاقتضا به نزدیکترین دفتر اسناد رسمی داده می‌شود و دفتر مذبور با اخذ رونوشت سند از اداره ثبت محل نسبت به تنظیم و ثبت سند متمم با رعایت مقررات مربوطه اقدام و ضمن ارسال رونوشت سند متمم مراتب جهت انعکاس موضوع در حاشیه ثبت سند به اداره ثبت محل اعلام می دارد. در موارد فوق صدور اجرائیه با دفترخانه ای است که سند متمم را ثبت نموده است. بخشنامه شماره 17095/34/1 مورخ 1381/6/5 سازمان ثبت 
ثبت مذهب زوجین موقع تنظیم اقرارنامه ازدواج بند 41- (محضرچی): با توجه به کد 603 همین مجموعه، این بند لغو گردیده. 
تنظیم سند انتقال اراضی مزروعی و حقوق زارعان بند 42- چون بعضی از دفاتر اسناد رسمی برای انتقال اراضی مزروعی و حقوق زارعان مبادرت به تنظیم اسناد می نماید كه مغایربا قانون نحوه انتقال اراضی به زارعین مشمول قوانین و مقررات اصلاحات ارضی مصوب 25/9/52 مخصوصا تبصره 2 ماده 19 قانون اصلاحی قانون اصلاحات ارضی می باشد لذا تنظیم سند انتقال املاكی كه بر طبق مقررات اصلاحات ارضی به زارعین صاحب نسق واگذار می شود بدون كسب نظر از مراجع صالحه اكیدا ممنوع است و دفاتر اسناد رسمی به هیچ عنوان و به هیچ صورت مجاز درتنظیم اینگونه اسناد نیستند. اصلاحی بخشنامه 6940/2-25/9/52 
وصول مفاصا حساب عوارض نوسازی ساختمان های موجود بین دو محدوده بند 43- طبق تبصره یك ماده 23 قانون نوسازی و عمران شهری مصوب دیماه 1347 مادام كه نقشه جامع شهر تهیه و تصویب نشده است اراضی بایر و مزروعی و باغهای واقع بین محدوده خدمات شهری مصوب انجمن شهر و محدوده قانونی شهر از پرداخت عوارض نوسازی معاف است این معافیت شامل ساختمان های موجود بین دو محدوده مزبور نمی شود. بنابراین مالك باید به شهرداری مراجعه و در صورتی كه ملك او دارای ساختمان باشد با پرداخت عوارض مفاصا حساب اخذ و برای انجام معامله به دفتر اسناد رسمی تسلیم نمایند. بخشنامه های شماره 12125/2-1/10/54 و 2189/2-8/3/55 
ثبت شماره حساب بانكی موجر موقع تنظیم سند اجاره بند 44- به منظور رفاه حال مراجعین و فراهم آوردن امكانات هرچه بیشتر در جهت تسهیل كار آنها مقرر می دارد: 1-در موقع تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی به تقاضای بستانكار شماره حساب جاری او را در یكی از بانكها در متن سند قید و تصریح شود كه بدهكار بتواند بدهی خود را براساس شروط و مندرجات سند به حساب جاری بستانكار كه در متن سند قید شده واریز نماید، در این صورت پس از واریز دین به بانك بدهكار بایستی اصل فیش پرداختی را به دفترخانه تنظیم كننده سند تسلیم و فتوكپی آن را نزد خود نگهدارد. 2-در مورد اسنادی كه قبلاً تنظیم شده بستانكار می تواند دفترخانه تنظیم كننده سند در مورد اسناد عادی به نزدیكترین دفترخانه به محل وقوع ملك مراجعه و با ارسال اخطاریه رسمی شماره حساب جاری خود را در یكی از بانك ها به بدهكار اعلام و درخواست نماید كه منبعد بدهی خود را بحساب جاری بستانكار طبق قسمت اخیر بند 1 این بخشنامه عمل نماید. 3-در صورتی كه بستانكاران نخواهند اینگونه وجوه به حساب جاری آنها واریز گردد و از اعلام شماره حساب جاری خود در یكی از بانكها خودداری نمایند بر اساس مذاكراتی كه با مقامات بانك ملی ایران به عمل آمده موافقت گردیده است كه بدهكاران با مراجعه به نزدیكترین شعبه بانك ملی ایران به محل وقوع ملك در مركز و شهرستانها و ارائه فتوكپی یا رونوشت مصدق سند و مدرك خود از بانك مذكور تقاضا نمایند كه مبلغ بدهی آنها را دریافت و به حساب مخصوص كه شعب بانك ملی افتتاح خواهند نمود واریز نمایند و قبض پرداخت را به دفترخانه تنظیم كننده سند و در مورد اسناد عادی به نزدیكترین دفترخانه به محل وقوع ملك تسلیم و رسید دریافت دارند. 4-در مورد اسناد اجاره و سایر شرطی و رهنی و غیره كه قبوض اقساطی در اختیار بستانكار می باشد در صورتی كه متعهدله از دریافت وجه و استرداد قبض اقساطی خودداری كند، بدهكار می تواند پس از واریز مبلغ بدهی به حساب مخصوص كه در شعب بانك ملی افتتاح خواهد شد یك نسخه از فیش بانكی دائر بپرداخت بدهی را به دفترخانه تنظیم كننده سند در مقابل رسید تسلیم نماید دفتر اسناد رسمی بایستی مراتب را در ستون ملاحظات دفتر ثبت سند قید نماید و واحدهای اجرای ثبت در موقع صدور اجرائیه نسبت به این گونه اسناد موظفند قبلاً جریان را از دفترخانه اسناد رسمی تنظیم كننده سند استعلام و پس از حصول اطینان از عدم پرداخت بدهی برابر مقررات مبادرت به صدور اجرائیه نمایند. 5-چون اجرای این رویه كمك بسزایی در تسهیل كار مراجعین و ایجاد حسن رابطه بین بستانكار و بدهكار خواهد داشت و از طرفی از مراجعه عده كثیری به بانك ملی شعبه سازمان ثبت جلوگیری می نماید لازم است سردفتران در موقع تنظیم سند مفاد این بخشنامه را دقیقاً برای متعاملین تشریح و آنها را نسبت به اجرای مفاد آن تشویق و ترغیب نمایند. اصلاحی بخشنامه 6109/10-10/6/55 
نوشتن خلاصه معامله با خط خوش بند 45- نظر به اهمیتی كه نوشتن خلاصه معاملات و ستون انتقالات اسناد دارد برای جلوگیری از وقوع هرگونه اشتباه و اختلاف در اسناد اقتضا دارد به كلیه دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه دستور دهند كه خلاصه معاملات را با خط خوش و ستون انتقالات را خوانا بنویسند كه در عمل اشكالی از این حیث نباشد. اصلاحی بخشناهم شماره 5445/2-19/7/62 
حق تعقیب مضمون عنه از طرف ضامن در صورت پرداخت بدهی بند 46- چون غالب سردفتران اسناد رسمی در موقع تنظیم اسناد ضامن این موضوع را قید نمی كنند كه در صورت پرداخت بدهی از طرف ضامن (مطابق ماده 709 قانون مدنی) حق دارد به موجب همان سند مضمون عنه را تعقیب و علیه او اجرائیه صادر نماید و در نتیجه مشكلاتی به وجود می آید، مقتضی است به كلیه دفاتراسناد رسمی حوزه ثبتی خود دستور دهید كه سردفتران اسناد رسمی در اسناد ضمان تصریح نمایند كه ضامن (درصورت بدهی) حق مراجعه به مضمون عنه و وصول وجه را از طریق صدور اجرائیه دارد، البته پس از احراز این موضوع كه دین بوسیله ضامن پرداخت شده است ضامن می تواند با صدور اجرائیه حسب مورد طلب خود را از مضمون عنه وصول كند. اصلاحی بخشنامه 1807/2-13/2/54 
صدور اجرائیه بعد از صدور حكم قطعی تعدیلی بند 47-در اجرای مدلول مقررات قانون جدید روابط موجر و مستاجر مصوب مرداد ماه سال 1356 مقتضی است به كلیه واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی واقع در حوزه تابعه ابلاغ فرمایند: هرگاه حكم قطعی بر تعدیل اجاره بها دائر به افزایش آن از محاكم دادگستری صادر و مورد مسبوق به تنظیم اجاره نامه رسمی بین طرفین باشد، نظر به اینكه حكم صادره قانوناً جایگزین توافق طرفین بوده و به منزله تصریح در سند اجاره تلقی موجود به دفتر اسناد رسمی تنظیم کننده سند اجاره ابراز و تقاضای تقاضای صدور اخطاریه ده روزه برای پرداخت مابه التفاوت اجاره بها شود، قبول این در خواست و ارسال اخطاریه به مستاجر و متعاقب آن صدور اجرائیه علیه مستاجر به پرداخت آن از تاریخ ابلاغ حكم قطعی به بعد خالی از ایراد قانونی بوده و دفاتر اسناد رسمی و مراجع اجرای ثبت مكلف به انجام این درخواست می باشند. اصلاحی بخشنامه شماره 9733/2-10/1/56 . 
تنظیم سند اجاره برای محل كسب بند 48- اصلاحی -(الف) – دفاتر اسناد رسمی مكلفند قبل از تنظیم سند اجاره مربوط به محل كسب مشمول مقررات قانون نظام صنفی یا در مواردی كه انتقال حق كسب و پیشه توام با انتقال عین ملك صورت می گیرد موافقت اتحادیه مربوطه را از نظر نوع كسب و شماره موافقت مذكور را در سند تنظیمی قید نمایند. انتقال عین اماكنی كه برای ایجاد محل كسب ساخته شده لكن مسبوق به استفاده به عنوان محل كسب نباشد و در سند، استفاده از محل برای شغل خاصی قید نگردد، از شمول این دستور خارج است. اصلاحی بخشنامه شماره 15273/34/1-2/5/1380 – (ب) – دادنامه شماره ۱۸۱ مورخ ۱۳۸۶/ ۳ / ۲۰ (شماره ه/ ۴۶۱/ ۸۲ مورخ ۸۶/ ۶ / ۶ ) هیأت عمومی دیوان عدالت اداری – نظر به اینکه تعیین شرایط اجاره محل کسب و پیشه و تجارت و یا انتقال عين واحد مزبور على الاطلاق از جمله در مورد واحدهای کسبی مشمول قانون نظام صنفی از هر حیث از قبیل نوع کسب و پیشه و تجارت مبتنی بر اراده و تراضی طرفین اجاره نامه با رعایت قوانین و مقررات مربوط است و قانونگذار حکمی در باب ضرورت جلب موافقت اتحادیه مربوط در تنظیم سند رسمی اجاره انشاء نکرده است، بنابراین وضع قاعده آمره توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به شرح بند ۴۸ مجموعه بخشنامه هاي ثبتی تا اول مهر ماه ۱۳۶۵ و اصلاحیه شماره ۱/ ۳۴ /۱۵۲۷۳ مورخ ۵ / ۲ / ۱۳۸۰ آن مبنی بر الزام دفاتر اسناد رسمی به جلب موافقت اتحادیه و ثبت شماره و تاريخ موافقتنامه مزبور در اجاره نامه رسمی خلاف قانون و خارج از حدود اختیارات سازمان مزبور تشخیص داده می شود و مستند به اصل ۱۷۰ قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران و بند یک ماده ۱۹ قانون دیوان عدالت اداری مصوب ۱۳۸۵ ابطال می شود. 
قید حدود و مشخصات املاك مورد معامله در اسناد بند 49- چون برای رسیدگی و تشخیص مالیات منطقه ای شناسائی حدود و مشخصات كامل املاك مورد لزوم و موضوع حائز كمال اهمیت است. دفاتر اسناد رسمی مكلفند در موقع تنظیم اسناد حدود و محل وقوع ملك مورد معامله را از لحاظ خیابان و كوچه طبق اظهار طرفین قید نمایند. متخلفین از این دستور شدیداً مورد پیگرد قرار خواهند گرفت. 
اخذ سند مالكیت جدید وسیله احد از مالكین مشاع بند50- دستور فرمائید موقعیكه مورد ثبت یك سند مالكیت در یك قباله مشاعاً به چند نفر قطعاً منتقل می شود بمنظور اینكه معلوم باشد كدام یك از خریداران می توانند سند مالكیت جدید اخذ نمایند مراتب وجود سند مالكیت مورد معامله را نزد یك نفر از آنها در سند و خلاصه معامله مربوطه قید و تصریح نمایند. 
سلب مسئولیت از نظر سلسله انتقالات موردی ندارد بند 51- بعضی از دفاتر اسناد رسمی در مورد نقل سلسله انتقالات در ظهر استعلام از خود سلب مسئولیت می نمایند، با توجه به اینكه سلب مسئولیت مزبور صحیح نیست چنانچه دفترخانه در نقل و انتقالات از نظر صحت و سقم معامله و یا فك سند شرطی تردید پیدا كند ممكن است مراتب را از دفتر مربوطه سئوال نموده و با اخذ پاسخ و رفع تردید نسبت به نقل و انتقالات با قبول مسئولیت به تكلیف مقرر در بخشنامه اقدام نماید. اصلاحی بخشنامه شماره 5224/3-1/8/54 
پرداخت مال الاجاره به حساب سپرده موقت بند 52- در زمینه تحقق نظر سازمان ثبت و امكان اجرای سیستم پرداخت مال الاجاره به بانك اخیراً بانك ملی ایران در كلیه شعب خود در مركز و شهرستانها حساب مخصوص بنام حساب سپرده موقت افتتاح و دستورالعمل لازم نیز صادر نموده و با این ترتیب اجرای رویه مزبور را در تهران از تاریخ بیستم شهریور ماه 1355 و در شهرستان ها از تاریخ یكم مهرماه سال جاری مقرر می دارد بمنظور تامین رفاه حال مراجعین سردفتران اسناد رسمی كوشش نمایند، حتی المقدور بستانكاران اسناد رسمی را مكلف به افتتاح و اعلام شماره حساب بانكی خود بمایند تا برای بدهكاران از نظر واریز بدهی خود تسهیلات لازم فراهم باشد و دفاتر اسناد رسمی مكلفند پس از علام شماره حساب بانكی بوسیله بستانكار مراتب را فوراً بوسیله اخطاریه به بدهكار ابلاغ نمایند. در مورد اسنادی كه قبلاً تنظیم شده و شماره حساب بانكی در آنها قید نشده و یا بستانكاران از اعلام حساب بانكی خودداری می نمایند، چون بعضاً ممكن است بدهكاران از مشخصات كامل بستانكاران بی اطلاع باشند، بنابراین برای بار اول بدهكار به دفترخانه محل تنظیم سند و در مورد اسناد عادی به نزیكترین دفترخانه محل وقوع ملك مراجعه و دفتر اسناد رسمی پس از احراز هویت و مالكیت بستانكار طبق فرم مخصوص معرفی نامه ای بعنوان بانك ملی به بدهكار تسلیم خواهد نمود و بدهكار به استناد معرفی نامه مزبور به بانك مراجعه و بدهی خود را به حساب سپرده موقت مخصوص واریز و یك نسخه از فیش مربوطه را به دفترخانه تسلیم می كند تا برابر مقررات به بستانكار ابلاغ شود. برای دفعات بعد صدور معرفی نامه از دفتر خانه لازم نیست و بدهكار با در دست داشتن معرفی نامه قبلی می تواند همه ماهه نسبت به پرداخت بدهی خود اقدام نماید. استرداد وجوه سپرده به بستانكاران كه بوسیله بدهكار در حساب مخصوص بانك ملی (حساب سپرده موقت) واریز شده موكول به صدور حواله پرداخت از طرف دفترخانه در ظهر قبوض سپرده طبق رویه سابق خواهد بود. از كلیه سرفتران و دفتریاران اسنادرسمی كشور انتظار دارد با راشاد و راهنمائی مراجعین ترتیبی اتخاذ نمایند كه اجرای رویه مزبور بنحو مطلوب تحقق یافته و از این راه تسهیلات لازم در زمینه كار مراجعین فراهم گردد. اصلاحی بخشنامه شماره 6109/10- 10/6/55 
خودداری از ثبت اقرار كتبی نسبت به وصول صداق وسیله دفاتر ازدواج و طلاق بند 53- با توجه به ماده 1287 قانون مدنی اقرار كتبی موقعی رسمی است كه برابر این ماده در دفاتر اسناد رسمی یا نزد مامورین رسمی در حدود صلاحیت آنان واقع یا ثبت شده باشد چون در عمل مشاهده شده است كه زوجه به دفترخانه ثبت ازدواج مراجعه و اقرار به وصول صداق كرده و یا ابراء ذمه نموده است و مراتب را در ملاحظات ثبت واقعه منعكس می كنند و چون ثبت با اقرار با توجه به صراحت ماده 2 قانون ازدواج و ماده 2 نظامنامه قانون مذكور بشرح مزبور رسمیت ندارد و سند عادی محسوب است و در نتیجه مشكلاتی از نظر صدور اجرائیه پیش می آید برای جلوگیری از این مشكلات اكیداً به دفاتر ازدواج ابلاغ می شود كه از ثبت اقرار بوصول صداق خودداری كرده و مراجعین را برای تنظیم اقرارنامه رسمی به دفاتر اسناد رسمی راهنمائی كنند. اصلاحی بخشنامه شماره 3477/2-10/3/54 
ثبت آراء شورای اصلاحات ارضی در ستون ملاحظات سند مالكیت بند 54- در مواردی كه بر طبق آراء شورای اصلاحات ارضی سند رسمی مستند به ماده 38 آئین نامه اصلاحات ارضی مصوب 3/5/43 و بر طبق مقررات باطل و كان لم یكن می شود پس از ابلاغ آراء صادره از طریق شورای مزبور وسیله ثبت محل دفاتر اسناد رسمی مكلفند رای صادره را در ستون ملاحظات دفتر سند مربوطه قید نمایند. اصلاحی بخشنامه شماره 333/2-16/1/54 
انتقال بقیه ملك مورد ثبت به منتقل الیه اول و صدور سند مالكیت جدید بند 55- در مواردی كه مالك یك قسمت از مك مورد ثبت سند مالكیت خود را (مشاعاً یا مفروزاً) قبلاً به یكنفر انتقال داده و می خواهد باقیمانده مورد ثبت را به همان شخص انتقال دهد, لازم است سردفتر تنظیم كننده سند معامله اخیر اصل سند مالكیت را با خلاصه معامله به ثبت محل ارسال دارد كه سند مالكیت جدید طبق مقررات صادر شود. تبدیل اسناد مالكیت مشاعی متعدد خواه ششدانگ یا كمتر به یك جلد به استناد سند انتقال تنظیمی اشكالی ندارد. اصلاحی بند هفتاد و دو مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
انتقال حقوق مورد سند با حق استرداد بند 56- در مواردیكه معامل با رعایت مندرجات سند معامله با حق استرداد و یا متعامل سند مذكور , حقوق خود را بغیر منتقل می نمایند باید خلاصه آن به ثبت محل ارسال و مراتب در ستون ملاحظات ثبت سند قید شود. اصلاحی بند و هفتاد و یك مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
رقبات متعدد در مورد معامله شرطی و رهنی بند 57- در موردیكه رقبات متعدد مورد معامله شرطی و رهنی واقع می شود برای اینكه در مقام انتشار آگهی مزایده و تنظیم صورتمجلس ایجاد اشكال نشود , لازم است حتی الامكان ثمن معامه هر یك از رقبات تفكیكاً تعیین شود و اگر طرفین حاضر به تفكیك نباشد در متن سند تذكر داده شود. مدلول این دستور بطرفین تفهیم گردید, حاضر به تفكك ثمن نشدند. اصلاحی بند شصت و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
معامله مراتع و بیشه ها بند 58- آقایان سردفتران حق انجام معامله نسبت بمراتع و بیشه های طبیعی و جنگلی كه جزو اموال محسوب و متعلق به دولت است, ندارند مگر طبق قانون ملی شدن جنگلها. اصلاحی بند شصت و هفت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
سند مالكیت غیر فارسی بند 59- هرگاه سند مالكیتی كه بغیر از زبان فارسی نوشته شده باشد برای معامله ارائه شود سردفتر مكلف است عین سند را اخذ و به اداره ثبت محل تسلیم نماید كه از طرف سازمان ثبت تكلیف آن تعیین شود. اصلاحی بند شصت و چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
اجرائیه اجور و وجه التزام بند 60- اجرت المثل و وجه التزام روزانه و ماهیانه و غیره فقط به میزانی كه ذینفع حین تقاضای اجرء استحقاق مطالبه آن را دارد قابل صدور اجرائیه است. اصلاحی بند شصت و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
قید شماره چاپی سند مالكیت در متن اسناد بند 61- شماره چاپی سند مالكیت نیز علاوه بر شماره ثبت ملك و شماره صفحه دفتر املاك در اسناد قید شود. اصلاحی بند پنجاه و نه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
معامله قنات بند 62- معامله قنوات از لحاظ وصول مالیات مانند معاملات غیر منقول است. اصلاحی بند پنجاه و هشت بخشنامه های تا آخر سال 49 
رد اسناد و مدارك متعاملین بند 63- اسناد و مدارك اصحاب معامله كه ملاحظه آن برای ثبت سند ضرورت دارد باید بلافاصله مسترد شود و اگر نگهداری آن ضروری باشد باید سردفتر شخصاً به ذینفع رسید داده و بلافاصله پس از انجام معامله مسترد نماید نگهداری اسناد و مدارك اصحاب معامله پس از انجام معامله ممنوع است مگر آنكه طبق آئین نامه باید نزد سردفتر بماند. اصلاحی بند پنجاه و هفت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
انتقال امتیازنامه و مانند آن بند 64- امتیازنامه, گواهی نامه و پروانه كه مخصوص اشخاص معین و تابع مقررات خاصی است قابل نقل و انتقال نمی باشد مگر با موافقت مرجع صالح در مورد انتقال امتیاز برق مفاصای سازمان برق مطالبه و در صورت نبودن مفاصا در متن سند تصریح شود كلیه بدهی مود انتقال بعهده خریدار است. اصلاحی بند پنجاه و پنج مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تعیین تكلیف تحویل ملك مورد معامله بند65- در اسناد معاملات قطعی و اجاره نامه باید تكلیف تحویل ملك روشن شده و در صورت تعهد فروشنده یا موجر به تحویل, قبض رسمی صادر و به خریدار و مستاجر تسلیم و در حاشیه ثبت دفتر رسید اخذ شود و نیز در اجاره نامه ها تكلیف خودداری موجر از تحویل گرفتن مورد اجاره نیز تعیین شود در هر حال اگر ملك ثبت نشده باشد ذینفع باید در باب تحویل و تخلیه به دادگاه صالح رجوع نماید. اصلاحی بند پنجاه و چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
فسخ سند با اقرارنامه و بدون اقرارنامه بند 66- در مواردیكه طرفین سند بخواهند بموجب اقرانامه آن را در دفتر دیگری فسخ نمایند آقایان سردفتران مكلفد مراتب را از دفترخانه تنظیم كننده سند تحقیق نمایند چنانچه اجرائیه صادر شده باشد پس از استعلام از اداره اجراء مبادرت به ثبت سند نموده رونوشت اداری اقرانامه را بدفترخانه مربوطه ارسال دارند تا در ستون ملاحظات ثبت دفتر قید نمایند و نیز در مواردیكه طرفین سندی كه نسبت به آن اجرائیه صادر شده یا یكی از آنها بخواهند طبق مقررات آن را در دفتر تنظیم كننده سند فسخ نمایند باید قبلاً نظر اجراء استعلام و سپس در حدود مقررات اقدام بفسخ شود. اصلاحی بند پنجاه و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
قید اجاره ثانی در ورقه مالكیت و دفتر املاك بند 67- در مواردیكه ملكی بیش از سه سال اجاره داده می شود و مستاجر هم طبق اختیار مصرح در سند مورد اجاره را برای مدت بیش از سه سال بغیر انتقال می دهد قید انتقال اخیر در ورقه مالكیت و دفتر املاك ضروری نیست. اصلاحی بند پنجاه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
واگذاری منافع معامله شرطی و رهنی بند 68- در مواردیكه حق انتقال منافع در سند شرطی و رهنی و وثیقه از معامل سلب نشده باشد هنگام تنظیم و ثبت سند, متعامل را متذكر نمائید كه اگر ملك مورد معامله از طرف مالك در مدت سند شرطی یا رهنی یا وثیقه به اجاره وگذار گردید, قوانین مربوط به اجاره حاكم بر موضوع اجاره خواهد بود. اصلاحی بند چهل مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
قلم خوردگی و خدشه در اسناد و دفاتر بند 69- هر نوع قلم خوردگی و خدشه در متن اسناد, قبوض اقساطی, خلاصه معاملات و فسخ نامه ها و ثبت دفتر ممنوع است و اوراق مذكور و همچنین ثبت دفتر باید خوش خط و خوانا و با جوهر ثابت تنظیم و به امضاء متعاملین و سردفتر و دفتریار برسد و هرگونه اصلاح عبارتی یا توضیحی لازم باشد باید ذیل اوراق مذكور یا ثبت دفاتر منعكس و به امضای اشخاص نامبرده برسد. بند سی و پنج مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
سند مالی و غیر مالی بند 70- سندی كه بمنظور تغییر در شرایط سند ثبت شده قبلی تنظیم و ثبت شود مشروط بر اینكه وجهی رد و بدل نشود غیر مالی بوده و مشمول ماده 50 قانون دفاتر اسناد رسمی می باشد ولی هرگاه بعنوان متمم سند قبلی تنظیم و مبلغی اضافه بر مبلغ سند قبلی پرداخت شود بمیزان مبلغ پرداختی حقوق دولتی و هزینه های قانونی باید وصول و سند ثبت شود. اصلاحی بند سی و چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
ثبت معاملات واحدهای شناور بند 71- نظر به اینكه بموجب مقررات قانون دریائی مصوب سال 1343 و آئین نامه آن ثبت هرگونه معامله راجع به كشتی ها كه در انون مذكور توضیح داده شده است با دفاتر اسناد رسمی كه برای انجام این امر اجازه مخصوص از سازمان ثبت دارند و نیز انتقال آنها اعم از قطعی و شرطی و رهنی و همچنین انتقالات اجرائی تابع تشریفات خاص می باشد و در مورد اخیر ملازمه با تحصیل حكم فروش از دادگاه صلح دارد, بنابراین به كلیه دفاتر اسناد رسمی و واحدهای ثبتی تذكر می دهد كه در مورد معاملات راجع به كشتی ها مقررات قانون مزبور را از هر حیث رعایت و دفات اسناد رسمی كه دارای اجازه قبلی نمیباشند از ثبت این قبیل معاملات خدداری نمایند. اصلاحی بند چهل و یك مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
معاملات اموال منقول بند72- در اسناد مربوط به اموال منقول باید مشخصات كامل مورد معامله بنحوی كه ابهامی باقی نماند قید شود. اصلاحی بند سی و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تغییر وضعیت در زمین مورد معامله بند 73- در مواردیكه مالك زمین مدعی است در مورد معامله احداث بنا از قبیل خانه و دكان وغیره شده است نامبرده را هدایت كنید با مراجعه به ثبت محل درخواست اعزام نماینده به محل برای انعكاس تغییر وضعیت در ملك نموده و سپس با دریافت رونوشت صورت مجلس معاینه محل و گواهی ثبت مربوطه اقدام به ثبت با مستحدثات آن بنمایند و هرگاه طرفین معامله علاقمند باشند بنا به اظهار خودشان تغییر وضع ملك در سند منعكس شود در این صورت بخریدار تذكر دهید كه مسئولیت با خود اوست. اصلاحی بند سی و یك مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 و بخشنامه 2855/3-23/4/55 
قید صدور اجرائیه در ملاحضات ثبت بند 74- دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق مكلفند مراتب صدور اجرائیه اسناد را در ملاحظات ثبت مربوطه با ذكر تاریخ قید و امضاء نمایند. اصلاحی بند 30 و 75 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
فسخ معاملات بند75- فسخ معاملات باید پس از ثبت در ردیف دفتر جاری طبق ماده 42 قانون مالیاتهای مستقیم و اخذ امضاء از فسخ كننده و اخبار در ستون ملاحظات ثبت مربوطه در دفتر سردفتر و در ستون انتقالات سند مالكیت هم ثبت شده و بامضاء فسخ كننده و سردفتر برسد و اطلاع نامه فسخ ظرف پنج روز به اداره ثبت محل تحویل گردد و اگر فسخ نسبت به قسمتی از مورد معامله و ثمن باشد نیز اطلاعنامه حاكی از موضوع را ظرف مدت مذكور تحویل نمایند. اصلاحی بند بیست و نه مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49 
فسخ اسناد، اجاره و ثبت تخلیه عین مستاجره بند 76- در مواردیكه تخلف مستاجر از مقررات مربوط به روابط موجر و مستاجر محرز است قید فسخ سند اجاره جز با حضور و امضاء طرفین و با صدور حكم دادگاه ممنوع است و در مواردیكه از مرجع صالح تخلیه عین مستاجره اعلام می شود باید مراتب در ملاحظات ثبت دفتر قید و امضاء شود. اصلاحی بند بیست و هشت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
ثبت وكالت متضمن معاوضه بند77- سردفتران اسناد رسمی از ثبت وكالتنامه ای كه مدلولاً انتقال ملك غیر منقول یا وسائط نقلیه بوكیل یا شخص ثابث و یا متضمن معاوضه ملك یا اعیانی تلقی می شود خودداری نمایند. اصلاحی بند بیست و هفت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
ثبت اجیرنامه بند 78- دفاتر اسناد رسمی باید در موقع ثبت قرارداد مربوط به مبحث سوم از فصل چهارم قانون مدنی و به خصوص در مورد ماده 512 از آن قانون رعایت قاون كار و آئین نامه مربوطه را نموده تا سندی مخالف مادتین 10 و 219 قانون مدنی و ماده 6 آئین دادرسی مدنی تنظیم نشود. تنظیم و ثبت اجیرنامه طبق تبصره 5 ماده 2 قانون اصلاحات ارضی ممنوع می باشد. اصلاحی بند بیست و شش مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
بانوان به عنوان معرف و معتمد بند 79- هیچگونه منع قانونی برای اینكه بانوان بعنوان معرف و معتمد شناخته شوند وجود ندارد. اصلاحی بند بیست و پنج مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
مهر بیع شرط در خلاصه معامله بند 80- در مورد معاملات قطعی كه در بیع شرط و رهن نمیباشد در خلاصه معامله و اصل سند مهر عدم بیع شرط و در موردیكه معامله قطعی مشتمل بر رهن یا معامله شرطی است مهر بیع شرط بودن با ذكر مشخصات سند در خلاصه معامله و اصل سند قطعی زده شود.اصلاحی بند بیست و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
پر بودن ستون انتقالات سند مالكیت و یا مخدوش شدن آن بعلت پارگی یا ریختن جوهر و غیره بند 81- چنانچه ستون انتقالات سند مالكیت پر شده باشد از انجام معامله و قید آن در صفحه ملاحظات سند مالكیت مزبور خودداری و متقاضی را برای تعویض سند مالكیت یا ضمیمه نمودن دفترچه انتقالات حسب مورد به اداره ثبت محل هدایت نمائید و همچنین اگر بعلت ریختن جوهر و یا سوختگی قسمتی از سند مالكیت و یا پارگی و یا جهات دیگری تقاضای تعویض سند مالكیت شده و می شود و یا ضمیمه نمودن ستون انتقالات ضرورت داشته و الزام آور باشد با توجه به پرونده ثبتی و دفتر املاك و كلیه مقررات و در نظر گرفتن اوضاع و احوال متقاضی و با قید مسئولیت به اینكه به هیچ نحوی از انحاء تعویض سند مالكیت موجب تضییع حق كسی نمی شود و تالی فاسدی نخواهد داشت در تعویض سند مالكیت و یا ضمیمه نمودن ستون انتقالاتی حسب مورد اقدام و سند مالكیت ناقص را باطل و در پرونده بایگانی نمائید. اصلاحی بند بیست و دو مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تنظیم خلاصه معاملات بند82 – الف : در ظهر خلاصه های ارسالی سلسله انتقالات با تصریح شماره سند و دفترخانه و تارخ معامله و نام و مشخصات انتقال گیرنده قید گردد و وقوع هر معامله هم در ستون انتقالات سند مالكیت منعكس و به امضاء متعاملین سردفتر برسد و در مواردیكه رقبات متعدد در یك سند معامله می شود برای هر ملك ثبت نشده یك خلاصه معامله و در صورتیكه ملك ثبت شده باشد برای هر ثبت و صفحه دفتر املاك یك خلاصه معامله تنظم و ارسال شود. ب: دقت نمائید خلاصه معامله از حیث امضاء متعاملین و سردفتر و دفتریار و مهر دفترخانه تكمیل باشد. ج: در قید عبارت مفروز و مجزی شده و مفروز و باقیمانده دقت شود. د: در صورتیكه باقیمانه ملك مورد معامله واقع شود سند مالكیت را ضمن خلاصه معامله به اداره ثبت ارسال و خریدار را برای دریافت سند مالكیت جدید هدایت نمائید. اصلاحی بند بیست و یك مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
منع صدور سفته بجای قبوض اقساطی بند83- چون بعضی از دفاتر اسناد رسمی برای تسهیل در امر بازرگانی هنگام ثبت سند استقراضی بجای قبوض رسمی اقساطی سفته مورد موافقت طرفین را قبول و در سند قید می نمایند و این عمل بر خلاف ماده 30 آئین نامه دفاتر اسناد رسمی می باشد, لزوماً متذكر می گردد اصولاً مجوزی برای اخذ سفته های تجارتی بجای قبوض رسمی از بدهكار نیست و قابل صدور اجرائیه هم نمی باشد. اصلاحی بند هیجده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
قبوض اقساطی بند84- در قبوض اقساطی كه پرداخت آن طبق متن سند مشروط است در متن قبوض تصریح (طبق شرط مقرر در سند) تا موقع صدور اجرائیه توجه بشود و در مواردیكه متعهدله متعدد است برای هر یك بمیزان طلب قبض قسطی جداگانه صادر گردد در اسنادیكه بدهی یكجا پرداخت می شود صدور قبوض قسطی مورد ندارد. اصلاحی بند هفده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
دخالت شخص ثالث و قید اقامتگاه او بند85- در كلیه اسنادی كه شخص ثالث بعنوان ضمانت یا تعهد یا هر عنوان دیگری دخالت و امضاء دارد باید محل اقامت آنها طبق ماده 17 آئین نامه دفاتر اسناد رسمی قید شود. اصلاحی بند سیزده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
احراز تخلف متعهد سند با گواهی عادی شخص ثالث (داور) بند86 – در مواردیكه اصحاب معامله انجام تعهد یا احراز تخلف متعهد را طبق سند موكول به گواهی عادی شخص ثالث(داور) می نمایند باید در متن سند حق صدور اجرائیه طبق گواهی عادی برای متعهد له تصریح شود. بند 160 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
نحوه گرفتن اثر انگشت از افراد بی سواد بند87 – اغلب مشاهده می شود موقعی كه ارباب رجوع دفاتر اسناد رسمی بیسواد هستند و برای تسجیل اوراق و دفاتر و سایر اسناد بجای امضاء ذیل آنها انگشت میزنند اكثر قریب به اتفاق اثرات انگشت مذكور كامل و واضح گرفته نمی شود و مواقعی كه ادعای انكار و یا جعل سندی مطرح می گردد تطبیق آثار انگشت غیر ممكن و باعث تضییع حقوق اشخاص ذیحق و سوء استفاده افراد سودجو می گردد علیهذا مقتضی است به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه ابلاغ نمایند كه هنگام گرفتن اثر انگشت سبابه دست راست ارباب رجوع ذیل اوراق و اسناد و دفاتر به موارد زیر توجه نمایند: 1-اثر انگشت كاملاً تمیز و خشك باشد. 2-انگشت به قدری به جوهر استامپ آغشته گردد كه پس از انگشت زدن خطوط بند اول انگشت آن بطور واضح روی اسناد منعكس شود. 3-از بكار بردن جوهر خودنویس و یا جوهر خودكار و غیره كه باعث محو شدن اثر انگشت می گردد اكیداً خودداری شود. 4-از اشخاص مزبور خواسته شود هنگام انگشت زدن انگشت خود را به طور ملایم از راست به چپ بچرخانند بنحوی كه خطوط تمامی سطح سر انگشت آنها روی برگ منعكس شود. 5-محلی كه روی بند باید انگشت زده شود فاقد هرگونه نوشته و علامت گذاری و غیره باشد كه بعداً با خطوط اثر انگشت تداخل ننماید. ادارت تشخیص هویت و پلیس بین الملل در تهران و دوایر شعب تشخیص هویت در شهربانیهای شهرستانها آماده دادن هرگونه آموزش و راهنمائی در مورد مسائل مربوط به انگشت نگاری می باشد. اصلاحی بخشنامه 6105/10-3/9/61 سازمان ثبت و بند یازده مجموعه. 
گواهی امضاء بند88- الف : سردفتران باید از گواهی امضای اوراقی كه متن آن به زبان خارجی است قبل از ترجمه رسمی و حصول اطلاع از مدلول آن خودداری و در صورت اخذ ترجمه رسمی عناون آن را از قبیل (وكالت نامه- افرازنامه-دعوت نامه و غیره) در عبارت گواهی قید و در هر مورد كه گواهی امكان پذیر باشد موضوع را در دفتر مربوطه ثبت و كلیه تشریفات را انجام و پس از امضاء متقاضی آن را گواهی نمایند. ب: سردفتران باید در موقع گواهی امضاء مفاد بند 2 از ماده 12 آئین نامه اصلاحی دفاتر اسناد رسمی مصوب 8/12/60 را رعایت نمایند. ج: گواهی اثر انگشت افراد بیسواد بمنزله گواهی امضاست. اصلاحی فراز ده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
گواهی سردفتران در قبال قولنامه های عادی بند89- الف: مداخله و مباشرت دفاتر اسناد رسمی در تهیه و تنظیم قولنامه عادی خلاف شئون سردفتری و ممنوع است. ب: در مواردیكه طرفین قولنامه عادی یا مدارك دیگری میان خود شرط كرده باشند كه در موعد معین سند معامله آنان در دفترخانه مشخص ثبت شود چنانچه سند موضوع قولنامه در موعد مقرر در آن دفتر به ثبت نرسد به درخواست كتبی ذینفع به صدور گواهی از طرف سردفتر در زمینه علت عدم انجام معامله در نمونه ای كه به ضمیمیه این بخشنامه صادر می شود بلامانع خواهد بود. اصلاحی فراز (نه) مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 – [نظر به اینكه با توجه به مدارك ابرازی از طرف ……….مقرر بوده است كه سند ……..حاكی از (انتقال قطعی اجاره, صلح) ملك پلاك……..واقع در………..با شرایط مذكور در آن مدارك در تاریخ……… در این دفترخانه به ثبت برسد از آنجاكه سند مذكور بعلت (علت بطور صریح و دقیق نوشته شود) …………..تا آخر وقت اداری روز…….. ثبت نشده است. به تقاضای آقای/خانم …….و بر اساس دستور شماره……. این گواهی از طرف اینجانب …………. سردفتر/كفیل دفتر تنظیم و بنامبرده تسلیم گردید. ] سردفتر/ كفیل دفتر – مهر و امضاء – پ – رجوع فرمایید به بخشنامه کد 687 
تسجیل اسناد عادی بند 90- سردفتران حق ندارند اسناد عادی را تسجیل یا تایید نمایند. 
تعیین تكلیف حساب آب و برق و تلفن هنگام انجام معامله بند 91- نظر به اینكه بعضی از فروشندگان املاك حین انجام معامله به سازمانهای آب و برق و تلفن بابت حق الاشتراك و یا مصرفی آن بدهكارند و بعضی از خریداران غافل از این مورد مبادرت به انجام معامله می نمایندكه ممكن است موجب قطع آب و برق ملك مورد خریداری آنها گردد لذا دفاتر اسناد رسمی موظفند از این به بعد هنگام تظیم سند برگ مفاصا حساب بدهی های انشعاب آب و اشتراك برق و تلفن را مطالبه نموده، پس از دریافت آن مبادرت به تنظیم سند نمایند چنانچه انجام این امر میسر نبود قبلاً تكلیف این بدهی ها در سند روشن و قید گردد كه خریدار مكلف به پرداخت آن بوده و از این جهت زیانی متوجه سازمان مربوطه نگردد. 
الغاء مقررات مخالفبا قانون مدنی راجع به ولایت و قیمومت و رعایت قانون حق حضانت بند92- چون بموجب ماده واحده مصوب 15/7/1358 كلیه مقررات مخالف با قانون مدنی راجع به ولایت و قیمومت در مورد اطفال ملغی گردیده لذا واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق مكلفند هنگام مراجعه احتمالی مادران صغار قبل از هرگونه اقدامی آنان را در اجرای مقررات مربوطه به اداره سرپرستی دادسرای عمومی ارشاد نمایند مگر مواردی كه مشمول قانون حق حضانت فرزندان صغیر یا محجور به مادران آنها (مصوب 23/5/1364 مجلس شورای اسلامی ) است كه ماده واحده مرقوم و تبصره های ذیل آن تكلیف را روشن نموده. با اصلاح و تجدد نظر كلی در بخشنامه شماره 621/2-10/2/59 
فرم تهیه آمار از سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران بند93 – (1) چون در نظر است آمار كاملی از سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران در سطح كشور فراهم و بر اساس آن دفاتر مخصوص تهیه شود لذا سه نمونه فرم پرسشنامه مربوط به مشخصات آنان به پیوست ارسال می گردد. مقتضی است نسبت به تكثیر آن به تعداد لازم اقدام و با ضرب الاجل پانزده روزه به واحدهای مربوط دستور دهید تا هر یك از سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران آن حوزه ثبتی دو نسخه از فرم را دقیقاً و بدون قلم خوردگی تكمیل و پس از تایید مندرجات آن وسیله رئیس واحد ثبتی یك نسخه از آن را در ثبت منطقه نگهداری و نسخه دیگر را حداكثر ظرف مدت یكماه به اداره كل امور اسناد و سردفتران ارسال نمایند و نسبت به دفاتری كه در آینده تشكیل خواهد شد نیز بنحو مذكور عملی شود. ضمناً ثبت منطقه باید با توجه به پرسشنامه های مزبور دفتر مخصوص تهیه و هر برگ آن را به یك سردفتر یا دفتریار اختصاص و بر طبق مفاد پرسشنامه صفحات آن را تكمیل نماید و در آینده نیز هر نوع تغییراتی كه در وضعیت سردفتر یا دفتریار حاصل می شود در آن دفتر منعكس و مراتب را به اداره كل امور اسناد و سردفتران نیز گزارش نمایند. (2) نظر به اینكه درخواست بازنشستگی اغلب سردفتران دفاتر اسناد رسمی یا فتریاران دارای نواقصی است و در عمل مشكلاتی فراهم می سازد بنابراین به منظور ایجاد وحدت رویه نسبت به این امر نیز دو نسخه فرم مربوط به تقاضای بازنشستگی سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی به پیوست ارسال می شود دستور دهید به تعداد كافی تكثیر و در اختیار واحدهای تابعه قراردهند كه در آینده درخواستهای مذكور بر طبق آن تنظیم و ارسال گردد. بخشنامه شماره 4369/2-15/7/60 – (محضرچی: فرم های مربوطه به طور کلی تغییر کرده است و هم اکنون همه فرمها در سیستم انجام می شود.) 
فرم رسیدگی دوران تصدی سردفتر یا دفتریار متقاضی بازنشستگی بند 94 – این فرم بایستی با توجه به تقاضای بازنشستگی سردفتر و یا دفتریار دفتراسنادرسمی پس از رسیدگی به دوران تصدی آنها به وسیله ثبت محل تنظیم و به تایید ثبت منطقه رسیده و به انضمام صورت مجالس لازم به اداره امور سردفتران ارسال گردد: [1.نام و نام خانوادگی 2. شغل متغاضی و شماره دفترخانه 3. شماره ابلاغ یا ابلاغ های صادره با قید تاریخ ……۴- مدت اشتغال بکار ۵- مدت انفصال از کادر شماره و تاریخ حکم یا احکام مربوطه…….. ۶- تقاضای متقاضی منطبق با کدامیک از شقوق زیر است با علامت (*) مشخص شود : ماده ۱۰ قانون دفاتر اسناد رسمی* ماده ۱۱ * تبصره ذیل ماده ۱۱ * تبصره ذیل ماده ۴ بیمه بازنشستگی * ماده ۵ بیمه حوادث و از کار افتادگی *۷- شماره و تاریخ نامه دارائی و صورتمجلس بازرسی مربوطه ….. ۸- شماره و تاریخ صورت مجلس بازرسی امور مالی و ثبتی و مالیاتی 9- اظهار نظر صریح نسبت به اینکه متقاضی از هر جهت بدهی دارد یا خیر؟۱۰- در صورتیکه سردفتر طبق ماده ۶۹ قانون * جانشین معرفی کرده مشخصات جانشین اعم از نام و نام خانوادگی و مدارك لازم را بشرح زیر ارسال نمایند ۱۱- وضع جانشین با کدامیک از فراز ذیل ماده ۶ قانون * سردفتران منطبقاست ……. اظهار نظر اداره کل ثبت منطقه……… رئیس ثبت…………….. مدیر کل ثبت منطقه ……..] – تذكر- اصل یا فتوكپی صورت مجالس بازرسی كامل مالی و مالیاتی و ر صورت معرفی جانشین مدارك كامل جانشین برح زیر: 1-دانشنامه لیسانس با تاییدیه آن از دبیرخانه دانشگاه مربوطه. 2- فتوكپی شناسنامه 2 برگ. 3-شش قطعه عكس(4*6). 4-گواهی عدم سوء پیشینه. 5-گواهی سلامت كامل از بهداری محل. 6-تقاضای بازنشستگی سردفتر كه حاوی معرفی جانشین هم باشد. 7-گواهی پایان خدمت نظام وظیفه یا معافیت یا تایید آن. 8-گواهی عدم اشتغال بكار در سایر موسسات دولتی كه بتایید ثبت محل رسیده باشد. این فرم با توجه بمدارك متقاضی دفتریاری بوسیله ثبت محل تنطیم و پس از تایید اداره كل ثبت منطقه با اصول مدارك تسلیمی به اداره امور سردفتران ارسال شود: 1-نام و نام خانوادگی 2-شماره شناسنامه و محل صدور آن 3-تاریخ تولد 4-نام پدر متقاضی 5-مدرك تحصیلی 6-وضع خدمت زیر پرچم 7-نام سردفتر معرف دفتریار 8-شماره دفترخانه اسناد رسمی 9-دفتریاربرای دفتریاری اول است یا دوم؟ 10-دفترخانه قبلاً دفتریار داشته است یا خیر؟ در صورتیكه دفتریار داشته وصع استخدامی مشارالیه چیست؟ و امور مالی دفترخانه بوسیله چه كسیس اداره می شود؟ اصول مدارك زیر بایستی از متقاضی اخذ و بضمیمه این فرم ارسال گردد: 1-فتوكپی مصدق شناسنامه 2 برگ 2-گمراهی یك سال كارآموزی از دفترخانه اسناد رسمی كه در تهران بتایید كانون سردفتران و در شهرستانها بتایید دادستان و یا دادگاه بخش مستقل رسیده باشد. 3- شش قطعه عكس 4*6 4-گواهی بهداری دال بر سلامت كامل و عدم اعتیاد 5-حداقل دیپلم كامل با تایید اداره كل آموزش و پرورش رسیده باشد. 6-تقاضای دفترخانه دال بر معرفی دفتریار 7-گواهی پایان خدمت نظام یا معافیت از خدمت زیر پرچم كه در شهرستان بتایید پاندارمرری محل و در تهران بتایید اداره نظام وظیفه رسیده باشد. 8-گواهی عدم سوء پیشینه كیفری كه از تاریخ صدور آن بیش از 6 ماه منقضی نشده باشد. 9-در صورتیكه پیشنهاد مربوط به دفتریاری دوم است گواهی پرداخت حقوق از ناحیه سردفتر شده باشد. 
 فصل 2 
 امور مالی و مالیاتی دفاتر اسناد رسمی 
تعرفه وصول حق الثبت بند 95 – چون در متن اصلاحی ماده 123 اصلاحی قانون ثبت اسناد و املاك كشور موضوع بند الف تبصره 90 قانون بودجه سال 61 كشور تعرفه ثبت اسناد از چهل میلیون ریال به بالا 20 در هزار تعیین گردیده و ضمناً(عبارت) نسبت به مازاد چهل میلیون ریال از متن ماده اصلاحی مزبور حذف گردیده است. لذا كل مبلغ اینگونه اسناد مشمول 20در هزار حق الثبت خواهد بود ، معهذا در صورتیكه بنظر آن سازمان ابهامی در این مورد وجود داشته باشد ، چون طبق اصل هفتاد و سه قانون اساسی شرح و تفسیر قوانین در صلاحیت مجلس شورای اسلامی است، لذا می توانند از طریق وزارت دادگستری نسبت به كسب نظریه مجلس شورای اسلامس اقدام فرمایند. موضوع بخشنامه شماره 207/1/33/ت – 29/2/61 وزارت امور اقتصادی و دارائی 
حق التحریر سهم دفتریار بند 96 – سردفتران مكلفند در مقابل پرداخت سهمیه حق التحریر به دفتریار رسید بگیرند و در صورت استنكاف دفتریار از دادن رسید در صندوق ثبت به نام آنها تودیع نمایند. اصلاحی بند پنجاه و شش مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
اجرای لایحه قانونی حق التحریر دفاتر اسناد رسمی و نحوه تقسیم آن بند 97 – آقایان سردفتران در سطح كشور از این پس خود مرتباً در تعیین درصدها و ضرائب حق التحریر متعلق به كاركنان كه در متن ماده واحده بعناوین : 1- رقم قابل پرداخت ، 2- رقم قابل واریز تعریف شده است ، اقدام و بدین صورت پس از كسر كردن آن ضرائب و درصدها از مجموع كلی حق التحریر اسناد تنظیمی نسبت به تحویل ماهیانه آن بحساب های بانكی كه ذیلاً تعیین می شود همراه با تحویل صورتحساب ماهانه قدام فرمایند. 1-حساب شماره 2276 كه قبلاً توسط كانون سردفتران در بانك ملی افتتاح شده بود بمنظور تمركز وجوهی كه در قانون بعنوان (ضرائب قابل واریز) بحساب كانون سردفتران تعریف شده است اختصاص داده می شود كه سرفتران ضرائب (قابل واریز) را مستقیماً یا توسط شعب بانك ملی سراسر كشور به آن حساب تحویل و واریز فرمایند. 2-حساب بشماره 2429 در همان بانك افتتاح شده كه مخصوص تحویل (وجوه قابل پرداخت) به كاركنان است و سرفتران باید همه ماهه ضرائب و و درصدهایی را كه در بندهای یك تا هفت ماده واحده تعیین و بعنوان (درصدهای قابل پرداخت) تعریف شده است مستقیماً یا توسط شعب بانك ملی سزاسز كشور به آن حساب واریز تحویل نمایند. 3-چون باستناد ماده واحده سردفتران وجه دیگری بابت بیمه كاركنان نخواهد پرداخت بنابراین كلیه وجوهی كه طبق مقررات سازمان تامین اجتماعی بابت حق بیمه به سازمان مذكور باید پرداخت شود، سردفتران بایستی كماكان وجوه مربوط به بیمه كاركنان را طبق ضوابط بسازمان تامین اجتماعی از محل (رقم قابل پرداخت) مرتباً بسازمان تامین اجتماعی پرداخت كرده و بقیه وجوه (درصدهای قابل پرداخت و قابل واریز ) بحسابهای 2429 و 2276 تحویل و همه اهه مستند پرداخت حق بیمه كاركنان را ضمیمه صورتحساب خود ارسال نمایند، ضمناً كلیه وجوهی كه از ابتدای سال 1358 بابت بیمه كاركنان بسازمان اجتماعی توسط سردفتران پرداخت شده است قابل احتساب و تهاتر خواهد بود. 4-از سردفتران تقاضا می شود صورت و مشخصات دقیق كاركنان دفترخانه خود را كه ر اول فروردین ماه سال 1358 در آن دفترخانه بكار اشتغال داشته اند با ذكر مدت خدمت و نوع كا آنان در مهلت مقرر در تبصره 2 ماده واحده به كانون سردفتران تهران ارسال دارند و در آینده نیز هر تغییر و تبدیلی كه در وضع كاركنان دفترخانه حاصل شود به اطلاع كانون سردفتران برسانند البته ضوابط و مقررات استخدامی و نحوه خدمات كاركنان دفات اسناد رسمی و دیگر مسائل مربوطه به آن ضمن آئین نامه موضوع بند 7 ماده 66 قانون دفاتر اسناد رسمی مشخص خواهد شد. 5-از سردفتران درخواست می شود , نسبت به پرداخت درصدها و ضرایبی از حق التحریر كه طبق قانون بابت سالهای 1358 و 1359 ملزم به پرداخت آن می باشند ولی تا كنون آن را پرداخت نكرده اند ظرف مهلت مقرر با توجه به دستورالعمل ان بخشنمه اقدام و ذمه خود را از این بابت بری سازند(البته كلیه وجوه مربوطه به سال 1358 را فق بحاب شماره 2276 پرداخت فرمایند). اصلاحی بخشنامه 2793/2=14/4/59 
حق التحریر گواهی امضاء سهم كانون سردفتران بند98 – دفاتر اسناد رسمی باید وجوهی را كه از هر گواهی امضاء به كانون سردفتران تعلق می گیرد آخر هرماه بحساب كانون مذكور واریز و صورتحساب آن را به كانون ارسال دارند. بند 272 مجموعه بخشنامه های تا آخر ال 49 اصلاحی 
واریز درآمد دفاتر اسناد رسمی به بانك بند 99 – به طوری كه گزارشهای اداره كل امور مالی و اداری حاكی است بعضی از دفترخانه ها در تحویل صورت حساب دفترخانه در موقع مقرر اقدام نمایند و نیز درآمدهای وصولی را غالباً با تاخیر به بانك ملی تحویل و واریز می نمایند, لذا اكیداً خاطر نشان می نماید سردفتران و دفتریاران دفاتر اسناد رسمی باید صورتحاب درآمد ماهانه دفترخانه را تا پنجم ماه بعد به اداره درآمد اداره كل امور مالی تسلیم نمایند, تخلف از اجرای دستور یا تاخیر درپرداخت درآمدها موجب پیگرد انتظامی خواهد شد. اصلاحی بخشنامه شماره 70359/8=17/12/54 
صورت حساب درآمدها و مصرف اوراق بهادار بند 100 – سردفتران و دفتریاران دفاتر اسناد رسمی مكلفند همه ماهه صورتحساب درآمد ماهیانه دفترخانه خود را در مركز تحویل اداره كل امور مالی سازمان ثبت و در شهرستانها تحویل حسابداری ثبت مربوطه نمایند. صورتحساب باید حاوی انواع درآمد(حق الثبت و سایر درآمدهای وصولی) و شماره مشخصات مدرك پرداخت درآمدهای مزبور بحساب مربوط باشد اداره كل امور مالی در مركز و روسا ثبت در شهرستانها موظفند در صورت عدم تسلیم صورتحساب جریان بلافاصله گزارش نمایند. روسا واحدهای ثبت باید ضمن مراقبت دقیق در اجرای این دستور صورتحسابهای تسلیمی هر ماه دفاتر را از هر جهت رسیدگی و با مستندات پرداخت تطبیبق و در صورت صحت ذیل صورتحاب گواهی و امضاء نمایند. مدیران كل ثبت مناطق نیز دقیقاً مراقبت و هر ماه گزارش اجرای دستور را از روسا ثبت های حوزه خود گرفته شخصاً بررسی و نظارت كامل بنمایند.(بند 248 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49 اصلاح شده) 
محاسبه و وصول هزینه تفكیك بند101 – الف: با توجه به اینكه بموجب بند ث تبصره 90 قانون بودجه سال 1361 كل كشور هزینه تفكیك موضوع ماده 150 الحاقی به قانون ثبت از هر ده هزار ریال 60 ریال به هر ده هزار ریال دویست هزار ریال افزیش یافته است و طبق قاعده كلی وقتی درآمدهای ثبتی قابل وصول است كه عملیات ثبتی مربوط در هر مرحله برحسب مورد انجام شده باشد مگر آنكه قانون ترتیب دیگری را معین نموده باشد, لذا در مورد اخذ هزینه تفككیك و ماخذ آن ملاك و مبنای محاسبه, تاریخ ثبت صورت مجلس تفكثیی در دفتر و ارسال آن به دفترخانه مربوطه است , بدین معنی كه اگر صورت مجلس تفكیكی تا قبل از 1/1/1361 (تاریخ اجرای قانون بودجه) در دفتر ثبت و به دفترخانه ارسال شده باشد هزینه تفكیك مطابق تعرفه كلی بقرار هر ده هزار ریال شصت ریال محاسبه خواهد شد و چنانچه بعد از تاریخ مرقوم صورت مجلس تفكیكی ثبت فرتاده شده باشد مطابق تعرفه مندرج در بند ث تبصره 90 قنون بودجه سال 1361 بقرار هر ده هزار ریال دویست هزار ریال وصول می شود. ب: با عنایت به اینكه كلیه شركتها با تابعیت ایرانی(داخلی) محسوب و با تابعیت غیر ایرانی(خارجی) نامیده می شود, بنابر این بر اساس تعریفات مندج در قانون تجارت و سایر مقررات مربوطه , انواع شركتها اعم از سهامی عام و یا خاص و یا با مسئولیت محدود و غیره تماماً جزو شركتهای داخلی محسوب و مطابق ردیف 25 جدول موضوع بند (ج) تبصره 90 قانون بودجه سال 1361 كل كشور, تقاضانامه ثبت این قبیل شركتها بهر نوع از تاریخ 1/1/1361 بقرار هر نسخه 300 ریال بایستی وصول شود. اصلاحی بخشنامه 312/1-33/ت-26/3/61 
وصول حق الثبت فسخ یا اقاله اسناد دفاتر دیگر بند102 – نسبت به اعمال مقررات تبصره 2 ماده 50 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 نظر به اینكه دفترخانه دیگر نیز به قائم مقامی دفترخانه تنظیم كننده سند اقدام به فسخ یا اقاله معاملات یا اقرار به وصول قسمتی از وجه معامله می كند لذا در تمام موارد حق الثبت متعلقه همان 20 ریال مصرح در تبصره مذكور خواهد بود. با استفاده از ضمیمه نامه شماره 4761/2-20/6/57 اداره كل امور اسناد. 
حق الثبت در مورد تعهد اجناس بند103 – در مورد تعهدات جنسی هرگاه طرفین متراضیاً تعیین بها ننمایند باید بهای آن برای دریافت حق الثبت تعیین و در سند تصریح شود: (از نظر حق الثبت تعیین بها شده است). اصلاحی بند شصت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
مفاصا حساب شهرداری و ارسال فهرست معاملاتی قطعی بند104 – در نقاطی كه مطابق ماده یك قانون استقلال شهرداری ها مصوب تیرماه 1334 شهرداری تشكیل می شود و بر طبق ماده 2 قانون مزبور حدود مصوبه به تصویب انجمن شهر یا وزارت كشور به قائم مقامی انجمن شهر می رسد دفاتر اسناد رسمی مكلفند طبق تبصره اصلاحی ماده 74 قانون شهرداریها قبل از انجام معامله نسبت به مستغلات و اراضی واقع در محدوده شهر از شهرداری محل كتباً مفاصا حساب نسبت به عوارض ملك مورد معامله خواستار شوند و مدت اعتبار مفاصا حساب از تاریخ صدور تا یكماه است. اصلاحی بند چهل و چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
دریافت وجه از مراجعین بند105 – سردفتران و دفتریاران نمی توانند جز ر مورد مصرح ماده 11 آئین نامه قانون دفتر اسناد رسمی وجهی را بطور امانت یا بمنظور تسلیم به متعهدله از اشخاص قبول نمایند و اگر برای جلوگیری از اختلاف اصحاب معامله ضروری باشد فقط می توانند ثمن معامله را اخذ و پس از تكمیل سند فی المجلس بذینفع تسلیم نمایند. اصلاحی بند 49 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
قید مبلغ دریافتی وسیله سردفتر در گوشه اسناد بند106 – بقرار اطلاع واصله بعضی از دفاتر اسناد رسمی در موقع تنظیم اسناد از قید مبالغ دریافتتی در ستون مربوطه خودداری می نمایند, لزوماً تذكر میدهد كه سردفتران و دفتریاران مكلفند هزینه های قانونی ماخوذه را دقیقاً در اسناد قید و چنانچه بر خلاف دستور عمل شود متخلفین در دادگاه انتظامی سردفترن تعقیب و چنانچه شاكی ادعا نماید, زائد بر میزان معین وجوهی من غیر حق در دفتر رسمی وصول شده عدم درج وجوه مربوطه در سند انتقل قرینه به صحت ادعای شاكی خواهد بود. اصلاحی بخشنامه 6759/2-23/5/54 
حق الثبت اسناد ناقص بند107 – بطوریكه اداره حقوقی وزارت دادگستری در نامه شماره 718/7-2/8/58 ضمناً اعلام داشته است (حق الثبت پس از وارد شدن سند در دفتر اعم از اینكه به امضاء متعاملین برسد یا نه قابل استرداد نیست) و با توجه بماده 56 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی كه مشعر به وصول حق الثبت از اصحاب معامله قبل از تنظیم و ثبت سند است و اینكه دفاتر اسناد رسمی مكلفند قبل از تنظیم اسناد وجوه قانونی را از متعاملین دریافت نمایند و چون بعضاً از اصحاب معامله بعللی از امضاء سند و ثبت خودداری و گزارشهای واصله از بعضی از دفاتر اسناد رسمی نیز حاكی است كه دفاتر مزبور به استناد بخشنامه شماره 8271/2-25/6/54 نسبت به اینگونه اسناد بعداً قیمت مورد معامله اسناد ثبت شده و امضاء نشده را به دلخواه تعیین و حق الثبت واقعی ماخوذه را بصندوق دولت واریز نمی نمایند و این عمل تخلف از قانون بوده و احیاناً موجب سوء استفاده می شود لذا با توجه بمراتب به كلیه دفاتر اسناد رسمی و واحدهای ثبتی حوزه تابعه ابلاغ نمایند كه حق الثبت اینگونه اسناد را طبق مدلول سند و با رعایت مقررات بحساب مربوطه واریز نمایند. بخشنماخه 9345/2-8/11/58 اصلاحی. 
عدم تعلق حق الثبت به ثبت فسخ و ابطال اسناد بند 108 – در اجرای ماده 42 قانون مالیات بردرآمد مصوب اسفند ماه 45فك دین كلاً یا جزعاً و فسخ اسناد بطور كلی باید تحت شماره و تاریخ و ردیف اسناد ثبت و مدلول آن با ذكر شماره و تارخ در ملاحظات ثب مورد فسخ توضیح داده شود، بدیهی است احراز صحت فسخ با مسئول دفترخانه می باشد. (بند 307 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) صلاحی 
حق التحریر اسناد قطعی مشتمل به رهن بند 109 – به اسناد قطعی مشتمل به رهن فقط یك حق التحریر بابت معامله قطعی تعلق می گیرد. (بند 270 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) 
عدم تعلق حق الثبت به اقرارنامه وصول مهریه بند110 – چون بموجب ماده 2 قانون ازدواج نسبت به مهریه در تنظیم سند نكاحیه حق الثبت تعلق نمی گیرد ، لذا نسبت به اقرارنامه های وصول آن هم حق الثبت به ماخذ مقرر در سند مورد ندارد. اصلاحی بخشنامه 6505/2-29/7/55 
تعاون با ماموران دارائی بند111 – در مواردیكه مامورین دارائی محل طبق حكم صادره برای رسیدگی به امور مالیاتی مراجعه می نمایند، سردفتران باید در حدود مقررات با آنها همكاری نمایند. (بند 285 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) اصلاحی 
مطالبه مفاصا حساب مالیاتی بند112 – دفاتر اسناد رسمی با توجه به مقررات مالیاتهای مستقیم قبل از دریافت مفاصا حساب مالیاتی نباید مبادرت به تنظیم اسناد معاملات املاك نمایند. (بند 299 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) اصلاحی 
مرجع رفع ابهام در اجرای قانون مالیات بردرآمد بند113 – رفع هرگونه ابهام و اشكالی كه در اجرای قوانین مالیاتی پیش آید با مراجع مصرح در قوانین مربوطه است. (بند 291 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) اصلاحی 
وصول هزینه ثبت اسناد و تسلیم قبض رسید بند114 – طبق اطلاع مركز پژوهشهای نخست وزیری و سازمان بازرسی كل كشور بعضی از دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق رعایت مفاد بخشنامه و دستورالعمل های شماره 307/2-10/1/47 و 1255/2-13/1/48 مندرج در بند 38 مجموعه بخشنامه های ثبتی و 6626/10-6/8/57 و 10681/10-27/1/58 سازمان ثبت مربوط به اخذ مخارج ثبت اسناد و تسلیم قبض رسید در مقابل وجه دریافتی و نصب اعلان مربوط به آنها را در محل دفترخانه نمی نمایند، مقتضی است به كلیه دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه های ثبتی تابعه ابلاغ فرمائید دستورالعملهای صادره فوق كماكان بقوت خود باقی است و تخلف از آنها موجب تعقیب انتظامی سرفتران و دفتریاران خواهد شد، بدیهی است روسای واحدهای ثبتی مسئول اجرای دقیق این امر خواهند بود. بخشنامه شماره 3202/10-10/6/62 
 فصل 3 
 نحوه تنظیم سند برای بیگانه و اسناد تنظیمی برای خارج از کشور 
لزوم تبعیت تنظیم اسناد اتباع بیگانه از قوانین ایران بند 115 – عقود و معاملات و اقاریر و وصایای اتباع بیگانه در ایران با توجه به ماده 30 قانون دفاتر اسناد رسمی باید مطابق تشریفات ثبت سند كه در قوانین ایران مقرر است ثبت شود. امتناع از ثبت سند تخلف محسوب است و متخلف مورد تعقیب انتظامی واقع خواهد شد. بدیهی است كه از نظر ماهوی رعایت مواد 7 و 967 و 968 قانون مدنی و سایر موارد نظیر آنها ضرورت دارد. اصلاحی بخشنامه شماره 5895/2 – 19/7/54 
حذف شده بند 116 – (محضرچی): حذف شده. 
ثبت معاملات با حق استرداد بند 117 – در مورد ثبت معاملات غیر منقول با حق استرداد بیگانتگان بعنوان متعامل باید تفهیم شود كه در صورت صدور اجرائیه و انجام تشریفات قانونی صدور سند انتقال موكول به رعایت مقررات مربوط به استملاك اتباع بیگانه خواهد بود و اگر ممنوع از تملك باشد صدور سند انتقال مجوزی نخواهد داشت و باید حقوق خود را در عین مورد معامله به اتباع ایرانی واگذار نماید. (بند 413 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال سال 49) اصلاحی. 
اسناد تنظیم شده برای خارج از كشور بند 118 – در مورد اسنادی كه برای استفاده در خارج از كشور تنظیم می شود باید امضاء سر دفتر طبق نمونه بوده و از طرف رئیس ثبت محل نیز گواهی شود و نیز سردفتران مكلفند بذینفع تذكر دهند كه سند باید به گواهی اداره كل امور اسناد برسد. اصلاحی بند شصت و دو مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
اسناد تنظیم شده در خارج بند 119 – اسناد تنظیم شده در خارج كشور با رعایت ماده 1295 قانون مدنی و با تائید محاكم معتبر است. بند 408 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) اصلاحی. 
 فصل 4 
 تنظیم اسناد موقوفه 
اسناد مربوط به موقوفات عام المنفعه و اجاره موقوفات خاص بند 120 – دفاتر اسناد رسمی باید هر موقع اسنادی مربوط به وقف، نذر، وصیت و حسب برای مصارف عام المنفعه تنظیم می نمایند مراتب رو كتباً به اداره اوقاف محل اعلام دارند. دادن رونوشت از اسناد مذكور هم به اوقاف با دریافت هزینه قانونی طبق مقررات مانعی ندارد. تنظیم هر نوع سند مربوط به موقوفات عامه بطور كلی و اجاره موقوفات خاصه زائد بر ده سال را موكول به موافقت كتبی اوقاف محل و حضور و امضاء نماینده آن اداره نمایند. اصلاحی بند چهل و دو مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
مراجعه اوقاف به سند وصیت و حبس و وقف و نذر بند 121-در مواقعی كه از ادارات اوقاف برای مطالعه اسناد مربوط به وصیت و حبس ونذر مراجعه می نمایند باید تحت نظر سردفتران مطالعه نمایند. اصلاحی بند 51 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تنظیم اجاره نامه اوقاف بند 122 – در مواردی كه اداره اوقاف به علت ممنوع المداخله بودن متولی برای حفظ درآمد موقوفه ناگزیر از تنظیم اجاره نامه بیش از سه سال است و دسترسی به سند مالكیت ندارد برای هر ملك فقط یك بار ثبت سند با رعایت كامل مقررات بدون قید خلاصه اجاره نامه در ستون انتقالات سند مالیكت بلااشكال است. اصلاحی بند 73 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
 فصل 5 
 نحوه تنظیم اسناد مربوط به اتومبیل 
اخذ مدارك برای معامله اتومبیل بند 123 – مقتضی است به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابع ابلاغ نمائید كه هنگام تنظیم اسناد مربوط به نقل و انتقال اتومبیلها علاوه بر دفترچه مالكیت (شناسنامه اتومبیل) به سایر مدارك و اسناد قبلی آن نیز توجه نمایند. اصلاحی بخشنامه شماره 3169/2 – 7/4/55 
اوراق گمركی مربوط به معاملات اتومبیل بند 124– قبل از احراز صلاحیت طرفین معامله و ملاحظه برگ سبز دائر بر پرداخت حقوق و عوارض گمركی و مفاصا حساب مالیاتی از ثبت هر گونه معامله ولو به صورت وكالت و صلح حقوق و غیره خودداری نمائید اعم از اینكه شماره آن شهربانی یا سیاسی و یا ارتشی و یا ترانزیتی باشد. 
عدم صدور دفترچه برای اتومبیلهای شماره موقت بند 125– با توجه به نامه شماره 5519/16/3/6 – 21/7/55 اداره راهنمائی و رانندگی از صدور دفترچه مالكیت برای اتومبیلهایی كه شماره گذاری نشده اند (شماره موقت) خودداری نمایند. بخشنامه شماره 6637 – 6/8/55 اصلاحی. 
عدم تسلیم دفترچه مالكیت به اتومبیلهای بدون شماره بند 126– بعضی از دفاتر اسناد رسمی تهران برای اتومبیلهای بدون شماره شهربانی كه مورد معامله قرار می گیرند دفترچه مالكیت صادر می نمایند چون دفترچه مالكیت مخصوص اتومبیلهایی است كه شماره شهربانی دارند، لذا خواهشمند است دستور فرمائید دفتر اسناد رسمی از صدور دفترچه مالكیت برای اینگونه اتومبیلها خودداری و اسناد مربوطه را به منظور شماره گذاری اتومبیل به خریدار تحویل نمایند. 
تسلیم كارت شناسایی اتومبیل به مالك جدید بند 127 – خواهشمند است دستور فرمائید دفاتر اسناد رسمی از ارسال كارت شناسایی اتومبیلهایی كه جدیداٌ صادر شده و فاقد مشخصات مالك می باشد خودداری و آن را تحویل مالك جدید بدهند و در فرمهای مشخصات مالك نوشته شود (كارت تحویل مالك شد) تا از صدور كارت مجدداٌ خودداری شود. اصلاحی بخشنامه 8067/2 – 27/9/55 
ارسال اسناد معامله اتومبیل به اداره شماره گذاری بند 128 – حسب اعلام بعضی از دفاتر اسناد رسمی تهران پس از انجام معامله و ثبت انتقال اتومبیل در دفترچه مالكیت آن را بنا به توصیه خریدار و یا انگیزه دیگری نزد خود نگهداری تا معامله بعدی انجام گیرد . پس از انجام معامله دفترچه مالكیت و سند تنظیمی را وسیله خریدار به شماره گذاری ارسال می دارند خواهشمند است دستور فرمائی به دفاتر اسناد رسمی ابلاغ گردد بالافاصله پس از انجام معامله اسناد را به شماره گذاری ارسال و از تحویل اسناد و دفترچه مالكیت به اشخاص جهت تحویل به شماره گذاری خودداری نمایند. اصلاحی بخشنامه 8817/2 – 23/10/55 بر اساس نامه اداره راهنمایی 
قید معاملات شرطی و رهنی اتومبیل در اسناد خریداری بند 129 – خلاصه كلیه معاملات شرطی و رهنی اتومبیل در حاشیه اسناد خرید رسمی قید و به دفترخانه مربوطه اعلام شود. 
 فصل 6 
 بازرسی دفاتر اسناد رسمی 
طرز رسیدگی به تخلف سردفتر بند 130 – در مواردی كه گزارش مربوط به تخلفات سردفتران و دفتریاران است باید موارد تخلف ضمن صورتمجلس هایی كه به امضاء سردفتر و دفتریار مربوطه رسیده باشد منعكس و موارد تخلف به طور صریح با قید شماره و تاریخ سند مربوطه در صورتمجلس قید شده باشد و دو نسخه از صورتمجلس را برای تعقیب سردفتر یا دفتریار ارسال و مدیر ثبت شخصاٌ نسبت به موارد تخلف اظهار نظر نموده و هر گاه تخلف مشمول مرور زمان شده باشد موضوع در گزارش قید شود. اصلاحی بخشنامه شماره 147739/2 – 18/12/54 
نحوه بازرسی دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق بند 131 – رؤسا ادارات مكلفند دفترخانه های تابعه مقر اداره را حداقل هر شش ماه یك مرتبه شخصاٌ یا بوسیله بازرس یا كارمند مطلع و مورد اعتماد طبق فرمهای پیوست ارسالی بازرسی نمایند و لازم است در تنظیم صورتمجلس بازرسی به نكات زیر توجه فرمایند: 1- بازرسان موظفند كلیه نكات مندرج در فرم صورتمجلس بازرسی را با دقت كامل و رعایت ترتیب مقرر در فرم یك به یك دقیقاٌ بررسی و در هر مورد صریحاٌ اظهار نظر و در صورتمجلس بازرسی خود قید فرمایند. 2- در امور مالی مراقبت و دقت بیشتری معمول و صریحاٌ معلوم نمایند سردفتردر رسیدگی های قبلی هم بدهی داشته یا خیر؟ و در صورت داشتن بدهی قبلی تاریخ پرداخت آن صریحاٌ در صورتمجلس قدی و مدارك مربوطه را نیز ملاحظه و گواهی نمایند. 3- چنانچه سردفتر و دفتریار بدهكار باشند تذكر دهند فوراٌ در پرداخت بدهی خود اقدام و قبض رسید حاكی از پرداخت را به بازرس مربوطه ارائه و شماره قبض را در صورتمجلس منعكس فرمایند. 4- در مواردی كه امور سردفتری و یا دفتریاری دفترخانه به كفالت اداره می شود نام و نام خانوادگی كفیل را در صورتمجلس ذكر نمایند. 5- هر گاه در عمل با مسائل دیگری مواجه شدند كه در فرم به آن اشاره نشده و انعكاس آن در صورتمجلس ضروری باشد آخر فرم در قسمت توضیحات مطلب را قید فرمایند. 6- در كلیه مواردی كه تهیه و تنظیم فهرستهای اشاره شده در فرم صورتمجلس ضرورت دارد مراقبت نمایند در هر مورد به تعداد نسخ صورتمجلس فهرست تنظیم و ضمیمه هر نسخه فرمایند. 7- صورتمجلس بازرسی بایستی در سه نسخه با خط خوش و خوانا و واضح تنظیم و ذیل هر یك از نسخ و ضمائم آن را سر دفتر و دفتر یار و بازرس اعزامی با ذكر نام و نام خانوادگی و تاریخ امضاء و دو نسخه از صورتمجلس تنظیمی را به اداره كل ثبت مناطق ارسال فرمایند. 8- مسئولیت اجرای دستورات بالا و نظارت در تنظیم صحیح صورتمجلس بازرسی بر اساس فرمهای پیوست با مدیران كل هر منطقه ثبتی بوده كه بایستی مراقبت كامل نمایند در گزارش و تنظیم صورتمجلس به تمام موارد مذكور در فرم جواب داده شده و به تمام ردیفهای مندرج در آن به ترتیب به نحوی كه محتاج به هیچ نوع مكاتبه و استیضاح مجدد نماشد رسیدگی قطعی و منجز بعمل آمده باشد. 9- مقتضی است مدیران كل ثبت مناطق یك نسخه از صورتمجلس بازرسی و ضمائم آن را برای رسیدگی و اقامات لازم به اداره كل امور اسناد و سر دفتران ارسال فرمایند. بخشنامه شماره 8779/10 – 7/11/64 | فرم صورتجلسه بازرسی از دفاتر اسناد رسمی منضم به بخشنامه شماره۱۰ / ۸۷۷۹ – ۶۴/ ۱۱ / ۷ سازمان ثبت: ١- شماره دفترخانه اسناد رسمی ۲- محل دفترخانه و حوزه ثبتی ٣- نام و نام خانوادگی سردفتر ۴- نام و نام خانوادگی دفتریار ۵- نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسان ۶- شماره / تاریخ حکم یا دستور بازرسی ۷- مرجع صدور حکم بازرسی ۸- تاریخ شروع و خاتمه بازرسی بعدد /بحروف – شماره / تاریخ اولین تا آخرین سند بازرسی شده: از سند شماره / تا سند شماره /تاریخ ۱۰- در صورت بازرسی قبلی دفترخانه: الف: شماره / تاریخ اولین سند تا آخرین سند بازرسی شده. قبلی: از سند شماره /…….تاریخ…… تا سند شماره /……تاریخ ……. -ب-: نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسان قبلی……11- اگر سردفتر کفالت دفترخانه های دیگری را نیز بعهده دارد مراتب با قید شماره دفترخانه و تاریخ کفالت ذکر شود ۱۲- تعداد دفاتر جاری مورد عمل دفترخانه «دفاتر ثبت اسناد » هنگام بازرسی……..جلد….. | امور مالی دفترخانه = الف: دفتر درآمد دفتر خانه بازرسی و حقوق دیوانی متعلقه به هر یك از اسناد تنظیمی با تعرفه و ضوابط مقرر در ماده 123 – اصلاحی قانون ثبت و اصلاحیه های بعدی آن محاسبه و همچنین بهخای مندرج در اسناد تنظیمی با ارقام قید شده در دفتر ثبت سند و دفتر درآمد دفترخانه تطبیق داده شده و جمع صفحات نیز كنترل و با اقلام مندرج در صورتحسابهای ماهیانه تطبیق و نتیجتاٌ دفترخانه با توجه به حقوق دولتی متعلقه به اسناد مورد بازرسی و اقلام واریز شده به حسابهای مربوطه بدهی و كسر پرداختی: نداشت/ داشت كه مراتب به سردفتر تذكر داده شده و مشارالیه مبلغ …………………………..ریال كسر پرداختی بابت حقوق دولتی اسناد تنظیمی را به موجب فیش شماره…………………. مورخ ……………………. به حساب مربوطه واریز نمود. ضمناٌ فهرست كامل مشخصات اسنادی كه بابت حقوق دولتی، كسری پرداخت داشت ضمیمه این صورتجلسه است. ب: با ملاحظه دفتر گواهی امضای دفترخانه، تعداد گواهی های انجام شده جمعاٌ فقره بود كه حقوق دولتی متعلق به آنها صحیحاٌ وصول و ابصال و اقلام آن در دفتر درآمد دفترخانه و نیز جزء صورتحساب ماهیانه منظور و حق السهم كانون دسردفتران و دفتریاران از گواهی جمعاٌ به مبلغ ……………………………….ریال پرداخت و دفترخانه از این بابت بدهی و كسری پرداخت نداشت/ داشت كه مبلغ………………………… ریال كسر پرداختی با تذكر لازم به آقای سردفتر به موجب فیش شماره مورخ……………………….. تأدیه گردید. پ: با ملاحظه سوابق مدارك موجود در دفترخانه، بابت بقایای ثبتی و یا هزینه تفكیك، و یا نیم عشر اجرایی بدهی و یا كسر پرداختی ملاحظه نشد/ شد كه با تذكر مراتب به سردفتر مبلغ …………………………………….. ریال كسر پرداختی و بدهی مزبور به موجب فیش شماره ………………………….. مورخ ………………………… پرداخت گردید. ضمناٌ فهرست مشخصات اسنادی كه بدهی و كسر پرداخت داشت منظم به این صورتجلسه است. ت: قبوض سپرده و دفتر امانات دفترخانه ملاحظه و كنترل گردید. ردیف جمع دفتر ………………………….. و ردیف هزینه ……………………… و تعداد قبوض ……………………………. فقره بود و در این مورد اختلافی به نظر نرسید/ رسید كه جهت رفع نقص آموزشهای لازم داده شد و در خلال بازرسی نقائص موجود مرتفع گردید. ضمناٌ موارد نقص و چگونگی امر به شرح فهرست منضم به این صورتجلسه است. ث: نسبت به اقلام حق التحریر وصولی دفترخانه قبض لازم صادر و تسلیم و رسید اخذ شده بود و رقم عایدی حق التحریر در دفتر مربوطه صحیحاٌ ثبت و جمع بندی و با تعرفه قانونی تطبیق می نماید/ نمی نماید ………………………….. كه موارد اشكال به شرح فهرست جداگانه منظم به اسن صورتجلسه است. ج: میزان حق التحریر وصولی دفترخانه بابت اسناد تنظیمی مورد بازرسی جمعاٌ مبلغ ……………………….. ریال می باشد كه سهمیه كاركنان از درآمد دفترخانه موضوع لایحه قانونی راجع به حق التحریر دفاتر اسناد رسمی و نحوه تقسیم آن مصوب 1359 طبق تعرفه و ضوابط مقرر در لایحه قانونی مذكور جمعاٌ ………………………….. ریال است كه كلاٌ به حسابهای مربوطه واریز و دفترخانه از این بابت بدهی و یا كسر پرداختی نداشت/ داشت …………………………………. كه مراتب به سردفتر متذكر و مشارالیه مبلغ ………………………………. ریال كسرپرداختی را به موجب فیشهای شماره ………………………………. پرداخت نمود. چ: با در نظر گرفتن اسناد ناقص قبلی دفترخانه كه در صورتجلسه بازرسی قبلی منعكس است و همچنین اسناد مورد بازرسی موضوع این صورتجلسه جمعاٌ تعداد …………………………… فقره اسناد ناقص در دفترخانه موجود است كه فهرست مشخصات این قبیل اسناد و علل و جهات نقائص آنها به شرح فهرست ضمیمه این صورتجلسه می باشد و آن تعداد از اسناد ناقص قبلی كه با رعایت مقررات مربوطه تكمیل شده كلیه حقوق دیوانی متعلقه به آنها صحیحاٌ وصول و ابصال و از اسناد مذكور رفع نقص به عمل آمده است. – امور فنی دفتر خانه = 1-ملاحظه دفاتر ثبت معاملات دفترخانه، كلیه صفحات هر دفتر دارای شماره مسلسل و مهر و امضای نماینده دادستان و نخ كشی و پلمپ شده بود و در شماره ثبت رعایت تسلسل گردیده و در تمام موارد قید مراتب عدم ثبت سند در ذیل دفاتر مراعات گردیده است/ نگردیده است كه در این مورد تذكرات لازم داده شد و فهرست مشخصات موارد نقص و اشكال منضم به این صورتجلسه است. 2- تعرفه قانونی حق الثبت و حق التحریر اسناد، به نحوی كه در نظر عمومی قرار گرفته اشد در دفترخانه الصاق شده است/ نشده است كه تذكر داده شده منبعد رعایت و الصاق نمایند. 3- حقوق دولتی و میزان حق التحریر وصولی و بهای اوراق در صدر اسناد تنظیمی و در محل مصخصو خود و نیز در ذیل ثبت دفتر به تفكیك قید شده است/ نشده است كه فهرست مشخصات اسنادی كه رعایت این امر نشده ضمیمه این صورتجلسه است. 4- بهنگام تنظیم كلیه اسناد، مفاضا حساب مالیاتی، شهرداری، پاسخ استعلام ثبت محل، قبض پرداخت مالیات نقل و انتقال و سایر مدارك و مستندات قانونی مقرر اخذ و پیوست سابقه اسناد تنظیمی دشه است/ نشده است كه فهرست اسنادی كه ضمائم و مدارك آن ناقص بوده و همچنین موارد نقص آنها به شرح پیوست این صورتجلسه است. 5- برگ خلاصه معاملات و فسخ نامه ها به طور مرتب و منظم به ادارات ثبت محل ارسال و همچنین فرم اعلام وضعیت معامله وسائط نقلیه موتوری برای كلیه اسناد معامله وسائط نقلیه تنظیم و مرتباٌ به ادارات راهنمایی و رانندگی محل شماره گذاری خودرو فرستاده شده است/ نشده است كه در خصوص ارسال مرتب آنها تذكرات لازم داده شد و فهرست اسنادی كه برگ خلاصه معامله یا فسخ نامه و یا فرم اعلام وضعیت معامله وسائط نقلیه موتوری آنها ارسال نشده ضمیمه این صورتجلسه است. 6- دفاتر قانونی دفترخانه موضوع ماده 11 آئین نامه قانون دفاتر مصوب 1354 و تبصره 2 الحاقی به ماده 120 آئین نامه قانون ثبت كامل و مرتب و منظم بود و بر حسب مورد رعایت ماده 2 اصلاحی آئین نامه قانون ثبت مصوب 1323 گردیده است. 7- بطور كلی در جریان بازرسی مواردی كه مغایر و مخالف با ضوابط و موازین مقرر در مواد 49 تا 53 و 55 تا 68 و 86 تا 89 و 100 قانون ثبت اسناد و املاك و نیز مواد 14 و 18 و 19 و 21 و 23 و 29 الی 31 و 50 و 51 و 52 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 و سایر مقررات جاری باشد ملاحظه نگردید و در رابطه با نقائص جزئی نیز آموزشهای لازم به مسئولین دفترخانه داده شدو فرصت كامل مواردی را كه رعایت مقررات و ضوابط مورد عمل و جاری نشده است نیز پیوست این صورتجلسه است. – توضیحات: این صورتجلسه در……………………. نسخه تنظیم و در تاریخ بعدد / بحروف ……………………………………………………….به امضای سردفتر و دفتریار دفترخانه و بازرس/ بازرسان رسید. ضمائم پیوست این صورتجلسه عبارتند از: الف: ب: پ: ت: امضاء سردفتر تاریخ امضاء دفتر یار تاریخ امضاء بازرس یا بازرسان تاریخ 
ادعای اشخاص حقیقی و حقوقی نسبت به تنظیم سند معارض در دفتر خانه بند 132 – هر زمان كه از طرف شخص حقیقی یا حقوقی ادعای انجام معامله معارض در دفترخانه ای بشود لازم است فوراٌ بررسی دقیق و اعزام بازرس مطلع به دفترخانه و تحقیق لازم از سردفتر و دفتریار مورد اتهام با تنظیم صورتمجلسی كه به امضاء سردفتر و دفتر یار (هر گاه دفتریار هم مورد اتهام باشد) خواهد رسید مراتب را به دادسرای شهرستان محل اعلام و چگونگی قضیه را با توضیح كافی (بطوری كه نیاز بخواستن مجدد نباشد) و اضهار نظر صریح به مرکز گزارش دهند. 
ذكر شماره و تاریخ اسناد ناقص در صورتجلسات بازرسی بند 133 – چون غالباٌ مشاهده شده كه دفاتر اسناد رسمی سندی را كه به امضاء اصحاب معامله نرسیده برای وصول حق الثبت موضوع ماده 123 اصلاحی قانون ثبت بهای مورد معامله اسناد ناقص را به منبلغ كمی در سند قید و در موقع بازرسی همان مبلغ ملاك وصول حقوق دولتی قرار داده است و بعداٌ اسناد مذكور با اصلاح قیمت واقعی (مبلغ بیشتر) به امضاء رسیده و بعضی از سردفتران و دفتریاران دفاتر اسناد رسمی ما به التفاوت آنها را به حساب منظور ننموده و بازرسان بعدی هم آخرین بازرسی را مبدا رسیدگی قرار می دهند و در نتیجه وجوه عمومی لاوصول و تفریط می شود لذا به منظور جلوگیری از وقوع امر ، مقتضی است به بازرسان اعزامی به دفاتر ابلاغ نمایند در موقع رسیدگی به امور مالی صورت این قبیل اسناد را با ذكر شماره و تاریخ در صورتجلسه بازرسی منعكس و یادآور می شوند كه در رسیدگی های بعدی موضوع را دقیقاٌ مورد توجه قرار داده و چنانچه در مبلغ اسناد مورد بحث تغییری حاصل شده باشد و مابه التفاوت آن به حساب منظور نشده باشد جزء بدهی دفترخانه محسوب و وصول شود. بدیهی است تخلف از این دستور موجب مسئولیت خواهد بود. اصلاحی بخشنامه شماره 8271/2 – 25/6/54 
 فصل 7 
 ثبت شرکت ها 
آمار شركتهای ثبت شده بند134 ـ همانطور كه طی دستورالعمل شماره 7581/2ـ51/ت ـ22/10/63 دفتر تشكیلات بتفضیل توضیح داده شده بمنظور پیشگیری از ثبت نام تكراری و حفظ حقوق صاحبان نام شركتهای ثبت شده و نیز در اختیار داشتن اطلاعات دقیق و مطمئن از شركتهائی كه در مركز و شهرستانها به ثبت می رسد از كاربرد كامپیوتر در تنظیم و گردآوری این اطلاعات استفاده و علاوه بر آنكه مشخصات كلیه شركتهای ثبت شده تا به حال كلا به حافظه كامپیوتر سپرده شده حداكثر هر سه ماه یكبارنیزاطلاعات جدیدمربوط به آن مدت به كامپیوتر اضافه میشود تا اطلاعات به روز نگهداری شود. علیهذا مقتضی است در اجرای دقیق بخشنامه فوق الذكر نهایت مراقبت و دقت را معمول و حداكثر تا پنجم ماه بعد مشخصات كلیه شركتها ی جدید ثبت شده در هر واحد ثبتی و یا تغییرات احتمالی حاصله در شركتهای ثبت شده قبلی شامل اصلاحات و تغییرات احتمالی در نوع شركت، نام شركت، شماره ثبت، تاریخ ثبت و تاریخ انحلال آنرا مطابق فرم منضم به بخشنامه فوق الذكر تهیه و مستقیما به دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت ارسال دارند، به دفتر مذكور دستور داده شده فهرست واحدهای ثبتی را كه در ارسال آمار مذبور تاخیر و تعلل مینمایند جهت اتخاذ تصمیم به سازمان ثبت گزارش نمایند.(بند 402 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده). 
مسئولیت رؤسا ثبت در ثبت شركتها بند 135 ـ با توجه به نظامنامه قانون تجارت مصوب 13/2/1311 در صورتیكه امور ثبت شركتها در در محلی بلا متصدی باشد تصدی ثبت شركتها تا تعیین متصدی جدید به مدیر ثبت محول میشود. (مستند ماده یك نظامنامه قانون تجارت و بند 175 مجموعه كه اصلاح شده). 
عدم لزوم استعلام از شهربانی در خصوص اتحادیه های تعاونی بند 136 – مستبط از ماده 60 قانون شركتهای تعاونی و مواد بعدی آن مصوب سال 1350 برای ثبت اتحادیه شركتهای تعاونی روستائی احتیاجی به استعلام شهربانی نیست. – مستنبط از ماده 60 قانون شرکت های تعاونی و مواد بعدی آن مصوب سال 50 
معافیت شركتهای تعاونی از حق الثبت و حق تمبر سهام بند 137 – طبق قانون شركتهای تعاونی و اصلاحیه های آن شركتها و اتحادیه های تعاونی از پرداخت حق الثبت و حق تمبر سهام معاف هستند. (مستند ماده 108 قانون شركتهای تعاونی و تبصره 2 ماده 208 قانون مالیاتهای مستقیم). 
نام شركت یا موسسه تجاری بند 138- در موقع ثبت شركتها و موسسات غیرتجارتی جدید التأسیس بایستی دقت لازم بعمل آورند كه نام انتخاب شده قبلاً به ثبت نرسیده باشد. بدین منظور: اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی باید با مراجعه به «مجموعه دفاتر كامپیوتری حاوی مشخصات شركتهای ثبت شده» و حصول اطمینان از عدم سابقه ثبت عین و یا مشابه و نظیر، نام مورد درخواست نسبت به پذیرش نام شركت و یا مؤسسه غیرتجراتی جدید اقدام قانونی معمول و در شهرستانها: عجالتاً هر واحد ثبتی تلگرافاً از اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی مراتب را استعلام و پس از وصل گواهی اداره كل مزبور مبنی بر عدم سابقه ثبت نام درخواستی، اقدام لازم معمول دارند. بمنظور ایجاد تسهیل و تسریع در این امر، اداره كل ثبت مناطق بایستی ضمن هماهنگی و همكاری با اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی و دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش در مركز، نسبت به تهیه مجموعه دفاتر كامپیوتری حاوی آخرین فهرست مشخصات شركتهای ثبت شده اقدام و در مركز منطقه نگهداری و هر ششماه یكبار كه مجموعه دفاتر جدید كامپیوتری با درج آخرین تغییرات و تحولات، آماده تكثیر میشود، مجموعه های تكمیلی بعدی را نیز منطقاً تهیه و برای استفاده جایگزین مجموعه های قبلی نمایند. پس از تحقق این امر و امادگی ثبت مناطق، هر یك از واحدهای ثبتی شهرستانها برای ثبت شركتها و مؤسسات غیرتجاری جدید، كافی است مراتب را از ثبت منطقه متبوعه خود استعلام، و مناطق نیز با مراجعه به مجموعه دفاتر كامپیوتری موجود بموضوع استعلام رسیدگی و در صورت نداشتن سابق ثبت، برای تطبیق نام مورد استعلام با آن دسته از شركتهائی كه در فاصله بین از تاریخ چاپ مجموعه كامپیوتری مورد عمل تا زما استعلام به ثبت رسیده اند. بنحو مقتضی، از اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی كسب نظر نمایند. در اینصورت كافی است اداره كل مزبور فقط به فهرست شركتها و مؤسسات ثبت شده از بعد از تاریخ چاپ مجموعه كامپیوتری در مورد عمل تا زمان استعلام مراجعه و به سهولت و سرعت پاسخگوئی ثبت مناطق باشد، در خاتمه یادآور میشود كه ثبت شركتهای تعاونی كشورزی نیاز باستعلام ندارد. بمنظور جلوگیری از بروز هرگونه اشتباه و بی ترتیبی، ثبت مناطق و همچنین اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی بایستی هر ششماه یكبار پس از تحویل مجموعه های كامپیوتری جدید، بلافاصله آنها را جایگزین مجموعه های قبلی نموده و تمامی جلدهای مجموعه های قبلی و نیز دفاتر مخصوصی را كه برای یادداشت و قید اسامی شركتهای ثبت شده در فاصله بین تحویل مجموعه قبلی تا زمان استفاده و بكارگیری مجموعه كامپیوتری جدید مورد استفاده قرار می داده اند را بنحو مقتضی منسوخه و از رده خارج و در دسترس قرار ندهند. (اصلاحیه فراز 172 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 1349). 
قید مراتب وصول حقوق دولتی متعلقه در دفاتر تجارتی بند 139- شماره فیش وجوهی كه بابت حقوق دولی متعلقه پلمب دفاتر تجارتی وصول میشود بایستی در اول جلد داخلی خود دفتر قید شود. و در مواردیكه متقاضی برای پلمپ دفاتر متعددی ارائه نماید باید شماره فیش حقوق دولتی علاوه در اظهارنامه در اول جلد داخلی هر دفتر نیز قید گردد. جانشین بخشنامه پیوست شود. (مستند فراز 168 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
نحوه ثبت و تغییرات شركتها و مؤسسات غیرتجاری بند 140- طبق ماده 5 آئینامه سازمان اداری و وظائف ثبت شركتها و مالكیت صنعت مصوب سال 1340 اداره ثبت شركتها در تهران و دوایر ثبت شركتها در شهرستانها در ثبت شركتنامه قائم مقام دفترخانه های رسمی میباشد و لذا بمنظور اتخاذ رویه واحد مقتضی است مسئولان و متصدیان ثبت شركتها: 1- در موقع ثبت شركتهای دارای شركتنامه و شركتهای با مسئولیت محدود- نسبی- تضامنی- تعاونی متن شركتنامه را عیناً در دفتر ثبت شركتنامه ثبت نموده و وصول سرمایه توسط مدیران را نیز در دفتر ذكر كرده و این عبارت را در ذیل ثبت مربوط قید نمایند: (در تاریخ …………………… روز ………………….. ماه ……………….. سال ……………………….) در دفتر ثبت شركتنامه ثبت شركتهای داخلی تحت شماره………………….. ثبت و هویت شركاء بر اینجانب محرز گردید، سپس هر یك از شركاء و مدیران امضا كننده، شركتنامه مدارك لازم را جهت احراز هویت خود بمتصدی مربوط ارائه داده و بعد از نوشتن (ثبت با شركتنامه برابر است) دفتر را امضا را نمایند و متصدی ثبت نیز دفتر را امضاء مینماید و در مورد شركتهای سهامی باید مفاد اظهارنامه را عیناً در دفتر ثبت شركتنامه ثبت نموده و مؤسسین و مدیران امضاء كننده اظهارنامه و متصدی ثبت با ذكر عبارات فوق و قید جمله (ثبت با اظهارنامه برابر است) بجای جمله ثبت با شركتنامه برابر است دفتر را امضاء نمایند و در مورد مؤسسات غیرتجاری متن تقاضانامه ثبت مؤسسه را عیناً در دفتر ثبت مؤسسات غیرتجاری ثبت نموده و مؤسسین و مدیران امضاء كننده تقاضانامه و متصدی با ذكر عبارات مندرج در بند یك و قید جمله (ثبت با تقاضانامه برابر است) بجای جمله ثبت با شركتنامه برابر است دفتر را امضاء نمایند. 2- در مورد ثبت تغییرات شركتها و مؤسسات غیرتجاری برطبق ماده 200 اصلاحی قانون تجارت مصوبه 1347 مربوط به مقررات راجع به ثبت شركتها و نشر شركتنامه و همچنین ماده 106 قانون اصلاح قسمتی از قانون تجارت و مواد 9 و 10 و 11 آئیننامه اصلاحی ثبت تشكیلات و مؤسسات غیرتجاری بایستی تغییرات مندرج در صورتجلسه را دز ذیل ثبت قبلی در دفتر مربوطه ثبت، افراد امضاء كننده دفتر و همچنین ترتیب و نحوه امضاء دفتر همانست كه برای ثبت اولیه حسب مورد در هر یك از بندهای فوق الذكر قید گردیده است كه با ذكر جمله (ثبت با متن صورتجلسه ابزاری مربوط به تغییرات برابر است) دفتر را امضاء مینمایند. (بند 170 و 171 مجموعه بخشنامه های سال 1349 و بشخنامه شماره 12150/6-27/9/50). 
آمار و فهرست بند 141- الف: هر ماهه آمار شركتهائی را كه ثبت و یا منحل میشوند به اداره دارائی محل ارسال دارید. ب: در اجرای ماده 162 قانون مالیاتهای مستقیم مصوب سال 45 اداره كل ثبت شركتها و ادارات ثبت مكلفند در آخر هر ماه صورتی حاوی نام اشخاص حقیقی و حقوقی را كه دفاتر قانونی خود را در ادارات مزبور ثبت و پلپ نموده اند را با ذكر تعداد دفاتر ثبت شده و شماره های آن به ادارات دارائی محل اقامت مؤسسه ارسال دارند. (مستند فراز 169 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 و 354/6-16/1/46). 
استعلام وضعیت دفاتر موقع انتقال سهم الشركه بند 142- دفاتر اسناد رسمی مكلفند قبل از هر نوع انتقال و واگذاری نسبت به سهم الشركه شركتهای نسبی و تضامنی و با مسئولیت محدود و مختلط سهامی و غیرسهامی استعلام و سپس نسبت به تنظیم سند رسمی اقدام كند. (فراز 177 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
امضاء شركت نامه و ثبت شركت بند 143- صاحبان سهام و شركاء یا نمایندگان قانونی آنها باید ذیل شركتنامه و ذیل ثبت مربوطه را امضاء كنند پس از اینكه شركت در دفترش ثبت گردید مدیران هر شركت و اشخاصی كه از طرف شركت حق امضاء دارند در ستون هشتم دفتر ذیل ثبت را نیز امضاء نمایند. (مستند فراز 170 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 1349). 
پلمپ دفاتر مؤسسات غیر بازرگانی بند 144- پلمپ دفاتر كل و روزنامه برای مؤسسات غیرتجاری كه به ثبت رسیده باشد مانعی ندارد. (فراز 174 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
 فصل 8 
 دفاتر ازدواج و طلاق 
انتخاب سردفتران ازدواج و طلاق از طریق مسابقه بند 145- سازمان ثبت اسناد و املاك كشور به منظور سروسامان دادن به نحوه انتخاب سردفتران ازدواج و طلاق و جلوگیری از تبیعض و هرگونه بی تربیتی در این مورد و تسهیل و تسریع در انجام كار متقاضیان كار دفاتر مذكور جهت انتخاب شایسته ترین افراد از بین داوطلبان و برآوردن نیاز اهالی و ساكنین شهرها و بخشها و روستاهای كشور و سهولت دسترسی آنان به دفاتر ازدواج و طلاق در محل سكونتشان با استفاده از تجربه ای كه در اجرای ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمی و در مورد گزینش سردفتران بدست آمده است مقرر میدارد كه از این پس انتخاب سران دفاتر ازدواج و طلاق نیز برای هر یك از مناق كشور در صورت نیاز سالی یكبار از طریق مسابقه به عمل آید لذا برای اجرای صحیح این منظور لازم است كه: 1- به كلیه واحدهای ثبتی تابعه آن منطقه دستور دهند احتیاجات حوزه ثبتی خود راجع دفاتر ازدواج و طلاق را دقیقاً بررسی و مراتب را به منطقه ثبتی متبوع اعلام یا منطقه احتیاجات گزارش شده را قبل از پایان فروردین ماه هر سال به سازمان اراسل دارند و با این كیفیت از پیشنهاد سردفتری ازدواج و طلاق كه نام اشخاص جز در مورد اقلیت های مذهبی (مسیحی، زرتشتی، كلیمی) خودداری نمایند ضمناً در مورد پیشنهاد فاصله نزدیكترین دفترخانه و آمار كاركرد آخرین سال و جمعیت محل را مورد نظر قرار دهند. 2- سازمان ثبت اسناد و املاك كشور پس از وصول گزارشهای مذكور از طریق انتشارات اگهی در روزنامه های كثیر الانتشار تهران و مركز هر استان یا به هر طریق ممكن دیگر از متقاضیان برای ثبت نام و شركت در آزمون سردفتری ازدواج و طلاق دعوت به عمل خواهد آمد. 3- برای جلوگیری از بروز هرگونه اشكال در انجام امر لازم است به سران دفاتر ازدواج و طلاق آن منطقه اخطار نمایند تا از درخواست تغییر محل دفترخانه خود از حوزه مربوطه به حوزه دیگر خودداری و ادارات ومناطق ثبتی نیز در آینده از ارسال این قبلی درخواستها و پیشنهادات خودداری نمایند. بخشنامه شماره 3147/10-22/5/60 
مهر و تابلو دفاتر ازدواج و طلاق بند 146- الف: مهرها و تابلوهای دفاتر ازدواج و طلاق باید طبق نمونه تصویبی سازمان ثبت باشد و سردفتران ازدواج و طلاق حق دخل و تصرف در آن را ندارند و باید در كلیه اوراق شماره و محل دفترخانه و نام و مشخصات كامل سردفتر چاپ شود. بند 211 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده. ب: پیرو بندهای ۲ و ۱۴۶ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهرماه ۱۳۶۵ نظر به اینکه بر طبق گزارش‌های واصله بعضی از سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق از مهرهای ژلاتینی و یا مهرهایی که دارای تیتر ها و علائم مختلف است استفاده می نمایند لذا بدین وسیله مقرر می دارد که کلیه دفاتر مزبور منحصراً از یک مهرپرسی طبق نمونه تصویبی اداره کارپردازی سازمان ثبت که به دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق تحویل گردیده استفاده نمایند همچنین ادارات ثبت مکلفند به تعداد دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابع فورا نسبت به درخواست مهرهای جدید و سپس اعاده مهرهای فعلی از طریق آن اداره کل اقدام نمایند ضمنا حفظ و نگهداری مهرهای تحویلی به عهده سردفتران است و هرگونه اهمال در این رابطه موجب مسئولیت آنان خواهد بود اقتضا دارد مراتب را به کلیه واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه ابلاغ و در صورت تخلف نسبت به معرفی سردفتر مربوطه اقدام گردد. بخشنامه شماره 5581/34/1 مورخ 24/2/81 سازمان ثبت. 
تهیه دفاتر ازدواج و طلاق از واحدهای ثبتی بند 147- سردفتران ازدواج و طلاق، هر حوزه ثبتی در موقع خرید دفتر جدید باید دفتر تمام شده را به مسئول فروش دفتر ارائه نمایند دفتر جدید پس از ملاحظه دفتر تمام شده تحویل خواهد شد. بند 219 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
نحوه ثبت شماره مسلسل قباله ازدواج و طلاق در دفتر بند 148- سردفتران ازدواج و طلاق مكلفند شماره مسلسل چاپی قباله های ازدواج و طلاق را كه طبق ماده چهارده نظامنامه دفتر ثبت ازدواج باید به ذینفع بدهند با قید تاریخ در ستون ملاحظات ثبت مربوطه قید و امضاء نمایند. بند 214 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 اصلاح شده 
قید مراتب عدم ثبت در دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق بند 149- سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق هر روزی كه سندی ثبت نكرده اند آخر وقت همان روز باید مراتب را در دفتر قید و امضاء كنند. بند 212 مجموعه بخشناه های تاآخر سال 49 اصلاح شده 
فهرست وقایع بند 150- سردفتران ازدواج و طلاق مكلفند پرسشنامه های تسلیمی اداره ثبت احوال را با كسب اطلاع و پرسش از زوجین تكمیل همزمان با تسلیم اعلامیه به اداره مزبور تسلیم نمایند. بند 215 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
عدم تعلق حق الثبت به سند نكاحیه بند 151- الف: چون بموجب ماده 2 قانون ازدواج نسبت به مهریه در تنظیم سند نكاحیه حق الثبت تعلق نمیگیرد لذا نسبت به اقرارنامه های وصول آنهم اخذ حق الثبت به مأخذ مقرر در سند مورد ندارد. ب: رای شماره ه/ ۵۱۶ / ۸۷ مورخ ۸۸/ ۶ / ۲۴ (دادنامه شماره ۴۸۸ مورخ ۸۸/ ۶ / ۱۵ ) هیات عمومی دیوان عدالت اداری (روزنامه رسمی شماره ۱۸۸۰۹ مورخ ۸۸/ ۷ /۵ ) به شرح نظریه شماره ۳۵۰۷۹/ ۸۸/ ۳۰ مورخ ۱۳۸۸/ ۵ / ۱۲ فقهای محترم شورای نگهبان مهریه شرعی همان است که در ضمن عقد واقع شده است و ازدیاد مهر بعد از عقد شرعا صحیح نیست و ترتیب آثار مهریه بر آن خلاف موازین شرع شناخته شد.» بنابراین جزء (ب) از قسمت ۱۵۱ بخشنامه های ثبتی که نتیجتا مبین امکان افزایش مهریه به شرط تنظم سند رسمی است، مستند به قسمت دوم اصل ۱۷۰ قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران و ماده ۴۱ قانون دیوان عدالت اداری مصوب ۱۳۸۵ ابطال می شود. 
اقرار به وصول یا انتقال صداق بند 152- در كلیه موارد انتقال صداق و نیز در مورد اقرار به وصول صداق كه در غیر دفتر ازدواج مربوطه صورت میگیرد باید بدواً بقای حق زوجه از دفتر ازدواج مربوطه استعلام شود. همچنین است در مورد ثب طلاق خلع و مبارات كه پس از ثبت انتقال بشرح بالا مراتب بایستی ظرف 24 ساعت بدفتر ازدواج مربوطه اعلام و رسید اخذ شود. بند 221 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
صداق غیرمنقول بند 153- در مورد صداق غیرمنقول باید قبلاً وضعیت ملك از ثبت محل استعلام شود با وصول پاسخ و نبودن اشكال اقدام به ثبت واقعه گردد. اگر سردفتر دارای دفتر اسناد رسمی باشد بایستی عین قباله را مانند سند رسمی در دفتر اسناد رسمی ثبت و امضاء كند وگرنه قباله را به نزدیكترین دفتر اسناد رسمی بفرستد تا سردفتر آنرا عیناً در دفتر اسناد رسمی ثبت و امضاء كرده و در ظهر قباله شماره و تاریخ ثبت دفتر را ذكر و امضاء نماید سپس خلاصه مربوطه را برابر مقررات به ثبت محل بفرستد. برای ثبت واقعه ازدواج و طلاق در دفتر اسناد رسمی بشرح بالا باید هزینه قانونی ثبت هم ارسال شود بهرحال تسلیم قباله بمتعاقدین قبل از ثبت آن در دفتر اساد رسمی بشرح فوق ممنوع میباشد. بند 205 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49 
بردن دفتر به جلسه عقد بند 154- صاحبان دفاتر ازدواج و طلاق در صورتیكه در مجالس عقد حاضر میشوند باید دفتر ازدواج را با خود همراه ببرند كه زوجین و معرفین و شهود در همان جلسه دفتر راامضاء نمایند. بند 188 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
دادن رونوشت توسط دفاتر ازدواج و طلاق بند 155- رونوشتهائی كه به تقاضای ذینفع وسیله صاحبان دفاتر ازدواج و طلاق تهیه میشود باید هزینه قانونی آن به صندوق ثبت محل پرداخت شود. بند 193 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده. 
ثب سند- صدور اجرائیه بند 156- دفاتر ازدواج و طلاق مكلفد در موقع ثبت سند مشخصات و نشانی كامل زوجین و شهود و معرفین را بور صریح و خوانا قید نمایند و همچنین در هنگام صدور اجرائیه و اخطاریه نیز بایستی مشخصات كامل و نشانی صریح طرفین را قید نمایند. بند 209 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
امضاء ثبت و قباله در مورد نكاح با اجازه ولی بند 157- در مواردیكه اجازه ولی زوجه ضرورت دارد، بایستی ولی زوجه ثبت دفتر و قباله ازدواج را امضاء نماید. بند 198 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49 
حق التحریر بند 158- سردفتران ازدواج و طلاق مكلفند علاوه بر صدور و تسلیم قبض حق التحریر مبلغ دریافتی را در ظهر قباله نیز قید و امضاء نمایند. بند 201 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
ثبت بذل و رجوع بند 159- در مورد بذل و رجوع بما بذل باید مراتب در ستون شرح طلاق ثبت مربوطه و طلاقنامه قید و جریان امر را به دفتر ازدواج و دفتر رسمی مربوطه و زوج اعلام نمایند. 
اقرار به رجوع بمابذل بند 160- در مورد رجوع زوجه به آنچه بذل كرده میتواند مراتب را بموجب سندرسمی اعتراف نماید در اینصورت سردفتر تنظیم كننده سند مكلف است ظرف مدت 24 ساعت رونوشت اداری سند را به دفتر طلاق مربوطخ ارسال دارد، همچنین است در مورد هر اعتراف و یا توافق رسمی طرفین نسبت به واقعه ازدواج ثبت شده در دفتر اسناد رسمی و دفتر ازدواج. 
منع ثبت وقایع جدید در دفاتر بند 161- سردفتران ازدواج و طلاق كه كفالت دفاتر دیگر به آنها واگذار و سوابق تحویل میشود نباید واقعه جدیدی را در دفاتر مزبور ثبت نمایند. بند 186 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده 
خط و نگارش بند 162- صاحبان دفاتر ازداوج و طلاق نیز باید در تحریر دفاتر و اوراق از جوهرهای ثابت استفاده كنند كه قابل تغییر و زوال نباشد. بند 187 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
استفاده از قبوض اقساطی بند 163- در مواردیكه ضمن عقد ازدواج و اجرای طلاق بین زوج و زوجه قراردادی بسته میشود كه وجهی بطور اقساطی تادیه شود سردفتران مكلفند برای پرداخت اقساط از قبوض اقساطی رسمی مانند سایر اسناد رسمی استفده نمایند. بند 190 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
حكم دادگاه درباره سن بند 164- در مواردیكه سن شخصی طبق حكم قطعی داده اصلاح شود ملاك حكم دادگاه میباشد و باید سن مندرج در شناسنامه در متن سند قید و موضوع حكم توضیح داده شود. بند 191 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
خروج از حوزه مأموریت بند 165- صاحبان دفاتر ازدواج و طلاق حق ندارند بدون كسب اجازه قبلی از ثبت محل از حوزه مأموریت خود خارج شوند. بند 192 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49 
شمول مواد 53 و 54 قانون ثبت نسبت به سران دفاتر ازدواج و طلاق بند 166- ماده 53 و 54 قانون ثبت شامل سردفتران ازدواج و طلاق نیز میباشد. بند 194 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
مشخص نبودن تاریخ تولد در ورقه هویت بند 167- در موردیكه روز و ماه تولد در ورقه هویت قید نشده تاریخ تولد اول مهرماه همان سال محسوب خواهد شد. بند 196 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
دعوی فوت شوهر بند 168- ادعای فوت شوهر بدون قید در شناسنامه مسموع نیست باید مدعی به اداره ثبت احوال راهنمائی شود مگر آنكه فوت شوهر طبق مدارك قانونی از قبیل گواهی حصر وراثت و غیره محرز باشد. بند 203 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
بذل غیرمنقول بند 169- الف: در مورد بذل صداق غیرمنقول باید وضعیت ملك از ثبت محل استعلام و پس از رسیدن پاسخ و نبودن اشكال اقدام به ثبت كنند. ب: در مورد بذل صداق غیرمنقول سردفتر طلاق باید مواد ثبت دفتر را به دفتر اسناد رسمی كه قباله ازدواج را ثبت كرده بفرستد تا مراتب را برابر مقررات ثبت و خلاصه آنرا به ثبت محل ارسال دارند. ج: اگر مال غیرمنقول دیگری مورد بذل باشد باید مانند قباله ازدواج عیناً طبق مقررات در دفتر رسمی ثبت و خلاصه آنرا به ثبت محل بفرستد. د: در مواردیكه ملك بذل میشود سردفتر نمیتواند قبل از انقضاء عده سند انتقالی را ثبت نماید. بند 206 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
عدم رسمیت قباله های عادی ازدواج و طلاق و نحوه رسمیت دادن به آنها بند 170- قباله های عادی ازدواج و طلاق قابل ثبت در دفتر ثبت ازدواج و طلاق نمیباشد ولی زوجین میتوانند برای رسمیت دادن به آنها مواد 66 و 68 اصلاحی آئیننامه قانون ثبت احوال بیكی از دفاتر اسناد رسمی مراجعه و طبق ضوابط اقرارنامه لازم در خصوص مورد تنظیم نمایند. بند 204 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده 
شرایط تنظیم اقرارنامه زوجیت بند 171- با توجه به مقررات قانونی هرگاه شناسنامه زوج ومدارك تسلیمی دیگر دلالت كند كه زوج همسر دیگری ندارد و این معنی مورد تأیید زوجه هم قرر گیرد ثبت اقرارنامه رسمی طبق ماده 68 اصلاحی مصوب سال 23/12/1350 آئیننامه قانون ثبت احوال بلاشكال است و باید در متن سند اعتراف طرفین به اینكه زوج همسر دیگر ندارد نیز تصریح و قید گردد. بند 255 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 اصلاح شده 
ثبت نكاح منقطع و بذل مدت بند 172- در مورد نكاح منقطع و بذل مدت چون طلاق مطابق قانون مدنی مخصوص نكاح دائم است، بنابراین بذل مدت كه مخصوص نكاح منقطع است محتاج به گواهی عدم امكان سازش از دادشگاه نمیباشد. 
ارسال پاسخ مقامات رسمی بند 173- سردفتران ازدواج و طلاق مكلفند پاسخ نامه ها و مكاتبات مقامات رسمی را فوراً بدهند. بند 213 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
قباله ازدواج و طلاق بند 174- واحد فروش اوراق مالی سازمان ثبت و همچنین ادارات ثبت شهرستانها مكلفند عقدنامه و طلاقنامه را با تعیین شماره مسلسل چاپی و پس از ثبت آن در دفتر مخصوص بخود سردفتران ازدواج، و طلاق از طرف آنها بفروشند. چنانچه در موقع تحریر این برگها در دفاتر مزبور دفترچه باطل گردد باید لاشه آنرا عیناً به واحد فروش مربوطه در مركز و به حسابداری ثبت مربوطه در شهرستانها تحویل نمایند. بند 217 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 اصلاح شده 
وظیفه سردفتران ازدواج و طلاق در مورد فهرست و آمار شناسنامه های مخدوش بند 175- صاحبان دفتر ازدواج و طلاق باید رعایت مقررات را كرده و در تنظیم فهرست و آمار دقت نمایند كه تمام ستون های آن پرشده و نقصی نداشته باشد و اگر شناسنامه مخدوش یا ناخوانا برخورد نمودند از ثبت واقعه خودداری و صاحب شناسنامه را برای تعویض آن به ادازه ثبت احوال راهنمائی نمایند. بند 195 مجموعه بخشنامه های ثبتی اصلاح شده تا آخر سال 49 
اعلامیه بند 176- دفاتر ازدواج و طلاق مكلفند با رعایت ماده 31 قانون ثبت احوال هر 15 روز یكمرتبه وقایع ازدواج و طلاق و رجوع را كه در دفاتر به ثبت میرسد طبق نمونه به نزدیكترین بخش ثبت احول تحویل و رسید اخذ نمایند. بند 216 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده 
وضع دفاتر ازدواج و طلاق بعد از تعلیق یا انفصال صاحب دفتر بند 177- هر یك از صاحبان دفاتر كه معلق و منفصل یا بركنار میشوند شخصاً و در صورت فوت سردفتر وارث آنها مكلف هستند كه پس از وصول ابلاغ تعلیق یا انفصال و همچنین فوت سردفتر بهیچ وجه مداخله و تصرفی در دفاتر و اوراق مربوطه به آن ننمایند و كلیه سوابق را طبق صورت مجلس به كفیل یا كسی كه از طرف ثبت متبوعه تعیین میشود تحویل نمایند. بند 185 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تفهیم شروط مندرج در نكاحیه به زوجین بند 178- در رابطه با نكاحیه های جدید كه متن آن به تصویب شورایعالی قضائی رسیده است لازم است به كلیه دفاتر ازدواج و طلاق سراسر كشر ابلاغ نمائید كه تكلیف شرعی و قانونی دارند قبل از انشاء عقد ازدواج یك شروط مندرج در نكاحیه را برای زوجین قرائت و تفهیم و هر شرطی كه مورد توافق زوجین قرار گرفت ذیل آنرا امضاء نمایند و سردفتران ازدواج مكلفند شروط مورد توافق را ضمن عقد نكاح ایجاب نمایند و لازم است قبل از اجرای صیغه عقد بزوجین تذكر دهند كه قبول شروط مندرج در نكاحیه الزامی نیست و منوط به توافق قبلی طرفین است. ضمناً متذكر میگردد تخلف از این دستور موجب تعقیب انتظامی خواهد شد. بخشنامه شماره 10220/10-30/11/62 براساس نامه شماره 53541/1-17/11/52 شورایعالی قضائی. 
ابلاغ واقعی اخطار به زوجه بند 179- با توجه به شكوائیه هائی كه به اینجانب واصل شده و تذكر دادستان محترم كل كشور و با در نظر گرفتن جهات شرعی و احتیاط مقتضی است به دفاتر ازدواج و طلاق بخشنامه شود كه لزوماً ابلاغ اخطاریه ها واقعی باشد نه قانونی و از حالت زن مطلقه اخبار شود تا خدای نكرده خلاف شرعی انجام نگیرد. بخشنامه شماره 2823/10-3/4/63 
 فصل 9 
 ازدواج با اتباع خارجی 
عدم اخذ و ارسال شناسنامه و گذرنامه بانوان ایرانی و مردان خارجی موقع ثبت واقعه ازدواج آنها بند 180 – مقتضی است به کلیه دفاتر ازدواج تابعه ابلاغ نمایید تا اطلاع بعدی از اخذ و ارسال شناسنامه و گذرنامه ایرانی بانوان ایرانی که با مردان خارجی ازدواج می‌نمایند صرفنظر و پس از انجام تشریفات مربوطه به ثبت ازدواج نسبت به استرداد مدارک شناسایی اینگونه متقاضیان اقدام لازم معمول و فقط نسبت به ارسال خلاصه واقعی ازدواج تنظیمی آنان به ضمیمه پروانه ازدواج به شهربانی کشور (اداره اقامت بیگانگان) در مرکز و به شهربانی های محل در شهرستان ها اقدام مقتضی به عمل آورند بدیهی است مورد مذکور شامل حال بانوان خارجی که با مردان ایرانی ازدواج می‌نمایند به استناد بند ۶ از ماده ۹۷۶ قانون مدنی کتاب تابعیت به تابعیت دولت ایران مفتخر می‌شوند نبوده و روش کنونی مبنی بر اخذ و ارسال مدارک شناسایی بانوان خارجی پس از ثبت ازدواج کماکان به قوت خود باقی است. بخشنامه شماره 13921/2 – 22/11/54 اصلاح شده. 
پروانه اقامت بند 181 – در مواردی که یکی از زوجین تبعه بیگانه است بایستی علاوه بر گذرنامه پروانه اقامت معتبر از شهربانی در دست داشته باشد و مهر اقامت سه ماه یا بیشتر که در گذرنامه این قبیل اشخاص زده می‌شود نمی‌تواند پروانه اقامت برای ازدواج محسوب گردد. بند 229 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹. 
تشریفات بعد از ثبت ازدواج زنان خارجی با ایرانیان بند 182 – پس از ثبت ازدواج نسوان خارجی با اتباع ایرانی گذرنامه خارجی و جواز اقامت نسوان خارجی را که به عقد ازدواج اتباع ایران درآمده‌اند اخذ و به ضمیمه اعلامیه حاکی از مراتب ذیل: 1- تاریخ وقوع ازدواج با قید شماره و تاریخ و محل صدور عقدنامه 2- اسم و نام خانوادگی زوجه قبل از ازدواج با اسم پدر و شماره و تاریخ و محل صدور گذرنامه و جواز اقامت او 3- تابعیت زوجه قبل از ازدواج 4- اسم و نام خانوادگی و اسم پدر زوج و تاریخ و شماره و محل صدور شناسنامه او 5- محل سکونت زوجین. به وسیله ثبت محل به اداره کل شهربانی در مرکز و شهربانی های مربوطه در ولایات ارسال دارند تا موافق مقررات اقدام نمایند. بند ۴۱۴ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
اسناد تنظیم شده در خارج – لزوم رویت جواز اقامت بند 183- هرگاه یكی از زوجین بیگانه باشد پیش از دیدن جواز اقامت نباید عقد واقع شود. كسیكه جواز اقامت ندارد به اداره ثبت اطلاع دهید تا وسیله شهربانی برای رسیدگی بعلت نداشتن جواز اقدام شود. مهر اقامت سه ماهه یا بیشتر كه در گذرنامه زده میشود نمیتواند پروانه اقامت برای ازدواج محسوب گردد. (بند 406 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
تشریفات ثبت ازدواج مرد غیرایرانی با زن ایرانی بند 184- با توجه به ماده 1060 قانون مدنی و آئینامه زناشوئی بانوان ایرانی با اتباع بیگانه و مقررات ماده 17 قانون ازدواج یا بانوان ایرانی بدون كسب اجازه از وزارت كشور مبادرت به ثبت ازدواج ننمائید. و شماره و تاریخ اجازه نامه را در ستون ملاحظات دفتر ازدواج قید كرده و از درج موضوع عقد در گذرنامه خودداری نمائید. (بند 411 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
تشریفات بعد از ثبت ازدواج زنان ایرانی با اتباع خارجه بند 185- در مورد ازدواج زنان ایرانی با بیگانگان پس از رعایت مقررات ماده 17 قانون ازدواج و وقوع عقد و ثبت در دفتر ازدواج باید اعلامیه حاكی از مراتب ذیل: 1- اسم و نام خانوادگی 2- تابعیت زوج. 3- نمره گذرنامه زوج و محل صدور آن. 4- نمره جواز اقامت و اظهارنامه زوج و محل صدور آن (اظهارنامه اتباع خارجه در صفحه اول جواز اقامت آنها مندرج است). 5- نمره و محل صدور اجازه نامه ازدواج كه طبق ماده 17 قانون بعمل آمده. 6- جایگاه زوج و زوجه. 7- نمره ورقه هویت زوج و محل صدور آن. بوسیله ثبت محل به شهربانی محل ارسال دارند تا شهربانی مطابق مقررات اقدام و مراتب را به دفتر ثبت احوال اطلاع دهد. (بند 415 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
مقررات ثبت ازدواج كاركنان وزارت امور خارجه و نیروهای مسلح با بانوان خارجی بند 186- سردفتران ازدواج بایستی از ثبت واقعه ازدواج كارمندان وزارت امور خارجه با زنان بیگانه خودداری و نسبت به ثبت واقعه ازدواج افسران و كارمندان نیروهای مسلح كسب مجوز نمایند. (بند 412 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
ثبت ازدواج اتباع ایتالیا بند 187- در صورت ثبت ازدواج اتباع ایتالیا با اتباع دولت ایران یك برگ رونوشت از سند ازدواج با سایر مدارك به اداره اقامت بیگانگان در شهربانی كل كشور ارسال دارند. (بند 416 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
احراز مجرد بودن زن خارجی بند 188- در مورد ازدواج زنان غیر ایرانی با ایرانی باید مجرد بودن زن احراز شود. (بند 407 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
 فصل 10 
 طلاق و رجوع 
ثبت طلاق و اعلام بدفتر ازدواج بند 189- سردفتران طلاق مكلفند بمحض ثبت واقعه و تكمیل دفتر و طلاقنامه رونوشت اداری ثبت دفتر را به دفترخانه ای كه واقعه ازدواج را ثبت كرده بفرستد كه سردفتر ازدواج موضوع را در ستون ملاحظات ثبت مربوطه قید نماید. بند 208 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49. 
عدم تأخیر اجرای حكم دادگاه در مورد ثبت واقعه طلاق بند 190- بطوریكه مشاهده میشود بعضی از سردفتران طلاق ثبت واقعه طلاق را موكول به پرداخت نیم عشر اجرائی مربوط به مهریه كه برای وصول آن اجرائیه صادر شده است مینمایند و حال آنكه هیچگونه ارتباطی بین ثبت واقعه طلاق و وصول نیم عشر نمیباشد (زیرا اجراء خود مكلف به وصول حقوق دیوانی است) بنابراین، پرسش از اجرای ثبت اسناد راجع به ختم پرونده اجرائی و بالنتیجه تأخیر در اجرای دستور دادگاه صلحه مجوزی ندارد، تخلف از این دستور موجب تعقیب انتظامی سردفتر متخلف خواهد شد. 
ازدواج مطلقه رجعیه بند 191- در مورد ازدواج زنیكه بطلاق رجعی مطلقه شده باشد صاحب دفتر ازدواج باید قبلاً از دفتر طلاق استعلام و در صورت عدم رجوع زوج و نبودن مانع دیگر مبادرت به ثبت ازدواج نماید. بند 197- مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49. 
رجوع بمابذل بند 192- در مورد رجوع زوجه بمورد بذل مراتب را در طلاقنامه و ستون ملاحظات ثبت دفتر قید و امضاء نموده مراتب را فوراً ضمن اخطار بزوج اطلاع دهند. بند 202 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49. 
اجرای صیغه طلاق بند 193- سردفتران طلاق باید برای اجرای صیغه طلاق وقت تعیین نمایند كه اجرای صیغه و امضاء شهود و عدلین و سایر تشریفات لازم در یك جلسه انجام میشود. 
احراز وجود شرایط صحت طلاق بند 194- برای احراز وجود شرایط صحت طلاق در صورت امكان حضور زوجه بایستی به آدرس مندرج در سند نامبرده اخطار شود كه ظرف پنج روز پس از رویت اخطاریه حضور بهمرسانند مگر اینكه دلائلی برعدم امكان حضور زوجه از طرف زوج ارائه شود اقامت زوجه در خارج از حوزه محل دفترخانه مانع صدور اخطار نسیت، زوجه میتواند نماینده معرفی یا مطالب خود را كتباً اعلام دارند. بند 200 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49. 
نحوه ثبت طلاق با توافق زوجین بند 195 – 1- بمنظور جلوگیری از اقدامات و تخلفات بعضی سردفتران طلاق كه عمل آنها در عدم رعایت مقررات قانونی موجب شكایت میشود مراتب ذیل را متذكر میگردد . رعایت آن مورد تاكید است. در مورد تخلف و عدم توجه سردفتر بلافاصله طبق ضوابط قاونی تحت تعقیب انتظامی واقع خواهد شد. 2- طبق تبصره 2 از ماده 3 لایحه قانونی دادگاه مدنی خاص مصوب 8/7/58 شورای انقلاب جمهوری اسلامی ایران كه مقرر داشته: «… موارد طلاق همان است كه در قانون مدنی و احكام شرع مقرر گردیده ولی در مواردیكه شوهر باستناد ماده 1133 قانون مدنی تقاضای طلاق میكند دادگاه بدواً حسب آیه كریمه: فان خفتم شقاق بینهما فابعثوا حكماً من اهله و حكماً من اهلها فان یریدا اصلاحاً یوفق الله بینهما ان الله كان علیماً خیراً» اجراء طلاق و ثبت در دفتر رسمی طلاق موكول بصدور اجازه از دادگاه خاص مدنی است و بدون صدور اجازه مزبور هیچ سردفتر طلاق حق ثبت طلاق را ندارد. 3- در موردیكه زوجین در دفتر طلاق حضور بهمرسانند و درخواست طلاق مبنی بر توافق آنها باشد تسلیم توافق نامه رسمی تنظیمی در دفتر اسناد رسمی ضروری نیست ولی باید توافق از زمان مراجعه تا لحظه اجراء طلاق بدون تردید و تزلزل یكی از طرفین ثابت و محققف باشد و تا تامام تشریفات طلاق در توافق آنان تزلزل حادث نشده باشد چون در غیر اینصورت با زوال توافق قبلی مراجعه به دادگاه مدنی خاص برمبنای قانون مصوب شورای انقلاب ضروری و بدون اجازه دادگاه اجراء طلاق تخلف از قانون است و در هر حال توافق كامل و قطعی زوجین در لحظه اجراء طلاق باید برای سردفتر محرز و مسلم و ثابت باشد و این موضوع لازم است در دفتر منعكس گردد و به امضاء زوجین و معرفین برسد. 4- در مواردی كه برای اعلام توافق حضور زوجه متعسر و یا غیرممكن باشد علاوه بر دریافت اقرارنامه رسمی سردفتر بدون دلائل و مدارك كافی كه عدم امكان حضور زوجه را اثبات نماید حق ثبت طلاق را ندارد و غیرممكن بودن حضور زوجه باید مورد تصدیق و گواهی شهود هم باشد و این امر باید در طلاقنامه درج و به امضاء شهود برسد. (رعایت مراتب مرقوم در بند 2 و 3 این بخشنامه و لزوم حضور زوجه بمنظور احراز قطعی و بی تردید حصول توافق و عدم انصراف زوجین و در نتیجه وسیله احراز عدم لزوم مراجعه به دادگاه مدنی خاص است). 5- اجراء صیغه طلاق و ثبت آن بمحض مراجعه و خودداری سردفتر از اصلاح ذات البین و تعجیل و شتابزدگی وی در اجراء صیغه طلاق و ثبت آن در واقع نشانه سودجوئی سردفتر و بی اعتنائی او بسرنوشت خانواده ها و دلیل معتبر بر زوال صلاحیت اخلاقی و موجب تعقیب فوری او خواهد بود و چون باید بین اولین مراجعه و تاریخ اجراء و ثبت طلاق فاصله متعارف وجود داشته بشد هرگاه اختلاف زوجین مرتفع نشود و مطلقه شدن زوجه از طریق رأی دادگاه مدنی خاص و یا حصول توافق اجتناب ناپذیر باشد باید تاریخ اولین مراجعه و تاریخ اجراء طلاق در دفر و طلاقنامه درج شود و رعایت این فاصله به امضاء شهود و معرفین برسد و محرز نماید كه در اولین مراجعه طلاق واقع نشده باشد و در هر حال این دو تاریخ نباید همزمان باشد بلكه باید با فاصله معقول و متعارفی باشد كه رفع شقاق و اختلاف و حصول وفاق بین زوجین را ممكن سازد. 6- اجراء طلاق و ثبت آن در حالت هیجان و اختلافات سطحی و زودگذر زوجین كه بعداً موجب پشیمانی آنها و پریشانی خانوادهها و تغییر مقدرات و سرنوشت زندگی فرزندان آنها میشود اكیداً ممنوع است و باید طلاق در حالت عادی و آرامش و مرتفع شدن اختلافات سطحی و جزئی صورت گیرد. 7- در مواردیكه جمیع شرائط طلاق موجود و اجراء آن اجتناب ناپذیر باشد با منظور داشتن و اعمال دستورهای فوق سردفتر باید ترتیب حضانت و نگهداری و سرپرستی و تعلیم و ترتیب معیشت فرزند یا فرزندان را برمبنای مقررات مدنی بطرفین تفهیم نماید و هر ترتیب دیگری را كه برحسب توافق و رضایت بین خود مقرر داشته اند باید بنحو صریح و واضح مشخص و در طلاقنامه ثبت و درج شود و به امضاء برسد. اصلاحی بخشنامه های شماره 11383/10-58- و 10540/10-14/11/58 
 فصل 11 
 گواهی پزشکی 
لزوم ارائه گواهی پزشك بند 196- الف: نقاطی كه آگهی وزارت دادگستری بر لزوم ارائه گواهی پزشك مربوطه به امراض ساریه مهم قبل از ازدواج منتشر گردیده سردفتران متخلف از ماده 2 قانون مذكور را به دادسرای محل معرفی كنید تا طبق ماده چخار همان قانون با ایشان رفتار نمایند، سازمان ثبت را هم از نتیجه اقدام مستحضر كنید. ب: اسامی پزشكان صالح برای صدور گواهی تندرستی نامزدان ازدواج در هر حوزه همان است كه در آگهی وزارت دادگستری قید شده است. ج: امراض ساریه مهم (سوزاك- سفلیس- شانكرنرم- نیكلافادر) میباشند. بند 226 مجموعه بخشنامه های تا اخر سال 49 
گواهی پزشك در مورد اتباع ایرانی مقیم خارج كشور بند 197- چون برخی از افراد تبعه دولت كه در خارج از كشور اقامت دارند به كسانیكه مقیم كشور هستند وكالت میدهند نسبت به انجام تشریفات قانونی ثبت ازدواج آنها در نقاطیكه قانون لزوم ارائه گواهینامه پزشك قبل از ازداج اجراء شده اقدام كنند از لحاظ اینكه ثبت ازدواج چنین اشخاصی از جهت ارائه گواهی نامه قانونی مواجه با اشكال نگردد طبق نامه شماره 790/8-24/3/44 اداره كل مبارزه با بیماریهای واگیر وزارت بهداری موافقت نموده كه ذینفع از مراجع صلاحیت دار نداشتن امراض مسریه لازم كه در مورد تأیید كنسولگری ایران قرار گرفته باشد تحصیل و به پزشكان مجاز محل ثبت ازدواج تسلیم نمایند كه بر طبق آن گواهی نامه صادر گردد. بند 228 مجموعه بخشنامه های تا اخر سال 49 اصلاح شده 
 فصل 12 
 بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق 
نحوه بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق بند 198- رؤسای هر حوز ثبتی مكلفند دفاتر ازدواج و طلاق مقر اداره را اعم از اسناد رسمی و ازدواج و طلاق اقلاً ماهی یكبار و دفاتر خارج از مقر اداره را حداقل هر شش ماه یكمرتبه شخصاً یا بوسیله بازرس یا كارمند مطلع و مورد اعتماد طبق فرمهای پیوست ارسالی بازرسی نمایند و لازم است در تنظیم صورتمجلس بازرسی به نكات زیر توجه فرمایند: 1- بازرسان موظفند كلیه نكات مندرج در فرم صورتمجلس بازرسی را با دقت كامل و رعایت ترتیب مقرر در فرم یك به یك دقیقاً بررسی و در هر مورد صریحاً اظهار نظر و در صورت مجلس بازرسی خود قید فرمایند. 2- در امور مالی مراقبت و دقت بیشتری معمول و صریحاً معلوم نمایند سردفتر در رسیدگی های قبلی هم بدهی داشته یا خیر؟ و در صورت داشتن بدهی قبلی تاریخ پرداخت آن صریحاً در صورتمجلس قید و مدارك مربوطه را نیز ملاحظه و گواهی نمایند. 3- چنانچه سردفتر و دفتریار بدهكار باشند تذكر دهند فوراً در پرداخت بدهی خود اقدام و قبض رسید حاكی از پرداخت را به بازرس مربوطه ارائه و شماره قبض را در صورتمجلس منعكس فرمایند. 4- در مواردی كه امور سردفتری و یا دفتریاری دفترخانه به كفالت اداره میشود نام و نام خانوادگی كفیل را در صورتمجلس ذكر نمایند. 5- هرگاه در عمل با مسائل دیگری مواجه شدند كه در فرم به آن اشاره نشده و انعكاس آن در صورتمجلس ضروری باشد آخر فرم در قسمت توضیحات مطلب را قید فرمایند. 6- در كلیه مواردیكه تهیه و تنظیم فهرستهای اشاره شده در فرم صورتمجلس ضرورت دارد مراقبت نمایند در هر مورد به تعداد فسخ صورتمجلس فهرست تنظیم و ضمیمه هر نسخه فرمایند. 7- صورتمجلس بازرسی بایستی در سه نسخه با خط خوش و خوانا و واضح و ذیل هر یك از نسخ و ضمائم آن را سردفتر و دفتریار و بازرس اعزامی با ذكر نام و نام خانوادگی و تاریخ امضاء و دو نسخه از صورتمجلس تنظیمی را به اداره كل ثبت مناطق ارسال فرمایند. 8- مسئولیت اجرای دستورات بالا و نظارت در تنظیم صحیح صورتمجلس بازرسی بر اسامی فرمهای پیوست ب مدیران كل هر منطقه ثبتی بوده كه بایستی مراقبت كامل نمایند در گزارش و تنظیم صورتمجلس بتمام موارد مذكور در فرم جواب داده شده و به تمام ردیفهای مندرج در آن بترتیب به نحویكه محتاج به هیچ نوع مكاتبه و استیضاح مجدد نباشد رسیدگی قطعی و منجز بعمل آمده باشد. 9- مقتضی است مدیران كل ثبت مناطق یك نسخه از صورتمجلس بازرسی و ضمائم آنرا برای رسیدگی و اقدامات لازم را به اداره كل امور اسناد و سردفتران ارسال فرمایند. بخشنامه شماره 8779/10-7/11/64 – فرم صورتجلسه بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق منضم به بخشنامه شماره 8779/10-7/11/64 سازمان ثبت 1- شماره دفتر ازدواج 2- شماره دفتر طلاق 3- محل دفترخانه و حوزه ثبتی 4- نام و نام خانوادگی سردفتر 5- نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسان 6- شماره/ تاریخ حكم یا دستور بازرسی 7- مرجع صدور حكم بازرسی 8- تاریخ شروع و خاتمه بازرسی بعدد/بحروف 9- شماره و تاریخ اولین تا آخرین سند بازرسی شده از سند شماره/…………………….. تاریخ…………………………. تا سند شماره/…………………….. تاریخ ………………………… 10- در صورت بازرسی قبلی دفترخانه: الف: شماره/ تاریخ اولین سد تا آخرین سند بازرسی شده قلبی: از سند شماره/ تاریخ …………………… ب: نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسین قبلی 11- اگر سردفتر كفالت دفترخانه های دیگری را نیز بعهده دارد مراتب با قید شماره دفترخانه و تاریخ كفالت ذكر شود. الف: دفتر ازدواج 1- به رعایت ماده 1 نظامنامه دفتر ثبت ازدواج و طلاق، كلیه دفاتر موجود در دفترخانه مجلد بوده وتمامی صفحات آن دارای مهر و امضای نماینده دادستان میباشد، در تمام ثبتها رعایت شماره مسلسل شده و در ظهر صفحه اول و آخر دفاتر نیز تعداد كلیه صفحات با تمام حروف قید و ممضی و ممهور میباشد و از این حیث اشكالی بنظر رسید/نرسید كه مشخصات دفاتر ناقص و توضیحات سردفتر بشرح زیر است: 2- با ملاحظه وقایع ثبت شده در دفاتر موجود دفترخانه: از حیث حفط فاصله سطور و تصحیح و اضافه آنها و باقی ماندن محل سفید و ابطال محلهای مذكور و حذف كلمات زیادی و تصحیح و اضافات دیگر رعایت مواد 3 و4 و5و 6 نظامنامه دفتر ازدواج و طلاق مصوب 17/7/1310، شده است/ نشده است كه مشخصات دقیق اینگونه ثبتها و چگونگی نقائص و توضیحات سردفتر بشرح ذیل است: 3- امضای ذیل ثبتهای واقعه ازدواج ملاحظه و كنترل گردید و از این حیث رعایت ماده 10 اصلاحی نظامنامه دفتر ثبت ازدواج و طلاق مصوب 1313 شده است/ نشده است كه مشخصات ثبتهای ناقص و چگونگی امر و توضیحات آقای سردفتر بشرح زیر است: 4- در ثبت وقایعی كه با وكالت از طرف زوج یا زوجه انجا پذیرفته، ضوابط مقرر در ماده 10- اصلاحی 1313 و ماده 11 نظامنامه دفتر ثبت ازدواج و طلاق و سایر موازین قانونی رعایت شده است/ نشده است كه مشخصات اینگونه ثبتها و موارد نقص آنها و توضیحات سردفتر به شرح ذیل اعلام میگردد: 5- در مواردیكه زوج و زوجه یا یكی از آنها كر یا گنگ و یا كور بوده اند مراتب در متن و ستون ملاحظات ثبتهای مربوطه قید و به امضای آقای سردفتر رسیده است و از این جهت رعایت ماده 12 نظامنامه دفتر ازدواج و طلاق مصوب 17/7/1310 شده است/ نشده است كه موارد نقص مشخصات این قبیل ثبتها و توضیحات سردفتر بشرح زیر است: 6- كلیه قسمتهای خالی و سفید دفتر چاپی ثبت واقعه ازدواج دقیقاً و با خط خوانا توسط دفترخانه تكمیل و پر شده است و محل خالی سفید تكمیل نشده در ثبت ها ملاحظه نشد و كلیه موارد مقرر در ماده 13 نظامنامه دفتر ازدواج و طلاق رعایت شده است/ نشده است كه فهرست مخشصات ثبتهای ناقص و توضیحات سردفتر ذیلاً اعلام میگردد: 7- شروط ضمن عقد نكاح و یا ضمن عقد لازم دیگر كه بین زوجین مقرر شده و مشتركاً توافق و پذیرفته اند به امضای هر دو رسیده و از نظر امضای ذیل شروط در ثبتهای مورد بازرسی نواقصی مشاهده نشد/شد كه چگونگی امر و توضیحات سردفتر بشرح زیر است: 8- چون برای اینكه سند ازدواج، سند رسمی محسوب شود علاوه بر سایر شرایط مقرر در نظامنامه دفتر ازدواج و طلاق و قانون ازدواج لااقل باید دارای شش امضاء بقرار ذیل باشد: الف- زن و شوهر ب- مجری یا مجریان صیغه طلاق پ- دو نفر شاهد یا بیشتر- (و اگر مجری صیغه عقد ازدواج یكنفر باشد در اینصورت لااقل امضای سه نفر شاهده لازم است): توضیحاً: در مواردیكه اجازه ولی زوجه نیز طبق مقررات مربوطه ضروری باشد بایستی دقت شود امضای ولی نیز ذیل ثبت دفتر وجود داشته باشد. لذا ثبتهای مورد بازرسی از این حیث نیز كنترل و اشكالی وجود نداشت/ داشت كه مشخصات ثبتهای ناقص و توضیحات سردفتر بشرح ذیل اعلام میگردد: 9- شماره مسلسل دفترچه های نكاحیه در ستون ملاحظات دفتر ازدواج قید شده و ثبتهای تكراری و یا الحاقی ملاحظه نشد/ شد كه موارد نقص و توضیحات آقای سردفتر ذیلاً اعلام میگردد: 10- در مورد آن قسمت از ثبتهائی كه مهریه مقرره مال غیرمنقول بوده است برابر مقررات مربوطه مهریه غیرمنقول با استعلام قبلی وضعیت ملك و تنظیم سند جداگانه در دفتر اسناد رسمی به ثبت رسیده و ثبت دفتر از این حیث تكمیل است و اشكالی بنظر نرسید/رسید كه موارد نقص و توضیحات سردفتر بشرح زیر است: 11- در مورد ثبت واقعه ازدواج اتباع بیگانه كلیه ضوابط و موازین مقرر در ماده 18 قانون ازدواج مصوب 1310 و آئینامه زناشوئی ایرانی با اتباع غیرایرانی و سایر موازین و مقررات رعایت شده است/ نشده است كه موارد نقص و توضیحات سردفتر ذیلاً اعلام میگردد: 12- وجوهی كه تأدیه آن بطور اقساط زوجین مقرر شده نظیر سایر اسناد رسمی از قبوض اقساط رسمی استفاده شده است/ نشده است كه چگونگی امر و توضیحات سردفتر بشرح زیر است: 13- اعلامیه های ازدواج و حقوق دولتی متعلقه به آن و نیز حقوق دیوانی وضوع تبصره 76 قانون بودجه سال 63 كل كشور بطور مرتب و منظم و صحیح تأدیه و ارسال و دفترخانه از بابت حقوق دولتی مقرره بدهی نداشت/ داشت كه در مورد واریز مبلغ ……………………….. ریال بدهی و كسر پرداختی مراتب به سردفتر تذكر داده شد و مشارالیه بموجب فیش شماره …………………………. تأدیه نمود. 14- موضوع اخذ و نگاهداری پاسخ استعلامات مربوط به رجوع یا عدم رجوع زوجه مطلقه هنگام ثبت واقعه ازدواج و همچنین گواهی پزشكی و سایر مدارك مستنداتی كه سردفتر ازدواج قانوناً مكلف به اخذ و نگهداری آنها میباشد و نیز تهیه و ارسال بموقع آمارهای ماهیانه و سایر اطلاعات خواسته شده توسط اداره ثبت متبوعه بطور دقیق و مرتب و منظم و كامل و صحیح توسط دفترخانه رعایت شده است/ نشده است كه موارد اشكال و نقص و همچنین توضیحات سردفتر ذیلاً اعلام میگردد: ب: دفتر طلاق 1- با ملاحظه دفتر ثبت واقعه طلاق و مدارك و مستندات ثبتهای مورد بازرسی، دفتر طلاق موجود در دفترخانه از حیث شماره مسلسل ثبتها و قید شماره صفحات و نیز مجلد بودن دفتر، و ممضی و ممهور بودن تمام صفحات دفتر به امضای نماینده دادستان و نیز پلمپ آن و قید تعداد كلیه صفحات در ظهر برگ اول و آخر دفتر و حفظ فاصله سطور و نحوه حذف كلمات و جملات اضافی و زائد و تصحیح و اضافات و باقی نگذاردن محلهای سفید و خالی در دفاتر چاپی و تكمیل كلیه قسمتهای دفتر و همچنین اخذ رونوشت با فتوكپی مصدق شناسنامه و حكم قطعی صادره از دادگاه مدنی خاص برای ثبت طلاق و نیز اخطارهای قانونی صادره و رؤیت شده و مراعات فرجه و مهلتهای مقرر در بخشنامه ها و دستورالعمل های صادره و سایر مدارك و مستنداتی كه سردفتر طلاق قانوناً موظف به اخذ و نگاهداری و مراعات آن است از جمیع جهات كامل و جامع است و در این موارد اشكالی بنظر نرسید/ رسید كه موارد نقص و توضیحات سردفتر ذیلاً اعلام میگردد: 2- امضاهای ذیل ثبت واقعه طلاق كنترل گردید و با توجه به مقررات و ضوابط مربوطه از این حیث اشكال بنظر نرسید/ رسید كه موارد نقص و توضیحات سردفتر بشرح زیر است: 3- آمارهای ماهیانه و سایر اطلاعات خواسته شده توسط واحد ثبتی متبوعه و اعلامیه ها بطور مرتب ومنظم و صحیح و بموقع تهیه و ارسال و حقوق دولتی مقرره و نیز حقوق موضوع تبصره 76 قانون بودجه سال 63 كل كشور صحیحاً وصول و ایصال و دفترخانه از بابت حقوق دیوانی مقرره بدهی و یا كسر پرداختی نداشت/ داشت كه در مورد مبلغ …………………………. ریال بدهی و كسر پرداختی مراتب به سردفتر تذكر داده شد و مشارالیه بموجب فیش شماره ……………………….. تأدیه نمود. 4- ثبتهائی كه با وكالت از طرف زوج و یا زوجه انجام پذیرفته مدارك و مستندات لازم اخذ و ضوابط و موازین قانونی و بخشنامه ها و دستورالعملهای صادره دقیقاً رعایت شده است/ نشده است كه موارد نقص و توضیحات سردفتر طلتق بشرح زیر است: 5- آن قسمت از ضوابط و موارد مندرج در فرازهای 1 تا 14 بخش الف «دفتر ازدواج» كه مربوط به دفاتر طلاق نیز میشود مورد بررسی و كنترل واقع و نقص و اشكالی بنظر نرسید/ رسید كه چگونگی امر و موارد نقص و توضیحات سردفتر بشرح ذیل اعلام میگردد: در مجموع با كنترل و ررسی واقعه های ازدواج/ طلاق ثبت شده در دفتر مورد بازرسی بغیر از موارد مشروحه فوق سردفتر ازدواج/ طلاق كلیه تكالیف و وظائف و ملاحظات مقرر در مبحث نكاح و طلاق قانون مدنی، قانون ازدواج و آئیننامه ها و نظامنامه های مصوبه در خصوص ازدواج و طلاق و همچنین كلیه بخشنامه های صادره از سازمان ثبت اسناد و املاك كشور و سایر ارگانهای ذیربط را صحیحاً ایفا و مراعات نموده و مواردی كه مغایر با قوانین ضوابط و مقررات باشد ملاحظه نشد/ شد كه موارد مغایر و چگونگی امر و توضیحات سردفتر در این خصوص نیز بشرح زیر است: این صورتجلسه در………………… نسخ تنظیم و در تاریخ بحروف/ بعدد به امضای سردفتر و بازرسین رسید. محل امضاء سردفتر محل امضاء بازرس یا بازرسان 
نحوه بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق بند 199- روساء هر حوزه ثبتی مكلفند دفاتر ازدواج و طلاق مقر اداره را اقلاً ماهی یكبار و خارج از مقر اداره را هر شش ماه یكبار دقیقاً از نظر اجرای تكالیف قانونی و مواردی كه در فصل مربوط به ازدواج و طلاق در این مجموعه چاپ شده دقیقاً بررسی نموده و چنانچه تخلفی مشاهده نمودند با تنظیم و ارسال صورت مجلس كه با امضای سردفتر متخلف رسیده باشد در دو نسخه حتی الامكان ماشین شده والا با خط خوانا جریان را گزارش نمایند و سردفتران ازدواج و طلاق خارج از مقر اداره مكلفند هر سه ماه یكبار دفاتر خود را برای رسیدگی بمقر اداره بیاورند و متصدیان امر باید ظرف سه روز رسیدگی و اعلام نظر نمایند. بند 231 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 اصلاح شده 
دفتر بازرسی بند 200- دفاتر رسمی ازدواج و طلاق باید دفتری بنام بازرسی داشته باشند كه همیشه در دسترس بازرسان اعزامی قرار داده شود تا نتیجه بازرسی را درآن قید و امضاء نمایند. بند 210 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49.( برگرفته از سایت محضرچی mahzarchi.ir) 
 فصل 13 
 اسناد رسمی لازم الاجرا 
مرجع صدور اجرائیه بند 201- صدور اجرائیه های قبوض اقساطی بدون قید و شرط با ثبت محل میباشد ولی در موردیكه طلبكار بخواهد از شرط سند (هر نوع كه باشد) استفاده كند صدور اجرائیه با دفترخانه مربوطه است. (فراز 167 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 
اجراء قبوض اقساطی بند 202- هنگام صدور اجرائیه نسبت به قبوض اقساطی مسئول امضاء اجرائیه مكلف است ظهر قبض را با مهری كه حاكی از صدور ارجائیه با ذكر تاریخ و كلاسه پرونده باشد ممهور نموده و رونوشت یا فتوكپی قبض را اخذ و مطابقت آنرا با اصل گواهی پیوست اجرائیه نماید. اجراء مكلف است موقع پرداخت وجه وصولی اصل قبض را دریافت و ابطال نموده و در پرونده مربوطه بایگانی نماید. (فراز 164 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49.) 
اجرائیه اسناد عندالمطالبه بند 203- صدور اجرائیه اسناد عندالمطالبه احتیاج به صدور اخطار و ابلاغی قبلی ندارد مگر اینكه در متن سند صدور اخطار مزبور یا اظهارنامه و ابلاغ آن شرط شده باشد. (فراز 160 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49. 
صدور اجرائیه قبوض اقساطی بند 204- در مورد قبوض اقساطی كه برای صدور اجرائیه به اجرای ثبت ارائه میشود چون ممكن است بدهكار قبلاً تغییر محل اقامت خود را بدفترخانه مربوطه داده و یا اینكه بدهی خود را در صندوق ثبت تودیع كرده باشد بنابراین باید قبلاً جریان كار از دفترخانه تنظیم كننده سند استعلام شود. (فراز 157 مجموعه بخشنامه ها بند ب و د ماده اول آئیننامه اجراء) 
اجرای چكهای بانكی وعده دار بند 205- چكهای بانكی وعده دار قبل از رسیدن موعد پرداخت در اجرای ثبت قابل اقدام نمیباشد. (فراز 143 مجموعه و ماده 253 آئیننامه اجراء). 
تكالیف رؤسای ثبت در امور اجرائی قابل واگذاری بغیر نیست بند 206- مدیران ثبت در شهرستانها و رئیس اجراء در تهران نمیتوانند تكالیفی كه به موجب آئیننامه اجرای مفاد اسناد رسمی بعهده آنها محول شده از جمله صدور دستور اجرای سند به شخص دیگری تفویض نمایند مگر اینكه رئیس ثبت در مرخصی استحقاقی یا استعلاجی باشد كه در این صورت معاون او تكالیف رئیس ثبت در كلیه امور مربوط له اجرای مفاد اسناد رسمی اعم از صدور دستور اجراء و امور مربوط به سایر عملیات اجرائی را عهده دار خواهد بود و نیازی به صدور ابلاغ مركزی ندارد ولی در واحدهای ثبتی كه فاقد معاون است باید برای عضو ارشد ابلاغ مركزی كفالت صادر شود. (فراز 153 مجموعه بخشنامه ها ماده 233 آئیننامه اجراء). 
دفتر عملیات مأمور اجراء بند 207- برای سهولت كنترل عملیات مأمورین اجراء هر یك از آنان موظفند عملیات روزانه خود را در دفتر مخصوص وارد نموده و مراقبت نمایند هر عملی را كه از بابت بدهی اشخاص یا حقوق دیوانی مینمایند در ستون های مخصوص یادداشت نمایند. (بند 425 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) 
اجرای اسناد رسمی بند 208- مأمورین اجراء و ابلاغ باید اخطارها و اجرائیه ها را طبق مقررات قانونی و آئیننامه اجرای مفاد اسناد رسمی ابلاغ نموده و مراتب را با جوهر ثابت و عبارت خوانا با قید تاریخ و ساعت تمام حروف در برگ ابلاغ شده قید نمایند. (بند 81 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 اصلاحی. 
اخذ رسید پرونده بند 209- برای تسلیم پرونده ممیز، مأمور اقدام باید در دفتر مخصوص وارد و رسید اخذ كند ممیز نیز مكلف است فوراً تكلیف خود را انجام و پرونده را مسترد و رسید خود را باطل نماید. بری امضا روسای مربوطه پرونده تحت مسئولیت مدیر بایگانی تسلیم و پس از امضاء حضوراً مسترد خواهد شد. (فراز 155 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 اصلاحی. 
دفاتر مورد عمل اجراء بند 210- اداره اجرا ثبت و ادارات ثبت شهرستانها بایستی دفتر اوقات و دفتر عملیات اجرائی و دفتر پرونده های مختومه اجرائی را مانند پیش مرتباً عمل نمایند. (فراز 154 مجموعه بخشنامه های) تا آخر سال 49 
نحوه تماس با ادارات آموزش و پرورش بند 211- مقتضی است به دفاتر اسناد رسمی و ادارات تابعه اعلام شود كه اوراق و اسناد و اخطاریه های اداره آموزش و پرورش را در تهران به دفتر حقوقی آن وزارتخانه ابلاغ نمایند و از ارسال آن به نواحی یا سایر ادارات تابعه آن وزارتخانه خودداری نمایند. 
اصلاح آئین نامه اجراء بند 212- در رابطه با اصلاح آیین نامه قبلی اجراء اسناد رسمی بوده که با تصویب آیین نامه جدید (مصوب 11 شهریور 1387) بخشنامه این بند حذف گردیده است. 
اثر قراردادهای تنظیمی در اجراء بند 213- قراردادهائی كه طرفین نسبت به پرونده اجرائی در حضور مدیر ثبت یا مدیر اجراء یا مأمورین اجرای پرونده در حدود صلاحیت قانونی آنها منعقد مینمایند ذاتاً رسمی بوده و در حدود مقررات لازم الاجراء است. (فراز 150 مجموعه بخشنامه ها ماده 239 آئیننامه اجراء). 
كارشناسی بند 214- لازم است به كارشناسانی كه همه ساله از طرف اداره فنی وزارت دادگستری فهرست اسامی آنها منتشر میشود یا ملاحظه پروانه همان سال و در حدود تخصص آنها كار ارجاع شود. (فراز 149 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49). 
اعلام تخلیه عین مستأجره به دفترخانه بند 215- اداره ثبت در مورد تخلیه عین مستأجره باید مراتب را به دفترخانه اسناد رسمی مربوطه اعلام دارد كه در ستون ملاحظات ثبت دفتر قید نمایند (فراز 146 و 147 مجموعه بخشنامه ها و ماده 212 آئیننامه اجراء). 
اجرائیه های صادره از طرف ارتش بند 216- در مورد اجرائیه های صادره از طرف هیئت مشاور حقوقی و قضائی وزرات دفاع و همچنین اجرائیه های صادره از طرف كلیه واحدهای ارتش در ایران منحصراً با هیئت مشاور حقوقی و قضائی وزارت دفاع مكاتبه و كسب تكلیف نمائید. (فراز 141 مجموعه و ماده 259 آئیننامه اجراء). 
اجرائیه مالیاتی و مطالبات دولت از اشخاص بند 217- در مورد اجرائیه هائی كه ادارات و دوایر دولتی برای وصول طلب خود علیه اشخاص صادر میكنند چنانچه مقررات خاص (مانند مقررات اجرائی مالیات) وجود نداشته باشد مطابق آئیننامه اجرای ثبت عمل میشود. 
اجرائیه های موضوع تبصره ماده واحده افزایش اعتبارات كشاورزی بند 218- نسبت به اجرائیه های موضوع تبصره ماده واحده قانونی افزایش اعتبارات كشاورزی مصوب 25/2/39 باید طبق نمونه های تصویب شده مانند اسناد رسمی اقدام شود. فراز 137 مجموعه بخشنامه های تا اخر سال 49 
اجرائیه هایی كه متعهد آن دولت است بند 219- در مورد اجرای اجرائیه های صادره علیه مؤسسات دولتی ادارات ثبت باید با رعایت مقررات قانونی محاسبات عمومی و سایر مقررات مالی دولت بر طبق آئیننامه اجرائی مفاد اسناد رسمی عمل نمایند. (فراز 117 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 
اجراء پس از حكم اعسار بند 220- در مواردیكه حكم اعسار بدهكار صادر میشود اجراء مكلف است هر وقت مالی از بدهكار بدست آورد حقوق دولت و طلب بستانكار را بتقاضای او استیفا نمایند. 
بازداشت وجه حساب بدهكاران در بانكها بند 221- در مواردیكه بستانكار برای استیفای طلب خود تقاضای بازداشت معادل طلب خود از موجودی حساب جاری بدهكار در یكی از بانكها را مینماید مقتضی است نام و نام خانوادگی و اسم پدر و شماره شناسنامه و محل اقامت و شغل بدهكار را بنحوی كه اشكالی برای بانك تولید نشود در تقاضانامه ذكر نمایند. تخلف از اجرای این دستور موجب تعقیب اداری است. (فراز 103 مجموعه بخشنامه ها 30925/2-6/12/47 و ماده 91 آئیننامه اجراء). 
تقاضای منع صدور گذرنامه بند 222- الف: در اجرای مقررات بند ب ماده 9 قانون تذكره مصوب دیماه سال 1311 در مواردیكه اجرائیه علیه محكوم علیه و یا متعهد سند لازم الاجراء صادر میشود در صورتیكه از طرف نامبردگان یا قائم مقام قانونی آنها مالی معرفی نشود و یا دسترسی به اموال آنها نباشد برحسب تقاضای محكوم له و یا متعهد له لازم است در مورد اجرائیه صادره از اجرای ثبت مراتب را به اداره كل ثبت گزارش دهید تا مراتب را به اداره گذرنامه در تهران یا شهرستانها اعلام شود كه از صدور گذرنامه متعهد سند لازم الاجراء خودداری نمایند. بدیهی است پس از اجرای مفاد لازم الاجراء و یا رضایت كتبی متعهدله باید فوراً اطلاع دهید تا از دستور صادره رفع اثر بعمل آید ضمناً توجه داشته باشند كه صدور دستور فوق مختص مقام قضائی است. ب: در مورد بالا باید نام- نام پدر- نام خانوادگی- سن- شماره و محل صدور شناسنامه- شغل- محل اقامت و علت تقاضا در گزارش قید گردد. بنحوی كه بر اثر تشابه اسمی موجبات مزاحمت اشخاص دیگر فراهم نشود. (دوم): چون در مورد نحوه اقدام در خصوص بند ۲۲۲ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهر ماه ۱۳۶۵ استعلاماتی شده است لذا مراتب به استحضار مقام محترم معاونت وزارت دادگستری و ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور رسید و چنین مقرر فرمودند: در اجرای بند ۲۲۲ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهر ماه ۱۳۶۵ با توجه به ماده ۱۷ قانون گذرنامه چون مقرر شده است که دولت می تواند از خروج بدهکاران اجرائی طبق شرایط و مقرراتی که در آئین نامه تعیین می شود، جلوگیری نماید لذا مقتضی است در مواردی که بستانکار پرونده اجرائی یا قائم مقام قانونی آن چنین درخواستی از دوائر اجرای ثبت می نماید، واحدهای ثبتی در شهرستان ها و اداره اجرای ثبت تهران، در تهران باید عینا درخواست را با تعیین میزان بدهی مسلم مدیون به اداره گذرنامه ارسال نمایند.-بخشنامه شماره 2041 / س / 2 مورخ 17/9/66 اداره کل امور اسناد و سردفتران سازمان ثبت. 
توقف مازاد معاملات رهنی و با حق استرداد بند 223- در موردیكه مازاد معاملات شرطی و رهنی یا مال بازداشت شده از طرف دادگاه و سایر مراجع صالحه طبق مقررات بنفع ثالث بازداشت و مراتب به اجرای ثبت رسماًُ ابلاغ میشود اجرای ثبت باید عملیات اجرائی را طبق مقررات تعقیب و در صورت وجود مازاد به مرجع بازداشت كننده ارسال والا بلافاصله بعد از تنظیم صورت مجلس مراتب را به مرجع مزبور اعلام دارد. اگر معامله شرطی فسخ و یا بازداشت مقدم رفع شود بازداشت مؤخر جانشین آن خواهد شد. (فراز 101 مجموعه بخشنامه ها اصلاح شده). 
ارقام در بخشنامه بازداشت و آگهی مزایده تمام حروف قید شود بند 224- در آگهی های مزایده و همچنین بخش بازداشت املاك باید میزان طلب بستانكار یا مبلغی كه مزایده از آن شروع میشود و شماره پلاك ملك در مورد بازداشت یا مزایده تمام حروف نوشته شود تا هنگام ثبت بازداشت نامه یا چاپ آگهی در روزنامه اشتباهی رخ ندهد. تخلف موجب تعقیب اداری است. 
توقیف اتومبیل بند 225- در مواردی كه مأمور اجراء اتومبیل را بازداشت مینماید چنانچه مورد بازداشت از طرف ستیر مراجع قانونی دیگر پلمپ شده باشد باید پس از بازداشت مراتب فوراً به مرجع مذكور اعلام شود. (فراز 100 مجموعه بخشنامه ها اصلاح شده است). 
تطبیق نوبت اول آگهی با پیش نویس بند 226- آگهی های مزایده را پس از انتشار نوبت اول با پرونده امر تطبیق و چنانچه اشتباهی شده باشد فوراً در اصلاح و رفع آن اقدام گردد. 
قرار توقیف عملیات اجرائی بند 227- به محض وصول قرار توقیف عملیات اجرائی اقدامت بعدی اجراء متوقف میشود و اگر قبل از صدور قرار مالی از بدهكار بازداشت نشده باشد چنانچه تمام موضوع لازم الاجراء بعنوان تأمین در صندوق دادگستری نقداً سپرده شده باشد مال بازداشتی آزاد و مراتب به دادگاه صادر كننده قرار اعلام میشود كه در صورت رد قرار یا صدور حكم بر بی حقی خواهان قرار وجوه سپرده شده را بابت طلب بستانكار ارسال دارند، در صورت صدور حكم بدوی بر بی حقی خواهان قرار اگر چنانچه ضمن صدور حكم قرار الغاء شده باشد عملیات اجرائی تعقیب میشود والا تعقیب عملیات اجرائی موكول بصدور و ابلاغ حكم قطعی خواهد بود. (فراز 99 مجموعه بخشنامه ها اصلاح شد و اصلاحی شماره 18997 / 24 / 1 مورخ 75/10/13 سازمان ثبت). 
ورشكسته شدن متعهد اجرائیه بند 228- در مورد اجرائیه هایی كه بدهكار آنها ورشكست می شود باید پرونده به اداره تصفیه محل ارسال و اداره ثبت از اقدام اجرائی خودداری نماید (در اینصورت حق الاجراء تعلق نمیگیرد مگر اینكه حكم ورشكستگی نقص و عملیات اجرائی در ثبت به انجام برسد) در مورد اسنادی كه وثیقه دارد و عملیات اجائی طبق ماده 34 قانون ثبت و اصلاحی ماده 34 باید علیه بازرگانان متوقف یا ورثه او كهمتوقف میشود تعقیب شود نظر به مستفاد از ماده 419 قانون تجارت هرگونه اطلاع كه مدیون داده میشود به اداره تصفیه هم مراتب اطلاع داده شود و چنانچه مازاد در مزایده داشته باشد به اداره مزبور ارسال گردد (فراز 95 مجموعه بخشنامه ها اصلاح شده ستند به رأی مورخه 8/4/50 شورایعالی ثبت). 
جریان اجرا بطرفیت ورثه بدهكار بند 229- در صورتیكه متعهد فوت نموده و متعهد له به استناد ماده 6 آئین نامه اجراء درخواست صدور اجرائیه كرده باشد و ابلاغ اجرائیه به شخص ورثه یا قیم مقدور نباشد طبق ماده 18 آئین نامه مصوب سال 55 اجرائیه باد بوسیله روزنامه ابلاغ شود و جریان اجرائی تعقیب گردد. صدور سند انتقال و تحویل ملك متوقف بر ارائه گواهی حصر وراثت نخواهد بود و در صورت عجز متعهدله از معرفی ورثه اجرای ثبت تكلیفی نخواهد داشت. (فراز 84 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده و بخشنامه 10921/2-12/5/48 اداره امور اسناد). 
پرداخت كلیه دیون قبل از صدور اسناد انتقال بند 230- در مورد كلیه پرونده های اجرائی كه عملیات آن منتهی به صدور سند انتقال میشود بدهكاران پرونده های مزبور چنانچه حاضر به پرداخت دین باشند میتوانند قبل از صدور سند انتقال اجرائی كلیه بدهی خود و اجور و خسارات را تا روز پرداخت وجه در صندوق ثبت ایداع تا از صدور سند انتقال خودداری بعمل آید مقتضی است مراتب را به بدهكاران این گونه پرونده های اجرائی اخطار نمائید. (رأی شماره 6-27/1/52 هیئت عمومی دیوانعالی كشور). 
سند انتقال منقول بند 231- صدور سند انتقال نسبت به اموال منقول مورد ندارد مگر در مواردیكه طبق مقررات نیاز به تنظیم سند باشد. (فراز138 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 اصلاحی. 
حافظ و مسئولیت او بند 232- درمواردیكه مالی در محل مورد تخلیه موجود بوده و به حفاظت موجر یا شخص دیگر تفویض می شود چنانچه حافظ تقاضای تحویل مال مورد حفاظت را بنماید و ذینفع حاضر به قبول آن نشود باید حافظ دیگر تعیین و مال مورد حفاظت به او تحویل شود و مادام كه حافظ دیگر تعیین نشده مسئولیت حفاظت با حافظ قبلی خواهد بود. (فراز 148 مجموعه بخشنامه تا آخر سال 499.) 
عدم مداخله كارمندان ثبت در امور اجرائی بند 233- از نظر اهمیت مسئولیتی كه در حین اجرای مقررات و حفظ حقوق مردم بعهده كاركنان ثبت برگذار شده باید از دخالت مستقیم و غیرمستقیم در امور اجرائی خودداری و حتی از ضمانت بدهكاران اجرائی یا گواهی اعتبار ضامن بدهكار اجتناب نمایند. تخلف از این دستور موجب پیگرد قانون است. (فراز 152 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 
اعلام ختم پرونده به دفترخانه بند 234- بمحض ختم پرونده های اجرائی موضوع معاملات مذكور در ماده 34 قانون ثبت مسئول امر باید مراتب را جهت فسخ معامله و ابطال سند به دفترخانه تنظیم كننده سند اعلام كند. (بند 147 مجموعه بخشنامه ها و ماده 212 آئین نامه). 
 فصل 14 
 ابلاغ 
ابلاغ اجرائیه به كارمندان بند 235- اجرائیه بكارمندان باید بوسیله مأمور اجراء یا ابلاغ طبق مقررات ابلاغ شود ارسال آن به ادارات مجوزی ندارد.(فراز 85 مجموعه بخشنامه ها). 
ابلاغ اوراق قضائی به افراد مقیم خارج كشور بند 236- بموجب ماده 105 قانون آئین دادرسی مدنی چنانچه مدعی علیه در خارج از ایران اقامت داشته باشد ابلاغ، بوسیله وزارت امور خارجه بعمل خواهد آمد و بر طبق ماده 95 قانون مذكور گواهی مأمورین سیاسی یا كنسولی راجع به ابلاغ اوراق بمخاطب كافی است و مأمورین نامبرده در انجام وظیفه قانونی خود نسبت به ابلاغ اوراق قضائی مكلف به رعایت مقررات ابلاغ توسط مأمورین و اشخاص دیگر مذكور در قانون آئین دادرسی مدنی نیستند و گزارش آنها بر ابلاغ یا شناخته نشدن مخاطب در محلی یا استنكاف او از گرفتن برگها یا ابلاغ توسط پست كافی خواهد بود و در مواردیكه دولت ایران در كشور محل توقف مخاطب اصولاً نمایندگی سیاسی یا كنسولی نداشته باشد و ابلاغ دادخواست یا اوراق بطریق دیگری برای وزارت امور خارجه میسر نباشد وزارت مرقوم مسلماً تكلیفی در این مورد نخواهد داشت و در صورت اعلام وزارت مذكور مانعی ندارد كه اوراق قضائی در چنین صورتی مستقیماً بوسیله پست از طرف دفتر دادگاه به نشانی تعیین شده ارسال گردد. (فراز 82 مجموعه بخشنامه ها مستنداً به بخشنامه شماره 22113/2/24/9/48، اداره امور اسناد). 
ابلاغ اجرائیه ثبتی و سایر اوراق اجرائی بند 237- در مورد ابلاغ اجرائیه ثبتی و سایر اوراق اجرائی و اخطارهای لازم كه بوسیله ادارات ثبت ابلاغ میشود، چون در عمل مشاهده شده است كه بعضی از مأمورین به تشخیص خود ابلاغ واقعی را در پاره ای از موارد ضروری میدانند لزوماً یادآور میشود كه ابلاغ اعم از ابلاغی واقعی و قانونی است. اصلاحی بخشنامه ه 781/2/-11/3/54 
ضرورت ابلاغ اجرائیه به مالك و راهن بند 238- چون در مورد املاكی كه مالكان آنها رضایت می دهند وثیقه دین مدیون قرار گیرد‌ (از طریق دادن وكالت و غیره) اسناد اینگونه وثائق منتهی بصدور اجرائیه میشود روبه ادارات ثبت نسبت به ابلاغ اجرائیه یكسان نیست و غالباً از اداره كل ثبت كسب تكلیف مینمایند لذا با در نظر گرفتن مدلول ماده 115 آئین نامه اصلاحی مصوب سال 1355 مقرر میگردد چون در این قبیل موارد ابلاغ اجرائیه هم به بدهكار و هم به مالك وثیقه ضرورت دارد لذا اجرائیاتی كه از این به بعد علیه مدعوین صادر میشود نام مالك نیز در اجرائیه قید و اجرائیه بایستی به بدهكار و مالك وثیقه (اعم از منقول و غیرمنقول) ابلاغ شود. (فراز 83 مجموعه بخشنامه ها كه اصلاح شده است ). 
 فصل 15 
 امور مالی اجراء 
قید مشخصات در حواله های بانكی بند 239- در حواله های بانكی كه بموجب آن وجوهی را برای حوزه ثبتی دیگری میفرستید باید مشخصات كامل بدهكار و بستانكار و شماره پرونده امر و سوابق مربوطه در حواله قید شود. (فراز 144 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 
حساب نیم عشر اجراء بند 240- برای نگهداری حساب نیمعشر اجراء مقررات ذیل را در نظر گرفته و بموقع اجراء گذارید. كلیه فیشهای صادره بابت نیمعشر بترتیب شماره و تاریخ با ذكر اسامی بستانكار و بدهكار و مبلغ در ستونهای مخصوص دفتر مربوطه ثبت و بدینوسیله جمع كل عایدات همیشه معلوم خواهد گردید. (اصلاحی فراز 89 مجموعه بخشنامه ها). 
طریقه وصول نیمعشر پرونده های اجرائی ماده 34 و نیمعشرهای لاوصولی بند 241- در مود پرونده اجرائی كه اجرائیه طبق ماده 34 قانون ثبت صادر و ابلاغ شده با انقضاء مهلت مقرر در ماده مزبور هرگاه بستانكار برای پرداخت هزینه انتشار آگهی مزایده و تعقیب عملیات اجرائی حاضر نشود و از تاریخ ابلاغ یكسال گذشته باشد چون ملك بدهكار وثیقه است مراجعه به او برای وصول نیمعشر مورد ندارد ولی براساس تبصره ماده 131 قانون ثبت مراجعه به بستانكار اشكالی ندارد و همچنین در مورد پروندهائیكه با تنظیم صورتمجلس مزایده و نبودن خریدار و عدم پرداخت بدهی از ناحیه بدهكار باید ملك مورد وثیقه به بستانكار برگذار شود. و چنانچه بستانكار حاضر به پرداخت نیمعشر و حق حراج و تقاضای تنظیم سند انتقال نشود با وصول نیمعشر و حق حراج از بستانكار پرونده را از ردیف خارج و هر وقت مراجعه كرد در تنظیم سند انتقال و تحویل مورد مزایده اقدام نمایند و بموجب رأی مورخه 10/2/43 شورایعالی ثبت از هزینه آگهی مزایده نباید نیمعشر اجرائی اخذ شود. (فراز 92 مجموعه بخشنامه ها اصلاح شده و 21763/2-4/12/43 و 4341/2-25/3/43). 
نیمعشر تخلیه بند 242- در مواردیكه بعلت عدم پرداخت اجور، اجرائیه بر تخلیه عین مستأجره صادر میشود چنانچه بعد از ابلاغ اجرائیه و قبل از تخلیه طرفین سازش نمایند و یا موجر (بستانكار) از تخلیه منصرف شود نیمعشر اجور و تخلیه باید طبق مقررات وصول گردد، لیكن در مواردیكه بعلت پرداخت شدن اجور از تخلیه عین مستأجره خودداری و ختم عملیات اجرائی موكول بصدور حكم قطعی دادگاه میشود مادام كه عمل تخلیه انجام نگردیده مطالبه نیمعشر تخلیه مورد نخواهد داشت. (فراز 91 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49 و 12871/2-25/7/43 و ماده 223 آئین نامه اجراء). 
حق الاجراء قبل از ابلاغ اجرائیه بند 243- حق الاجراء قبل از ابلاغ اجرائیه نسبت به موضوع لازم الاجراء و همچنین نسبت به مبلغی كه قبل از ابلاغ مستقیماً پرداخت شده تعلق نمیگیرد ولی باید مراقبت شود اجرائیه ظرف مدت مصرح در آئین نامه اجراء ابلاغ شود نسبت به پرونده های تشكیل شده در زمانیكه حق الاجراء دو برابر شده بود تا تاریخ 14/10/33 بهمان مأخذ وصول خواهد شد انصراف بستانكار از مطالبه تمام یا بعض از اصل طلب موثر در مطالبه و وصول نیمعشر نیست. (فراز 90 مجموعه بخشنامه ها). 
هزینه ابلاغ اجرائیه و اظهاریه هائی كه بدهكار ومخاطب متعدد دارد بند 244- در مورد اجرائیه هائی كه بدهكار متعدد و اظهاریه هائی كه مخاطب متعدد دارد چون مربوط به یك موضوع می باشد فقط باید هزینه قانونی یك فقره ابلاغ دریافت گردد. (فراز 86 مجموعه بخشنامه ها اصلاح شده و بخشنامه 14395/8-18/4/45). 
هزینه آگهی بند 245- در موردیكه بدهكار مالی بلامعارض و قابل فروش معرفی و از پرداخت هزینه آگهی خودداری مینماید بستانكار میتواند هزینه را پرداخت و با طلب خود مطالبه و دریافت دارد. (فراز 145 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 اصلاحی. 
استرداد هزینه ابلاغ اجرائیه بند 246- هزینه ابلاغ اجرائیه هایی كه عمل آن در خارج تصفیه میگردد و بستانكار قبل از ابلاغ اجرائیه وصول وجه را اعلام میدارد و به تقاضای ذینفع قابل استرداد می باشد. (بند 283 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
نیم عشر لاوصولی بند 247- لازم است دستور دهند كلیه پرونده های اجرائی ثبت را بررسی و آنچه نیم عشر وصول نشده علت آنرا معلوم دارند و نسبت به وصول آن برابر مقررات اقدام نمایند. (بند 435، مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49). 
هزینه سند انتقال اجرائی بند 248- الف: در هر مورد كه سند انتقال بنام بستانكار پرونده اجرائی تنظین میشود پرداخت حقوق دیوانی، حق حراج، هزینه آگهی، هزینه ثبت سند در دفترخانه بعهده او است و چنانچه مورد انتقال مازادی نداشته باشد بستانكار میتواند بقیه هزینه های مربوطه و مالیاتهای متعلقه را پرداخت و سند انتقال دریافت دارد. ب: چنانچه خریدار شخص ثالث باشد سوای مبلغی كه در صورت مجلس مزایده قید و نقداً پرداخته و یا بستانكار موافقت بر نسیه كرده، اگر برای پرداخت بقیه هزینه های قانونی (مالیات گذشته، مالیات انتقال قطعی، مفاصا حساب شهرداری و هزینه سند انتقال) محلی نباشد ثالث میتواند برابر ضوابط مقرره با پرداخت آن، سند انتقال دریافت دارد. ج: در مورد واگذاری رقبات بازداشتی كلیه حقوق و عوارض و مالیات و هزینه ثبت سند انتقال برابر ضوابط مقرره از محل بهای ملاك برداشت و بقیه پس از پرداخت طلب بستانكار اگر وجود داشته باشد به بدهكار پرداخت خواهد شد و در صورتیكه طلب بستانكار باقی داشته باشد میتواند به سایر اموال بدهكار مراجعه نماید. (فراز 139 مجموعه بخشنامه اصلاح شده). 
پرداخت وجوه توقیف شده به غیر ذینفع بند 249- هرگاه وجهی بابت طلب شخصی بازداشت شده باشد پرداخت آن به غیر ذینفع مجوزی ندارد در مورد وجوه وصولی طبق ماده 90 آئین نامه اجراء بایستی طبق تبصره ماده 64 عمل شود. (فراز 105 مجموعه بخشنامه ها) تاآخر سال 49 
پرداخت وجه پرونده اجرائی به ذینفع بند 250- پرداخت هر وجهی به ذینفع بابت پرونده های اجرائی باید به دستور مسئول اجراء باشد، احراز هویت دریافت كننده با مسئول پرداخت وجه است. (فراز 104 مجموعه بخشنامه ها). 
حق حراج بند 251- در مواردیكه مورد حراج به بستانكار هم واگذار شود حق حراج نیز علاوه بر سایر حقوق قانونی باید از بستانكار وصول شود. (فراز 135 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 
تقسیم حق النسبی بند 252- اول – حق النسبی از حق الاجراء هر پرونده اجرائی برابر ماده 15 قانون متمم بودجه سال 1337 برداشت و برابر آئین نامه تقسیم حق النسبی پرداخت میشود. در مواردیكه مأمورین اجراء حق الاجرا را مستقیماً وصول نكرده بلكه در اثر عملیات آنها از قبیل ابلاغ، اجرائیه و غیره حق الاجرا وصول شده حق النسبی آنها طبق ماده 8 اصلاحی آئین نامه مزبور به نسبت حق بین آنها تقسیم میشود و سایر اشخاص حق اخذ وجهی بابت حق النسبی ندارند و باید منحصراً به كاركنان اجراء پرداخت شود. (فراز 136 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 – دوم – چون تعدادی از واحدهای ثبتی شهرستان ها در خصوص بند ۲۵۲ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا مهر ماه ۱۳۶۵ سئوالاتی می نمایند لذا بدینوسیله اعلام می دارد که ضوابط مقرر در بند ۲۵۲ مربوط به نحوه برداشت و تقسيم وجوه حق النسبي از حق الاجراء می باشد و لاغير و در مورد اصل کلی موضوع که همانا مستند و مجوز پرداخت حق النسبي است با توجه به ماده واحده مصوب سال ۱۳۵۸ شورای انقلاب مبنی بر لغو درآمدهای اختصاصی وزارتخانه ها و مؤسسات دولتی و نیز تبصره ۲۸ قانون بودجه سال ۱۳۵۸ کل کشور فعلا پرداخت حق النسبي از حق الاجراء مجوزی ندارد و تأدیه آن مستلزم تحصيل مجوز قانونی مجدد خواهد بود. بخشنامه شماره 1/149 – 33/ت مورخ 66/2/10 دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت 
 فصل 16 
 اجرای اسناد ماده 34 قانون ثبت 
صدور اجرائیه طبق تبصره 2 ماده 34 مكرر قانون ثبت بند 253- (محضرچی): با توجه به قانون اصلاح ماده 34 و حذف ماده 34 مکرر قانون ثبت اسناد و املاک (1386/11/29) مفاد این بخشنامه منتفی است. 
رقبات متعدد كه بدون تفكیك ثمن مورد معامله رهنی و با حق استرداد واقع شده بند 254- در مواردیكه رقبات متعدد واقعه در حوزه های مختلف بدون تفكیك ثمن مورد معامله شرطی و رهنی واقع می شود باید آگهی مزایده در روزنامه مربوط به حوزه هر یك از رقبات منتشر و آگهی الصاقی در محل هر یك از رقبات مزبور الصاق و در متن آن تصریح شود جلسه مزایده در اجرای ثبت محل تنظیم سند تشكیل خواهد شد. (فراز 120 مجموعه بخشنامه ها ماده 144 آئیننامه اجراء). 
صدور اجرائیه در معاملات شرطی و رهنی عادی بند 255- نسبت به معاملات شرطی و رهنی عادی كه معامل تقاضای ثبت كرده و موضوع معامله را در اظهارنامه تصریح كرده و در آگهی نوبتی هم درج شده باشد صدور اجرائیه به عهده مدیر ثبت است. (فراز 19 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 
توقیف و مزایده ملك مجهول المالك بند 256- (محضرچی): با توجه به قانون اصلاح ماده 34 و حذف ماده 34 مکرر قانون ثبت اسناد و املاک (1386/11/29) اجرا عمل می گردد. 
قبوض اقساطی معاملات شرطی و رهنی بند 257- در مورد قبوض اقساطی كه نسبت به معاملات شرطی و رهنی تنظیم میشود اگر قبوض اقساطی در مقابل مقداری از ملك است (مدت و ملك و ثمن تقسیط شده) اجرای ماده 34 قانون ثبت نسبت به آن مقدار كه مدت آن سررسیده است اشكالی ندارد و اگر فك ملك منوط به تأدیه تمام دین است اجرائیه تا سررسید مدت معامله موقوف الاجراء میباشد. (فراز 165 مجموعه بخشنامه های) تا آخر سال 49. 
 فصل 17 
 امور املاک 
تقاضای ثبت املاك دولتی بند 258- تقاضای ثبت املاك دولتی و املاكی كه بموجب قوانین خاص در مالكیت دولت قرار میگیرد و از طرف سازمانهای مربوطه بعمل میآید.بند 348 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
درخواست ثبت و تحدید حدود سهام مجهول المالك بند 259- در موقع درخواست ثبت سهام مجهول المالك املاكی كه قسمتی از آن درخواست ثبت و تحدید حدود شده احراز تصرفات مالكانه متقاضی ثبت ضرورت دارد نمایندگانی كه مأمور تحدید حدود سهام مشاعی این قبلی املاك هستند بایستی برای تسهیل كار نام مالك و یا مالكین سهام مشاعی مجهول المالك را تحقیق و در صورت مجلس تحدید منعكس نمایند.بند 343 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
درخواست ثبت معادن و زمین شامل معدن بند 260- قبول درخواست ثبت معادن و اراضی ملكی اشخاص كه مشتمل بر معادن است با توجه به قانون و مقررات مصوبه بعمل می آید.بند 342 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
رعایت ماده 17 قانون تقسیم و فروش در قبول ثبت اراضی بند 261- الف: قبول تقاضای ثبت اراضی موات از اشخاص ممنوع است.ب: ادامه عملیات ثبتی و صدور سند مالكیت بدرخواست ثبتهای جاری موكول به احراز موات نبودن مورد ثبت و عدم تجاوز به اراضی موات است.بند 340 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
اظهار نامه ثبتی و درخواست ثبت ملك بند 262- مشخصاتی كه در اظهارنامه و پاسخ استعلام و صورتمجلس تحدید و سند مالكیت باید قید شود:در كلیه اظهارنامه ها علاوه بر نشانی متقاضی حتی الامكان نقشه یا كروكی ملك ضمیمه شده و مساحت ملك ضمن تعیین محل وقوع و مشخصات آن از حیث نام قریه و بخش و خیابان و كوچه با كمال وضوح قید و در پاسخ استعلام دفاتر و همچنین در صورتمجلس تحدید و سند مالكیت مزبور درج شود.بند 340 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
تسهیل در امر قبول تقاضای ثبت بند 263- بمنظور رفاه بیشتر در اجرای قانون ثبت عمومی و ترغیب افراد به ثبت املاك خود مقرر میدارد كه تقاضای ثبت را بر مبنای بهای تعیین شده از طرف مالك قبول نمایند.بدیهی است در موقع ثبت ملك در دفاتر املاك طبق ماده 18 آئین نامه قانون ثبت ارزیابی و بقیه حقوق دولتی وصول خواهد شد تا بدین طریق هر چه زودتر عملیات ثبتی املاكی كه تاكنون به ثبت نرسیده خاتمه پذیرد.بخشنامه 1952/3-14/4/57 
درخواست ثبت قبرستانهای عمومی و بستر مسیلها بند 264 – الف: قبول درخواست ثبت قبرستانهای عمومی و بستر مسیلها از اشخاص اكیداً ممنوع است.ب: در مورد املاكی كه حدود آنها مجاورت با رقبات فوق الذكر دارد در موقع تحدید حدود علاوه بر ارسال یك نسخه از آگهی تحدیدی به مراجع ذیصلاح نماینده مرجه مربوطه را هم دعوت نمایند كه از تجاوز احتمالی مجاورین با پلاكهای عمومی فوق الاشعار جلوگیری شود.بند 355 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
تكمیل اظهارنامه های ثبتی بند 265- چون طبق بند سوم ماده 22 آئین نامه قانون ثبت املاك باید حدود ملك و متعلقات آن در اظهارنامه هائی كه فاقد ذكر حدود است و حدود را معطوف باستشهادیه پیوست اظهارنامه میكند خودداری و متقاضی را راهنمائی كنند كه اظهارنامه را تكمیل كند. (موضوع بخشنامه 290/3-23/1/54). 
نحوه ثبت غیرمنقول براساس حكم دادگاه بند 266- در مورد ثبت مال غیرمنقول كه بموجب اجرائیه دادگاه از مال محكوم علیه منتقل بغیر گردیده است ثبت آن بنامه منتقل الیه باید مسبوق بدستور تملیك محاكم رسمی دادگستری بوده باشد.بند 384 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
عدم قبول تقاضای ثبت انهار طبیعی و سیلابها بند 267- چون براساس قانون توزیع عادلانه آبها كه كلیه آبهای جاری در رودخانه ها و انهار طبیعی و سیلابها و فاضلابها و غیره در اختیار حكومت جمهوری اسلامی ایران است و حفظ و بهره برداری از آن به وزارت نیرو محول و ایجاد هر نوع اعیانی در بستر آنها و رودخانه ها بدون اجازه وزارت مزبور ممنوع میباشد و نظر به اینكه قلمرو شمول این اختیار وزارت نیرو میباشد و با عطف توجه بماده 52 قانون مرقوم كه مقرر میدارد كلیه قوانین و مقررات مغایر با آن در قسمتی كه مغایرت دارد ملغی است، علیهذا مقررات تبصره 6 ماده 96 قانون اصلاح قانون شهرداریها مصوب سال 1345 با تصویب قانون مذكور در این قسمت منسوخ است.بند بخشنامه 9840/10-12/9/54 با اصلاح 
اماكن باستانی بند 268- از قبول درخواست ثبت اماكن و آثار باستانی اراضی مربوطه كه فهرست آن از طرف مراجع ذیصلاح اعلام شده یا میشود از اشخاص خودداری و چنانچه نسبت به این قبلی اماكن قبلاً تقاضای ثبت پذیرفته شده باشد، با رسیدگی لازم و معاینه محل مراتب را به سازمان ثبت گزارش و بعلاوه هنگام تحدید حدود رقبات مجاور اماكن و اراضی مزبور وقت تحدید حدود را ضمن ارسال یك نسخه آگهی تحدیدی مراتب را قبلاً بمراجع ذیصلاح اصلاح دهند.بند 350 مجموعة بخشنامه های تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
تقاضای ثبت، تحدید یا تفكیك حدود اراضای مجاور املاك متعلق یا مورد تصرف ارتش بند 269- در موقع پذیرفتن درخواست ثبت ملك از اشخاص كه قطعاً با معاینه محلی قبلی صورت خواهد گرفت و همچنین در موقع تحدید حدود ملك اشخاص كه در مجاورت املاك مورد ثبت یا مورد تصرف ارتش قرار گرفته در حدود قانونی و مقررات دقتهای لازم از قبیل تصرف مالكانه متقاضی و تعیت از حدود قانونی املاك مزبور مرعی داشته و توجه نمایند حقی از ارتش ضایع نشود.بند 352 مجموعة بخشنامه های تا آخر سال 49 
قبول تقاضای ثبت بند 270- بقرار اطلاع اغلب اشخاص مسیل و یا رودخانه متروكه را تسطیح نموده و درصدد تقاضای ثبت آن بر می آیند، برای جلوگیری از این امر لازم است قبل از قبول تقاضای ثبت اراضی نقشه هوائی از ذینفع مطالبه و پس از تطبیق آن با وضع محل و اطمینان به اینكه مورد تقاضا مسیل و یا رودخانه متروكه نباشد نسبت به قبول تقاضای ثبت با رعایت مقررات و دستورات صادره قبلی اقدام نمایند.بخشنامه شماره 6504/3-27/9/54 
تقاضای ثبت اراضی مجاور ساحلی بند 271- طبق ماده 1 قانون اراضی ساحلی اراضی كه از پائین رفتن سطح دریای خزر و دریاچه ها و خشك شدن مردابها و باطلاقها حاصل میشود مستحدثه ساحلی محسوب و متعلق به دولت است و بهیچ وجه اشخاص حق تقاضای ثبت آنرا ندارند.در موقع قبول تقاضای ثبت اراضی مجاور اراضی ساحلی نماینده وزارت كشاورزی را دعوت و با اطلاع و تأیید مأمور و نماینده وزارت مزبور اقدام لازم معمول دارید.بند 253 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
چگونگی ادامه عملیات ثبتی توام با انتقال ملك بند 272- نظر به اینكه بعضی از واحدهای ثبتی در مورد معاملاتی كه قبل از درخواست ثبت ملك بموجب سند عادی در محلهائی كه قانون ثبت اجراء گردیده انجام میشود، سوالاتی نموده اند لزوماً اشعار میدارد: هرگاه شخصی كه در دفتر توزیع اظهارنامه پلاكی بنام وی معرفی و ثبت شده باشد و قبل از درخواست ثبت با سند عادی پلاك موصوف را به دیگری انتقال دهد و با رسیدگی كامل اداره ثبت تصرفات مالكانه خریدار سند عادی محرز باشد قبول تقاضای ثبت ب شرایط مذكور از خریدار بلااشكال میباشد، و همچنین نسبت به املاكی كه در دفتر توزیع اظهارنامه به نام دولت یا شهرداری یا وقف معرفی شده و اشخاص بعنوان ملك خریداری تقاضای ثبت دارند قبل از جلب موافقت مراجع ذیربط از قبول تقاضای ثبت خودداری و با ادارات مربوطه تشریك مساعی نموده و مراقیت نمایند عمل خلافی صورت نگیرد. بخشنامه 1180/3-21/2/54 اصلاحی 
ثبت ملك متوفای بلاوارث بنام دولت بند 273 – اعلام اداره امور سرپرستی و درخواست خزانه داری كل از نظر اجرای بند 9 ماده 299، قانون امور حسبی برای ثبت ملك متوفای بلاوارث بنام دولت كافی خواهد بود. مطالبه مدارك دیگری لازم نیست. 
نحوه تعیین پلاك ثبتی بند 274- 1- بطوریكه در ادارات ثبت معمول است در موقع تحدید حدود نماینده ثبت برای مجاوری كه فاقد شماره پلاك است شماره پلاك تعیین مینماید، چون این رویه در عمل ایجاد اشكال نموده و احتمالاً موجب تضییع حق مجاور خواهد شد، مقتضی است منبعد در موقع قبول تقاضای ثبت این عمل انجام شود یعنی برای مجاورین ملك كه فاقد شماره پلا هستند شماره پلاك تعیین و در دفتر توزیع اظهارنامه قید و در موقع تحدید حدود این قبیل كه قبلاً پذیرفته شده باسد قبل از تحدید حدود پلاك مورد درخواست پلاك مجاورین تعیین گرد.2- همچنین در موقع قبول تقاضای ثبت اراضی مخصوصاً از دو هزار متر مربع به بالا نقشه مورد تقاضا بوسیله متقاضی تهیه و پیوست اظهارنامه گردد كه در موقع تحدید حدود مورد توجه مأمور عمل قرار گیرد.3- اغلب دیده شده است نمایندگان ثبت در موقع تحدید حدود ملك را به باغ محدود مینمایند بدون آنكه دقت شود كه مجاور باغ است یا خیر و باید توجه داشته باشند كه مجاور را قانوناً و یا عرفاً بتوان باغ اطلاق نمود.4- صحیح است كه در ماده 17 قانون تقسیم و فروش املاك مورد اجاره بزارعین مستأجر تأیید و تصدی اراضی موات را تا شعاع سی كیلومتر سازمان نسكن و زائد برآن بعهده اداره تعاون و امور روستا محول شده ولی اینموضوع رفع تكلیف از اداره ثبت نمیكند و نمایندگان ثبت مكلفند در موقع قبول تقاضای ثبت به تصرفات مالكانه متقاضی ثبت دقیقاً رسیدگی نموده و از قبول ثبت اراضی كه آثار تصرف در آن مشهود نیست و ظاهراً موات یا مرتع بنظر میرسد، شدیداً خودداری نمایند.بخشنامه 6464/3-7/11/53 
اصلاح ماده یك آئین نامه قانون ثبت بند 275- پیروشماره 494-30/1/54 موضوع اضافه شدن دفتر آمار و ثبت اظهارنامه بدفاتر مندرج در ماده یك آئین نامه قانون ثبت، اینك آئین نامه اصلاحی ذیلاً نقل میشود:نظر بماده هفت قانون ثبت اسناد و املاك مورخ 26 اسفند ماده 1310 ماده یك اصلاحی آئین نامه قانون مزبور بشرح زیر اصلاح میشود: ماده 1: هر اداره یا دایره ثبت اسناد و املاك دارای دفاتر زیر خواهد بود:1- دفتر املاك2- دفتر نماینده املاك3- دفتر املاك توقیف شده4- دفتر ثبت موقوفات5- دفتر گواهی امضاء6- دفتر سپرده ها7- دفتر توزیع اظهارنامه ها8- دفتر املاك مجهول المالك9- دفتر ثب شركتها10- دفتر اسناد رسمی11- دفتر ثبت قنوات12- دفتر آمار و ثبت اظهارنامه – بخشنامه 1296/3-24/2/54 و ماده یك آئیننامه قانون ثبت 
دفتر آمار و اظهارنامه بند 276- اكنون كه دفتر كد 304 بعنوان دفتر ثبت اظهارنامه ها تهیه و بوسیله اداره كارپردازی به آن واحد ثبتی ارسال میشود، لازم است، اولاً دفتر مزبور تحت نظارت مستقیم رئیس ثبت بوده و در ثانی كلیه ستونهای مربوط به آن بوسیله شخص رئیس ثبت تكمیل و كمال مراقبت بعمل آید كه بهیچوجه قلم خوردگی نداشته باشد.بخشنامه 824/3-10/2/54 
اضافه شدن دفتر آمار و ثبت اظهارنامه به دفاتر مندرج در ماده یك آئین نامه قانون ثبت بند 277- برحسب پیشنهاد شاره 244/3-20/1/54 سازمان ثبت اسناد و املاك كشور و تصویب وزارت دادگستری، ماده یك آئین نامه اصلاحی قانون ثبت طی شماره 494/3-30/1/54 بخشنامه شده است و ضمن آن دفتر آمار و ثبت اظهارنامه به دفاتر قانونی ثبت اضافه شده تا مندرجات اظهارنامه با حدود و مشخصات ملك در دفتر مذكور ثبت گردد تا در مواقعی كه اظهارنامه ها پاره شود و حدود ملك مشخص نباشد و یا احیاناً اظهارنامه مفقود و از بین برود از دفتر مذكور استفاده گردد.بنابراین به اداره كارپردازی سازمان ثبت دستور داده شد در چاپ و توزیع دفتز مزبور اقدام نمایند تا واحدهای ثبتی سریعاً به این تكلیف قانونی عمل نمایند.ماده یك آئیننامه قانون ثبت و بخشنامه شماره 1296/3-24/2/54 
ابطال اسناد مالكیت املاك موضوع حكم نهائی دادگاه املاك واگذاری حین قبول تقاضای ثبت بند 278- درخواست ثبت املاكی كه طبق احكام نهائی دادگاههای املاك واگذاری و صورتمجلس تحویلی بعمل میاید چنانچه اختلافی بین دادنامه و مدارك و صورتمجلس تحویلی نباشد پس از احراز و ابطال سند مالكیت صادر بنام محكوم علیه (نسبت بملك مورد تقاضا) پذیرفته میشود و چنانچه اداره املاك مربوط از ارسال سند مالكیت خودداری نماید و پذیرفتن درخواست فقط موقوف به ابطال تمام یا قسمتی از آن باشد ثبت محل با تعیین ضرب الاجل دو ماهه جریان امر را به اداره املاك و مستغلات مزبور اعلام و چنانچه در مدت مذكور سند مالكیت مورد بحث به ثبت محل فرستاده نشود و یا موارد اشكال و اختلاف اعلام نگردد بدرخواست متقاضی ثبت اقدام، و نسبت به وظائفی كه جهت ابطال سند مالكیت بر عهده ادارات ثبت است اقدام خواهد شد.بند 346 بخشنامههای ثبتی تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
تعقیب جریان ثبتی-موضوع دادنامه دادگاه املاك واگذاری بند 279- نسبت به املاكی كه طبق دادنامه نهائی دادگاه محكوم به ملكیت اشخاص شده و صورتمجلس تحویلی هم در دست دارند، چنانچه مسبوق به درخواست ثبت قبلی محكوم له بوده و جریان ثبتی آن بدون معترض خاتمه یافته باشد عملیات ثبتی محكوم له با رعایت بند مربوطه این مجموعه از نظر ابطال سند مالكیت محكوم علیه نسبت بمورد حكم بنام متقاضی تعقیب شود، والا با اجرای تشریفات مندرج در دو بند بعدی این مجموعه درخواست ثبت از محكوم له پذیرفته شده و كسانی كه حقی برای خود قائل هستند از حق اعتراض استفاده خواهند كرد.بند 344 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
تقاضای ثبت موضوع دادنامه دادگاه املاك واگذاری بند 280- در مواردیكه قراء ومزارع متعدد متصل، بصورت واحد بنام محكوم علیه تحدید حدود ودر دفتر املاك ثبت و سند مالكیت صادر شده و سپس نسبت به قسمتی از محدوده بالا بدون ذكر حدود و مشخصات بر وفق دادنامه های صادره از دادگاه املاك واگذاری و صورتمجلس تحوی و تحویل به مالكیت اشخاص درآمده و محكوم به مذكور بنام محكوم له سابق تقاضای ثبت و تحدید ندارد و باید تقاضای ثبت شود، لازم است ضمن مطالبه سند مالكیت نماینده اداره مربوطه و متقاضی ثبت را نیز جهت تفكیك حدود محكوم به از سایر قسمتها دعوت و در حدود مقررات با حضور و امضاء نماینده مزبور و در صورت عدم حضور نماینده نامبرده با رعایت بند بعدی این مجموعه و با حضور متقاضی ثبت در تفكیك حدود مورد حكم اقدام و سپس با حدود مندرج در صورت تفكیكی تقاضای ثبت محكوم له را قبول و به جریان قانونی بگذارید.بند 345 مجموعه بخشنامه ها ثبتی تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
 فصل 18 
 آگهی های ثبتی و اجرائی 
تكلیف متصدی تنظیم اظهارنامه و آگهی ها و تطبیق آگهی ها بند 281- متصدیان تنظیم اظهارنامه و پیش نویس آگهی ها و تطبیق وكنترل و غلط گیری باید، دقت نمایند تا اشتباهی رخ ندهد. در صورت وقوع اشتباه متصدیان مربوطه باید ضمن گزارش برای طرح در هیأت نظارت تاریخ وقوع اشتباه و نام اشتباه كننده را بمنظور تعقیب قانونی صریحاً ذكر نمایند.(بند 426 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
تنظیم دفاتر جهت آگهی های ثبتی (نوبتی و تحدیدی) و اجرائی بند 282- بمنظور جلوگری از مشكلات مربوط به آگهیهای ثبتی و اجرائی اعم از اشتباه در ذكر شماره ملك یا نوع آ” و مشخصات مستدعیان ثبت یا مال و مبلغ و روز مزایده و سایر جهات و رعایت مقررات مربوطه تاریخ و ترغیب انتشار آگهی مذكور در روزنامه ها و همچنین حفظ و نگهداری آگهیها و روزنامه ها حاوی آنها كه در آینده از لحاظ تسریع در رسیدگی به پرونده ها و اتخاذ تصمیم قانونی حائز اهمیت میباشد، لازم است از تاریخ وصول این دستور:1- برای ثبت و كنترل آگهی ها دو دفتر- یكی بری آگهیهای ثبتی (نوبتی و تحدیدی) و یكی هم برای ثبت و كنترل آگهیهای اجرائی تشكیل داده و در مركز برای تصدی و كنترل آگهیهای ثبتی یك نفر و برای ثبت و كنترل آگهیهای اجرائی یكنفر از كارمندان خود را با صدور ابلاغ كتبی منصوب نمائید و در ثبت مناطق و شهرستانها تصدی و كنترل آگهیهای ثبتی نیز بعهده یكنفر از كارمندان و امور مربوط به آگهیهای اجرائی را كه چندان زیاد نیست بعهده متصدیان امور اداری و در دوایر و شعب تابعه بعهده رؤسال ثبت اجراء محول نمایند.2- هر یك از متصدیان مذكور مكلفند در موقع خود به كلیه مطالب مندرج در آگهیهای ثبتی و اجرائی برحسب مورد از لحاظ انطباق موارد مذكور در آنها با مقررات مربوط از هر جهت دقیقاً رسیدگی و پس از اطمینان بصحت مندرجات آگهی هم از حیث صحت عبارات و هم از جهت تطبیق آن با مقررات و پرونده امر متن آگهی مربوط به امور ثبتی را در دفتر مربوط به آگهیهای ثبتی و اجرائی را در دفتر مربوط به آگهیهای اجرائی با قید ترتیب و تاریخ انتشار و ذكر سایر خصوصیات با استفاده از وسائل موجود و سهل ترین روش ممكن در دفتر مربوطه خود ثبت نموده و ذیل دفتر صحت وتطبیق آنرا با نسخ دیگر صریحاً تصدیق و امضاء نمایند و نسخه مربوطه را برای درج و انتشار به روزنامه ای كه برای این كار تعیین و معرفی شده ارسال دارند.3- متصدیان نامبرده مكلفند با تماس مرتب با دفتر روزنامه ناشر آگهی اقدام لازم برای دریافت روزنامه معمول و حتی در موارد استثنائی ولو ب خرید یك شماره روزنامه حاوی آگهی را بررسی و با دفتر تطبیق نموده، چنانچه آگهی صحیحاً درج و منتشر شده است مراتب را با ذكر شماره و تارخ روزنامه در دفتر مربوط گواهی و امضاء نمایند و در صورتیكه احیاناً اشتباهی در مندرجات روزنامه رخ داده باشد با در نظر گرفتن مقررات مربوطه به اشتباهات مراتب را فوری جهت طرح در هیئت نظارت و صدور دستور مقتضی گزارش و نتیجه حاصله را نیز در دفتر منعكس و امضاء نمایند.4- در مواردیكه اشتباه ناشی از عدم علاقه و مراقبت كاركنان روزنامه ناشر آگهی است در وحله اول مراتب را بدفتر روزنامه كتباً تذكر دهند و چنانچه با وصف تذكر كتبی باز هم وقوع اشتباهات ناشی از عدم دقت كاركنان روزنامه تكرار شود، چگونگی را برای اقدام لازم، ولدی الاقتضاء قطع سهمیه روزنامه مربوط به مركز گزارش دهند.5- رؤسای واحدهای ثبتی نیز موظفند علاوه بر مراقبت و نظارت و كنترل مستمر درآخر هر ماه دفتر مزبور را رسیدگی و كنترل نمایند تا صفحات آنها بطور منظم نوشته شده و از هر یك جهت تكمیل و مصون از هرگونه اشتباه و تأخیر در كار و نقص باشد. بنحوی كه بتواند ملاك عمل و اقدام قانونی قرار گیرد، چنانچه ضمن بررسی ماهیانه نواقصی مشاهده نمایند فوراً در رفع آن اقدام مقتضی را معمول دارند، ضمناً در پایان هر سال نیز روزنامه های حاوی آگهیهای ثبتی و اجرائی را بطور جداگانه مجلد نموده در بایگانی نگهداری و حفاظت نمایند تا با این اقدام مشكلات مربوط به اشتباهات و عدم دسترسی به آگهیها و روزنامه های مربوط كه در سالهای گذشته مبتلا به اكثر ادارات ثبت بوده بكلی رفع گردد.بخشنامه 3758/3-28/6/53 
دفتر آگهی های ثبتی و اجرائی بند 283- با توجه به اینكه نمونه دفتر آگهی های ثبتی و اجرائی از طریق اداره كارپردازی تهیه و ارسال شده و در بخشنامه مزبور تذكر داده شده است كه برای ثبت وكنترل آگهیهای نوبتی و تحدیدی یكنفر و برای ثبت و كنترل آگهیهای اجرائی یكنفر از كارمندان خود را با صدور ابلاغ كتبی علاوه بر وظائف منصوب نمائید، بدیهی است با توجه بشرح وظائف كارمندان اصلح این است كه در مورد ثبت و كنترل آگهیهای نوبتی و تحدیدی ابلاغ لازم بمسئول بایگانی و اجراء داده شود و در صورتیكه مدیر بایگانی بعلت كثرت كار قادر به انجام آن نباشد این وظیفه به دیگری محول شود، در هر حال باید كاملاً مراقبت شود كه مفاد بخشنامه شماره 3758-28/6/1352 دقیقاً اجرا گردد.بخشنامه شماره 332/3-22/1/56 
تعیین مسئول آگهی های ثبتی بند 284- براسس ضوابط مقرر در روش تنظیم و نشر آگهیهای وزارت دادگستری و ادارات تابعه، ادارات ثبت مكلفند یكنفر از كارمندان خود را كه از هر جهت شایستگی داشته و مورد اعتماد باشد با صدور ابلاغ داخلی برای انجام وظظایف مربوط به آگهیهای ثبت آنجا تعیین و رونوشت ابلاغ صادره را به دایره آگهی های سازمان ثبت ارسال دارند.بند 390 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
طرز ارسال آگهی به روزنامه و درج آن بند 285- الف: چنانچه روزنامه ناشر آگهیهای ثبی و اجرائی در مقر ثبت محل باشد باید آگهیهای مذكور با دفتر رسید و در غیر اینصورت با پست سفارشی به روزنامه مربوطه ارسال شود.ب: روزنامه ناشر بایستی آگهی ها را در صفحات اصلی روزنامه درج و در سرلوحه یا پایین صفحه اول شماره صفحات روزنامه را قید و از چاپ و درج آگهی های مزبور در صفحات لائی روزنامه خودداری و آگهیها را در موعد قانونی كه در خود آگهی تعیین شده درج و منتشر كند.بند 392 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
درج تاریخ انتشار نوبت اول آگهی در نوبت بعد بند 286- در آگهی های نوبتی و اجرائی باید تاریخ انتشار نوبت اول كه مبدأ اعتراض است در نوبت بعدی هم قید شود.بند 393 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
آگهی الصاقی بند 287- آگهی های ثبتی به ترتیبی كه در آئیننامه های مربوطه مقرر شده بایستی در تاریخ های مندرج در آگهی اماكن مربوطه الصاق و منتشر گردد یكنسخه از آگهیهای الصاقی نوبتی و تحدیدی را به ادارات دارائی- راه- منابع طبیعی و آب و برق و اوقاف و سازمان زمین و شهرداری و تعاون روستائی و هیئتهای هفت نفری و در مورد ارتش در شهرستانها به پادگان های نظامی و در تهران به اداره مهندسی ارتش ارسال دارید.بند 396 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تطبیق آگهی پس از انتشار بند 288- ادارات و دوایر ثبت منتشر كننده آگهی های نوبتی مكلفند بمحض انتشار آگهی های نوبتی در مقام تطبیق آن برآمده چنانچه به اشتباهی برخورد نمایند اشتباه مزبور را در پرونده ثبتی مربوطه ثبت كرده هر استعلامی كه از دفاتر و بانكها میرسد ضمن اعلام جریان ثبتی اشتباه را هم یادآور شده و در رفع اشتباه مزبور هم چنانچه در حدود اختیارات مفوض باشد در حوزه ثبتی مربوطه والا با گزارش به هیئت نظارت ثبت منطقه اقدام و موارد اشتباه را چنانچه ناشی از عمل روزنامه باشد از حق الدرج وی كسر و چنانچه ناشی از عمل كارمند مربوطه باشد. مراتب را جهت پیگرد وی گزارش نمایند و در مورد آگهی های اجرائی نیز مراتب را رعایت كنند.بند 395 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
آگهی تحدیدی اختصاصی بند 289- پس از انتشار آگهی تحدیدی عمومی یك قطعه و با یك بخش نسبت به شماره هائی كه تعیین حدود نشده انتشار آگهی تحدیدی اختصاصی به تقاضا و به هزینه متقاضی مانعی ندارد ولی اگر اشخاص متعددی درخواست انتشار آگهی تحدیدی اختصاصی نسبت بشماره های یك قریه یا یك قطعه یا یك بخش بنمایند رعایت شماره ترتیب همان قریه و قطعه یا بخش لازم است.بند 364 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
انعكاس عبارت آگهی های ثبتی در پرونده بند 290- بمحض انتشار آگهیهای نوبتی و تحدیدی در روزنامه مدیر یا مسئول بایگانی مكلف است عبارت آگهیها را استخراج و روی اظهارنامه ثبتی با قید شماره و تاریخ و اسم روزنامه ناشر منعكس و ذیل آنرا امضاء نموده به مهر بایگانی ممهور كند.بند 396 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
ارسال یك نسخه آگهی به اداره كل مطبوعات – وزارت ارشاد بند 291- هنگام پرداخت حق الدرج هر یك از آگهی ها كه برای درج و انتشار ه روزنامه داده اید علاوه بر نسخ مورد احتیاج خود یك نسخه اضافه از روزنامه مطالبه و همراه با برگ گواهی صحت درج آگهی مستقیماً به اداره كل مطبوعات وزارت ارشاد ارسال دارید.بند 398 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
نحوه قید آگهی های ثبتی در صورتمجلس تحدیدی و مجلد نمودن آگهی های نوبتی و تحدیدی بند 292- غالباً ملاحظه میشود كه واحدهای ثبتی بعلت مفقود شدن آگهیهای نوبتی و تحدیدی یا عدم امضای مالك و یا نماینده و مسئول ثبت ذیل اظهارنامه های ثبتی و یا عدم ثبت بموقع برگ تحدید حدود برای ادامه عملیات ثبتی مواجه با مشكل گردیده مبادرت به مكاتبه مینمایند، اقتضا دارد برای پیشگری از بروز این نوع معضلات كه بعلت عدم توجه بموقع مأمورین واحدهای ثبتی حادث میگردد بنكات زیر دقیقاً توجه نموده بموقع اجراء بگذارند:1- علاوه بر دقت كافی در جمع آوری آگهیهای مربوطه و مجلد نمودن آنها هنگام عملیات تحدید حدود نماینده محدود مكلف است شماره آگهیهای نوبتی و تحدیدی ونام روزنامه مربوطه را در بالای صورتمجلس تحدید با ذكر عبارت آگهی و تصریح صحت و سقم انتشار آگهی ها قید نماید تا در مواقع لزوم امكان مراجعه بروزنامه مربوطه و اخذ عین یا رونوشت آگهی ها میسر گردد.2- صورتمجلس تحدید حدود را نماینده ثبت مكلف است حداكثر یك هفته پس از عملیات تحدید بضمیمه نقشه ترسیمی نقشه بردار و پیش نویس سند مالكیت به ثبت محل گزارش نماید تا پس از ملاحظه مسئول ثبت و صدور دستور مقتضی در دفتر اندیكاتور ثبت گردد. در زمینه صورتمجلس تحدیدی كه در پرونده های ثبتی موجود، ولی ثبت دفتر اندیكاتور نشده است با مراجعه بسوابق و احراز اینكه صورتمجلس تحدیدی تكراری نبوده و آگهی تحدیدی آن منتشر شده صورتمجلس تحدیدی را ثبت دفتر اندیكاتور نموده، نسبت به ادامه عملیات ثبتی با رعایت مقررات اقدام نمایند بدیهی است گواهی بایگان و مسئول بایگانی هر واحد ثبتی كافی برای احراز عدم وجود صورتمجلس تحدیدی مكردد میباشد.3- برای تكمیل اظهارنامه های ثبتی از نظر امضاهای ذیل ان همواره با مطالعات لازم و احراز واقعیات امر اظهارنامه ها را تكمیل و از این نظر رفع نقص نمایند. ضمناص كارپردازی سازمان ثبت نسبت به تهیه برگ تحدید حدود بكیفیتی كه حاوی مطالب چاپی فراز یك این بخشنامه باشد اقدام خواهد نمود ولی تا وصول برگ تحدید حدود نمایندگان محدد مكلفند در بالای صورت مجالس تحدیدی مطالب مورد نظر را خطی قید نمایند با این ترتیب واحدهای ثبتی نسبت بموارد فوق حق استعلام جدید از مراجع ذیصلاح كه موجبات تعاطی مكاتبات و اتلاف وقت مأمورین و سرگردانی متقاضیان را موجب میگردد، ندارند تخلف از مدلول بخشنامه موجبات پیگرد قانونی تخلف را فراهم خواهد نمود.بخشنامه شماره 4194/3-20/6/54 
مجلد نمودن آگهی های نوبتی و تحدیدی بند 293- ادارات و دوایر ثبت مكلفند یك نسخه از روزنامه نشر آگهیهای نوبتی و تحدیدی را جمع آوری و آخر هر سال مجلد نموده و در بایگانی نگاهداری نمایند، بهرحال صدور سندمالكیت را به عذر عدم دسترسی به آگهیهای نوبتی نباید بعهده تأخیر انداخت و ادارات ثبت موظفند بهر طریق كه میسر است در بدست آوردن آگهی خواه از طریق مراجعه به پرونده هائی كه در گذشته اسناد مالكیت آنها صادر شده و خواه از طریق مراجعه به دفتر روزنامه و یا مكاتبه با ادارات ثبت همجوار و كسب اطلاعات لازم در حل این معضل اقدام نمایند و چنانچه با استفاده از همه امكانات در بدست آمدن آگهیها توفیق حاصل نشود و انتشار آگهی با توجه به پرونده هائی كه در گذشته اسناد آنها صادر شده و پیش نویسهای موجود و سایر قرائن انتشار آگهی بنظر رئیس واحد مربوطه محرز و مسلم باشد بنا به اصل صحت چون عدم دسترسی دلیل عدم انتشار نیست در حدود مقررات در ادامه عملیات ثبتی اقدام نمایند و در گذشته هم آرائی بهمین نحو از هیئت نظارت سابق صادر و بموقع اجراء گذارده شده است.بخشنامه شماره 788/3-8/2/54 
 فصل 19 
 اعتراض به ثبت 
تكالیف رؤسای ثبت بند 294- در مواردی كه مؤسسات دولتی قانوناً برای حفظ حقوق دولت مكلف به دادن دادخواست اعتراض به ثبت و یا به تحدید حدود املاك مورد تقاضای ثبت اشخاص هستند چون عمل به این تكلیف مستلزم آگاهی از هویت و اقامتگاه و میزان سهام متقاضی ثبت و سایر اطلاعات لازم از طریق مراجعه به پرونده ثبتی مربوط (بمنظور تقدیم دادخواست جامعی كه مصون از اخطار رفع نقص دادگاه و محفوظ از تضییع حقوق دولت باشد) میباشد در این زمینه ب مؤسسات مذكور همكاری كنند.در مواردی كه نمایندگان وزارتخانه ها و مؤسسات دولتی وابسته به دولت و شهرداریها از لحاظ حفظ حقوق دولت براساس قانون مصوب 25/6/1335 و دیگر قوانین مربوطه مراجعه مینمایند ادارات ثبت مكلفند در حدود مقررات با آنها همكاری نمایند و كسانی كه سمت و صلاحیت ندارند حق مراجعه به پرونده های ثبتی و اجرائی ندارند و اشخاص واجد سمت باید تحت نظر مسئول امر مراجعه و رفع نیاز نمایند. (بند 418 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
استرداد دعوی اعتراض بند 295- نسبت به اعتراضاتی كه پس از تسلیم به اداره ثبت و زدن مهر واخواهی به اظهارنامه ثبتی و پوشه جهت رسیدگی به دادگاههای عمومی فرستاده میشود، چنانچه بین خواهان و خوانده قبل از صدور دادنامه و در خلال رسیدگی دادگاه سند رسمی بر رفعه اعتراض و صلح دعوی تنظیم و به ثبت برسد و در صورتی قابل ترتیب اثر در اداره ثبت است كه از حیث مشخصات خواهان و خوانده و ملك مورد واخواهی منعكس در پرونده ثبتی تطبیق داشته باشد ولی چنانچه معترضین به تقاضای ثبت مزبور متعدد باشند مصالحه یكی از آنها كافی نبوده و بایستی منتظر نتیجه نهائی كلیه اعتراضات بود.بند 389 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
اعتراضی به تحدید حدود توسط مالكین مشاعی بند 296- چون مشاهده است واحدهای ثبتی اعتراض بر تحدید یكنفر از مالكین مشاعی ملكی را كه توسط سایر شركاء تحدید حدود شده با استنباط از مفاد ماده 20 اصلاحی قانون ثبت و تحت این عنوان كه اعتراض از طرف غیر مجاور داده شده مردود اعلام نموده و این امر موجب بروز اشكالاتی گردیده است.لزوماً متذكر میگردد كه در این قبلی موارد چنانچه اعتراض به تحدید حدود از ناحیه شریك هم باشد اعتراض به حد تلقی و طبق قسمت اخیر ماده 20 قانون ثبت جهت رسیدگی به دادگاه فرستاد شود.بخشنامه شماره 1000/3-28/2/57 
 فصل 20 
 فصل بیستم 
عدم ثبت بیش از یك واقعه در یك صفحه دفاتر ارسالی به مركز بند 297- یکم – با آنكه قسمت اخیر ماده سه اصلاحی آئین نامه قانون ثبت صراحت داشته قبلاً هم تذكر داده شده برای دفاتر املاكی كه به مركز ارسال میگردد منظور نمودن سه صفحه سفید و ثبت انتقالات بعدی ضرورتی ندارد اخیراً مشاهده شده است كه بعضی از واحدهای ثبتی در یك صفحه دفتر ارسالی بمركز بیش از ثبت درج نموده دند كه این عمل باعث اشكال شده است از این رو بمنظور وحدت رویه و جلوگیری از هرگونه بی ترتیبی مقتضی است مراقبت شود در هر صفحه از دفتری كه به مركز ارسال میگردد از قید بیش از یك ثبت خودداری گردد، بدیهی است با این ترتیب رعایت تسلسل شماره ثبت نیز خواهد شد. (بخشنامه شماره 3016/3-29/4/54). – دوم – باید شماره های مسلسل ثبت املاک در هر نسخه دفتر املاک اعم از نسخه مخصوص ثبت شهرستان و نسخه ای که به مرکز ارسال می شود یکی باشد معهذا به موجب گزارش های رسیده از بعضی ادارات ثبت حاکی است که شماره مسلسل ثبت املاک در دو دفتر املاک با هم تطبیق نمی کند. لازم است آقایان مدیران کل ثبت استان ها ضمن مراقبت تاکید نمایند که واحدهای ثبتی تحت سرپرستی از اعمال سلیقه خودداری و مطابق مقررات اقدام کنند و در موقع سرکشی به واحدها مراقبت نمایند که عمل خلافی صورت نگیرد. بخشنامه شماره ۱/ ۴۱ / ۶۶۲۵ مورخ ۱۳۷۵/ ۴ / ۴ سازمان ثبت 
ثبت خلاصه معامله و اطلاعنامه فسخی بند 298- الف: رؤسای ثبت باید به ثب خلاصه معاملات و اطلاعنامه های فسخی املاك ثبت شده و بایگانی نمودن كلیه خلاصه ها در پرونده های ثبتی نظارت مستقیم داشته و مراقیت نمایند خلاصه های واصله ظرف 24 ساعت در دفاتر مربوطه ثبت و چنانچه ثبت آن متوقف به رفع نواقصی داشته باشد بایستی ظرف همان مدت مورد اقدام قرار داده و پس از رقع نقص بدون تأخیر به ثبت برسد و اگر خلاصه معامله مربوط به املاكی است كه ثبت نشده ظرف 24 ساعت در پرونده ثبتی مربوطه بایگانی و فهرست شود. ب: در موقع انتقال رؤسای ادارات باید تعداد خلاصه های ثبت نشده در صورت مجلس تحویل و تحول قید شود. ج: رؤسای ثبت باید نظارت كامل نمایند كه خلاصه معاملات ظرف 24 ساعت پس از وصول در دفتر املاك ثبت شود و در صورت وجود نقصی ظرف همان مدت رفع نقص نمایند. د: اصلاحی طبق بخشنامه شماره ۱/ ۴۱ / ۲۴۲۸۷ مورخ ۱۳۷۸/ ۷ / ۱۲ سازمان ثبت) در مواردی که املاک ثبت شده به طور مشاع و یا به قطعات مفروز تقسیم و متدرجا مورد معامله قرار می گیرند خروج آنها به ترتیب وصول طبق بند ۲ ماده ۱۰۴ آئین نامه قانون ثبت در دفتر املاک مربوطه قید و در دفتر جاری به نام خریدار ثبت نماید. ه: طبق قسمت آخر بخشنامه شماره ۹۱/ ۹۱ / ۲۳۵۱۱ مورخ ۹۱/ ۱ /۲۹ مندرج در (کد ۹۴۱) ملغی شده است. 
تكمیل دفاتر املاك بند 299- بطوریكه اطلاع دارند اغلب واحدهای ثبتی بعللی موفق نشده اند كلیه خلاصه معاملات ثبت شده را در دفاتر املاك ثبت نمایند و بهمین مناسبت بی ترتیبی و مشكلاتی جهت انتقال گیرندگانی كه برای صدور و اخذ سند مالكیت مورد انتقال به واحدهای ثبتی مراجعه مینمایند ایجاد میشود بنابراین برای رفع این محظور دفاتر اسناد رسمی باید همكاری بیشتری در اینمورد با واحدهای ثبتی مبذول دارند و در مواقعی كه نسب به املاك ثبت شده بمنظور انجام معامله بازداشت یا عدم بازداشت ملك مورد معامله استعلام میشود فتوكپی یا رونوشت سند مالكیت را كه بوسیله ذینفع تهیه و مورد تأیید دفترخانه قرار میگیرد ضمیمه استعلام نموده به واحد ثبتی ارسال نمایند و ادارات ثبت فوراً ستون خلاصه معاملات سند در دفتر املاك ثبت نشده باشد نسبت به ثبت آن در دفتر املاك اقدام نموده و سپس با قید این جمله كه معاملاتمندرج د ستون معامله سند مالكیت كلاً در دفتر املاك ثبت شدهاست به صدور پاسخ استعلام مباردت نمایند در صورتیكه ستون نقل و انتقالات سند مالكیت سفید باشد و مالك برای اولین بار قصد انجام معامله را داشته باشد و. سردفتر اسناد رسمی در برگ استعلام كتباً عدم انجام معامله قبلی را گواهی و تأیید نمایند احتیاجی ب ارسال فتوكپی یا رونوشت سند مالكیت ندارد انتظار دارد با اجرای این دستور در تكمیل دفاتر املاك اقدام نمایند تا مشكلات مراجعه كنندگان مرتفع گردد.بخشنامه 5588/3-27/9/53 
تنظیم و نگهداری دفتر نماینده املاك بند 300- تخصیص دفتر واحدی برای هر بخش یا دهستان در صورتیكه دارای شماره های اصلی و فرعی زیادی نباشد لازم نیست و میتوانید از یك جلد دفتز برای چند قطعه یا بخش كه به ثبت عمومی گذاشته شده بطور مسلسل استفاده نمائید، مشروط بر ایانكه اولاً در ظهر ورق اول دفتر مزبور فهرست منظم شماره های اصلی و فرعی هر قطعه را با ذكر تعاد صفحات مربوطه قید و ثانیاً پس از ختم شماره های اصلی و فرعی هر قریه ای بتناسب احتیاج چند صفحه برای ثبت شماره های فرعی از قلم افتاده و امثال آن سفید گذارده شود.2- پس از انتشار آگهی های نوبتی شماره های اصلی هر ملك و فرعی های مربوط بشماره اصلی كه در موقع توزیع اظهارنامه تعیین شده به ترتیب در دفتر مزبور ثبت میشود.3- مشخصات ملك و تاریخ و شماره ثبت و صفحه دفتر املاك بعد از صدور ورقه ملكیت در ستون های مربوطه دفتر مزبور قید و دفتر نامبرده در دفتر املاك حفظ ونگهداری میشود.4- با منظم نگهداشتن دفتر مزبور دیگر ضرورتی برای تنظیم و نگهداری دفتر آمار مربوط به املاك وجود ندارد.بند 387 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تبدیل اسناد مالكیت مشاعی به یك جلد بند 301- در مواردیكه مالك یك قسمت از ملك مورد ثبت سند مالكیت خود را مشاعاً یا مفروزاً قبلاً بیك نفر انتقال داده و میخواهد باقیمانده مورد ثبت را بهمان شخص انتقال دهد لازم است سردفتر تنظیم كننده سند معامله اخیر، اصل سند مالكیت را با خلاصه معامله به ثبت محل ارسال دارد كه سند مالكیت جدید طبق مقررات صادر شود، چون در این بخشنامه تكلیف اشخاصی كه دارای اسناد مالكیت مشاعی متعدد میباشند تعیین نگردیده لزوماً تذكر میدهد كه تبدیل اسناد مالكیت مشاعی متعدد به یك جلد اشكال ندارد.بنابراین با درخواست مالك اسناد مالكیت مشاعی را اخذ و در پرونده بایگانی نموده و با رعایت مقررات یك جلد سند مالكیت به مقدار مجموع اسناد مالكیت مشاعی ابطال شده صادر و به مالك تسلیم نمائید.بخشنامه شماره 120/3-18/1/54 
امضای سند مالكیت و دفتر املاك بند 302- مدیر ثبت و دارنده اختیار امضای اسناد مالكیت باید در مورد اسنادی كه ثبت دفتر املاك شده به جهت تغییر متصدی مربوطه یا جهت دیگر به امضاء نرسیده اگر اشكالی در بین نباشد با قید تاریخ، سند مالكیت و دفتر املاك را امضاء كند. (بند 428 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
صدور سند مالكیت زمین به نام وارث بند 303- هرگاه وارثی با تسلیم مدارك مربوطه تقاضای صدور سند مالكیت نسبت به سهم الارث خود را از رقبه ای كه منحصراً سند مالكیت آن بعنوان زمین بنام مورث آنها صادر شده باشد بنمایند و مدعی باشند كه در زمین مورد نظر هیچ نوع اعیانی وجود نداشته و ندارد در اینمورد در صورتیكه رقبه منظور بنام مورث بعنوان زمین مطلق ند مالكیت صادر و تسلیم شده باشد و با معاینه محل معلوم شود كه زمین بحال اولیه باقی است و فاقد هر نوع اعیانی میباشد و این موضوع مورد تأیید و تصدیق رئیس واحد ثبتی قرار گیرد وضع و استثناء ثمینه اعیانی از سهم الارث وارث مورد ندارد.بخشنامه شماره 710/3-6/2/54 
نحوه صدور سند مالكیت باقی مانده و المثنی و رسیدگی به هزینه آن بند 304- در مورد املاكی كه سند مالكیت آن مفقود و یا از طرف مالك بنحوی تقاضای تجدید سند میشود در مورد فقدان پس از انجام تشریفات مقرر در ماده 120 آئیننامه قانون ثبلت و تبصره های آن و در سایر موارد پس از اخذ سند مالكیت اصلی، چنانچه مورد ثبت قبلاً تفكیك و نسبت به قطعات تفكیكی معامله انجام شده باشد نقل تمام انتقالات در سند مالكیت المثنی كار زائدی است لذا مانعی ندارد كه با رسیدگی لازم و دقیق و در صورت لزوم با معاینه محل و تنظیم صورتمجلس لازم تعیین نمایند چه مقدار از مورد ثبت به ملكیت مالك باقی است و همان مقدار را در دفتر املاك ثبت و سند مالكیت صادر شود بدیهی است چنانچه قطعه مورد ثبت تفكیكی سابق باشد باید هزینه تفكیك بر طبق ماده 150 قانون ثبت احتساب و وصول شود و چنانچه مورد درخواست باقیمانده بوده و نسبت به آن عمل تفكیك انجام نشده باشد طبعاً به باقی مانده هزینه تفكیكی تعلق نخواهد گرفت.بخشنامه شماره 8253/3-5/12/55 
ثبت ملك بنام ارتش طبق دادنامه قطعی بند 305- هر موقع كه از طرف وزارت دفع یا نمایندگان ارتش دادنامه قطعی بر تملیك ملكی به ارتش ارائه شود در صورت اجرای دادنامه قطعی مزبور ارتش قائم مقام متقاضی ثبت بوده و همانطور كه در مورد كلیه احكام قطعی صادره از محاكم رسمی دادگستری عمل میكنند براساس و مدلول حكم صادره و بر طبق قانون پس از طی تشریفات قانونی ملك را بنام ارتش بنمایندگی دولت در دفتر املاك ثبت نموده سند مالكیت صادر نمائید، بدیهی است در این قبیل موارد مطالبه سند انتقال و خلاصه معاملات موردی نخواهد داشت.بند 386 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تبدیل حد بكوچه و اصلاح سند مالكیت بند 306- چنانچه در نتیجه تغییر وضع مجاور املاك ثبت شده و تبدیل حد بكوچه اصلاح سند مالكیت در حدی كه قبلاً بملك مجاور و فعلاً بكوچه محدود است تقاضا شود، پس از معاینه محل و احراز وجود كوچه اصلاح حد سند مالكیت با رعایت ضوابط مقرر فراز یك در بند زامور متفرقه اختیارات تفویضی هیأت نظارت به رؤسای واحدهای ثبتی مانعی ندارد.بند 382 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 (اصلاحی) 
ذكر ابنیه مستحدثه در اسناد مالكیت اراضی بند 307- چون ماده 117 آئین نامه قانون ثبت مشعر بر این است كه تغییر وضعیت املاك ثبت شده مستلزم تغییر سند مالكیت نیست بنابراین موافقت با درخواست تغییر سند مالكیت و دادن سند جداگانه مقدور نیست ولی هرگاه مالك بخواهد برای اجاره دادن ساختمانهای احداث شده در زمینه ثبت شده در سند مالكیت زمین منعكس گردد میتواند یا اعزام نماینده و معاینه محل و تنظیم صورتمجلس و در صورت لزوم اخذ جواز ساختمان و پایان كار ساختمانهائی را كه مالك در داخل محدود زمین ثبت شده ایجاد نموده با تعیین شماره فرعی از شاره اصلی زمین مراتب را در ملاحظات ثبت زمین در دفتر املاك و در سند مالكیت قید نمود، بدیهی است در اجرای این دستور باید از لحاظ تطبیق محل با مورد ثبت و اسنكه ساختمانهای احداثی كلاً داخل در محدوده سند مالكیت است كمال دقت و مراقبت بعمل آید كه طبق مدلول آن اقدام نمائید.در مواردی كه مالك بخواهد قسمتی از ملك خود را مورد معامله شرطی یا رهنی و نظائر آن قرار دهد بایستی پس از انجام عملیات تفكیكی با حدود تفكیكی مبادرت به تنظیم سند گردد.بند 380 مجموه بخشنامه های تا آخر سال 49 
اعاده دادرسی و خوداری از صدور سند مالكیت بند 308- ارائه رونوشت قرار قبولی دادخواست اعاده دادرسی قبل از ثبت ملك در دفتر املاك نسبت به احكامی كه در جریان اعتراض به ثبت صادر شده تا حصول نتیجه نهائی رسیدگی برای خودداری از صدور سند مالكیت كافی بوده ولی چنانچه بجای رونوشت قرار مزبور گواهی تقدیم دادخواست تسلیم و پس از اخطار اداره ثبت هم ظرف یكماه رونوشت قرار مزبور از طرف ذینفع داده نشود جریان ثبتی تعقیب خواهد شد.بند 379 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تقاضای دادسرا در صدور سند مالكیت وثیقه بنام دولت بند 309- در مواردیكه دادستان بخواهد طبق ماده 136 مكرر قانون آئین دادرسی كیفری عمل كند میتواند ملك مورد وثیقه را ضبط نموده و به كسی كه ملك را بوثیقه گذاشته (اعم از متهم یا دیگری كه بنفع متهم ملك را بوثیقه گذارده) موضوع را اخطار كند شخصی كه به او اخطار شده میتواند در موعد مقرر به دادگاه مراجعه كند.اگر ذینفع به دادگاه مراجعه ننمود و یا دادگاه پس از مراجعه عمل دادستان را تأیید كرد دادستن میتواند تقاضای ثبت ملك یا قسمتی از آن را بنفع دولت بنماید بنابراین لازم است مفاد دستور را بموقع اجراء گذارده و مراتب را به دادسراهای مربوطه اعلام نمایند.بند 378 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
متمم اسناد مالكیت بند 310- پس از پرشدن ستونهائی كه برای قید انتقالات ملك در صفحات آخر اسناد مالكیت پیش بینی شده ب تقاضای مالك ملك و دستور رئیس اداره مربوطه دفترچه متمم اسناد مالكیت را طبق نمونه به سند مالكیت مربوطه ضمیمه و پس از پلمپ با اخذ بها به متقاضی تسلیم میشود.بند 433 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 و بخشنامه 9385/3-5/10/53 اصلاحی. 
صدور سند مالكیت بعد از تنظیم و ثبت سند انتقال اجرائی بند 311- ادارات ثبت پس از طی تشریفات اجرائی و تنظیم و ثبت سند انتقال و اعلام مراتب به دفاتر اسناد رسمی مبنی بر بی اعتباری سند مالكیت قبلی به تقاضای خریدار نسبت بصدور سند مالكیت مورد انتقال اقدام نمایند.بخشنامه شماره 8149/3-17/9/53 اصلاحی. 
نگاهداری سند مالكیت و تحریر آن بند 312- برای جلوگیری از سوء استفاده احتمالی از اسناد مالكیت سفید، باید مراتب ذیل رعایت شود:الف: كلیه اسناد مالكیت سفید باید در قفسه آهنی به مسئولیت مدیر بایگانی و كارمند مورد اعتماد دیگری نگهداری شود و اسناد مالكیت مزبور بترتیب شماره چاپی در دفتر نمونه 1095 ثبت و در موقع تحریر سند مالكیت با ذكر شماره پرونده ثبتی بمتصدی پاكنویس اسناد مالكیت با اخذ رسید تسلیم شود.ب: برای تحریر اسناد مالكیت از كارمندانی كه دارای خط خوب وخوانا بوده استفاده شود و در صورتیكه اشتباه در تحریر موجب ابطال سند مالكیت شود باید با توضیح لازم در مقابل رسیدی كه قبلاً در دفتر مزبور داده شده سند مالكیت سفید دیگری اخذ گردد و در آخر هر سال اسناد مالكیت باطل شده با تشكیل كمیسیونی مركب از رئیس اداره و متصدی امر و رئیس حسابداری و تنظیم صورت مجلس كه حاوی شماره چاپی و شماره دفتر رسید باشد معدوم نموده و یك نسخه از صورتمجلس به كارپردازی ثبت محل فرساده شود- رؤسای ادارات مربوطه در این مورد مسئولیت مستقیم خواهند داشت.بند 432 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تجمیع بند 313- (یکم): بمنظور تسریع بیشتر در كار مراجعین و جلوگیری از مكاتباتی كه ممكن است برای متقاضیان ایجاد معطلی و مشكل نماید به كلیه مدیران ثبت مناطق و شهرستانها و واحدهای ثبتی كه اختیار امضاء سند مالكیت و ثبت دفتر املام داده شده اجازه داده میشود در مواردیكه دو یا چند پلاك كه در اثر ساختمان یا لااقل دیواركشی بصورت واحدی درآمده باشد و یا قطعاتی كه وصل به هم باشد و با رعایت مقررات مربوطه و در نظر گرفتن شرایط این دستور مالك تقاضای تجمیع نماید و یا مالك یا مالكین املاك مزبور سهامی مشاعی برابر در املاك مورد تجمیع داشته باشند و با تسلیم اسناد مالكیت صادره قد تجمیع حدود داشته باشند و انجام تقاضا بهیچوجه مخالف مقررات جاری نبوده و موجب تضییع حق و تعارض و تولید اختلافی نگردد و ملك در بیع شرط و یا وثیقه و بازداشت بند (ز) نباشد با ترسیم نقشه و تنظیم صورتمجلس كه متضمن حدود تجمیع شده باشد مشروط براینكه تجاوزی به مجاورین و كوچه ها و معابر و اموال عمومی نشود و حدود تجمیعی با حدود املاك مجاورین از هر حیث مطابق و با دفتر املاك نیز تطبیق نماید دستور اصلاح و تجمیع را با بایگانی نمودن اسناد مالكیت اولیه و صدور سند مالكیت جدید صادر و مراتب را با در نظر گرفتن كلیه مقررات مربوطه در دفتر املاك توضیح دهند.ضمناً تذكر میدهد نسبت به پلاكهائی كه حدود آنها به مسیل و یا كوه و یا نظایر آن محدود شده از شمول این دستور خارج است بدیهی است این اجازه مانع نظارت كامل مدیران مناطق بر حسن جریان نخواهد بود.بخشنامه 5354/3-17/9/53 (دوم): پیرو بخشنامه موضوع بند 313 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهرماه 1365 در صورتی که ملک رهن باشد در صورت توافق طرفین و با باقی ماندن مجموع پلاکها در رهن، مانعی برای تجمیع ثبتی نمی‌رسد و بند مذکور به شرح فوق اصلاح می‌شود. بخشنامه شماره 5749/3 مورخ 4/8/1370 سازمان ثبت 
ارزش ملك در سند مالكیت بند 314- قید ارزش ملك در سند مالیكت صرفاً برای تشخیص حقوق دولت است و در موقع تجدید سند مالكیت بنام خریداران در ستون ارزش ملك جمله (طبق سند انتقال) نیز علاوه میشود و در مورد اسناد مالكیت المثنی بایستی از بهای مذكور در ثبت دفتر املاك تبعیت شود و ارزیابی آن در صورت وجود تفاوت فاحش فقط از نظر اجرای تبصره یك ماده 120 آئین نامه ثبت از جهت انتشار یا عدم انتشار آگهی مانعی ندارد.بند 374 مجموعه بخشنامه ثبتی تا آخر سال 49 
تسهیل در مورد اسناد مالكیتی كه پلمپ آن مفقود گردیده است بند 315- در مواردیكه پلمپ سند مالكیت مفقود گردیده و به تقاضای مالك ملك نسبت به پلمپ سند اقدام میشود عملاًُ رویه ادارات و نواحی ثبت مركز بر این است كه این مورد را با حضور و امضای نماینده دادستان ضمن صورت مجلس انجام میدهند بمنظور تسهیل در كار مراجعین و با عنایت به اینكه دخالت نماینده دادستان در موارد مذكور در دستورات صادره تجویز نشده است، لذا در مورد فوق الذكر حضور و امضای نماینده دادستان ضروری بنظر نمیرسد. مقرر میگردد بنا به تقاضای مالك ملك و دستور رئیس اداره مربوطه پس از تطبیق سند مالكیت ارائه شده با ثبت دفتر املاك و عدم وجود اختلاف و احراز اصالت سند عمل شود.فراز 433 مجموعه بخشنامه و بخشنامه شماره 9358/3-5/10/53 اصلاحی. 
منع قید حقابه در اظهارنامه و سند مالكیت و اسناد و انتقال بند 316- چون بموجب ماده 9 قانون آب و نحوه ملی شدن آن صدور اسناد رسمی راجع به حقابه ممنوع گردیده و طبق قانون مذكور حقابه عبارت از حق مصرفی آبی است كه بمنظور استفاده مفید و معقول از آب با رعایت مقررات پیش بینی شده در قانون از طریق صدور پروانه به اشخاص حقیقی یا حقوقی واگذار میشود، لازم است در موقع قبول تقاضای ثبت املاك مجهول المالك و انتشار آگهی های نوبتی آن و هنگام صدور اسناد مالكیت املاكی كه جریان ثبتی آنها با ذكر حقابه خاتمه یافته و همچنین تنظیم اسناد انتقال اعم از معاملات قطعی- شریط- رهنی- وثیقه و غیره در مورد رقباتی كه با قید حقابه یا حق الشرب درخواست ثبت یا سند مالكیت صادر گردیده از ذكر حق مزبور خودداری نموده و به جای آن عبارت با حق استفاده از مقررات قانون آب را بر طبق نحوه ملی شدن آن قید نمایند، ضمناً توجه میدهد كه قنوات مشمول مقررات قانون مذكور نمیباشد.بند 354 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
نحوه ابطال سند مالكیت المثنی بند 317- بطوریكه از اداره كل ثبت تهران گزارش رسیده در مورد نحوه ابطال سند مالكیت المثنی بعد از اینكه سند مالیكت اصلی بدست آمده و از طرف مالك اعلام میشود كسب تكلیف شده، بدینوسیله خاطرنشان مینماید در هر مورد كه سند مالكیت اصلی بدست آید و از طرف مالك كتباً اعلام گردد چنانچه با سند مالكیت المثنی معامله انجام نشده باشد ابطال سند مالكیت المثنی مانعی ندارد، بدیهی است مرابت باید پیرو بخشنامه مربوط به فقدان سند مالكیت به دفاتر اسناد رسمی تابعه بخشنامه شود. و چنانچه با سند مالكیت المثنی معامله ای انجام شده باشد، سند مالكیت اصلی اخذ و پس از ابطال در پرونده ثبتی مربوطه ضبط گردد.بخشنامه شماره 3394/3-18/5/54 اصلاحی. 
صدور سند مالكیت برای تمام طبقات آپارتمان حسب درخواست مالك بند 318- نسبت به آپارتمانهائی كه با رعایت ضوابط مقرره تفكیك شده است، در صورت درخواست مالك، اداره ثبت براساس صورتمجلس تفكیكی و با ابطال سند مالكیت اولیه در مورد هر یك از آپارتمانها، سد مالكیت تفكیكی جداگانه صادر و تسلیم نمایند.بخشنامه 4460/3-31/6/55 اصلاحی 
مرجع رسیدگی به اعتراض مالكان آپارتمانها بند 319- چون از نظر نحوه وصول و دریافت هزینه های مشترك آپارتمانها و مرجع مربوطه ممكن است اختلاف پیش آید، لذا خاطر نشان مینماید: -1- در این مورد براساس لایحه قانونی اصلاح قانون الحاق كاده ده مكرر و دو تبصره به قانون تملك آپارتمان مصوب 17/3/59 شورای انقلاب جمهوری اسلامی بشرح زیر عمل شود:(متن ماده ده قانون فوق الذكر).ماده 10 مكرر قانون تملك آپارتمانها مصوب سال 1351 و تبصره های آن بشرح زیر اصلاح و یك تبصره بعنوان تبصره 3 به آن افزوده میگردد:ماده 10 مكرر- در صورت امتناع مالك یا استفاده كننده از پرداخت سهم خود از هزینه های مشترك از طرف مدیر یا هیئت مدیران وسیله اظهارنامه با ذكر مبلغ بدهی و در صورت ریز آن مطالبه میشود. هرگاه مالك با استفاده كننده ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ اظهارنامه سهم بدهی خود را نپردازد مدیر یا هیئت مدیران میتوانند به تشخیص خود و با توجه به امكانات از دادن خدمات مشترك از قبیل شوفاژ- تهویه مطبوع- آب گرم- برق- گاز و غیره به او خودداری كنند و در صورتیكه مالك و یا استفاده كننده همچنان اقدام به تصفیه حساب ننماد اداره ثبت محل وقوع آپارتمان به تقاضای مدیر یا هیئت مدیران برای وصول وجه مزبور بر طبق اظهارنامه ابلاغ شده اجرائیه صادر خواهد كرد، عملیات اجرائی وفق مقررات اجرای اسناد رسمی صورت خواهد گرفت و در هر حال مدیر ی هیئت مدیران موظف میباشند كه بمحض وصول وجوه مورد مطالبه یا ارائه دستور موقت دادگاه نسبت به برقراری مجدد خدمات مشترك فوراً اقدام نمایند.تبصره 1- رونوشت مدارك مثبت سمت مدیر یا هیئت مدیران و صورت ریز سهم مالك یا استفاده كننده از هزینه های مشترك و رونوشت اظهارنامه ابلاغ شده به مالك یا استفاده كننده باید ضمیمه تقاضانامه صدور اجرائیه گردد.تبصره 2- نظر مدیر با هیئت مدیران ظرف ده روز پس از ابلاغ اظهارنامه به مالك در دادگاه نخستین محل وقوع آپارتمان قابل اعتراض است، دادگاه خارج از نوبت و بدون رعایت تشریفات آئین دادرسی مدنی بموضوع رسیدگی و رأی میدهد این رأی قطعی است.در مواردی كه طبق ماده فوق تصمیم به قطع خدمات مشترك اتخاذ شده و رسیدگی سریع به اعتراض ممكن نباشد دادگاه بمحض وصول اعتراض اگر دلائل را قوی تشخیص دهد دسور متوقف گذاردن تصمیم قطع خدمات مشترك را تا صدور رأی خواهد داد.تبصره 3- در صورتیكه مالك یا استفاده كننده مجدداً و مكرراً در دادگاه محكوم به پرداخت هزینه های مشترك گردد علاوه بر سایر پرداختی ها مكلف بپرداخت مبلغی معادل مبلغ محكوم بها بعنوان جریمه میباشد. شورای انقلاب جمهوری اسلامی ایران -2- در صورتیكه مالكان در تشكیل مجمع عمومی توافق نكنند بدستور مده 6 آئین نامه مصوب اردیبهشت ماه 1347 باید به وزارت مسكن و شهرسازی مراجعه نمایند. (موضوع بخشنامه شماره 1574/3-9/3/55). 
امضاء و مهر نمودن پاسخ استعلامیه های ثبتی اعم از كامپیوتری و غیره بند 320- شایسته است با دقت كامل نسبت به امضاء و مهر نمودن پاسخ استعلامیه ها اهم از كامپیوتری و غیر آن اقدام لازم معمول و در حفظ و حراست مهرهای تحویلی و جلوگیری از هرگونه سوء استفاده احتمالی نهایت دقت را مبذول دارند. بخشنامه شماره 7366/5-6/7/55 اصلاحی 
ارسال پاسخ به مراجع قضائی راجع بوثائق معرفی شده بند 321- در مورد استعلاماتی كه از مراجع قضائی راجع به وثائق معرفی شده از طرف متهمین بعمل میاید لازم است جریان ثبتی ملك كه حاوی كلیه اطلاعات و خصوصیات و همچنین شمول دارای موانع قانونی باشد سریعاً در پاسخ استعلام و ضمناً در مواقعی كه پاسخ استعلام مراجع مذكور صادر میگردد باید فوری برای جلوگیری از معامله معارض اقدام و قب از احراز اینكه وثیقه معرفی شده قبول و قرار قبولی صادر و یا اساساً قراری كه دراین باب صادر نشده از صدور پاسخ استعلام بدفاتر اسناد رسمی خودداری شود. بخشنامه شماره 3512/3-18/6/53 
نحوه پاسخ به استعلامات ثبتی بند 322- چون مشاهده میشود كه بعضی از واحدهای ثبتی در ذیل پاسخ استعلامات صادره به دفاتر اسناد رسمی (موضوع ماده 31 آئیننامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 و تبصره الحاقی به آن) مطالبی اضافه مینمایند كه مورد سئوال واقع نشده است و این امر مورد شكایت عدیده ارباب رجوع گردیده است، علیهذا مقتضی است واحدهای ثبتی منحصراً در حد موضوع مورد اسعلام پاسخ تهیه و به دفاتر اسناد رسمی ارسال دارند. بدیهی است نسب به پاسخ استعلام وضعیت املاك جاری جواب باید جامع و روشن باشد كه حاجت به سئوال مجدد از طرف دفاتر نباشد.بند 427 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49 و بخشنامه 4058/10-17/5/63). 
املاك بند (ز) بند 323- نسبت به املاك مشمول بند (ز) ماده واحده قانون اراضی دولت و شهرداریها نكات زیر لازم الرعایه است:الف: چنانچه دادخواست علیه متقاضی ثبت اولیه داده شده و قبل از سال 1335 انتقال واقع شده است مشمول بند (ز) نیست.ب: چنانچه دادخواست علیه منتقل الیه داده شده است ولو آنكه انتقال قبل از سال 1335 بعمل آمده باشد مشمول بند (ز) میباشد.ج: انتقال قهری اعم از اینكه قبل از سال 35 و یا بعد از سال 35 حادث شده باشد از موارد مشمول بند (ز) خارج نیست.د: مفاد ماده واحده مصوب اسفند ماه 49 موضوع اصلاح ماده 6 قانون اراضی دولت و شهرداریها و اوقاف و بانكها در مورد املاك مشمول بند (ز) لازم الرعایه است.بند 385 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
بازداشت و رفع بازداشت از ملك بند 324- در كلیه مواردیكه از مراجع صلاحیت دار قانونی دستور بازداشت ملكی داده میشود، زن مهر بازداشت و قید شماره و مشخصات نامه بازداشت و نیز پس از رفع بازداشت زدن مهر (خروج از بازداشت) روی پوشه و اظهارنامه ثبتی ضروری است.بند 383 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 (اصلاحی) 
توقیف مالك بند 325- بازداشت املاكی كه بعنوان وثیقه و تضمین به دادگاهها و دادسراها معرفی میشوند وقتی قابل ثبت است كه طبق مقررات از مراجع صالحه بازداشت كننده رسماً ابلاغ شود.مطالبی كه بازپرسها یا دادسرا در سند مالكیت مینمایند بازداشت قانونی نیست.بند 376 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
ثبت بازداشت بند 326- در هر مورد كه درخواست بازداشت ملكی از مراجع صلاحیت دار از قبیل: (دادگاهها- دادسراها- دارائی- اجرائیات ثبت و دادگستری و سایر مراجع ذیصلاح) میشود بایستی در همان روز وصول تقاضا، پس از رسیدگی بمالكیت كسی كه علیه او درخواست بازداشت شده و منطبق با پرونده ثبتی و دفتر املاك باشد، بازداشت مزبور را ثبت و بمراجع مربوطه اعلام نمود و هرگاه مدعی علیه مالكیت نداشته باشد، طبق مقررات آئین دادرسی مدنی، باید ظرف دو روز مراتب بمرجع بازداشت كننده اعلام شود.بند 375 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
نحوه عمل بایگانی ها بند 327- از نظر تسهیل و كنترل بیشتر در امر بایگانی واحدهای ثبتی اقتضا دارد منبعد پس از اتمام پوشه های پرونده های ثبتی مربوطه به املاك در جریان ثبتی و سند مالكیت صادر شده (ثبت شده) با دو رنگ متمایز و مختلف با یكدیگر تهیه نمایند تا در موقع مراجعه به پرونده معلوم شود ملك مزبور ثبت شده است یا در جریان ثبت است.بخشنامه شماره 5552/3-14/8/54 
ثمن اعیانی بند 328- ثمن اعیانی شامل قنوات هم میشود و مانند سایر اعیان است و مشمول حكم سایر اموال غیرمنقول میباشد.بند 373 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
حق احداث اعیانی برای غیر بند 329- چنانچه ملكی بعنوان زمین درخواست ثبت شده باشد و در جریان ثبت حق احداث اعیانی بغیر منتقل شود، همانطوریكه متقاضی ثبت اگر در جریان ثبت ملك خود رأساً اقدام به احداث اعیانی نماید درخواست ثبت مجدد لازم ندارد، درخواست ثبت منتقل الیه نیز كه قائم مقام قانونی ثبت نسبت به اعیانی مستحدثه است مجوزی نخواهد داشت در این صورت پس از احداث اعیانی از طرف منتقل الیه در موقع تحدید حدود ملك حدود اعیانی صاحب نیز تحدید خواهد شد و چنانچه احداث اعیان بعد از تحدید و یا حتی بعد از ثبت عرصه بنام متقاضی باشد یا احیاناً در موقع تحدید حدود اعیان تحدید نشده باشد طبق ماده 104 مكرر آئین نامه ثبت عمل میشود منتهی در صورت عدم صدور سند مالكیت عرصه صدور سند مالكیت اعیان موكول با تمام تشریفات قانونی و انقضای مواعد اعتراض نسبت به اصل ملك مورد تقاضای ثبت و عم اعتراض نسبت به اصل ملك و حدود خواهد بود، باین ترتیب پس از اتمام تشریفات مزبور صدر سند مالكیت اعیان حتی قبل از صدور سند مالكیت عرصه بلااشكال است.بند 351 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 51 
تغییر وضعیت ثبت اعیانی بند 330- در ماده 117 آئیننامه تصریح شده: (تغییر در وضعیت املاك ثبت شده مستلزم تغییر سند مالكیت نیست مگر …)در صورتیكه سند مالكیت بعنوان دكان و غیر ان صادر شده باشد و دارنده سند تغییری در نوع ساختمان داده و یا سند مالكیت بعنوان زمین صادر شده و بعد از طرف مالك در آن احداث بنا شده و تقاضای قید یا تغییر بنا بشود مانعی ندارد كه با معاینه محل و تنظیم صورتمجلس و با احراز موضوع مراتب را در ستون ملاحظات ثبت ملك و سند مالكیت توضیح دهند.بدیهی است این توضیح منافات با ماده 117 مذكور ندارد در این باره تكلیفی هم بعهده دفاتر اسناد رسمی از نظر هدایت مدعیان تعیین وضعیت در زمین مورد معامله محول گردیده كه بنوبه خود لازم الاجراء است.بخشنامه شماره 2855/3-23/4/55 و 6021/2-3/5/54 اصلاحی 
تعیین مشخصات اراضی وزارت دفاع بند 331- علاوه بر همكارهائی كه در مورد تعیین محل زمینهای خریداری ارتش و اندازه گیری مساحت و ابعاد و پیاده نمودن نقشه های متصرفات ارتش در اراضی مورد تملك معمول داشته اید در مواردی هم كه اسناد مالكیت اراضی مورد تملك ارتش فاقد مساحت و ابعاد است در تعیین مشخصات و مساحت آن با اداره مهندسی وزارت دفاع تشریك مساعی و همكاری نمایند.(بند 441 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
فقدان پرونده های ثبتی بند 332- چون گزارشهای فقدان پرونده واصله از واحدهای ثبتی در مورد تشكیل پرونده المثنی افزایش یافته و ازدیاد این قبیل گزارشها مؤید بی نظمی در امور بایگانی واحدهاست لذا متذكر میگردد منبعد از ارسال گزارشهای فقدان پرونده قبل از تعیین متخلف و اعلام موضوع به دادسرای محل خودداری و برای جلوگیری از هرگونه بی ترتیبی در آینده دستور فرمائید كلیه واحدهای تابعه حداكثر تا آخر سال جاری صورت پرونده های مفقود را ضمن تعیین و معرفی متخلف به دادسرا به آن منطقه گزارش و پس از بررسی و حصول نتیجه قطعی مراتب را با اظهار نظر صریح اعلام فرمائید.بخشنامه 2950/3-30/10/63 سازمان ثبت اسناد و املاك 
اعلام موضوع فقدان پرونده های ثبتی به دادسرا قبل از صدور گزارش و تعیین متخلف بند 333- چون گزارشهای فقدان پرونده واصله از واحدهای ثبتی در مورد تشكیل پرونده المثنی افزایش یافته و ازدیاد این قبیل گزارشها مؤید بی نظمی در امور بایگانی واحدها است لذا متذكر میگردد. منبعد از ارسال گزارشهای فقدان پرونده قبل از تعیین متخلف و اعلام موضوع به دادسرای محل خودداری و برای جلوگیری از هرگونه بی ترتیبی در آینده دستور فرمائید كلیه واحدهای تابعه حداكثر تا آخر سال جاری صورت پرونده های مفقود را ضمن تعیین و معرفی متخلف به دادسرا به آن منطقه گزارش و پس از بررسی و حصول نتیجه قطعی مراتب را با اظهار نظر صریح اعلام فرمائید.(بخشنامه شماره 2950 تاریخ 30/10/63). 
 فصل 21 
 اصلاحات ارضی 
تنظیم سند معاملات املاك مزروعی بند 334- تنظیم سند معاملات مربوطه به دهات و املاك مزروعی موكول به استعلام از مراجع ذیربط است.بند 316 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 (اصلاحی) 
معافیت معاملات اصلاحات ارضی از حقوق دیوانی بند 335- كلیه معاملات مربوط به اجرای قانون اصلاحات ارضی و همچنین اسناد تضمین و تأمین كه مالكین و متصرفین املاك برای دریافت وجوه تودیعی و اسناد انتقال قبوض اقساطی كه برای تبدیل به سهام كارخانجات دولتی و یك سوم وام زارعین تنظیم مینمایند از هرگونه حق الثبت، مالیات، بهای اوراق معاف است.بند 322 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
صورتمجلس تفكیكی بند 336- در اسناد راجع بموضوع تبصره ماده 15 آئین نامه اصلاحات اراضی مصوب 3/5/1343 مطالبه صورتمجلس تفكیكی از اداره ثبت الزامی نیست و اسناد را بر مبنای تقسیمی كه از طرف نمایندگان سازمان اصلاحات اراضی طبق مقررات مربوط اتخاذ شده تنظیم و ثبت نمایند و در اینگونه اسناد قید شود كه (معتاملین ضمن عقد خارج لازم اصلاحات اراضی را وكیل در حیات و وصی پس از ممات قرار دادند كه در هر مورد احتمالاً در تطبیق تقسیمی كه شده با مقررات ثبتی و در موقع تحدید حدود و نقشه برداری ملك بوسیله نمایندگان و مهندسین ثبت اشكال یا اختلافی پیش آید وكیل یا وصی مذكور رفع اختلاف كرده و نظر وكیل یا وصی برای طرفین لازم الاتباع است ولو اینكه منجر به تعیین حدود و كسر و نقصان حصه هر یك از طرفین گردد ادارات ثبت مجازند كه طبق نظر وكیل یا وصی عمل كرده و امضاء وكیل یا وصی بمنزله امضاء موكل و موصی و قاطع اختلاف خواهد بود).بند 320 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
امتناع از تسلیم سند مالكیت بند 337- چنانچه هنگام اجرای مقررات قانون تقسیم و فروش املاك مورد اجاره به زارعین مستأجر سند مالكیت در دسترس ادارات اصلاحا اراضی كه بقائم مقامی مالكین مستنكف اسناد مربوطه را امضاء مینمایند نباشد بایستی ادارات ثبت با ملاحظه پرونده و سوابق ثبتی و ثبت دفتر املاك جریان ثبتی كامل ملك را به دفتر تنظیم كننده سند اعلام و پس از تنظیم و ثبت سند انتقال به زارعین برای جلوگیری از انتقال مجدد مراتب را بدفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه ابلاغ و متذكر شوند كه در صورت مراجعه مالك سابق و ارائه سند مالكیت آنرا اخذ و برای قید مفاد انتقال به اداره ثبت ارسال دارند، در مورد املاكی كه در اجرای مرحله اول به دولت واگذار شده چنانچه دارنده سند مالكیت از تسلیم آن خودداری نموده مراتب بدفاتر اسناد رسمی ابلاغ شود كه از انجام معامله به استناد سند مالكیت قبلی خودداری و در صورت ارائه آنرا دریافت و به اداره ثبت ارسال دارند.بند 323 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
اراضی و املاك منتقل شده به زارعین بند 338- در اجرای ماده واحده متمم قانون ثبت املاك در مناطق عشایری و تبصره ذیل آن مصوب 21 آذرماه سال 1352 و بمنظور اتخاذ رویه واحدی برای ادارات ثبت مناطق مربوطه و رفع هرگونه ابهام لزوماً خاطرنشان مینماید:بطوریكه كسب اطلاع شده بعضی از ادارات ثبت در مورد آن قسمت از اراضی و املاكی كه براساس قانون و مقررات اصلاحات ارضی بزارعین انتقال یافته پس از صدور رأی هیئت حل اختلاف نسبت بتعارض در تصرف و مالیكت از مدعیان مالكیت این قبلی املاك و اراضی بر طبق ماده 143 الحاقی به قانون ثبت با دریافت حق الثبت و هزینه های مقدماتی اقدام به قبول درخواست و انتشار آگهی مینمایند و حال آنكه این تكلیف مستنداً به تبصره ماده مذكور بعهده هیئتهای حل اختلاف محول و مقرر شده مدعیان مالكیت سابق آن اراضی و املاك میتوانند به هیئتهای یه حل اختلاف مراجعه و هیئت حل اختلاف با توجه بدلائل و مدارك مالكیت آنها بشرح مندرج در تبصره مذكور عمل و اقدام نمایند، بنا بمراتب بالا در نظر گرفتن مفاده تبصره مذكور در هر مورد كه هیئت با توجه بدلائل و مدارك مالكیت به تقاضای مدعین مالكیت رسیدگی نموده و تصمیم خود را اعلام و در محل آگهی، شده و خلاصه طبق تبصره مزبور كاملاً عمل گردیده نیازی بقبول تقاضای ثبت و انجام تشریفات مندرج در ماده 143 نبوده و ادارات ثبت بایستی پس از رسیدگی و انجام تشریفات قانونی از طرف هیئتهای حل اختلاف نسبت به پرداخت وجوه تودیع شده یا تسلیم قبوض یا دستور پرداختها بر طبق مقررات مذكور عمل و اقدام نمایند.بخشنامه 6574/3-13/11/53 
ثبت خلاصه معاملات بند 339- در مورد خلاصه معاملات املاكی كه در اجرای قانون اصلاحات ارضی به دولت منتقل و براساس ماده 3 قانون مذكور بدون ذكر تعداد و نوع حدود و مشخصات ملك برای انتقال دهنده استثناء گردیده، ثبت خلاصه معاملات این قبیل املاك كه مسبوق به ثبت در دفتر املاك است بنام زارعین (انتقال گیرنده) بهمان نحو كه معامله با قید استثناء مستثنیات ماده 3 انجام یافته خالی از اشكال است و هر اقدام دیگری نسبت به مستثنیات متعلق بمالك اولیه موكول به تعیین نوع و حدود و مشخصات مستثنیات مزبور با حضور نماینده اصلاحات ارضی و مالكین مشاعی خواهد بود و در مورد املاك در جریان ثبت هم خلاصه معامله در پرونده مربوطه بایگانی و پس از مراجعه ذیحق بشرح بالا اقدام میگردد.بند 336 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
دستور پرداخت بجای قبض اقساطی و تسلیم خلاصه معامله به اصلاحات ارضی بند 340- در مواردیكه بجای قبوض اقساطی دستور پرداخت صادر میگردد بایستی مفاد ماده 28 آئیننامه قانون دفاتر اسناد رسمی را از جهت ذكر شماره و تعداد در متن و ملاحظات دفاتر اسناد رسمی و دیافت رسید رعایت گردد، ضمناً نسخه دوم خلاصه انتقال املاك خریداری اصلاحات ارضی بایستی به اداره مزبور تحویل شود.بند 327 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تسلیم قبوض اقساطی و دستور پرداخت و حواله قبوض سپرده بند 341 – در مواردیكه ذینفع برای اخذ سپرده یا قبئض اقساطی و دستور پرداخت مربوط به اصلاحات ارضی كه تسلیم آن قانوناً بلااشكال است بدفاتر اسناد رسمی مراجعه مینماید دفاتر مزبور با بررسی دقیق موضوع و احراز صلاحیت برای دریافت قبوض طبق مقررات جاریه ظهر قبض امانی را بعنونا حسابداری اداره مربوطه حواله و مهر و امضاء و تسلیم ذینفع نموده و مراقبت نمائید در استرداد وجوه قبوض با رعایت مقررات اقدام شود.بند 325 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تبدیل چك نقدی قسط اول به قبض سپرده بند 342- نظریه مورخ 18/2/46 كمیسیون متشكله در سازمان اصلاحات ارضی در مورد نحوه تودیع وجوه مربوط به اصلاحات ارضی برای اجراء ذیلاً درج میشود:چكهای مربوط به قسط اول املاك خریداری و دستور پرداختهای آن در مورد املاكی كه به ثبت آنها اعتراض شده، همچنین املاك به ثبت نرسیده و مجهول المالك باید بوسیله ادارات اصلاحات ارضی از طریق محاضر تنظیم كننده اسناد خرید به ثبت محل تسلیم شود و ادارات ثبت باید پس از وصول وجه چكهای صادره از شعب بانك كشاورزی قبض سپرده صادر و یك نسخه از قبوض صادره را بدفترخانه مربوطه ارسال و دفترخانه تنظیم كننده سند انتقال ملك رسید قبض سپرده را طبق نمونه های موجود به ادارات اصلاحات ارضی اعلام خواهد نمود، در مورد معاملاتی كه در گذشته انجام شده و ثمن معامله در صندوق ثبت تودیع شده است چنانچه تاكنون قبض سپرده صادر نشده باشد ادارات ثبت باید قبض سپرده صادر و از طریق دفترخانه تنظیم كننده سند بشرح فوق اقدام شود.بند 328 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
صدور سند مالكیت املاك مورد اعتراض بند 343- چون طبق قسمت اخیر بند (ب) از ماده 4 قانون الحاقی به آئیننامه اصلاحات ارضی مصوب 12/2/46 كه مقرر میدارد (… در هیچ مورد و بهیچ عنوان املاك تقسیم شده از زارعین مسترد نخواهد شد و دعاوی مطروحه در محاكم قضائی كه تا تاریخ تصویب این قانون منجر بصدور حكم قطعی شده مشمول مقررات این ماده است) از تاریخ تصویب ماده مزبور اعتراضات ماهوی و حدودی املاكی كه به زارعین منتقل شده منجر بصدور دادنامه محكومیت نسبت بعین نخواهد شد و در مورد املاك خالصه واگذاری به زارعین با توجه به قسمت اخیر تبصره 3 از ماده 3 قانون انحلال خالصجات كه مقرر میدارد (در صورتیكه دعوی منجر بصدور حكم قطعی بنفع اشخاص بشود محكوم له منحصراً مستحق دریافت بهای دریافت شده از خریدار خواهد بود) لذا وجود اعتراض در مورد املاكی كه در اجرای مرحله اول قانون اصلاحات ارضی و یا در اجرای ماده 3قنون انحلال بنگاه خالصجات بزارعین واگذار شده مانع صدور سند مالكیت بنام زارع انتقال گیرنده نیست.بند 332 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
نحوه رسیدگی و اجرای تبصره 3 قانون ترتیب رسیدگی و ختم پرونه های اصلاحات ارضی بند 344- بدینوسیله قانون رسیدگی و ختم پرونده های اصلاحات ارضی ابلاغ و متذكر میشود كه در مورد تبصره سه قانون مزبور با توجه به صورتجلسه ای كه در اینمورد با حضور نماینده این سازمان تنظیم گردیده اقدام لازم معمول دارید متن صورتجلسه تنظیمی ذیلاً درج میشود:پیرو دعوتنامه شماره 7317-1-12-16926-29/5/1354 بمنظور تعیین نحوه اجرای تبصره 3 قانون ترتیب رسیدگی و ختم پرونده های اصلاحات اراضی مصوب 23/4/1354 كمیسیونی یا حضور اعضاء ذیل تشكیل و پس از بحث و استماع بیانات آقایان نمایندگان وزارت دادگستری و سازمان ثبت اسناد و املاك باین شرح اظهار نظر شد:اشتباهات مذكور در تبصره 3 مربوط بیكی از موارد ذیل خواهد بود:1- اشتباه در نام و یا در یكی از مشخصات متعاملین، باین توضیح كه در اسناد تنظیمی مشخصات متقاضی عبارتست از نام و نام خانوادگی، نام پدر، شماره شناسنامه، تاریخ تولد، محل سكونت، بنابراین در صورتیكه در یكی از مشخصات فوق اشتباه شده باشد مورد شمول تبصره خواهد بود.2- اشتباه در یكی از مشخصات ملك، باین توضیح كه در اسناد تنظیمی مشخصات ملك (در قسمت مورد معامله) باتین نحو ذكر میشود، مقدار- نام ملك- شماره پلاك و بخش مربوطه- بنابراین اگر در نام ملك و یا شماره پلاك و یا بخش مربوط اشتباه شود مورد شمول تبصره است، لیكن اشتباه در مقدار ملك مورد معامله بعلت آنكه مستلزم اصلاح مورد معامله در اسناد دیگر میشود از اشتباهات مشمول تبصره تشخیص نمیگردد و باید در شورای اصلاحات ارضی اصلاح شود.3- اشتباه در ثمن معامله در این مورد تا آنجا كه اشتباه مربوطه بماخذ تعیین قیمت باشد موضوع مشمول ماده 38 آئیننامه اصلاحات ارضی و ماده 4 قانون مواد الحاقی مصوب 23/2/1346 خواهد بود ولی اشتباه در محاسب قیمت از لحاظ ضرب ارقام مشمول تبصره خواهد بود.در تمام مواردیكه اشتباهات مشمول تبصره باشد با توجه بمقررات ثبتی اصلاح آن باید با حضور طرفین معامله در دفتر اسناد رسمی انجام شود و در غیر اینصورت موضوع باید در شورای اصلاحات ارضی مطرح و رأی لازم صادر گردد.بخشنامه 4000/3-11/6/54 
توضیح فراز سوم از صورتجلسه اداره حقوقی وزارت دادگستری بند 345- چون یكی از واحدهای ثبتی راجع به قسمت آخر فراز 3 صورتجلسه تهیه شده در اداره حقوقی وزارت دادگستری كه با حضور نماینده سازمان ثبت تدوین شده و راجع است به اشتباهات ثبتی مذكور در تبصره 3 ماده واحده قانون ترتیب رسیدگی و ختم پرونده های اصلاحات ارضی كه طی شماره 4000/3-11/6/54 به كلیه واحدهای ثبتی ابلاغ شده دچار خطای در استنباط شده و از سازمان ثبت استعلام كرده است، موضوع بررسی و بشرح زیر اظهار نظر میشود تا واحدهای ثبتی رویه واحدی در تصمیمات خود اتخاذ نمایند:منظور از جمله ذكر شده در قسمت آخر فراز 3 صورتجلسه ای كه در اداره حقوقی تنظیم شده است این است كه «اگر رفع اشتباه خللی به حق یكی از طرفین معامله یا شخص ثالث وارد آورد با توجه به مقررات ثبتی اصلاح آن باید با توافق طرفین معامله بموجب سند رسمی انجام شود» بدیهی است اگر رفع اشتباه موجب تضییع حق احد از طرفین معامله با اشخاص ثالث نبوده یا از نوع اشتباهات مذكور در بند 3 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت مصوب سال 1351 باشد كه در موقع تنظیم سند وقوع یافته است باید موضوع در هیئت نظارت مطرح و اتخاذ تصمیم بعمل آید.بخشنامه 7900/3-13/12/54 
 فصل 22 
 جنگل، مرتع، موات 
اراضی موات بند346-تقاضای ثبت اراضی موات فقط از دولت پذیرفته خواهد شد.بند339 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49(اصلاحی) 
عدم پذیرش ثبت جنگلها به نام اشخاص بند 347-با توجه به ماده1 قانون ملی شدن جنگلها مصوب 27/10/41از پذیرش تقاضای ثبت و تحدید حدود و صدور سند مالكیت املاك مشمول قانون مذكور ،به نام اشخاص خودداری كنید.بند337مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال49 
نحوه صدور سند مالكیت منابع ملی شده بند348-منابع ملی شده ای كه به موجب قانون ملی شدن جنگلها و با رعایت ماده 56قانون حفاظت ملی شناخته شده و تاكنون منتهی به صدور سند مالكیت نگردیده،به سه دسته قابل تقسیم است:1- منابع ملی شده ای كه تاكنون تقاضای ثبت نشده اعم از اینكه مجهول المالك میباشد یا در اجرای ماده 19 قانون املاك واگذاری بایستی تقاضای ثبت گردد. 2- منابع ملی شده ای كه از طرف اشخاص یا موسسات تقاضای ثبت شده ولی تاكنون آگهیهای نوبتی آن به جهتی منتشر نشده و یا در اثر اشتباه دستور تجدید آگهی آنها صادر گردیده. 3- منابع ملی شده ای كه در جریان ثبت است و آگهیهای نوبتی آن منتشر شده اعم از اینكه تحدید حدود شده و یا نشده باشد ،در مورد منابع ملی شده مذكور در فراز یك بایستی پس از دریافت مدارك لازم از قبیل آگهی ملی شدن و نقشه مربوطه و رای كمیسیون مندرج در ماده 56 قانون حفاظت و گواهی مذكور در ماده 13 آئیننامه قانون ملی شدن جنگلها و معاینه محلی كه با حضور نماینده سرپرستی منابع طبیعی به عمل خواهد آمد و تطبیق حدود مذكور در اوراق مزبور با محل و احراز معدم وجود اختلاف ،حدود كل محدود ملی شده را به موجب صورتمجلس ذكر و تذكر دهند كه محدوده مذكور شامل چند پلاكهایی است و سپس در صورت انطباق با مجاورین پس از امضا نماینده سرپرستی منابع طبیعی و احراز اینكه كه كلا یا جزئاً سابقه ثبت ندارد نسبت به تقاضای قبول ثیت آن یا یكی از پلاكها و توضیح اینكه از چه پلاكهایی تشكیل شده به نام دولت و به نمایندگی وزارت منابع طبیعی اقدام نمایند و چون مقصود از صدور آگهیهای نوبتی و تحدیدی اطلاع عامه از قبول در خواست ثبت و تعیین حدود است تا در صورتیكه برای خود حقی قائل باشند از طریق تسلیم واخواهی احقاق حق شود و در مورد منابع ملی مذكور د رفراز یك این دستور قانون ملی شدن جنگلها حقی برای افراد قائل نشده و تنها دارندگان دادنامه به نام جنگل و یا افرادی كه دعاوی آنها در تاریخ تصویب قانون مزبور در محاكم قضائی یا هیئت های رسیدگی به املاك واگذاری مطرح بوده و پس از صدور رای قطعی می توانند باستنادقسمت اخیر ماده پنج و با رعایت ماده 9 قانون مزبور وجه مربوطه را دریافت دارند ،لذا دیگر تصور تضییع حقی نمی رود و حقوق این قبیل افراد نیز محفوظ می باشد،بنا به مراتب مشروحه صدور آگهی نوبتی و تحدیدی نسبت به این قبیل منابع ملی شده امری زائد و غیر ضروری است و بایستی پس از انجام تشریفات فوق و تنظیم اظهار نامه مستندا بماده یك قانون ملی شدن جنگلها بر طبق حدودی كه به شرح فوق تعیین شده(و بایستی با كمال دقت و مراقبت معین شده باشد)مبادرت به صدور سند مالكیت به نام دولت گردد،چون مستنبط از قانون ملی شدن جنگلها این است كه به هر حال جنگلها ملی شده به هیچ وجه قابل استرداد به مالكین سابق نیست و پرداخت بهای مذكور در ماده 4 در صورتیكه برای خود حقی قائل باشند از طریق تسلیم واخواهی احقاق حق شود و در مورد منابع ملی مذكور د رفراز یك این دستور قانون ملی شدن جنگلها حقی برای افراد قائل نشده و تنها دارندگان دادنامه به نام جنگل و یا افرادی كه دعاوی آنها در تاریخ تصویب قانون مزبور در محاكم قضائی یا هیئت های رسیدگی به املاك واگذاری مطرح بوده و پس از صدور رای قطعی می توانند باستنادقسمت اخیر ماده پنج و با رعایت ماده 9 قانون مزبور وجه مربوطه را دریافت دارند ،لذا دیگر تصور تضییع حقی نمی رود و حقوق این قبیل افراد نیز محفوظ می باشد،بنا به مراتب مشروحه صدور آگهی نوبتی و تحدیدی نسبت به این قبیل منابعملی شده امری زائد و غیز ضروری است و بایستی پس از انجام تشریفات فوق و تنظیم اظهار نامه مستندا بماده یك قانون ملی شدن جنگلها بر طبق حدودی كه به شرح فوق تعیین شده(و بایستی با كمال دقت و مراقبت معین شده باشد)مبادرت به صدور سند مالكیت به نام دولت گردد،چون مستنبط از قانون ملی شدن جنگلها این است كه به هر حال جنگلها ملی شده به هیچ وجه قابل استرداد به مالكین سابق نیست و پرداخت بهای مذكور در ماده 4 نسبت به املاكی كه در جریان ثبت بوده بر طبق ماده پنج قانون ملی شدن جنگلها موكول به خاتمه جریان ثبتی است و در واقع معترض محكوم له از این جهت قائم مقام متقاضی ثبت شناخته خواهد شد لذا در مورد املاك مذكور در فراز 2و3 چنانچه تمامی مورد ثبت مستند به رای مذكور در ماده56 قانون حفاظت و گواهی مذكور در ماده 13 آئین نامه و نقشه و سایر سوابق قطعا ملی شناخته شده باشد و نسبت به كل و در مورد رقباتی كه مقداری از آن به شرح مذكور بالا ملی شناخته شده نسبت به مقدار مذبور پس از اجرای تشریفاتی كه در مورد املاك مذكور در فراز یك ذكر شده اقدام به صدور سند مالكیت به نام دولت خواهد شد. النهایه در مورد املاك مذكور در فراز 2 قبلا بایستی آگهی نوبتی آن ضمن سایر آگهیهای نوبتی با توضیح موضوع منتشر و در آن تصریحا اضافه شود كه افرادی كه مدعی مالكیت سابق مورد تقاضا می باشند به منظور استفاده از مقررات ماده9 قانون ملی شدن جنگلها می توانند در موعد مقرر اعتراض خود را تسلیم دارند و وصول اعتراضات احتمالی مانع صدور سند مالكیت نیست ضمنا چون در اثر تغییراتی كه در قسمتهای واگذاری از جنگلهای ملی شده داده شده و می شود حدود اغلب از جنگلها قهرا تغییر نموده و یا خواهد نمود ،لذا عملیات تحدیدی نسبت به جنگلهای مذكور در فراز 2و3 غیر عملی است و ضرورتی هم ندارد و چنانچه مالكین سابق از این جهت اختلافی با جنگلبانی پیدا نمایند تعیین تكلیف با مراجع صالحه خواهد بود. بدیهی است در مورد املاكی كه دارای سند مالكیت است و كلا یا جزئا ملی شناخته شده پس از اجرای تشریفاتی مانند تشریفات مربوط به املاك مذكور در فراز یك از جهت دریافت مدارك لازم و تطبیق با محل و تنظیم صورتمجلس در صورت تسلیم سند مالكیت برطبق ماده 13 آئین نامه قانون ملی شدن جنگلها و در صورت عدم دسترسی به سند مالكیت با صدور بخشنامه به دفاتر اسناد رسمی و قید مراتب در دفتر املاك نسبت به صدور سند مالكیت به نام دولت و به نمایندگی وزارت منابع طبیعی طبق مقررات اقدام خواهد شد،بدیهی است در هرمورد كه در اثر عدم وصول اعتراض بر نظر مامورین وزارتخانه ذیربط ظرف مدت مقرر قانونی نظریه مزبور قطعی خواهد شده باشد با دریافت گواهی قطعیت از ناحیه سرپرستی بایستس اقدام لازم به عمل آید و برای تسهیل كار در معاینات محلی از نماینده و نقشه برداران مطلع كه سابقه این كارها رادارند استفاده خواهند نمود. بند338 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال49 
نحوه صدور سند مالكیت ارضی موات بنام دولت بند349-براساس مصوبه شماره 18475/1-1/6/1361 شورایعالی محترم قضائی در مواردی كه در اجرای قانون و آئین نامه اراضی شهری و مطابق رای رسمی كمیسیون ماده12 قانون مزبور تقاضای صدور سند مالكیت زمین موات به نام دولت می شود ،مقتضی است بر اساس رای قطعی صادره نوع ملك را در سند مالكیت قید نمایند.. 
جنگل و مرتع بند 350-در اجرای ماده 13 آئین نامه قانون ملی شدن جنگلها و مراتع كشور مقتضی است ضمن تسریع در اعمال مقررات ماده مزبور مفاد ماده29 قانون اصلاح قانون حفاظت و بهره برداری از جنگلها و مراتع كشور مصوب مرداد ماه1346 را نیز كه ذیلا ذكر می گردد مورد توجه قرار دهند و برابر آن عمل نمایند ((ماده 29 در كلیه اقدامات ثبتی كه نسبت به تملك منابع طبیعی ملی شده به عمل می آید سازمان جنگلبانی از پرداخت مالیات و عوارض ثبتی و حق الثبت و هر گونه الصاق تمبر معافاست ولی حقوقی كه بسر دفتران اسناد رسمی تعلق می گیرد باید به وسیله سازمان جنگلبانی پرداخت گردد.))بخشنامه 13045/2-27/10/54 
ثبت غیر قانونی املاك مجاور موات بند351-بطوریكه اطلاع حاصل شده است در برخی از اراضی كه با اراضی موات مجاورت داشته و اسناد مالكیت بدوی بدون نقشه و طول اضلاع و مساحت صادر شده است،به دستاویز عمل تفكیك مقادیر زیادی ازاراضی موات را جزو محدوده اصلی قلمداد و به صدور اسناد مالكیت تفكیكی مبادرت می نمایند،چون ماده 29 قانون ثبت و سایر قوانین و مقرراتی كه از اسناد مالكیت حمایت می كنند منوط و موكول باین است كه با اجرای جریان مقدماتی از از تقاضای ثبت و تحدید حدود و گذشتن مواعد اعتراض بر اصل و حدود و یا صدور حكم نهائی در مواردی كه اعتراض در موعد مقرر واصل شده است نسبت به مورد تقاضا جریان مقدماتی ثبت و صحیحا اجرا شده باشد و نسبت به مازاد این قبیل اراضی از محدوده اولی هیچ نوع عملیات ثبتی صورت نگرفته است لازم است به مجرد برخورد با این قبیل اراضی و احراز مقدار اولیه و تعیین قطعات اضافی كه بدون هیچ تشریفاتی اقدام شده است به دفاتر اسناد رسمی حوزه آن منطقه /واحد ابلاغ نمائید كه از انجام هر گونه معامله ای نسبت به قطعات اضافی خودداری و پرونده را جهت تعقیب متخلف و یا متخلفین به دادسرای محل ارسال و نتیجه را نیز در هر مورد علیحده به سازمان نسبت اعلام فرمائید.بخشنامه1936/3-18/3/54 
تسریع در جریانات ثبتی مربوط به اراضی و املاك برنامه های عمومی و عمرانی و نظامی دولت بند352-وزارت نیرو طی شماره 450/1085/9282-17/4/61اعلام داشته كه شركتهای تابع وزارت نیرو در اجرای مقررات تبصره دو ماده دو لایحه قانونی نحوه خرید و تملك اراضی و املاك برای برنامه های عمومی عمرانی و نظامی دولت مصوب 17/11/58به بعضی از واحدهای ثبتی مراجعه ولی ادارات ثبت در این مورد اقدام شایسته معمول نداشته اند دستور فرمائید در صورت مراجعه هر سازمان در اجرای مفاد تبصره فوق الذكر در اسرع وقت اقدامات قانونی معمول و چنانچه با مشكلی مواجه شوند كه به لحاظ آن انجام تقاضا در مهلت مقرر میسر نباش بلافاصله مراتب را با دلائل قانونی به سازمان متقاضی ابلاغ و رونوشت آن را با اعلام جریان كامل ثبتی و اظهارنظر صریح به طوری كه احتیاج به مكاتبات بعدی نباش به ثبت منطقه گزارش تا طبق مقررات قانونی رفع اشكال و ابهام به عمل آید. بخشنامه1569/3-27/4/61 
 فصل 23 
 اوقاف 
همكاری با ادارات اوقاف بند353-مراجعه نماینده اوقاف به دفتر توزیع اظهارنامه برای تهیه صورت املاكی كه به عنوان وقف معرفی شده بلامانع است.بند349 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال49 
نحوه ثبت و صدور سند مالكیت اراضی موقوفه بند354-از آنجائی كه ثبت رقبات موقوفه و تنظیم اسناد رسمی نسبت به این گونه املاك و رعایت ضوابط قانونی مقرر در این زمینه حائز كمال اهمیت است،موارد زیر را جهت آگاهی و توجه بیشتر اعلام میدارد:1-در مواردی كه ادارات اوقاف تقاضای قبول ثبت و یا صدور سند مالكیت رقبه ای را از ادارات ثبت دارند ،اقتضا دارد نسبت به انجام خواسته آنها موازین قانونی نهایت همكاری را معمول دارند.2-در مورد املاكی كه عرصتا و اعیانا وقف میباشد و اعیانی موقوفه به مرور یا به عللی از بین رفته است با رعایت قوانین و مقررات مربوطه و با توجه به سوابق ثبتی و پس از اخذ مستندات لازم قانونی اقدام مقتضی در این خصوص در حدود مقررات بلامانع است.3-با توجه به قانون و مقررات اوقاف دفاتر اسناد رسمی مكلفند قبل از تنظیم هر نوع سند نسبت به املاك موقوفه موافقت ادارات اوقاف محل را جلب نمایند و ادارات ثبت نیز قانون و آئین نامه قانون اوقاف را مراعات نمایند.4-در مواردی كه ادارات توقاف نیاز به تشخیص املاك موقوفه دارند و جهت شناسایی و تهیه فهرست نماینده ای معرفی می نمایند،مقتضی است در این زمینه نهایت همكاری را به عمل آورند.5-هر گاه ادارات اوقاف به عللی از قبیل آتش سوزی و غیره تقاضای صدور سند مالكیت المثنی و یا در خواست تهیه رو نوشت اسناد رسمی تانظیمی در دفاتر اسناد رسمی را می نمایند لازم است نسبت به انجام درخواست آنها با رعایت مقررات در اسرع وقت اقدام شایسته معمول دارند.بخشنامه1886/3-23/2/52 اصلاحی. 
سند مالکیت املاک موقوفه بند 355 – چون صدور سند مالکیت املاک موقوفه به نام متصدی مثبت تولیت نیست اداره ثبت میتواند اسناد مالکیت املاک مرد تقاضای متولی را به تصدی وی صادر و اداره اوقاف هم می‌تواند رونوشت اسناد مالکیت وقفی را از ثبت محل دریافت دارد. بند ۳۷۱ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹. 
صدور سند مالکیت موقوفات بند 356 – با توجه به مقررات اوقاف واحدهای ثبتی می توانند در صورت تقاضای اداره اوقاف اسناد مالکیت موقوفات آن را طبق مقررات صادر و تسلیم و مراتب را هم جهت اطلاع به متولی ابلاغ نمایند. بخشنامه 625/3 – 23/2/52 اصلاحی 
 فصل 24 
 اتباع بیگانه 
نحوه قبول تقاضای ثبت ملک از بیگانگان بند 357-در خواست ثبت اتباع بیگانه با رعایت مقررات مربوط باستملاك اتباع بیگانه و پس از كسب دستور از سازمان ثبت بعمل می آید.بند347مجموعه بخشنامه های تاآخر سال49. 
اظهارنامه ثبت املاك اتباع بیگانه بند358-در مورد اظهارنامه راجع به تقاضای ثبت املاك اتباع بیگانه باید امضای متقاضی از طرف ثبت محل گواهی شود.(بند 409 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
تقاضای ثبت اتباع بیگانه بند359-حسب تقاضای دفتر حقوقی وزارت امور خارجه شایسته است دستور فرمائید دفتر اسناد رسمی حوزه تابعه در آینده موقع تنظیم اظهار نامه تقاضای ثبت اتباع بیگانه علاوه بر تعیین منطقه ثبتی محل وقوع ملك مورد تقاضا و مشخصات و نشانی كامل ملك را تعیین و در اظهارنامه قید نمایند تا تعیین محل قطعی آن روی نقشه شهری میسر باشد.(بخشنامه شماره 6342/3-30/10/53)اصلاحی. 
ثبت اسناد معاملات غیر منقول بیگانگان مقیم ایران بند360-اتباع خارجی مقیم ایران نمی توانند قبل از كسب اجازه مخصوص از سازمان ثبت به قائم مقامی از فرزند صغیر خود نسبت به قبول انتقال اموال غیر منقول واقع در ایران اقدام نماید(بند410 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال49). 
تملك یا اجاره ملك توسط اتباع بیگانه بند361-در هر مورد كه اتباع بیگانه قصد تملك و یا اجاره اموال غیر منقول در ایرانداشته باشند دفاتر اسناد رسمی بایستی قبلا موافقت سازمان ثبت را جلب نمایند. هر گاه مدت اجاره از پنج سال تجاوز ننماید جلب موافقت ضروری نیست و فقط بایستی مراتب را با ذكر خصوصیات و مشخصات موجر و مستاجر و محل مورد اجاره به اداره كل امور املاك گزارش نمائید.(بند417 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال49). 
نحوه خرید ملك اتباع خارجی بند362-چنانچه اتباع خارجی مقیم در ایران قصد خرید ملكی در نوار مرزی و نقاط نزدیك مرز داشته باشند علاوه بر تهیه اوراق لازم از قبیل اظهار نامه تقاضای ثبت املاك اتباع بیگانه و گواهی عدم سوپیشینه و فتوكپی مصدق پروانه اقامت محل دقیق ملك مورد نظر و نقشه و كروكی جامعی از وضعیت ملك كه نمودارفاصله و موقعیت آن باشد تهیه و ارسال دارند تا از اتلاف وقت در صدور پاسخ جلوگیری شود.(بخشناكه شماره 6791/3-5/10/55) اصلاحی. 
 فصل 25 
 تعیین حدود و تفکیک، افراز 
رعایت حریم راه آهن بند 363-ادارات ثبت مكلفند در موقع تحدید حدود تفكیك و صدور سند مالكیت املاك اشخاص با توجه به ماده13 قانون بزه های راه آهن مصوب1320 رعایت حریم قانونی راه آهن را نموده و در موقع انتشار آگهی های تحدیدی و نوبتی یك نسخه آن را هم به ادارات راه آهن بفرستد.بند369 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49. 
عملیات تحدید حدود پس از تجدید آگهی نوبتی بند364-به طوری كه اطلاع دارند در ماده 14 قانون ثبت قید شده است تحدید حدود املاك واقعه در هر ناحیه متدرجا به ترتیب نمره املاك مطابق نظامنامه یه عمل خواهد آمد و نیز در ماده 66 آئین نامه های قانون ثبت تصریح دارد كه اگهی های تحدیدی منتشر نخواهد شد مگر پس از نشر اولین آگهی نوبتی و با اجرای این دو ماده در گذشته تحدید حدودهای به عمل آمده است و بعدا در اثر اشتباه در آگهی نوبتی به دستود هیئت نظارت اگهی نوبتی تجدید می شود و به اعتبار این تجدید آگهی اغلب واحدهای ثبتی عملیات تحدیدی حدود گذشته را هم باطل تلقی شده و به تجدید آگهی تحدیدی و عملیات تحدیدی مبادرت می نمایند ،و حال آنكه در بند 2 از ماده 25 قانون اصلاحی ثبت تذكر داده شده هر گاه هیئت نظارت تشخیص دهد كه در جریان مقدماتی ثبت املاك اشتباه موثری واقع شده آن اشتباه و همچنین عملیات بعدی كه اشتباه مزبور در آن موثر بوده ابطال و جریان ثبت تحدید و یا تكمیل خواهد شد.بنابراین اگر به دستور هیئت نظارت آگهی نوبتی تجدید شود،این تجدید اگهی دلیل بر ابطال عملیات تحدیدی نیست مگر این كه تصریحا در رای هیئت نظارت تجدید عملیات تحدیدی هم قید شده باشد،بنابراین لازم است با در نظر گرفتن این دستور صرفا در اجرای رای هیئت نظارت اقدام نموده و مراقبت نمائید بی جهت مشكلاتی برای ارباب رجوع در قسمت تجدید عملیات تحدیدی فراهم نشود.بخشنامه 380/3-25/1/54. 
تعیین حدود توسط نماینده به تنهایی بند365-در مواردی كه نمایندگان ثبت بتوانند طول ابعاد و مساحت ملكی را در موقع تحدید بدون نیاز به وجود نقشه بردار تعیین نمایند، تعیین طول ابعاد و مساحت ملك به وسیله نماینده محدد و با رعایت كامل مقررات مانعی ندارد.بخشنامه1610/3-6/3/54. 
تبعیت از مجاور بند 366-در مواردی كه مجاور ملك مورد تحدید یا مورد تفكیك قبلا بدون تعیین طول ابعاد تحدید و یا ثبت شده باشد ،تبعیت از مجاور از لحاظ حد فاصل (از قبیل دیوار یا نهر و غیره)لازم است و ذكر طول ابعاد مورد تحدید و تفكیك در این مورد با مشخص بودن حد فاصل مباینتی با ثبت مجاور نخواهد داشت.بند361 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
دعوت از نماینده و مهندس ثبت در دعاوی افراز بند 367-برای اینكه اجرای احكام افراز دادگاهها در ادارات و دوایر ثبت از نظر تطبیق حدود و فواصل معینه در نقشه های ثبتی و محدوده اسناد مالكیت و صورتمجلس های تحدیدی ،اشكال و اختلافی پیش نیاید در مواردی كه از دادگاه نماینده و مهندس ثبت به منظور تشزیك مساعی در افراز دعوت شود بایستی نماینده و مهندس به موقع در دادگاه اعزام گردد.بند366-مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
تحدید حدود-تفكیك حدود بند 368-درخواست متقاضیان ثبتی كه تحدید حدود ملك مورد تقاضا را طبق ماده 15 قانون ثبت مینمایند ،منوط به معاینه محل و تطبیق با مجاورین و تخیص جهات اربعه ملك و با رعایت كامل تبصره اصلاحی ماده15 قانون ثبت مصوب 18/10/51 صورت خواهد گرفت.بند356مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اخر سال 49 (اصلاحی). 
جنگل عمومی و مراتع و موات بند369-نمایندگان ثبت د رموقع تحدید حدود املاك مورد تقاضا بایستی از تحدید تمام و یا یك قسمت از املاكی كه جنگل و مرتع یا موات و امثال ان بوده و یا در تصرف مالكانه متقاضی ثبت نمیباشد خودداری نمایند. بند 357 مجموعه بخشنامه ها تا اخر سال 49. 
تجدید تحدید بند 370-در مواردی كه هیئت نظارت تصریح بر تجدید آگهی های نوبتی دارد عملیات تحدیدی در صورتی تجدید خواهد شد كه در رای هیئت نظارت قید شده باشد در غیر این صورت تحدید حدود به قوت خود باقی است . بند 358 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49(اصلاحی). 
تحدید املاك مفروز كه دارای مشاعات است بند371-در موقع تحدید حدود املاك مفروز كه دارای مشاعات نیز می باشد پس از تحدید حدود مفروزات كه در اظهار نامه و اگهی های تحدیدی قید شده حدود مشاعات نیز تعیین و در صورتمجلس تحدیدی قید میشود. بند 359 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49. 
اصلاح وضع املاك بند 372-هر گاه مالكین دو یا چند ملك مجاور به منظور اصلاح و بهبود وضع املاك خود نیاز به مبادله قسمتهای جزئی از املاك خود را داشته باشند میتوان با تنظیم صورتجلسه توافق و سند رسمی و پرداخت حقوق و عوارض مربوطه عمل كرد و رعایت تشریفات تفكیك ضرورتی ندارد. بخشنامه شماره288/3-23/1/54 
تفكیك اراضی مسیر لوله های نفت و گاز بند373-در مورد تفكیك اراضی مسیر خطوط لوله مواد نفتی و گاز سراسری وقت معاینه محلی را به وزارتخانه مربوطه اطلاع داده و با رعایت كلیه مقررات عملیات مربوطه را انجام دهید.بند367 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال49. 
اعلام وقت تفكیك اراضی مسیر لوله نفت بند 374-وقت تفكیك حدود اراضی مسیر لوله نفت را با مهلت معقول با آدرس تهران امور اداری قسمت خطوط لوله ابلاغ نمایند. بند446 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اخر سال 49. 
تفكیك ملكی كه فاقد متراژ و نقشه است بند 375-در موقع تفكیك قسمتی از ملك مورد تحدید و یا ثبت شده كه بدون قید طول اضلاع و مساحت سند مالكیت آن صدر شده نقشه برداری مورد تفكیك و باقیمانده آن با رعایت جهات مذكور در صورتمجلس تحدیدی و سند مالكیت ضروری است و باید از حدود مذكور در صورتمجلس تحدید و سند مالكیت تجاوز نشود در صورت بروز اشكال گزارش و كسب تكلیف شود. بند362 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
تفكیك ملك فاقد بنا و ملكی كه تحدید نشده بند 376-تفكیك املاك فاقد ساختمان كه داری حدود مشخص نیست منوط به پی كنی از طرف ذینفع است و نیز نسبت به املاكی كه عمل تحدید حدود انجام نشده تفكیك قسمتی از ان به وسیله اداره ثبت برای انجام معاله ممنوع است. بند363 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اخر سال 49. 
افراز ملك مشاع كه قسمتی از آن مجهول المالك است در دادگاه بند377-هرگاه نسبت به ملكی كه قسمتی از آن مشاعا درخواست ثبت شده و بقیه مجهول المالك باشد رای قطعی دادگاه بر افراز آن صادر نشده باشد باید صدور آگهی نوبتی آن و نیز پذیرفتن درخواست ثبت سهام مجهول طبق حكم مزبور صورت گیرد و در صورتی كه آگهی نوبتی قبلا به عنوان اشاعه منتشر شده بقیه اقدامات ثبتی طبق رای صادره تعقیب و چنانچه سهم مشاعی مزبور مسبوق یه صدور سند مالكیت باشد مساحت و حدود مشخصات و حقوق ارتفاقی آن طبق حكم قطعی دادگاه با اشاره به شماره حكم در ملاحظات ثبت ملك قید و نسبت به سهم مجهول المالك به شرح فوق عمل می شود. بند 368مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
اجرای حكم افراز دادگاه بند 378-واحدهای ثبتی در موقع اجرای حكم افراز ضمن تطبیق مفاد حكم با محدوده ثبتی و سند مالكیت حدود و فواصل قطعات را ضمن تنظیمات صورتمجلس تعیین و سپس مبادرت به صدور سند مالكیت مینمایند ،اخیرا مشاهده شده است كه بعضی از واحدها قبل از تطبیق مفاد حكم با محدوده ثبتی مبادرت به صدور سند مالكیت نموده اند و نتیجتا قسمتی از سند مورد سند مالكیت صادره خارج از محدوده ثبتی بوده و به مجاورین یا اموال عمومی تجاوز شده است ، لذا خاطرنشان مینماید در موقع اجرای احكام قطعی افراز دادگاهها باید قبل از هر اقدام مفاد حكم و یا نقشه كارشناس كه ملاك خكم افراز بوده به دقت با وضع محل و محدوده سند مالكیت تطبیق و پس از اطمینان با اینكه كلیه قطعات مورد حكم داخل محدوده ثبتی و یا سند مالكیت است مبادرت ، به صدور سند مالكیت و یا اقدام بعدی گردد.بخشنامه شماره1696-10/2/54 سازمان 
چگونگی افراز اراضی متعلق به سازمان مسكن بند379-نظر به اینكه در ماده2 قانون افراز مالكین و ثبت اراضی مربوط به سازمان مسكن تصریح به تنظیم صورتمجلس تحدید حدود شده است و تنظیم صورت مجلس مذكور حسب مقررات قانون ثبت پس از صدور اگهی تحدید حدود از جهت اطلاح مجاورین و صاحبان حق امكان پذیر است ، لذا انتشار اگهی تحدیدی لازم به نظر میرسد و ادارات ثبت پس از قبول تقاضای ثبت سازمان مسكن با انتشار آگهی تحدیدی مبادرت و تحدید حدود را انجام و بارعایت موازین قانونی و احراز شرایط به صدور سند مالكیت هم مانع این نیست كه معترضین نسبت به تقاضای ثبت یا تحدید حدود نتواند در مدت مقرر اعتراض خود را تقدیم نماید .بخشنامه 9050/3-12/9/51 
تفكیك عرصه براساس تملك اعیانی بند380-درمواردیكه مالك اعیان قصد خرید عرصه زیر بنا را داشته باشد و تحدید حدود اعیان هم عملی شده باشد در تفكیك عرصه اقدام و پس از انجام تشریفات مقرر انتقال در صدور سند مالكیت اقدام بنمائید ، بدیهی است عرصه تابع حدود اعیان خواهد بود و انجام تفكیك عرصه مزبور نیاز به احتیاجی به جلب نظر شهردای ندارد. بخشنامه شماره6604/3-4/10/54 
تعیین حدود و نقشه برداری املاك و اراضی بند381-با اینكه در تبصره الحاقی به ماده 57 ائین نامه قانون ثبت مقرر گردیده كه در موقع تحدید حدود املاك نقشه ملك ترسیم و نتیجتا سند مالكیت با قید مساحت و طول ابعاد صادر گردد ، باز ملاحظه می شود كه اغلب اسناد مالكیت مربوط به اراضی و املاك اعم از محصور و یا غیر محصور بدون قید مساحت و طول ابعاد صادر می گردد.با توجه به اینكه كه اكثر اختلافات به علت عدم قید مساحت در سند مالكیت و یا عدم ترسیم نقشه ملك در موقع تحدید حدود پیش می آید ،لزوما خاطر نشان می نماید كه در موقع تحدید و یا تفكیك و افراز اراضی و یا بعد از آن نقشه ملك بطور تصحیح ترسیم و حتما سند مالكیت با قید مساحت و طول ابعاد صادر شود.اصلاحیه بخشنامه های شماره 6544/3-12/11/53و5377/3-24/11/58وبند360 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49. 
تفكیك اعیانها بند382-در مواردی كه مالك اعیانی های ثبت شده براسا ماده104 مكرر ائین نامه تقاضای تفكیك می نماید و عرصه متعلق به دیگری است ،همانطور كه در ماده 104 مكرر ائین نامه قانون ثبت قید شده است در موقع تحدید حدود اعیانی باید مراتب به مالك عرصه و مجاورین اخطار شود لازم است در موقع تفكیك هم به منظور محفوظ بودن حق مالك عرصه ، مراتب به مشارالیه ابلاغ و اخطار گردد ،بدیهی است با صدور سند مالكیت اعیانی دیگر ادعائی نسبت به اصل مالكیت مسموع نخواهد بود.بخشنامه 7704/3-27/12/53 اصلاحی. 
نحوه تفكیك املاك بند383 -به منظور ایجاد وحدت رویه در تفكیك و افراز املاك در واحدهای ثبتی خاطر نشان می نماید:1-ادارات ثبت مكلفند در موقع تفكیك اراضی محدوده قانونی شهر و حریم آن به عمل تفكیك و افراز را در اجرای ماده 154 اصلاحی قانون ثبت طبق نقشه ای انجام دهند كه یراساس ماده 101 قانون اصلاحی شهرداریها به تصویب شهرداری رسیده باشد.2-در مورد تفكیك ساختمان هایی كه مجزا از هم به صورت آپارتمان احداث شده اند با توجه به گواهی پایان كار صادره از شهرداری و قانون تملك اپارتمانها و آئین نامه اقدام شود.3-در مورد تفكیك چند ساختمان كه مجزا از هم در یك قطعه زمین احداث گردیده چنانچه بر گواهی پایان كار این ساختمانها دارای مشتركات از قبیل (انباری ، راهروها ، تابلوی آب و برق ،مراكز حرارتی و برودتی و تهویه و غیره)باشند و یا اینكه شهرداری در گواهی صادره عرصه را قابل تفكیك نداند ادارات ثبت بایستی فقط نسبت به تفكیك اعیان ساختمانها با رعایت ضوابط مقرر در قانون تملك آپارتمانها اقدام نمایند و در مورادی كه از این قبیل ساختمانها براساس گواهی پایان كار دارای مشتركات نباشند ادارات ثبت راسا نسبت به تفكیك عرصه واعیان اقدام خواهند نمود.4- در مورد ساختمانهای احداثی قبل از سال 1349 مستنداً به تبصره 8 از ماده 100 اصلاحی قانون شهرداریها ارائه گواهی پایان كار ضرورتی نداشته و ادارات ثبت راساً اقدام به تفكیك نمایند.5- در مورد افراز اراضی خارج از محدوده قانونی شهرها نسبت به افراز سهام مشاعی مالكین با توجه به رأی وحدت رویه شماره 48-24/10/63 هیئت عمومی دیوانعالی كشور براساس قانون و آئین نامه افراز و فروش املاك مشاع عمل می شود.6- تكلیف تفكیك اراضی و ساختمانهای خارج از محدوده قانونی و حریم شهرها را آئین نامه استفاده از اراضی و احداث بنا و تأسیسات در خارج از محدوده قانونی و حریم شهرها روشن نموده است.(اصلاح شده بند 370 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 و بخشنامه شماره 3210/3- 5/5/1354). 
 فصل 26 
 گزارش اشتباهات ثبتی و تفویض اختیار به روسای واحدهای ثبتی – اشتباهات ثبتی 
اشتباه در نوبت اول آگهی های نوبتی بند 384- چون مبدأ اعتراض به تقاضای ثبت از تاریخ نشر اولین آگهی نوبتی است، لذا چنانچه ادارات ثبت بعد از نشر اولین آگهی نوبتی با اشتباهی برخورد نمایند دستور تصحیح در نوبتهای بعدی صحیح نبوده و در رفع اشتباه نیز بی اثر است. در این قبیل پرونده ها با تهیه گزارش نظر هیئت نظارت را جلب كنید.بند 310 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49. 
تفویض اختیار در مورد اشتباهات ثبتی بند 385- رؤسای واحدهای ثبتی كه به قائم مقامی از طرف هیئت نظارت اختیار اظهار نظر و انشاء رأی نسبت به بعضی از اشتباهات ثبتی طبق فهرست مصوبه هیئت نظارت را دارند باید به مسئولیت خطیری كه بعهده آنها محول است توجه داشته و آراء خود را كاملاً با موضوع اشتباه و رأی هیئت نظارت كه ضمن این بخشنامه ابلاغ شده تطبیق داده و دستور مقتضی صادر نمایند زیرا مسئولیت این موضوع مستقیماً و بدون پذیرفته شدن هیچگونه عذری متوجه آنها خواهد بود. در هر مورد كه در تطبیق اشتباه را رأی هیئت نظارت كوچكترین اختلاف یا تردیدی بنظر برسد یا مورد اشتباه خارج از موارد مندرج در فهرست مصوبه هیئت نظارت باشد باید كماكان گزارش امر را برای اظهار نظر به هیئت نظارت ثبت منطقه ارسال دارند.بند 311 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
تفویض اختیارات هیئت نظارت به رؤسای واحدهای ثبتی كه بتصویب شورایعالی ثبت رسیده است بند 386- اختیارات تفویضی شماره 1400-1/4/1353 هیئت نظارت منطقه مركزی كه با توجه به ماده 10 آئیننامه اجرائی رسیدگی به اسناد معارض و هیئت نظارت قانون ثبت از نظر وحدت رویه در جلسه مورخ 24/12/53 مورد تصویب شورایعالی ثبت قرار گرفته جهت اجراء پیوست ارسال میشود، مقتضی است مراتب را به كلیه واحدهای تابعه ابلاغ نمایند. 
تفویض اختیار هیئت نظارت به رؤسای واحدهای ثبتی بند 387- چون منظور از تصویب مواد اصلاحی قانون ثبت و آئیننامه ها انجام مراجعات و مشكلات ارباب رجوع میباشد و از طرفی در امور جاری هیئت نظارت ملاحظه میشود نسبت به بعضی موارد كه اتخاذ تصمیم از ناحیه رؤسای واحدهای ثبتی (با اجازه این هیئت) در ظرف مدتی اندك امكان دارد و با رد و بدل شدن گزارشها و احیاناً مكاتبات متعددی كه برای روش شدن مطالب بعمل میاید مدتها وقت مأمورین محلی و هیئت نظارت اشتغال و طلعاً اتخاذ تصمیم مدتی بتأخیر می افتد علیهذا هیئت نظارت ثبت منطقه مركزی با اختیار حاصله از ماده 10 آئیننامه ماده 25 اصلاحی قانون ثبت در جلسه مورخ 28 خرداد 1353 ضمن تعیین موارد جدیدی علاوه برموضوعات مذكور در دستور شماره 3700-24/8/52 كله مواردی كه اتخاذ تصمیم درباره آن طبق نظریه كلی این هیئت بعهده آقایان رؤسای واحدهای ثبتی گذارده میشود بشرح زیر تأیید و تصویب مینماید: – الف: اشتباهات مؤثر در آگهی های نوبتی:1- اشتباهات در نام متاضی یا قائم مقام قانونی او.2- اشتباه در نام خانوادگی متقاضی ثبت در مواردی كه نام خانوادگی اساساً آگهی نشده و یا تمام نام خانوادگی اشتباه شده باشد.3- اشتباه در محل وقوع ملك در صورتیكه طوری ذكر شده باشد كه منطبق با محل دیگری گردد.4- اشتباه در نوع ملك5- اشتباه در شماره اصلی ملك یا عدم ذكر آن.6- اشتباه در شماره فرعی ملك در مواردیكه اشتباه در اظهارنامه هم عمل آمده باشد.7- اشتباه در نام قریه یا مزرعه یا قنات مورد تقاضای ثبت.8- در مواردیكه تقاضا به دیگری منتقل شده و پرونده حاكی از امر انتقال بوده معهذا اشتباهاً آگهیهای نوبتی بنام انتقال دهنده منتشر شده باشد. – ب: اشتباهات غیر مؤثر در آگهی های نوبتی:1- اشتباه در شماره فرعی ملك كه در اظهارنامه صحیحاً قید ولی در آگهی اشتباه شده باشد.2- اشتباه در مضاف الیه نام خانوادگی یا عدم ذكر مضاف الیه.3- عدم قید نام خانوادگی مالك در صورتیكه نام پدر قید شده باشد.4- هرگاه آگهی زائد بر میزان مود تقاضای ثبت منتشر شده باشد.5- هرگاه اطلاع اداره ثبت از وقوع معامله بعد از انتشار آگهی ها بوده و مورد تقاضا بنام انتقال دهنده آگهی شده باشد.6- اشتباه در ذكر شهرت ملك یا عدم ذكر آن. – ج: اشتباهات مؤثر در آگهی تحدیدی:1- اشتباه در شماره پلاك اعم از اصلی یا فرعی یا عدم ذكر هر یك از آنها.2- اشتباه یا عدم ذكر نام یا نام خانوادگی متقاضی ثبت یا قائم مقام قانونی وی.3- اشتباه در محل وقوع ملك و همچنین عدم ذكر محل وقوع ملك.4- اشتباه در نوع ملك همچنین عدم ذكر نوع ملك5- عدم رعایت ماده 14 قانون ثبت بدین ترتیب كه در انتشار آگهی تحدید رعایت ترتیب شماره املاك نشده باشد.6- عدم رعایت ماده 67 آئیننامه قانون ثبت كه باید فاصله قبل از انتشار آگهی تحدید و روز تحدید حدود كمتر از بیست روز و بیش از 60 روز نباشد.7- در صورتیكه با وجود اطلاع اداره از وقوع معامله قبل از انتشار آگهی تحدید اشتباهاً آگهی تحدیدی بنام فروشنده منتشر شده باشد. – د: اشتباهات غیر مؤثر در آگهی تحدیدی:1- اشتباه در مضاف الیه نام خانوادگی یا عدم قید آن.2- عدم قید و ا اشتباه در ذكر نام و نام خانوادگی بعضی از شركاً مشروط براینكه حداقل نام و نام خانوادگی یكی از متقاضیان صحیح آگهی شده باشد.3- اشتباه در ذكر مقدار مورد تقاضا اعم از اینكه بیشتر یا كمتر آگهی شده باشد.4- اشتباه در نشر آگهی بنام فروشنده در صورتیكه اطلاع اداره از وقوع معامله پس از انتشار آگهی تحدید باشد.5- انتشار آگهی تحدید حدود اختصاصی قبل از آگهی انتشار ماده 14 قانون ثبت. – ه: اشتباهات در عملیات ثبتی:1- هرگاه صرفاً در ذكر جهات اربعه ملك در صورتمجلس تحدید حدود اشتباه شده باشد پس از تطبیق با مجاورین آنها بعمل آمده و احراز عدم تجاوز بمجاورین و شوارع اصلاح صورتمجلس تحدید منابع است.2- هرگاه تحدید حدود ملكی بمعرفی مالك یا نماینده قانونی او در وقت مقرر بعمل آمده و اشتباهاً صورتمجلس تجدید حدود بامضاء مالك یا نماینده قانونی او نرسیده باشد در صورتیكه با مجاورین اختلافی در بین نباشد مانعی ندارد كه صورتمجلس تحدیدی با حضور نماینده ثبت بامضاء متقاضی یا قائم مقام قانونی او برسد.3- هرگاه تحدید حدود در غیر روز مذكور در آگهی تحدیدی بعمل آمده و همچنین در صورتیكه صورتمجلس تحدیدی بامضاء نماینده مجدد نرسیده باشد در هر دو مورد عملیات تحدیدی با انتشار آگهی تحدیدی تحدید خواهد شد.4- در مواردی كه نقشه بردار در عملیات تحدیدی حاضر بوده و نقشه مربوطه را تهیه و امضاء و تسلیم نموده است و صورتمجلس تحدیدی هم با ذكر طول اضلاع تنظیم شده ولی اشتباهاً صورتمجلس تحدیدی بامضاء نقشه بردار نرسیده باشد در صورتیكه نقشه با صورتمجلس تحدیدی از هر حیث منطبق بوده و هیچگونه اختلافی نداشته باشد ادامه عملیات ثبتی بلامانع است. – و: اشتباهات در املاك ثبت شده:1- هرگاه شماره و یا شهرت و یا نوع ملك و یا محل وقوع آن و همچنین نام یا نام خانوادگی مالك در اظهارنامه و آگهی های نوبتی صحیحاً قید ولی در موقع ثبت ملك در دفتر املاك یا سند مالكیت یا در یكی از موارد مذكور اشتباهی شده باشد پس از رسیدگی و احراز وقوع اشتباه مراتب در ستوم ملاحظات ثبت و سند مالكیت توضیح داده شود.2- هرگاه نام پدر مالك یا شماره شناسنامه مالك یا محل صدور آن در اظهارنامه صحیحاً قید ولی در موقع ثبت ملك در دفتر املاك یا در سند مالكیت اشتباهی شده باشد، پس از رسیدگی و تطبیق شناسنامه متقاضی با اظهارنامه و نبودن اختلافی در سایر مشخصات شناسنامه و در رفع اشتباه به طرق فوق اقدام گردد.3- هرگاه نام یا نام خانوادگی یا شماره شناسنامه مالك در اظهارنامه و آگهی یا یكی از آنها اشتباه شده و با همان اشتباه ملك به ثبت رسیده باشد پس از انطباق شناسنامه متقاضی بوسیله تحقیق از اداره ثبت احوال و احراز تصرفات مالكانه و بلامعارض بودن آن و نبودن اختلافی در سایر مشخصات شناسنامه بترتیب فوق در رفع اشتباه اقدام گردد.4- هرگاه سهم مالك اشتباهاً زائد بر میزانی كه تقاضا و آگهی شده یا مورد انتقال واقع گردیده ثبت و سند مالكیت صادر و تسلیم شده باشد و مالك در اداره حاضر و كتباً این موضوع را گواهی و سند مالكیت را برای اصلاح تسلیم نماید با قید توضیح لازم در ملاحظات ثبت ملك و سند مالكیت در رفع اشتباه اقدام شود.5- هرگاه در تعیین شماره ملك یكی از مجاورین در صورتمجلس تحدیدی و ثبت ملك یا یكی از آنها اشتباه شده باشد با معاینه محل و تطبیق با پرونده مجاور و احراز وقوع اشتباه و نبودن اختلاف و تعارض در صورتیكه در حد فاصل تغییری داده نشود و اقدام برفع اشتباه خللی بحق غیر نرساند در رفع اشتباه با قید شماره صحیح ملك در ملاحظات ثبت ملك و سند مالكیت اقدام شود.6- هرگاه معامله از نوع شرطی یا رهنی یا اجاره و امثال آن بوده ولی در موقع ثبت آن اشتباهاً بعنوان معامله قطعی ثبت دفتر املاك شده باشد و یا بالعكس پس از احراز وقوع اشتباه و تحقیق از دفترخانه مربوطه در صورتیكه سند مالكیت از این جهت اشتباهی نداشته باشد دفتر املاك اصلاح والا پس از مطالبه و ملاحظه سند مالكیت یكجا اقدام گردد.7- در موردی كه ثبت ملك در دفتر املاك باستناد سند انتقال رسمی بوده و در یكی از مشخصات شناسنامه انتقال گیرنده موقع تنظیم سند انتقال اشتباهی رخ داده باشد و باهمان اشتباه ملك بنام خریدار به ثبت رسیده و سند مالكیت صادر شده باشد باید در صورت امكان بدواً در اصلاح سند رسمی وسیله دفترخانه مربوطه طبق مقررات اقدام و سپس مراتب در ملاحظات ثبت ملك و سند مالكیت قید شود و در صورت عدم حضور طرف معامله با تحقیق از اداره ثبت احوال و احراز اشتباه بشرح فوق اقدام گردد.8- هرگاه در سند مالكیت و ثبت دفتر املاك بواسطه اشتباه دفترخانه در تنظیم خلاصه معامله برخلاف مدلول سند انتقال اشتباهی روی داده شده باشد پس از احراز وقوع اشتباه و اعلام كتبی دفترخانه مربوط دائر بر اینكه سند معامله صحیح تنظیم گردیده با توضیح لازم در ستون ملاحظات ثبت یا سند مالكیت در رفع اشتباه اقدام گردد.9- در مواردی كه حدود اربعه ملك در صورتمجلس تحدید یا صورتمجلس تفكیك یا تقسیم نامه رسمی یا دادنامه افراز بطور صحیح قید شده لیكن در موقع ثبت ملك در دفتر املاك حدی ساقط یا اشتباه شود پس از احراز وقوع اشتباه با توجه بسوابق مربوطه و انطباق با مجاور و نبودن اختلاف مراتب در ملاحظات ثبت و سند مالكیت قید شود.10- هرگاه در ذكر جهات ارابعه ملك اشتباه شده و با همان اشتباه ملك در دفتر املاك ثبت شده باشد پس از احراز اشتباه بشرط اینكه اختلافی با مجاورین و همچنین اختلافی در حد فاصل نباشد اصلاح آن بلامانع است. – ز: امور متفرقه:1- هرگاه در نتیجه تغییر وضع مجاور املاك ثبت شده و تبدیل حد بكوچه اصلاح سند مالكیت در حدی كه قبلاً بملك مجاور و فعلاً بكوچه محدود است تقاضا شود در صورتیكه كوچه مورد بحث بن بست نباشد و شهرداری نیز عمومی بودن كوچه را تأیید نماید اصلاح ثبت دفتر املاك و سند مالكیت از این جهت مانعی نخواهد داشت.2- در مورد كسر مساحت و طول اضلاع چنانچه مالك كتباً تقاضای اصلاح سند مالكیت خود را بنماید و یا كسر مساحت و طول اضلاع موافق باشد و مورد ثبت در وثیقه و بازداشت و بند (ز) نباشد اصلاح ثبت ملك و سند مالكیت بلامانع است.3- در مواردیكه مساحت و طول اضلاع ملكی بمنظور اجرای طرح شهرداری كسر و ثبت دفتر املاك و سند مالكیت اصلاح شده باشد و بعداً شهرداری از طرح اصلاحی انصراف حاصل نماید و مالك تقاضای اصلاح سند مالكیت را بصورت اولیه بنماید اصلاح ثبت و سند بوضع اولیه بشرط موافقت شهرداری بلامانع است:بمنظور حسن اجرای تصمیمات فوق تذكرات ذیل برای توجه رؤسای واحدهای ثبتی ضروری بنظر میرسد:1- دقت فرمایند كه موارد موضوعاً با هر یك از اختیارات تفویضی كاملاً و بدون ابهام منطبق باشد و اگر كوچكترین تردیدی در عدم انطباق مورد با موارد اختیارات بنظرشان میرسد : 1- اصل را بر عدم انطابق گذارده مراتب را به هیئت نظارت گزارش نمایند.2- تصمیماتی كه باستناد این اختیارات اتخاذ میفرمایند باید با اشاره بهریك از موارد اختیارات و رعایت كامل موازین قانونی و ثبتی باشد.3- در مواردیكه برحسب تشخیص رئیس ثبت مقرر شود كه آگهی های نوبتی تجدید گردد طبق تبصره یك ماده 25 قانون اصلاحی ثبت آگهی نوبتی فقط یكنوبت با قید اینكه مدت اعتراض سی روز از تاریخ انتشار آگهی مجدد خواهد بود، منتشر خواهد شد.4- در مواردی هم كه مقرر شود آگهی تجدید شود مفاد تبصره اصلاحی ماده 15 قانون ثبت و ماده 76 آئیننامه كه مربوط به اجرای تبصره مزبور است بایستی كاملاً رعایت شود به این توضیح كه هرگاه حدود مجاورین از لحاظ عملیات ثبتی تثبیت و معین باشد تحدید حدود بدون انتشار آگهی با تبعیت از حدود مجاورین بعمل خواهد آمد.بخشنامه شماره 3700-24/8/52 ثبت منطقه مركزی و بخشنامه 5890/3-29/8/54 در مورد اصلاح بند 6 فراز ج 
گزارش اختلاف و اشتباهات ثبتی بند 388- ادارات ثبت بایستی گزارشهای مربوط به اختلافات و اشتباهات ثبتی را در مواردی كه اظهار نظر نسبت به آنها خارج از حدود اختیارات باشد با رعایت نكات زیر تهیه و بمركز بفرستند: – الف: نسبت به اشتباه در شماره ملك در آگهی ها، تعیین گردد كه شماره اصلی است با فرعی و در محل نصب پلاك شده است یا نه؟ و همچنین تصریح شود كه حدود مندرج در اظهارنامه با حدود ملك مطابق است یا نه؟ – ب: نسبت به اشتباه در آگهی و عملیات تحدید توضیح داده شود كه عمل بدستور ماده 15 قانون ثبت و تبصره اصلاحی ماده مزبور و اجرای ماده 76 آئیننامه مبسر است یا نه؟ و ضمناً باید وضع ثبتی كلیه مجاورین از هر حیث و هر جهت روشن گردد. – ج: در مورد اشتباه در نام و نام خانوادگی متقاضی تصریح شود كه در سایر مشخصات وی اختلافی وجود دارد یا نه؟ – د: نسبت به اشتباه در شماره قریه و قنوات و مزارع ذكر شود، اسم قریه و قنات و مزرعه صحیح آگهی شداه است یا نه؟ – ه: در مورد انتقال تمام یا قسمتی از مورد تقاضا به دیگری كه اشتباهاً آگهی بنام انتقال دهنده منتشر میشود بایستی تصریح شود كه اطلاع اداره ثبت از وقوع انتقال قبل از نشر آگهیها بوده یا بعد و یا پس از انتشار آگهی نوبت اول و یا دوم و یا سوم؟ و در مواردیكه درخواست كننده ثبت تقاضای ثبت ملكی را برخلاف ماده 11 قانون ثبت و من غیر حق نموده باشد تصریح گردد كه حاضر است طبق ماده 102 آئیننامه قانون ثبت اقرار بعدم مالكیت خود نماید یا خیر؟ – ز: در مورد حق الشرب بوسیله انهار اختصاصی و همچنین حق گردش آسیاب و یا كنه از آب قنات و نهر و غیره كه در آگهی ها ساقط و یا اشتباه شده تعیین گردد كه نسبت به آب درخواست ثبت بعمل آمده آگهی شده یا نه و جریان ثبتی آن چیست؟ و ضمن تقاضای ثبت یا تعیین حدود حق مزبور برای صاحبان ملك و آسیاب تصدیق شده و بالاخره حاضر به گواهی این حق هستند یا نه؟ – ح: در مورد اشتباه مربوط بیك یا چند قطعه ثبتی باید یك نسخه آگهی نوبتی یا فتوكپی خوانا یا رونوشت آن پیوست گزارش شود و همچنین نسبت به اشتباه مزبور بنوع و محل وقوع اعیانی و قطعات مفروزه در قراء تصریح شود كه اسم قریه و محل وقوع آن صحیحاً آگهی شده یا خیر؟ – ط: چنانچه مورد تقاضا یك قطعه بوده و در موقع تحدید حدود معلوم شود دو قطعه است توضیح داده شود حدود و مشخصات مندرج در اظهارنامه شامل هر قطعه است یا یكی از آنها. – ی: بطور كلی در گزارشهای ارسالی باید عین عبارت آگهی مربوطه قید شود – ك: چنانچه در جریان مقدماتی ثبت ملك اشتباهی رخ داده و بدون توجه به آن ملك در دفتر املاك ثبت ولی ثبت مزبور به امضاء نرسیده باشد بایستی از امضای ثبت دفتر خودداری و گزارش امر برای طرح در هیئت نظارت با نظر صریح رئیس واحد مربوطه به ثبت منطقه مربوطه فرستاده شود. – ل: در مورد تقاضای ثبت قسمتی مفروز از خانه و نظایر آن كه صحن حیاط و فضا و غیره مشاع و فقط از حیث بنا مفروز باشد بایستی ضمن گزارش مراتب تصریح و كروكی این نوع املاك نیز ضمیمه گردد. بند 312 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
 فصل 27 
 گزارش برای سازمان ثبت (شعبه املاک، ثبت منطقه) – شورای عالی ثبت (شعبه اسناد، هیئت نظارت) 
قسمت املاك بند 389- در هر مورد كه واحدهای ثبتی برای طرح موضوع در هیئت نظارت گزارشی ارسال میدارند باید بر طبق آئیننامه اجرائی رسیدگی اسناد مالكیت معارض و هیئت نظارت و شورایعالی مصوب شانزدهم اردیبهشت ماده 1352 باشد.بند 308 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
نحوه ارسال گزارش به هیئت نظارت بند 390- چون با اصلاح ماده 25 قانون ثبت، تشكیل هیئتهای نظارت در مراكز استانها ممكن است بعضی از واحدهای ثبتی برای فرار از زیر بار مسئولیت یا به تصور اینكه رسیدگی به هرگونه اشكال ثبتی در صلاحیت هیئت نظارت است به ارسال گزارشهائی بی مورد مبادرت و با این اقدام اوقات هیئت نظارت را ضایع و در كارهای ثبتی نیز ایجاد وقفه نمایند، بنابراین اقتضاء دارد تمام واحدهای تابعه ثبتی از ارسال گزارش موضوعی كه رسیدگی به آن در صلاحیت هیئت نظارت نمیباشد خودداری و كارشناسان منطقه نیز موظفند كه گزارشهای ارسالی ثبت شهرستانها را با مقررات قانون ثبت تطبیق و در صورت انطباق نظر خود را دایر براینكخ مورد با كدامیك از موارد قانون منطبق است در ذیل گزارش قید و صریحاً بصلاحیت و یا عدم صلاحیت هیئت نظارت اظهار نظر و سپس گزارش را تكمیل و جهت طرح در هیئت نظارت تسلیم نمایند.ضمناً تعیین تكلیف و حل مشكلات واحدهای ثبتی نسبت به مواردیكه رسیدگی به آنها خارج از حدود صلاحیت و اختیارات هیئت نظارت باشد با ثبت منطقه است و همه ماهه باید كاركرد هیئت نظارت را كه حاوی تعداد موجودی وارده و آراء صادره باشد با نمودار افزایش یا نقصان موجودی تهیه و به دبیرخانه سازمان ثبت اسناد و املاك كشور ارسال دارند. 
نحوه اجراء ماده 149 قانون ثبت در مورد اضافه مساحت بند 391- چون بخشنامه ها و نظرات مختلف و متعدد در مورد نحوه اجراء ماده 149 قانون ثبت و اضافه مساحت املاك، مقتضی است بدواً رئیس ثبت محل با بررسی دقیق و جامع پرونده، چنانچه موضوع از مصادیق ماده 149 قانون ثبت باشد طبق مقررات نسبت به اجرای ماده مذكور و ختم جریان پرونده اقدام قانون بعمل آورد و در صورتیكه بتشخیص رئیس ثبت محل موقوع از مصادیق ماده 149 قانون ثبت نباشد بایستی مستنداً و مستدلاً با قید علل و جهات مختلفه و توجیه كامل امر و اظهار نظر صریح و منجز مراتب را به اداره كل ثبت منطقه متبوعه گزارش نمایند. ثبت منطقه موظف است با بررسی دقیق و كامل موضوع، چنانچه نظریه ابرازی رئیس ثبت محل را در خصوص موضوع وارد تشخیص ندارد یعنی موضوع را از مصادیق ماده 149 قانون ثبت دانست نظریه صریح و قاطع ثبت منطقه را ضمن ارشادات قانونی جهت اجراء به اداره ثبت مربوطه ابلاغ خواهد نمود ولی در نهایت چنانچه ثبت منطقه نیز پس از رسیدگی های لازم نظر ثبت محل را تأیید و موضوع را از مصادیق ماده 149 قانون ثبت تشخیص نداد در صورت لزوم میتواند در مورد اصلاح سند مالكیت با اظهار نظر صریح نسبت به گزارش ثبت محل جریان را در هیئت نظارت منطقه مطرح نمایند.بخشنامه شماره 3549/3-26/12/63 
گزارش برای اصلاح حدود- مساحت- طول اضلاع بند 392- در مورد گزارشهائی كه برای اصلاح حدود و طول اضلاع یا مساحت ملك (بالاخص نسبت به املاك ثبت شده) مشروط بر اینكه در شمول ماده 149 قانون ثبت و بند 391 این مجموعه تباشذ برای طرح در هیئت نظارت فرستاده میشود بایستی مستنداً و مستدلاً با قید علل و جهات مختلفه و توجیه كامل امر و اظهار نظر صریح و منجز نقشه و كروكی ملك مورد گزارش با معاینه محل و تحقیق لازم تهیه و با تصریح به اینكه هیچگونه تجاوزی بحدود و حقوق مجاورین داخل كادر نمیشود با نظر صریح رئیس اداره ثبت به ثبت منطقه مربوطه ارسال شود.بند 313 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 (اصلاحی) و بخشنامه شماره 3549/3-26/12/63 
نحوه عمل و حدود اختیارات و وظائف هیئتهای نظارت بند 393- با آنكه موجب قانون اصلاح بعضی از مواد قانون ثبت و مواد الحاقی اختیارات و وظایف هیئتهای نظارت معلوم و مشخص گردیده و برطبق ماده پنج آئیننامه اجرائی قانون مزبور آراء صادره از هیئتهای نظارت باید مستدل و مستند بماده قانونی باشد، معهذا بطوریكه ملاحظه میشود این مراتب در بعضی از هیئتهای نظارت مورد توجه قرار نگرفته است هر چند این قبلی آراء بر اثر شكایت و تجدید نظرخواهی یا با استفاده از اختیار حاصله در تبصره 4 ماده 25 اصلاحی در شورای عالی ثبت فسخ و گسیخته میشود، با این حال چون صدور اینگونه آراء در عمل ادارات ثبت را مواجه با اشكالاتی خواهند نمود لذا با توجه به آرائی كه در همین زمینه از شورای عالی ثبت صادر گردیده تذكر نكات زیر را لازم و ضروری میداند: بعضاً مشاهده میشود با آنكه موضوع مورد طرح در هیئت نظارت با هیچیك از شقوق ماده 25 اصلاحی و ماد 146 و 147 الحاقی به قانون ثبت منطبق نیست و هیئت نظارت فاقد صلاحیت رسیدگی نسبت بموضوع بوده، معهذا با ورود در ماهیت امر به اتخاذ نظر ماهوی مبادرت نموده و حال آنكه لزوم رعایت مقررات ماده پنج آئیننامه و ذكر مستند قانونی رأی از همین جهت است كه هیئت نظارت بصلاحیت خود توجه و از حدود اختیارات و صلاحیت خود تجاوز ننماید، در بعضی دیگر از آراء صادره با اینكه هیئت نظارت خود را صالح برای رسیدگی ندانسته و قرار عدم صلاحیت صادر نموده معهذا تعیین تكلیف را به رسیدگی و اتخاذ تصمیم دادگاه موكول نموده اند و همچنین در مورد دیگری ملاحظه شد كه هیئت نظارت وقوع اشتباه را محرز ندانسته و رأی بر عدم وقوع اشتباه داده، لیكن در پایان رأی خارج از حدود وظیفه قانونی تكلیفی نیز معین نموده است و حال آنكه وقتی هیئت نظارت صالح برای رسیدگی نیست و یا وقوع اشتباه محرز نمیباشد فقط باید عدم صلاحیت و یا عدم قابلیت طرح موضوع در هیئت نظارت اعلام شودو دیگر تعیین تكلیف برای اداره ثبت و یا طرفین اختلاف معارض با اصل عدم صلاحیت بوده و موقعیت قانونی ندارد. لذا از جهت لزوم رعایت این اصل برای اینكه مبنای صدور این بخشنامه مشخص گردد بذكر مراتب ذیل مبادرت میشود: (در مورد تفكیك باقیمانده پلاكی كه منجر به تنظیم سند انتقال نشده هیئت نظارت ثبت یكی از مناطق ضمن صدور قرار عدم صلاحیت شاكی را به دادگاه هدایت نموده بود) با طرح موضوع در شورایعالی ثبت رأی شورا بدین شرح صادر شده است: «هیئت نظارت در دو مورد مذكور در شق 6 ماده 25 اصلاحیه قانون ثبت در مورد عملیات تفكیكی رسیدگی ولدی الاقتضا رفع اشتاه مینماید و خارج از آن تكلیفی ندارد بنابراین در صورتیكه عملیات تفكیكی منتج به انتقال رسمی یا ثبت در دفتر املاك نشده باشد اقدام بر طبق مقررات با اداره ثبت است» و چون بر طبق مدلول قسمت اخیر تبصره 4 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت، از لحاظ وحدت رویه نظر شورایعالی ثبت برای هیئتهای نظارت لازم الاتبع است لذا با ابلاغ مراتب انتظار دارد هیئتهای نظارت مناطق با عنایت بموارد مذكور بتكلیف قانونی عمل و در اجرای موازین و مقررات مربوطه توجه لازم را مبذول فرمائید. بخشنامه 8328/3-19/11/52 
نحوه تهیه گزارش به هیئت نظارت، اجرای فراز 3 نظریه كمیسیون مربوط به تعیین روشها بند 394- در مورد نحوه تهیه گزارش راجع به اشتباهاتی كه در عملیات مقدماتی ثبت یا بعد از صدور سند مالكیت رخ داده و برحسب مورد بمنظور قابلیت یا عدم قابلیت طرح موضوع در هیئتهای نظارت تهیه میشود بطوریكه سوابق تمر حاكیست در گذشته نسبت باین موضوع نكاتی كه محتاج بتذكر و راهنمائی بوده است طی بخشنامه ها و آئیننامه قانون اصلاحی بادارات ثبت ابلاغ و تعیین تكلیف شده است، بنا بمراتب آنچه قابل توجه و تذكر میباشد این است كه ادارات و دوایر و واحدهای ثبتی در بادی امر و در موقع تهیه گزارش با در نظر گرفتن برگهای اساسی پرونده رسیدگی و از باب مثال بدواً بنحو ذكر نام و نام خانوادگی و مشخصات دیگر مستدعی ثبت یا انتقال گیرنده و یا ورثه مندرج در گواهی حصر وراثت توجه و هرگا از هر جهت وفق قانون و مقررات مربوطه عمل و آگهی شده و اشتباهی نداشته باشد در مرحله بعدی بنوع ملك و كم و كیف آنكه در اظهارنامه ذكر و در آگهی ها درج و منتشر شده است رسیدگی و پس از اطمینان بصحت آن بجریان تحدید حدود و عملیات تفكیكی و اقدام آن بررسی و بالاخره گزارش مربوط به اشتباه را به ترتیب فوق با ذكر مورد تهیه نمایند كه پس از اتخاذ تصمیم بار دیگر محتاج به رسیدگی بسایر جهت نباشد و چه بسا دیده شده قبل از اینكه بوضع مورد تقاضا از لحاظ مشخصات متقاضی و مورد تقاضا بررسی و بصحت آن اطمینان حاصل شود به امر تحدید حدود رسیدگی نموده و حال آنكه هرگاه در مشخصات مستدعی ثبت یا مورد ثبت اشتباهی رخ داده باشد كه موثر تشخیص و عملیات انجام شده تجدید شود چه بسا عملیات تحدیدی هم تجدید و موضوع اشتباه آن با فرض موثر بودن منتفی است نكته قابل توجه دیگر ذكر مطالب زائد است مثلاً در نام یا یكی از مشخصات متقاضی اشتباه شده و بر مبنای اختیارات تفویضی، با تجربه حاصله از گذشته موثر بنظر میرسد، در این مورد بجای اینكه بذكر رئوس مطالب مربوط بموضوع اشتباه بپردازند بذكر شماره و تاریخ روزنامه حاوی آگهی نوبتی پرداخته و در خلال این كار احیاناً در ذكر تاریخ انتشار یكنوبت از آگهی ضمن پاكنویس یا تهیه پیش نویس اشتباه پیش آمده و موجبات تكرار مكاتبه را فراهم مینماید در صورتیكه در این مورد احتیاجی بذكر تاریخ و شماره روزنامه یا آگهی منتشر نیست، منظور اینكه هر قدر گزارشهای ارسالی روشن و كوتاه و فقط بذكر مطلب مورد اشتباه و مبتلا به اكتفا شود اتخاذ تصمیم سریعتر و از هر لحاظ مقرون بمصلحت اداری است بویژه آنكه در موقع تهیه گزارش همانطور كه فوقاً تذكر داده شده پرونده امر از اولین برگ تشكیل شده بدقت رسیدگی و در هر مورد كه اشتباه شده یادداشت و برای اشتباهات مربوطه به هر پورنده گزارش مجزا و بدون ابهامی تهیه نمایند تا در عمل احتیاج باخذ توضیح و مكاتبه بعدی نبوده و در اولین فرصت ممكنه تصمیم قانونی اتخاذ و تعیین تكلیف شود.بخشنامه 6476/3-7/11/53 
ضرورت قید بازداشت یا رهن بودن ملك در گزارشهای ارسالی بند 395- در كلیه مواردیكه برای اصلاح سند مالكیت و ثبت دفتر املاك در مقام كسب تكلیف بر می آیند در این قبلی موارد و گزارش ارسالی باید وثیقه بودن ملك یا عدم آن حتی بازداشت یا عدم بازداشت رقبه را صریحاً قید و گواهی نمایند تخلف از این دستور موجب پیگرد خواهد بود. (بند 453 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 499. 
نحوه عمل هیئتهای نظارت در صدور رأی بند 396- با اینكه در ماده 5 آئیننامه اجرائی رسیدگی اسناد معارض و هیئت نظارت و شورایعالی مقرر گردیده (آراء صادره هیئت نظارت باید مستند بمواد قانون باشد و در آن صریحاً قید شود كه قطعی است و یا قابل تجدید نظر میباشد) عملاً ملاحظه میشود كه به مفاد ماده مزبور توجه نشده و اغلب آراء صادره به هیچیك از شقوق ماده 25 قانون اصلاحی اخیر اشاره نمیشود و بعداً كه به رأی مزبور اعتراض شد و پرونده برای رسیدگی و طرح احتمالی در شورایعالی ثبت به مركز ارسال گردید اتخاذ تصمیم نسبت به قابلیت یا عدم قابلیت طرح موضوع در شورایعالی ثبت بهمین علت دچار اشكال میگردد.لذا مجدداً تأكید میشود اولاً مدیران كل ثبت مناطق دقت كنند در آراء صاده هیئت نظارت صریحاً قید گردد كه رأی صادره مستند به كدامیك از فراز ماده 25 اصلاحی قانون است ثانیاً در مواردیكه به رأی هیئت نظارت اعتراض میشود ضمن گزارش ارسالی صریحاً تعیین نمایند كه رأی هیئت نظارت اجراء شده است یا خیر؟ كه در موقع اظهار نظر و اخذ تصمسم ادارات كل امور املاك و اسناد سازمان ثبت از این لحاظ دچار تردید نگردند، لذا انتظار دارد مدیران مناطق مفاد بخشنامه مزبور را مورد نظر قرار داده و بمفاد آن كاملاً عمل نمایند.بخشنامه 4176/3-17/7/53 
قید بندهای ماده 25 در آراء صادره هیئت نظارت بند 397- با اینكه در قسمت اخیر ماده 5 آئیننامه مربوط به اجرای تبصره 2 از ماده 25 اصلاحی و تبصره 2 ماده 144 قانون اصلاحی ثبت مقرر گردیده است در آراء ادره از هیئتهای نظارت تصریحاً قید شود كه (قطعی است یا قابل تجدید نظر میباشد) معهذا بنا به گزارش اداره اجرء در بعضی از آراء هیئتهای نظارت بعضی مناطق رعایت ماده مذكور نشده لذا بدینوسیله اعلام میشود كه مدیران مناطق در موقع طرح موضوع و اتخاذ تصمیم این نكته را به اعضای هیئت نظارت خاطرنشان نمایند. 
شمول ماده 17 آئیننامه اجرائی رسیدگی اسناد مالكیت معارض به املاك شركتها و مؤسسات وابسته به دولت بند 398- در مورد املاك شركتها و مؤسسات وابسته به دولت هم بایستی ماده 17 آئیننامه اجرائی رسیدگی اسناد مالیكت معارض و تبصره اصلاحی ماده 15 قانون ثب اجراء گردد.بخشنامه 4588/3-13/8/53 
چگونگی و دقت در تهیه گزارش واحدهای ثبتی جهت ادارات مختلف سازمان ثبت بند 399- چون در عمل مشاهده شده اغلب از گزارشهای ارسالی به مراجع مربوطه فرستاد نمیشود یعنی موردیكه تعیین تكلیف آن با سازمان ثبت و یا ادارات امور املاك یا امور اسناد است به ثبت منطقه و بالعكس موردیكه تعیین تكلیف آن با ثبت منطقه است و نیاز بطرح موضوع در هیئت نظارت دارد گزارش را بعنوان سازمان ثبت و یا ادارات امور املاك و اسناد ارسال میدارند كه نتیجتاً موجب تبادل مكاتبه بین ادارات مذكور با واحد ثبتی گزارش دهنده و مالا سبب اتلاف وقت و سرگردانی ارباب رجوع میگردد، لذا اكیداً متذكر میشود كه رؤسا و معاونین واحدهای ثبتی باید گزارشهای تنظیمی را قبل از امضاء كاملاً مطالعه نموده و دقت كافی نمایند كه اولاً گزارش بعنوان مرجع مربوطه تنظیم گردد. ثانیاً در گزارش مستند قانونی خود را ذكر نمایند مثلاً در مورد اجرای ماده 11 قانون ثبت كه از نظر قبول تقاضای ثبت اختلاف و تعارض پیش آمده و یا در مورد شكایاتی كه از عملیات اجرائی شده و به نظریه اداره اجراء اعتراض میشود كه رسیدگی به آنها منحصراً از وظیفه هئیت نظارت است. مستقیماً به ثبت منطقه با ذكر مواد قانونی و اینكه مورد را مشمول كدامیك از شقوق و بند و تبصره ای از ماده قانون میدانید گزارش در مواردی كه گزارش در مورد استعلام قانونی است و رؤسا واحدهای ثبتی با مشكلی مواجه میشوند كه نیاز به ارشاد قانونی دارند گزارش خود را باید به ثبت منطقه مربطوه ارسال تا در صورت لزوم حسب مورد از ادارات امور املاك یا امور اسناد استعلام نمایند، در مورد استفاده از اختیارات (موضوع اجرای ماده 2 قانون اشتباهات ثبتی و اسناد مالكیت معارض) و ماده ده آئیننامه ماده 25 اصلاحی قانون ثبت واحدهای ثبتی با توجه بدستور 1400-1/4/1353 اقدام نمایند. بخشنامه شماره 6983/3-18/10/52 
ارسال گزارشات واحدها به ثبت مناطق بند 400- اخیراً مشاهده میشود بعضی از واحدهای ثبتی مشكلات ثبتی خود را مستقیماً به اداره كل امور املاك یا اسناد سازمان ثبت گزارش و كسب تكلیف مینمایند و این امر علاوه بر اختلالی كه از جهت عدم رعایت سلسله مراتب در نظم امورد ایجاد میكند موجبات، ركود بیش از حد كارها و نارائی ارباب رجوع را فراهم مینماید. لذا موكداً یادآور میشود كه رؤسای واحدهای ثبتی با توجه به وظائف محوله و قانونی خود در این برهه از زمان باید قبول مسئولیت بیشتری نموده و در رفع مشكلات مردم اقدام لازم معمول دارند و در صورتیكه با مشكلی مواجه شدند كه رفع آن واقعاً در صلاحیت انها نباشد، مراتب را مشروحاً و با اظهارنظر صریح به اداره كل ثبت منطقه مربوط گزارش و از مكاتبه مستقیم به اداره كل امور املاك و اسناد جداً خودداری نمایند، بدیهی است عدم رعایت مفاد این بخشنامه موجب مسئولیت خواهد بود.بخشنامه شماره 4719/3-2/10/58 
 فصل 28 
 امور مالی و اداری 
وظائف مدیران مناطق و رؤسای واحدها و حسابداری بازرسی داخلی بند 401- مسئولین واحدهای ثبتی مكلفند:الف: مدیران كل مناطق مكلفند حداقل ماهی یكبار واحدهای ثبتی تابعه را مورد بازرسی قرار داده و در صورت مشاهده تخلف و هرگونه بی ترتیبی ضمن ارشاد مسئولین نتیجه رسیدگی را ضمن معرفی متخلف به سازمان ثبت گزارش نمایند.ب: عملیات مأمورین واحد ثبتی مربوطه را همه روزه دقیقاً بازرسی نموده و مخصوصاً امور مالی را از هر جهت تحت نظر مستقیم قرار داده و ماقبت نمایند كوچكترین غفلت یا تخلفی نشود.ج: عمل مأمورین توزیع اظهارنامه و تحدید حدود را بلافاصله پس از انجام كار و قبل از پرداخت فوق العاده و هزینه سفر و سایر مأمورین را نیز حسب اهمیت وظیفه شغلی كه دارند لااقل هر هفته یكمرتبه دقیقاً بازرسی و مراقبت كامل نمایند كه كوچكترین غفلت و تخلفی نشود.د: در هر مورد كه هنگام بازرسی تخلفی مشاهده میشود و یا اطلاعی از وقوع تخلف و جرمی میرسد باید بلافاصه موضوع بطور وضوح و كاملاً روشن در صورتمجلس منعكس و یه امضاء متخلف برسد و در صورت استنكاف یا عدم حضور متخلف مراتب در صورتمجلس تصریح شود و جریان امر فوراً بدون اغماض در اجرای بند الف این بخشنامه به ثبت منطقه مربوطه گزارش و كلیه مدارك وقوع تخلف یا جرم را ضمن گزارش بفرستند.بند 230 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده. 
محو آثار و علائم مربوط به رژیم گذشته از اوراق و مطبوعات مورد استفاده ادارات بند 402- در اجرای اوامر صریح و موكد حضرت امام خمینی رهبر انقلاب و بنیانگذار جمهوری اسلامی ایران (ره) مبنی بر لزوم محو هرگونه آثار و علائم مربوط به رژیم گذشته از اوراق و مطبوعات مورد استفاده ادارات و مؤسسات دولتی مقتضی است از بكار بردن اوراق و مطبوعات و اسناد اداری و ثبتی (اعم از بهادار و غیربهادار) كه متضمن اینگونه آثار و علائم باشد اكیداً خودداری نمائید. مسئولیت اجرای دستور فوق بعهده شخص امضاء كننده اوراق خواهد بود.بخشنامه شماره 2543/10-8/4/59 
نحوه استفاده از كاغذهای واترمارك بند 403- پیروبخشنامه شماره 2543/10-8/4/59 چون هدف از بخشنامه صادره محو هرگونه آثار و علائم مربوط به رژیم گذشته بوده و انجام امر به كرات مورد سئوال قرار گرفته است.در اجرای دستور صادره تذكار میدهد:1- در مواردی كه قانون لزوماً تنظیم سند را بر روی اوراق بهادار پیش بینی نكرده استفاده از اوراقی كه علامت جمهوری اسلامی در آن مندرج است بلامانع است.در مواردی كه برابر قانون برای تنظیم سند استفاده از اوراق بهادار لازم است چون اوراق بهادار موجود .اجد دو قسمت است بدینصورت كه قسمت صدر آن دارای عنوان جمهوری اسلامی است لیكن در قسمت ذیل آن بصورت (واترمارك) آثار رژیم گذشته مشاهده میشود.استفاده از صدر سند بشرط جدا كردن قسمت ذیل آن مانعی ندارد بدینصورت كه قسمت صدر را از اصل جدا كرده و با ضم آن به كاغذ معمولی در تنظیم سند اقدام و قسمت ذیل آنرا كه آثار رژیم منحوس گذشته در آن دیده میشود برای امحاء آن به كارپردازی سازمان ارسال دارند. 
رسیدگی به وضع صندوق بند 404- رؤسا ثبت موظفند روزانه وضعیت حسابها و دفاتر و اوراق كارپردازی را مورد رسیدگی قرار دهند و حداقل ماهی یكمرتبه نیز با حضور نماینده دارائی و حسابدار و جمعدار وضعیت صندوق و اوراق بهادار را رسیدگی نموده ذیل دفاتر و صورت وضعیتها را امضاء و نتیجه رسیدگی را در چند نسخه صورتمجلس نموده یك نسخه به نماینده دارائی تسلیم و یك نسخه دیگر را با مدارك مربوطه ضمن گزارش جریان امر به دفتر تشكیلات و بودجه مركز ارسال و یك نسخه را در محل بایگانی و نسخه ای نیز به ثبت منطقه متبوعه ارسال دارند. 
نحوه تنظیم دفتر و نگهداری حساب اوراق بهادار بند 405- الف: دفتر حاوی ستونهای انواع اوراق بهادار را باید طبق نمونه تهیه شده وسیله سازمان ثبت تنظیم و مورد عمل قرار گیرد.ب: دفتر مزبور باید حاوی موجودی برگهای بهادار، دریافتی از چاپخانه یا واحد اوراق بهادار یا كارپردازی یا دارائی محل حسب مورد مصرفی، موجودی، تحویل درآمد بحساب مربوطه باشد.ج: در ستون مصرفی دفتر باید علاوه بر تعداد برگهای مصرف شده بهای آن نیز قید گردد.د: در ستون تحویل درآمد شماره قبوض تحویل درآمد برگهای بهادار بحساب مربوطه قید میشود بطوریكه همیشه وضعیت اوراق بهادار قابل رسیدگی و كنترل باشد.رؤسا ثبت مكلفند علاوه بر رسیدگی امور مالی دفتر مذكور وضع اوراق بهادار را نیز رسیدگی و كنترل نمایند (بند 251 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
نحوه استرداد وجوه اضافه وصولی بند 406- چون طبق ماده 41 قانون محاسبات عمومی مصوب 15 دیماه 1349 وجوه اضافی دریافتی اعم از اینكه دریافت در سال جاری یا سنوات گذشته صورت گرفته باشد باید از درآمد وصولی مربوطه در سال جاری مسترد گردد. بنابراین در مورد استرداد اضافه دریافتی پس از اعلام كتبی مرجع تشخیص دهنده درآمد مربوطه مراتب را با قید شماره نامه مزبور موضوع استرداد و اینكه ضمن چه مبلغ و در چه تاریخ و به كدامحاب خزانه تحویل گردیده با تعیین شماره حسابی كه وجوه مورد استرداد باید به آن حساب انتقال داده شود بخزانه اعلامنمایند تا خزانه پس از تطبیق مبلغ وصولی با دفاتر مربوطه در صورتیكه وجوه مزبور مربوط بحساب تمركز وجوه در مركز باشد با صدور دستور انتقال وجه از حساب مربوط بحساب سپرده یا حساب رد اضافه دریافتی اقدام كند و هرگاه مبلغ وصولی بحساب تمركز وجوه دارائی شهرستان منظور و یا مستقیماً حساب خزانه تحویل شده باشد اجازه انتقال وجه از حساب تمركز وجوه درآمد عنوان اداره دارائی صادر و رنوشت آنرا به بانك ملی ایران شعبه شهرستان مربوطه صادر نمایند.ذیحسابان و همچنین ادارات دارائی شهرستانها مكلفند در موقع رد وجوه اضافه دریافتی مبلغ مود استرداد را با قید ماره چك و تاریخ آن در ستون ملاحظات دفتر درآمد در مقابل اصل مبلغ وصولی و همچنین در متن نسخ قبوض وصولی در رگ بستانكار قید و در دفتر درآمد جاری بعنوان برگشتی از درآمد مربوطه عمل نمایند و مدارك وجه استردادی را به ضمیمه حساب ماهانه درامد به اداره كل تمركز حسابها و امور حسابداریها ارسال دارند.در مورد اسنترداد اضافه دریافتی مربوط به مالیاتهای مستقیم نحوه عمل كماكان طبق دستور شماره 26/110000-23/12/48 خواهد بود(بند 276 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
ثبت شماره فیش وصول حقوق دولتی بند 407- در هر مورد از جمله اوراق اجرائی، شركتنامه ها و نكاحیه و غیره كه از مهر صول حقوق دولتس بجای الصاق تمبر استفاده میشود لازم است شماره فیش پرداختی در متن آن ثبت گردد. 
وصول و ایصال حقوق دولتی بند 408- بموجب گزارش اداره كل امور مالی بعضی از ادارات ثبت و دفاتر اسناد رسمی درآمدهای وصولی خود را كه بایستی به حسابهای مربوط در بانك ملی ایارن واریز نماید بعلت اینكه گاهی اوقات در نوشتن فیشها دقت لایم بعمل نمی آید و درآمد هر حساب بجای آنكه به حساب مربوط به خود واریز شود به حساب دیگر منظور میگردد، لذا مراقبت نمایند در موقع پرداخت درآمده به حسابهای مربوط دقت شود كه اشتباهی رخ ندهد. 
كسر مالیات از مال الاجاره موضوع تبصره 6 ماده 20 قانون مالیاتهای مصوب سال 1345 بند 409- چون براساس تبصره 6 ماده 20 قانون مالیاتهای مستقیم كه مقرر میدارد، سازمانهای دولتی و مؤسسات وابسته به دولت و كلیه اشخاص حقوقی مكلفند مالیات موضوه این بخش را از مال الاجاره هائی كه پرداخت میكنند كسر و به اداره دارائی محل پرداخت نمایند و رسید مالیاتی آنرا بموجر تسلیم كنند.لذا مفاد بخشنامههای شماره 22575- 22/8/46 و 26849-6/10/46 كه طی شماره 27095/2-28/10/46 سازمان ثبت ابلاغ شده لازم الرعایه است.(بند 302 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 صلاحی شده). 
ارسال پرونده به مراجع قضائی بند 410- در مواقعی كه پرونده اجرائی مورد نیاز مقامات قضائی باشد باید اداره ثبت پرونده را وسیله یكی از كارمندان به آنجا فرستاده و پس از رفع نیاز اعداه دهنده و اگر نگهداری آن ضروری باشد كتباً ضرورت امر و مدت نیاز معلوم شود. (بند 436 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 499. 
دادن سواد اوراق پرونده ثبتی بند 411- در هر مورد كه درگواهی مرجع قضائی تصریح به دادن سواد برگ معین از پرونده ثبتی نشده باشد ارداه ثبت باید باستناد ماده 304 قانون آئین دادرسی مدنی و ماده 101 آئین دادرسی كیفری اشكال كار را از حیث اینكه وقوف اشخاص بهمطالبی از پرونده منافی حق صاحب پرونده بوده و مطالعه پرونده های مفصل مستلزم نظارت مأمورین ثبت و صرف وقت زیاد است و اشكالات متصور دیگر با ذكر توضیح به مرجع صلاحیتدار قضائی اعلام دارد.هرگاه دادگاه در گواهینامه صادره مستند به ماده 304 قانون آئین دادرسی مدنی مشخصات اجمالی برگ مورد نیاز را ذكر كند بطوریكه رفع ابهام باشد باید به تقاضای متقاضی ترتیب اثر داده شود. (بند 420 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
دادن رونوشت و گواهی بند 412- كلیه اشخاص ذینفع میتوانند از اوراق راجع به خود كه در پرونده مربوطه بایگانی است از ثبت محل و آراء هیئت نظارت و شورایعالی ثبت از دفاتر مربوطه به هزینه خود رونوشت گواهی شده اخذ كنند دادن رونوشت به غیر ذینفع محتاج بصدور و ارائه گواهی نامه مرجع صالح است. (بند 449 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
وسائل نقشه برداری و مهندسی بند 413- وسائل نقشه برداری و مهندسی تحت نظر مستقیم رئیس اداره و سرپرست مهندسین بوده و فقط مواقع كار ثبتی بایستی دوربین و وسائل نقشه برداری توسط مهندس از اداره خارج شود ضمناً حفظ و نگهداری وسائل مزبور را به مهندسین و نقشه برداران متذكر میگردد كه كلیه خسارات وارده بر دستگاههای نقشه برداری مگر در مواقع پیش بینی نشده (آتش سوزی و سرقت) كه انهم بایستی ضمن تشریفات قانونی اعلام گردد بعهده رئیس اداره و مهندس ثبت میباشد و به مهندسین و نقشه بردارانی كه با وسائل نقشه برداری جدید نقشه برداری مینمایند یادآور میشودكه بایستی با دقت كامل دستورالعمل كار نقشه برداری را مراعات نمایند و در صورتیكه نقشه هائی بدون توجه به اصول فنی نقشه برداری تهیه شود مورد مؤاخذه و حداقل توبیخ آنان و نقشه برداری مجدد با هزینه شخص آنان خواهد بود. 
گزارش اشكالات و تخلفات پرونده ثبتی بند 414- در هر موردی كه گزارش نسبت به اشكالات و اختلافات پرونده های ثبتی یا اجرائی میدهد نام متخلفین و بود و نبود سوء نیت را صریحاً ذكر كنند و مراتب را محرمانه مستقیماً جهت اقدام قانونی بسازمان ثبت اعلام دارید. (بند 422 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
ذكر نام و سمت كارمند بند 415- الف: رؤسای ادارات و معاونین و كارمندان باید نام و نام خانوادگی و سمت خود را در محل كار نصب نمایند.ب: رؤسا و معاونین و كارمندان و مأموران اجراء و ابلاغ باید قبل از امضای اوراق اداری، نام و نام خانوادگی و سمت خود را قید نمایند.(بند 444 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
تبدیل مهرهای سابق به مهرهای برجسته بند 416- بخشنامه به كلیه ادارات كل و ادارت ثبت مركز و ثبت منطقه تهران و تبت نواحی و كلیه واحدهای ثبتی تابعه ثبت منطقه تهران و اداره اجراء و دوایر تابعه آن: هانطور كه اطلاع دارند اورق نامه ها و اسنادی كه از ناحیه سازمان ثبت اسناد و املاك كشور و واحدهای تابعه صادر میشود از ارزش و اعتبار و اهمیت ویژه ای برخوردار است و ماهیت اینگونه مدارك به اعتبار رسمیت و سندیت آنها اجاب مینماید كه همواره بطرق مقتضی و قابل اعتناد صحت صدور آنها با وسیله اطمینان بخشی محقق و معلوم گردد كه یكی از ابزار و عوامل حصول اطمینان مهور نمودن اوراق و نامه ها و اسناد صادره به مهر انحصاری و مخصوص واحدهای ذیربط سازمان ثبت است بنابراین ویژگی و خصوصیت مهم ضمن بررسیهائی كه بعمل آمد ملاحظه شد اولاً هر یك از واحدها و ادارات ثبت بنحو متفاوت مهر ساده ای با عناوین و تیترها و علائم گوناگون و مختلف و بعضاً بسیار قدیمی و ناخوانا برایممهور نمودن نامه ها و اسناد در اختیار داشته و ثانیاً مهر ادارت ثبت بطریقه مطمئن و امن محفوظی نگهداری نمیشود و در نتیجه احتمال بسهولت قرار گرفتن آن در دسترس افراد غیرمسئول زیاد و نهایتاً امكان هرگونه سوء جریانی در استفاده از امهار مزبور وجود دارد، لذا به منظور فع این محظورات و ایجاد هماهنگی و اعمال رویه یكنواخت و اعتماد و اطمینان از اصالت نامه ها و اسناد صادره از ادارن ثبت و امكان حراست بیشتر از امهار اخیراً با توجه به استقرار نظام بودجه استانی در سازمان ثبت توسط اداره كارپردازی این سازمان مهرهای پرسی برجسته ای مخصوص هر یك از ادارات تابعه سازمان ثبت در مركز و واحدهای ثبتی منطقه تهران به تعداد مورد نیاز هر اداره تهیه و آماده توزیع شده است كه نهایتاً با اتخاذ این روش جدید مقرر شد منبعد هر اداره صرفاً دارای یك مهر برجسته اصلی برای ممهور نمودن كلیه نامه ها و اسناد و اوراق صادره و نیز یك مهر ساده ورود به دفتر اداره باشد و مهر اصلی با تظیم صورتجلسه ای منحصراً تحویل مسئول هر واحد خواهد شد تا بنحو مطمئن و صحیحی از آن استفاده و حفاظت و نگهداری و به هنگام ضرورت به تشخیص و با مسئولیت خود مهر مذكور را رسماً و مستنداً به مقام قابل اعتماد دیگر اداره تحویل نماید. علیهذا مقتضی است مدیران هر یك از واحدهای ثبتی مركز و ثبت نواحی و كلیه واحدهای تابعه ثبت منطقه تهران در اسرع وقت كلیه امهار قبلی مورد استفاده اداره خود را بهر تعداد كه موجود است به اداره كارپردازی سازمان ثبت تسلیم و دو نمونه مهر جدید ادارات و واحدهای تحت سرپرستی خود را تحویل و منبعد مورد استفاده قرار داده و در حفظ و نگهداری از آن نهایت كوشش را بعمل آورند.ضمناً از تاریخ 15/5/1362 كلیه نمونه امهار قبلی ادارات مذكور از درجه اعتبار ساقط و تمام اسناد و اوراقی كه از ادارات ثبت مركز و واحدهای تابعه ثبت منطقه تهران صادر میشود فقط در صورت ممهور بودن به مهرهای برجسته جدید معتبر خواهد بود.بخشنامه شماره 3897/10-8/5/62 
مصاحبه بند 417- كاركنان سازمان ثبت مراقبت فرمایند هرگونه مصاحبه مطبوعاتی رادیوئی یا تلویزیون در مورد امور مربوط به سازمان ثبت مستلزم كسب اجازه قبلی از دستگاه متبوع میباشد.(بند 454 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49 مجموعه اصلاح شده). 
مكاتبات با وزارتخانه ها و نمایندگان سیاسی بند 418- نظر به انحلال شعبه اجرائیات اداره سابق دادرسی ارتش و احاله وظائف آن به شعبه قضائی ستاد ارتش اخطارها و احضارها و امور مربوط به اجرا را مستقیماً به شعبه قضائی ستاد راتش ارسال دارید و سایر مكاتبات قضائی را كه بعنوان ارتش باشد به دفتر سازمان قضائی ارتش ارسال دارند.از تماس و مكاتبه مستقیم با سفارتخانه ها ونمایندگیهای سیاسی و كنسولی خارجی خودداری نموده و در هر مورد از طریق وزارت خارجه باید اقدام شود. در مورد استعلامات و مراجعات نمایندگیهای سیاسی خارجی كه بوسیله وزارت امور خارجه به ادارت ثبت فرستاده میشود نتیجه اقدام را برای وزارت امور خارجه بفرستید. در مورد سازمان ملل مكاتبات باید از طریق وزارت امور خارجه بعمل آید.(بند 405 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده). 
نامه های محرمانه بند 419- مقتضی است بمنظور رعایت مقررات حفاظت و حفظ مطالب نامه ها و گزارشهای طبقه بندی شده (محرمانه، خیلی محرمانه، سری، بكلی سری) اولاً ترتیبی داده شود كه این قبیل نامه ها را در پاكت لاك و مهر شده كه درجه آن در روی پاكت ذكر شده باشد در تهران به دبیرخانه سازمان ثبت با اخذ رسید تحویل تا بدون آنكه مفتوح شود بنظر ریاست سازمان ثبت برسانند و. در مناطق ثبتی اینگونه نامه ها مستقیماً به شخص مدیران كل تحویل گردد و در واحدهای ثبتی نیز به رؤسای واحدها تسلیم خواهد شد.ثانیاً چون میبایست مندرجات و مفاد این نامه ها كاملاً مخفی و از دسترس افراد غیر مسئول و غیرمجاز خارج باشد لازم ات برای این قبیل امور بایگانی مخصوص ترتیب داده و مراقبت نمائید در پایان اوقات اداری هیچ نوع اسناد و نامه ای محرمانه كه در جریان اقدام است روی میز نمانده و در قفسه های مخصوصی نگهداری شود تا بدین ترتیب مطالب مورد نظر بوسیله اشخاص افشا نگردد.(بند 440 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
كمیسیون مشورتی ادارات اوقاف بند 420- در مورد اعتراض به ثبت از طرف ادارات اوقاف باید رؤسای ثبت استان و شهرستان در كمیسیونی كه با حضور رؤسای ادارات اوقاف تشكیل میشود حضور یافته و با رعایت غبطه موقوفه نظر مشورتی خود را اظهار نمایند.(بند 442 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
مراجعات بازپرس و دادیار بند 421- رؤسای ثبت مراقبت نمایند كه هنگام مراجعه بازپرسان و یا دادیاران دادسرها با آنها همكاری شود.(بند 437 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
نگاهداری پرونده ها و مدارك اداری بند 422- پرونده ها و مداراك دارای بجز امور محرمانه نباید در كشوی میز و قفسه ها مخصوص كارمندان مخفی بماند و تنها رؤسای ادارات میتوانند مدارك مهم را نزد خود در قفسه مخصوص نگاهداری نمایند.(بند 445 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
طرز تشكیل و نگهداری پرونده ها بند 423- اوراق مربوط به پرونده ها باید بلافاصله در پرونده بایگانی و منگنه شده و فهرست آنها در ظهر پرونده نوشته شود.(بند 423 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
اخذ رسید در مقابل دادن پرونده بند 424 – تحویل پرونده به متصدیان داخلی اداره ثبت بدون استفاده از برگ رسید ممنوع است.(بند 242 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49). 
مهندس و ارزیاب ثبت بند 425- رؤسای ادارات باید از وجود مهندسین و ارزیابان ثبت در مواقعی كه كار مهندسی و ارزیابی ندارند در امور فنی و اداری استفاده نمایند. 
مكاتبات با واحدهای ثبتی بند 426- مقتضی است از مكاتبه مستقیم با واحدهای تابعه نیروی سه گانه ارتش خودداری نموده و برای حسن جریان امور و تسریع در صدو.ر پاسخ های لازم در مواقع لزوم با واحدهای مربوطه مكاتبه نمایند.(بند 443 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49). 
عدم قبول درخواست انتقال متقاضیان از سایر وزارتخانه ها قبل از جلب نظر سازمان بند 427- اخیراً مشاهده میشود كه بعضی از مناطق ثبتی درخواست متقاضیان انتقال از سایر وزارتخانه ها و سازمانهای دولتی را كه به واحدهای ثبتی تابعه خود قبل از كسب نظر از سازمان پذیرفته و اقدامات مقدماتی را انجام و سپس در خصوص موضوع كسب نظر مینمایند، چون این نحو اقدام از جهات مختلف برای سازمان مشكلاتی ایجاد نموده و در مواردی نیز سازمان را در مقابل عمل انجام شده قرار داده است، لذا مقتضی است دستور فرمایند از تاریخ وصول این بخشنامه اكیداً از ایجاد هرگونه تعهدی در این مورد برای سازمان خودداری و درخواست متقاضیان انتقال را ضمن اظهارنظر صریح در خصوص احتیاج واحد مربوطه وپیوست و محلی كه برای متقاضی در نظر گرفته شده قبلاً بمركز ارسال فرمایند تا سازمان ثبت با در نظر گرفتن اولویتها و نیاز واقعی واحدهای بعدی به ثبت منطقه مربوطه اعلام نماید بدیهی است كه به متقاضی بایستی تذكر داده شود كه اقدامات مقدماتی تا ابلاغ تصمیم متخذه سازمان ثبت در مورد پذیرش و همچنین تعیین پست و محل خدمت متقاضی هیچگونه تعهدی برای سازمان در مورد انتقال قطعی ایشان ایجاد نخواهد نمود و همچنین متقاضیان تا دریافت پاسخ نهائی سازمان از مراجعه مستقیم به مركز مطلقاً خودداری نمایند و با توجه بمصالح و مقتضیات دستگاه انتخاب محل خدمت و پست سازمانی بعهده سازمان ثبت خواهد بود. انتظار دارد از این پسی نكات فوق را دقیقاً مراعات فرمایند.بخشنامه شماره 3578/10-8/6/60 
خلیج فارس بند 428- در مكاتبات رسمی مربوطه قید خلیج فارس الزامی است. (بند 447 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
همكاری با شورای شهرسازی بند 429- ماده 19 اساسنامه شورایعالی شهرسازی و تبصره یك آن كه اساسنامه مزبور در تاریخ 3/4/46 به تصویب هیأت محترم دولت رسیده برای اجرای مفاد آن ذیلاً نقل میشود:«ماده 19- ایجاد مركزی برای جمع آوری اطلاعات اقتصادی، اجتماعی، جمعیتی، فیزیكی بمنظور شناخت مسایل شهری و منطقه ای و صدور دتورات لازم به طراحان و مجریان نقشه های جامع شهری.تبصره یك- كلیه دستگاههای سازمانهای دولتی موظفند در صورت تقاضای شورا هرگونه اطلاعاتی را كه شورا ضروری بداند در اختیار این مركز قرار دهند».شایسته است هرگونه اطلاعاتی را كه شورایعالی شهرسازی در مواقع مقتضی بخواهند طبق تبصره مزبور در اختیار شورا بگذارند.(بند 452 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
وظائف مدیران مناطق در حل مشكلات بند 430- مدیران مناطق باید با توجه به جمیع مقررات و استفاده از تجارب و اطلاعات علمی و فنی و با قید مئولیت خود بترتیب رفع اشكال واحدای تابعه تحت مسئولیت خود را بدهند مگر اینكه راه حلی پیدا نشده و یا اظهار نظر منحصراً در صلاحیت سازمان ثبت باشد كه این مطلب را بایستی صریحاً در گزارش خود قید نمایند. در مورد اشتباهات ثبتی مربوطه به هیأت نظارت كه خارج از موارد مصرح در بخشنامه شماره 1400-54 میباشد طبق دستور اشتباهات ثبتی و شكایت از رأی هیأت نظارت مندرج در این مجموعه باید عمل و رفتار شود و بطور كلی نسبت به مواردی كه در قوانین و آئیننامه ها و مجموعه بخشنامه ها تعیین تكلیف شده كسب تكلیف ممنوع است تخلف از اجرای دستور فوق موجب مسئولیت شدید خواهد بود.(بند 419 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
رعایت نظم و انضباط اداری بند 431- پیروبخشنامه صادره از شورای سرپزستی وزارت دادگستری و پیرو تذكرات مكرر شفاهی و بمنظور ایجاد محیط اداری مناسب با شئون انقلاب اسلامی ایران مجدداً نكات زیر را بعموم همكاران و خواهران و بردران عزیر موكداً یادآوری نموده و اجرای آنرا صمیمانه انتظار دارد: 1- ضمن عرض تشكر و سپاس از خانمهای همكار و خواهران ارجمندی كه همواره روحیه تقوی اسلامی و خصائص خود را بمنصه ظهور و بروز رسانیده استدعا دارد از جهت لباس و ظاهر نیز موازین اسلامی و شئون والای زن مسلمان را دقیقاً رعایت نمایند.2- با آنكه موضوع لزوم رعایت نظم و انضباط اداری حضور و غیاب بموقع مكرراً مورد تذكار قرار گرفته ولی بعضاً بی نظمی هائی در این زمینه گزارش میگردد كه شایسته همكاران محترم نیست لذا اقتضاء دارد ساعات خدمت و نظم و انضباط اداری را دقیقاً مراعات و در ساعات خدمت اداری به مقتضای روحیه انقلابی و اسلامی از هرگونه مسامحه كاری و سهل انگاری و خدای ناخواسته كم كاری و تعلل پرهیز فرمایند.3- همكاران محترم وظیفه دارند كه در روابط خود با مراجعین و ارباب رجوع با ادب ومتانتی در خور عنوان جمهوری اسلامی ایران بوظائف اداری خود عمل فرموده و نسبت بحل و فصل امور خواهران و برادران مراجع نهایت سعی و اهتمام را بعمل آورند.4- آقایان مدیران كل و رؤسا ادارت و واحدها و مسئولین امور موظفند براجرای مفاد این بخشنامه و امور جاری ادارات و واحدهای تحت سرپرستی خود نظارت دقیق و دائم داشته و ضمن راهنمائی لازم همكاران اداری موارد تخلف و سهل انگاری و مسامحه و یا هرگونه اعمال خلاف شئونی را صریحاً و بدون پرده پوشی گزارش فرمایند.بخشنامه شماره 2809/10-17/4/59 
آمار اراضی و مستغلات و فرم نمونه 5 دفتر تشكیلات بند 432- چون آگاهی از املاك و مستغلات متعلق به سازمان ثبت در شهرستانها و اطلاع از كیفیت و چگونگی وضع ساختمانها ومحلهای مسكونی ادارات ثبت حائز كمال اهمیت است لذا هر یك از واحدهای ثبتی شهرستانها در هر سال یكبار و در آخر فروردین ماه هر سال آمار مربوط به املاك و مستغلات متعلق به اداره ثبت (فرم نمونه 5 دفتر تشكیلات) را دقیقاً تنظیم و مستقیماً به دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت اراسل دارند. تذكر: بمنظور جلوگیری از اتلاف وقت كاركنان و صرفه جوئی هر چه بیشتر در مصرف كاغذ مقتضی است بجر آمارهای عملكرد و فعالیت ماهیانه (فرم نمونه 1 و 2) و آمار ماهیانه مشخصات پرسنلی كاركنان و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق (فرم نمونه 3 و 4) و آمار ماهانه مشخصات شركتهای ثبت شده (فرم منضم به دستور العمل شماره 1857/2-51/ت-22/10/63 دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش و آمار) و آمار رونوشت مكاتباهات متبادله این واحدهای ثبتی و ادارات امور اقتصادی و دارائی محل راجع به واریز درآمدها، نسخ اضافی احكام كارگزینی، نسخ احكام مأموریت ومرخصی و غیر… (كه فعلاً مورد عمل است) به ادارات مركزی سازمان ثبت اكیداً خودداری و فقط نسخ احكام كارگزینی صادره را بطور دقیق و منظم و كامل و مرتب جهت ضبط در پرونده پرسنلی مستخدم و بررسیهای لازم به اداره كل امور اداری سازمان ثبت ارسال دارند. بدیهی است هرگونه اطلاعاتی كه ادارات مركزی نیاز داشته باشند توسط دفتر تشكیلات و بودجه و آموزی و آمار سازمان ثبت مطابق فرمهای ماهیانه ارسالی واحدهای ثبتی شهرستانها در اختیار انان گذارده خواهد شد.(اصلاح شده بند 403 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
آمار درآمد بند 433- چون ارسال آمار درآمدهای وصولی از نظر تعیین میزان عوائد ثبتی و دفاتر در سطح كشور حائز كمال اهمیت و توجهاست بنابرانی مقتضی است اولاً در تنظیم آمار درآمدها (فرم نمونه 1) نهایت دقت و كنترل ومراقبت را معمول و ثانیاً ارقام مندرج در آمار مستند به فیشهای بانكی و اسناد و مدارك مثبته و دفاتر مالی مربوطه باشد و ثالثاً پس از ارسال آمار نمونه 1 به ثبت منطقه متبوعه نسخه ثانی آنرا كه جزو سوابق اداره ثبت محل باقی میماند به گواهی اداره دارائی محل رسانیده و احیاناً چنانچه اقلام مزبور پس از تطبیق با سوابق اداره امور اقتصادی و دارائی محل تغییرات و مغایرتهائی حاصل نمود مراتب را متعاقباً جهت اصلاح ارقام به ثبت منطقه متبوعه و دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت اعلام نمائید. تأخیر در ارسال این آمار و یا عدم دقت در نگاهداری حسابها و تنظیم آمارهای مالی و بالنتیجه اشتباه ناشی از عدم دقت موجب مسئولیت شدید مسئولین ذیربط خواهد بود.(بند 401 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده). 
آمار عملكرد و فعالیتها (فرم نمونه 1 و 2 دفتر تشكیلات) بند 434- رؤسای ادارت ثبت مكلفند همه ماهه میزان و كیفیت فعالیتها و عملكرذ كلیه واحدهای تابعه خود را به تفكیك نوع عملیات انجام شده و برحسب تكالیف و وظائف قانونی هر واحد گردآوری و تنظیم و پس از حصول اطمینان كامل از صحت اقلام اعلام شده در ستونهای پیش بینی شده در آمار نمونه 1 بنحوی كه فعلاً مورد عمل است قید و حداكثر تا پنجم ماه بعد به ثبت منطقه متبوعه ارسال دارند. ادارات كل ثبت مناطق نیز مكلفند پس از جمع آوری آمار عملكرد و فعالیتهای كلیه واحدهای تحت سرپرستی، اطلاعات و اقلام مربوطه را به تفكیك هر واحد پس از كنترل به فرم نمونه 2 منتقل و پس از تكمیل كلیه ستونهای پیش بینی شده در فرم نمونه 2 و جمع بندی نهائی و امضاء حداكثر تا دهم ماه بعد نسبت بع ارسال آمار فعالیتها و عملكرد واحدهای تابعه ثبت منطقه فرم نمونه 2 به دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت اقدام لازم معمول دارند. تأخیر در اسال بموقع آمارهای مزبور و عدم صحت ارقام قید شده در آمارها موجب مسئولیت شدید خواهد بود.(بند 399 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 كه اصلاح شده). 
طرز تهیه و تنظیم آمارهای ماهیانه بند 435 – 1- به كلیه دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و حوزه تابعه دستور دهید حداكثر تا بیست و پنجم هر ماه آمار و مشخصات پرسنلی و نز عملكرد و فعالیتهای خود را مطابق اطلاعاتی كه از طریق واحد ثبتی متبوعه آنها مطالبه میشود به اداره ثبت محل ارسال و چنانچه دفترخانه ای فاقد آمارمعاملات و یا وقایع ازدواج و طلاق باشد میبایست مراتب را كتباُ به اداره ثبت اعلامنماید، چنانچه دفترخانه ای در ارسال آمار ماهیانه تأخیر كند و یا در صحت اقلام دقت و توجه كافی و لازم معمول ندارد مراتب را فوراً گزارش نمائید تا شخص سردفتر تحت تعقیب قرار گیرد.2- در هر یك از واحدهای ثبتی و نیز در ثبت مناطق مسئولیت تنظیم آمارهای ماهیانه به یكنفر از كاركنان منظم و دقیق و علاقمند و فعال محول نمائید كه با نظارت مستقیم آقای رئیس اداره ثبت همه ماهه آمارهای واصله از دفاتر و واحدهای تحت سرپرستی اداره ثبت را در دفتر مخصوص ثبت و پس از كنترل دقیق و مقایسه آن با ماههای قبل و حصول اطمینان از صحت اقلام اعلام شده در نمونه های آماری 1 و 2 و 3 و 4 و 5 كه پیوست است قید نمایند. سایر مسئولین واحدهای تابعه ادارت ثبت مانند بایگانی، دفتر املاك، ثبت شركتها، اجراء حسابداری و … موظفند در آخر هر ماه آمار عملكرد و فعالیتهای خود را بطور جداگانه مطابق اطلاعاتی كه آقای رئیس اداره ثبت و متصدی تنظیم آمار ماهیانه مطالبه میكنند، تهیه و تنظیم و به مسئول مربوطه تسلیم نمایند، تا پس از جمع آوری و تلفیق و بررسی دقیق نسبت به انتقال اطلاعات بر روی فرمهای مربوطه و ارسال آنها به ثبت منطقه متبوعه و دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش و آمار حداكثر تا پنجم ماه بعد اقدام نمایند. 3- چون با تجزیه و تحلیلهای آماری و تحقیق و بررسی بعضاً مشاهده میشود كه ارقام مندرج در بعضی از ستونهای آماری مربوط به عملكرد و فعالیت ادارت ثبت غیرواقعی و ناصحیح و خصوصاً در تعیین موجودی پرونده ها اعم از ثبتی و یا اجرائی و یا تعداد پلاكها و دفاتر املاك و یا اسناد مالكیت صادره و … نظائر آن با واقعیات تطبیق نمی نماید بنابراین شایسته است با اتخاذ تدابیر لازم و تمهید مقدمات امر مسئولین هر قسمت با استفاده از اوقات فراغت همكاران خود ترتیبی اتخاذ نمایند كه ارقام مندرج در آمارها تماماً صحیح و جامع و واقعی و قطعی بوده و از اعلام ارقام واهی و عاری از حقیقت پرهیز نمایند. به دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت دستور داده شده با توجه به آمارهای واصله از ثبت مناطق و واحدهای ثبتی به اجرای دقیق این بخشنامه نظارت كافی نموده و نتیجه را گزارش نمایند و چنانچه بعضاً مشاهده شود كه آقایان مدیران كل ثبت مناطق و آقایان رؤسای ادارات ثبت آماری را بدون توجه و اطمینان كامل از صحت اقلام و مندرجات آن گواهی نموده و به مركز ارسال دارند، آمار و شخص آقای رئیس قبت بعنوان صدور گواهی خلاق واقع تحت پیگرد قرار خواهند گرفت. (بند 400 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده). 
آمار پرسنلی بند 436 – 1- ادارت ثبت مكلفند آمار كارگزینی هر ماه را در نمونه های مخصوص آمار پرسنلی (فرم نمونه 3) كه حاوی وضع استخدامی و مشخصات كلیه كاركنان است و همچنین آمار دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه فرم نمونه 4 را كه حاوی مشخصات و وضع كلیه دفاتر تابعه واحد ثبتی میباشد در دو نسخه دقیقاً تنظیم و منتهی تا پنجم ماه بعد یك نسخه آنرا به دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت و نسخه دیگر را به ثبت منطق متبوعه ارسال دارند. 2- در آمار مذكور وضع كلیه پرسنل نیز دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق ابوابجمعی واحد ثبتی را قید و چنانچه احیاناً بنا بعلل و جهت مختلفه حالت اشتغال نداشته و در آن ماه حالات استخدامی دیگری نظیر تعلیق، انفصال، معذوریت، مرخصی، مأموریت ترك خدمت و غیره داشته باشند، مراتب را در ستون ملاحظات توضیح دهند و ثبت مناطق نیز مكلفند منتهی تا پنجم ماه بعد امار كارگزینی ابوابجمعی ثبت منطقه خود را طبق فرم نمونه 3 تنظیم و به دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش سازمان ثبت ارسال دارند (بند 398 مكرر مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49 كه اصلاح شده). 
حق الثبت و بقایای ثبتی ملك در جریان ثبت بند 437- طبق بخشنامه شماره ۱/ ۴۱ / ۲۰۵۷ مورخ ۷۹/ ۲ / ۱۲ سازمان ثبت بخشنامه بند ۴۳۷ اصلاح شده بند ۲۵۸ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹ که اصلاحی بخشنامه شماره ۴۱ / ۲۲۰۴ مورخ ۱۳۷۸/ ۵ / ۲۷ نیز بوده، لغو گردیده و مقرر شده طبق بندهای مربوط به ماده یک قانون وصول برخی از درآمدهای دولت و مصرف آن در موارد معین عمل گردد. 
حق الثبت موضوع ماده 104 مكرر بند 438- منظور از حق الثبت مذكور در ماده 104 مكرر آئیننامه قانون ثبت بطوریكه در ماده مزبور تصریح شده همان حق الثبت در دفتر اسناد رسمی است كه باید پس از ارزیابی اعیانی به مأخذ مذكور دریافت گردد.(بند 256 مجموعه بخشنامه تا آخر سال 49). 
اخذ دو برابر حق الثبت موضوع ماده 15 قانون ثبت بند 439- بعد از پرداخت دو برابر حق الثبت اگر متقاضی باز هم هنگام تحدید حدود حاضر نشد انجام تحدید حدود موكول به مراجعه بعدی متقاضی و پرداخت مخارج اعلان اختصاصی خواهد بود.(بند 260 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
تعویض اسناد مالكیت برگی به كتابچه ای و بهای آن بند 440- در مورد اسناد مالكیت برگی كه قبلاً صادر و بعلت عدم مراجعه مالك در پرونده باقیمانده و اینك كه مالك برای دریافت آن مراجعه میكند چون اسناد مزبور منسوخ و باید بجای آن سند مالكیت كتابچه صادر گردد و به مالك تسلیم شود بدیهی است بهای سندمالكیت جدید طبق نرخ قانونی وصول و سند مالكیت جدید (كتابچه) تسلیم خواهد شد.(بند 278 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
تمبر وكالتنامه بند 441 – 1- تکلیف الصاق و ابطال تمبر مالیاتی به وکالت نامه شامل وکلای دادگستری و کسانی است که در مراجع قضایی و مراجع اختصاصی غیر قضایی از قبیل مراجع حل اختلاف مالیاتی و عوارض و توسعه معابر شهرداری و نظایر آنها به استثنای اشخاص مذکور در قسمت آخر بند طی ماده ۷۲ قانون فوق الذکر وکالت می‌کنند که باید بر اساس نصاب های مقرر در بندهای الف و ب و پ و ت این ماده حق الوکاله آنها محاسبه و معادل ۵ درصد حق الوکاله مقرر به وکالت نامه آنها تمبر الصاق و ابطال شود 2- با توجه به ماده ۷۲ و تبصره یکم آن تکلیف الصاق و ابطال تمبر مالیاتی شامل مواقعی است که وکیل برای استفاده از وکالت خود به مراجع قضایی و مراجع اختصاص غیر قضایی مراجعه کند و حق الوکاله او که در حدود مقررات استحقاق دریافت آن را دارد مشخص و معین بشود بنابراین مراجعه وکیل به ادارات و مراجع اداری مشمول این تکلیف نیست و به همین مناسبت صرف تنظیم و ثبت وکالتنامه در دفاتر اسناد رسمی اعم از این که وکالت کلی و نسبت به امور مخصوصی باشد چون ماخذ 5 درصد مذکور در موقع ثبت وکالتنامه معلوم نیست مشمول پرداخت علی الحساب مالیاتی مورد بحث نمیتواند باشد 3- باالتفاوت به مفاد تبصره ۱ ماده ۷۲ و ماده ۳۰۳ قانون مالیاتهای مستقیم وکالت نامه هایی که از تاریخ یکم فروردین ۱۳۶۴ تنظیم و در همان موقع به مراجع مربوطه تسلیم شده است ولو اینکه کار رسیدگی به دعوی بعد از تصویب قانون مذکور شروع می‌شود از این نظر که نسبت تعلق مالیات قبل از تصویب قانون وجود پیدا کرده است مشمول مقررات ماده ۷۲ قانون مالیات های مستقیم نخواهد بود بلکه مقررات زمان در این مورد حاکم خواهد بود لیکن چنانچه این قبیل وکالت نامه ها بعد از تصویب قانون به مراجع مربوطه تسلیم شود نسبت به مورد دعوایی که شخص به عنوان وکیل در آن دخالت کرده است مشمول ابطال تمبر به میزان مقرر در قانون مزبور برای همان مورد خواهد بود. 4- مراجع قضایی و اختصاصی غیر قضایی مسئول رسیدگی به میزان تمبر و محاسبه آن بر اساس ضوابط مقرر در قانون خواهند بود. 5- برای انجام این منظور و تسهیل کار مکلفین به اداره کل اسناد خزانه دستور داده شد که به مقدار لازم تمبر مالیاتی در اختیار ذیحسابی وزارتخانه‌ها و ادارات دارایی شهرستانها بگذارند و متصدیان فروش و ابطال تمبر مذکور باید مدلول ماده ۱۷۱ قانون مالیات‌های مستقیم را مطمح نظر قرار داده و به تکلیف مقرر در این ماده عمل کنند. بند ۳۰۶ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹ 
 فصل 29 
 هزینه سفر و فوق العاده نماینده و نقشه بردار 
هزینه سفر و فوق العاده نماینده و نقشه بردار بند 442- اجرای ماده 126 قانون ثبت منحصر به ثبت املاك است. در سایر موارد نری (تحدید حدود عمومی، تفكیك، معالینه محل و امثالهم) كه مأمورین ثبت بمحل اعزام میشوند هزینه سفر و فوق العاده روزانه و ایاب و ذهاب قانونی استحقاقی آنان مطابق ضوابط و مقررات قانون استخدام كشوری از محل اعتبارات ادارت ثبت محل بایستی تأمین و پرداخت شود.(بند 275 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
 فصل 30 
 استعلام 
استعلام از طرف مراجع قضائی بند 443- در مواردیكه دادگاهها و بازپرسها اطلاعاتی از ثبت املاكم بخواهند عمل اداری محسوب میشود و هزینه ای به آن تعلق نخواهد گرفت.(بند 281 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
هزینه تفكیك ملك مفروز به حكم دادگاه بند 444- رقباتی كه قبل از اجرای قانون افراز و فروش املاك مشاع وسیله دادگاهها افراز و براساس حكم دادگاه از طرف ذینفع درخواست صدور سند مالكیت افراز میشود مطالبه هزینه تفكیك ولو تطبیق مورد حكم با محل ملك ضرورت داشته باشد بی مورد است.(بند 266 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49). 
هزینه تفكیك بند 445 – الف: در مورد املاك ثبت شده در دفتر املاك كه مالك تقاضای تفكیك نموده چنانچه سند انتقال ملك مورد تفكیك قبل از خرداد 42 در دفتر اسناد رسمی تنظیم و هزینه تفكیك بمأخذ مبلغ مورد معامله پرداخت شده باشد ولی سند مالكیت بعد از تاریخ مزبور تسلیم شود فقط بهای سند مالكیت بمأخذ مندرج در جدول پیوست قانون افزایش هزینه های ثبتی دریافت خواهد شد ولی چنانچه ثمن معامله از مببغ اظهار شده قبلی بیشتر باشد تصفیه حساب نسبت به تفاوت قیمت طبق تصویبنامه و قانون افزایش بعمل خواهد آمد.ب: در صورت انجام معامله نسبت به قطعات تفكیكی كه قبل از سال 62 تفكیك شده چنانچه عمل تفكیك قبل از سال مذكور صورت گرفته باشد در صورت انجام معامله نسبت به قطعات تفكیكی بیش از بهای اظهار شده معادل هر ده هزار ریال شصت ریال وصول و ایصال خواهد شد و در صورتیكه عمل تفكیك از سال 1361 به بعد صورت گرفته باشد مبنای محاسبه هر ده هزار ریال دویست ریال خواهد بود.ج: هرگاه ملكی فاقد ارزش معاملاتی باشد در اینمورد بمناسبت سكوت ماده 150 قانون ثبت ادارات ثبت و دفاتر اسناد رسمی باید براساس مبلغ مورد معامله عمل نمایند.د: چنانچه شش دانگ ملك تما ماً مورد تقاضای تفكیك باشد باید هزینه تفكیك براساس ارزش معاملاتی تمام شش دانگ ملك اخذ شود و اگر قسمتی از ملك با ذكر مساحتی معین مورد تقاضای تفكیك باشد بایستی نسبت به همان مورد تقاضا هزینه تفكیك بیمورد است منتهی این امر باعث و موجب خودداری ثبت محل از انجام سایر وظائف مقرره قانونی اونخواهد بود. لذا باید همانطور كه قبلاً مقرر شده حدود و مساحت و مشخصات بایقمانده تعیین و ذكر شود.(فرازهای 243 و 244 و 245 مجموعه بخشنامه ها اصلاح شده است). 
هزینه تفكیك باقیمانده بند 446- دریافت حق تفكیك از آنچه كه در آخرین صورت تفكیكی بعنوان باقیمانده تعبیر و تعیین میشود موردی ندارد و از این پس تعیین حدود آن باقیمانده نیز باید در حین تفكیك بعمل آید ولی چنانچه همان باقیمانده بعداً مورد تفكیك مجددی قرار گیرد باید هزینه تفكیك آن طبق مقررات وصول شود.بدیهی است در پلاكی كه كلاً و دفعتاً واحداً به قطعات مفرزه ای تفكیك میشود و یا در آنچه كه براساس قانون تملك آپارتمانها مورد تفكیك قرار میگیرد وجود قطعه ای بنام باقیمانده مفروض نیست.(بند 255 مجموعه بخشنامه تا آخر سال 49 اصلاح شده). 
 فصل 31 
 فصل سی و یکم 
طرز تحریر دفاتر مالی و حسابداری و نگهداری دفاتر و ته سوش قبوض و تحویل درآمدها بند 447- دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق موظفند:الف:1- تعرفه حق التحریر و حق الثبت را در محل دفترخانه به نحوی كه در معرض دید ارباب رجوع باشد نصب نمایند.2- قبض رسمی وجوه دریافتی فوق را با اخذ رسید به دهنده وجه تسلیم نمایند و ته چك قبوض مزبور را تا دو سال در دفتر نگهداری و صورت وجوه دریافتی را به تفكیك در ستون مربوطه اسناد و ذیل ثبت دفتر قید نمایند.3- فیشهای درآمد طبق سریال منظم و به ردیف بایستی تحویل دفاتر اسناد رسمی شده و آنان نیز موظفند به تذرتیب سریال بمصرف برسانند.4- در مورد تحویل وتحول نگهداری اوراق بهادار و دفاتر و سایر اوراق مصرفی دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و واحدهای ثبتی باید مقررات دستورالعملهای سازمان ثبت را رعایت نمایند.5- كلیه قبوض مربوط به حق الثبت و حق التحریر و سایر عوائد وصولی دفترخانه باید همه روزه در دفاتر مربوطه به دریافت و پرداخت ثبت شده و همچنین مشخصات مربوط به واریز حقوق دولتی، بحساب درآمد عمومی را در ستونهای مخصوصی دفتر مذكور قید نمایند. ب:1- كلیه فیشهای درآمد بایستی طبق سریال منظم و به ردیف طبق صورتمجلس به حسابدار واحدهای تمور مالی تحویل و آنها نیز بترتیب سریال بمصرف برسانند و نسخه ای از آن در سوابق مربوطه ضبط شود و در مورد اسناد و مدارك مالی و دفتر نیز بهمین ترتیب عمل شود.2- در موقع انتقال رؤسا یا مسئولین امور مالی یا مواقع سركشی رؤسا از واحذهای تابعه وجود مدارك اشاره شده باید در صورتمجلس تأیید گردد و چنانچه در آتیه معلوم شود باین دستور عمل نشده رؤسا و كارمندان مسئول مورد پیگرد قرار خواهند گرفت.3- ثبت ارقام در دفاتر حسابداری و جمع آنها باید با جوهر و بدون قلم خوردگی و اشتباه باشد.4- چون مشاهده شده بعضی از ادارات ثبت درآمدهای ثبتی را كه باید روزانه بحساب دارائی در خزانه تحویل بانك ملی داده و فیش مربوط به دارائی ارائه نمایند بحساب سپرده تحویل دارائی داده و در آخر ما بحسابهای مربوطه واریز مینمایند از نظر اینكه این جریان بی ترتیبی هائی را موجب شده اكیداً تذكر داده میشود مفاد دستورات صادره را رعایت و درآمدهای ثبتی را همه روزه بحساب دارائی در خزانه تحویل بانك دهند.5- در مورد مالیاتهای متعلقه پرونده های اجرائی ادارات ثبت باید بدهكار مالیاتی پرونده را برای پرداخت بدهی به دارائی راهنمائی نمایند تا پس از پرداخت مالیات قبض آنرا به اجرای ثبت تحویل دهند. سپس در پرداخت طلب بستانكار یا ختم پرونده اقدام شود.6- دفاتر اسناد رسمی بقایای ثبتی وصولی املاك در جریان ثبت را كه مورد معامله قرار میگیرد باید بحساب قطعی درآمد تحویل صندوق ثبت مربوطه نمایند و از تحویل آن بحساب سپرده خودداری نمایند.(بند 250 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49) 
وجوه سپرده و تعویض آن بند 448- برای اینكه نحوه عمل در مورد وجوه سپرده اشخاص و تعویض آن در دفاتر اسناد رسمی بصورت منظمی در آید و از سوء استفاده های احتمالی جلوگیری شود مقرر میگردد: الف: نام و نشانی كسیكه وجه را سپرده در قبض تصریح شود. ب: معین شود كه وجه مزبور از چه بابت سپرده شده بابت اجارخ بها یا اجرت المثل اجاره نامه عادی است یا رسمی؟ در صورتیكه عادی باشد نوع و شماره پلاك و محل وقوع ملك مورد اجاره و در مورد سند رسمی شماره سند در قبض سپرده قید شود. ج: جز در مورد رقبات مشمول قانون روباط مالك و مستأجر و مقررات مربوط به اصلاحات ارضی در سایر موارد اداره ثبت وقتی میتواند وجهی را قبول و قبض سپرده صادر نماید كه تعهد به سند رسمی باشد. د: از تعویض قبوض سپرده ای كه فاقد شماره چاپی (شماره مسلسل و شماره مخصوص هر سال) باشد یا شماره های مزبور مخدوش باشد خودداری و در صورت برخورد به چنین قبضی، فوراً عین قبض را با گزارش جریان باداره حسابداری بفرستند.(بند 267 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49). 
ظهرنویسی قبوض سپرده بند 449- دفاتر اسناد رسمی باید در موقع ظهرنویسی و حواله وجوه قبوض سپرده نكات زیر ار مورد توجه قرار دهند:1- مبلغ مورد حواله با تمام حروف ظهر قبض نوشته شود.2- مشخصات كامل ذینفع طبق شناسنامه ظهر قبض قید گردد.3- در مورد وكالت شماره وكالت نامه و مشخصات كننده باید نوشته شود.4- حواله باید با امضاء سردفتر و دفتریار صادر و به مهر دفترخانه ممهور و اطراف سطور بسته شود تا چیزی به آن الحاق نگردد.(بند 268 مجموعه بخشنامه های ثبی تا آخر سال 49). 
برای هر پلاك یك استعلام و خلاصه معامله ضروری است بند 450- در مورد معاملاتی كه در دفاتر اسناد رسمی نسبت به چند پلاك كه هر یك پرونده جداگانه دارد در یك سند بعمل میاید از جهت اینكه هر پرونده حكایت از استعلام و پاسخ آن داشته باشد دفاتر اسناد رسمی باید برای هر پلاك یك استعلام جداگانه تنظیم و ارسال دارند و پس از انجام معامله نیز نسبت به هر پلاك خلاصه معامله جداگانه تنظیم و برای بایگانی در پرونده مربوطه ارسال دارند، بدیهی است برای هر برگ استعلامیه و خلاصه معامله بهای آن دریافت خواهد شد.(بند 280 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
بهای استعلام تلگرافی بند 451- در مواردی كه متقاضی استعلامیه درخواست نماید كه بوسیله تلگراف استعلام شود و پاسخ نیز تلگرافی باشد دفترخانه سئوال كننده مكلف است هزینه استعلام مربوطه را دریافت و ورقه استعلام را تنظیم و تلگرافاً از ثبت محل وقوع ملك موضوع را سئوال و ورقه استعلامیه را نیز بعنوان تأییدیه در تعقیب آن بفرستند و در صورتی كه متقاضی بهای قبولی جواب را پرداخت كرده باشد ثبت محل باید به محض وصول تلگراف پاسخ آنرا تلگرافاً صادر نماید.(بند 279 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
تعلق حق الثبت به وام و تسهیلات بانكی بند 452- در بعضی اسناد كه بین بانكها یا مؤسسات دیگر راجع به دادن وام ثبت می شود تحویل وام به اقساط و تحت شرایط خاص بین طرفین و تعلق مبلغی كه علاوه بر مبلغ وام در ذمه وام گیرنده قرار می گیرد، لزوماً متذكر میشود در صورت اقرار وام گیرنده به دریافت كل وام یا واریز آن به حساب وام گیرنده كه اصل و سایر متفرعات موضوع معاملات مذكور را تشكیل می دهد و ارفاق وام دهنده به وام گیرنده ماهیت معامله را تغییر نمی دهد، لذا دفترخانه مكلف به وصول حق الثبت معامله است.(بند 261 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده). 
حق الثبت وجه الضمان و تقسیم نامه و هزینه تفكیك بند 453 – 1- نسبت به وجه التزام و وجه الضمان خواه رأساً موضوع سند باشد یا در ضمن معامله و عقد دیگری شرط شده باشد و برای تأمین آن هم مالی به وثیقه گرفته نشده باشد، حق الثبت وصول نخواهد شد. همچنین هر نوع انتقال بلاعوض و وقف و حبس و وصیت كه بنفع مؤسسات مذهبی و خیریه و سازمان های فرهنگی و بهداشتی مصرح در مواد مربوط به معافیت قانون مالیاتهای مستقیم صورت گیرد از پرداخت حق الثبت معاف خواهد بود. همچنین معافیت هائی كه به موجب قوانین و مقررات خاص مقرر گردیده است كماكان به قوت خود باقی است و نیز موقوفات بنیاد علوی از پرداخت كلیه هزینه های ثبتی معاف است. 2- حق الثبت تقسیم نامه بین مالكین مشاع مشمول ماده 124 قانون ثبت می باشد مگر اینكه ما به التفاوت از طرف مالك سهم مشاع به مالك سهم دیگر پرداخت شود، كه در این صورت نسبت به مبلغ ما به التفاوت باید طبق مقررات حق الثبت وصول شود. 3- درمورد هزینه تفكیك اسناد تقسیم نامه كه مستلزم تفكیك ملك هم می شود هزینه تفكیك با رعایت مقررات مندرج در ماده 150 قانون ثبت محاسبه و اخذ خواهد شد و هرگاه ارزش معاملاتی تعیین نشده باشد باید بهای مذكور در سندمالكیت و در مورد املاك جاری بهائی كه در پرونده ثبتی سابقه دارد ملحوظ گردد. (بند 254 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49 اصلاح شده). 
حق الثبت وصیتنامه بند 454- حق الثبت وصیتنامه نباید به مأخذ سه برابر موصی به یعنی كلیه ماترك موصی دریافت شود بلكه حق الثبت وصیتنامه ها اعم از تفكیكی و عهدی به میزان همان مبلغی كه مورد وصیت قرار گرفته باید دریافت گردد. (بند 257 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49). 
 فصل 32 
 بدهی ثبتی املاک موقوفه تحت تصدی سازمان اوقاف 
بدهی ثبتی املاك موقوفه تحت تصدی سازمان اوقاف بند 455- در موادی كه اسناد مالكیت رقبات موقوفه بعلت تقسط بدهی ثبتی و عدم تصفیه آن تسلیم نگردیده است چنانچه اداره اوقاف بخواهد نسبت به آن معامله اجاری نماید كه مدت آن بیش از سه سال و انجام معامله محتاج به ملاحظه سند مالكیت صادره است هرگاه مبلغ مال الاجاره كمتر از مبلغ بدهی ثبتی باشد مانعی ندارد با وصول مبلغ متناسبی بابت بدهی ثبتی سند مالكیت صادره برای ملاحظه بدفتر اسناد رسمی مربوطه ارسال شود كه پس از انجام معامله اجرای عیناً به اداره ثبت اعاده و در پرونده نگهداری شود تا تمام بدهی مستهلك و با انجام تشریفات مقرره و وصول تمام بقایای ثبتی اسناد مالكیت به نماینده صلاحیتدار اوقاف تسلیم گردد و این موافقت منحصر به موارد اجاره است و شامل سایر معاملات اوقاف از قبیل تبدل به احسن و ایجاد اعیانی و غیره نمی باشد. 
 فصل 33 
 معافیت ها 
معافیت دولت از پرداخت حق الثبت بند 456- در مورد انتقال املاك دولت یا مؤسسات دیگر كه از پرداخت حق الثبت معاف هستند هرگاه قبلاً سند مالكیت بنام دولت و یا مؤسسات مزبور صادر شده باشد معاف از پرداخت حق الثبت می باشند و نسبت به موارد انتقال در جریان ثبت اگر هنگام صدور یا تسلیم سند مالكیت بیش از یكسال از تاریخ ارزیابی گذشته باشد نسبت به مابه التفاوت حق الثبت اخذ خواهد شد و در مورد هزینه مقدماتی نیز مبلغی كه قبلاً دریافت شده از آن كسر و بقیه اخذ گردد و اگر ملكی مورد تعویض قرار گرفت در صورتیكه سند انتقال نسبت به حق الثبت و هزینه مقدماتی ملك تعویضی قید خاصی نشده باشد حق الثبت و هزینه مقدماتی از منتقل الیه مأخوذ گردد. پرداخت حق الثبت بمأخذ تاریخ تقاضای ثبت از طرف دولت خواهد بود.(بند 265 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر 49). 
معافیت شهرداری از دو صدی پنجاه حق الثبت بند 457- معافیت و املاك متعلقه به شهرداری نسبت به دو صدی پنجاه املاك مشمول همان معافیت حق الثبت مذكور در ماده 109 قانون اصلاح پاره ای از مواد قانون شهرداری می باشد و به عبارت دیگر هرچه كه مربوط به حق الثبت است و شهرداری در موقع صدور سند مالكیت بایستی بپردازد معاف از پرداخت خواهد بود.(بند 264 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49). 
 فصل 34 
 معافیت فروش املاک مورد اجاره به زارعین و جنگل ها 
معافیت فروش املاك مورد اجاره به زارعین از حق الثبت و مقدماتی و غیره بند 458- طبق ماده چهار قانون تقسیم و فروش املاك مورد اجاره به زارعین مستأجر، كلیه عملیات ثبتی و نقل و انتقالات ناشی از اجرای قانون مزبور معاف از پرداخت هرگونه مالیات و عوارض و حق الثبت و هزینه مقدماتی و بهای اوراق است.(بند 262 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
معافیت ادارات دولتی و سازمان اصلاحات ارضی بند 459 – 1- طبق ماده اول از قانون معافیت ادارات دولتی مصوب 10/5/1334 ادارت دولتی از پرداخت هرگونه حق الثبت بابت مراتع و جنگل ها و اراضی خالصه و موات و هرگونه اموال غیرمنقول كه از طرف دولت تقاضای ثبت می شود معاف می باشند. دولت موظف است هزینه مقدماتی ثبت این گونه املاك را بمیزان مخارج واقعی بپردازد.2- طبق تبصره سوم از ماده یك قانون راجع بالحاق 8 ماده به آئین نامه اصلاحات ارضی مصوب 22/6/1346 سازمان اصلاحات ارضی كل كشور از پرداخت هرگونه حق الثبت و هزینه مقدماتی بابت ثبت اراضی بایر و موات معاف است. (بند 263 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49). 
هزینه مقدماتی تقاضای ثبت مراتع و جنگلها بند 460- قبول تقاضای ثبت مراتع و جنگل های عمومی مربوط به جنگلبانی احتیاج به تسلیم استشهاد ندارد و اخذ هزینه مقدماتی بطور علی الحساب تا موقعی كه میزان هزینه واقعی ملك مورد تقاضا طبق قسمت اخیر ماده یك قانون معافیت ادارات دولتی از پرداخت حق الثبت مصوب سال 1334 تعیین شود بلا اشكال است. (بند 259 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال49). 
عدم ثبت ازدواج های موقت و دائمی غیرقانونی بند 461- مصوبه جلسه شماره 111-14/2/65 شورای محترم عالی قضائی عیناً جهت ابلاغ به واحدهای تابعه و دفاتر ازدواج آن منطقه ذیلاً اعلام می گردد: (..نظر به اینکه ثبت ازدواج های موقت و دائمی که بر خلاف مقررات صورت گرفته باشد غیر قانونی بوده و دفاتر ازدواج و طلاق حق ندارند این قبیل ازدواج ها را ثبت نمایند. متخلفان برابر مقررات انتظامی دفاتر اسناد رسمی قابل تعقیب خواهند بود.) شمارة 3225/10 مورخ 31/4/1365 
مطالبه سكه های مهریه یا قیمت یوم الاداء بند 462- 2736/10-31/4/1364 رونوشت: با برگ پیوست جهت اطلاع و اقدام قانونی به اداره كل امور اسناد و سردفتران ارسال، مقتضی است مراتب را به واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه ابلاغ نمایند. – – ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاك كشور – جناب آقای هاشمی – بعدالتحیه – شورایعالی قضائی در جلسه 708 مورخ 9/4/64 تصویب نمود كه به ادارت ثبت اسناد تابعه و دفاتر اسناد رسمی بخشنامه شود تا در موقع صدور اجرائیه و یا دریافت مهریه از زوج عین آن و یا قیمت حین الاداء باید پرداخت شود فتوكپی نظریه كمیسیون استفتاء كه در شورا مطرح و ملاحظه شد نیز به ضمیمه ایفاد میگردد. – از طرف شورایعالی قضائی- موسوی بجنوردی / در پاسخ نامه شماره 6066/ د – ق – 7/3/1364 دفتر دادستان كل كشور مبنی بر اینكه شخصی دختری را عقد نموده و مهریه یكصد و هشتاد عدد سكه طلا قرار داده و ذیل آن نوشته شده، هفتصد و بیست هزار ریال اینك كار به متاركه كشیده زوج مبلغ 720000 ریال در دفترخانه سپرده و با حكم دادگاه مبنی بر طلاق بدون اظهار نظر درباره مهریه اجرای صیغه طلاق نموده زوجه مدعی است كه وجه (مذكور) را نمی خواهم (بلكه) همان 180 عدد سكه مورد مهرم را (میخواهم) طالبم حالا با توجه به مراتب بالا آیا زوجه مستحق وجه است كه در عقدنامه صحبت از تقویم شده یا عین سكه را و در صورت توافق (به قیمت) قیمت حین اداء كه فعلاً بیش از ششصد هزار تومان میشود؟ اعلام میدارد كه: به نظر كمیسیون استتفتائات مهریه مقرره زوجه در این قبیل ازدواج ها (در فرض سئوال و مشابه آن) ظاهراً طلا و سكه ها است و عقد ازدواج هم روی همین و براساس سكه های كلی خوانده شده است و تقویم سكه ها به ارزش 720000 ریال فقط طریقیت داشته و برای مشخص شدن مقدار مهریه وقت از نظر ریالی به قیمت روز بوده نه اینكه منظور از تقویم مهریه قرار دادن خود ریال رایج بوده والا دیگر علتی برای نام بردن از سكه ها (طلا) و بیان تعداد آنها نبود بلكه در این صورت ذكر آن یك كار لغو و عبث می باشد كه خلاف عرف و خلاف ظاهر است. – علیهذا زوجه مستحق سكه ها است و می تواند سكه ها را مطالبه نماید كما اینكه می تواند قیمت یوم الاداء را مطالبه كند بلكه در صورت امكان تهیه سكه های مورد مهریه، زن می تواند چند برابر قیمت و بهای یوم الاداء را درخواست نماید. – کمیسیون استفتاعات 
 لازم الاجراء بودن بخشنامه های تا اول مهر ۱۳۶۵ – همانگونه که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در بخشنامه شماره 10/۴۶۱۴ – ۶۵ / ۶ / ۱۹ متذکر گردیده است، از اول مهر ماه ۱۳۶۵ آنچه از بخشنامه های ثبتی در مجموعه مذکور درج شده معتبر و لازم الاجراء می باشد و هر بخشنامه ثبتی دیگری که در مجموعه آورده نشده غیر قابل استناد است بنابراین به لحاظ اهمیت موضوع خواهشمند است اولاً توجه کلیه واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق تابعه را به این مهم معطوف و ثانياً تذکر فرمائید چنانچه احيانا بخشنامه ای قبلا صادر شده بود که به نظر کمیسیون بررسی بخشنامه های ثبتی نرسیده و درج آن در مجموعه ضرورت دارد مراتب را همراه با هرگونه پیشنهاد نظریه دیگری فوراً به سازمان ثبت اسناد املاک کشور اعلام نمایند. ضمناً حسب دستور مؤکد مقام محترم معاونت وزارت دادگستری و ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور عموم ادارات کل تابعه سازمان ثبت خصوصاً واحدهای ستادی مرکز نظیر اداره کل امور اسناد و سردفتران و اداره کل امور املاک و نقشه برداری و غیره مکلفند پرونده مخصوص جهت ضبط و نگهداری سوابق و کلیه بخشنامه هایی که از اول مهر ماه به بعد صادر می شود تهیه و تنظیم و تمامی بخشنامه های صادره را به ترتیب تقدم در پرونده مزبور حفظ و نگهداری نمایند تا در آینده به سهولت در دسترس باشد، مسئولیت تحقق این دستور به عهده شخص آقایان مدیران کل واحدهای تابعه سازمان ثبت است. خواهشمند است دستور فرمائید در خصوص تهیه و توزیع جهت استفاده کلیه واحدهای تابعه به نحو مقتضی اقدام لازم معمول فرمایند. سرپرست دفتر تشکیلات و بودجه و آمار سازمان ثبت اسناد و املاک کشور جهانگیر ژیان – بخشنامه شماره 1/11645 مورخ 1365/12/21 

کلیدواژه : بخش نامه های ثبتی / مجموعه بخشنامه های ثبتی

منبع : مجموعه کامل بخشنامه های ثبتی – محضرچی (mahzarchi.ir)

تشكیل دفتر خانهبند1- پس از صدور ابلاغ سر دفتری اسناد رسمی و ازدواج و طلاق باید سردفتر، دفترخانه را حداكثر ظرف سه ماه تشكیل و شخص منتصب رسماٌ اشتغال به سمت خود پیدا كند. والا در مورد دفاتر اسناد رسمی طبق ماده 74 ابلاغ سردفتر كان لم یكن خواهد بود. در صورتی كه سر دفتران ازدواج و طلاق نیز در مدت سه ماه دفترخانه را تشكیل ندهند ثبت محل بابستی مراتب را جهت تعیین تكلیف سردفتر به سازمان ثبت گزارش دهند. بدیهی است اداره كل امور دفاتر اسناد رسمی به آخرین آدرس تعیین شده به متقاضی به وسیله پست سفارشی به نامبرده اخطار نماید. در مورد سران دفتر ازدواج و طلاق نیز به ترتیب فوق عمل شود. اصلاحی بخشنامه شماره 1215/2 – 1356/02/01  
مهر و تابلو و آدرس دفاتر اسناد رسمیبند 2 – الف – مهر و تابلو دفاتر اسنادرسمی باید طبق نمونه مصوبه سازمان ثبت باشد. سردفتران حق دخل و تصرف در آنرا را ندارند و در كلیه اوراق رسمی هر دفترخانه نشانی كامل دفترخانه و نام و نام خانوادگی سردفتر باید قید گردد. اصلاحی فراز دو مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49 – ب – پیرو بندهای ۲ و ۱۴۶ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهرماه ۱۳۶۵ نظر به اینکه بر طبق گزارش‌های واصله بعضی از سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق از مهرهای ژلاتینی و یا مهرهایی که دارای تیتر ها و علائم مختلف است استفاده می نمایند لذا بدین وسیله مقرر می دارد که کلیه دفاتر مزبور منحصراً از یک مهرپرسی طبق نمونه تصویبی اداره کارپردازی سازمان ثبت که به دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق تحویل گردیده استفاده نمایند همچنین ادارات ثبت مکلفند به تعداد دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه فوراً نسبت به درخواست مهرهای جدید و سپس اعاده مهرهای فعلی از طریق آن اداره کل اقدام نمایند. ضمنا حفظ و نگهداری مهرهای تحویلی به عهده سردفتران است و هرگونه اهمال در این رابطه موجب مسئولیت آنان خواهد بود اقتضا دارد مراتب را به کلیه واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه ابلاغ و در صورت تخلف نسبت به معرفی سردفتر مربوطه اقدام گردد. بخشنامه شماره 5581/34/1 مورخ 24/2/81 سازمان ثبت.  
نحوه انتخاب محل دفتر خانهبند 3 – الف – بخشنامه شماره 17659/2 مورخ 53/6/29 اصلاحی طبق بخشنامه مندرج در جزء ب این بند حذف شده است – ب – اغلب مشاهده می‌شود ادارات ثبت تعیین محل دفترخانه جدید یا انتقال دفترخانه به محل دیگر را موکول به اخذ رضایت سردفتر مستقر در محل می نمایند با عنایت به ماده ۴ قانون دفاتر اسناد رسمی و ماده ۳۰ آیین نامه اجرایی آن محل دفتر خانه باید با توجه به نیاز اهالی و وجود مجتمع های تجاری و اداری و مسکونی و با در نظر گرفتن تراکم جمعیت و افزایش حجم معاملات در نقاط مختلف تعیین گردد بنابراین منبع تشخیص استقرار دفترخانه در هر محل با ادارات ثبت مربوطه است که با در نظر گرفتن موارد مذکور به این امر مبادرت خواهند ورزید شرایط ۳۰۰ متر فاصله مقیده در بند ۳ مجموعه بخشنامه های ثبتی و اخذ رضایت سردفتر مستقر در محل ضرورتی ندارد. بخشنامه شماره 1/34/12297 مورخ 79/5/26 سازمان ثبت – ج – رجوع فرمایید به بخشنامه مندرج در کد ۷۲۱ همین مجموعه  

بخشنامه های ثبتی در یک نگاه

عنوان موضوع 
 مقدمه – لازم الاجراء بودن مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهر ماه سال ۱۳۶۵ – شماره 10/4614 مورخ 1365/6/19 – از آنجا که بخشنامه های صادره از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور از بدو تشکیل آن تاکنون مورد نیاز کارکنان و همکاران و سردفتران است و پراکندگی و تضاد آنها از طرفی و تصویب قوانین جدید و مغایر بودن بعضی از آنها با قوانین مذکور از طرف دیگر موجب اشکال و دشواری تشخیص ناسخ و منسوخ و معتبر و غیر معتبر آنها شده است، سازمان ثبت بر آن شد که کلیه بخشنامه های موجود را مورد بررسی و تجدید نظر قرار دهد، لذا کمیسیونی مرکب از افراد بصیر و مطلع در امور ثبتی و سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق تشکیل گردید. اعضاء کمیسیون در جلسات متعدد کلیه بخشنامه های ثبتی صادره تا اول مهر ماه سال ۱۳۶۵ را مورد بررسی قرار داده ضمن تنقیح و تلخیص و تدوین مجدد آنها، پیش نویس مجموعه حاضر ضمیمه این بخشنامه را در ۳۴ فصل و ۴۶۰ بند تهیه نموده اند. ضمنا یاد آور می شود که در این مجموعه فقط بخشنامه هایی که از طرف شورای عالی قضائی یا وزارت دادگستری و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور صادر گردیده است مورد بررسی قرار گرفته و ضمناً بخشنامه های مربوط به املاک یا افراد معین از قبیل بخشنامه های مربوط به توقیف املاک یا ممنوع المعامله ها و املاک بند (ز) و همچنین سایر بخشناسه هایی که از طرف مراجع دیگر نظیر وزارتخانه های مختلف یا اداره راهنمائی و رانندگی، اداره اوقاف، شهرداری و غیره صادر شده و به این سازمان ارسال و رونوشت آنها عيناً جهت اطلاع به واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق ابلاغ گردیده مورد نظر نبوده و این دستورالعمل نیز به هیچ وجه مشمول این قبیل موارد نخواهد بود. بنابراین به کلیه واحدهای ثبتی، دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق ابلاغ می شود که آنچه در این مجموعه درج شده است معتبر و لازم الاجراء می باشد و هر بخشنامه ثبتی که تا این تاریخ از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور صادر ولی در این مجموعه آورده نشده است غیر قابل استناد می باشد، ضمنا چنانچه به نظر کارشناسان و متخصصین امور ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق بخشنامه ای باشد که احیانا در دسترس کمیسیون بررسی بخشنامه ها نبوده که مورد توجه قرار گیرد و ضرورت دارد که در این مجموعه درج و مورد عمل واقع شود. تقاضا دارد مراتب را در اولین فرصت به این سازمان اعلام فرمایند تا بررسی لازم معمول و تصمیم مقتضی اتخاذ گردد. در خاتمه از مساعی کلیه صاحبنظران که در انجام این مهم ما را یاری فرموده اند. تشکر و قدردانی می شود. معاون وزارت دادگستری و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور 
 فصل 1 
 دفاتر اسناد رسمی 
تشكیل دفتر خانه بند 1 – پس از صدور ابلاغ سردفتری اسناد رسمی و ازدواج و طلاق باید سردفتر، دفترخانه را حداكثر ظرف سه ماه تشكیل و شخص منتصب رسماٌ اشتغال به سمت خود پیدا كند. والا در مورد دفاتر اسناد رسمی طبق ماده 74 ابلاغ سردفتر كان لم یكن خواهد بود. در صورتی كه سر دفتران ازدواج و طلاق نیز در مدت سه ماه دفترخانه را تشكیل ندهند ثبت محل بابستی مراتب را جهت تعیین تكلیف سردفتر به سازمان ثبت گزارش دهند. بدیهی است اداره كل امور دفاتر اسناد رسمی به آخرین آدرس تعیین شده به متقاضی به وسیله پست سفارشی به نامبرده اخطار نماید. در مورد سران دفتر ازدواج و طلاق نیز به ترتیب فوق عمل شود. اصلاحی بخشنامه شماره 1215/2 – 1356/02/01 
مهر و تابلو و آدرس دفاتر اسناد رسمی بند 2 – الف – مهر و تابلو دفاتر اسنادرسمی باید طبق نمونه مصوبه سازمان ثبت باشد. سردفتران حق دخل و تصرف در آنرا را ندارند و در كلیه اوراق رسمی هر دفترخانه نشانی كامل دفترخانه و نام و نام خانوادگی سردفتر باید قید گردد. اصلاحی فراز دو مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49 – ب – پیرو بندهای ۲ و ۱۴۶ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهرماه ۱۳۶۵ نظر به اینکه بر طبق گزارش‌های واصله بعضی از سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق از مهرهای ژلاتینی و یا مهرهایی که دارای تیتر ها و علائم مختلف است استفاده می نمایند لذا بدین وسیله مقرر می دارد که کلیه دفاتر مزبور منحصراً از یک مهرپرسی طبق نمونه تصویبی اداره کارپردازی سازمان ثبت که به دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق تحویل گردیده استفاده نمایند همچنین ادارات ثبت مکلفند به تعداد دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه فوراً نسبت به درخواست مهرهای جدید و سپس اعاده مهرهای فعلی از طریق آن اداره کل اقدام نمایند. ضمنا حفظ و نگهداری مهرهای تحویلی به عهده سردفتران است و هرگونه اهمال در این رابطه موجب مسئولیت آنان خواهد بود اقتضا دارد مراتب را به کلیه واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه ابلاغ و در صورت تخلف نسبت به معرفی سردفتر مربوطه اقدام گردد. بخشنامه شماره 5581/34/1 مورخ 24/2/81 سازمان ثبت. 
نحوه انتخاب محل دفتر خانه بند 3 – الف – بخشنامه شماره 17659/2 مورخ 53/6/29 اصلاحی طبق بخشنامه مندرج در جزء ب این بند حذف شده است – ب – اغلب مشاهده می‌شود ادارات ثبت تعیین محل دفترخانه جدید یا انتقال دفترخانه به محل دیگر را موکول به اخذ رضایت سردفتر مستقر در محل می نمایند با عنایت به ماده ۴ قانون دفاتر اسناد رسمی و ماده ۳۰ آیین نامه اجرایی آن محل دفتر خانه باید با توجه به نیاز اهالی و وجود مجتمع های تجاری و اداری و مسکونی و با در نظر گرفتن تراکم جمعیت و افزایش حجم معاملات در نقاط مختلف تعیین گردد بنابراین منبع تشخیص استقرار دفترخانه در هر محل با ادارات ثبت مربوطه است که با در نظر گرفتن موارد مذکور به این امر مبادرت خواهند ورزید شرایط ۳۰۰ متر فاصله مقیده در بند ۳ مجموعه بخشنامه های ثبتی و اخذ رضایت سردفتر مستقر در محل ضرورتی ندارد. بخشنامه شماره 1/34/12297 مورخ 79/5/26 سازمان ثبت – ج – رجوع فرمایید به بخشنامه مندرج در کد ۷۲۱ همین مجموعه 
منع دفاتر از اقدامات تبلیغاتی بند 4 – اقدامات تبلیغاتی از قبیل انتشار آگهی و غیره برای دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق مخالف شئون سردفتری و به طور كلی ممنوع است. اصلاحی فراز سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
محفظه مطمئن برای حفظ اسناد و دفاتر بند 5 – دفاتر اسناد رسمی باید برای حفظ اسناد و دفاتر و وجوه محفظه مطمئنی داشته باشند. اصلاحی بند یك مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
نحوه اخذ تضمین از سردفتران و دفتریاران بند6- به منظور رعایت ماده 17 قانون دفاتر اسناد رسمی و مواد 9 و 10 آئین نامه های همان قانون لازم است، سردفتران و دفتریاران وثیقه ملكی مفروز یا وجه نقد و یا ضمانت بانكی به میزان مقرر در بند 2 ماده یك آئین نامه را معرفی نمایند. در صورت معرفی ضامن از طرف سر دفتران و دفتریاران اعتبار ضامن زمانی محرز خواهد شد كه مشارالیه نیز به همان ترتیب وثیقه نقدی یا ملكی معرفی نماید. لزوماٌ متذكر می شود كه مفاد بند 4 ماده 9 آئین نامه باید در سند تنظیمی تصریح گردد. اصلاحی بخشنامه 7661/2 – 13/9/1356-اصلاحی بخشنامه شماره 14909/2-20/12/54 
تضمین سردفتران و دفتریاران بند 7 – اسناد ضمانتنامه سردفتران و دفتریاران را به طور مطلق تعیین و اعتبار آن را محدود به مدت معین نكرده موكول به فسخ سند وسیله مرجع صالح بنمائید به نحوی كه مادام حساب دوره عمل سردفتر رسیدگی و تسفیه نشده ضمانت قابل استفاده باشد و شامل موارد انتقال و كفالت و غیره نیز بشود و نیز هر وقت تقاضای انتقال سردفتری می شود یا دفتر یاری به طور موقت برای دفتریاری دفتر دیگری پیشنهاد می شود كه موقتاٌ در دو دفتر انجام وظیفه نماید باید ضمانت نامه او به موجب سند رسمی دیگری طبق همین دستور اخذ شود كه دیگر اشكالی پیش نیاید. اصلاحی بند چهل و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تضمین نامه بانكی سردفتران و دفتریاران بند8 – اغلب مشاهده می شود كه مدت اعتبار تضمین نامه های بانكی محدود به زمان معین گردیده است كه پس از انقضای موعد تعیین شده از درجه اعتبار ساقط و در نتیجه ممكن است بعضی از سردفتران و دفتریاران بدون داشتن تضمین ابواب جمعی مشغول به كار باشند. لذا در اجرای بند 3 از ماده 9 و 10 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی، روسای ادارات و واحدهای ثبتی موظفند قبل از انقضای مدت قید شده در تضمین نامه های بانكی به سردفتران و دفتر یاران مشمول با قید ضرب الاجل اخطار نمایند كه نسبت به تمدید مدت تضمین با تبدیل آن اقدام و همچنین موضوع را تا نتیجه كامل برابر مقررات مزبور پیگیری نمایند و ضمناٌ مراقبت كامل شود كه این مطلب در ضمانت نامه های بانكی همه وقت قید شود. (در صورتی كه در راس مدت مقرر وجه ضمانت نامه از طرف سازمان ثبت اسناد و املاك كشور مطالبه نشود بانك متعهد است كه وجه مورد ضمانت را راسا در پایان مدت مقرر در وجه سازمان ثبت و اسناد و املاك كشور پرداخت نماید) لذا آقایان مدیر كل و روسای واحدهای ثبتی مراقبت و نظارت كامل در اجرای این بخشنامه بنمایند و نیز بررسی شود در صورتی كه مدت تضمین نامه بانكی سردفتران و دفتریاران تا كنون منقضی شده باشد باید در تجدید آن فوراٌ اقدام و نتیجه را اعلام نمایند. اصلاحی بخشنامه شماره 7661/2 – 14/9/1356 
تبدیل و یا تعویض وثیقه سردفتر و دفتریار بند 9- نظر به اینكه سردفتران و دفتریاران قبل از تصویب آئین نامه دفاتر اسناد رسمی تضمین سردفتری و یا دفتریاری معرفی نموده و اكنون جهت تبدیل و یا تعویض آن تقاضای تبدیل یا ایداع وثیقه دیگری می نمایند، لازم است به كلیه واحدهای ثبتی اعلام گردد از این به بعد برابر ماده 9 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و شقوق آن اقدام نمایند. اصلاحی بخشنامه شماره 16169/5-27/9/58 
فك تضمین ملكی سردفتران در قبال پرداخت وجه سند بند 10- در مواردی كه برخی از سردفتران و دفتریاران برای فك رهن از ملكی كه آن را در قبال وجه تضمینی سردفتری و دفتریاری خود در ادارات ثبت به وثیقه گذارده اند چنانچه معادل وجه تضینی را نقداً به صندوق ثبت تودیع نمایند با توجه به بند پنجم ماده 9 آئین نامه قانون دفاتراسنادرسمی مصوب سال 1354 تبدیل تضمین و فك رهن طبق مقررات مانعی نداشته و محتاج به اقدام دیگری نیست. بخشنامه شماره 2777/2 – 8/4/57 اصلاح شده. 
تغییر دفتریار بند 11- گر چه دفتریار به پیشنهاد سردفتر و در صورت تصویب سازمان انتخاب میگردد ولی تغییر او در صورت بروز اختلاف به پیشنهاد سردفتر مجوزی ندارد. بایستی به موضوع اختلاف رسیدگی و در صورت وقوع تخلف متخلف تعقیب گردد. اصلاحی بند 183 مجموعه بخشنمامه های تا آخر سال 49 
خدمت نظام بند 12- هر سردفتر و یا دفتریاری كه مشمول خدمت سربازی می شود یا مدت معافیت آنها منقضی می شود باید از ادامه اشتغال آنها جلوگیری و تا تعیین تكلیف قطعی طبق گواهی اداره نظام وظیفه امور دفتریاری را به دفتریار دیگری تحویل و در مورد سردفتر كفالت دفترخانه را به سردفتر نزدیكترین دفترخانه محل واگذار و با تنظیم صورتمجلس تحویل نمایند. 
داشتن دفاتر متعدد سردفتر (فرد و زوج) بند 13- به منظور تسهیل در جریان امور دفاتر اسناد رسمی، چون داشتن دفاتر متعدد مباینتی با دفتر مصرح در ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 25 تیر ماه 1354 ندارد، لذا برای جلوگیری از بی نظمی و بی ترتیبی های احتمالی مقرر می دارد که هر یك از دفاتر اسناد رسمی که قصد داشتن دفتر متعدد موضوع ماده فوق الذكر را دارند باید با تحصیل موافقت قبلی از سازمان ثبت فقط دو جلد دفتر سردفتر كه یكی مخصوص شماره های فرد و دیگری مخصوص شماره های زوج باشد تهیه و با رعایت تسلسل مورد استفاده قرار دهند. بخشنامه شماره 6499/2 – 19/7 55 اصلاحی. 
داشتن دفتر ممنوع المعامله بند 14- برای رفع هرگونه اشتباه و جلوگیری از انجام معامله اشخاص ممنوع المعامله لازم است ادارات ثبت دفتری بنام دفتر اشخاص ممنوع المعامله تنظیم و نام اشخاص ممنوع المعامله را كه تا كنون اعلام شده و می شود در دفتر مزبور ثبت نمایند. برای این منظور در صورت عدم امكان تهیه دفتر جداگانه می توان از دفاتر بازداشتی به مسئولیت متصدی دفتر بازداشتی استفاده نمود. درثانی به كلیه دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه اعلام شود كه در استعلامیه ها علاوه بر مشخصات ملك، مشخصات مالك (فروشنده) دقیقاً قید گردد كه در ارجاع استعلامیه به متصدی دفتر بازداشتی گواهی عدم بازداشت و عدم ممنوع المعامله بودن قید گردد. بدیهی است دفاتر مذكور در واحدهای ثبتی رافع مسئولیت مستقیم دفاتر اسناد رسمی به مراعات كلیه بخشنامه های مربوط به اشخاص ممنوع المعامله و توجه به مشخصات فراد مذكور نخواهد بود. اصلاحیه بخشنامه شماره 779/2-25/2/59 
تحویل و تحول دفترخانه توسط خود بند 15- به منظور تسریع در كار سردفتران و دفتریاران در مواقع استفاده از مرخصی، دستور فرمایند در كلیه مواردی كه سردفتر و یا دفتریار تغییر نمی كند و یا معلق نمی شود صورتمجلس تحویل و تحول را خود سردفتران و دفتریاران بشرحی كه حاوی شماره آخرین سند تنظیمی و تعهد پرداخت هر نوع بدهی تا تاریخ تنظیم صورتمجلس باشد تنظیم و یك نسخه آن را به این اداره کل ارسال دارند. اصلاحی بخشنامه شماره 8384-15/8/55 
حضور منظم سردفتران و دفتریاران در محل كار خویش بند 16- چون طبق ماده 30 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال 1354 سردفتران و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین برابر مقررات اقدام و به استناد ماده 19 آئین نامه قانون دفاتر اسنادرسمی مصوب سال 1317 (با اصلاحات بعدی) اسناد تنظیمی باید در یك جلسه تنظیم و به امضاء اصحاب معامله و سردفتر و دفتریار برسد. بنابراین حضور منظم سردفتر و دفتریار و یا قائم مقام آنها جز در ایام مرخصی و سایر معاذیر قانونی در دفترخانه الزامی بوده و عذر كاركنان دفترخانه در مورد انجام كار مراجعین به بهانه نبودن سردفتر یا دفتریار مسموع نیست. اصلاحی بخشنامه شماره 9023/2- 25/10/58 اصلاح شده با تجدید نظر كامل. 
دفتر ثبت اسامی اشخاص ممنوع المعامله و املاك بازداشت شده و مشمول بند ز بند 17- دفاتر اسنادرسمی باید دفتر یا رایانه جهت ثبت اسامی اشخاص ممنوع المعامله و املاك بازداشت شده و اراضی مشمول بند ز ماده واحده لایحه قانونی اراضی دولت و شهرداری ها و نظائر آن داشته باشند و كلیه بخشنامه های مربوطه را درآن ثبت نموده و قبل از رفع بازداشت و ممنوعیت از طرف مرجع ذیصلاح از ثبت هرگونه سند در موارد فوق الذكر خودداری نمایند. اصلاحی بند 32 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 و بخش نامه شماره 9481/34/3/1 مورخ 1386/3/12 سازمان ثبت 
قید نام و نام خانوادگی قبل از امضاء بند 18- سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و همچنین دفتریاران باید در هر مورد كه نامه اداری- سند-رونوشت سند یا دفتر تحت تصدی خود را امضاء می نمایند قبل از امضاء نام و نام خانوادگی و سمت خود را ضمن تعیین تاریخ صریحاً و خوانا قید نموده سپس اقدام به امضاء نمایند و در صورت تغییر نمونه امضاء مراتب را فوراً به اداره ثبت مربوطه اطلاع دهند. اصلاحی فراز شش مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
خروج از حوزه ماموریت بند 19- سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و فتریاران حق ندارند در غیر ایام تعطیلات رسمی و مرخصی بدون كسب اجازه قبلی از ثبت محل ثبت محل از حوزه ماموریت خود خارج شوند. اصلاحی فراز چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
مرخصی و معذوریت سران دفتراسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران بند 20- در اجرای مقررات ماده 15 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و كانون سردفتران و دفتریاران مصوب سال 1354 در صورتیكه مدت بیماری سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق یا دفتریاران بیش از یك ماه باشد صدور ابلاغ مرخصی استعلاجی در تهران و مراكز استانها تا تعیین هیئت پزشكی موكول به تایید كمیسیون متشكله در پزشكی قانونی بوده و در شهرستانهایی كه دارای بهداری بوده اخذ گواهی از بهداری و تایید آن وسیله هیئت پزشكی قانونی در مركز همان استان و در صورتیكه محل اقامت عضو معذور فاقد بهداری باشد گواهی پزشك معالج با تایید كمیسیون پزشكی قانونی مركز استان معتبر خواهد بود. اصلاح بخشنامه شماره 1343/2- 13/3/55 و بند 182 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
عدم ترك محل كار قبل از دریافت ابلاغ بازنشستگی بند 21- نظر به تبصره ماده 11 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 25 تیرماه 1354 مادام كه حكم بازنشستگی صادر و به سردفتر یا دفتریار ابلاغ نشده است باید به كار خود ادامه دهد. 
استعفاء به نفع دیگری بند 22- استعفاء سردفتران و دفتریاران بنفع دیگری فقط در نفس استعفاء مؤثر است. اصلاحی بند 179 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
عدم درخواست نقل و انتقال دفاتری كه به علت انفصال یا فوت سردفتر سابق در حال تشكیل است بند 23- چون برابر ماده 5 قانون دفاتر اسناد رسمی و كانون سردفتران و دفتریاران اجازه تجدید فعالیت دفترخانه ای كه بعلت انفصال سردفتر تعطیل شده در حكم تاسیس دفترخانه جدید خواهد بود و همچنین است در مورد بازنشستگی و فوت سرفتر كه پس از انقضاء مدت های مقرر در ماده 69 این قانون در حال تعطیل باقی بماند بنابراین انتخاب سردفتر برای این نوع دفترخانه ها نیز باید براساس ماده 3 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی صورت گیرد، لذا به واحدهای ثبتی ابلاغ نمایید از پیشنهاد هر نوع نقل و انتقال سردفتر از محلی به محل دیگر در موارد مذكور خودداری نمایند و چنانچه سردفتری مایل و مصر به انتقال از شهری به شهر دیگر باشد مقتضی است امكان استفاده از ماده 3 آئین نامه قانون سرفتران و دفتریاران را به ایشان ابلاغ فرمایند. اصلاحی بخشنامه شماره 4065/10- 31/6/60 
استفاده از شماره دفاتر رسمی منحله برای دفاتر جدید بند 24- مادام كه شماره دفاتر منحله و یا دفاتر متعلق به سردفتران متوفی باقیست باید از دادن، شماره جدید خودداری و كفالت دفاتر مزبور به ترتیب به سردفتران جدید پیشنهاد شود.(بند 451 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) اصلاحی. 
ابلاغ دادنامه انتظامی به سردفتر و دادستان انتظامی بند 25- اكثراً مشاهده می شود دادنامه هائی كه باستناد ماده 42 قانون دفاتر اسناد رسمی از دادگاههای بدوی انتظامی سردفتران و دفتریاران صادر می شود به دادستان انتظامی ابلاغ نمی گردد لزوماً یادآور می گردد كه دادنامه های مذكور بایستی به سردفتر و دادستان انتظامی در استانها ابلاغ تا چنانچه مورد اعتراض قرار گیرد سابقه برای رسیدگی به دادگاه تجدید نظر انتظامی سردفتران و دفتریاران فرستاده شود. اصلاحی بخشنامه شماره 4734/5- سال 59 
ابلاغ كیفر خواست و دادنامه بند 26- ابلاغ کیفر خواست و دادنامه های صادره از دادسرا و دادگاه های بدوی و تجدید نظر انتظامی سردفتران و دادگاه اداری سازمان ثبت باید با رعایت قانون آئین دادرسی مدنی بعمل آید. 
ارسال پاسخ به واحدهای ثبتی بند 27- دفاتر اسناد رسمی موظفند حداكثر تا یك هفته پاسخ سوال مقامات رسمی و واحدهای ثبتی را ارسال دارند. اصلاحی بند هفت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاحی. 
اعتبار پاسخ استعلام بند 28- اعتبار پاسخ استعلامیه هائی كه محل وقوع دفترخانه و اداره ثبت در یك شهر است یكماه و دوایر و شعب تابعه همان حوزه چهل و پنج روز است. اصلاحی بند شصت و شش مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 . 
پاسخ استعلام بند 29- دفاتر اسناد رسمی نمی توانند استعلامیه ای را كه به عنوان دفتر دیگری صادر شده است مستند ثبت معامله قرار دهند و خود باید راساً استعلام نمایند و در مواردی كه پاسخ استعلام حكایت از استعلام قبلی دفترخانه دیگر دارد پس از استعلام از دفترخانه مذكور و احراز اینكه قبلا سند ثبت نشده، مبادرت به ثبت سند معامله نمایند. اصلاحی بند شانزدهم مجموعه بخشنامه های آخر سال 49 
استعلامیه املاك خارج از حوزه و بهای منطقه ای بند 30- برای ثبت معامله املاك ثبت شده هم كه در خارج از حوزه واقع است باید قبلاً استعلام وضعیت شده و پس از وصول پاسخ و نبودن اشكال مبادرت به ثبت سند شود و به طور كلی برای هر یك ملك باید استعلام تنظیم گردد و ارزش معاملاتی نیز ار دارائی محل استعلام شود. اصلاحی بند پانزده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
ارسال استعلامیه به ثبت محل و پاسخ آن بند 31 – الف: استعلامیه ها باید وسیله مامورین دفاتر اسناد رسمی به ثبت محل ارسال و رسید اخذ شود، جواب آن هم در تهران و مراكز استان به كسی كه از طرف دفترخانه كتباً معرفی شده و عکس او به معرفی نامه الصاق شده باشد تحویل خواهد شد. ب: برای هر ملك یا یك صفحه دفتر املاك یك استعلامیه تنظیم شود. اصلاحی بند چهارده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
معاملات مفروز و صورتمجلس تفكیك بند 32- در مورد معاملات قطعه مفروز طبق صورتمجلس تفكیكی باید پس از پرداخت هزینه تفكیك به ثبت محل، سند ثبت شود و در مقام معامله باقیمانده، هرگاه حدود آن تعیین نشده باشد باید مجدداً صورتمجلس تفكیكی با ذكر صریح حدود خواسته شود. اصلاحی بند پنجاه و دو مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
رونوشت صورتمجلس تفكیكی مستقلاً مطالبه شود بند 33- در ضمن استعلام تقاضای صدور رونوشت صورتمجلس تفكیكی املاك نشود و چنانچه به رونوشت صورتمجلس تفكیكی نیاز باشد ضمن نامه جداگانه درخواست گردد. اصلاحی بند بیست مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
ثبت سند با صورتمجلس تفكیكی ناقص یا مبهم بند 34- سردفتران حق ندارند با صورتمجلس های تفكیكی ناقص كه درآن رعایت ضوابط و مقررات نشده باشد سندی ثبت نمایند. اصلاحی بند نوزده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
فتوكپی بجای رونوشت بند 35- دادن فتوكپی بجای رونوشت از اسنادی كه ادارات ثبت و سایر دوایر دولتی با مجوز مطالبه می نمایند یا سردفتر مكلف به ارسال است مشروط بر این كه فتوكپی از هر جهت خوانا و روشن و بی عیب و نقص بوده و دفاتر به خارج از دفتر منتقل و حمل نشود و در تاریخ تهیه با متن ثبت دفتر و ملاحظات آن منطبق باشد و گواهی و امضاء و مهر شود بلااشكال است. 
گواهی امضای مراجعین دیوان عدالت اداری بند 36- پیرو اعلام دیوان عدالت اداری دائر بر گواهی امضاء یا اثر انگشت شاكیان و مراجعین به دیوان عدالت اداری از طرف مراجع رسمی از قبیل دادگاهها و دادسراها و دفاتر و محاضر اسناد رسمی، دستور فرمائید به كلیه دفاتر و محاضر رسمی در این خصوص بخشنامه شود كه اثر انگشت یا امضاء مراجعه كنندگان در مورد مذكور را گواهی نمایند. اصلاحی بخشنامه شماره 6105/10 – 1361/09/03 
سند مالكیت مورث بند 37- در مواقعی كه وراث یا یكی از آنها با سند مالكیت مورث برای ثبت سند مراجعه می نماید، باید پس از استعلام از ثبت محل در صورتی كه سند مالكیت بنام وارث مراجعه كننده صادر نشده باشد، سند ثبت و عین سند مالكیت پس از قید خلاصه انتقال برای تعویض به ثبت محل ارسال شود. اصلاحی بند شصت و پنج مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
سند انتقال تركه و مالیات بر ارث بند 38- ثبت هرگونه اسناد ناقله از طرف وراث راجع به تركه مورث موكول به تسلیم گواهی مصرح در ماده 194 اصلاحی قانون مالیات های مستقیم و تبصره آن مصوب اسفند 1345 و 1348 می باشد. (بند 293 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) اصلاحی . 
گزارش برای ثبت منطقه در رابطه با اجرائیه و آگهی مزایده بند 39- چون اغلب گزارشهائی كه به منظور كسب تكلیف به ثبت منطقه فرستاده می شود كامل نیست لازم است به تذكرات زیر توجه نمایند: 1-در مواردی كه سردفتر باستناد تبصره یك ماده چهار آئین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی در مورد صدور اجرائیه از ثبت محل كسب تكلیف می نماید باید تقاضای صدور اجرائیه و رونوشت تنظیمی و سایر مستندات مربوطه به آن را با اظهار نظر صریح ارسال دارد. چنانچه ثبت محل پس از بررسی موضوع نتواند دفترخانه را ارشاد قانونی نماید باید ضمن گزارش لازم كلـیه سوابق امر را به ثبت منطقه جهت كسب تكلیف ارسال دارد . 2-در مواردی كه در ابلاغ اجرائیه اشكالی به نظر می رسد رونوشت اجرائیه و رونوشت مداركی كه مستند اشتباه است باید ارسال شود . 3-در مواردی كه اشتباه مربوط به آگهی مزایده و انشار آن می باشد یك نسخه از آگهی الصاقی و روزنامه های حاوی انتشار آگهی ارسال و در گزارش تصریح شود كه اشتباه منحصراً در روزنامه بوده یا در آگهی های الصاقی و یا هر دو آنها و همچنین موارد اشتباه چه بوده است (اصلاح شده بند 309 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) 
امكان استفاده از یك سند برای دو وام بند 40 – الف – در مورد اسناد شرطی و رهنی و بطور كلی كلیه معاملات با حق استرداد و قراردادهای حسن انجام خدمت، بدهكار می تواند به موجب سند جدید مورد معامله سند اولی را با حفظ جمیع حقوق بستانكار مقدم جهت اخذ وام جدید نزد همان بستانكار یا شخص دیگری به وثیقه بگذارد . اصلاحی بخشنامه 1161/2-1/2/54 – ب – نظر به اینکه در اجرای ماده ۱۱۸ آیین‌نامه اجرایی سند رسمی مکاتبات زیادی از طرف ادارات ثبت و دفاتر اسناد رسمی به عمل آمده لذا تا اصلاح ماده مذبور مقرر می گردد : 1- چنانچه دفترخانه به هر علت تعطیل بوده و کفیل حق تنظیم سند جدید در دفتر مکفول عنه را نداشته باشد سند متمم در دفتر کفیل ثبت و مراتب توسط سردفتر کفیل در حاشیه ملاحظات ثبت سند اولیه در دفتر مکفول عنه قید و امضا می گردد – 2 -هر گاه دفتر اسناد رسمی منحصر به فرد بوده و سوابق آن تحویل اداره ثبت محل شده باشد از طرف سازمان اجازه تنظیم و ثبت سند عندالاقتضا به نزدیکترین دفتر اسناد رسمی داده می‌شود و دفتر مذبور با اخذ رونوشت سند از اداره ثبت محل نسبت به تنظیم و ثبت سند متمم با رعایت مقررات مربوطه اقدام و ضمن ارسال رونوشت سند متمم مراتب جهت انعکاس موضوع در حاشیه ثبت سند به اداره ثبت محل اعلام می دارد. در موارد فوق صدور اجرائیه با دفترخانه ای است که سند متمم را ثبت نموده است. بخشنامه شماره 17095/34/1 مورخ 1381/6/5 سازمان ثبت 
ثبت مذهب زوجین موقع تنظیم اقرارنامه ازدواج بند 41- (محضرچی): با توجه به کد 603 همین مجموعه، این بند لغو گردیده. 
تنظیم سند انتقال اراضی مزروعی و حقوق زارعان بند 42- چون بعضی از دفاتر اسناد رسمی برای انتقال اراضی مزروعی و حقوق زارعان مبادرت به تنظیم اسناد می نماید كه مغایربا قانون نحوه انتقال اراضی به زارعین مشمول قوانین و مقررات اصلاحات ارضی مصوب 25/9/52 مخصوصا تبصره 2 ماده 19 قانون اصلاحی قانون اصلاحات ارضی می باشد لذا تنظیم سند انتقال املاكی كه بر طبق مقررات اصلاحات ارضی به زارعین صاحب نسق واگذار می شود بدون كسب نظر از مراجع صالحه اكیدا ممنوع است و دفاتر اسناد رسمی به هیچ عنوان و به هیچ صورت مجاز درتنظیم اینگونه اسناد نیستند. اصلاحی بخشنامه 6940/2-25/9/52 
وصول مفاصا حساب عوارض نوسازی ساختمان های موجود بین دو محدوده بند 43- طبق تبصره یك ماده 23 قانون نوسازی و عمران شهری مصوب دیماه 1347 مادام كه نقشه جامع شهر تهیه و تصویب نشده است اراضی بایر و مزروعی و باغهای واقع بین محدوده خدمات شهری مصوب انجمن شهر و محدوده قانونی شهر از پرداخت عوارض نوسازی معاف است این معافیت شامل ساختمان های موجود بین دو محدوده مزبور نمی شود. بنابراین مالك باید به شهرداری مراجعه و در صورتی كه ملك او دارای ساختمان باشد با پرداخت عوارض مفاصا حساب اخذ و برای انجام معامله به دفتر اسناد رسمی تسلیم نمایند. بخشنامه های شماره 12125/2-1/10/54 و 2189/2-8/3/55 
ثبت شماره حساب بانكی موجر موقع تنظیم سند اجاره بند 44- به منظور رفاه حال مراجعین و فراهم آوردن امكانات هرچه بیشتر در جهت تسهیل كار آنها مقرر می دارد: 1-در موقع تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی به تقاضای بستانكار شماره حساب جاری او را در یكی از بانكها در متن سند قید و تصریح شود كه بدهكار بتواند بدهی خود را براساس شروط و مندرجات سند به حساب جاری بستانكار كه در متن سند قید شده واریز نماید، در این صورت پس از واریز دین به بانك بدهكار بایستی اصل فیش پرداختی را به دفترخانه تنظیم كننده سند تسلیم و فتوكپی آن را نزد خود نگهدارد. 2-در مورد اسنادی كه قبلاً تنظیم شده بستانكار می تواند دفترخانه تنظیم كننده سند در مورد اسناد عادی به نزدیكترین دفترخانه به محل وقوع ملك مراجعه و با ارسال اخطاریه رسمی شماره حساب جاری خود را در یكی از بانك ها به بدهكار اعلام و درخواست نماید كه منبعد بدهی خود را بحساب جاری بستانكار طبق قسمت اخیر بند 1 این بخشنامه عمل نماید. 3-در صورتی كه بستانكاران نخواهند اینگونه وجوه به حساب جاری آنها واریز گردد و از اعلام شماره حساب جاری خود در یكی از بانكها خودداری نمایند بر اساس مذاكراتی كه با مقامات بانك ملی ایران به عمل آمده موافقت گردیده است كه بدهكاران با مراجعه به نزدیكترین شعبه بانك ملی ایران به محل وقوع ملك در مركز و شهرستانها و ارائه فتوكپی یا رونوشت مصدق سند و مدرك خود از بانك مذكور تقاضا نمایند كه مبلغ بدهی آنها را دریافت و به حساب مخصوص كه شعب بانك ملی افتتاح خواهند نمود واریز نمایند و قبض پرداخت را به دفترخانه تنظیم كننده سند و در مورد اسناد عادی به نزدیكترین دفترخانه به محل وقوع ملك تسلیم و رسید دریافت دارند. 4-در مورد اسناد اجاره و سایر شرطی و رهنی و غیره كه قبوض اقساطی در اختیار بستانكار می باشد در صورتی كه متعهدله از دریافت وجه و استرداد قبض اقساطی خودداری كند، بدهكار می تواند پس از واریز مبلغ بدهی به حساب مخصوص كه در شعب بانك ملی افتتاح خواهد شد یك نسخه از فیش بانكی دائر بپرداخت بدهی را به دفترخانه تنظیم كننده سند در مقابل رسید تسلیم نماید دفتر اسناد رسمی بایستی مراتب را در ستون ملاحظات دفتر ثبت سند قید نماید و واحدهای اجرای ثبت در موقع صدور اجرائیه نسبت به این گونه اسناد موظفند قبلاً جریان را از دفترخانه اسناد رسمی تنظیم كننده سند استعلام و پس از حصول اطینان از عدم پرداخت بدهی برابر مقررات مبادرت به صدور اجرائیه نمایند. 5-چون اجرای این رویه كمك بسزایی در تسهیل كار مراجعین و ایجاد حسن رابطه بین بستانكار و بدهكار خواهد داشت و از طرفی از مراجعه عده كثیری به بانك ملی شعبه سازمان ثبت جلوگیری می نماید لازم است سردفتران در موقع تنظیم سند مفاد این بخشنامه را دقیقاً برای متعاملین تشریح و آنها را نسبت به اجرای مفاد آن تشویق و ترغیب نمایند. اصلاحی بخشنامه 6109/10-10/6/55 
نوشتن خلاصه معامله با خط خوش بند 45- نظر به اهمیتی كه نوشتن خلاصه معاملات و ستون انتقالات اسناد دارد برای جلوگیری از وقوع هرگونه اشتباه و اختلاف در اسناد اقتضا دارد به كلیه دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه دستور دهند كه خلاصه معاملات را با خط خوش و ستون انتقالات را خوانا بنویسند كه در عمل اشكالی از این حیث نباشد. اصلاحی بخشناهم شماره 5445/2-19/7/62 
حق تعقیب مضمون عنه از طرف ضامن در صورت پرداخت بدهی بند 46- چون غالب سردفتران اسناد رسمی در موقع تنظیم اسناد ضامن این موضوع را قید نمی كنند كه در صورت پرداخت بدهی از طرف ضامن (مطابق ماده 709 قانون مدنی) حق دارد به موجب همان سند مضمون عنه را تعقیب و علیه او اجرائیه صادر نماید و در نتیجه مشكلاتی به وجود می آید، مقتضی است به كلیه دفاتراسناد رسمی حوزه ثبتی خود دستور دهید كه سردفتران اسناد رسمی در اسناد ضمان تصریح نمایند كه ضامن (درصورت بدهی) حق مراجعه به مضمون عنه و وصول وجه را از طریق صدور اجرائیه دارد، البته پس از احراز این موضوع كه دین بوسیله ضامن پرداخت شده است ضامن می تواند با صدور اجرائیه حسب مورد طلب خود را از مضمون عنه وصول كند. اصلاحی بخشنامه 1807/2-13/2/54 
صدور اجرائیه بعد از صدور حكم قطعی تعدیلی بند 47-در اجرای مدلول مقررات قانون جدید روابط موجر و مستاجر مصوب مرداد ماه سال 1356 مقتضی است به كلیه واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی واقع در حوزه تابعه ابلاغ فرمایند: هرگاه حكم قطعی بر تعدیل اجاره بها دائر به افزایش آن از محاكم دادگستری صادر و مورد مسبوق به تنظیم اجاره نامه رسمی بین طرفین باشد، نظر به اینكه حكم صادره قانوناً جایگزین توافق طرفین بوده و به منزله تصریح در سند اجاره تلقی موجود به دفتر اسناد رسمی تنظیم کننده سند اجاره ابراز و تقاضای تقاضای صدور اخطاریه ده روزه برای پرداخت مابه التفاوت اجاره بها شود، قبول این در خواست و ارسال اخطاریه به مستاجر و متعاقب آن صدور اجرائیه علیه مستاجر به پرداخت آن از تاریخ ابلاغ حكم قطعی به بعد خالی از ایراد قانونی بوده و دفاتر اسناد رسمی و مراجع اجرای ثبت مكلف به انجام این درخواست می باشند. اصلاحی بخشنامه شماره 9733/2-10/1/56 . 
تنظیم سند اجاره برای محل كسب بند 48- اصلاحی -(الف) – دفاتر اسناد رسمی مكلفند قبل از تنظیم سند اجاره مربوط به محل كسب مشمول مقررات قانون نظام صنفی یا در مواردی كه انتقال حق كسب و پیشه توام با انتقال عین ملك صورت می گیرد موافقت اتحادیه مربوطه را از نظر نوع كسب و شماره موافقت مذكور را در سند تنظیمی قید نمایند. انتقال عین اماكنی كه برای ایجاد محل كسب ساخته شده لكن مسبوق به استفاده به عنوان محل كسب نباشد و در سند، استفاده از محل برای شغل خاصی قید نگردد، از شمول این دستور خارج است. اصلاحی بخشنامه شماره 15273/34/1-2/5/1380 – (ب) – دادنامه شماره ۱۸۱ مورخ ۱۳۸۶/ ۳ / ۲۰ (شماره ه/ ۴۶۱/ ۸۲ مورخ ۸۶/ ۶ / ۶ ) هیأت عمومی دیوان عدالت اداری – نظر به اینکه تعیین شرایط اجاره محل کسب و پیشه و تجارت و یا انتقال عين واحد مزبور على الاطلاق از جمله در مورد واحدهای کسبی مشمول قانون نظام صنفی از هر حیث از قبیل نوع کسب و پیشه و تجارت مبتنی بر اراده و تراضی طرفین اجاره نامه با رعایت قوانین و مقررات مربوط است و قانونگذار حکمی در باب ضرورت جلب موافقت اتحادیه مربوط در تنظیم سند رسمی اجاره انشاء نکرده است، بنابراین وضع قاعده آمره توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به شرح بند ۴۸ مجموعه بخشنامه هاي ثبتی تا اول مهر ماه ۱۳۶۵ و اصلاحیه شماره ۱/ ۳۴ /۱۵۲۷۳ مورخ ۵ / ۲ / ۱۳۸۰ آن مبنی بر الزام دفاتر اسناد رسمی به جلب موافقت اتحادیه و ثبت شماره و تاريخ موافقتنامه مزبور در اجاره نامه رسمی خلاف قانون و خارج از حدود اختیارات سازمان مزبور تشخیص داده می شود و مستند به اصل ۱۷۰ قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران و بند یک ماده ۱۹ قانون دیوان عدالت اداری مصوب ۱۳۸۵ ابطال می شود. 
قید حدود و مشخصات املاك مورد معامله در اسناد بند 49- چون برای رسیدگی و تشخیص مالیات منطقه ای شناسائی حدود و مشخصات كامل املاك مورد لزوم و موضوع حائز كمال اهمیت است. دفاتر اسناد رسمی مكلفند در موقع تنظیم اسناد حدود و محل وقوع ملك مورد معامله را از لحاظ خیابان و كوچه طبق اظهار طرفین قید نمایند. متخلفین از این دستور شدیداً مورد پیگرد قرار خواهند گرفت. 
اخذ سند مالكیت جدید وسیله احد از مالكین مشاع بند50- دستور فرمائید موقعیكه مورد ثبت یك سند مالكیت در یك قباله مشاعاً به چند نفر قطعاً منتقل می شود بمنظور اینكه معلوم باشد كدام یك از خریداران می توانند سند مالكیت جدید اخذ نمایند مراتب وجود سند مالكیت مورد معامله را نزد یك نفر از آنها در سند و خلاصه معامله مربوطه قید و تصریح نمایند. 
سلب مسئولیت از نظر سلسله انتقالات موردی ندارد بند 51- بعضی از دفاتر اسناد رسمی در مورد نقل سلسله انتقالات در ظهر استعلام از خود سلب مسئولیت می نمایند، با توجه به اینكه سلب مسئولیت مزبور صحیح نیست چنانچه دفترخانه در نقل و انتقالات از نظر صحت و سقم معامله و یا فك سند شرطی تردید پیدا كند ممكن است مراتب را از دفتر مربوطه سئوال نموده و با اخذ پاسخ و رفع تردید نسبت به نقل و انتقالات با قبول مسئولیت به تكلیف مقرر در بخشنامه اقدام نماید. اصلاحی بخشنامه شماره 5224/3-1/8/54 
پرداخت مال الاجاره به حساب سپرده موقت بند 52- در زمینه تحقق نظر سازمان ثبت و امكان اجرای سیستم پرداخت مال الاجاره به بانك اخیراً بانك ملی ایران در كلیه شعب خود در مركز و شهرستانها حساب مخصوص بنام حساب سپرده موقت افتتاح و دستورالعمل لازم نیز صادر نموده و با این ترتیب اجرای رویه مزبور را در تهران از تاریخ بیستم شهریور ماه 1355 و در شهرستان ها از تاریخ یكم مهرماه سال جاری مقرر می دارد بمنظور تامین رفاه حال مراجعین سردفتران اسناد رسمی كوشش نمایند، حتی المقدور بستانكاران اسناد رسمی را مكلف به افتتاح و اعلام شماره حساب بانكی خود بمایند تا برای بدهكاران از نظر واریز بدهی خود تسهیلات لازم فراهم باشد و دفاتر اسناد رسمی مكلفند پس از علام شماره حساب بانكی بوسیله بستانكار مراتب را فوراً بوسیله اخطاریه به بدهكار ابلاغ نمایند. در مورد اسنادی كه قبلاً تنظیم شده و شماره حساب بانكی در آنها قید نشده و یا بستانكاران از اعلام حساب بانكی خودداری می نمایند، چون بعضاً ممكن است بدهكاران از مشخصات كامل بستانكاران بی اطلاع باشند، بنابراین برای بار اول بدهكار به دفترخانه محل تنظیم سند و در مورد اسناد عادی به نزیكترین دفترخانه محل وقوع ملك مراجعه و دفتر اسناد رسمی پس از احراز هویت و مالكیت بستانكار طبق فرم مخصوص معرفی نامه ای بعنوان بانك ملی به بدهكار تسلیم خواهد نمود و بدهكار به استناد معرفی نامه مزبور به بانك مراجعه و بدهی خود را به حساب سپرده موقت مخصوص واریز و یك نسخه از فیش مربوطه را به دفترخانه تسلیم می كند تا برابر مقررات به بستانكار ابلاغ شود. برای دفعات بعد صدور معرفی نامه از دفتر خانه لازم نیست و بدهكار با در دست داشتن معرفی نامه قبلی می تواند همه ماهه نسبت به پرداخت بدهی خود اقدام نماید. استرداد وجوه سپرده به بستانكاران كه بوسیله بدهكار در حساب مخصوص بانك ملی (حساب سپرده موقت) واریز شده موكول به صدور حواله پرداخت از طرف دفترخانه در ظهر قبوض سپرده طبق رویه سابق خواهد بود. از كلیه سرفتران و دفتریاران اسنادرسمی كشور انتظار دارد با راشاد و راهنمائی مراجعین ترتیبی اتخاذ نمایند كه اجرای رویه مزبور بنحو مطلوب تحقق یافته و از این راه تسهیلات لازم در زمینه كار مراجعین فراهم گردد. اصلاحی بخشنامه شماره 6109/10- 10/6/55 
خودداری از ثبت اقرار كتبی نسبت به وصول صداق وسیله دفاتر ازدواج و طلاق بند 53- با توجه به ماده 1287 قانون مدنی اقرار كتبی موقعی رسمی است كه برابر این ماده در دفاتر اسناد رسمی یا نزد مامورین رسمی در حدود صلاحیت آنان واقع یا ثبت شده باشد چون در عمل مشاهده شده است كه زوجه به دفترخانه ثبت ازدواج مراجعه و اقرار به وصول صداق كرده و یا ابراء ذمه نموده است و مراتب را در ملاحظات ثبت واقعه منعكس می كنند و چون ثبت با اقرار با توجه به صراحت ماده 2 قانون ازدواج و ماده 2 نظامنامه قانون مذكور بشرح مزبور رسمیت ندارد و سند عادی محسوب است و در نتیجه مشكلاتی از نظر صدور اجرائیه پیش می آید برای جلوگیری از این مشكلات اكیداً به دفاتر ازدواج ابلاغ می شود كه از ثبت اقرار بوصول صداق خودداری كرده و مراجعین را برای تنظیم اقرارنامه رسمی به دفاتر اسناد رسمی راهنمائی كنند. اصلاحی بخشنامه شماره 3477/2-10/3/54 
ثبت آراء شورای اصلاحات ارضی در ستون ملاحظات سند مالكیت بند 54- در مواردی كه بر طبق آراء شورای اصلاحات ارضی سند رسمی مستند به ماده 38 آئین نامه اصلاحات ارضی مصوب 3/5/43 و بر طبق مقررات باطل و كان لم یكن می شود پس از ابلاغ آراء صادره از طریق شورای مزبور وسیله ثبت محل دفاتر اسناد رسمی مكلفند رای صادره را در ستون ملاحظات دفتر سند مربوطه قید نمایند. اصلاحی بخشنامه شماره 333/2-16/1/54 
انتقال بقیه ملك مورد ثبت به منتقل الیه اول و صدور سند مالكیت جدید بند 55- در مواردی كه مالك یك قسمت از مك مورد ثبت سند مالكیت خود را (مشاعاً یا مفروزاً) قبلاً به یكنفر انتقال داده و می خواهد باقیمانده مورد ثبت را به همان شخص انتقال دهد, لازم است سردفتر تنظیم كننده سند معامله اخیر اصل سند مالكیت را با خلاصه معامله به ثبت محل ارسال دارد كه سند مالكیت جدید طبق مقررات صادر شود. تبدیل اسناد مالكیت مشاعی متعدد خواه ششدانگ یا كمتر به یك جلد به استناد سند انتقال تنظیمی اشكالی ندارد. اصلاحی بند هفتاد و دو مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
انتقال حقوق مورد سند با حق استرداد بند 56- در مواردیكه معامل با رعایت مندرجات سند معامله با حق استرداد و یا متعامل سند مذكور , حقوق خود را بغیر منتقل می نمایند باید خلاصه آن به ثبت محل ارسال و مراتب در ستون ملاحظات ثبت سند قید شود. اصلاحی بند و هفتاد و یك مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
رقبات متعدد در مورد معامله شرطی و رهنی بند 57- در موردیكه رقبات متعدد مورد معامله شرطی و رهنی واقع می شود برای اینكه در مقام انتشار آگهی مزایده و تنظیم صورتمجلس ایجاد اشكال نشود , لازم است حتی الامكان ثمن معامه هر یك از رقبات تفكیكاً تعیین شود و اگر طرفین حاضر به تفكیك نباشد در متن سند تذكر داده شود. مدلول این دستور بطرفین تفهیم گردید, حاضر به تفكك ثمن نشدند. اصلاحی بند شصت و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
معامله مراتع و بیشه ها بند 58- آقایان سردفتران حق انجام معامله نسبت بمراتع و بیشه های طبیعی و جنگلی كه جزو اموال محسوب و متعلق به دولت است, ندارند مگر طبق قانون ملی شدن جنگلها. اصلاحی بند شصت و هفت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
سند مالكیت غیر فارسی بند 59- هرگاه سند مالكیتی كه بغیر از زبان فارسی نوشته شده باشد برای معامله ارائه شود سردفتر مكلف است عین سند را اخذ و به اداره ثبت محل تسلیم نماید كه از طرف سازمان ثبت تكلیف آن تعیین شود. اصلاحی بند شصت و چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
اجرائیه اجور و وجه التزام بند 60- اجرت المثل و وجه التزام روزانه و ماهیانه و غیره فقط به میزانی كه ذینفع حین تقاضای اجرء استحقاق مطالبه آن را دارد قابل صدور اجرائیه است. اصلاحی بند شصت و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
قید شماره چاپی سند مالكیت در متن اسناد بند 61- شماره چاپی سند مالكیت نیز علاوه بر شماره ثبت ملك و شماره صفحه دفتر املاك در اسناد قید شود. اصلاحی بند پنجاه و نه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
معامله قنات بند 62- معامله قنوات از لحاظ وصول مالیات مانند معاملات غیر منقول است. اصلاحی بند پنجاه و هشت بخشنامه های تا آخر سال 49 
رد اسناد و مدارك متعاملین بند 63- اسناد و مدارك اصحاب معامله كه ملاحظه آن برای ثبت سند ضرورت دارد باید بلافاصله مسترد شود و اگر نگهداری آن ضروری باشد باید سردفتر شخصاً به ذینفع رسید داده و بلافاصله پس از انجام معامله مسترد نماید نگهداری اسناد و مدارك اصحاب معامله پس از انجام معامله ممنوع است مگر آنكه طبق آئین نامه باید نزد سردفتر بماند. اصلاحی بند پنجاه و هفت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
انتقال امتیازنامه و مانند آن بند 64- امتیازنامه, گواهی نامه و پروانه كه مخصوص اشخاص معین و تابع مقررات خاصی است قابل نقل و انتقال نمی باشد مگر با موافقت مرجع صالح در مورد انتقال امتیاز برق مفاصای سازمان برق مطالبه و در صورت نبودن مفاصا در متن سند تصریح شود كلیه بدهی مود انتقال بعهده خریدار است. اصلاحی بند پنجاه و پنج مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تعیین تكلیف تحویل ملك مورد معامله بند65- در اسناد معاملات قطعی و اجاره نامه باید تكلیف تحویل ملك روشن شده و در صورت تعهد فروشنده یا موجر به تحویل, قبض رسمی صادر و به خریدار و مستاجر تسلیم و در حاشیه ثبت دفتر رسید اخذ شود و نیز در اجاره نامه ها تكلیف خودداری موجر از تحویل گرفتن مورد اجاره نیز تعیین شود در هر حال اگر ملك ثبت نشده باشد ذینفع باید در باب تحویل و تخلیه به دادگاه صالح رجوع نماید. اصلاحی بند پنجاه و چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
فسخ سند با اقرارنامه و بدون اقرارنامه بند 66- در مواردیكه طرفین سند بخواهند بموجب اقرانامه آن را در دفتر دیگری فسخ نمایند آقایان سردفتران مكلفد مراتب را از دفترخانه تنظیم كننده سند تحقیق نمایند چنانچه اجرائیه صادر شده باشد پس از استعلام از اداره اجراء مبادرت به ثبت سند نموده رونوشت اداری اقرانامه را بدفترخانه مربوطه ارسال دارند تا در ستون ملاحظات ثبت دفتر قید نمایند و نیز در مواردیكه طرفین سندی كه نسبت به آن اجرائیه صادر شده یا یكی از آنها بخواهند طبق مقررات آن را در دفتر تنظیم كننده سند فسخ نمایند باید قبلاً نظر اجراء استعلام و سپس در حدود مقررات اقدام بفسخ شود. اصلاحی بند پنجاه و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
قید اجاره ثانی در ورقه مالكیت و دفتر املاك بند 67- در مواردیكه ملكی بیش از سه سال اجاره داده می شود و مستاجر هم طبق اختیار مصرح در سند مورد اجاره را برای مدت بیش از سه سال بغیر انتقال می دهد قید انتقال اخیر در ورقه مالكیت و دفتر املاك ضروری نیست. اصلاحی بند پنجاه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
واگذاری منافع معامله شرطی و رهنی بند 68- در مواردیكه حق انتقال منافع در سند شرطی و رهنی و وثیقه از معامل سلب نشده باشد هنگام تنظیم و ثبت سند, متعامل را متذكر نمائید كه اگر ملك مورد معامله از طرف مالك در مدت سند شرطی یا رهنی یا وثیقه به اجاره وگذار گردید, قوانین مربوط به اجاره حاكم بر موضوع اجاره خواهد بود. اصلاحی بند چهل مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
قلم خوردگی و خدشه در اسناد و دفاتر بند 69- هر نوع قلم خوردگی و خدشه در متن اسناد, قبوض اقساطی, خلاصه معاملات و فسخ نامه ها و ثبت دفتر ممنوع است و اوراق مذكور و همچنین ثبت دفتر باید خوش خط و خوانا و با جوهر ثابت تنظیم و به امضاء متعاملین و سردفتر و دفتریار برسد و هرگونه اصلاح عبارتی یا توضیحی لازم باشد باید ذیل اوراق مذكور یا ثبت دفاتر منعكس و به امضای اشخاص نامبرده برسد. بند سی و پنج مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
سند مالی و غیر مالی بند 70- سندی كه بمنظور تغییر در شرایط سند ثبت شده قبلی تنظیم و ثبت شود مشروط بر اینكه وجهی رد و بدل نشود غیر مالی بوده و مشمول ماده 50 قانون دفاتر اسناد رسمی می باشد ولی هرگاه بعنوان متمم سند قبلی تنظیم و مبلغی اضافه بر مبلغ سند قبلی پرداخت شود بمیزان مبلغ پرداختی حقوق دولتی و هزینه های قانونی باید وصول و سند ثبت شود. اصلاحی بند سی و چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
ثبت معاملات واحدهای شناور بند 71- نظر به اینكه بموجب مقررات قانون دریائی مصوب سال 1343 و آئین نامه آن ثبت هرگونه معامله راجع به كشتی ها كه در انون مذكور توضیح داده شده است با دفاتر اسناد رسمی كه برای انجام این امر اجازه مخصوص از سازمان ثبت دارند و نیز انتقال آنها اعم از قطعی و شرطی و رهنی و همچنین انتقالات اجرائی تابع تشریفات خاص می باشد و در مورد اخیر ملازمه با تحصیل حكم فروش از دادگاه صلح دارد, بنابراین به كلیه دفاتر اسناد رسمی و واحدهای ثبتی تذكر می دهد كه در مورد معاملات راجع به كشتی ها مقررات قانون مزبور را از هر حیث رعایت و دفات اسناد رسمی كه دارای اجازه قبلی نمیباشند از ثبت این قبیل معاملات خدداری نمایند. اصلاحی بند چهل و یك مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
معاملات اموال منقول بند72- در اسناد مربوط به اموال منقول باید مشخصات كامل مورد معامله بنحوی كه ابهامی باقی نماند قید شود. اصلاحی بند سی و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تغییر وضعیت در زمین مورد معامله بند 73- در مواردیكه مالك زمین مدعی است در مورد معامله احداث بنا از قبیل خانه و دكان وغیره شده است نامبرده را هدایت كنید با مراجعه به ثبت محل درخواست اعزام نماینده به محل برای انعكاس تغییر وضعیت در ملك نموده و سپس با دریافت رونوشت صورت مجلس معاینه محل و گواهی ثبت مربوطه اقدام به ثبت با مستحدثات آن بنمایند و هرگاه طرفین معامله علاقمند باشند بنا به اظهار خودشان تغییر وضع ملك در سند منعكس شود در این صورت بخریدار تذكر دهید كه مسئولیت با خود اوست. اصلاحی بند سی و یك مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 و بخشنامه 2855/3-23/4/55 
قید صدور اجرائیه در ملاحضات ثبت بند 74- دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق مكلفند مراتب صدور اجرائیه اسناد را در ملاحظات ثبت مربوطه با ذكر تاریخ قید و امضاء نمایند. اصلاحی بند 30 و 75 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
فسخ معاملات بند75- فسخ معاملات باید پس از ثبت در ردیف دفتر جاری طبق ماده 42 قانون مالیاتهای مستقیم و اخذ امضاء از فسخ كننده و اخبار در ستون ملاحظات ثبت مربوطه در دفتر سردفتر و در ستون انتقالات سند مالكیت هم ثبت شده و بامضاء فسخ كننده و سردفتر برسد و اطلاع نامه فسخ ظرف پنج روز به اداره ثبت محل تحویل گردد و اگر فسخ نسبت به قسمتی از مورد معامله و ثمن باشد نیز اطلاعنامه حاكی از موضوع را ظرف مدت مذكور تحویل نمایند. اصلاحی بند بیست و نه مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49 
فسخ اسناد، اجاره و ثبت تخلیه عین مستاجره بند 76- در مواردیكه تخلف مستاجر از مقررات مربوط به روابط موجر و مستاجر محرز است قید فسخ سند اجاره جز با حضور و امضاء طرفین و با صدور حكم دادگاه ممنوع است و در مواردیكه از مرجع صالح تخلیه عین مستاجره اعلام می شود باید مراتب در ملاحظات ثبت دفتر قید و امضاء شود. اصلاحی بند بیست و هشت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
ثبت وكالت متضمن معاوضه بند77- سردفتران اسناد رسمی از ثبت وكالتنامه ای كه مدلولاً انتقال ملك غیر منقول یا وسائط نقلیه بوكیل یا شخص ثابث و یا متضمن معاوضه ملك یا اعیانی تلقی می شود خودداری نمایند. اصلاحی بند بیست و هفت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
ثبت اجیرنامه بند 78- دفاتر اسناد رسمی باید در موقع ثبت قرارداد مربوط به مبحث سوم از فصل چهارم قانون مدنی و به خصوص در مورد ماده 512 از آن قانون رعایت قاون كار و آئین نامه مربوطه را نموده تا سندی مخالف مادتین 10 و 219 قانون مدنی و ماده 6 آئین دادرسی مدنی تنظیم نشود. تنظیم و ثبت اجیرنامه طبق تبصره 5 ماده 2 قانون اصلاحات ارضی ممنوع می باشد. اصلاحی بند بیست و شش مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
بانوان به عنوان معرف و معتمد بند 79- هیچگونه منع قانونی برای اینكه بانوان بعنوان معرف و معتمد شناخته شوند وجود ندارد. اصلاحی بند بیست و پنج مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
مهر بیع شرط در خلاصه معامله بند 80- در مورد معاملات قطعی كه در بیع شرط و رهن نمیباشد در خلاصه معامله و اصل سند مهر عدم بیع شرط و در موردیكه معامله قطعی مشتمل بر رهن یا معامله شرطی است مهر بیع شرط بودن با ذكر مشخصات سند در خلاصه معامله و اصل سند قطعی زده شود.اصلاحی بند بیست و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
پر بودن ستون انتقالات سند مالكیت و یا مخدوش شدن آن بعلت پارگی یا ریختن جوهر و غیره بند 81- چنانچه ستون انتقالات سند مالكیت پر شده باشد از انجام معامله و قید آن در صفحه ملاحظات سند مالكیت مزبور خودداری و متقاضی را برای تعویض سند مالكیت یا ضمیمه نمودن دفترچه انتقالات حسب مورد به اداره ثبت محل هدایت نمائید و همچنین اگر بعلت ریختن جوهر و یا سوختگی قسمتی از سند مالكیت و یا پارگی و یا جهات دیگری تقاضای تعویض سند مالكیت شده و می شود و یا ضمیمه نمودن ستون انتقالات ضرورت داشته و الزام آور باشد با توجه به پرونده ثبتی و دفتر املاك و كلیه مقررات و در نظر گرفتن اوضاع و احوال متقاضی و با قید مسئولیت به اینكه به هیچ نحوی از انحاء تعویض سند مالكیت موجب تضییع حق كسی نمی شود و تالی فاسدی نخواهد داشت در تعویض سند مالكیت و یا ضمیمه نمودن ستون انتقالاتی حسب مورد اقدام و سند مالكیت ناقص را باطل و در پرونده بایگانی نمائید. اصلاحی بند بیست و دو مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تنظیم خلاصه معاملات بند82 – الف : در ظهر خلاصه های ارسالی سلسله انتقالات با تصریح شماره سند و دفترخانه و تارخ معامله و نام و مشخصات انتقال گیرنده قید گردد و وقوع هر معامله هم در ستون انتقالات سند مالكیت منعكس و به امضاء متعاملین سردفتر برسد و در مواردیكه رقبات متعدد در یك سند معامله می شود برای هر ملك ثبت نشده یك خلاصه معامله و در صورتیكه ملك ثبت شده باشد برای هر ثبت و صفحه دفتر املاك یك خلاصه معامله تنظم و ارسال شود. ب: دقت نمائید خلاصه معامله از حیث امضاء متعاملین و سردفتر و دفتریار و مهر دفترخانه تكمیل باشد. ج: در قید عبارت مفروز و مجزی شده و مفروز و باقیمانده دقت شود. د: در صورتیكه باقیمانه ملك مورد معامله واقع شود سند مالكیت را ضمن خلاصه معامله به اداره ثبت ارسال و خریدار را برای دریافت سند مالكیت جدید هدایت نمائید. اصلاحی بند بیست و یك مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
منع صدور سفته بجای قبوض اقساطی بند83- چون بعضی از دفاتر اسناد رسمی برای تسهیل در امر بازرگانی هنگام ثبت سند استقراضی بجای قبوض رسمی اقساطی سفته مورد موافقت طرفین را قبول و در سند قید می نمایند و این عمل بر خلاف ماده 30 آئین نامه دفاتر اسناد رسمی می باشد, لزوماً متذكر می گردد اصولاً مجوزی برای اخذ سفته های تجارتی بجای قبوض رسمی از بدهكار نیست و قابل صدور اجرائیه هم نمی باشد. اصلاحی بند هیجده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
قبوض اقساطی بند84- در قبوض اقساطی كه پرداخت آن طبق متن سند مشروط است در متن قبوض تصریح (طبق شرط مقرر در سند) تا موقع صدور اجرائیه توجه بشود و در مواردیكه متعهدله متعدد است برای هر یك بمیزان طلب قبض قسطی جداگانه صادر گردد در اسنادیكه بدهی یكجا پرداخت می شود صدور قبوض قسطی مورد ندارد. اصلاحی بند هفده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
دخالت شخص ثالث و قید اقامتگاه او بند85- در كلیه اسنادی كه شخص ثالث بعنوان ضمانت یا تعهد یا هر عنوان دیگری دخالت و امضاء دارد باید محل اقامت آنها طبق ماده 17 آئین نامه دفاتر اسناد رسمی قید شود. اصلاحی بند سیزده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
احراز تخلف متعهد سند با گواهی عادی شخص ثالث (داور) بند86 – در مواردیكه اصحاب معامله انجام تعهد یا احراز تخلف متعهد را طبق سند موكول به گواهی عادی شخص ثالث(داور) می نمایند باید در متن سند حق صدور اجرائیه طبق گواهی عادی برای متعهد له تصریح شود. بند 160 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
نحوه گرفتن اثر انگشت از افراد بی سواد بند87 – اغلب مشاهده می شود موقعی كه ارباب رجوع دفاتر اسناد رسمی بیسواد هستند و برای تسجیل اوراق و دفاتر و سایر اسناد بجای امضاء ذیل آنها انگشت میزنند اكثر قریب به اتفاق اثرات انگشت مذكور كامل و واضح گرفته نمی شود و مواقعی كه ادعای انكار و یا جعل سندی مطرح می گردد تطبیق آثار انگشت غیر ممكن و باعث تضییع حقوق اشخاص ذیحق و سوء استفاده افراد سودجو می گردد علیهذا مقتضی است به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه ابلاغ نمایند كه هنگام گرفتن اثر انگشت سبابه دست راست ارباب رجوع ذیل اوراق و اسناد و دفاتر به موارد زیر توجه نمایند: 1-اثر انگشت كاملاً تمیز و خشك باشد. 2-انگشت به قدری به جوهر استامپ آغشته گردد كه پس از انگشت زدن خطوط بند اول انگشت آن بطور واضح روی اسناد منعكس شود. 3-از بكار بردن جوهر خودنویس و یا جوهر خودكار و غیره كه باعث محو شدن اثر انگشت می گردد اكیداً خودداری شود. 4-از اشخاص مزبور خواسته شود هنگام انگشت زدن انگشت خود را به طور ملایم از راست به چپ بچرخانند بنحوی كه خطوط تمامی سطح سر انگشت آنها روی برگ منعكس شود. 5-محلی كه روی بند باید انگشت زده شود فاقد هرگونه نوشته و علامت گذاری و غیره باشد كه بعداً با خطوط اثر انگشت تداخل ننماید. ادارت تشخیص هویت و پلیس بین الملل در تهران و دوایر شعب تشخیص هویت در شهربانیهای شهرستانها آماده دادن هرگونه آموزش و راهنمائی در مورد مسائل مربوط به انگشت نگاری می باشد. اصلاحی بخشنامه 6105/10-3/9/61 سازمان ثبت و بند یازده مجموعه. 
گواهی امضاء بند88- الف : سردفتران باید از گواهی امضای اوراقی كه متن آن به زبان خارجی است قبل از ترجمه رسمی و حصول اطلاع از مدلول آن خودداری و در صورت اخذ ترجمه رسمی عناون آن را از قبیل (وكالت نامه- افرازنامه-دعوت نامه و غیره) در عبارت گواهی قید و در هر مورد كه گواهی امكان پذیر باشد موضوع را در دفتر مربوطه ثبت و كلیه تشریفات را انجام و پس از امضاء متقاضی آن را گواهی نمایند. ب: سردفتران باید در موقع گواهی امضاء مفاد بند 2 از ماده 12 آئین نامه اصلاحی دفاتر اسناد رسمی مصوب 8/12/60 را رعایت نمایند. ج: گواهی اثر انگشت افراد بیسواد بمنزله گواهی امضاست. اصلاحی فراز ده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
گواهی سردفتران در قبال قولنامه های عادی بند89- الف: مداخله و مباشرت دفاتر اسناد رسمی در تهیه و تنظیم قولنامه عادی خلاف شئون سردفتری و ممنوع است. ب: در مواردیكه طرفین قولنامه عادی یا مدارك دیگری میان خود شرط كرده باشند كه در موعد معین سند معامله آنان در دفترخانه مشخص ثبت شود چنانچه سند موضوع قولنامه در موعد مقرر در آن دفتر به ثبت نرسد به درخواست كتبی ذینفع به صدور گواهی از طرف سردفتر در زمینه علت عدم انجام معامله در نمونه ای كه به ضمیمیه این بخشنامه صادر می شود بلامانع خواهد بود. اصلاحی فراز (نه) مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 – [نظر به اینكه با توجه به مدارك ابرازی از طرف ……….مقرر بوده است كه سند ……..حاكی از (انتقال قطعی اجاره, صلح) ملك پلاك……..واقع در………..با شرایط مذكور در آن مدارك در تاریخ……… در این دفترخانه به ثبت برسد از آنجاكه سند مذكور بعلت (علت بطور صریح و دقیق نوشته شود) …………..تا آخر وقت اداری روز…….. ثبت نشده است. به تقاضای آقای/خانم …….و بر اساس دستور شماره……. این گواهی از طرف اینجانب …………. سردفتر/كفیل دفتر تنظیم و بنامبرده تسلیم گردید. ] سردفتر/ كفیل دفتر – مهر و امضاء – پ – رجوع فرمایید به بخشنامه کد 687 
تسجیل اسناد عادی بند 90- سردفتران حق ندارند اسناد عادی را تسجیل یا تایید نمایند. 
تعیین تكلیف حساب آب و برق و تلفن هنگام انجام معامله بند 91- نظر به اینكه بعضی از فروشندگان املاك حین انجام معامله به سازمانهای آب و برق و تلفن بابت حق الاشتراك و یا مصرفی آن بدهكارند و بعضی از خریداران غافل از این مورد مبادرت به انجام معامله می نمایندكه ممكن است موجب قطع آب و برق ملك مورد خریداری آنها گردد لذا دفاتر اسناد رسمی موظفند از این به بعد هنگام تظیم سند برگ مفاصا حساب بدهی های انشعاب آب و اشتراك برق و تلفن را مطالبه نموده، پس از دریافت آن مبادرت به تنظیم سند نمایند چنانچه انجام این امر میسر نبود قبلاً تكلیف این بدهی ها در سند روشن و قید گردد كه خریدار مكلف به پرداخت آن بوده و از این جهت زیانی متوجه سازمان مربوطه نگردد. 
الغاء مقررات مخالفبا قانون مدنی راجع به ولایت و قیمومت و رعایت قانون حق حضانت بند92- چون بموجب ماده واحده مصوب 15/7/1358 كلیه مقررات مخالف با قانون مدنی راجع به ولایت و قیمومت در مورد اطفال ملغی گردیده لذا واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق مكلفند هنگام مراجعه احتمالی مادران صغار قبل از هرگونه اقدامی آنان را در اجرای مقررات مربوطه به اداره سرپرستی دادسرای عمومی ارشاد نمایند مگر مواردی كه مشمول قانون حق حضانت فرزندان صغیر یا محجور به مادران آنها (مصوب 23/5/1364 مجلس شورای اسلامی ) است كه ماده واحده مرقوم و تبصره های ذیل آن تكلیف را روشن نموده. با اصلاح و تجدد نظر كلی در بخشنامه شماره 621/2-10/2/59 
فرم تهیه آمار از سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران بند93 – (1) چون در نظر است آمار كاملی از سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران در سطح كشور فراهم و بر اساس آن دفاتر مخصوص تهیه شود لذا سه نمونه فرم پرسشنامه مربوط به مشخصات آنان به پیوست ارسال می گردد. مقتضی است نسبت به تكثیر آن به تعداد لازم اقدام و با ضرب الاجل پانزده روزه به واحدهای مربوط دستور دهید تا هر یك از سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران آن حوزه ثبتی دو نسخه از فرم را دقیقاً و بدون قلم خوردگی تكمیل و پس از تایید مندرجات آن وسیله رئیس واحد ثبتی یك نسخه از آن را در ثبت منطقه نگهداری و نسخه دیگر را حداكثر ظرف مدت یكماه به اداره كل امور اسناد و سردفتران ارسال نمایند و نسبت به دفاتری كه در آینده تشكیل خواهد شد نیز بنحو مذكور عملی شود. ضمناً ثبت منطقه باید با توجه به پرسشنامه های مزبور دفتر مخصوص تهیه و هر برگ آن را به یك سردفتر یا دفتریار اختصاص و بر طبق مفاد پرسشنامه صفحات آن را تكمیل نماید و در آینده نیز هر نوع تغییراتی كه در وضعیت سردفتر یا دفتریار حاصل می شود در آن دفتر منعكس و مراتب را به اداره كل امور اسناد و سردفتران نیز گزارش نمایند. (2) نظر به اینكه درخواست بازنشستگی اغلب سردفتران دفاتر اسناد رسمی یا فتریاران دارای نواقصی است و در عمل مشكلاتی فراهم می سازد بنابراین به منظور ایجاد وحدت رویه نسبت به این امر نیز دو نسخه فرم مربوط به تقاضای بازنشستگی سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی به پیوست ارسال می شود دستور دهید به تعداد كافی تكثیر و در اختیار واحدهای تابعه قراردهند كه در آینده درخواستهای مذكور بر طبق آن تنظیم و ارسال گردد. بخشنامه شماره 4369/2-15/7/60 – (محضرچی: فرم های مربوطه به طور کلی تغییر کرده است و هم اکنون همه فرمها در سیستم انجام می شود.) 
فرم رسیدگی دوران تصدی سردفتر یا دفتریار متقاضی بازنشستگی بند 94 – این فرم بایستی با توجه به تقاضای بازنشستگی سردفتر و یا دفتریار دفتراسنادرسمی پس از رسیدگی به دوران تصدی آنها به وسیله ثبت محل تنظیم و به تایید ثبت منطقه رسیده و به انضمام صورت مجالس لازم به اداره امور سردفتران ارسال گردد: [1.نام و نام خانوادگی 2. شغل متغاضی و شماره دفترخانه 3. شماره ابلاغ یا ابلاغ های صادره با قید تاریخ ……۴- مدت اشتغال بکار ۵- مدت انفصال از کادر شماره و تاریخ حکم یا احکام مربوطه…….. ۶- تقاضای متقاضی منطبق با کدامیک از شقوق زیر است با علامت (*) مشخص شود : ماده ۱۰ قانون دفاتر اسناد رسمی* ماده ۱۱ * تبصره ذیل ماده ۱۱ * تبصره ذیل ماده ۴ بیمه بازنشستگی * ماده ۵ بیمه حوادث و از کار افتادگی *۷- شماره و تاریخ نامه دارائی و صورتمجلس بازرسی مربوطه ….. ۸- شماره و تاریخ صورت مجلس بازرسی امور مالی و ثبتی و مالیاتی 9- اظهار نظر صریح نسبت به اینکه متقاضی از هر جهت بدهی دارد یا خیر؟۱۰- در صورتیکه سردفتر طبق ماده ۶۹ قانون * جانشین معرفی کرده مشخصات جانشین اعم از نام و نام خانوادگی و مدارك لازم را بشرح زیر ارسال نمایند ۱۱- وضع جانشین با کدامیک از فراز ذیل ماده ۶ قانون * سردفتران منطبقاست ……. اظهار نظر اداره کل ثبت منطقه……… رئیس ثبت…………….. مدیر کل ثبت منطقه ……..] – تذكر- اصل یا فتوكپی صورت مجالس بازرسی كامل مالی و مالیاتی و ر صورت معرفی جانشین مدارك كامل جانشین برح زیر: 1-دانشنامه لیسانس با تاییدیه آن از دبیرخانه دانشگاه مربوطه. 2- فتوكپی شناسنامه 2 برگ. 3-شش قطعه عكس(4*6). 4-گواهی عدم سوء پیشینه. 5-گواهی سلامت كامل از بهداری محل. 6-تقاضای بازنشستگی سردفتر كه حاوی معرفی جانشین هم باشد. 7-گواهی پایان خدمت نظام وظیفه یا معافیت یا تایید آن. 8-گواهی عدم اشتغال بكار در سایر موسسات دولتی كه بتایید ثبت محل رسیده باشد. این فرم با توجه بمدارك متقاضی دفتریاری بوسیله ثبت محل تنطیم و پس از تایید اداره كل ثبت منطقه با اصول مدارك تسلیمی به اداره امور سردفتران ارسال شود: 1-نام و نام خانوادگی 2-شماره شناسنامه و محل صدور آن 3-تاریخ تولد 4-نام پدر متقاضی 5-مدرك تحصیلی 6-وضع خدمت زیر پرچم 7-نام سردفتر معرف دفتریار 8-شماره دفترخانه اسناد رسمی 9-دفتریاربرای دفتریاری اول است یا دوم؟ 10-دفترخانه قبلاً دفتریار داشته است یا خیر؟ در صورتیكه دفتریار داشته وصع استخدامی مشارالیه چیست؟ و امور مالی دفترخانه بوسیله چه كسیس اداره می شود؟ اصول مدارك زیر بایستی از متقاضی اخذ و بضمیمه این فرم ارسال گردد: 1-فتوكپی مصدق شناسنامه 2 برگ 2-گمراهی یك سال كارآموزی از دفترخانه اسناد رسمی كه در تهران بتایید كانون سردفتران و در شهرستانها بتایید دادستان و یا دادگاه بخش مستقل رسیده باشد. 3- شش قطعه عكس 4*6 4-گواهی بهداری دال بر سلامت كامل و عدم اعتیاد 5-حداقل دیپلم كامل با تایید اداره كل آموزش و پرورش رسیده باشد. 6-تقاضای دفترخانه دال بر معرفی دفتریار 7-گواهی پایان خدمت نظام یا معافیت از خدمت زیر پرچم كه در شهرستان بتایید پاندارمرری محل و در تهران بتایید اداره نظام وظیفه رسیده باشد. 8-گواهی عدم سوء پیشینه كیفری كه از تاریخ صدور آن بیش از 6 ماه منقضی نشده باشد. 9-در صورتیكه پیشنهاد مربوط به دفتریاری دوم است گواهی پرداخت حقوق از ناحیه سردفتر شده باشد. 
 فصل 2 
 امور مالی و مالیاتی دفاتر اسناد رسمی 
تعرفه وصول حق الثبت بند 95 – چون در متن اصلاحی ماده 123 اصلاحی قانون ثبت اسناد و املاك كشور موضوع بند الف تبصره 90 قانون بودجه سال 61 كشور تعرفه ثبت اسناد از چهل میلیون ریال به بالا 20 در هزار تعیین گردیده و ضمناً(عبارت) نسبت به مازاد چهل میلیون ریال از متن ماده اصلاحی مزبور حذف گردیده است. لذا كل مبلغ اینگونه اسناد مشمول 20در هزار حق الثبت خواهد بود ، معهذا در صورتیكه بنظر آن سازمان ابهامی در این مورد وجود داشته باشد ، چون طبق اصل هفتاد و سه قانون اساسی شرح و تفسیر قوانین در صلاحیت مجلس شورای اسلامی است، لذا می توانند از طریق وزارت دادگستری نسبت به كسب نظریه مجلس شورای اسلامس اقدام فرمایند. موضوع بخشنامه شماره 207/1/33/ت – 29/2/61 وزارت امور اقتصادی و دارائی 
حق التحریر سهم دفتریار بند 96 – سردفتران مكلفند در مقابل پرداخت سهمیه حق التحریر به دفتریار رسید بگیرند و در صورت استنكاف دفتریار از دادن رسید در صندوق ثبت به نام آنها تودیع نمایند. اصلاحی بند پنجاه و شش مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
اجرای لایحه قانونی حق التحریر دفاتر اسناد رسمی و نحوه تقسیم آن بند 97 – آقایان سردفتران در سطح كشور از این پس خود مرتباً در تعیین درصدها و ضرائب حق التحریر متعلق به كاركنان كه در متن ماده واحده بعناوین : 1- رقم قابل پرداخت ، 2- رقم قابل واریز تعریف شده است ، اقدام و بدین صورت پس از كسر كردن آن ضرائب و درصدها از مجموع كلی حق التحریر اسناد تنظیمی نسبت به تحویل ماهیانه آن بحساب های بانكی كه ذیلاً تعیین می شود همراه با تحویل صورتحساب ماهانه قدام فرمایند. 1-حساب شماره 2276 كه قبلاً توسط كانون سردفتران در بانك ملی افتتاح شده بود بمنظور تمركز وجوهی كه در قانون بعنوان (ضرائب قابل واریز) بحساب كانون سردفتران تعریف شده است اختصاص داده می شود كه سرفتران ضرائب (قابل واریز) را مستقیماً یا توسط شعب بانك ملی سراسر كشور به آن حساب تحویل و واریز فرمایند. 2-حساب بشماره 2429 در همان بانك افتتاح شده كه مخصوص تحویل (وجوه قابل پرداخت) به كاركنان است و سرفتران باید همه ماهه ضرائب و و درصدهایی را كه در بندهای یك تا هفت ماده واحده تعیین و بعنوان (درصدهای قابل پرداخت) تعریف شده است مستقیماً یا توسط شعب بانك ملی سزاسز كشور به آن حساب واریز تحویل نمایند. 3-چون باستناد ماده واحده سردفتران وجه دیگری بابت بیمه كاركنان نخواهد پرداخت بنابراین كلیه وجوهی كه طبق مقررات سازمان تامین اجتماعی بابت حق بیمه به سازمان مذكور باید پرداخت شود، سردفتران بایستی كماكان وجوه مربوط به بیمه كاركنان را طبق ضوابط بسازمان تامین اجتماعی از محل (رقم قابل پرداخت) مرتباً بسازمان تامین اجتماعی پرداخت كرده و بقیه وجوه (درصدهای قابل پرداخت و قابل واریز ) بحسابهای 2429 و 2276 تحویل و همه اهه مستند پرداخت حق بیمه كاركنان را ضمیمه صورتحساب خود ارسال نمایند، ضمناً كلیه وجوهی كه از ابتدای سال 1358 بابت بیمه كاركنان بسازمان اجتماعی توسط سردفتران پرداخت شده است قابل احتساب و تهاتر خواهد بود. 4-از سردفتران تقاضا می شود صورت و مشخصات دقیق كاركنان دفترخانه خود را كه ر اول فروردین ماه سال 1358 در آن دفترخانه بكار اشتغال داشته اند با ذكر مدت خدمت و نوع كا آنان در مهلت مقرر در تبصره 2 ماده واحده به كانون سردفتران تهران ارسال دارند و در آینده نیز هر تغییر و تبدیلی كه در وضع كاركنان دفترخانه حاصل شود به اطلاع كانون سردفتران برسانند البته ضوابط و مقررات استخدامی و نحوه خدمات كاركنان دفات اسناد رسمی و دیگر مسائل مربوطه به آن ضمن آئین نامه موضوع بند 7 ماده 66 قانون دفاتر اسناد رسمی مشخص خواهد شد. 5-از سردفتران درخواست می شود , نسبت به پرداخت درصدها و ضرایبی از حق التحریر كه طبق قانون بابت سالهای 1358 و 1359 ملزم به پرداخت آن می باشند ولی تا كنون آن را پرداخت نكرده اند ظرف مهلت مقرر با توجه به دستورالعمل ان بخشنمه اقدام و ذمه خود را از این بابت بری سازند(البته كلیه وجوه مربوطه به سال 1358 را فق بحاب شماره 2276 پرداخت فرمایند). اصلاحی بخشنامه 2793/2=14/4/59 
حق التحریر گواهی امضاء سهم كانون سردفتران بند98 – دفاتر اسناد رسمی باید وجوهی را كه از هر گواهی امضاء به كانون سردفتران تعلق می گیرد آخر هرماه بحساب كانون مذكور واریز و صورتحساب آن را به كانون ارسال دارند. بند 272 مجموعه بخشنامه های تا آخر ال 49 اصلاحی 
واریز درآمد دفاتر اسناد رسمی به بانك بند 99 – به طوری كه گزارشهای اداره كل امور مالی و اداری حاكی است بعضی از دفترخانه ها در تحویل صورت حساب دفترخانه در موقع مقرر اقدام نمایند و نیز درآمدهای وصولی را غالباً با تاخیر به بانك ملی تحویل و واریز می نمایند, لذا اكیداً خاطر نشان می نماید سردفتران و دفتریاران دفاتر اسناد رسمی باید صورتحاب درآمد ماهانه دفترخانه را تا پنجم ماه بعد به اداره درآمد اداره كل امور مالی تسلیم نمایند, تخلف از اجرای دستور یا تاخیر درپرداخت درآمدها موجب پیگرد انتظامی خواهد شد. اصلاحی بخشنامه شماره 70359/8=17/12/54 
صورت حساب درآمدها و مصرف اوراق بهادار بند 100 – سردفتران و دفتریاران دفاتر اسناد رسمی مكلفند همه ماهه صورتحساب درآمد ماهیانه دفترخانه خود را در مركز تحویل اداره كل امور مالی سازمان ثبت و در شهرستانها تحویل حسابداری ثبت مربوطه نمایند. صورتحساب باید حاوی انواع درآمد(حق الثبت و سایر درآمدهای وصولی) و شماره مشخصات مدرك پرداخت درآمدهای مزبور بحساب مربوط باشد اداره كل امور مالی در مركز و روسا ثبت در شهرستانها موظفند در صورت عدم تسلیم صورتحساب جریان بلافاصله گزارش نمایند. روسا واحدهای ثبت باید ضمن مراقبت دقیق در اجرای این دستور صورتحسابهای تسلیمی هر ماه دفاتر را از هر جهت رسیدگی و با مستندات پرداخت تطبیبق و در صورت صحت ذیل صورتحاب گواهی و امضاء نمایند. مدیران كل ثبت مناطق نیز دقیقاً مراقبت و هر ماه گزارش اجرای دستور را از روسا ثبت های حوزه خود گرفته شخصاً بررسی و نظارت كامل بنمایند.(بند 248 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49 اصلاح شده) 
محاسبه و وصول هزینه تفكیك بند101 – الف: با توجه به اینكه بموجب بند ث تبصره 90 قانون بودجه سال 1361 كل كشور هزینه تفكیك موضوع ماده 150 الحاقی به قانون ثبت از هر ده هزار ریال 60 ریال به هر ده هزار ریال دویست هزار ریال افزیش یافته است و طبق قاعده كلی وقتی درآمدهای ثبتی قابل وصول است كه عملیات ثبتی مربوط در هر مرحله برحسب مورد انجام شده باشد مگر آنكه قانون ترتیب دیگری را معین نموده باشد, لذا در مورد اخذ هزینه تفككیك و ماخذ آن ملاك و مبنای محاسبه, تاریخ ثبت صورت مجلس تفكثیی در دفتر و ارسال آن به دفترخانه مربوطه است , بدین معنی كه اگر صورت مجلس تفكیكی تا قبل از 1/1/1361 (تاریخ اجرای قانون بودجه) در دفتر ثبت و به دفترخانه ارسال شده باشد هزینه تفكیك مطابق تعرفه كلی بقرار هر ده هزار ریال شصت ریال محاسبه خواهد شد و چنانچه بعد از تاریخ مرقوم صورت مجلس تفكیكی ثبت فرتاده شده باشد مطابق تعرفه مندرج در بند ث تبصره 90 قنون بودجه سال 1361 بقرار هر ده هزار ریال دویست هزار ریال وصول می شود. ب: با عنایت به اینكه كلیه شركتها با تابعیت ایرانی(داخلی) محسوب و با تابعیت غیر ایرانی(خارجی) نامیده می شود, بنابر این بر اساس تعریفات مندج در قانون تجارت و سایر مقررات مربوطه , انواع شركتها اعم از سهامی عام و یا خاص و یا با مسئولیت محدود و غیره تماماً جزو شركتهای داخلی محسوب و مطابق ردیف 25 جدول موضوع بند (ج) تبصره 90 قانون بودجه سال 1361 كل كشور, تقاضانامه ثبت این قبیل شركتها بهر نوع از تاریخ 1/1/1361 بقرار هر نسخه 300 ریال بایستی وصول شود. اصلاحی بخشنامه 312/1-33/ت-26/3/61 
وصول حق الثبت فسخ یا اقاله اسناد دفاتر دیگر بند102 – نسبت به اعمال مقررات تبصره 2 ماده 50 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 نظر به اینكه دفترخانه دیگر نیز به قائم مقامی دفترخانه تنظیم كننده سند اقدام به فسخ یا اقاله معاملات یا اقرار به وصول قسمتی از وجه معامله می كند لذا در تمام موارد حق الثبت متعلقه همان 20 ریال مصرح در تبصره مذكور خواهد بود. با استفاده از ضمیمه نامه شماره 4761/2-20/6/57 اداره كل امور اسناد. 
حق الثبت در مورد تعهد اجناس بند103 – در مورد تعهدات جنسی هرگاه طرفین متراضیاً تعیین بها ننمایند باید بهای آن برای دریافت حق الثبت تعیین و در سند تصریح شود: (از نظر حق الثبت تعیین بها شده است). اصلاحی بند شصت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
مفاصا حساب شهرداری و ارسال فهرست معاملاتی قطعی بند104 – در نقاطی كه مطابق ماده یك قانون استقلال شهرداری ها مصوب تیرماه 1334 شهرداری تشكیل می شود و بر طبق ماده 2 قانون مزبور حدود مصوبه به تصویب انجمن شهر یا وزارت كشور به قائم مقامی انجمن شهر می رسد دفاتر اسناد رسمی مكلفند طبق تبصره اصلاحی ماده 74 قانون شهرداریها قبل از انجام معامله نسبت به مستغلات و اراضی واقع در محدوده شهر از شهرداری محل كتباً مفاصا حساب نسبت به عوارض ملك مورد معامله خواستار شوند و مدت اعتبار مفاصا حساب از تاریخ صدور تا یكماه است. اصلاحی بند چهل و چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
دریافت وجه از مراجعین بند105 – سردفتران و دفتریاران نمی توانند جز ر مورد مصرح ماده 11 آئین نامه قانون دفتر اسناد رسمی وجهی را بطور امانت یا بمنظور تسلیم به متعهدله از اشخاص قبول نمایند و اگر برای جلوگیری از اختلاف اصحاب معامله ضروری باشد فقط می توانند ثمن معامله را اخذ و پس از تكمیل سند فی المجلس بذینفع تسلیم نمایند. اصلاحی بند 49 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
قید مبلغ دریافتی وسیله سردفتر در گوشه اسناد بند106 – بقرار اطلاع واصله بعضی از دفاتر اسناد رسمی در موقع تنظیم اسناد از قید مبالغ دریافتتی در ستون مربوطه خودداری می نمایند, لزوماً تذكر میدهد كه سردفتران و دفتریاران مكلفند هزینه های قانونی ماخوذه را دقیقاً در اسناد قید و چنانچه بر خلاف دستور عمل شود متخلفین در دادگاه انتظامی سردفترن تعقیب و چنانچه شاكی ادعا نماید, زائد بر میزان معین وجوهی من غیر حق در دفتر رسمی وصول شده عدم درج وجوه مربوطه در سند انتقل قرینه به صحت ادعای شاكی خواهد بود. اصلاحی بخشنامه 6759/2-23/5/54 
حق الثبت اسناد ناقص بند107 – بطوریكه اداره حقوقی وزارت دادگستری در نامه شماره 718/7-2/8/58 ضمناً اعلام داشته است (حق الثبت پس از وارد شدن سند در دفتر اعم از اینكه به امضاء متعاملین برسد یا نه قابل استرداد نیست) و با توجه بماده 56 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی كه مشعر به وصول حق الثبت از اصحاب معامله قبل از تنظیم و ثبت سند است و اینكه دفاتر اسناد رسمی مكلفند قبل از تنظیم اسناد وجوه قانونی را از متعاملین دریافت نمایند و چون بعضاً از اصحاب معامله بعللی از امضاء سند و ثبت خودداری و گزارشهای واصله از بعضی از دفاتر اسناد رسمی نیز حاكی است كه دفاتر مزبور به استناد بخشنامه شماره 8271/2-25/6/54 نسبت به اینگونه اسناد بعداً قیمت مورد معامله اسناد ثبت شده و امضاء نشده را به دلخواه تعیین و حق الثبت واقعی ماخوذه را بصندوق دولت واریز نمی نمایند و این عمل تخلف از قانون بوده و احیاناً موجب سوء استفاده می شود لذا با توجه بمراتب به كلیه دفاتر اسناد رسمی و واحدهای ثبتی حوزه تابعه ابلاغ نمایند كه حق الثبت اینگونه اسناد را طبق مدلول سند و با رعایت مقررات بحساب مربوطه واریز نمایند. بخشنماخه 9345/2-8/11/58 اصلاحی. 
عدم تعلق حق الثبت به ثبت فسخ و ابطال اسناد بند 108 – در اجرای ماده 42 قانون مالیات بردرآمد مصوب اسفند ماه 45فك دین كلاً یا جزعاً و فسخ اسناد بطور كلی باید تحت شماره و تاریخ و ردیف اسناد ثبت و مدلول آن با ذكر شماره و تارخ در ملاحظات ثب مورد فسخ توضیح داده شود، بدیهی است احراز صحت فسخ با مسئول دفترخانه می باشد. (بند 307 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) صلاحی 
حق التحریر اسناد قطعی مشتمل به رهن بند 109 – به اسناد قطعی مشتمل به رهن فقط یك حق التحریر بابت معامله قطعی تعلق می گیرد. (بند 270 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) 
عدم تعلق حق الثبت به اقرارنامه وصول مهریه بند110 – چون بموجب ماده 2 قانون ازدواج نسبت به مهریه در تنظیم سند نكاحیه حق الثبت تعلق نمی گیرد ، لذا نسبت به اقرارنامه های وصول آن هم حق الثبت به ماخذ مقرر در سند مورد ندارد. اصلاحی بخشنامه 6505/2-29/7/55 
تعاون با ماموران دارائی بند111 – در مواردیكه مامورین دارائی محل طبق حكم صادره برای رسیدگی به امور مالیاتی مراجعه می نمایند، سردفتران باید در حدود مقررات با آنها همكاری نمایند. (بند 285 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) اصلاحی 
مطالبه مفاصا حساب مالیاتی بند112 – دفاتر اسناد رسمی با توجه به مقررات مالیاتهای مستقیم قبل از دریافت مفاصا حساب مالیاتی نباید مبادرت به تنظیم اسناد معاملات املاك نمایند. (بند 299 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) اصلاحی 
مرجع رفع ابهام در اجرای قانون مالیات بردرآمد بند113 – رفع هرگونه ابهام و اشكالی كه در اجرای قوانین مالیاتی پیش آید با مراجع مصرح در قوانین مربوطه است. (بند 291 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) اصلاحی 
وصول هزینه ثبت اسناد و تسلیم قبض رسید بند114 – طبق اطلاع مركز پژوهشهای نخست وزیری و سازمان بازرسی كل كشور بعضی از دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق رعایت مفاد بخشنامه و دستورالعمل های شماره 307/2-10/1/47 و 1255/2-13/1/48 مندرج در بند 38 مجموعه بخشنامه های ثبتی و 6626/10-6/8/57 و 10681/10-27/1/58 سازمان ثبت مربوط به اخذ مخارج ثبت اسناد و تسلیم قبض رسید در مقابل وجه دریافتی و نصب اعلان مربوط به آنها را در محل دفترخانه نمی نمایند، مقتضی است به كلیه دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه های ثبتی تابعه ابلاغ فرمائید دستورالعملهای صادره فوق كماكان بقوت خود باقی است و تخلف از آنها موجب تعقیب انتظامی سرفتران و دفتریاران خواهد شد، بدیهی است روسای واحدهای ثبتی مسئول اجرای دقیق این امر خواهند بود. بخشنامه شماره 3202/10-10/6/62 
 فصل 3 
 نحوه تنظیم سند برای بیگانه و اسناد تنظیمی برای خارج از کشور 
لزوم تبعیت تنظیم اسناد اتباع بیگانه از قوانین ایران بند 115 – عقود و معاملات و اقاریر و وصایای اتباع بیگانه در ایران با توجه به ماده 30 قانون دفاتر اسناد رسمی باید مطابق تشریفات ثبت سند كه در قوانین ایران مقرر است ثبت شود. امتناع از ثبت سند تخلف محسوب است و متخلف مورد تعقیب انتظامی واقع خواهد شد. بدیهی است كه از نظر ماهوی رعایت مواد 7 و 967 و 968 قانون مدنی و سایر موارد نظیر آنها ضرورت دارد. اصلاحی بخشنامه شماره 5895/2 – 19/7/54 
حذف شده بند 116 – (محضرچی): حذف شده. 
ثبت معاملات با حق استرداد بند 117 – در مورد ثبت معاملات غیر منقول با حق استرداد بیگانتگان بعنوان متعامل باید تفهیم شود كه در صورت صدور اجرائیه و انجام تشریفات قانونی صدور سند انتقال موكول به رعایت مقررات مربوط به استملاك اتباع بیگانه خواهد بود و اگر ممنوع از تملك باشد صدور سند انتقال مجوزی نخواهد داشت و باید حقوق خود را در عین مورد معامله به اتباع ایرانی واگذار نماید. (بند 413 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال سال 49) اصلاحی. 
اسناد تنظیم شده برای خارج از كشور بند 118 – در مورد اسنادی كه برای استفاده در خارج از كشور تنظیم می شود باید امضاء سر دفتر طبق نمونه بوده و از طرف رئیس ثبت محل نیز گواهی شود و نیز سردفتران مكلفند بذینفع تذكر دهند كه سند باید به گواهی اداره كل امور اسناد برسد. اصلاحی بند شصت و دو مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
اسناد تنظیم شده در خارج بند 119 – اسناد تنظیم شده در خارج كشور با رعایت ماده 1295 قانون مدنی و با تائید محاكم معتبر است. بند 408 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) اصلاحی. 
 فصل 4 
 تنظیم اسناد موقوفه 
اسناد مربوط به موقوفات عام المنفعه و اجاره موقوفات خاص بند 120 – دفاتر اسناد رسمی باید هر موقع اسنادی مربوط به وقف، نذر، وصیت و حسب برای مصارف عام المنفعه تنظیم می نمایند مراتب رو كتباً به اداره اوقاف محل اعلام دارند. دادن رونوشت از اسناد مذكور هم به اوقاف با دریافت هزینه قانونی طبق مقررات مانعی ندارد. تنظیم هر نوع سند مربوط به موقوفات عامه بطور كلی و اجاره موقوفات خاصه زائد بر ده سال را موكول به موافقت كتبی اوقاف محل و حضور و امضاء نماینده آن اداره نمایند. اصلاحی بند چهل و دو مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
مراجعه اوقاف به سند وصیت و حبس و وقف و نذر بند 121-در مواقعی كه از ادارات اوقاف برای مطالعه اسناد مربوط به وصیت و حبس ونذر مراجعه می نمایند باید تحت نظر سردفتران مطالعه نمایند. اصلاحی بند 51 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تنظیم اجاره نامه اوقاف بند 122 – در مواردی كه اداره اوقاف به علت ممنوع المداخله بودن متولی برای حفظ درآمد موقوفه ناگزیر از تنظیم اجاره نامه بیش از سه سال است و دسترسی به سند مالكیت ندارد برای هر ملك فقط یك بار ثبت سند با رعایت كامل مقررات بدون قید خلاصه اجاره نامه در ستون انتقالات سند مالیكت بلااشكال است. اصلاحی بند 73 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
 فصل 5 
 نحوه تنظیم اسناد مربوط به اتومبیل 
اخذ مدارك برای معامله اتومبیل بند 123 – مقتضی است به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابع ابلاغ نمائید كه هنگام تنظیم اسناد مربوط به نقل و انتقال اتومبیلها علاوه بر دفترچه مالكیت (شناسنامه اتومبیل) به سایر مدارك و اسناد قبلی آن نیز توجه نمایند. اصلاحی بخشنامه شماره 3169/2 – 7/4/55 
اوراق گمركی مربوط به معاملات اتومبیل بند 124– قبل از احراز صلاحیت طرفین معامله و ملاحظه برگ سبز دائر بر پرداخت حقوق و عوارض گمركی و مفاصا حساب مالیاتی از ثبت هر گونه معامله ولو به صورت وكالت و صلح حقوق و غیره خودداری نمائید اعم از اینكه شماره آن شهربانی یا سیاسی و یا ارتشی و یا ترانزیتی باشد. 
عدم صدور دفترچه برای اتومبیلهای شماره موقت بند 125– با توجه به نامه شماره 5519/16/3/6 – 21/7/55 اداره راهنمائی و رانندگی از صدور دفترچه مالكیت برای اتومبیلهایی كه شماره گذاری نشده اند (شماره موقت) خودداری نمایند. بخشنامه شماره 6637 – 6/8/55 اصلاحی. 
عدم تسلیم دفترچه مالكیت به اتومبیلهای بدون شماره بند 126– بعضی از دفاتر اسناد رسمی تهران برای اتومبیلهای بدون شماره شهربانی كه مورد معامله قرار می گیرند دفترچه مالكیت صادر می نمایند چون دفترچه مالكیت مخصوص اتومبیلهایی است كه شماره شهربانی دارند، لذا خواهشمند است دستور فرمائید دفتر اسناد رسمی از صدور دفترچه مالكیت برای اینگونه اتومبیلها خودداری و اسناد مربوطه را به منظور شماره گذاری اتومبیل به خریدار تحویل نمایند. 
تسلیم كارت شناسایی اتومبیل به مالك جدید بند 127 – خواهشمند است دستور فرمائید دفاتر اسناد رسمی از ارسال كارت شناسایی اتومبیلهایی كه جدیداٌ صادر شده و فاقد مشخصات مالك می باشد خودداری و آن را تحویل مالك جدید بدهند و در فرمهای مشخصات مالك نوشته شود (كارت تحویل مالك شد) تا از صدور كارت مجدداٌ خودداری شود. اصلاحی بخشنامه 8067/2 – 27/9/55 
ارسال اسناد معامله اتومبیل به اداره شماره گذاری بند 128 – حسب اعلام بعضی از دفاتر اسناد رسمی تهران پس از انجام معامله و ثبت انتقال اتومبیل در دفترچه مالكیت آن را بنا به توصیه خریدار و یا انگیزه دیگری نزد خود نگهداری تا معامله بعدی انجام گیرد . پس از انجام معامله دفترچه مالكیت و سند تنظیمی را وسیله خریدار به شماره گذاری ارسال می دارند خواهشمند است دستور فرمائی به دفاتر اسناد رسمی ابلاغ گردد بالافاصله پس از انجام معامله اسناد را به شماره گذاری ارسال و از تحویل اسناد و دفترچه مالكیت به اشخاص جهت تحویل به شماره گذاری خودداری نمایند. اصلاحی بخشنامه 8817/2 – 23/10/55 بر اساس نامه اداره راهنمایی 
قید معاملات شرطی و رهنی اتومبیل در اسناد خریداری بند 129 – خلاصه كلیه معاملات شرطی و رهنی اتومبیل در حاشیه اسناد خرید رسمی قید و به دفترخانه مربوطه اعلام شود. 
 فصل 6 
 بازرسی دفاتر اسناد رسمی 
طرز رسیدگی به تخلف سردفتر بند 130 – در مواردی كه گزارش مربوط به تخلفات سردفتران و دفتریاران است باید موارد تخلف ضمن صورتمجلس هایی كه به امضاء سردفتر و دفتریار مربوطه رسیده باشد منعكس و موارد تخلف به طور صریح با قید شماره و تاریخ سند مربوطه در صورتمجلس قید شده باشد و دو نسخه از صورتمجلس را برای تعقیب سردفتر یا دفتریار ارسال و مدیر ثبت شخصاٌ نسبت به موارد تخلف اظهار نظر نموده و هر گاه تخلف مشمول مرور زمان شده باشد موضوع در گزارش قید شود. اصلاحی بخشنامه شماره 147739/2 – 18/12/54 
نحوه بازرسی دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق بند 131 – رؤسا ادارات مكلفند دفترخانه های تابعه مقر اداره را حداقل هر شش ماه یك مرتبه شخصاٌ یا بوسیله بازرس یا كارمند مطلع و مورد اعتماد طبق فرمهای پیوست ارسالی بازرسی نمایند و لازم است در تنظیم صورتمجلس بازرسی به نكات زیر توجه فرمایند: 1- بازرسان موظفند كلیه نكات مندرج در فرم صورتمجلس بازرسی را با دقت كامل و رعایت ترتیب مقرر در فرم یك به یك دقیقاٌ بررسی و در هر مورد صریحاٌ اظهار نظر و در صورتمجلس بازرسی خود قید فرمایند. 2- در امور مالی مراقبت و دقت بیشتری معمول و صریحاٌ معلوم نمایند سردفتردر رسیدگی های قبلی هم بدهی داشته یا خیر؟ و در صورت داشتن بدهی قبلی تاریخ پرداخت آن صریحاٌ در صورتمجلس قدی و مدارك مربوطه را نیز ملاحظه و گواهی نمایند. 3- چنانچه سردفتر و دفتریار بدهكار باشند تذكر دهند فوراٌ در پرداخت بدهی خود اقدام و قبض رسید حاكی از پرداخت را به بازرس مربوطه ارائه و شماره قبض را در صورتمجلس منعكس فرمایند. 4- در مواردی كه امور سردفتری و یا دفتریاری دفترخانه به كفالت اداره می شود نام و نام خانوادگی كفیل را در صورتمجلس ذكر نمایند. 5- هر گاه در عمل با مسائل دیگری مواجه شدند كه در فرم به آن اشاره نشده و انعكاس آن در صورتمجلس ضروری باشد آخر فرم در قسمت توضیحات مطلب را قید فرمایند. 6- در كلیه مواردی كه تهیه و تنظیم فهرستهای اشاره شده در فرم صورتمجلس ضرورت دارد مراقبت نمایند در هر مورد به تعداد نسخ صورتمجلس فهرست تنظیم و ضمیمه هر نسخه فرمایند. 7- صورتمجلس بازرسی بایستی در سه نسخه با خط خوش و خوانا و واضح تنظیم و ذیل هر یك از نسخ و ضمائم آن را سر دفتر و دفتر یار و بازرس اعزامی با ذكر نام و نام خانوادگی و تاریخ امضاء و دو نسخه از صورتمجلس تنظیمی را به اداره كل ثبت مناطق ارسال فرمایند. 8- مسئولیت اجرای دستورات بالا و نظارت در تنظیم صحیح صورتمجلس بازرسی بر اساس فرمهای پیوست با مدیران كل هر منطقه ثبتی بوده كه بایستی مراقبت كامل نمایند در گزارش و تنظیم صورتمجلس به تمام موارد مذكور در فرم جواب داده شده و به تمام ردیفهای مندرج در آن به ترتیب به نحوی كه محتاج به هیچ نوع مكاتبه و استیضاح مجدد نماشد رسیدگی قطعی و منجز بعمل آمده باشد. 9- مقتضی است مدیران كل ثبت مناطق یك نسخه از صورتمجلس بازرسی و ضمائم آن را برای رسیدگی و اقامات لازم به اداره كل امور اسناد و سر دفتران ارسال فرمایند. بخشنامه شماره 8779/10 – 7/11/64 | فرم صورتجلسه بازرسی از دفاتر اسناد رسمی منضم به بخشنامه شماره۱۰ / ۸۷۷۹ – ۶۴/ ۱۱ / ۷ سازمان ثبت: ١- شماره دفترخانه اسناد رسمی ۲- محل دفترخانه و حوزه ثبتی ٣- نام و نام خانوادگی سردفتر ۴- نام و نام خانوادگی دفتریار ۵- نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسان ۶- شماره / تاریخ حکم یا دستور بازرسی ۷- مرجع صدور حکم بازرسی ۸- تاریخ شروع و خاتمه بازرسی بعدد /بحروف – شماره / تاریخ اولین تا آخرین سند بازرسی شده: از سند شماره / تا سند شماره /تاریخ ۱۰- در صورت بازرسی قبلی دفترخانه: الف: شماره / تاریخ اولین سند تا آخرین سند بازرسی شده. قبلی: از سند شماره /…….تاریخ…… تا سند شماره /……تاریخ ……. -ب-: نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسان قبلی……11- اگر سردفتر کفالت دفترخانه های دیگری را نیز بعهده دارد مراتب با قید شماره دفترخانه و تاریخ کفالت ذکر شود ۱۲- تعداد دفاتر جاری مورد عمل دفترخانه «دفاتر ثبت اسناد » هنگام بازرسی……..جلد….. | امور مالی دفترخانه = الف: دفتر درآمد دفتر خانه بازرسی و حقوق دیوانی متعلقه به هر یك از اسناد تنظیمی با تعرفه و ضوابط مقرر در ماده 123 – اصلاحی قانون ثبت و اصلاحیه های بعدی آن محاسبه و همچنین بهخای مندرج در اسناد تنظیمی با ارقام قید شده در دفتر ثبت سند و دفتر درآمد دفترخانه تطبیق داده شده و جمع صفحات نیز كنترل و با اقلام مندرج در صورتحسابهای ماهیانه تطبیق و نتیجتاٌ دفترخانه با توجه به حقوق دولتی متعلقه به اسناد مورد بازرسی و اقلام واریز شده به حسابهای مربوطه بدهی و كسر پرداختی: نداشت/ داشت كه مراتب به سردفتر تذكر داده شده و مشارالیه مبلغ …………………………..ریال كسر پرداختی بابت حقوق دولتی اسناد تنظیمی را به موجب فیش شماره…………………. مورخ ……………………. به حساب مربوطه واریز نمود. ضمناٌ فهرست كامل مشخصات اسنادی كه بابت حقوق دولتی، كسری پرداخت داشت ضمیمه این صورتجلسه است. ب: با ملاحظه دفتر گواهی امضای دفترخانه، تعداد گواهی های انجام شده جمعاٌ فقره بود كه حقوق دولتی متعلق به آنها صحیحاٌ وصول و ابصال و اقلام آن در دفتر درآمد دفترخانه و نیز جزء صورتحساب ماهیانه منظور و حق السهم كانون دسردفتران و دفتریاران از گواهی جمعاٌ به مبلغ ……………………………….ریال پرداخت و دفترخانه از این بابت بدهی و كسری پرداخت نداشت/ داشت كه مبلغ………………………… ریال كسر پرداختی با تذكر لازم به آقای سردفتر به موجب فیش شماره مورخ……………………….. تأدیه گردید. پ: با ملاحظه سوابق مدارك موجود در دفترخانه، بابت بقایای ثبتی و یا هزینه تفكیك، و یا نیم عشر اجرایی بدهی و یا كسر پرداختی ملاحظه نشد/ شد كه با تذكر مراتب به سردفتر مبلغ …………………………………….. ریال كسر پرداختی و بدهی مزبور به موجب فیش شماره ………………………….. مورخ ………………………… پرداخت گردید. ضمناٌ فهرست مشخصات اسنادی كه بدهی و كسر پرداخت داشت منظم به این صورتجلسه است. ت: قبوض سپرده و دفتر امانات دفترخانه ملاحظه و كنترل گردید. ردیف جمع دفتر ………………………….. و ردیف هزینه ……………………… و تعداد قبوض ……………………………. فقره بود و در این مورد اختلافی به نظر نرسید/ رسید كه جهت رفع نقص آموزشهای لازم داده شد و در خلال بازرسی نقائص موجود مرتفع گردید. ضمناٌ موارد نقص و چگونگی امر به شرح فهرست منضم به این صورتجلسه است. ث: نسبت به اقلام حق التحریر وصولی دفترخانه قبض لازم صادر و تسلیم و رسید اخذ شده بود و رقم عایدی حق التحریر در دفتر مربوطه صحیحاٌ ثبت و جمع بندی و با تعرفه قانونی تطبیق می نماید/ نمی نماید ………………………….. كه موارد اشكال به شرح فهرست جداگانه منظم به اسن صورتجلسه است. ج: میزان حق التحریر وصولی دفترخانه بابت اسناد تنظیمی مورد بازرسی جمعاٌ مبلغ ……………………….. ریال می باشد كه سهمیه كاركنان از درآمد دفترخانه موضوع لایحه قانونی راجع به حق التحریر دفاتر اسناد رسمی و نحوه تقسیم آن مصوب 1359 طبق تعرفه و ضوابط مقرر در لایحه قانونی مذكور جمعاٌ ………………………….. ریال است كه كلاٌ به حسابهای مربوطه واریز و دفترخانه از این بابت بدهی و یا كسر پرداختی نداشت/ داشت …………………………………. كه مراتب به سردفتر متذكر و مشارالیه مبلغ ………………………………. ریال كسرپرداختی را به موجب فیشهای شماره ………………………………. پرداخت نمود. چ: با در نظر گرفتن اسناد ناقص قبلی دفترخانه كه در صورتجلسه بازرسی قبلی منعكس است و همچنین اسناد مورد بازرسی موضوع این صورتجلسه جمعاٌ تعداد …………………………… فقره اسناد ناقص در دفترخانه موجود است كه فهرست مشخصات این قبیل اسناد و علل و جهات نقائص آنها به شرح فهرست ضمیمه این صورتجلسه می باشد و آن تعداد از اسناد ناقص قبلی كه با رعایت مقررات مربوطه تكمیل شده كلیه حقوق دیوانی متعلقه به آنها صحیحاٌ وصول و ابصال و از اسناد مذكور رفع نقص به عمل آمده است. – امور فنی دفتر خانه = 1-ملاحظه دفاتر ثبت معاملات دفترخانه، كلیه صفحات هر دفتر دارای شماره مسلسل و مهر و امضای نماینده دادستان و نخ كشی و پلمپ شده بود و در شماره ثبت رعایت تسلسل گردیده و در تمام موارد قید مراتب عدم ثبت سند در ذیل دفاتر مراعات گردیده است/ نگردیده است كه در این مورد تذكرات لازم داده شد و فهرست مشخصات موارد نقص و اشكال منضم به این صورتجلسه است. 2- تعرفه قانونی حق الثبت و حق التحریر اسناد، به نحوی كه در نظر عمومی قرار گرفته اشد در دفترخانه الصاق شده است/ نشده است كه تذكر داده شده منبعد رعایت و الصاق نمایند. 3- حقوق دولتی و میزان حق التحریر وصولی و بهای اوراق در صدر اسناد تنظیمی و در محل مصخصو خود و نیز در ذیل ثبت دفتر به تفكیك قید شده است/ نشده است كه فهرست مشخصات اسنادی كه رعایت این امر نشده ضمیمه این صورتجلسه است. 4- بهنگام تنظیم كلیه اسناد، مفاضا حساب مالیاتی، شهرداری، پاسخ استعلام ثبت محل، قبض پرداخت مالیات نقل و انتقال و سایر مدارك و مستندات قانونی مقرر اخذ و پیوست سابقه اسناد تنظیمی دشه است/ نشده است كه فهرست اسنادی كه ضمائم و مدارك آن ناقص بوده و همچنین موارد نقص آنها به شرح پیوست این صورتجلسه است. 5- برگ خلاصه معاملات و فسخ نامه ها به طور مرتب و منظم به ادارات ثبت محل ارسال و همچنین فرم اعلام وضعیت معامله وسائط نقلیه موتوری برای كلیه اسناد معامله وسائط نقلیه تنظیم و مرتباٌ به ادارات راهنمایی و رانندگی محل شماره گذاری خودرو فرستاده شده است/ نشده است كه در خصوص ارسال مرتب آنها تذكرات لازم داده شد و فهرست اسنادی كه برگ خلاصه معامله یا فسخ نامه و یا فرم اعلام وضعیت معامله وسائط نقلیه موتوری آنها ارسال نشده ضمیمه این صورتجلسه است. 6- دفاتر قانونی دفترخانه موضوع ماده 11 آئین نامه قانون دفاتر مصوب 1354 و تبصره 2 الحاقی به ماده 120 آئین نامه قانون ثبت كامل و مرتب و منظم بود و بر حسب مورد رعایت ماده 2 اصلاحی آئین نامه قانون ثبت مصوب 1323 گردیده است. 7- بطور كلی در جریان بازرسی مواردی كه مغایر و مخالف با ضوابط و موازین مقرر در مواد 49 تا 53 و 55 تا 68 و 86 تا 89 و 100 قانون ثبت اسناد و املاك و نیز مواد 14 و 18 و 19 و 21 و 23 و 29 الی 31 و 50 و 51 و 52 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 و سایر مقررات جاری باشد ملاحظه نگردید و در رابطه با نقائص جزئی نیز آموزشهای لازم به مسئولین دفترخانه داده شدو فرصت كامل مواردی را كه رعایت مقررات و ضوابط مورد عمل و جاری نشده است نیز پیوست این صورتجلسه است. – توضیحات: این صورتجلسه در……………………. نسخه تنظیم و در تاریخ بعدد / بحروف ……………………………………………………….به امضای سردفتر و دفتریار دفترخانه و بازرس/ بازرسان رسید. ضمائم پیوست این صورتجلسه عبارتند از: الف: ب: پ: ت: امضاء سردفتر تاریخ امضاء دفتر یار تاریخ امضاء بازرس یا بازرسان تاریخ 
ادعای اشخاص حقیقی و حقوقی نسبت به تنظیم سند معارض در دفتر خانه بند 132 – هر زمان كه از طرف شخص حقیقی یا حقوقی ادعای انجام معامله معارض در دفترخانه ای بشود لازم است فوراٌ بررسی دقیق و اعزام بازرس مطلع به دفترخانه و تحقیق لازم از سردفتر و دفتریار مورد اتهام با تنظیم صورتمجلسی كه به امضاء سردفتر و دفتر یار (هر گاه دفتریار هم مورد اتهام باشد) خواهد رسید مراتب را به دادسرای شهرستان محل اعلام و چگونگی قضیه را با توضیح كافی (بطوری كه نیاز بخواستن مجدد نباشد) و اضهار نظر صریح به مرکز گزارش دهند. 
ذكر شماره و تاریخ اسناد ناقص در صورتجلسات بازرسی بند 133 – چون غالباٌ مشاهده شده كه دفاتر اسناد رسمی سندی را كه به امضاء اصحاب معامله نرسیده برای وصول حق الثبت موضوع ماده 123 اصلاحی قانون ثبت بهای مورد معامله اسناد ناقص را به منبلغ كمی در سند قید و در موقع بازرسی همان مبلغ ملاك وصول حقوق دولتی قرار داده است و بعداٌ اسناد مذكور با اصلاح قیمت واقعی (مبلغ بیشتر) به امضاء رسیده و بعضی از سردفتران و دفتریاران دفاتر اسناد رسمی ما به التفاوت آنها را به حساب منظور ننموده و بازرسان بعدی هم آخرین بازرسی را مبدا رسیدگی قرار می دهند و در نتیجه وجوه عمومی لاوصول و تفریط می شود لذا به منظور جلوگیری از وقوع امر ، مقتضی است به بازرسان اعزامی به دفاتر ابلاغ نمایند در موقع رسیدگی به امور مالی صورت این قبیل اسناد را با ذكر شماره و تاریخ در صورتجلسه بازرسی منعكس و یادآور می شوند كه در رسیدگی های بعدی موضوع را دقیقاٌ مورد توجه قرار داده و چنانچه در مبلغ اسناد مورد بحث تغییری حاصل شده باشد و مابه التفاوت آن به حساب منظور نشده باشد جزء بدهی دفترخانه محسوب و وصول شود. بدیهی است تخلف از این دستور موجب مسئولیت خواهد بود. اصلاحی بخشنامه شماره 8271/2 – 25/6/54 
 فصل 7 
 ثبت شرکت ها 
آمار شركتهای ثبت شده بند134 ـ همانطور كه طی دستورالعمل شماره 7581/2ـ51/ت ـ22/10/63 دفتر تشكیلات بتفضیل توضیح داده شده بمنظور پیشگیری از ثبت نام تكراری و حفظ حقوق صاحبان نام شركتهای ثبت شده و نیز در اختیار داشتن اطلاعات دقیق و مطمئن از شركتهائی كه در مركز و شهرستانها به ثبت می رسد از كاربرد كامپیوتر در تنظیم و گردآوری این اطلاعات استفاده و علاوه بر آنكه مشخصات كلیه شركتهای ثبت شده تا به حال كلا به حافظه كامپیوتر سپرده شده حداكثر هر سه ماه یكبارنیزاطلاعات جدیدمربوط به آن مدت به كامپیوتر اضافه میشود تا اطلاعات به روز نگهداری شود. علیهذا مقتضی است در اجرای دقیق بخشنامه فوق الذكر نهایت مراقبت و دقت را معمول و حداكثر تا پنجم ماه بعد مشخصات كلیه شركتها ی جدید ثبت شده در هر واحد ثبتی و یا تغییرات احتمالی حاصله در شركتهای ثبت شده قبلی شامل اصلاحات و تغییرات احتمالی در نوع شركت، نام شركت، شماره ثبت، تاریخ ثبت و تاریخ انحلال آنرا مطابق فرم منضم به بخشنامه فوق الذكر تهیه و مستقیما به دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت ارسال دارند، به دفتر مذكور دستور داده شده فهرست واحدهای ثبتی را كه در ارسال آمار مذبور تاخیر و تعلل مینمایند جهت اتخاذ تصمیم به سازمان ثبت گزارش نمایند.(بند 402 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده). 
مسئولیت رؤسا ثبت در ثبت شركتها بند 135 ـ با توجه به نظامنامه قانون تجارت مصوب 13/2/1311 در صورتیكه امور ثبت شركتها در در محلی بلا متصدی باشد تصدی ثبت شركتها تا تعیین متصدی جدید به مدیر ثبت محول میشود. (مستند ماده یك نظامنامه قانون تجارت و بند 175 مجموعه كه اصلاح شده). 
عدم لزوم استعلام از شهربانی در خصوص اتحادیه های تعاونی بند 136 – مستبط از ماده 60 قانون شركتهای تعاونی و مواد بعدی آن مصوب سال 1350 برای ثبت اتحادیه شركتهای تعاونی روستائی احتیاجی به استعلام شهربانی نیست. – مستنبط از ماده 60 قانون شرکت های تعاونی و مواد بعدی آن مصوب سال 50 
معافیت شركتهای تعاونی از حق الثبت و حق تمبر سهام بند 137 – طبق قانون شركتهای تعاونی و اصلاحیه های آن شركتها و اتحادیه های تعاونی از پرداخت حق الثبت و حق تمبر سهام معاف هستند. (مستند ماده 108 قانون شركتهای تعاونی و تبصره 2 ماده 208 قانون مالیاتهای مستقیم). 
نام شركت یا موسسه تجاری بند 138- در موقع ثبت شركتها و موسسات غیرتجارتی جدید التأسیس بایستی دقت لازم بعمل آورند كه نام انتخاب شده قبلاً به ثبت نرسیده باشد. بدین منظور: اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی باید با مراجعه به «مجموعه دفاتر كامپیوتری حاوی مشخصات شركتهای ثبت شده» و حصول اطمینان از عدم سابقه ثبت عین و یا مشابه و نظیر، نام مورد درخواست نسبت به پذیرش نام شركت و یا مؤسسه غیرتجراتی جدید اقدام قانونی معمول و در شهرستانها: عجالتاً هر واحد ثبتی تلگرافاً از اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی مراتب را استعلام و پس از وصل گواهی اداره كل مزبور مبنی بر عدم سابقه ثبت نام درخواستی، اقدام لازم معمول دارند. بمنظور ایجاد تسهیل و تسریع در این امر، اداره كل ثبت مناطق بایستی ضمن هماهنگی و همكاری با اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی و دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش در مركز، نسبت به تهیه مجموعه دفاتر كامپیوتری حاوی آخرین فهرست مشخصات شركتهای ثبت شده اقدام و در مركز منطقه نگهداری و هر ششماه یكبار كه مجموعه دفاتر جدید كامپیوتری با درج آخرین تغییرات و تحولات، آماده تكثیر میشود، مجموعه های تكمیلی بعدی را نیز منطقاً تهیه و برای استفاده جایگزین مجموعه های قبلی نمایند. پس از تحقق این امر و امادگی ثبت مناطق، هر یك از واحدهای ثبتی شهرستانها برای ثبت شركتها و مؤسسات غیرتجاری جدید، كافی است مراتب را از ثبت منطقه متبوعه خود استعلام، و مناطق نیز با مراجعه به مجموعه دفاتر كامپیوتری موجود بموضوع استعلام رسیدگی و در صورت نداشتن سابق ثبت، برای تطبیق نام مورد استعلام با آن دسته از شركتهائی كه در فاصله بین از تاریخ چاپ مجموعه كامپیوتری مورد عمل تا زما استعلام به ثبت رسیده اند. بنحو مقتضی، از اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی كسب نظر نمایند. در اینصورت كافی است اداره كل مزبور فقط به فهرست شركتها و مؤسسات ثبت شده از بعد از تاریخ چاپ مجموعه كامپیوتری در مورد عمل تا زمان استعلام مراجعه و به سهولت و سرعت پاسخگوئی ثبت مناطق باشد، در خاتمه یادآور میشود كه ثبت شركتهای تعاونی كشورزی نیاز باستعلام ندارد. بمنظور جلوگیری از بروز هرگونه اشتباه و بی ترتیبی، ثبت مناطق و همچنین اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی بایستی هر ششماه یكبار پس از تحویل مجموعه های كامپیوتری جدید، بلافاصله آنها را جایگزین مجموعه های قبلی نموده و تمامی جلدهای مجموعه های قبلی و نیز دفاتر مخصوصی را كه برای یادداشت و قید اسامی شركتهای ثبت شده در فاصله بین تحویل مجموعه قبلی تا زمان استفاده و بكارگیری مجموعه كامپیوتری جدید مورد استفاده قرار می داده اند را بنحو مقتضی منسوخه و از رده خارج و در دسترس قرار ندهند. (اصلاحیه فراز 172 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 1349). 
قید مراتب وصول حقوق دولتی متعلقه در دفاتر تجارتی بند 139- شماره فیش وجوهی كه بابت حقوق دولی متعلقه پلمب دفاتر تجارتی وصول میشود بایستی در اول جلد داخلی خود دفتر قید شود. و در مواردیكه متقاضی برای پلمپ دفاتر متعددی ارائه نماید باید شماره فیش حقوق دولتی علاوه در اظهارنامه در اول جلد داخلی هر دفتر نیز قید گردد. جانشین بخشنامه پیوست شود. (مستند فراز 168 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
نحوه ثبت و تغییرات شركتها و مؤسسات غیرتجاری بند 140- طبق ماده 5 آئینامه سازمان اداری و وظائف ثبت شركتها و مالكیت صنعت مصوب سال 1340 اداره ثبت شركتها در تهران و دوایر ثبت شركتها در شهرستانها در ثبت شركتنامه قائم مقام دفترخانه های رسمی میباشد و لذا بمنظور اتخاذ رویه واحد مقتضی است مسئولان و متصدیان ثبت شركتها: 1- در موقع ثبت شركتهای دارای شركتنامه و شركتهای با مسئولیت محدود- نسبی- تضامنی- تعاونی متن شركتنامه را عیناً در دفتر ثبت شركتنامه ثبت نموده و وصول سرمایه توسط مدیران را نیز در دفتر ذكر كرده و این عبارت را در ذیل ثبت مربوط قید نمایند: (در تاریخ …………………… روز ………………….. ماه ……………….. سال ……………………….) در دفتر ثبت شركتنامه ثبت شركتهای داخلی تحت شماره………………….. ثبت و هویت شركاء بر اینجانب محرز گردید، سپس هر یك از شركاء و مدیران امضا كننده، شركتنامه مدارك لازم را جهت احراز هویت خود بمتصدی مربوط ارائه داده و بعد از نوشتن (ثبت با شركتنامه برابر است) دفتر را امضا را نمایند و متصدی ثبت نیز دفتر را امضاء مینماید و در مورد شركتهای سهامی باید مفاد اظهارنامه را عیناً در دفتر ثبت شركتنامه ثبت نموده و مؤسسین و مدیران امضاء كننده اظهارنامه و متصدی ثبت با ذكر عبارات فوق و قید جمله (ثبت با اظهارنامه برابر است) بجای جمله ثبت با شركتنامه برابر است دفتر را امضاء نمایند و در مورد مؤسسات غیرتجاری متن تقاضانامه ثبت مؤسسه را عیناً در دفتر ثبت مؤسسات غیرتجاری ثبت نموده و مؤسسین و مدیران امضاء كننده تقاضانامه و متصدی با ذكر عبارات مندرج در بند یك و قید جمله (ثبت با تقاضانامه برابر است) بجای جمله ثبت با شركتنامه برابر است دفتر را امضاء نمایند. 2- در مورد ثبت تغییرات شركتها و مؤسسات غیرتجاری برطبق ماده 200 اصلاحی قانون تجارت مصوبه 1347 مربوط به مقررات راجع به ثبت شركتها و نشر شركتنامه و همچنین ماده 106 قانون اصلاح قسمتی از قانون تجارت و مواد 9 و 10 و 11 آئیننامه اصلاحی ثبت تشكیلات و مؤسسات غیرتجاری بایستی تغییرات مندرج در صورتجلسه را دز ذیل ثبت قبلی در دفتر مربوطه ثبت، افراد امضاء كننده دفتر و همچنین ترتیب و نحوه امضاء دفتر همانست كه برای ثبت اولیه حسب مورد در هر یك از بندهای فوق الذكر قید گردیده است كه با ذكر جمله (ثبت با متن صورتجلسه ابزاری مربوط به تغییرات برابر است) دفتر را امضاء مینمایند. (بند 170 و 171 مجموعه بخشنامه های سال 1349 و بشخنامه شماره 12150/6-27/9/50). 
آمار و فهرست بند 141- الف: هر ماهه آمار شركتهائی را كه ثبت و یا منحل میشوند به اداره دارائی محل ارسال دارید. ب: در اجرای ماده 162 قانون مالیاتهای مستقیم مصوب سال 45 اداره كل ثبت شركتها و ادارات ثبت مكلفند در آخر هر ماه صورتی حاوی نام اشخاص حقیقی و حقوقی را كه دفاتر قانونی خود را در ادارات مزبور ثبت و پلپ نموده اند را با ذكر تعداد دفاتر ثبت شده و شماره های آن به ادارات دارائی محل اقامت مؤسسه ارسال دارند. (مستند فراز 169 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 و 354/6-16/1/46). 
استعلام وضعیت دفاتر موقع انتقال سهم الشركه بند 142- دفاتر اسناد رسمی مكلفند قبل از هر نوع انتقال و واگذاری نسبت به سهم الشركه شركتهای نسبی و تضامنی و با مسئولیت محدود و مختلط سهامی و غیرسهامی استعلام و سپس نسبت به تنظیم سند رسمی اقدام كند. (فراز 177 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
امضاء شركت نامه و ثبت شركت بند 143- صاحبان سهام و شركاء یا نمایندگان قانونی آنها باید ذیل شركتنامه و ذیل ثبت مربوطه را امضاء كنند پس از اینكه شركت در دفترش ثبت گردید مدیران هر شركت و اشخاصی كه از طرف شركت حق امضاء دارند در ستون هشتم دفتر ذیل ثبت را نیز امضاء نمایند. (مستند فراز 170 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 1349). 
پلمپ دفاتر مؤسسات غیر بازرگانی بند 144- پلمپ دفاتر كل و روزنامه برای مؤسسات غیرتجاری كه به ثبت رسیده باشد مانعی ندارد. (فراز 174 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
 فصل 8 
 دفاتر ازدواج و طلاق 
انتخاب سردفتران ازدواج و طلاق از طریق مسابقه بند 145- سازمان ثبت اسناد و املاك كشور به منظور سروسامان دادن به نحوه انتخاب سردفتران ازدواج و طلاق و جلوگیری از تبیعض و هرگونه بی تربیتی در این مورد و تسهیل و تسریع در انجام كار متقاضیان كار دفاتر مذكور جهت انتخاب شایسته ترین افراد از بین داوطلبان و برآوردن نیاز اهالی و ساكنین شهرها و بخشها و روستاهای كشور و سهولت دسترسی آنان به دفاتر ازدواج و طلاق در محل سكونتشان با استفاده از تجربه ای كه در اجرای ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمی و در مورد گزینش سردفتران بدست آمده است مقرر میدارد كه از این پس انتخاب سران دفاتر ازدواج و طلاق نیز برای هر یك از مناق كشور در صورت نیاز سالی یكبار از طریق مسابقه به عمل آید لذا برای اجرای صحیح این منظور لازم است كه: 1- به كلیه واحدهای ثبتی تابعه آن منطقه دستور دهند احتیاجات حوزه ثبتی خود راجع دفاتر ازدواج و طلاق را دقیقاً بررسی و مراتب را به منطقه ثبتی متبوع اعلام یا منطقه احتیاجات گزارش شده را قبل از پایان فروردین ماه هر سال به سازمان اراسل دارند و با این كیفیت از پیشنهاد سردفتری ازدواج و طلاق كه نام اشخاص جز در مورد اقلیت های مذهبی (مسیحی، زرتشتی، كلیمی) خودداری نمایند ضمناً در مورد پیشنهاد فاصله نزدیكترین دفترخانه و آمار كاركرد آخرین سال و جمعیت محل را مورد نظر قرار دهند. 2- سازمان ثبت اسناد و املاك كشور پس از وصول گزارشهای مذكور از طریق انتشارات اگهی در روزنامه های كثیر الانتشار تهران و مركز هر استان یا به هر طریق ممكن دیگر از متقاضیان برای ثبت نام و شركت در آزمون سردفتری ازدواج و طلاق دعوت به عمل خواهد آمد. 3- برای جلوگیری از بروز هرگونه اشكال در انجام امر لازم است به سران دفاتر ازدواج و طلاق آن منطقه اخطار نمایند تا از درخواست تغییر محل دفترخانه خود از حوزه مربوطه به حوزه دیگر خودداری و ادارات ومناطق ثبتی نیز در آینده از ارسال این قبلی درخواستها و پیشنهادات خودداری نمایند. بخشنامه شماره 3147/10-22/5/60 
مهر و تابلو دفاتر ازدواج و طلاق بند 146- الف: مهرها و تابلوهای دفاتر ازدواج و طلاق باید طبق نمونه تصویبی سازمان ثبت باشد و سردفتران ازدواج و طلاق حق دخل و تصرف در آن را ندارند و باید در كلیه اوراق شماره و محل دفترخانه و نام و مشخصات كامل سردفتر چاپ شود. بند 211 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده. ب: پیرو بندهای ۲ و ۱۴۶ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهرماه ۱۳۶۵ نظر به اینکه بر طبق گزارش‌های واصله بعضی از سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق از مهرهای ژلاتینی و یا مهرهایی که دارای تیتر ها و علائم مختلف است استفاده می نمایند لذا بدین وسیله مقرر می دارد که کلیه دفاتر مزبور منحصراً از یک مهرپرسی طبق نمونه تصویبی اداره کارپردازی سازمان ثبت که به دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق تحویل گردیده استفاده نمایند همچنین ادارات ثبت مکلفند به تعداد دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابع فورا نسبت به درخواست مهرهای جدید و سپس اعاده مهرهای فعلی از طریق آن اداره کل اقدام نمایند ضمنا حفظ و نگهداری مهرهای تحویلی به عهده سردفتران است و هرگونه اهمال در این رابطه موجب مسئولیت آنان خواهد بود اقتضا دارد مراتب را به کلیه واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه ابلاغ و در صورت تخلف نسبت به معرفی سردفتر مربوطه اقدام گردد. بخشنامه شماره 5581/34/1 مورخ 24/2/81 سازمان ثبت. 
تهیه دفاتر ازدواج و طلاق از واحدهای ثبتی بند 147- سردفتران ازدواج و طلاق، هر حوزه ثبتی در موقع خرید دفتر جدید باید دفتر تمام شده را به مسئول فروش دفتر ارائه نمایند دفتر جدید پس از ملاحظه دفتر تمام شده تحویل خواهد شد. بند 219 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
نحوه ثبت شماره مسلسل قباله ازدواج و طلاق در دفتر بند 148- سردفتران ازدواج و طلاق مكلفند شماره مسلسل چاپی قباله های ازدواج و طلاق را كه طبق ماده چهارده نظامنامه دفتر ثبت ازدواج باید به ذینفع بدهند با قید تاریخ در ستون ملاحظات ثبت مربوطه قید و امضاء نمایند. بند 214 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 اصلاح شده 
قید مراتب عدم ثبت در دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق بند 149- سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق هر روزی كه سندی ثبت نكرده اند آخر وقت همان روز باید مراتب را در دفتر قید و امضاء كنند. بند 212 مجموعه بخشناه های تاآخر سال 49 اصلاح شده 
فهرست وقایع بند 150- سردفتران ازدواج و طلاق مكلفند پرسشنامه های تسلیمی اداره ثبت احوال را با كسب اطلاع و پرسش از زوجین تكمیل همزمان با تسلیم اعلامیه به اداره مزبور تسلیم نمایند. بند 215 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
عدم تعلق حق الثبت به سند نكاحیه بند 151- الف: چون بموجب ماده 2 قانون ازدواج نسبت به مهریه در تنظیم سند نكاحیه حق الثبت تعلق نمیگیرد لذا نسبت به اقرارنامه های وصول آنهم اخذ حق الثبت به مأخذ مقرر در سند مورد ندارد. ب: رای شماره ه/ ۵۱۶ / ۸۷ مورخ ۸۸/ ۶ / ۲۴ (دادنامه شماره ۴۸۸ مورخ ۸۸/ ۶ / ۱۵ ) هیات عمومی دیوان عدالت اداری (روزنامه رسمی شماره ۱۸۸۰۹ مورخ ۸۸/ ۷ /۵ ) به شرح نظریه شماره ۳۵۰۷۹/ ۸۸/ ۳۰ مورخ ۱۳۸۸/ ۵ / ۱۲ فقهای محترم شورای نگهبان مهریه شرعی همان است که در ضمن عقد واقع شده است و ازدیاد مهر بعد از عقد شرعا صحیح نیست و ترتیب آثار مهریه بر آن خلاف موازین شرع شناخته شد.» بنابراین جزء (ب) از قسمت ۱۵۱ بخشنامه های ثبتی که نتیجتا مبین امکان افزایش مهریه به شرط تنظم سند رسمی است، مستند به قسمت دوم اصل ۱۷۰ قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران و ماده ۴۱ قانون دیوان عدالت اداری مصوب ۱۳۸۵ ابطال می شود. 
اقرار به وصول یا انتقال صداق بند 152- در كلیه موارد انتقال صداق و نیز در مورد اقرار به وصول صداق كه در غیر دفتر ازدواج مربوطه صورت میگیرد باید بدواً بقای حق زوجه از دفتر ازدواج مربوطه استعلام شود. همچنین است در مورد ثب طلاق خلع و مبارات كه پس از ثبت انتقال بشرح بالا مراتب بایستی ظرف 24 ساعت بدفتر ازدواج مربوطه اعلام و رسید اخذ شود. بند 221 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
صداق غیرمنقول بند 153- در مورد صداق غیرمنقول باید قبلاً وضعیت ملك از ثبت محل استعلام شود با وصول پاسخ و نبودن اشكال اقدام به ثبت واقعه گردد. اگر سردفتر دارای دفتر اسناد رسمی باشد بایستی عین قباله را مانند سند رسمی در دفتر اسناد رسمی ثبت و امضاء كند وگرنه قباله را به نزدیكترین دفتر اسناد رسمی بفرستد تا سردفتر آنرا عیناً در دفتر اسناد رسمی ثبت و امضاء كرده و در ظهر قباله شماره و تاریخ ثبت دفتر را ذكر و امضاء نماید سپس خلاصه مربوطه را برابر مقررات به ثبت محل بفرستد. برای ثبت واقعه ازدواج و طلاق در دفتر اسناد رسمی بشرح بالا باید هزینه قانونی ثبت هم ارسال شود بهرحال تسلیم قباله بمتعاقدین قبل از ثبت آن در دفتر اساد رسمی بشرح فوق ممنوع میباشد. بند 205 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49 
بردن دفتر به جلسه عقد بند 154- صاحبان دفاتر ازدواج و طلاق در صورتیكه در مجالس عقد حاضر میشوند باید دفتر ازدواج را با خود همراه ببرند كه زوجین و معرفین و شهود در همان جلسه دفتر راامضاء نمایند. بند 188 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
دادن رونوشت توسط دفاتر ازدواج و طلاق بند 155- رونوشتهائی كه به تقاضای ذینفع وسیله صاحبان دفاتر ازدواج و طلاق تهیه میشود باید هزینه قانونی آن به صندوق ثبت محل پرداخت شود. بند 193 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده. 
ثب سند- صدور اجرائیه بند 156- دفاتر ازدواج و طلاق مكلفد در موقع ثبت سند مشخصات و نشانی كامل زوجین و شهود و معرفین را بور صریح و خوانا قید نمایند و همچنین در هنگام صدور اجرائیه و اخطاریه نیز بایستی مشخصات كامل و نشانی صریح طرفین را قید نمایند. بند 209 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
امضاء ثبت و قباله در مورد نكاح با اجازه ولی بند 157- در مواردیكه اجازه ولی زوجه ضرورت دارد، بایستی ولی زوجه ثبت دفتر و قباله ازدواج را امضاء نماید. بند 198 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49 
حق التحریر بند 158- سردفتران ازدواج و طلاق مكلفند علاوه بر صدور و تسلیم قبض حق التحریر مبلغ دریافتی را در ظهر قباله نیز قید و امضاء نمایند. بند 201 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
ثبت بذل و رجوع بند 159- در مورد بذل و رجوع بما بذل باید مراتب در ستون شرح طلاق ثبت مربوطه و طلاقنامه قید و جریان امر را به دفتر ازدواج و دفتر رسمی مربوطه و زوج اعلام نمایند. 
اقرار به رجوع بمابذل بند 160- در مورد رجوع زوجه به آنچه بذل كرده میتواند مراتب را بموجب سندرسمی اعتراف نماید در اینصورت سردفتر تنظیم كننده سند مكلف است ظرف مدت 24 ساعت رونوشت اداری سند را به دفتر طلاق مربوطخ ارسال دارد، همچنین است در مورد هر اعتراف و یا توافق رسمی طرفین نسبت به واقعه ازدواج ثبت شده در دفتر اسناد رسمی و دفتر ازدواج. 
منع ثبت وقایع جدید در دفاتر بند 161- سردفتران ازدواج و طلاق كه كفالت دفاتر دیگر به آنها واگذار و سوابق تحویل میشود نباید واقعه جدیدی را در دفاتر مزبور ثبت نمایند. بند 186 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده 
خط و نگارش بند 162- صاحبان دفاتر ازداوج و طلاق نیز باید در تحریر دفاتر و اوراق از جوهرهای ثابت استفاده كنند كه قابل تغییر و زوال نباشد. بند 187 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
استفاده از قبوض اقساطی بند 163- در مواردیكه ضمن عقد ازدواج و اجرای طلاق بین زوج و زوجه قراردادی بسته میشود كه وجهی بطور اقساطی تادیه شود سردفتران مكلفند برای پرداخت اقساط از قبوض اقساطی رسمی مانند سایر اسناد رسمی استفده نمایند. بند 190 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
حكم دادگاه درباره سن بند 164- در مواردیكه سن شخصی طبق حكم قطعی داده اصلاح شود ملاك حكم دادگاه میباشد و باید سن مندرج در شناسنامه در متن سند قید و موضوع حكم توضیح داده شود. بند 191 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
خروج از حوزه مأموریت بند 165- صاحبان دفاتر ازدواج و طلاق حق ندارند بدون كسب اجازه قبلی از ثبت محل از حوزه مأموریت خود خارج شوند. بند 192 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49 
شمول مواد 53 و 54 قانون ثبت نسبت به سران دفاتر ازدواج و طلاق بند 166- ماده 53 و 54 قانون ثبت شامل سردفتران ازدواج و طلاق نیز میباشد. بند 194 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
مشخص نبودن تاریخ تولد در ورقه هویت بند 167- در موردیكه روز و ماه تولد در ورقه هویت قید نشده تاریخ تولد اول مهرماه همان سال محسوب خواهد شد. بند 196 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
دعوی فوت شوهر بند 168- ادعای فوت شوهر بدون قید در شناسنامه مسموع نیست باید مدعی به اداره ثبت احوال راهنمائی شود مگر آنكه فوت شوهر طبق مدارك قانونی از قبیل گواهی حصر وراثت و غیره محرز باشد. بند 203 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
بذل غیرمنقول بند 169- الف: در مورد بذل صداق غیرمنقول باید وضعیت ملك از ثبت محل استعلام و پس از رسیدن پاسخ و نبودن اشكال اقدام به ثبت كنند. ب: در مورد بذل صداق غیرمنقول سردفتر طلاق باید مواد ثبت دفتر را به دفتر اسناد رسمی كه قباله ازدواج را ثبت كرده بفرستد تا مراتب را برابر مقررات ثبت و خلاصه آنرا به ثبت محل ارسال دارند. ج: اگر مال غیرمنقول دیگری مورد بذل باشد باید مانند قباله ازدواج عیناً طبق مقررات در دفتر رسمی ثبت و خلاصه آنرا به ثبت محل بفرستد. د: در مواردیكه ملك بذل میشود سردفتر نمیتواند قبل از انقضاء عده سند انتقالی را ثبت نماید. بند 206 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
عدم رسمیت قباله های عادی ازدواج و طلاق و نحوه رسمیت دادن به آنها بند 170- قباله های عادی ازدواج و طلاق قابل ثبت در دفتر ثبت ازدواج و طلاق نمیباشد ولی زوجین میتوانند برای رسمیت دادن به آنها مواد 66 و 68 اصلاحی آئیننامه قانون ثبت احوال بیكی از دفاتر اسناد رسمی مراجعه و طبق ضوابط اقرارنامه لازم در خصوص مورد تنظیم نمایند. بند 204 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده 
شرایط تنظیم اقرارنامه زوجیت بند 171- با توجه به مقررات قانونی هرگاه شناسنامه زوج ومدارك تسلیمی دیگر دلالت كند كه زوج همسر دیگری ندارد و این معنی مورد تأیید زوجه هم قرر گیرد ثبت اقرارنامه رسمی طبق ماده 68 اصلاحی مصوب سال 23/12/1350 آئیننامه قانون ثبت احوال بلاشكال است و باید در متن سند اعتراف طرفین به اینكه زوج همسر دیگر ندارد نیز تصریح و قید گردد. بند 255 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 اصلاح شده 
ثبت نكاح منقطع و بذل مدت بند 172- در مورد نكاح منقطع و بذل مدت چون طلاق مطابق قانون مدنی مخصوص نكاح دائم است، بنابراین بذل مدت كه مخصوص نكاح منقطع است محتاج به گواهی عدم امكان سازش از دادشگاه نمیباشد. 
ارسال پاسخ مقامات رسمی بند 173- سردفتران ازدواج و طلاق مكلفند پاسخ نامه ها و مكاتبات مقامات رسمی را فوراً بدهند. بند 213 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
قباله ازدواج و طلاق بند 174- واحد فروش اوراق مالی سازمان ثبت و همچنین ادارات ثبت شهرستانها مكلفند عقدنامه و طلاقنامه را با تعیین شماره مسلسل چاپی و پس از ثبت آن در دفتر مخصوص بخود سردفتران ازدواج، و طلاق از طرف آنها بفروشند. چنانچه در موقع تحریر این برگها در دفاتر مزبور دفترچه باطل گردد باید لاشه آنرا عیناً به واحد فروش مربوطه در مركز و به حسابداری ثبت مربوطه در شهرستانها تحویل نمایند. بند 217 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 اصلاح شده 
وظیفه سردفتران ازدواج و طلاق در مورد فهرست و آمار شناسنامه های مخدوش بند 175- صاحبان دفتر ازدواج و طلاق باید رعایت مقررات را كرده و در تنظیم فهرست و آمار دقت نمایند كه تمام ستون های آن پرشده و نقصی نداشته باشد و اگر شناسنامه مخدوش یا ناخوانا برخورد نمودند از ثبت واقعه خودداری و صاحب شناسنامه را برای تعویض آن به ادازه ثبت احوال راهنمائی نمایند. بند 195 مجموعه بخشنامه های ثبتی اصلاح شده تا آخر سال 49 
اعلامیه بند 176- دفاتر ازدواج و طلاق مكلفند با رعایت ماده 31 قانون ثبت احوال هر 15 روز یكمرتبه وقایع ازدواج و طلاق و رجوع را كه در دفاتر به ثبت میرسد طبق نمونه به نزدیكترین بخش ثبت احول تحویل و رسید اخذ نمایند. بند 216 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده 
وضع دفاتر ازدواج و طلاق بعد از تعلیق یا انفصال صاحب دفتر بند 177- هر یك از صاحبان دفاتر كه معلق و منفصل یا بركنار میشوند شخصاً و در صورت فوت سردفتر وارث آنها مكلف هستند كه پس از وصول ابلاغ تعلیق یا انفصال و همچنین فوت سردفتر بهیچ وجه مداخله و تصرفی در دفاتر و اوراق مربوطه به آن ننمایند و كلیه سوابق را طبق صورت مجلس به كفیل یا كسی كه از طرف ثبت متبوعه تعیین میشود تحویل نمایند. بند 185 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تفهیم شروط مندرج در نكاحیه به زوجین بند 178- در رابطه با نكاحیه های جدید كه متن آن به تصویب شورایعالی قضائی رسیده است لازم است به كلیه دفاتر ازدواج و طلاق سراسر كشر ابلاغ نمائید كه تكلیف شرعی و قانونی دارند قبل از انشاء عقد ازدواج یك شروط مندرج در نكاحیه را برای زوجین قرائت و تفهیم و هر شرطی كه مورد توافق زوجین قرار گرفت ذیل آنرا امضاء نمایند و سردفتران ازدواج مكلفند شروط مورد توافق را ضمن عقد نكاح ایجاب نمایند و لازم است قبل از اجرای صیغه عقد بزوجین تذكر دهند كه قبول شروط مندرج در نكاحیه الزامی نیست و منوط به توافق قبلی طرفین است. ضمناً متذكر میگردد تخلف از این دستور موجب تعقیب انتظامی خواهد شد. بخشنامه شماره 10220/10-30/11/62 براساس نامه شماره 53541/1-17/11/52 شورایعالی قضائی. 
ابلاغ واقعی اخطار به زوجه بند 179- با توجه به شكوائیه هائی كه به اینجانب واصل شده و تذكر دادستان محترم كل كشور و با در نظر گرفتن جهات شرعی و احتیاط مقتضی است به دفاتر ازدواج و طلاق بخشنامه شود كه لزوماً ابلاغ اخطاریه ها واقعی باشد نه قانونی و از حالت زن مطلقه اخبار شود تا خدای نكرده خلاف شرعی انجام نگیرد. بخشنامه شماره 2823/10-3/4/63 
 فصل 9 
 ازدواج با اتباع خارجی 
عدم اخذ و ارسال شناسنامه و گذرنامه بانوان ایرانی و مردان خارجی موقع ثبت واقعه ازدواج آنها بند 180 – مقتضی است به کلیه دفاتر ازدواج تابعه ابلاغ نمایید تا اطلاع بعدی از اخذ و ارسال شناسنامه و گذرنامه ایرانی بانوان ایرانی که با مردان خارجی ازدواج می‌نمایند صرفنظر و پس از انجام تشریفات مربوطه به ثبت ازدواج نسبت به استرداد مدارک شناسایی اینگونه متقاضیان اقدام لازم معمول و فقط نسبت به ارسال خلاصه واقعی ازدواج تنظیمی آنان به ضمیمه پروانه ازدواج به شهربانی کشور (اداره اقامت بیگانگان) در مرکز و به شهربانی های محل در شهرستان ها اقدام مقتضی به عمل آورند بدیهی است مورد مذکور شامل حال بانوان خارجی که با مردان ایرانی ازدواج می‌نمایند به استناد بند ۶ از ماده ۹۷۶ قانون مدنی کتاب تابعیت به تابعیت دولت ایران مفتخر می‌شوند نبوده و روش کنونی مبنی بر اخذ و ارسال مدارک شناسایی بانوان خارجی پس از ثبت ازدواج کماکان به قوت خود باقی است. بخشنامه شماره 13921/2 – 22/11/54 اصلاح شده. 
پروانه اقامت بند 181 – در مواردی که یکی از زوجین تبعه بیگانه است بایستی علاوه بر گذرنامه پروانه اقامت معتبر از شهربانی در دست داشته باشد و مهر اقامت سه ماه یا بیشتر که در گذرنامه این قبیل اشخاص زده می‌شود نمی‌تواند پروانه اقامت برای ازدواج محسوب گردد. بند 229 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹. 
تشریفات بعد از ثبت ازدواج زنان خارجی با ایرانیان بند 182 – پس از ثبت ازدواج نسوان خارجی با اتباع ایرانی گذرنامه خارجی و جواز اقامت نسوان خارجی را که به عقد ازدواج اتباع ایران درآمده‌اند اخذ و به ضمیمه اعلامیه حاکی از مراتب ذیل: 1- تاریخ وقوع ازدواج با قید شماره و تاریخ و محل صدور عقدنامه 2- اسم و نام خانوادگی زوجه قبل از ازدواج با اسم پدر و شماره و تاریخ و محل صدور گذرنامه و جواز اقامت او 3- تابعیت زوجه قبل از ازدواج 4- اسم و نام خانوادگی و اسم پدر زوج و تاریخ و شماره و محل صدور شناسنامه او 5- محل سکونت زوجین. به وسیله ثبت محل به اداره کل شهربانی در مرکز و شهربانی های مربوطه در ولایات ارسال دارند تا موافق مقررات اقدام نمایند. بند ۴۱۴ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
اسناد تنظیم شده در خارج – لزوم رویت جواز اقامت بند 183- هرگاه یكی از زوجین بیگانه باشد پیش از دیدن جواز اقامت نباید عقد واقع شود. كسیكه جواز اقامت ندارد به اداره ثبت اطلاع دهید تا وسیله شهربانی برای رسیدگی بعلت نداشتن جواز اقدام شود. مهر اقامت سه ماهه یا بیشتر كه در گذرنامه زده میشود نمیتواند پروانه اقامت برای ازدواج محسوب گردد. (بند 406 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
تشریفات ثبت ازدواج مرد غیرایرانی با زن ایرانی بند 184- با توجه به ماده 1060 قانون مدنی و آئینامه زناشوئی بانوان ایرانی با اتباع بیگانه و مقررات ماده 17 قانون ازدواج یا بانوان ایرانی بدون كسب اجازه از وزارت كشور مبادرت به ثبت ازدواج ننمائید. و شماره و تاریخ اجازه نامه را در ستون ملاحظات دفتر ازدواج قید كرده و از درج موضوع عقد در گذرنامه خودداری نمائید. (بند 411 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
تشریفات بعد از ثبت ازدواج زنان ایرانی با اتباع خارجه بند 185- در مورد ازدواج زنان ایرانی با بیگانگان پس از رعایت مقررات ماده 17 قانون ازدواج و وقوع عقد و ثبت در دفتر ازدواج باید اعلامیه حاكی از مراتب ذیل: 1- اسم و نام خانوادگی 2- تابعیت زوج. 3- نمره گذرنامه زوج و محل صدور آن. 4- نمره جواز اقامت و اظهارنامه زوج و محل صدور آن (اظهارنامه اتباع خارجه در صفحه اول جواز اقامت آنها مندرج است). 5- نمره و محل صدور اجازه نامه ازدواج كه طبق ماده 17 قانون بعمل آمده. 6- جایگاه زوج و زوجه. 7- نمره ورقه هویت زوج و محل صدور آن. بوسیله ثبت محل به شهربانی محل ارسال دارند تا شهربانی مطابق مقررات اقدام و مراتب را به دفتر ثبت احوال اطلاع دهد. (بند 415 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
مقررات ثبت ازدواج كاركنان وزارت امور خارجه و نیروهای مسلح با بانوان خارجی بند 186- سردفتران ازدواج بایستی از ثبت واقعه ازدواج كارمندان وزارت امور خارجه با زنان بیگانه خودداری و نسبت به ثبت واقعه ازدواج افسران و كارمندان نیروهای مسلح كسب مجوز نمایند. (بند 412 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
ثبت ازدواج اتباع ایتالیا بند 187- در صورت ثبت ازدواج اتباع ایتالیا با اتباع دولت ایران یك برگ رونوشت از سند ازدواج با سایر مدارك به اداره اقامت بیگانگان در شهربانی كل كشور ارسال دارند. (بند 416 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
احراز مجرد بودن زن خارجی بند 188- در مورد ازدواج زنان غیر ایرانی با ایرانی باید مجرد بودن زن احراز شود. (بند 407 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
 فصل 10 
 طلاق و رجوع 
ثبت طلاق و اعلام بدفتر ازدواج بند 189- سردفتران طلاق مكلفند بمحض ثبت واقعه و تكمیل دفتر و طلاقنامه رونوشت اداری ثبت دفتر را به دفترخانه ای كه واقعه ازدواج را ثبت كرده بفرستد كه سردفتر ازدواج موضوع را در ستون ملاحظات ثبت مربوطه قید نماید. بند 208 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49. 
عدم تأخیر اجرای حكم دادگاه در مورد ثبت واقعه طلاق بند 190- بطوریكه مشاهده میشود بعضی از سردفتران طلاق ثبت واقعه طلاق را موكول به پرداخت نیم عشر اجرائی مربوط به مهریه كه برای وصول آن اجرائیه صادر شده است مینمایند و حال آنكه هیچگونه ارتباطی بین ثبت واقعه طلاق و وصول نیم عشر نمیباشد (زیرا اجراء خود مكلف به وصول حقوق دیوانی است) بنابراین، پرسش از اجرای ثبت اسناد راجع به ختم پرونده اجرائی و بالنتیجه تأخیر در اجرای دستور دادگاه صلحه مجوزی ندارد، تخلف از این دستور موجب تعقیب انتظامی سردفتر متخلف خواهد شد. 
ازدواج مطلقه رجعیه بند 191- در مورد ازدواج زنیكه بطلاق رجعی مطلقه شده باشد صاحب دفتر ازدواج باید قبلاً از دفتر طلاق استعلام و در صورت عدم رجوع زوج و نبودن مانع دیگر مبادرت به ثبت ازدواج نماید. بند 197- مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49. 
رجوع بمابذل بند 192- در مورد رجوع زوجه بمورد بذل مراتب را در طلاقنامه و ستون ملاحظات ثبت دفتر قید و امضاء نموده مراتب را فوراً ضمن اخطار بزوج اطلاع دهند. بند 202 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49. 
اجرای صیغه طلاق بند 193- سردفتران طلاق باید برای اجرای صیغه طلاق وقت تعیین نمایند كه اجرای صیغه و امضاء شهود و عدلین و سایر تشریفات لازم در یك جلسه انجام میشود. 
احراز وجود شرایط صحت طلاق بند 194- برای احراز وجود شرایط صحت طلاق در صورت امكان حضور زوجه بایستی به آدرس مندرج در سند نامبرده اخطار شود كه ظرف پنج روز پس از رویت اخطاریه حضور بهمرسانند مگر اینكه دلائلی برعدم امكان حضور زوجه از طرف زوج ارائه شود اقامت زوجه در خارج از حوزه محل دفترخانه مانع صدور اخطار نسیت، زوجه میتواند نماینده معرفی یا مطالب خود را كتباً اعلام دارند. بند 200 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49. 
نحوه ثبت طلاق با توافق زوجین بند 195 – 1- بمنظور جلوگیری از اقدامات و تخلفات بعضی سردفتران طلاق كه عمل آنها در عدم رعایت مقررات قانونی موجب شكایت میشود مراتب ذیل را متذكر میگردد . رعایت آن مورد تاكید است. در مورد تخلف و عدم توجه سردفتر بلافاصله طبق ضوابط قاونی تحت تعقیب انتظامی واقع خواهد شد. 2- طبق تبصره 2 از ماده 3 لایحه قانونی دادگاه مدنی خاص مصوب 8/7/58 شورای انقلاب جمهوری اسلامی ایران كه مقرر داشته: «… موارد طلاق همان است كه در قانون مدنی و احكام شرع مقرر گردیده ولی در مواردیكه شوهر باستناد ماده 1133 قانون مدنی تقاضای طلاق میكند دادگاه بدواً حسب آیه كریمه: فان خفتم شقاق بینهما فابعثوا حكماً من اهله و حكماً من اهلها فان یریدا اصلاحاً یوفق الله بینهما ان الله كان علیماً خیراً» اجراء طلاق و ثبت در دفتر رسمی طلاق موكول بصدور اجازه از دادگاه خاص مدنی است و بدون صدور اجازه مزبور هیچ سردفتر طلاق حق ثبت طلاق را ندارد. 3- در موردیكه زوجین در دفتر طلاق حضور بهمرسانند و درخواست طلاق مبنی بر توافق آنها باشد تسلیم توافق نامه رسمی تنظیمی در دفتر اسناد رسمی ضروری نیست ولی باید توافق از زمان مراجعه تا لحظه اجراء طلاق بدون تردید و تزلزل یكی از طرفین ثابت و محققف باشد و تا تامام تشریفات طلاق در توافق آنان تزلزل حادث نشده باشد چون در غیر اینصورت با زوال توافق قبلی مراجعه به دادگاه مدنی خاص برمبنای قانون مصوب شورای انقلاب ضروری و بدون اجازه دادگاه اجراء طلاق تخلف از قانون است و در هر حال توافق كامل و قطعی زوجین در لحظه اجراء طلاق باید برای سردفتر محرز و مسلم و ثابت باشد و این موضوع لازم است در دفتر منعكس گردد و به امضاء زوجین و معرفین برسد. 4- در مواردی كه برای اعلام توافق حضور زوجه متعسر و یا غیرممكن باشد علاوه بر دریافت اقرارنامه رسمی سردفتر بدون دلائل و مدارك كافی كه عدم امكان حضور زوجه را اثبات نماید حق ثبت طلاق را ندارد و غیرممكن بودن حضور زوجه باید مورد تصدیق و گواهی شهود هم باشد و این امر باید در طلاقنامه درج و به امضاء شهود برسد. (رعایت مراتب مرقوم در بند 2 و 3 این بخشنامه و لزوم حضور زوجه بمنظور احراز قطعی و بی تردید حصول توافق و عدم انصراف زوجین و در نتیجه وسیله احراز عدم لزوم مراجعه به دادگاه مدنی خاص است). 5- اجراء صیغه طلاق و ثبت آن بمحض مراجعه و خودداری سردفتر از اصلاح ذات البین و تعجیل و شتابزدگی وی در اجراء صیغه طلاق و ثبت آن در واقع نشانه سودجوئی سردفتر و بی اعتنائی او بسرنوشت خانواده ها و دلیل معتبر بر زوال صلاحیت اخلاقی و موجب تعقیب فوری او خواهد بود و چون باید بین اولین مراجعه و تاریخ اجراء و ثبت طلاق فاصله متعارف وجود داشته بشد هرگاه اختلاف زوجین مرتفع نشود و مطلقه شدن زوجه از طریق رأی دادگاه مدنی خاص و یا حصول توافق اجتناب ناپذیر باشد باید تاریخ اولین مراجعه و تاریخ اجراء طلاق در دفر و طلاقنامه درج شود و رعایت این فاصله به امضاء شهود و معرفین برسد و محرز نماید كه در اولین مراجعه طلاق واقع نشده باشد و در هر حال این دو تاریخ نباید همزمان باشد بلكه باید با فاصله معقول و متعارفی باشد كه رفع شقاق و اختلاف و حصول وفاق بین زوجین را ممكن سازد. 6- اجراء طلاق و ثبت آن در حالت هیجان و اختلافات سطحی و زودگذر زوجین كه بعداً موجب پشیمانی آنها و پریشانی خانوادهها و تغییر مقدرات و سرنوشت زندگی فرزندان آنها میشود اكیداً ممنوع است و باید طلاق در حالت عادی و آرامش و مرتفع شدن اختلافات سطحی و جزئی صورت گیرد. 7- در مواردیكه جمیع شرائط طلاق موجود و اجراء آن اجتناب ناپذیر باشد با منظور داشتن و اعمال دستورهای فوق سردفتر باید ترتیب حضانت و نگهداری و سرپرستی و تعلیم و ترتیب معیشت فرزند یا فرزندان را برمبنای مقررات مدنی بطرفین تفهیم نماید و هر ترتیب دیگری را كه برحسب توافق و رضایت بین خود مقرر داشته اند باید بنحو صریح و واضح مشخص و در طلاقنامه ثبت و درج شود و به امضاء برسد. اصلاحی بخشنامه های شماره 11383/10-58- و 10540/10-14/11/58 
 فصل 11 
 گواهی پزشکی 
لزوم ارائه گواهی پزشك بند 196- الف: نقاطی كه آگهی وزارت دادگستری بر لزوم ارائه گواهی پزشك مربوطه به امراض ساریه مهم قبل از ازدواج منتشر گردیده سردفتران متخلف از ماده 2 قانون مذكور را به دادسرای محل معرفی كنید تا طبق ماده چخار همان قانون با ایشان رفتار نمایند، سازمان ثبت را هم از نتیجه اقدام مستحضر كنید. ب: اسامی پزشكان صالح برای صدور گواهی تندرستی نامزدان ازدواج در هر حوزه همان است كه در آگهی وزارت دادگستری قید شده است. ج: امراض ساریه مهم (سوزاك- سفلیس- شانكرنرم- نیكلافادر) میباشند. بند 226 مجموعه بخشنامه های تا اخر سال 49 
گواهی پزشك در مورد اتباع ایرانی مقیم خارج كشور بند 197- چون برخی از افراد تبعه دولت كه در خارج از كشور اقامت دارند به كسانیكه مقیم كشور هستند وكالت میدهند نسبت به انجام تشریفات قانونی ثبت ازدواج آنها در نقاطیكه قانون لزوم ارائه گواهینامه پزشك قبل از ازداج اجراء شده اقدام كنند از لحاظ اینكه ثبت ازدواج چنین اشخاصی از جهت ارائه گواهی نامه قانونی مواجه با اشكال نگردد طبق نامه شماره 790/8-24/3/44 اداره كل مبارزه با بیماریهای واگیر وزارت بهداری موافقت نموده كه ذینفع از مراجع صلاحیت دار نداشتن امراض مسریه لازم كه در مورد تأیید كنسولگری ایران قرار گرفته باشد تحصیل و به پزشكان مجاز محل ثبت ازدواج تسلیم نمایند كه بر طبق آن گواهی نامه صادر گردد. بند 228 مجموعه بخشنامه های تا اخر سال 49 اصلاح شده 
 فصل 12 
 بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق 
نحوه بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق بند 198- رؤسای هر حوز ثبتی مكلفند دفاتر ازدواج و طلاق مقر اداره را اعم از اسناد رسمی و ازدواج و طلاق اقلاً ماهی یكبار و دفاتر خارج از مقر اداره را حداقل هر شش ماه یكمرتبه شخصاً یا بوسیله بازرس یا كارمند مطلع و مورد اعتماد طبق فرمهای پیوست ارسالی بازرسی نمایند و لازم است در تنظیم صورتمجلس بازرسی به نكات زیر توجه فرمایند: 1- بازرسان موظفند كلیه نكات مندرج در فرم صورتمجلس بازرسی را با دقت كامل و رعایت ترتیب مقرر در فرم یك به یك دقیقاً بررسی و در هر مورد صریحاً اظهار نظر و در صورت مجلس بازرسی خود قید فرمایند. 2- در امور مالی مراقبت و دقت بیشتری معمول و صریحاً معلوم نمایند سردفتر در رسیدگی های قبلی هم بدهی داشته یا خیر؟ و در صورت داشتن بدهی قبلی تاریخ پرداخت آن صریحاً در صورتمجلس قید و مدارك مربوطه را نیز ملاحظه و گواهی نمایند. 3- چنانچه سردفتر و دفتریار بدهكار باشند تذكر دهند فوراً در پرداخت بدهی خود اقدام و قبض رسید حاكی از پرداخت را به بازرس مربوطه ارائه و شماره قبض را در صورتمجلس منعكس فرمایند. 4- در مواردی كه امور سردفتری و یا دفتریاری دفترخانه به كفالت اداره میشود نام و نام خانوادگی كفیل را در صورتمجلس ذكر نمایند. 5- هرگاه در عمل با مسائل دیگری مواجه شدند كه در فرم به آن اشاره نشده و انعكاس آن در صورتمجلس ضروری باشد آخر فرم در قسمت توضیحات مطلب را قید فرمایند. 6- در كلیه مواردیكه تهیه و تنظیم فهرستهای اشاره شده در فرم صورتمجلس ضرورت دارد مراقبت نمایند در هر مورد به تعداد فسخ صورتمجلس فهرست تنظیم و ضمیمه هر نسخه فرمایند. 7- صورتمجلس بازرسی بایستی در سه نسخه با خط خوش و خوانا و واضح و ذیل هر یك از نسخ و ضمائم آن را سردفتر و دفتریار و بازرس اعزامی با ذكر نام و نام خانوادگی و تاریخ امضاء و دو نسخه از صورتمجلس تنظیمی را به اداره كل ثبت مناطق ارسال فرمایند. 8- مسئولیت اجرای دستورات بالا و نظارت در تنظیم صحیح صورتمجلس بازرسی بر اسامی فرمهای پیوست ب مدیران كل هر منطقه ثبتی بوده كه بایستی مراقبت كامل نمایند در گزارش و تنظیم صورتمجلس بتمام موارد مذكور در فرم جواب داده شده و به تمام ردیفهای مندرج در آن بترتیب به نحویكه محتاج به هیچ نوع مكاتبه و استیضاح مجدد نباشد رسیدگی قطعی و منجز بعمل آمده باشد. 9- مقتضی است مدیران كل ثبت مناطق یك نسخه از صورتمجلس بازرسی و ضمائم آنرا برای رسیدگی و اقدامات لازم را به اداره كل امور اسناد و سردفتران ارسال فرمایند. بخشنامه شماره 8779/10-7/11/64 – فرم صورتجلسه بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق منضم به بخشنامه شماره 8779/10-7/11/64 سازمان ثبت 1- شماره دفتر ازدواج 2- شماره دفتر طلاق 3- محل دفترخانه و حوزه ثبتی 4- نام و نام خانوادگی سردفتر 5- نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسان 6- شماره/ تاریخ حكم یا دستور بازرسی 7- مرجع صدور حكم بازرسی 8- تاریخ شروع و خاتمه بازرسی بعدد/بحروف 9- شماره و تاریخ اولین تا آخرین سند بازرسی شده از سند شماره/…………………….. تاریخ…………………………. تا سند شماره/…………………….. تاریخ ………………………… 10- در صورت بازرسی قبلی دفترخانه: الف: شماره/ تاریخ اولین سد تا آخرین سند بازرسی شده قلبی: از سند شماره/ تاریخ …………………… ب: نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسین قبلی 11- اگر سردفتر كفالت دفترخانه های دیگری را نیز بعهده دارد مراتب با قید شماره دفترخانه و تاریخ كفالت ذكر شود. الف: دفتر ازدواج 1- به رعایت ماده 1 نظامنامه دفتر ثبت ازدواج و طلاق، كلیه دفاتر موجود در دفترخانه مجلد بوده وتمامی صفحات آن دارای مهر و امضای نماینده دادستان میباشد، در تمام ثبتها رعایت شماره مسلسل شده و در ظهر صفحه اول و آخر دفاتر نیز تعداد كلیه صفحات با تمام حروف قید و ممضی و ممهور میباشد و از این حیث اشكالی بنظر رسید/نرسید كه مشخصات دفاتر ناقص و توضیحات سردفتر بشرح زیر است: 2- با ملاحظه وقایع ثبت شده در دفاتر موجود دفترخانه: از حیث حفط فاصله سطور و تصحیح و اضافه آنها و باقی ماندن محل سفید و ابطال محلهای مذكور و حذف كلمات زیادی و تصحیح و اضافات دیگر رعایت مواد 3 و4 و5و 6 نظامنامه دفتر ازدواج و طلاق مصوب 17/7/1310، شده است/ نشده است كه مشخصات دقیق اینگونه ثبتها و چگونگی نقائص و توضیحات سردفتر بشرح ذیل است: 3- امضای ذیل ثبتهای واقعه ازدواج ملاحظه و كنترل گردید و از این حیث رعایت ماده 10 اصلاحی نظامنامه دفتر ثبت ازدواج و طلاق مصوب 1313 شده است/ نشده است كه مشخصات ثبتهای ناقص و چگونگی امر و توضیحات آقای سردفتر بشرح زیر است: 4- در ثبت وقایعی كه با وكالت از طرف زوج یا زوجه انجا پذیرفته، ضوابط مقرر در ماده 10- اصلاحی 1313 و ماده 11 نظامنامه دفتر ثبت ازدواج و طلاق و سایر موازین قانونی رعایت شده است/ نشده است كه مشخصات اینگونه ثبتها و موارد نقص آنها و توضیحات سردفتر به شرح ذیل اعلام میگردد: 5- در مواردیكه زوج و زوجه یا یكی از آنها كر یا گنگ و یا كور بوده اند مراتب در متن و ستون ملاحظات ثبتهای مربوطه قید و به امضای آقای سردفتر رسیده است و از این جهت رعایت ماده 12 نظامنامه دفتر ازدواج و طلاق مصوب 17/7/1310 شده است/ نشده است كه موارد نقص مشخصات این قبیل ثبتها و توضیحات سردفتر بشرح زیر است: 6- كلیه قسمتهای خالی و سفید دفتر چاپی ثبت واقعه ازدواج دقیقاً و با خط خوانا توسط دفترخانه تكمیل و پر شده است و محل خالی سفید تكمیل نشده در ثبت ها ملاحظه نشد و كلیه موارد مقرر در ماده 13 نظامنامه دفتر ازدواج و طلاق رعایت شده است/ نشده است كه فهرست مخشصات ثبتهای ناقص و توضیحات سردفتر ذیلاً اعلام میگردد: 7- شروط ضمن عقد نكاح و یا ضمن عقد لازم دیگر كه بین زوجین مقرر شده و مشتركاً توافق و پذیرفته اند به امضای هر دو رسیده و از نظر امضای ذیل شروط در ثبتهای مورد بازرسی نواقصی مشاهده نشد/شد كه چگونگی امر و توضیحات سردفتر بشرح زیر است: 8- چون برای اینكه سند ازدواج، سند رسمی محسوب شود علاوه بر سایر شرایط مقرر در نظامنامه دفتر ازدواج و طلاق و قانون ازدواج لااقل باید دارای شش امضاء بقرار ذیل باشد: الف- زن و شوهر ب- مجری یا مجریان صیغه طلاق پ- دو نفر شاهد یا بیشتر- (و اگر مجری صیغه عقد ازدواج یكنفر باشد در اینصورت لااقل امضای سه نفر شاهده لازم است): توضیحاً: در مواردیكه اجازه ولی زوجه نیز طبق مقررات مربوطه ضروری باشد بایستی دقت شود امضای ولی نیز ذیل ثبت دفتر وجود داشته باشد. لذا ثبتهای مورد بازرسی از این حیث نیز كنترل و اشكالی وجود نداشت/ داشت كه مشخصات ثبتهای ناقص و توضیحات سردفتر بشرح ذیل اعلام میگردد: 9- شماره مسلسل دفترچه های نكاحیه در ستون ملاحظات دفتر ازدواج قید شده و ثبتهای تكراری و یا الحاقی ملاحظه نشد/ شد كه موارد نقص و توضیحات آقای سردفتر ذیلاً اعلام میگردد: 10- در مورد آن قسمت از ثبتهائی كه مهریه مقرره مال غیرمنقول بوده است برابر مقررات مربوطه مهریه غیرمنقول با استعلام قبلی وضعیت ملك و تنظیم سند جداگانه در دفتر اسناد رسمی به ثبت رسیده و ثبت دفتر از این حیث تكمیل است و اشكالی بنظر نرسید/رسید كه موارد نقص و توضیحات سردفتر بشرح زیر است: 11- در مورد ثبت واقعه ازدواج اتباع بیگانه كلیه ضوابط و موازین مقرر در ماده 18 قانون ازدواج مصوب 1310 و آئینامه زناشوئی ایرانی با اتباع غیرایرانی و سایر موازین و مقررات رعایت شده است/ نشده است كه موارد نقص و توضیحات سردفتر ذیلاً اعلام میگردد: 12- وجوهی كه تأدیه آن بطور اقساط زوجین مقرر شده نظیر سایر اسناد رسمی از قبوض اقساط رسمی استفاده شده است/ نشده است كه چگونگی امر و توضیحات سردفتر بشرح زیر است: 13- اعلامیه های ازدواج و حقوق دولتی متعلقه به آن و نیز حقوق دیوانی وضوع تبصره 76 قانون بودجه سال 63 كل كشور بطور مرتب و منظم و صحیح تأدیه و ارسال و دفترخانه از بابت حقوق دولتی مقرره بدهی نداشت/ داشت كه در مورد واریز مبلغ ……………………….. ریال بدهی و كسر پرداختی مراتب به سردفتر تذكر داده شد و مشارالیه بموجب فیش شماره …………………………. تأدیه نمود. 14- موضوع اخذ و نگاهداری پاسخ استعلامات مربوط به رجوع یا عدم رجوع زوجه مطلقه هنگام ثبت واقعه ازدواج و همچنین گواهی پزشكی و سایر مدارك مستنداتی كه سردفتر ازدواج قانوناً مكلف به اخذ و نگهداری آنها میباشد و نیز تهیه و ارسال بموقع آمارهای ماهیانه و سایر اطلاعات خواسته شده توسط اداره ثبت متبوعه بطور دقیق و مرتب و منظم و كامل و صحیح توسط دفترخانه رعایت شده است/ نشده است كه موارد اشكال و نقص و همچنین توضیحات سردفتر ذیلاً اعلام میگردد: ب: دفتر طلاق 1- با ملاحظه دفتر ثبت واقعه طلاق و مدارك و مستندات ثبتهای مورد بازرسی، دفتر طلاق موجود در دفترخانه از حیث شماره مسلسل ثبتها و قید شماره صفحات و نیز مجلد بودن دفتر، و ممضی و ممهور بودن تمام صفحات دفتر به امضای نماینده دادستان و نیز پلمپ آن و قید تعداد كلیه صفحات در ظهر برگ اول و آخر دفتر و حفظ فاصله سطور و نحوه حذف كلمات و جملات اضافی و زائد و تصحیح و اضافات و باقی نگذاردن محلهای سفید و خالی در دفاتر چاپی و تكمیل كلیه قسمتهای دفتر و همچنین اخذ رونوشت با فتوكپی مصدق شناسنامه و حكم قطعی صادره از دادگاه مدنی خاص برای ثبت طلاق و نیز اخطارهای قانونی صادره و رؤیت شده و مراعات فرجه و مهلتهای مقرر در بخشنامه ها و دستورالعمل های صادره و سایر مدارك و مستنداتی كه سردفتر طلاق قانوناً موظف به اخذ و نگاهداری و مراعات آن است از جمیع جهات كامل و جامع است و در این موارد اشكالی بنظر نرسید/ رسید كه موارد نقص و توضیحات سردفتر ذیلاً اعلام میگردد: 2- امضاهای ذیل ثبت واقعه طلاق كنترل گردید و با توجه به مقررات و ضوابط مربوطه از این حیث اشكال بنظر نرسید/ رسید كه موارد نقص و توضیحات سردفتر بشرح زیر است: 3- آمارهای ماهیانه و سایر اطلاعات خواسته شده توسط واحد ثبتی متبوعه و اعلامیه ها بطور مرتب ومنظم و صحیح و بموقع تهیه و ارسال و حقوق دولتی مقرره و نیز حقوق موضوع تبصره 76 قانون بودجه سال 63 كل كشور صحیحاً وصول و ایصال و دفترخانه از بابت حقوق دیوانی مقرره بدهی و یا كسر پرداختی نداشت/ داشت كه در مورد مبلغ …………………………. ریال بدهی و كسر پرداختی مراتب به سردفتر تذكر داده شد و مشارالیه بموجب فیش شماره ……………………….. تأدیه نمود. 4- ثبتهائی كه با وكالت از طرف زوج و یا زوجه انجام پذیرفته مدارك و مستندات لازم اخذ و ضوابط و موازین قانونی و بخشنامه ها و دستورالعملهای صادره دقیقاً رعایت شده است/ نشده است كه موارد نقص و توضیحات سردفتر طلتق بشرح زیر است: 5- آن قسمت از ضوابط و موارد مندرج در فرازهای 1 تا 14 بخش الف «دفتر ازدواج» كه مربوط به دفاتر طلاق نیز میشود مورد بررسی و كنترل واقع و نقص و اشكالی بنظر نرسید/ رسید كه چگونگی امر و موارد نقص و توضیحات سردفتر بشرح ذیل اعلام میگردد: در مجموع با كنترل و ررسی واقعه های ازدواج/ طلاق ثبت شده در دفتر مورد بازرسی بغیر از موارد مشروحه فوق سردفتر ازدواج/ طلاق كلیه تكالیف و وظائف و ملاحظات مقرر در مبحث نكاح و طلاق قانون مدنی، قانون ازدواج و آئیننامه ها و نظامنامه های مصوبه در خصوص ازدواج و طلاق و همچنین كلیه بخشنامه های صادره از سازمان ثبت اسناد و املاك كشور و سایر ارگانهای ذیربط را صحیحاً ایفا و مراعات نموده و مواردی كه مغایر با قوانین ضوابط و مقررات باشد ملاحظه نشد/ شد كه موارد مغایر و چگونگی امر و توضیحات سردفتر در این خصوص نیز بشرح زیر است: این صورتجلسه در………………… نسخ تنظیم و در تاریخ بحروف/ بعدد به امضای سردفتر و بازرسین رسید. محل امضاء سردفتر محل امضاء بازرس یا بازرسان 
نحوه بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق بند 199- روساء هر حوزه ثبتی مكلفند دفاتر ازدواج و طلاق مقر اداره را اقلاً ماهی یكبار و خارج از مقر اداره را هر شش ماه یكبار دقیقاً از نظر اجرای تكالیف قانونی و مواردی كه در فصل مربوط به ازدواج و طلاق در این مجموعه چاپ شده دقیقاً بررسی نموده و چنانچه تخلفی مشاهده نمودند با تنظیم و ارسال صورت مجلس كه با امضای سردفتر متخلف رسیده باشد در دو نسخه حتی الامكان ماشین شده والا با خط خوانا جریان را گزارش نمایند و سردفتران ازدواج و طلاق خارج از مقر اداره مكلفند هر سه ماه یكبار دفاتر خود را برای رسیدگی بمقر اداره بیاورند و متصدیان امر باید ظرف سه روز رسیدگی و اعلام نظر نمایند. بند 231 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 اصلاح شده 
دفتر بازرسی بند 200- دفاتر رسمی ازدواج و طلاق باید دفتری بنام بازرسی داشته باشند كه همیشه در دسترس بازرسان اعزامی قرار داده شود تا نتیجه بازرسی را درآن قید و امضاء نمایند. بند 210 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49.( برگرفته از سایت محضرچی mahzarchi.ir) 
 فصل 13 
 اسناد رسمی لازم الاجرا 
مرجع صدور اجرائیه بند 201- صدور اجرائیه های قبوض اقساطی بدون قید و شرط با ثبت محل میباشد ولی در موردیكه طلبكار بخواهد از شرط سند (هر نوع كه باشد) استفاده كند صدور اجرائیه با دفترخانه مربوطه است. (فراز 167 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 
اجراء قبوض اقساطی بند 202- هنگام صدور اجرائیه نسبت به قبوض اقساطی مسئول امضاء اجرائیه مكلف است ظهر قبض را با مهری كه حاكی از صدور ارجائیه با ذكر تاریخ و كلاسه پرونده باشد ممهور نموده و رونوشت یا فتوكپی قبض را اخذ و مطابقت آنرا با اصل گواهی پیوست اجرائیه نماید. اجراء مكلف است موقع پرداخت وجه وصولی اصل قبض را دریافت و ابطال نموده و در پرونده مربوطه بایگانی نماید. (فراز 164 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49.) 
اجرائیه اسناد عندالمطالبه بند 203- صدور اجرائیه اسناد عندالمطالبه احتیاج به صدور اخطار و ابلاغی قبلی ندارد مگر اینكه در متن سند صدور اخطار مزبور یا اظهارنامه و ابلاغ آن شرط شده باشد. (فراز 160 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49. 
صدور اجرائیه قبوض اقساطی بند 204- در مورد قبوض اقساطی كه برای صدور اجرائیه به اجرای ثبت ارائه میشود چون ممكن است بدهكار قبلاً تغییر محل اقامت خود را بدفترخانه مربوطه داده و یا اینكه بدهی خود را در صندوق ثبت تودیع كرده باشد بنابراین باید قبلاً جریان كار از دفترخانه تنظیم كننده سند استعلام شود. (فراز 157 مجموعه بخشنامه ها بند ب و د ماده اول آئیننامه اجراء) 
اجرای چكهای بانكی وعده دار بند 205- چكهای بانكی وعده دار قبل از رسیدن موعد پرداخت در اجرای ثبت قابل اقدام نمیباشد. (فراز 143 مجموعه و ماده 253 آئیننامه اجراء). 
تكالیف رؤسای ثبت در امور اجرائی قابل واگذاری بغیر نیست بند 206- مدیران ثبت در شهرستانها و رئیس اجراء در تهران نمیتوانند تكالیفی كه به موجب آئیننامه اجرای مفاد اسناد رسمی بعهده آنها محول شده از جمله صدور دستور اجرای سند به شخص دیگری تفویض نمایند مگر اینكه رئیس ثبت در مرخصی استحقاقی یا استعلاجی باشد كه در این صورت معاون او تكالیف رئیس ثبت در كلیه امور مربوط له اجرای مفاد اسناد رسمی اعم از صدور دستور اجراء و امور مربوط به سایر عملیات اجرائی را عهده دار خواهد بود و نیازی به صدور ابلاغ مركزی ندارد ولی در واحدهای ثبتی كه فاقد معاون است باید برای عضو ارشد ابلاغ مركزی كفالت صادر شود. (فراز 153 مجموعه بخشنامه ها ماده 233 آئیننامه اجراء). 
دفتر عملیات مأمور اجراء بند 207- برای سهولت كنترل عملیات مأمورین اجراء هر یك از آنان موظفند عملیات روزانه خود را در دفتر مخصوص وارد نموده و مراقبت نمایند هر عملی را كه از بابت بدهی اشخاص یا حقوق دیوانی مینمایند در ستون های مخصوص یادداشت نمایند. (بند 425 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) 
اجرای اسناد رسمی بند 208- مأمورین اجراء و ابلاغ باید اخطارها و اجرائیه ها را طبق مقررات قانونی و آئیننامه اجرای مفاد اسناد رسمی ابلاغ نموده و مراتب را با جوهر ثابت و عبارت خوانا با قید تاریخ و ساعت تمام حروف در برگ ابلاغ شده قید نمایند. (بند 81 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 اصلاحی. 
اخذ رسید پرونده بند 209- برای تسلیم پرونده ممیز، مأمور اقدام باید در دفتر مخصوص وارد و رسید اخذ كند ممیز نیز مكلف است فوراً تكلیف خود را انجام و پرونده را مسترد و رسید خود را باطل نماید. بری امضا روسای مربوطه پرونده تحت مسئولیت مدیر بایگانی تسلیم و پس از امضاء حضوراً مسترد خواهد شد. (فراز 155 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 اصلاحی. 
دفاتر مورد عمل اجراء بند 210- اداره اجرا ثبت و ادارات ثبت شهرستانها بایستی دفتر اوقات و دفتر عملیات اجرائی و دفتر پرونده های مختومه اجرائی را مانند پیش مرتباً عمل نمایند. (فراز 154 مجموعه بخشنامه های) تا آخر سال 49 
نحوه تماس با ادارات آموزش و پرورش بند 211- مقتضی است به دفاتر اسناد رسمی و ادارات تابعه اعلام شود كه اوراق و اسناد و اخطاریه های اداره آموزش و پرورش را در تهران به دفتر حقوقی آن وزارتخانه ابلاغ نمایند و از ارسال آن به نواحی یا سایر ادارات تابعه آن وزارتخانه خودداری نمایند. 
اصلاح آئین نامه اجراء بند 212- در رابطه با اصلاح آیین نامه قبلی اجراء اسناد رسمی بوده که با تصویب آیین نامه جدید (مصوب 11 شهریور 1387) بخشنامه این بند حذف گردیده است. 
اثر قراردادهای تنظیمی در اجراء بند 213- قراردادهائی كه طرفین نسبت به پرونده اجرائی در حضور مدیر ثبت یا مدیر اجراء یا مأمورین اجرای پرونده در حدود صلاحیت قانونی آنها منعقد مینمایند ذاتاً رسمی بوده و در حدود مقررات لازم الاجراء است. (فراز 150 مجموعه بخشنامه ها ماده 239 آئیننامه اجراء). 
كارشناسی بند 214- لازم است به كارشناسانی كه همه ساله از طرف اداره فنی وزارت دادگستری فهرست اسامی آنها منتشر میشود یا ملاحظه پروانه همان سال و در حدود تخصص آنها كار ارجاع شود. (فراز 149 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49). 
اعلام تخلیه عین مستأجره به دفترخانه بند 215- اداره ثبت در مورد تخلیه عین مستأجره باید مراتب را به دفترخانه اسناد رسمی مربوطه اعلام دارد كه در ستون ملاحظات ثبت دفتر قید نمایند (فراز 146 و 147 مجموعه بخشنامه ها و ماده 212 آئیننامه اجراء). 
اجرائیه های صادره از طرف ارتش بند 216- در مورد اجرائیه های صادره از طرف هیئت مشاور حقوقی و قضائی وزرات دفاع و همچنین اجرائیه های صادره از طرف كلیه واحدهای ارتش در ایران منحصراً با هیئت مشاور حقوقی و قضائی وزارت دفاع مكاتبه و كسب تكلیف نمائید. (فراز 141 مجموعه و ماده 259 آئیننامه اجراء). 
اجرائیه مالیاتی و مطالبات دولت از اشخاص بند 217- در مورد اجرائیه هائی كه ادارات و دوایر دولتی برای وصول طلب خود علیه اشخاص صادر میكنند چنانچه مقررات خاص (مانند مقررات اجرائی مالیات) وجود نداشته باشد مطابق آئیننامه اجرای ثبت عمل میشود. 
اجرائیه های موضوع تبصره ماده واحده افزایش اعتبارات كشاورزی بند 218- نسبت به اجرائیه های موضوع تبصره ماده واحده قانونی افزایش اعتبارات كشاورزی مصوب 25/2/39 باید طبق نمونه های تصویب شده مانند اسناد رسمی اقدام شود. فراز 137 مجموعه بخشنامه های تا اخر سال 49 
اجرائیه هایی كه متعهد آن دولت است بند 219- در مورد اجرای اجرائیه های صادره علیه مؤسسات دولتی ادارات ثبت باید با رعایت مقررات قانونی محاسبات عمومی و سایر مقررات مالی دولت بر طبق آئیننامه اجرائی مفاد اسناد رسمی عمل نمایند. (فراز 117 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 
اجراء پس از حكم اعسار بند 220- در مواردیكه حكم اعسار بدهكار صادر میشود اجراء مكلف است هر وقت مالی از بدهكار بدست آورد حقوق دولت و طلب بستانكار را بتقاضای او استیفا نمایند. 
بازداشت وجه حساب بدهكاران در بانكها بند 221- در مواردیكه بستانكار برای استیفای طلب خود تقاضای بازداشت معادل طلب خود از موجودی حساب جاری بدهكار در یكی از بانكها را مینماید مقتضی است نام و نام خانوادگی و اسم پدر و شماره شناسنامه و محل اقامت و شغل بدهكار را بنحوی كه اشكالی برای بانك تولید نشود در تقاضانامه ذكر نمایند. تخلف از اجرای این دستور موجب تعقیب اداری است. (فراز 103 مجموعه بخشنامه ها 30925/2-6/12/47 و ماده 91 آئیننامه اجراء). 
تقاضای منع صدور گذرنامه بند 222- الف: در اجرای مقررات بند ب ماده 9 قانون تذكره مصوب دیماه سال 1311 در مواردیكه اجرائیه علیه محكوم علیه و یا متعهد سند لازم الاجراء صادر میشود در صورتیكه از طرف نامبردگان یا قائم مقام قانونی آنها مالی معرفی نشود و یا دسترسی به اموال آنها نباشد برحسب تقاضای محكوم له و یا متعهد له لازم است در مورد اجرائیه صادره از اجرای ثبت مراتب را به اداره كل ثبت گزارش دهید تا مراتب را به اداره گذرنامه در تهران یا شهرستانها اعلام شود كه از صدور گذرنامه متعهد سند لازم الاجراء خودداری نمایند. بدیهی است پس از اجرای مفاد لازم الاجراء و یا رضایت كتبی متعهدله باید فوراً اطلاع دهید تا از دستور صادره رفع اثر بعمل آید ضمناً توجه داشته باشند كه صدور دستور فوق مختص مقام قضائی است. ب: در مورد بالا باید نام- نام پدر- نام خانوادگی- سن- شماره و محل صدور شناسنامه- شغل- محل اقامت و علت تقاضا در گزارش قید گردد. بنحوی كه بر اثر تشابه اسمی موجبات مزاحمت اشخاص دیگر فراهم نشود. (دوم): چون در مورد نحوه اقدام در خصوص بند ۲۲۲ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهر ماه ۱۳۶۵ استعلاماتی شده است لذا مراتب به استحضار مقام محترم معاونت وزارت دادگستری و ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور رسید و چنین مقرر فرمودند: در اجرای بند ۲۲۲ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهر ماه ۱۳۶۵ با توجه به ماده ۱۷ قانون گذرنامه چون مقرر شده است که دولت می تواند از خروج بدهکاران اجرائی طبق شرایط و مقرراتی که در آئین نامه تعیین می شود، جلوگیری نماید لذا مقتضی است در مواردی که بستانکار پرونده اجرائی یا قائم مقام قانونی آن چنین درخواستی از دوائر اجرای ثبت می نماید، واحدهای ثبتی در شهرستان ها و اداره اجرای ثبت تهران، در تهران باید عینا درخواست را با تعیین میزان بدهی مسلم مدیون به اداره گذرنامه ارسال نمایند.-بخشنامه شماره 2041 / س / 2 مورخ 17/9/66 اداره کل امور اسناد و سردفتران سازمان ثبت. 
توقف مازاد معاملات رهنی و با حق استرداد بند 223- در موردیكه مازاد معاملات شرطی و رهنی یا مال بازداشت شده از طرف دادگاه و سایر مراجع صالحه طبق مقررات بنفع ثالث بازداشت و مراتب به اجرای ثبت رسماًُ ابلاغ میشود اجرای ثبت باید عملیات اجرائی را طبق مقررات تعقیب و در صورت وجود مازاد به مرجع بازداشت كننده ارسال والا بلافاصله بعد از تنظیم صورت مجلس مراتب را به مرجع مزبور اعلام دارد. اگر معامله شرطی فسخ و یا بازداشت مقدم رفع شود بازداشت مؤخر جانشین آن خواهد شد. (فراز 101 مجموعه بخشنامه ها اصلاح شده). 
ارقام در بخشنامه بازداشت و آگهی مزایده تمام حروف قید شود بند 224- در آگهی های مزایده و همچنین بخش بازداشت املاك باید میزان طلب بستانكار یا مبلغی كه مزایده از آن شروع میشود و شماره پلاك ملك در مورد بازداشت یا مزایده تمام حروف نوشته شود تا هنگام ثبت بازداشت نامه یا چاپ آگهی در روزنامه اشتباهی رخ ندهد. تخلف موجب تعقیب اداری است. 
توقیف اتومبیل بند 225- در مواردی كه مأمور اجراء اتومبیل را بازداشت مینماید چنانچه مورد بازداشت از طرف ستیر مراجع قانونی دیگر پلمپ شده باشد باید پس از بازداشت مراتب فوراً به مرجع مذكور اعلام شود. (فراز 100 مجموعه بخشنامه ها اصلاح شده است). 
تطبیق نوبت اول آگهی با پیش نویس بند 226- آگهی های مزایده را پس از انتشار نوبت اول با پرونده امر تطبیق و چنانچه اشتباهی شده باشد فوراً در اصلاح و رفع آن اقدام گردد. 
قرار توقیف عملیات اجرائی بند 227- به محض وصول قرار توقیف عملیات اجرائی اقدامت بعدی اجراء متوقف میشود و اگر قبل از صدور قرار مالی از بدهكار بازداشت نشده باشد چنانچه تمام موضوع لازم الاجراء بعنوان تأمین در صندوق دادگستری نقداً سپرده شده باشد مال بازداشتی آزاد و مراتب به دادگاه صادر كننده قرار اعلام میشود كه در صورت رد قرار یا صدور حكم بر بی حقی خواهان قرار وجوه سپرده شده را بابت طلب بستانكار ارسال دارند، در صورت صدور حكم بدوی بر بی حقی خواهان قرار اگر چنانچه ضمن صدور حكم قرار الغاء شده باشد عملیات اجرائی تعقیب میشود والا تعقیب عملیات اجرائی موكول بصدور و ابلاغ حكم قطعی خواهد بود. (فراز 99 مجموعه بخشنامه ها اصلاح شد و اصلاحی شماره 18997 / 24 / 1 مورخ 75/10/13 سازمان ثبت). 
ورشكسته شدن متعهد اجرائیه بند 228- در مورد اجرائیه هایی كه بدهكار آنها ورشكست می شود باید پرونده به اداره تصفیه محل ارسال و اداره ثبت از اقدام اجرائی خودداری نماید (در اینصورت حق الاجراء تعلق نمیگیرد مگر اینكه حكم ورشكستگی نقص و عملیات اجرائی در ثبت به انجام برسد) در مورد اسنادی كه وثیقه دارد و عملیات اجائی طبق ماده 34 قانون ثبت و اصلاحی ماده 34 باید علیه بازرگانان متوقف یا ورثه او كهمتوقف میشود تعقیب شود نظر به مستفاد از ماده 419 قانون تجارت هرگونه اطلاع كه مدیون داده میشود به اداره تصفیه هم مراتب اطلاع داده شود و چنانچه مازاد در مزایده داشته باشد به اداره مزبور ارسال گردد (فراز 95 مجموعه بخشنامه ها اصلاح شده ستند به رأی مورخه 8/4/50 شورایعالی ثبت). 
جریان اجرا بطرفیت ورثه بدهكار بند 229- در صورتیكه متعهد فوت نموده و متعهد له به استناد ماده 6 آئین نامه اجراء درخواست صدور اجرائیه كرده باشد و ابلاغ اجرائیه به شخص ورثه یا قیم مقدور نباشد طبق ماده 18 آئین نامه مصوب سال 55 اجرائیه باد بوسیله روزنامه ابلاغ شود و جریان اجرائی تعقیب گردد. صدور سند انتقال و تحویل ملك متوقف بر ارائه گواهی حصر وراثت نخواهد بود و در صورت عجز متعهدله از معرفی ورثه اجرای ثبت تكلیفی نخواهد داشت. (فراز 84 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده و بخشنامه 10921/2-12/5/48 اداره امور اسناد). 
پرداخت كلیه دیون قبل از صدور اسناد انتقال بند 230- در مورد كلیه پرونده های اجرائی كه عملیات آن منتهی به صدور سند انتقال میشود بدهكاران پرونده های مزبور چنانچه حاضر به پرداخت دین باشند میتوانند قبل از صدور سند انتقال اجرائی كلیه بدهی خود و اجور و خسارات را تا روز پرداخت وجه در صندوق ثبت ایداع تا از صدور سند انتقال خودداری بعمل آید مقتضی است مراتب را به بدهكاران این گونه پرونده های اجرائی اخطار نمائید. (رأی شماره 6-27/1/52 هیئت عمومی دیوانعالی كشور). 
سند انتقال منقول بند 231- صدور سند انتقال نسبت به اموال منقول مورد ندارد مگر در مواردیكه طبق مقررات نیاز به تنظیم سند باشد. (فراز138 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 اصلاحی. 
حافظ و مسئولیت او بند 232- درمواردیكه مالی در محل مورد تخلیه موجود بوده و به حفاظت موجر یا شخص دیگر تفویض می شود چنانچه حافظ تقاضای تحویل مال مورد حفاظت را بنماید و ذینفع حاضر به قبول آن نشود باید حافظ دیگر تعیین و مال مورد حفاظت به او تحویل شود و مادام كه حافظ دیگر تعیین نشده مسئولیت حفاظت با حافظ قبلی خواهد بود. (فراز 148 مجموعه بخشنامه تا آخر سال 499.) 
عدم مداخله كارمندان ثبت در امور اجرائی بند 233- از نظر اهمیت مسئولیتی كه در حین اجرای مقررات و حفظ حقوق مردم بعهده كاركنان ثبت برگذار شده باید از دخالت مستقیم و غیرمستقیم در امور اجرائی خودداری و حتی از ضمانت بدهكاران اجرائی یا گواهی اعتبار ضامن بدهكار اجتناب نمایند. تخلف از این دستور موجب پیگرد قانون است. (فراز 152 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 
اعلام ختم پرونده به دفترخانه بند 234- بمحض ختم پرونده های اجرائی موضوع معاملات مذكور در ماده 34 قانون ثبت مسئول امر باید مراتب را جهت فسخ معامله و ابطال سند به دفترخانه تنظیم كننده سند اعلام كند. (بند 147 مجموعه بخشنامه ها و ماده 212 آئین نامه). 
 فصل 14 
 ابلاغ 
ابلاغ اجرائیه به كارمندان بند 235- اجرائیه بكارمندان باید بوسیله مأمور اجراء یا ابلاغ طبق مقررات ابلاغ شود ارسال آن به ادارات مجوزی ندارد.(فراز 85 مجموعه بخشنامه ها). 
ابلاغ اوراق قضائی به افراد مقیم خارج كشور بند 236- بموجب ماده 105 قانون آئین دادرسی مدنی چنانچه مدعی علیه در خارج از ایران اقامت داشته باشد ابلاغ، بوسیله وزارت امور خارجه بعمل خواهد آمد و بر طبق ماده 95 قانون مذكور گواهی مأمورین سیاسی یا كنسولی راجع به ابلاغ اوراق بمخاطب كافی است و مأمورین نامبرده در انجام وظیفه قانونی خود نسبت به ابلاغ اوراق قضائی مكلف به رعایت مقررات ابلاغ توسط مأمورین و اشخاص دیگر مذكور در قانون آئین دادرسی مدنی نیستند و گزارش آنها بر ابلاغ یا شناخته نشدن مخاطب در محلی یا استنكاف او از گرفتن برگها یا ابلاغ توسط پست كافی خواهد بود و در مواردیكه دولت ایران در كشور محل توقف مخاطب اصولاً نمایندگی سیاسی یا كنسولی نداشته باشد و ابلاغ دادخواست یا اوراق بطریق دیگری برای وزارت امور خارجه میسر نباشد وزارت مرقوم مسلماً تكلیفی در این مورد نخواهد داشت و در صورت اعلام وزارت مذكور مانعی ندارد كه اوراق قضائی در چنین صورتی مستقیماً بوسیله پست از طرف دفتر دادگاه به نشانی تعیین شده ارسال گردد. (فراز 82 مجموعه بخشنامه ها مستنداً به بخشنامه شماره 22113/2/24/9/48، اداره امور اسناد). 
ابلاغ اجرائیه ثبتی و سایر اوراق اجرائی بند 237- در مورد ابلاغ اجرائیه ثبتی و سایر اوراق اجرائی و اخطارهای لازم كه بوسیله ادارات ثبت ابلاغ میشود، چون در عمل مشاهده شده است كه بعضی از مأمورین به تشخیص خود ابلاغ واقعی را در پاره ای از موارد ضروری میدانند لزوماً یادآور میشود كه ابلاغ اعم از ابلاغی واقعی و قانونی است. اصلاحی بخشنامه ه 781/2/-11/3/54 
ضرورت ابلاغ اجرائیه به مالك و راهن بند 238- چون در مورد املاكی كه مالكان آنها رضایت می دهند وثیقه دین مدیون قرار گیرد‌ (از طریق دادن وكالت و غیره) اسناد اینگونه وثائق منتهی بصدور اجرائیه میشود روبه ادارات ثبت نسبت به ابلاغ اجرائیه یكسان نیست و غالباً از اداره كل ثبت كسب تكلیف مینمایند لذا با در نظر گرفتن مدلول ماده 115 آئین نامه اصلاحی مصوب سال 1355 مقرر میگردد چون در این قبیل موارد ابلاغ اجرائیه هم به بدهكار و هم به مالك وثیقه ضرورت دارد لذا اجرائیاتی كه از این به بعد علیه مدعوین صادر میشود نام مالك نیز در اجرائیه قید و اجرائیه بایستی به بدهكار و مالك وثیقه (اعم از منقول و غیرمنقول) ابلاغ شود. (فراز 83 مجموعه بخشنامه ها كه اصلاح شده است ). 
 فصل 15 
 امور مالی اجراء 
قید مشخصات در حواله های بانكی بند 239- در حواله های بانكی كه بموجب آن وجوهی را برای حوزه ثبتی دیگری میفرستید باید مشخصات كامل بدهكار و بستانكار و شماره پرونده امر و سوابق مربوطه در حواله قید شود. (فراز 144 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 
حساب نیم عشر اجراء بند 240- برای نگهداری حساب نیمعشر اجراء مقررات ذیل را در نظر گرفته و بموقع اجراء گذارید. كلیه فیشهای صادره بابت نیمعشر بترتیب شماره و تاریخ با ذكر اسامی بستانكار و بدهكار و مبلغ در ستونهای مخصوص دفتر مربوطه ثبت و بدینوسیله جمع كل عایدات همیشه معلوم خواهد گردید. (اصلاحی فراز 89 مجموعه بخشنامه ها). 
طریقه وصول نیمعشر پرونده های اجرائی ماده 34 و نیمعشرهای لاوصولی بند 241- در مود پرونده اجرائی كه اجرائیه طبق ماده 34 قانون ثبت صادر و ابلاغ شده با انقضاء مهلت مقرر در ماده مزبور هرگاه بستانكار برای پرداخت هزینه انتشار آگهی مزایده و تعقیب عملیات اجرائی حاضر نشود و از تاریخ ابلاغ یكسال گذشته باشد چون ملك بدهكار وثیقه است مراجعه به او برای وصول نیمعشر مورد ندارد ولی براساس تبصره ماده 131 قانون ثبت مراجعه به بستانكار اشكالی ندارد و همچنین در مورد پروندهائیكه با تنظیم صورتمجلس مزایده و نبودن خریدار و عدم پرداخت بدهی از ناحیه بدهكار باید ملك مورد وثیقه به بستانكار برگذار شود. و چنانچه بستانكار حاضر به پرداخت نیمعشر و حق حراج و تقاضای تنظیم سند انتقال نشود با وصول نیمعشر و حق حراج از بستانكار پرونده را از ردیف خارج و هر وقت مراجعه كرد در تنظیم سند انتقال و تحویل مورد مزایده اقدام نمایند و بموجب رأی مورخه 10/2/43 شورایعالی ثبت از هزینه آگهی مزایده نباید نیمعشر اجرائی اخذ شود. (فراز 92 مجموعه بخشنامه ها اصلاح شده و 21763/2-4/12/43 و 4341/2-25/3/43). 
نیمعشر تخلیه بند 242- در مواردیكه بعلت عدم پرداخت اجور، اجرائیه بر تخلیه عین مستأجره صادر میشود چنانچه بعد از ابلاغ اجرائیه و قبل از تخلیه طرفین سازش نمایند و یا موجر (بستانكار) از تخلیه منصرف شود نیمعشر اجور و تخلیه باید طبق مقررات وصول گردد، لیكن در مواردیكه بعلت پرداخت شدن اجور از تخلیه عین مستأجره خودداری و ختم عملیات اجرائی موكول بصدور حكم قطعی دادگاه میشود مادام كه عمل تخلیه انجام نگردیده مطالبه نیمعشر تخلیه مورد نخواهد داشت. (فراز 91 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49 و 12871/2-25/7/43 و ماده 223 آئین نامه اجراء). 
حق الاجراء قبل از ابلاغ اجرائیه بند 243- حق الاجراء قبل از ابلاغ اجرائیه نسبت به موضوع لازم الاجراء و همچنین نسبت به مبلغی كه قبل از ابلاغ مستقیماً پرداخت شده تعلق نمیگیرد ولی باید مراقبت شود اجرائیه ظرف مدت مصرح در آئین نامه اجراء ابلاغ شود نسبت به پرونده های تشكیل شده در زمانیكه حق الاجراء دو برابر شده بود تا تاریخ 14/10/33 بهمان مأخذ وصول خواهد شد انصراف بستانكار از مطالبه تمام یا بعض از اصل طلب موثر در مطالبه و وصول نیمعشر نیست. (فراز 90 مجموعه بخشنامه ها). 
هزینه ابلاغ اجرائیه و اظهاریه هائی كه بدهكار ومخاطب متعدد دارد بند 244- در مورد اجرائیه هائی كه بدهكار متعدد و اظهاریه هائی كه مخاطب متعدد دارد چون مربوط به یك موضوع می باشد فقط باید هزینه قانونی یك فقره ابلاغ دریافت گردد. (فراز 86 مجموعه بخشنامه ها اصلاح شده و بخشنامه 14395/8-18/4/45). 
هزینه آگهی بند 245- در موردیكه بدهكار مالی بلامعارض و قابل فروش معرفی و از پرداخت هزینه آگهی خودداری مینماید بستانكار میتواند هزینه را پرداخت و با طلب خود مطالبه و دریافت دارد. (فراز 145 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 اصلاحی. 
استرداد هزینه ابلاغ اجرائیه بند 246- هزینه ابلاغ اجرائیه هایی كه عمل آن در خارج تصفیه میگردد و بستانكار قبل از ابلاغ اجرائیه وصول وجه را اعلام میدارد و به تقاضای ذینفع قابل استرداد می باشد. (بند 283 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
نیم عشر لاوصولی بند 247- لازم است دستور دهند كلیه پرونده های اجرائی ثبت را بررسی و آنچه نیم عشر وصول نشده علت آنرا معلوم دارند و نسبت به وصول آن برابر مقررات اقدام نمایند. (بند 435، مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49). 
هزینه سند انتقال اجرائی بند 248- الف: در هر مورد كه سند انتقال بنام بستانكار پرونده اجرائی تنظین میشود پرداخت حقوق دیوانی، حق حراج، هزینه آگهی، هزینه ثبت سند در دفترخانه بعهده او است و چنانچه مورد انتقال مازادی نداشته باشد بستانكار میتواند بقیه هزینه های مربوطه و مالیاتهای متعلقه را پرداخت و سند انتقال دریافت دارد. ب: چنانچه خریدار شخص ثالث باشد سوای مبلغی كه در صورت مجلس مزایده قید و نقداً پرداخته و یا بستانكار موافقت بر نسیه كرده، اگر برای پرداخت بقیه هزینه های قانونی (مالیات گذشته، مالیات انتقال قطعی، مفاصا حساب شهرداری و هزینه سند انتقال) محلی نباشد ثالث میتواند برابر ضوابط مقرره با پرداخت آن، سند انتقال دریافت دارد. ج: در مورد واگذاری رقبات بازداشتی كلیه حقوق و عوارض و مالیات و هزینه ثبت سند انتقال برابر ضوابط مقرره از محل بهای ملاك برداشت و بقیه پس از پرداخت طلب بستانكار اگر وجود داشته باشد به بدهكار پرداخت خواهد شد و در صورتیكه طلب بستانكار باقی داشته باشد میتواند به سایر اموال بدهكار مراجعه نماید. (فراز 139 مجموعه بخشنامه اصلاح شده). 
پرداخت وجوه توقیف شده به غیر ذینفع بند 249- هرگاه وجهی بابت طلب شخصی بازداشت شده باشد پرداخت آن به غیر ذینفع مجوزی ندارد در مورد وجوه وصولی طبق ماده 90 آئین نامه اجراء بایستی طبق تبصره ماده 64 عمل شود. (فراز 105 مجموعه بخشنامه ها) تاآخر سال 49 
پرداخت وجه پرونده اجرائی به ذینفع بند 250- پرداخت هر وجهی به ذینفع بابت پرونده های اجرائی باید به دستور مسئول اجراء باشد، احراز هویت دریافت كننده با مسئول پرداخت وجه است. (فراز 104 مجموعه بخشنامه ها). 
حق حراج بند 251- در مواردیكه مورد حراج به بستانكار هم واگذار شود حق حراج نیز علاوه بر سایر حقوق قانونی باید از بستانكار وصول شود. (فراز 135 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 
تقسیم حق النسبی بند 252- اول – حق النسبی از حق الاجراء هر پرونده اجرائی برابر ماده 15 قانون متمم بودجه سال 1337 برداشت و برابر آئین نامه تقسیم حق النسبی پرداخت میشود. در مواردیكه مأمورین اجراء حق الاجرا را مستقیماً وصول نكرده بلكه در اثر عملیات آنها از قبیل ابلاغ، اجرائیه و غیره حق الاجرا وصول شده حق النسبی آنها طبق ماده 8 اصلاحی آئین نامه مزبور به نسبت حق بین آنها تقسیم میشود و سایر اشخاص حق اخذ وجهی بابت حق النسبی ندارند و باید منحصراً به كاركنان اجراء پرداخت شود. (فراز 136 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 – دوم – چون تعدادی از واحدهای ثبتی شهرستان ها در خصوص بند ۲۵۲ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا مهر ماه ۱۳۶۵ سئوالاتی می نمایند لذا بدینوسیله اعلام می دارد که ضوابط مقرر در بند ۲۵۲ مربوط به نحوه برداشت و تقسيم وجوه حق النسبي از حق الاجراء می باشد و لاغير و در مورد اصل کلی موضوع که همانا مستند و مجوز پرداخت حق النسبي است با توجه به ماده واحده مصوب سال ۱۳۵۸ شورای انقلاب مبنی بر لغو درآمدهای اختصاصی وزارتخانه ها و مؤسسات دولتی و نیز تبصره ۲۸ قانون بودجه سال ۱۳۵۸ کل کشور فعلا پرداخت حق النسبي از حق الاجراء مجوزی ندارد و تأدیه آن مستلزم تحصيل مجوز قانونی مجدد خواهد بود. بخشنامه شماره 1/149 – 33/ت مورخ 66/2/10 دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت 
 فصل 16 
 اجرای اسناد ماده 34 قانون ثبت 
صدور اجرائیه طبق تبصره 2 ماده 34 مكرر قانون ثبت بند 253- (محضرچی): با توجه به قانون اصلاح ماده 34 و حذف ماده 34 مکرر قانون ثبت اسناد و املاک (1386/11/29) مفاد این بخشنامه منتفی است. 
رقبات متعدد كه بدون تفكیك ثمن مورد معامله رهنی و با حق استرداد واقع شده بند 254- در مواردیكه رقبات متعدد واقعه در حوزه های مختلف بدون تفكیك ثمن مورد معامله شرطی و رهنی واقع می شود باید آگهی مزایده در روزنامه مربوط به حوزه هر یك از رقبات منتشر و آگهی الصاقی در محل هر یك از رقبات مزبور الصاق و در متن آن تصریح شود جلسه مزایده در اجرای ثبت محل تنظیم سند تشكیل خواهد شد. (فراز 120 مجموعه بخشنامه ها ماده 144 آئیننامه اجراء). 
صدور اجرائیه در معاملات شرطی و رهنی عادی بند 255- نسبت به معاملات شرطی و رهنی عادی كه معامل تقاضای ثبت كرده و موضوع معامله را در اظهارنامه تصریح كرده و در آگهی نوبتی هم درج شده باشد صدور اجرائیه به عهده مدیر ثبت است. (فراز 19 مجموعه بخشنامه ها) تا آخر سال 49 
توقیف و مزایده ملك مجهول المالك بند 256- (محضرچی): با توجه به قانون اصلاح ماده 34 و حذف ماده 34 مکرر قانون ثبت اسناد و املاک (1386/11/29) اجرا عمل می گردد. 
قبوض اقساطی معاملات شرطی و رهنی بند 257- در مورد قبوض اقساطی كه نسبت به معاملات شرطی و رهنی تنظیم میشود اگر قبوض اقساطی در مقابل مقداری از ملك است (مدت و ملك و ثمن تقسیط شده) اجرای ماده 34 قانون ثبت نسبت به آن مقدار كه مدت آن سررسیده است اشكالی ندارد و اگر فك ملك منوط به تأدیه تمام دین است اجرائیه تا سررسید مدت معامله موقوف الاجراء میباشد. (فراز 165 مجموعه بخشنامه های) تا آخر سال 49. 
 فصل 17 
 امور املاک 
تقاضای ثبت املاك دولتی بند 258- تقاضای ثبت املاك دولتی و املاكی كه بموجب قوانین خاص در مالكیت دولت قرار میگیرد و از طرف سازمانهای مربوطه بعمل میآید.بند 348 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
درخواست ثبت و تحدید حدود سهام مجهول المالك بند 259- در موقع درخواست ثبت سهام مجهول المالك املاكی كه قسمتی از آن درخواست ثبت و تحدید حدود شده احراز تصرفات مالكانه متقاضی ثبت ضرورت دارد نمایندگانی كه مأمور تحدید حدود سهام مشاعی این قبلی املاك هستند بایستی برای تسهیل كار نام مالك و یا مالكین سهام مشاعی مجهول المالك را تحقیق و در صورت مجلس تحدید منعكس نمایند.بند 343 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
درخواست ثبت معادن و زمین شامل معدن بند 260- قبول درخواست ثبت معادن و اراضی ملكی اشخاص كه مشتمل بر معادن است با توجه به قانون و مقررات مصوبه بعمل می آید.بند 342 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
رعایت ماده 17 قانون تقسیم و فروش در قبول ثبت اراضی بند 261- الف: قبول تقاضای ثبت اراضی موات از اشخاص ممنوع است.ب: ادامه عملیات ثبتی و صدور سند مالكیت بدرخواست ثبتهای جاری موكول به احراز موات نبودن مورد ثبت و عدم تجاوز به اراضی موات است.بند 340 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
اظهار نامه ثبتی و درخواست ثبت ملك بند 262- مشخصاتی كه در اظهارنامه و پاسخ استعلام و صورتمجلس تحدید و سند مالكیت باید قید شود:در كلیه اظهارنامه ها علاوه بر نشانی متقاضی حتی الامكان نقشه یا كروكی ملك ضمیمه شده و مساحت ملك ضمن تعیین محل وقوع و مشخصات آن از حیث نام قریه و بخش و خیابان و كوچه با كمال وضوح قید و در پاسخ استعلام دفاتر و همچنین در صورتمجلس تحدید و سند مالكیت مزبور درج شود.بند 340 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
تسهیل در امر قبول تقاضای ثبت بند 263- بمنظور رفاه بیشتر در اجرای قانون ثبت عمومی و ترغیب افراد به ثبت املاك خود مقرر میدارد كه تقاضای ثبت را بر مبنای بهای تعیین شده از طرف مالك قبول نمایند.بدیهی است در موقع ثبت ملك در دفاتر املاك طبق ماده 18 آئین نامه قانون ثبت ارزیابی و بقیه حقوق دولتی وصول خواهد شد تا بدین طریق هر چه زودتر عملیات ثبتی املاكی كه تاكنون به ثبت نرسیده خاتمه پذیرد.بخشنامه 1952/3-14/4/57 
درخواست ثبت قبرستانهای عمومی و بستر مسیلها بند 264 – الف: قبول درخواست ثبت قبرستانهای عمومی و بستر مسیلها از اشخاص اكیداً ممنوع است.ب: در مورد املاكی كه حدود آنها مجاورت با رقبات فوق الذكر دارد در موقع تحدید حدود علاوه بر ارسال یك نسخه از آگهی تحدیدی به مراجع ذیصلاح نماینده مرجه مربوطه را هم دعوت نمایند كه از تجاوز احتمالی مجاورین با پلاكهای عمومی فوق الاشعار جلوگیری شود.بند 355 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
تكمیل اظهارنامه های ثبتی بند 265- چون طبق بند سوم ماده 22 آئین نامه قانون ثبت املاك باید حدود ملك و متعلقات آن در اظهارنامه هائی كه فاقد ذكر حدود است و حدود را معطوف باستشهادیه پیوست اظهارنامه میكند خودداری و متقاضی را راهنمائی كنند كه اظهارنامه را تكمیل كند. (موضوع بخشنامه 290/3-23/1/54). 
نحوه ثبت غیرمنقول براساس حكم دادگاه بند 266- در مورد ثبت مال غیرمنقول كه بموجب اجرائیه دادگاه از مال محكوم علیه منتقل بغیر گردیده است ثبت آن بنامه منتقل الیه باید مسبوق بدستور تملیك محاكم رسمی دادگستری بوده باشد.بند 384 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
عدم قبول تقاضای ثبت انهار طبیعی و سیلابها بند 267- چون براساس قانون توزیع عادلانه آبها كه كلیه آبهای جاری در رودخانه ها و انهار طبیعی و سیلابها و فاضلابها و غیره در اختیار حكومت جمهوری اسلامی ایران است و حفظ و بهره برداری از آن به وزارت نیرو محول و ایجاد هر نوع اعیانی در بستر آنها و رودخانه ها بدون اجازه وزارت مزبور ممنوع میباشد و نظر به اینكه قلمرو شمول این اختیار وزارت نیرو میباشد و با عطف توجه بماده 52 قانون مرقوم كه مقرر میدارد كلیه قوانین و مقررات مغایر با آن در قسمتی كه مغایرت دارد ملغی است، علیهذا مقررات تبصره 6 ماده 96 قانون اصلاح قانون شهرداریها مصوب سال 1345 با تصویب قانون مذكور در این قسمت منسوخ است.بند بخشنامه 9840/10-12/9/54 با اصلاح 
اماكن باستانی بند 268- از قبول درخواست ثبت اماكن و آثار باستانی اراضی مربوطه كه فهرست آن از طرف مراجع ذیصلاح اعلام شده یا میشود از اشخاص خودداری و چنانچه نسبت به این قبلی اماكن قبلاً تقاضای ثبت پذیرفته شده باشد، با رسیدگی لازم و معاینه محل مراتب را به سازمان ثبت گزارش و بعلاوه هنگام تحدید حدود رقبات مجاور اماكن و اراضی مزبور وقت تحدید حدود را ضمن ارسال یك نسخه آگهی تحدیدی مراتب را قبلاً بمراجع ذیصلاح اصلاح دهند.بند 350 مجموعة بخشنامه های تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
تقاضای ثبت، تحدید یا تفكیك حدود اراضای مجاور املاك متعلق یا مورد تصرف ارتش بند 269- در موقع پذیرفتن درخواست ثبت ملك از اشخاص كه قطعاً با معاینه محلی قبلی صورت خواهد گرفت و همچنین در موقع تحدید حدود ملك اشخاص كه در مجاورت املاك مورد ثبت یا مورد تصرف ارتش قرار گرفته در حدود قانونی و مقررات دقتهای لازم از قبیل تصرف مالكانه متقاضی و تعیت از حدود قانونی املاك مزبور مرعی داشته و توجه نمایند حقی از ارتش ضایع نشود.بند 352 مجموعة بخشنامه های تا آخر سال 49 
قبول تقاضای ثبت بند 270- بقرار اطلاع اغلب اشخاص مسیل و یا رودخانه متروكه را تسطیح نموده و درصدد تقاضای ثبت آن بر می آیند، برای جلوگیری از این امر لازم است قبل از قبول تقاضای ثبت اراضی نقشه هوائی از ذینفع مطالبه و پس از تطبیق آن با وضع محل و اطمینان به اینكه مورد تقاضا مسیل و یا رودخانه متروكه نباشد نسبت به قبول تقاضای ثبت با رعایت مقررات و دستورات صادره قبلی اقدام نمایند.بخشنامه شماره 6504/3-27/9/54 
تقاضای ثبت اراضی مجاور ساحلی بند 271- طبق ماده 1 قانون اراضی ساحلی اراضی كه از پائین رفتن سطح دریای خزر و دریاچه ها و خشك شدن مردابها و باطلاقها حاصل میشود مستحدثه ساحلی محسوب و متعلق به دولت است و بهیچ وجه اشخاص حق تقاضای ثبت آنرا ندارند.در موقع قبول تقاضای ثبت اراضی مجاور اراضی ساحلی نماینده وزارت كشاورزی را دعوت و با اطلاع و تأیید مأمور و نماینده وزارت مزبور اقدام لازم معمول دارید.بند 253 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
چگونگی ادامه عملیات ثبتی توام با انتقال ملك بند 272- نظر به اینكه بعضی از واحدهای ثبتی در مورد معاملاتی كه قبل از درخواست ثبت ملك بموجب سند عادی در محلهائی كه قانون ثبت اجراء گردیده انجام میشود، سوالاتی نموده اند لزوماً اشعار میدارد: هرگاه شخصی كه در دفتر توزیع اظهارنامه پلاكی بنام وی معرفی و ثبت شده باشد و قبل از درخواست ثبت با سند عادی پلاك موصوف را به دیگری انتقال دهد و با رسیدگی كامل اداره ثبت تصرفات مالكانه خریدار سند عادی محرز باشد قبول تقاضای ثبت ب شرایط مذكور از خریدار بلااشكال میباشد، و همچنین نسبت به املاكی كه در دفتر توزیع اظهارنامه به نام دولت یا شهرداری یا وقف معرفی شده و اشخاص بعنوان ملك خریداری تقاضای ثبت دارند قبل از جلب موافقت مراجع ذیربط از قبول تقاضای ثبت خودداری و با ادارات مربوطه تشریك مساعی نموده و مراقیت نمایند عمل خلافی صورت نگیرد. بخشنامه 1180/3-21/2/54 اصلاحی 
ثبت ملك متوفای بلاوارث بنام دولت بند 273 – اعلام اداره امور سرپرستی و درخواست خزانه داری كل از نظر اجرای بند 9 ماده 299، قانون امور حسبی برای ثبت ملك متوفای بلاوارث بنام دولت كافی خواهد بود. مطالبه مدارك دیگری لازم نیست. 
نحوه تعیین پلاك ثبتی بند 274- 1- بطوریكه در ادارات ثبت معمول است در موقع تحدید حدود نماینده ثبت برای مجاوری كه فاقد شماره پلاك است شماره پلاك تعیین مینماید، چون این رویه در عمل ایجاد اشكال نموده و احتمالاً موجب تضییع حق مجاور خواهد شد، مقتضی است منبعد در موقع قبول تقاضای ثبت این عمل انجام شود یعنی برای مجاورین ملك كه فاقد شماره پلا هستند شماره پلاك تعیین و در دفتر توزیع اظهارنامه قید و در موقع تحدید حدود این قبیل كه قبلاً پذیرفته شده باسد قبل از تحدید حدود پلاك مورد درخواست پلاك مجاورین تعیین گرد.2- همچنین در موقع قبول تقاضای ثبت اراضی مخصوصاً از دو هزار متر مربع به بالا نقشه مورد تقاضا بوسیله متقاضی تهیه و پیوست اظهارنامه گردد كه در موقع تحدید حدود مورد توجه مأمور عمل قرار گیرد.3- اغلب دیده شده است نمایندگان ثبت در موقع تحدید حدود ملك را به باغ محدود مینمایند بدون آنكه دقت شود كه مجاور باغ است یا خیر و باید توجه داشته باشند كه مجاور را قانوناً و یا عرفاً بتوان باغ اطلاق نمود.4- صحیح است كه در ماده 17 قانون تقسیم و فروش املاك مورد اجاره بزارعین مستأجر تأیید و تصدی اراضی موات را تا شعاع سی كیلومتر سازمان نسكن و زائد برآن بعهده اداره تعاون و امور روستا محول شده ولی اینموضوع رفع تكلیف از اداره ثبت نمیكند و نمایندگان ثبت مكلفند در موقع قبول تقاضای ثبت به تصرفات مالكانه متقاضی ثبت دقیقاً رسیدگی نموده و از قبول ثبت اراضی كه آثار تصرف در آن مشهود نیست و ظاهراً موات یا مرتع بنظر میرسد، شدیداً خودداری نمایند.بخشنامه 6464/3-7/11/53 
اصلاح ماده یك آئین نامه قانون ثبت بند 275- پیروشماره 494-30/1/54 موضوع اضافه شدن دفتر آمار و ثبت اظهارنامه بدفاتر مندرج در ماده یك آئین نامه قانون ثبت، اینك آئین نامه اصلاحی ذیلاً نقل میشود:نظر بماده هفت قانون ثبت اسناد و املاك مورخ 26 اسفند ماده 1310 ماده یك اصلاحی آئین نامه قانون مزبور بشرح زیر اصلاح میشود: ماده 1: هر اداره یا دایره ثبت اسناد و املاك دارای دفاتر زیر خواهد بود:1- دفتر املاك2- دفتر نماینده املاك3- دفتر املاك توقیف شده4- دفتر ثبت موقوفات5- دفتر گواهی امضاء6- دفتر سپرده ها7- دفتر توزیع اظهارنامه ها8- دفتر املاك مجهول المالك9- دفتر ثب شركتها10- دفتر اسناد رسمی11- دفتر ثبت قنوات12- دفتر آمار و ثبت اظهارنامه – بخشنامه 1296/3-24/2/54 و ماده یك آئیننامه قانون ثبت 
دفتر آمار و اظهارنامه بند 276- اكنون كه دفتر كد 304 بعنوان دفتر ثبت اظهارنامه ها تهیه و بوسیله اداره كارپردازی به آن واحد ثبتی ارسال میشود، لازم است، اولاً دفتر مزبور تحت نظارت مستقیم رئیس ثبت بوده و در ثانی كلیه ستونهای مربوط به آن بوسیله شخص رئیس ثبت تكمیل و كمال مراقبت بعمل آید كه بهیچوجه قلم خوردگی نداشته باشد.بخشنامه 824/3-10/2/54 
اضافه شدن دفتر آمار و ثبت اظهارنامه به دفاتر مندرج در ماده یك آئین نامه قانون ثبت بند 277- برحسب پیشنهاد شاره 244/3-20/1/54 سازمان ثبت اسناد و املاك كشور و تصویب وزارت دادگستری، ماده یك آئین نامه اصلاحی قانون ثبت طی شماره 494/3-30/1/54 بخشنامه شده است و ضمن آن دفتر آمار و ثبت اظهارنامه به دفاتر قانونی ثبت اضافه شده تا مندرجات اظهارنامه با حدود و مشخصات ملك در دفتر مذكور ثبت گردد تا در مواقعی كه اظهارنامه ها پاره شود و حدود ملك مشخص نباشد و یا احیاناً اظهارنامه مفقود و از بین برود از دفتر مذكور استفاده گردد.بنابراین به اداره كارپردازی سازمان ثبت دستور داده شد در چاپ و توزیع دفتز مزبور اقدام نمایند تا واحدهای ثبتی سریعاً به این تكلیف قانونی عمل نمایند.ماده یك آئیننامه قانون ثبت و بخشنامه شماره 1296/3-24/2/54 
ابطال اسناد مالكیت املاك موضوع حكم نهائی دادگاه املاك واگذاری حین قبول تقاضای ثبت بند 278- درخواست ثبت املاكی كه طبق احكام نهائی دادگاههای املاك واگذاری و صورتمجلس تحویلی بعمل میاید چنانچه اختلافی بین دادنامه و مدارك و صورتمجلس تحویلی نباشد پس از احراز و ابطال سند مالكیت صادر بنام محكوم علیه (نسبت بملك مورد تقاضا) پذیرفته میشود و چنانچه اداره املاك مربوط از ارسال سند مالكیت خودداری نماید و پذیرفتن درخواست فقط موقوف به ابطال تمام یا قسمتی از آن باشد ثبت محل با تعیین ضرب الاجل دو ماهه جریان امر را به اداره املاك و مستغلات مزبور اعلام و چنانچه در مدت مذكور سند مالكیت مورد بحث به ثبت محل فرستاده نشود و یا موارد اشكال و اختلاف اعلام نگردد بدرخواست متقاضی ثبت اقدام، و نسبت به وظائفی كه جهت ابطال سند مالكیت بر عهده ادارات ثبت است اقدام خواهد شد.بند 346 بخشنامههای ثبتی تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
تعقیب جریان ثبتی-موضوع دادنامه دادگاه املاك واگذاری بند 279- نسبت به املاكی كه طبق دادنامه نهائی دادگاه محكوم به ملكیت اشخاص شده و صورتمجلس تحویلی هم در دست دارند، چنانچه مسبوق به درخواست ثبت قبلی محكوم له بوده و جریان ثبتی آن بدون معترض خاتمه یافته باشد عملیات ثبتی محكوم له با رعایت بند مربوطه این مجموعه از نظر ابطال سند مالكیت محكوم علیه نسبت بمورد حكم بنام متقاضی تعقیب شود، والا با اجرای تشریفات مندرج در دو بند بعدی این مجموعه درخواست ثبت از محكوم له پذیرفته شده و كسانی كه حقی برای خود قائل هستند از حق اعتراض استفاده خواهند كرد.بند 344 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
تقاضای ثبت موضوع دادنامه دادگاه املاك واگذاری بند 280- در مواردیكه قراء ومزارع متعدد متصل، بصورت واحد بنام محكوم علیه تحدید حدود ودر دفتر املاك ثبت و سند مالكیت صادر شده و سپس نسبت به قسمتی از محدوده بالا بدون ذكر حدود و مشخصات بر وفق دادنامه های صادره از دادگاه املاك واگذاری و صورتمجلس تحوی و تحویل به مالكیت اشخاص درآمده و محكوم به مذكور بنام محكوم له سابق تقاضای ثبت و تحدید ندارد و باید تقاضای ثبت شود، لازم است ضمن مطالبه سند مالكیت نماینده اداره مربوطه و متقاضی ثبت را نیز جهت تفكیك حدود محكوم به از سایر قسمتها دعوت و در حدود مقررات با حضور و امضاء نماینده مزبور و در صورت عدم حضور نماینده نامبرده با رعایت بند بعدی این مجموعه و با حضور متقاضی ثبت در تفكیك حدود مورد حكم اقدام و سپس با حدود مندرج در صورت تفكیكی تقاضای ثبت محكوم له را قبول و به جریان قانونی بگذارید.بند 345 مجموعه بخشنامه ها ثبتی تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
 فصل 18 
 آگهی های ثبتی و اجرائی 
تكلیف متصدی تنظیم اظهارنامه و آگهی ها و تطبیق آگهی ها بند 281- متصدیان تنظیم اظهارنامه و پیش نویس آگهی ها و تطبیق وكنترل و غلط گیری باید، دقت نمایند تا اشتباهی رخ ندهد. در صورت وقوع اشتباه متصدیان مربوطه باید ضمن گزارش برای طرح در هیأت نظارت تاریخ وقوع اشتباه و نام اشتباه كننده را بمنظور تعقیب قانونی صریحاً ذكر نمایند.(بند 426 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
تنظیم دفاتر جهت آگهی های ثبتی (نوبتی و تحدیدی) و اجرائی بند 282- بمنظور جلوگری از مشكلات مربوط به آگهیهای ثبتی و اجرائی اعم از اشتباه در ذكر شماره ملك یا نوع آ” و مشخصات مستدعیان ثبت یا مال و مبلغ و روز مزایده و سایر جهات و رعایت مقررات مربوطه تاریخ و ترغیب انتشار آگهی مذكور در روزنامه ها و همچنین حفظ و نگهداری آگهیها و روزنامه ها حاوی آنها كه در آینده از لحاظ تسریع در رسیدگی به پرونده ها و اتخاذ تصمیم قانونی حائز اهمیت میباشد، لازم است از تاریخ وصول این دستور:1- برای ثبت و كنترل آگهی ها دو دفتر- یكی بری آگهیهای ثبتی (نوبتی و تحدیدی) و یكی هم برای ثبت و كنترل آگهیهای اجرائی تشكیل داده و در مركز برای تصدی و كنترل آگهیهای ثبتی یك نفر و برای ثبت و كنترل آگهیهای اجرائی یكنفر از كارمندان خود را با صدور ابلاغ كتبی منصوب نمائید و در ثبت مناطق و شهرستانها تصدی و كنترل آگهیهای ثبتی نیز بعهده یكنفر از كارمندان و امور مربوط به آگهیهای اجرائی را كه چندان زیاد نیست بعهده متصدیان امور اداری و در دوایر و شعب تابعه بعهده رؤسال ثبت اجراء محول نمایند.2- هر یك از متصدیان مذكور مكلفند در موقع خود به كلیه مطالب مندرج در آگهیهای ثبتی و اجرائی برحسب مورد از لحاظ انطباق موارد مذكور در آنها با مقررات مربوط از هر جهت دقیقاً رسیدگی و پس از اطمینان بصحت مندرجات آگهی هم از حیث صحت عبارات و هم از جهت تطبیق آن با مقررات و پرونده امر متن آگهی مربوط به امور ثبتی را در دفتر مربوط به آگهیهای ثبتی و اجرائی را در دفتر مربوط به آگهیهای اجرائی با قید ترتیب و تاریخ انتشار و ذكر سایر خصوصیات با استفاده از وسائل موجود و سهل ترین روش ممكن در دفتر مربوطه خود ثبت نموده و ذیل دفتر صحت وتطبیق آنرا با نسخ دیگر صریحاً تصدیق و امضاء نمایند و نسخه مربوطه را برای درج و انتشار به روزنامه ای كه برای این كار تعیین و معرفی شده ارسال دارند.3- متصدیان نامبرده مكلفند با تماس مرتب با دفتر روزنامه ناشر آگهی اقدام لازم برای دریافت روزنامه معمول و حتی در موارد استثنائی ولو ب خرید یك شماره روزنامه حاوی آگهی را بررسی و با دفتر تطبیق نموده، چنانچه آگهی صحیحاً درج و منتشر شده است مراتب را با ذكر شماره و تارخ روزنامه در دفتر مربوط گواهی و امضاء نمایند و در صورتیكه احیاناً اشتباهی در مندرجات روزنامه رخ داده باشد با در نظر گرفتن مقررات مربوطه به اشتباهات مراتب را فوری جهت طرح در هیئت نظارت و صدور دستور مقتضی گزارش و نتیجه حاصله را نیز در دفتر منعكس و امضاء نمایند.4- در مواردیكه اشتباه ناشی از عدم علاقه و مراقبت كاركنان روزنامه ناشر آگهی است در وحله اول مراتب را بدفتر روزنامه كتباً تذكر دهند و چنانچه با وصف تذكر كتبی باز هم وقوع اشتباهات ناشی از عدم دقت كاركنان روزنامه تكرار شود، چگونگی را برای اقدام لازم، ولدی الاقتضاء قطع سهمیه روزنامه مربوط به مركز گزارش دهند.5- رؤسای واحدهای ثبتی نیز موظفند علاوه بر مراقبت و نظارت و كنترل مستمر درآخر هر ماه دفتر مزبور را رسیدگی و كنترل نمایند تا صفحات آنها بطور منظم نوشته شده و از هر یك جهت تكمیل و مصون از هرگونه اشتباه و تأخیر در كار و نقص باشد. بنحوی كه بتواند ملاك عمل و اقدام قانونی قرار گیرد، چنانچه ضمن بررسی ماهیانه نواقصی مشاهده نمایند فوراً در رفع آن اقدام مقتضی را معمول دارند، ضمناً در پایان هر سال نیز روزنامه های حاوی آگهیهای ثبتی و اجرائی را بطور جداگانه مجلد نموده در بایگانی نگهداری و حفاظت نمایند تا با این اقدام مشكلات مربوط به اشتباهات و عدم دسترسی به آگهیها و روزنامه های مربوط كه در سالهای گذشته مبتلا به اكثر ادارات ثبت بوده بكلی رفع گردد.بخشنامه 3758/3-28/6/53 
دفتر آگهی های ثبتی و اجرائی بند 283- با توجه به اینكه نمونه دفتر آگهی های ثبتی و اجرائی از طریق اداره كارپردازی تهیه و ارسال شده و در بخشنامه مزبور تذكر داده شده است كه برای ثبت وكنترل آگهیهای نوبتی و تحدیدی یكنفر و برای ثبت و كنترل آگهیهای اجرائی یكنفر از كارمندان خود را با صدور ابلاغ كتبی علاوه بر وظائف منصوب نمائید، بدیهی است با توجه بشرح وظائف كارمندان اصلح این است كه در مورد ثبت و كنترل آگهیهای نوبتی و تحدیدی ابلاغ لازم بمسئول بایگانی و اجراء داده شود و در صورتیكه مدیر بایگانی بعلت كثرت كار قادر به انجام آن نباشد این وظیفه به دیگری محول شود، در هر حال باید كاملاً مراقبت شود كه مفاد بخشنامه شماره 3758-28/6/1352 دقیقاً اجرا گردد.بخشنامه شماره 332/3-22/1/56 
تعیین مسئول آگهی های ثبتی بند 284- براسس ضوابط مقرر در روش تنظیم و نشر آگهیهای وزارت دادگستری و ادارات تابعه، ادارات ثبت مكلفند یكنفر از كارمندان خود را كه از هر جهت شایستگی داشته و مورد اعتماد باشد با صدور ابلاغ داخلی برای انجام وظظایف مربوط به آگهیهای ثبت آنجا تعیین و رونوشت ابلاغ صادره را به دایره آگهی های سازمان ثبت ارسال دارند.بند 390 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
طرز ارسال آگهی به روزنامه و درج آن بند 285- الف: چنانچه روزنامه ناشر آگهیهای ثبی و اجرائی در مقر ثبت محل باشد باید آگهیهای مذكور با دفتر رسید و در غیر اینصورت با پست سفارشی به روزنامه مربوطه ارسال شود.ب: روزنامه ناشر بایستی آگهی ها را در صفحات اصلی روزنامه درج و در سرلوحه یا پایین صفحه اول شماره صفحات روزنامه را قید و از چاپ و درج آگهی های مزبور در صفحات لائی روزنامه خودداری و آگهیها را در موعد قانونی كه در خود آگهی تعیین شده درج و منتشر كند.بند 392 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
درج تاریخ انتشار نوبت اول آگهی در نوبت بعد بند 286- در آگهی های نوبتی و اجرائی باید تاریخ انتشار نوبت اول كه مبدأ اعتراض است در نوبت بعدی هم قید شود.بند 393 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
آگهی الصاقی بند 287- آگهی های ثبتی به ترتیبی كه در آئیننامه های مربوطه مقرر شده بایستی در تاریخ های مندرج در آگهی اماكن مربوطه الصاق و منتشر گردد یكنسخه از آگهیهای الصاقی نوبتی و تحدیدی را به ادارات دارائی- راه- منابع طبیعی و آب و برق و اوقاف و سازمان زمین و شهرداری و تعاون روستائی و هیئتهای هفت نفری و در مورد ارتش در شهرستانها به پادگان های نظامی و در تهران به اداره مهندسی ارتش ارسال دارید.بند 396 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تطبیق آگهی پس از انتشار بند 288- ادارات و دوایر ثبت منتشر كننده آگهی های نوبتی مكلفند بمحض انتشار آگهی های نوبتی در مقام تطبیق آن برآمده چنانچه به اشتباهی برخورد نمایند اشتباه مزبور را در پرونده ثبتی مربوطه ثبت كرده هر استعلامی كه از دفاتر و بانكها میرسد ضمن اعلام جریان ثبتی اشتباه را هم یادآور شده و در رفع اشتباه مزبور هم چنانچه در حدود اختیارات مفوض باشد در حوزه ثبتی مربوطه والا با گزارش به هیئت نظارت ثبت منطقه اقدام و موارد اشتباه را چنانچه ناشی از عمل روزنامه باشد از حق الدرج وی كسر و چنانچه ناشی از عمل كارمند مربوطه باشد. مراتب را جهت پیگرد وی گزارش نمایند و در مورد آگهی های اجرائی نیز مراتب را رعایت كنند.بند 395 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
آگهی تحدیدی اختصاصی بند 289- پس از انتشار آگهی تحدیدی عمومی یك قطعه و با یك بخش نسبت به شماره هائی كه تعیین حدود نشده انتشار آگهی تحدیدی اختصاصی به تقاضا و به هزینه متقاضی مانعی ندارد ولی اگر اشخاص متعددی درخواست انتشار آگهی تحدیدی اختصاصی نسبت بشماره های یك قریه یا یك قطعه یا یك بخش بنمایند رعایت شماره ترتیب همان قریه و قطعه یا بخش لازم است.بند 364 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
انعكاس عبارت آگهی های ثبتی در پرونده بند 290- بمحض انتشار آگهیهای نوبتی و تحدیدی در روزنامه مدیر یا مسئول بایگانی مكلف است عبارت آگهیها را استخراج و روی اظهارنامه ثبتی با قید شماره و تاریخ و اسم روزنامه ناشر منعكس و ذیل آنرا امضاء نموده به مهر بایگانی ممهور كند.بند 396 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
ارسال یك نسخه آگهی به اداره كل مطبوعات – وزارت ارشاد بند 291- هنگام پرداخت حق الدرج هر یك از آگهی ها كه برای درج و انتشار ه روزنامه داده اید علاوه بر نسخ مورد احتیاج خود یك نسخه اضافه از روزنامه مطالبه و همراه با برگ گواهی صحت درج آگهی مستقیماً به اداره كل مطبوعات وزارت ارشاد ارسال دارید.بند 398 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
نحوه قید آگهی های ثبتی در صورتمجلس تحدیدی و مجلد نمودن آگهی های نوبتی و تحدیدی بند 292- غالباً ملاحظه میشود كه واحدهای ثبتی بعلت مفقود شدن آگهیهای نوبتی و تحدیدی یا عدم امضای مالك و یا نماینده و مسئول ثبت ذیل اظهارنامه های ثبتی و یا عدم ثبت بموقع برگ تحدید حدود برای ادامه عملیات ثبتی مواجه با مشكل گردیده مبادرت به مكاتبه مینمایند، اقتضا دارد برای پیشگری از بروز این نوع معضلات كه بعلت عدم توجه بموقع مأمورین واحدهای ثبتی حادث میگردد بنكات زیر دقیقاً توجه نموده بموقع اجراء بگذارند:1- علاوه بر دقت كافی در جمع آوری آگهیهای مربوطه و مجلد نمودن آنها هنگام عملیات تحدید حدود نماینده محدود مكلف است شماره آگهیهای نوبتی و تحدیدی ونام روزنامه مربوطه را در بالای صورتمجلس تحدید با ذكر عبارت آگهی و تصریح صحت و سقم انتشار آگهی ها قید نماید تا در مواقع لزوم امكان مراجعه بروزنامه مربوطه و اخذ عین یا رونوشت آگهی ها میسر گردد.2- صورتمجلس تحدید حدود را نماینده ثبت مكلف است حداكثر یك هفته پس از عملیات تحدید بضمیمه نقشه ترسیمی نقشه بردار و پیش نویس سند مالكیت به ثبت محل گزارش نماید تا پس از ملاحظه مسئول ثبت و صدور دستور مقتضی در دفتر اندیكاتور ثبت گردد. در زمینه صورتمجلس تحدیدی كه در پرونده های ثبتی موجود، ولی ثبت دفتر اندیكاتور نشده است با مراجعه بسوابق و احراز اینكه صورتمجلس تحدیدی تكراری نبوده و آگهی تحدیدی آن منتشر شده صورتمجلس تحدیدی را ثبت دفتر اندیكاتور نموده، نسبت به ادامه عملیات ثبتی با رعایت مقررات اقدام نمایند بدیهی است گواهی بایگان و مسئول بایگانی هر واحد ثبتی كافی برای احراز عدم وجود صورتمجلس تحدیدی مكردد میباشد.3- برای تكمیل اظهارنامه های ثبتی از نظر امضاهای ذیل ان همواره با مطالعات لازم و احراز واقعیات امر اظهارنامه ها را تكمیل و از این نظر رفع نقص نمایند. ضمناص كارپردازی سازمان ثبت نسبت به تهیه برگ تحدید حدود بكیفیتی كه حاوی مطالب چاپی فراز یك این بخشنامه باشد اقدام خواهد نمود ولی تا وصول برگ تحدید حدود نمایندگان محدد مكلفند در بالای صورت مجالس تحدیدی مطالب مورد نظر را خطی قید نمایند با این ترتیب واحدهای ثبتی نسبت بموارد فوق حق استعلام جدید از مراجع ذیصلاح كه موجبات تعاطی مكاتبات و اتلاف وقت مأمورین و سرگردانی متقاضیان را موجب میگردد، ندارند تخلف از مدلول بخشنامه موجبات پیگرد قانونی تخلف را فراهم خواهد نمود.بخشنامه شماره 4194/3-20/6/54 
مجلد نمودن آگهی های نوبتی و تحدیدی بند 293- ادارات و دوایر ثبت مكلفند یك نسخه از روزنامه نشر آگهیهای نوبتی و تحدیدی را جمع آوری و آخر هر سال مجلد نموده و در بایگانی نگاهداری نمایند، بهرحال صدور سندمالكیت را به عذر عدم دسترسی به آگهیهای نوبتی نباید بعهده تأخیر انداخت و ادارات ثبت موظفند بهر طریق كه میسر است در بدست آوردن آگهی خواه از طریق مراجعه به پرونده هائی كه در گذشته اسناد مالكیت آنها صادر شده و خواه از طریق مراجعه به دفتر روزنامه و یا مكاتبه با ادارات ثبت همجوار و كسب اطلاعات لازم در حل این معضل اقدام نمایند و چنانچه با استفاده از همه امكانات در بدست آمدن آگهیها توفیق حاصل نشود و انتشار آگهی با توجه به پرونده هائی كه در گذشته اسناد آنها صادر شده و پیش نویسهای موجود و سایر قرائن انتشار آگهی بنظر رئیس واحد مربوطه محرز و مسلم باشد بنا به اصل صحت چون عدم دسترسی دلیل عدم انتشار نیست در حدود مقررات در ادامه عملیات ثبتی اقدام نمایند و در گذشته هم آرائی بهمین نحو از هیئت نظارت سابق صادر و بموقع اجراء گذارده شده است.بخشنامه شماره 788/3-8/2/54 
 فصل 19 
 اعتراض به ثبت 
تكالیف رؤسای ثبت بند 294- در مواردی كه مؤسسات دولتی قانوناً برای حفظ حقوق دولت مكلف به دادن دادخواست اعتراض به ثبت و یا به تحدید حدود املاك مورد تقاضای ثبت اشخاص هستند چون عمل به این تكلیف مستلزم آگاهی از هویت و اقامتگاه و میزان سهام متقاضی ثبت و سایر اطلاعات لازم از طریق مراجعه به پرونده ثبتی مربوط (بمنظور تقدیم دادخواست جامعی كه مصون از اخطار رفع نقص دادگاه و محفوظ از تضییع حقوق دولت باشد) میباشد در این زمینه ب مؤسسات مذكور همكاری كنند.در مواردی كه نمایندگان وزارتخانه ها و مؤسسات دولتی وابسته به دولت و شهرداریها از لحاظ حفظ حقوق دولت براساس قانون مصوب 25/6/1335 و دیگر قوانین مربوطه مراجعه مینمایند ادارات ثبت مكلفند در حدود مقررات با آنها همكاری نمایند و كسانی كه سمت و صلاحیت ندارند حق مراجعه به پرونده های ثبتی و اجرائی ندارند و اشخاص واجد سمت باید تحت نظر مسئول امر مراجعه و رفع نیاز نمایند. (بند 418 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
استرداد دعوی اعتراض بند 295- نسبت به اعتراضاتی كه پس از تسلیم به اداره ثبت و زدن مهر واخواهی به اظهارنامه ثبتی و پوشه جهت رسیدگی به دادگاههای عمومی فرستاده میشود، چنانچه بین خواهان و خوانده قبل از صدور دادنامه و در خلال رسیدگی دادگاه سند رسمی بر رفعه اعتراض و صلح دعوی تنظیم و به ثبت برسد و در صورتی قابل ترتیب اثر در اداره ثبت است كه از حیث مشخصات خواهان و خوانده و ملك مورد واخواهی منعكس در پرونده ثبتی تطبیق داشته باشد ولی چنانچه معترضین به تقاضای ثبت مزبور متعدد باشند مصالحه یكی از آنها كافی نبوده و بایستی منتظر نتیجه نهائی كلیه اعتراضات بود.بند 389 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
اعتراضی به تحدید حدود توسط مالكین مشاعی بند 296- چون مشاهده است واحدهای ثبتی اعتراض بر تحدید یكنفر از مالكین مشاعی ملكی را كه توسط سایر شركاء تحدید حدود شده با استنباط از مفاد ماده 20 اصلاحی قانون ثبت و تحت این عنوان كه اعتراض از طرف غیر مجاور داده شده مردود اعلام نموده و این امر موجب بروز اشكالاتی گردیده است.لزوماً متذكر میگردد كه در این قبلی موارد چنانچه اعتراض به تحدید حدود از ناحیه شریك هم باشد اعتراض به حد تلقی و طبق قسمت اخیر ماده 20 قانون ثبت جهت رسیدگی به دادگاه فرستاد شود.بخشنامه شماره 1000/3-28/2/57 
 فصل 20 
 فصل بیستم 
عدم ثبت بیش از یك واقعه در یك صفحه دفاتر ارسالی به مركز بند 297- یکم – با آنكه قسمت اخیر ماده سه اصلاحی آئین نامه قانون ثبت صراحت داشته قبلاً هم تذكر داده شده برای دفاتر املاكی كه به مركز ارسال میگردد منظور نمودن سه صفحه سفید و ثبت انتقالات بعدی ضرورتی ندارد اخیراً مشاهده شده است كه بعضی از واحدهای ثبتی در یك صفحه دفتر ارسالی بمركز بیش از ثبت درج نموده دند كه این عمل باعث اشكال شده است از این رو بمنظور وحدت رویه و جلوگیری از هرگونه بی ترتیبی مقتضی است مراقبت شود در هر صفحه از دفتری كه به مركز ارسال میگردد از قید بیش از یك ثبت خودداری گردد، بدیهی است با این ترتیب رعایت تسلسل شماره ثبت نیز خواهد شد. (بخشنامه شماره 3016/3-29/4/54). – دوم – باید شماره های مسلسل ثبت املاک در هر نسخه دفتر املاک اعم از نسخه مخصوص ثبت شهرستان و نسخه ای که به مرکز ارسال می شود یکی باشد معهذا به موجب گزارش های رسیده از بعضی ادارات ثبت حاکی است که شماره مسلسل ثبت املاک در دو دفتر املاک با هم تطبیق نمی کند. لازم است آقایان مدیران کل ثبت استان ها ضمن مراقبت تاکید نمایند که واحدهای ثبتی تحت سرپرستی از اعمال سلیقه خودداری و مطابق مقررات اقدام کنند و در موقع سرکشی به واحدها مراقبت نمایند که عمل خلافی صورت نگیرد. بخشنامه شماره ۱/ ۴۱ / ۶۶۲۵ مورخ ۱۳۷۵/ ۴ / ۴ سازمان ثبت 
ثبت خلاصه معامله و اطلاعنامه فسخی بند 298- الف: رؤسای ثبت باید به ثب خلاصه معاملات و اطلاعنامه های فسخی املاك ثبت شده و بایگانی نمودن كلیه خلاصه ها در پرونده های ثبتی نظارت مستقیم داشته و مراقیت نمایند خلاصه های واصله ظرف 24 ساعت در دفاتر مربوطه ثبت و چنانچه ثبت آن متوقف به رفع نواقصی داشته باشد بایستی ظرف همان مدت مورد اقدام قرار داده و پس از رقع نقص بدون تأخیر به ثبت برسد و اگر خلاصه معامله مربوط به املاكی است كه ثبت نشده ظرف 24 ساعت در پرونده ثبتی مربوطه بایگانی و فهرست شود. ب: در موقع انتقال رؤسای ادارات باید تعداد خلاصه های ثبت نشده در صورت مجلس تحویل و تحول قید شود. ج: رؤسای ثبت باید نظارت كامل نمایند كه خلاصه معاملات ظرف 24 ساعت پس از وصول در دفتر املاك ثبت شود و در صورت وجود نقصی ظرف همان مدت رفع نقص نمایند. د: اصلاحی طبق بخشنامه شماره ۱/ ۴۱ / ۲۴۲۸۷ مورخ ۱۳۷۸/ ۷ / ۱۲ سازمان ثبت) در مواردی که املاک ثبت شده به طور مشاع و یا به قطعات مفروز تقسیم و متدرجا مورد معامله قرار می گیرند خروج آنها به ترتیب وصول طبق بند ۲ ماده ۱۰۴ آئین نامه قانون ثبت در دفتر املاک مربوطه قید و در دفتر جاری به نام خریدار ثبت نماید. ه: طبق قسمت آخر بخشنامه شماره ۹۱/ ۹۱ / ۲۳۵۱۱ مورخ ۹۱/ ۱ /۲۹ مندرج در (کد ۹۴۱) ملغی شده است. 
تكمیل دفاتر املاك بند 299- بطوریكه اطلاع دارند اغلب واحدهای ثبتی بعللی موفق نشده اند كلیه خلاصه معاملات ثبت شده را در دفاتر املاك ثبت نمایند و بهمین مناسبت بی ترتیبی و مشكلاتی جهت انتقال گیرندگانی كه برای صدور و اخذ سند مالكیت مورد انتقال به واحدهای ثبتی مراجعه مینمایند ایجاد میشود بنابراین برای رفع این محظور دفاتر اسناد رسمی باید همكاری بیشتری در اینمورد با واحدهای ثبتی مبذول دارند و در مواقعی كه نسب به املاك ثبت شده بمنظور انجام معامله بازداشت یا عدم بازداشت ملك مورد معامله استعلام میشود فتوكپی یا رونوشت سند مالكیت را كه بوسیله ذینفع تهیه و مورد تأیید دفترخانه قرار میگیرد ضمیمه استعلام نموده به واحد ثبتی ارسال نمایند و ادارات ثبت فوراً ستون خلاصه معاملات سند در دفتر املاك ثبت نشده باشد نسبت به ثبت آن در دفتر املاك اقدام نموده و سپس با قید این جمله كه معاملاتمندرج د ستون معامله سند مالكیت كلاً در دفتر املاك ثبت شدهاست به صدور پاسخ استعلام مباردت نمایند در صورتیكه ستون نقل و انتقالات سند مالكیت سفید باشد و مالك برای اولین بار قصد انجام معامله را داشته باشد و. سردفتر اسناد رسمی در برگ استعلام كتباً عدم انجام معامله قبلی را گواهی و تأیید نمایند احتیاجی ب ارسال فتوكپی یا رونوشت سند مالكیت ندارد انتظار دارد با اجرای این دستور در تكمیل دفاتر املاك اقدام نمایند تا مشكلات مراجعه كنندگان مرتفع گردد.بخشنامه 5588/3-27/9/53 
تنظیم و نگهداری دفتر نماینده املاك بند 300- تخصیص دفتر واحدی برای هر بخش یا دهستان در صورتیكه دارای شماره های اصلی و فرعی زیادی نباشد لازم نیست و میتوانید از یك جلد دفتز برای چند قطعه یا بخش كه به ثبت عمومی گذاشته شده بطور مسلسل استفاده نمائید، مشروط بر ایانكه اولاً در ظهر ورق اول دفتر مزبور فهرست منظم شماره های اصلی و فرعی هر قطعه را با ذكر تعاد صفحات مربوطه قید و ثانیاً پس از ختم شماره های اصلی و فرعی هر قریه ای بتناسب احتیاج چند صفحه برای ثبت شماره های فرعی از قلم افتاده و امثال آن سفید گذارده شود.2- پس از انتشار آگهی های نوبتی شماره های اصلی هر ملك و فرعی های مربوط بشماره اصلی كه در موقع توزیع اظهارنامه تعیین شده به ترتیب در دفتر مزبور ثبت میشود.3- مشخصات ملك و تاریخ و شماره ثبت و صفحه دفتر املاك بعد از صدور ورقه ملكیت در ستون های مربوطه دفتر مزبور قید و دفتر نامبرده در دفتر املاك حفظ ونگهداری میشود.4- با منظم نگهداشتن دفتر مزبور دیگر ضرورتی برای تنظیم و نگهداری دفتر آمار مربوط به املاك وجود ندارد.بند 387 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تبدیل اسناد مالكیت مشاعی به یك جلد بند 301- در مواردیكه مالك یك قسمت از ملك مورد ثبت سند مالكیت خود را مشاعاً یا مفروزاً قبلاً بیك نفر انتقال داده و میخواهد باقیمانده مورد ثبت را بهمان شخص انتقال دهد لازم است سردفتر تنظیم كننده سند معامله اخیر، اصل سند مالكیت را با خلاصه معامله به ثبت محل ارسال دارد كه سند مالكیت جدید طبق مقررات صادر شود، چون در این بخشنامه تكلیف اشخاصی كه دارای اسناد مالكیت مشاعی متعدد میباشند تعیین نگردیده لزوماً تذكر میدهد كه تبدیل اسناد مالكیت مشاعی متعدد به یك جلد اشكال ندارد.بنابراین با درخواست مالك اسناد مالكیت مشاعی را اخذ و در پرونده بایگانی نموده و با رعایت مقررات یك جلد سند مالكیت به مقدار مجموع اسناد مالكیت مشاعی ابطال شده صادر و به مالك تسلیم نمائید.بخشنامه شماره 120/3-18/1/54 
امضای سند مالكیت و دفتر املاك بند 302- مدیر ثبت و دارنده اختیار امضای اسناد مالكیت باید در مورد اسنادی كه ثبت دفتر املاك شده به جهت تغییر متصدی مربوطه یا جهت دیگر به امضاء نرسیده اگر اشكالی در بین نباشد با قید تاریخ، سند مالكیت و دفتر املاك را امضاء كند. (بند 428 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
صدور سند مالكیت زمین به نام وارث بند 303- هرگاه وارثی با تسلیم مدارك مربوطه تقاضای صدور سند مالكیت نسبت به سهم الارث خود را از رقبه ای كه منحصراً سند مالكیت آن بعنوان زمین بنام مورث آنها صادر شده باشد بنمایند و مدعی باشند كه در زمین مورد نظر هیچ نوع اعیانی وجود نداشته و ندارد در اینمورد در صورتیكه رقبه منظور بنام مورث بعنوان زمین مطلق ند مالكیت صادر و تسلیم شده باشد و با معاینه محل معلوم شود كه زمین بحال اولیه باقی است و فاقد هر نوع اعیانی میباشد و این موضوع مورد تأیید و تصدیق رئیس واحد ثبتی قرار گیرد وضع و استثناء ثمینه اعیانی از سهم الارث وارث مورد ندارد.بخشنامه شماره 710/3-6/2/54 
نحوه صدور سند مالكیت باقی مانده و المثنی و رسیدگی به هزینه آن بند 304- در مورد املاكی كه سند مالكیت آن مفقود و یا از طرف مالك بنحوی تقاضای تجدید سند میشود در مورد فقدان پس از انجام تشریفات مقرر در ماده 120 آئیننامه قانون ثبلت و تبصره های آن و در سایر موارد پس از اخذ سند مالكیت اصلی، چنانچه مورد ثبت قبلاً تفكیك و نسبت به قطعات تفكیكی معامله انجام شده باشد نقل تمام انتقالات در سند مالكیت المثنی كار زائدی است لذا مانعی ندارد كه با رسیدگی لازم و دقیق و در صورت لزوم با معاینه محل و تنظیم صورتمجلس لازم تعیین نمایند چه مقدار از مورد ثبت به ملكیت مالك باقی است و همان مقدار را در دفتر املاك ثبت و سند مالكیت صادر شود بدیهی است چنانچه قطعه مورد ثبت تفكیكی سابق باشد باید هزینه تفكیك بر طبق ماده 150 قانون ثبت احتساب و وصول شود و چنانچه مورد درخواست باقیمانده بوده و نسبت به آن عمل تفكیك انجام نشده باشد طبعاً به باقی مانده هزینه تفكیكی تعلق نخواهد گرفت.بخشنامه شماره 8253/3-5/12/55 
ثبت ملك بنام ارتش طبق دادنامه قطعی بند 305- هر موقع كه از طرف وزارت دفع یا نمایندگان ارتش دادنامه قطعی بر تملیك ملكی به ارتش ارائه شود در صورت اجرای دادنامه قطعی مزبور ارتش قائم مقام متقاضی ثبت بوده و همانطور كه در مورد كلیه احكام قطعی صادره از محاكم رسمی دادگستری عمل میكنند براساس و مدلول حكم صادره و بر طبق قانون پس از طی تشریفات قانونی ملك را بنام ارتش بنمایندگی دولت در دفتر املاك ثبت نموده سند مالكیت صادر نمائید، بدیهی است در این قبیل موارد مطالبه سند انتقال و خلاصه معاملات موردی نخواهد داشت.بند 386 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تبدیل حد بكوچه و اصلاح سند مالكیت بند 306- چنانچه در نتیجه تغییر وضع مجاور املاك ثبت شده و تبدیل حد بكوچه اصلاح سند مالكیت در حدی كه قبلاً بملك مجاور و فعلاً بكوچه محدود است تقاضا شود، پس از معاینه محل و احراز وجود كوچه اصلاح حد سند مالكیت با رعایت ضوابط مقرر فراز یك در بند زامور متفرقه اختیارات تفویضی هیأت نظارت به رؤسای واحدهای ثبتی مانعی ندارد.بند 382 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 (اصلاحی) 
ذكر ابنیه مستحدثه در اسناد مالكیت اراضی بند 307- چون ماده 117 آئین نامه قانون ثبت مشعر بر این است كه تغییر وضعیت املاك ثبت شده مستلزم تغییر سند مالكیت نیست بنابراین موافقت با درخواست تغییر سند مالكیت و دادن سند جداگانه مقدور نیست ولی هرگاه مالك بخواهد برای اجاره دادن ساختمانهای احداث شده در زمینه ثبت شده در سند مالكیت زمین منعكس گردد میتواند یا اعزام نماینده و معاینه محل و تنظیم صورتمجلس و در صورت لزوم اخذ جواز ساختمان و پایان كار ساختمانهائی را كه مالك در داخل محدود زمین ثبت شده ایجاد نموده با تعیین شماره فرعی از شاره اصلی زمین مراتب را در ملاحظات ثبت زمین در دفتر املاك و در سند مالكیت قید نمود، بدیهی است در اجرای این دستور باید از لحاظ تطبیق محل با مورد ثبت و اسنكه ساختمانهای احداثی كلاً داخل در محدوده سند مالكیت است كمال دقت و مراقبت بعمل آید كه طبق مدلول آن اقدام نمائید.در مواردی كه مالك بخواهد قسمتی از ملك خود را مورد معامله شرطی یا رهنی و نظائر آن قرار دهد بایستی پس از انجام عملیات تفكیكی با حدود تفكیكی مبادرت به تنظیم سند گردد.بند 380 مجموه بخشنامه های تا آخر سال 49 
اعاده دادرسی و خوداری از صدور سند مالكیت بند 308- ارائه رونوشت قرار قبولی دادخواست اعاده دادرسی قبل از ثبت ملك در دفتر املاك نسبت به احكامی كه در جریان اعتراض به ثبت صادر شده تا حصول نتیجه نهائی رسیدگی برای خودداری از صدور سند مالكیت كافی بوده ولی چنانچه بجای رونوشت قرار مزبور گواهی تقدیم دادخواست تسلیم و پس از اخطار اداره ثبت هم ظرف یكماه رونوشت قرار مزبور از طرف ذینفع داده نشود جریان ثبتی تعقیب خواهد شد.بند 379 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تقاضای دادسرا در صدور سند مالكیت وثیقه بنام دولت بند 309- در مواردیكه دادستان بخواهد طبق ماده 136 مكرر قانون آئین دادرسی كیفری عمل كند میتواند ملك مورد وثیقه را ضبط نموده و به كسی كه ملك را بوثیقه گذاشته (اعم از متهم یا دیگری كه بنفع متهم ملك را بوثیقه گذارده) موضوع را اخطار كند شخصی كه به او اخطار شده میتواند در موعد مقرر به دادگاه مراجعه كند.اگر ذینفع به دادگاه مراجعه ننمود و یا دادگاه پس از مراجعه عمل دادستان را تأیید كرد دادستن میتواند تقاضای ثبت ملك یا قسمتی از آن را بنفع دولت بنماید بنابراین لازم است مفاد دستور را بموقع اجراء گذارده و مراتب را به دادسراهای مربوطه اعلام نمایند.بند 378 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
متمم اسناد مالكیت بند 310- پس از پرشدن ستونهائی كه برای قید انتقالات ملك در صفحات آخر اسناد مالكیت پیش بینی شده ب تقاضای مالك ملك و دستور رئیس اداره مربوطه دفترچه متمم اسناد مالكیت را طبق نمونه به سند مالكیت مربوطه ضمیمه و پس از پلمپ با اخذ بها به متقاضی تسلیم میشود.بند 433 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 و بخشنامه 9385/3-5/10/53 اصلاحی. 
صدور سند مالكیت بعد از تنظیم و ثبت سند انتقال اجرائی بند 311- ادارات ثبت پس از طی تشریفات اجرائی و تنظیم و ثبت سند انتقال و اعلام مراتب به دفاتر اسناد رسمی مبنی بر بی اعتباری سند مالكیت قبلی به تقاضای خریدار نسبت بصدور سند مالكیت مورد انتقال اقدام نمایند.بخشنامه شماره 8149/3-17/9/53 اصلاحی. 
نگاهداری سند مالكیت و تحریر آن بند 312- برای جلوگیری از سوء استفاده احتمالی از اسناد مالكیت سفید، باید مراتب ذیل رعایت شود:الف: كلیه اسناد مالكیت سفید باید در قفسه آهنی به مسئولیت مدیر بایگانی و كارمند مورد اعتماد دیگری نگهداری شود و اسناد مالكیت مزبور بترتیب شماره چاپی در دفتر نمونه 1095 ثبت و در موقع تحریر سند مالكیت با ذكر شماره پرونده ثبتی بمتصدی پاكنویس اسناد مالكیت با اخذ رسید تسلیم شود.ب: برای تحریر اسناد مالكیت از كارمندانی كه دارای خط خوب وخوانا بوده استفاده شود و در صورتیكه اشتباه در تحریر موجب ابطال سند مالكیت شود باید با توضیح لازم در مقابل رسیدی كه قبلاً در دفتر مزبور داده شده سند مالكیت سفید دیگری اخذ گردد و در آخر هر سال اسناد مالكیت باطل شده با تشكیل كمیسیونی مركب از رئیس اداره و متصدی امر و رئیس حسابداری و تنظیم صورت مجلس كه حاوی شماره چاپی و شماره دفتر رسید باشد معدوم نموده و یك نسخه از صورتمجلس به كارپردازی ثبت محل فرساده شود- رؤسای ادارات مربوطه در این مورد مسئولیت مستقیم خواهند داشت.بند 432 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تجمیع بند 313- (یکم): بمنظور تسریع بیشتر در كار مراجعین و جلوگیری از مكاتباتی كه ممكن است برای متقاضیان ایجاد معطلی و مشكل نماید به كلیه مدیران ثبت مناطق و شهرستانها و واحدهای ثبتی كه اختیار امضاء سند مالكیت و ثبت دفتر املام داده شده اجازه داده میشود در مواردیكه دو یا چند پلاك كه در اثر ساختمان یا لااقل دیواركشی بصورت واحدی درآمده باشد و یا قطعاتی كه وصل به هم باشد و با رعایت مقررات مربوطه و در نظر گرفتن شرایط این دستور مالك تقاضای تجمیع نماید و یا مالك یا مالكین املاك مزبور سهامی مشاعی برابر در املاك مورد تجمیع داشته باشند و با تسلیم اسناد مالكیت صادره قد تجمیع حدود داشته باشند و انجام تقاضا بهیچوجه مخالف مقررات جاری نبوده و موجب تضییع حق و تعارض و تولید اختلافی نگردد و ملك در بیع شرط و یا وثیقه و بازداشت بند (ز) نباشد با ترسیم نقشه و تنظیم صورتمجلس كه متضمن حدود تجمیع شده باشد مشروط براینكه تجاوزی به مجاورین و كوچه ها و معابر و اموال عمومی نشود و حدود تجمیعی با حدود املاك مجاورین از هر حیث مطابق و با دفتر املاك نیز تطبیق نماید دستور اصلاح و تجمیع را با بایگانی نمودن اسناد مالكیت اولیه و صدور سند مالكیت جدید صادر و مراتب را با در نظر گرفتن كلیه مقررات مربوطه در دفتر املاك توضیح دهند.ضمناً تذكر میدهد نسبت به پلاكهائی كه حدود آنها به مسیل و یا كوه و یا نظایر آن محدود شده از شمول این دستور خارج است بدیهی است این اجازه مانع نظارت كامل مدیران مناطق بر حسن جریان نخواهد بود.بخشنامه 5354/3-17/9/53 (دوم): پیرو بخشنامه موضوع بند 313 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهرماه 1365 در صورتی که ملک رهن باشد در صورت توافق طرفین و با باقی ماندن مجموع پلاکها در رهن، مانعی برای تجمیع ثبتی نمی‌رسد و بند مذکور به شرح فوق اصلاح می‌شود. بخشنامه شماره 5749/3 مورخ 4/8/1370 سازمان ثبت 
ارزش ملك در سند مالكیت بند 314- قید ارزش ملك در سند مالیكت صرفاً برای تشخیص حقوق دولت است و در موقع تجدید سند مالكیت بنام خریداران در ستون ارزش ملك جمله (طبق سند انتقال) نیز علاوه میشود و در مورد اسناد مالكیت المثنی بایستی از بهای مذكور در ثبت دفتر املاك تبعیت شود و ارزیابی آن در صورت وجود تفاوت فاحش فقط از نظر اجرای تبصره یك ماده 120 آئین نامه ثبت از جهت انتشار یا عدم انتشار آگهی مانعی ندارد.بند 374 مجموعه بخشنامه ثبتی تا آخر سال 49 
تسهیل در مورد اسناد مالكیتی كه پلمپ آن مفقود گردیده است بند 315- در مواردیكه پلمپ سند مالكیت مفقود گردیده و به تقاضای مالك ملك نسبت به پلمپ سند اقدام میشود عملاًُ رویه ادارات و نواحی ثبت مركز بر این است كه این مورد را با حضور و امضای نماینده دادستان ضمن صورت مجلس انجام میدهند بمنظور تسهیل در كار مراجعین و با عنایت به اینكه دخالت نماینده دادستان در موارد مذكور در دستورات صادره تجویز نشده است، لذا در مورد فوق الذكر حضور و امضای نماینده دادستان ضروری بنظر نمیرسد. مقرر میگردد بنا به تقاضای مالك ملك و دستور رئیس اداره مربوطه پس از تطبیق سند مالكیت ارائه شده با ثبت دفتر املاك و عدم وجود اختلاف و احراز اصالت سند عمل شود.فراز 433 مجموعه بخشنامه و بخشنامه شماره 9358/3-5/10/53 اصلاحی. 
منع قید حقابه در اظهارنامه و سند مالكیت و اسناد و انتقال بند 316- چون بموجب ماده 9 قانون آب و نحوه ملی شدن آن صدور اسناد رسمی راجع به حقابه ممنوع گردیده و طبق قانون مذكور حقابه عبارت از حق مصرفی آبی است كه بمنظور استفاده مفید و معقول از آب با رعایت مقررات پیش بینی شده در قانون از طریق صدور پروانه به اشخاص حقیقی یا حقوقی واگذار میشود، لازم است در موقع قبول تقاضای ثبت املاك مجهول المالك و انتشار آگهی های نوبتی آن و هنگام صدور اسناد مالكیت املاكی كه جریان ثبتی آنها با ذكر حقابه خاتمه یافته و همچنین تنظیم اسناد انتقال اعم از معاملات قطعی- شریط- رهنی- وثیقه و غیره در مورد رقباتی كه با قید حقابه یا حق الشرب درخواست ثبت یا سند مالكیت صادر گردیده از ذكر حق مزبور خودداری نموده و به جای آن عبارت با حق استفاده از مقررات قانون آب را بر طبق نحوه ملی شدن آن قید نمایند، ضمناً توجه میدهد كه قنوات مشمول مقررات قانون مذكور نمیباشد.بند 354 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
نحوه ابطال سند مالكیت المثنی بند 317- بطوریكه از اداره كل ثبت تهران گزارش رسیده در مورد نحوه ابطال سند مالكیت المثنی بعد از اینكه سند مالیكت اصلی بدست آمده و از طرف مالك اعلام میشود كسب تكلیف شده، بدینوسیله خاطرنشان مینماید در هر مورد كه سند مالكیت اصلی بدست آید و از طرف مالك كتباً اعلام گردد چنانچه با سند مالكیت المثنی معامله انجام نشده باشد ابطال سند مالكیت المثنی مانعی ندارد، بدیهی است مرابت باید پیرو بخشنامه مربوط به فقدان سند مالكیت به دفاتر اسناد رسمی تابعه بخشنامه شود. و چنانچه با سند مالكیت المثنی معامله ای انجام شده باشد، سند مالكیت اصلی اخذ و پس از ابطال در پرونده ثبتی مربوطه ضبط گردد.بخشنامه شماره 3394/3-18/5/54 اصلاحی. 
صدور سند مالكیت برای تمام طبقات آپارتمان حسب درخواست مالك بند 318- نسبت به آپارتمانهائی كه با رعایت ضوابط مقرره تفكیك شده است، در صورت درخواست مالك، اداره ثبت براساس صورتمجلس تفكیكی و با ابطال سند مالكیت اولیه در مورد هر یك از آپارتمانها، سد مالكیت تفكیكی جداگانه صادر و تسلیم نمایند.بخشنامه 4460/3-31/6/55 اصلاحی 
مرجع رسیدگی به اعتراض مالكان آپارتمانها بند 319- چون از نظر نحوه وصول و دریافت هزینه های مشترك آپارتمانها و مرجع مربوطه ممكن است اختلاف پیش آید، لذا خاطر نشان مینماید: -1- در این مورد براساس لایحه قانونی اصلاح قانون الحاق كاده ده مكرر و دو تبصره به قانون تملك آپارتمان مصوب 17/3/59 شورای انقلاب جمهوری اسلامی بشرح زیر عمل شود:(متن ماده ده قانون فوق الذكر).ماده 10 مكرر قانون تملك آپارتمانها مصوب سال 1351 و تبصره های آن بشرح زیر اصلاح و یك تبصره بعنوان تبصره 3 به آن افزوده میگردد:ماده 10 مكرر- در صورت امتناع مالك یا استفاده كننده از پرداخت سهم خود از هزینه های مشترك از طرف مدیر یا هیئت مدیران وسیله اظهارنامه با ذكر مبلغ بدهی و در صورت ریز آن مطالبه میشود. هرگاه مالك با استفاده كننده ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ اظهارنامه سهم بدهی خود را نپردازد مدیر یا هیئت مدیران میتوانند به تشخیص خود و با توجه به امكانات از دادن خدمات مشترك از قبیل شوفاژ- تهویه مطبوع- آب گرم- برق- گاز و غیره به او خودداری كنند و در صورتیكه مالك و یا استفاده كننده همچنان اقدام به تصفیه حساب ننماد اداره ثبت محل وقوع آپارتمان به تقاضای مدیر یا هیئت مدیران برای وصول وجه مزبور بر طبق اظهارنامه ابلاغ شده اجرائیه صادر خواهد كرد، عملیات اجرائی وفق مقررات اجرای اسناد رسمی صورت خواهد گرفت و در هر حال مدیر ی هیئت مدیران موظف میباشند كه بمحض وصول وجوه مورد مطالبه یا ارائه دستور موقت دادگاه نسبت به برقراری مجدد خدمات مشترك فوراً اقدام نمایند.تبصره 1- رونوشت مدارك مثبت سمت مدیر یا هیئت مدیران و صورت ریز سهم مالك یا استفاده كننده از هزینه های مشترك و رونوشت اظهارنامه ابلاغ شده به مالك یا استفاده كننده باید ضمیمه تقاضانامه صدور اجرائیه گردد.تبصره 2- نظر مدیر با هیئت مدیران ظرف ده روز پس از ابلاغ اظهارنامه به مالك در دادگاه نخستین محل وقوع آپارتمان قابل اعتراض است، دادگاه خارج از نوبت و بدون رعایت تشریفات آئین دادرسی مدنی بموضوع رسیدگی و رأی میدهد این رأی قطعی است.در مواردی كه طبق ماده فوق تصمیم به قطع خدمات مشترك اتخاذ شده و رسیدگی سریع به اعتراض ممكن نباشد دادگاه بمحض وصول اعتراض اگر دلائل را قوی تشخیص دهد دسور متوقف گذاردن تصمیم قطع خدمات مشترك را تا صدور رأی خواهد داد.تبصره 3- در صورتیكه مالك یا استفاده كننده مجدداً و مكرراً در دادگاه محكوم به پرداخت هزینه های مشترك گردد علاوه بر سایر پرداختی ها مكلف بپرداخت مبلغی معادل مبلغ محكوم بها بعنوان جریمه میباشد. شورای انقلاب جمهوری اسلامی ایران -2- در صورتیكه مالكان در تشكیل مجمع عمومی توافق نكنند بدستور مده 6 آئین نامه مصوب اردیبهشت ماه 1347 باید به وزارت مسكن و شهرسازی مراجعه نمایند. (موضوع بخشنامه شماره 1574/3-9/3/55). 
امضاء و مهر نمودن پاسخ استعلامیه های ثبتی اعم از كامپیوتری و غیره بند 320- شایسته است با دقت كامل نسبت به امضاء و مهر نمودن پاسخ استعلامیه ها اهم از كامپیوتری و غیر آن اقدام لازم معمول و در حفظ و حراست مهرهای تحویلی و جلوگیری از هرگونه سوء استفاده احتمالی نهایت دقت را مبذول دارند. بخشنامه شماره 7366/5-6/7/55 اصلاحی 
ارسال پاسخ به مراجع قضائی راجع بوثائق معرفی شده بند 321- در مورد استعلاماتی كه از مراجع قضائی راجع به وثائق معرفی شده از طرف متهمین بعمل میاید لازم است جریان ثبتی ملك كه حاوی كلیه اطلاعات و خصوصیات و همچنین شمول دارای موانع قانونی باشد سریعاً در پاسخ استعلام و ضمناً در مواقعی كه پاسخ استعلام مراجع مذكور صادر میگردد باید فوری برای جلوگیری از معامله معارض اقدام و قب از احراز اینكه وثیقه معرفی شده قبول و قرار قبولی صادر و یا اساساً قراری كه دراین باب صادر نشده از صدور پاسخ استعلام بدفاتر اسناد رسمی خودداری شود. بخشنامه شماره 3512/3-18/6/53 
نحوه پاسخ به استعلامات ثبتی بند 322- چون مشاهده میشود كه بعضی از واحدهای ثبتی در ذیل پاسخ استعلامات صادره به دفاتر اسناد رسمی (موضوع ماده 31 آئیننامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 و تبصره الحاقی به آن) مطالبی اضافه مینمایند كه مورد سئوال واقع نشده است و این امر مورد شكایت عدیده ارباب رجوع گردیده است، علیهذا مقتضی است واحدهای ثبتی منحصراً در حد موضوع مورد اسعلام پاسخ تهیه و به دفاتر اسناد رسمی ارسال دارند. بدیهی است نسب به پاسخ استعلام وضعیت املاك جاری جواب باید جامع و روشن باشد كه حاجت به سئوال مجدد از طرف دفاتر نباشد.بند 427 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49 و بخشنامه 4058/10-17/5/63). 
املاك بند (ز) بند 323- نسبت به املاك مشمول بند (ز) ماده واحده قانون اراضی دولت و شهرداریها نكات زیر لازم الرعایه است:الف: چنانچه دادخواست علیه متقاضی ثبت اولیه داده شده و قبل از سال 1335 انتقال واقع شده است مشمول بند (ز) نیست.ب: چنانچه دادخواست علیه منتقل الیه داده شده است ولو آنكه انتقال قبل از سال 1335 بعمل آمده باشد مشمول بند (ز) میباشد.ج: انتقال قهری اعم از اینكه قبل از سال 35 و یا بعد از سال 35 حادث شده باشد از موارد مشمول بند (ز) خارج نیست.د: مفاد ماده واحده مصوب اسفند ماه 49 موضوع اصلاح ماده 6 قانون اراضی دولت و شهرداریها و اوقاف و بانكها در مورد املاك مشمول بند (ز) لازم الرعایه است.بند 385 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
بازداشت و رفع بازداشت از ملك بند 324- در كلیه مواردیكه از مراجع صلاحیت دار قانونی دستور بازداشت ملكی داده میشود، زن مهر بازداشت و قید شماره و مشخصات نامه بازداشت و نیز پس از رفع بازداشت زدن مهر (خروج از بازداشت) روی پوشه و اظهارنامه ثبتی ضروری است.بند 383 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 (اصلاحی) 
توقیف مالك بند 325- بازداشت املاكی كه بعنوان وثیقه و تضمین به دادگاهها و دادسراها معرفی میشوند وقتی قابل ثبت است كه طبق مقررات از مراجع صالحه بازداشت كننده رسماً ابلاغ شود.مطالبی كه بازپرسها یا دادسرا در سند مالكیت مینمایند بازداشت قانونی نیست.بند 376 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
ثبت بازداشت بند 326- در هر مورد كه درخواست بازداشت ملكی از مراجع صلاحیت دار از قبیل: (دادگاهها- دادسراها- دارائی- اجرائیات ثبت و دادگستری و سایر مراجع ذیصلاح) میشود بایستی در همان روز وصول تقاضا، پس از رسیدگی بمالكیت كسی كه علیه او درخواست بازداشت شده و منطبق با پرونده ثبتی و دفتر املاك باشد، بازداشت مزبور را ثبت و بمراجع مربوطه اعلام نمود و هرگاه مدعی علیه مالكیت نداشته باشد، طبق مقررات آئین دادرسی مدنی، باید ظرف دو روز مراتب بمرجع بازداشت كننده اعلام شود.بند 375 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
نحوه عمل بایگانی ها بند 327- از نظر تسهیل و كنترل بیشتر در امر بایگانی واحدهای ثبتی اقتضا دارد منبعد پس از اتمام پوشه های پرونده های ثبتی مربوطه به املاك در جریان ثبتی و سند مالكیت صادر شده (ثبت شده) با دو رنگ متمایز و مختلف با یكدیگر تهیه نمایند تا در موقع مراجعه به پرونده معلوم شود ملك مزبور ثبت شده است یا در جریان ثبت است.بخشنامه شماره 5552/3-14/8/54 
ثمن اعیانی بند 328- ثمن اعیانی شامل قنوات هم میشود و مانند سایر اعیان است و مشمول حكم سایر اموال غیرمنقول میباشد.بند 373 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
حق احداث اعیانی برای غیر بند 329- چنانچه ملكی بعنوان زمین درخواست ثبت شده باشد و در جریان ثبت حق احداث اعیانی بغیر منتقل شود، همانطوریكه متقاضی ثبت اگر در جریان ثبت ملك خود رأساً اقدام به احداث اعیانی نماید درخواست ثبت مجدد لازم ندارد، درخواست ثبت منتقل الیه نیز كه قائم مقام قانونی ثبت نسبت به اعیانی مستحدثه است مجوزی نخواهد داشت در این صورت پس از احداث اعیانی از طرف منتقل الیه در موقع تحدید حدود ملك حدود اعیانی صاحب نیز تحدید خواهد شد و چنانچه احداث اعیان بعد از تحدید و یا حتی بعد از ثبت عرصه بنام متقاضی باشد یا احیاناً در موقع تحدید حدود اعیان تحدید نشده باشد طبق ماده 104 مكرر آئین نامه ثبت عمل میشود منتهی در صورت عدم صدور سند مالكیت عرصه صدور سند مالكیت اعیان موكول با تمام تشریفات قانونی و انقضای مواعد اعتراض نسبت به اصل ملك مورد تقاضای ثبت و عم اعتراض نسبت به اصل ملك و حدود خواهد بود، باین ترتیب پس از اتمام تشریفات مزبور صدر سند مالكیت اعیان حتی قبل از صدور سند مالكیت عرصه بلااشكال است.بند 351 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 51 
تغییر وضعیت ثبت اعیانی بند 330- در ماده 117 آئیننامه تصریح شده: (تغییر در وضعیت املاك ثبت شده مستلزم تغییر سند مالكیت نیست مگر …)در صورتیكه سند مالكیت بعنوان دكان و غیر ان صادر شده باشد و دارنده سند تغییری در نوع ساختمان داده و یا سند مالكیت بعنوان زمین صادر شده و بعد از طرف مالك در آن احداث بنا شده و تقاضای قید یا تغییر بنا بشود مانعی ندارد كه با معاینه محل و تنظیم صورتمجلس و با احراز موضوع مراتب را در ستون ملاحظات ثبت ملك و سند مالكیت توضیح دهند.بدیهی است این توضیح منافات با ماده 117 مذكور ندارد در این باره تكلیفی هم بعهده دفاتر اسناد رسمی از نظر هدایت مدعیان تعیین وضعیت در زمین مورد معامله محول گردیده كه بنوبه خود لازم الاجراء است.بخشنامه شماره 2855/3-23/4/55 و 6021/2-3/5/54 اصلاحی 
تعیین مشخصات اراضی وزارت دفاع بند 331- علاوه بر همكارهائی كه در مورد تعیین محل زمینهای خریداری ارتش و اندازه گیری مساحت و ابعاد و پیاده نمودن نقشه های متصرفات ارتش در اراضی مورد تملك معمول داشته اید در مواردی هم كه اسناد مالكیت اراضی مورد تملك ارتش فاقد مساحت و ابعاد است در تعیین مشخصات و مساحت آن با اداره مهندسی وزارت دفاع تشریك مساعی و همكاری نمایند.(بند 441 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
فقدان پرونده های ثبتی بند 332- چون گزارشهای فقدان پرونده واصله از واحدهای ثبتی در مورد تشكیل پرونده المثنی افزایش یافته و ازدیاد این قبیل گزارشها مؤید بی نظمی در امور بایگانی واحدهاست لذا متذكر میگردد منبعد از ارسال گزارشهای فقدان پرونده قبل از تعیین متخلف و اعلام موضوع به دادسرای محل خودداری و برای جلوگیری از هرگونه بی ترتیبی در آینده دستور فرمائید كلیه واحدهای تابعه حداكثر تا آخر سال جاری صورت پرونده های مفقود را ضمن تعیین و معرفی متخلف به دادسرا به آن منطقه گزارش و پس از بررسی و حصول نتیجه قطعی مراتب را با اظهار نظر صریح اعلام فرمائید.بخشنامه 2950/3-30/10/63 سازمان ثبت اسناد و املاك 
اعلام موضوع فقدان پرونده های ثبتی به دادسرا قبل از صدور گزارش و تعیین متخلف بند 333- چون گزارشهای فقدان پرونده واصله از واحدهای ثبتی در مورد تشكیل پرونده المثنی افزایش یافته و ازدیاد این قبیل گزارشها مؤید بی نظمی در امور بایگانی واحدها است لذا متذكر میگردد. منبعد از ارسال گزارشهای فقدان پرونده قبل از تعیین متخلف و اعلام موضوع به دادسرای محل خودداری و برای جلوگیری از هرگونه بی ترتیبی در آینده دستور فرمائید كلیه واحدهای تابعه حداكثر تا آخر سال جاری صورت پرونده های مفقود را ضمن تعیین و معرفی متخلف به دادسرا به آن منطقه گزارش و پس از بررسی و حصول نتیجه قطعی مراتب را با اظهار نظر صریح اعلام فرمائید.(بخشنامه شماره 2950 تاریخ 30/10/63). 
 فصل 21 
 اصلاحات ارضی 
تنظیم سند معاملات املاك مزروعی بند 334- تنظیم سند معاملات مربوطه به دهات و املاك مزروعی موكول به استعلام از مراجع ذیربط است.بند 316 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 (اصلاحی) 
معافیت معاملات اصلاحات ارضی از حقوق دیوانی بند 335- كلیه معاملات مربوط به اجرای قانون اصلاحات ارضی و همچنین اسناد تضمین و تأمین كه مالكین و متصرفین املاك برای دریافت وجوه تودیعی و اسناد انتقال قبوض اقساطی كه برای تبدیل به سهام كارخانجات دولتی و یك سوم وام زارعین تنظیم مینمایند از هرگونه حق الثبت، مالیات، بهای اوراق معاف است.بند 322 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
صورتمجلس تفكیكی بند 336- در اسناد راجع بموضوع تبصره ماده 15 آئین نامه اصلاحات اراضی مصوب 3/5/1343 مطالبه صورتمجلس تفكیكی از اداره ثبت الزامی نیست و اسناد را بر مبنای تقسیمی كه از طرف نمایندگان سازمان اصلاحات اراضی طبق مقررات مربوط اتخاذ شده تنظیم و ثبت نمایند و در اینگونه اسناد قید شود كه (معتاملین ضمن عقد خارج لازم اصلاحات اراضی را وكیل در حیات و وصی پس از ممات قرار دادند كه در هر مورد احتمالاً در تطبیق تقسیمی كه شده با مقررات ثبتی و در موقع تحدید حدود و نقشه برداری ملك بوسیله نمایندگان و مهندسین ثبت اشكال یا اختلافی پیش آید وكیل یا وصی مذكور رفع اختلاف كرده و نظر وكیل یا وصی برای طرفین لازم الاتباع است ولو اینكه منجر به تعیین حدود و كسر و نقصان حصه هر یك از طرفین گردد ادارات ثبت مجازند كه طبق نظر وكیل یا وصی عمل كرده و امضاء وكیل یا وصی بمنزله امضاء موكل و موصی و قاطع اختلاف خواهد بود).بند 320 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
امتناع از تسلیم سند مالكیت بند 337- چنانچه هنگام اجرای مقررات قانون تقسیم و فروش املاك مورد اجاره به زارعین مستأجر سند مالكیت در دسترس ادارات اصلاحا اراضی كه بقائم مقامی مالكین مستنكف اسناد مربوطه را امضاء مینمایند نباشد بایستی ادارات ثبت با ملاحظه پرونده و سوابق ثبتی و ثبت دفتر املاك جریان ثبتی كامل ملك را به دفتر تنظیم كننده سند اعلام و پس از تنظیم و ثبت سند انتقال به زارعین برای جلوگیری از انتقال مجدد مراتب را بدفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه ابلاغ و متذكر شوند كه در صورت مراجعه مالك سابق و ارائه سند مالكیت آنرا اخذ و برای قید مفاد انتقال به اداره ثبت ارسال دارند، در مورد املاكی كه در اجرای مرحله اول به دولت واگذار شده چنانچه دارنده سند مالكیت از تسلیم آن خودداری نموده مراتب بدفاتر اسناد رسمی ابلاغ شود كه از انجام معامله به استناد سند مالكیت قبلی خودداری و در صورت ارائه آنرا دریافت و به اداره ثبت ارسال دارند.بند 323 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
اراضی و املاك منتقل شده به زارعین بند 338- در اجرای ماده واحده متمم قانون ثبت املاك در مناطق عشایری و تبصره ذیل آن مصوب 21 آذرماه سال 1352 و بمنظور اتخاذ رویه واحدی برای ادارات ثبت مناطق مربوطه و رفع هرگونه ابهام لزوماً خاطرنشان مینماید:بطوریكه كسب اطلاع شده بعضی از ادارات ثبت در مورد آن قسمت از اراضی و املاكی كه براساس قانون و مقررات اصلاحات ارضی بزارعین انتقال یافته پس از صدور رأی هیئت حل اختلاف نسبت بتعارض در تصرف و مالیكت از مدعیان مالكیت این قبلی املاك و اراضی بر طبق ماده 143 الحاقی به قانون ثبت با دریافت حق الثبت و هزینه های مقدماتی اقدام به قبول درخواست و انتشار آگهی مینمایند و حال آنكه این تكلیف مستنداً به تبصره ماده مذكور بعهده هیئتهای حل اختلاف محول و مقرر شده مدعیان مالكیت سابق آن اراضی و املاك میتوانند به هیئتهای یه حل اختلاف مراجعه و هیئت حل اختلاف با توجه بدلائل و مدارك مالكیت آنها بشرح مندرج در تبصره مذكور عمل و اقدام نمایند، بنا بمراتب بالا در نظر گرفتن مفاده تبصره مذكور در هر مورد كه هیئت با توجه بدلائل و مدارك مالكیت به تقاضای مدعین مالكیت رسیدگی نموده و تصمیم خود را اعلام و در محل آگهی، شده و خلاصه طبق تبصره مزبور كاملاً عمل گردیده نیازی بقبول تقاضای ثبت و انجام تشریفات مندرج در ماده 143 نبوده و ادارات ثبت بایستی پس از رسیدگی و انجام تشریفات قانونی از طرف هیئتهای حل اختلاف نسبت به پرداخت وجوه تودیع شده یا تسلیم قبوض یا دستور پرداختها بر طبق مقررات مذكور عمل و اقدام نمایند.بخشنامه 6574/3-13/11/53 
ثبت خلاصه معاملات بند 339- در مورد خلاصه معاملات املاكی كه در اجرای قانون اصلاحات ارضی به دولت منتقل و براساس ماده 3 قانون مذكور بدون ذكر تعداد و نوع حدود و مشخصات ملك برای انتقال دهنده استثناء گردیده، ثبت خلاصه معاملات این قبیل املاك كه مسبوق به ثبت در دفتر املاك است بنام زارعین (انتقال گیرنده) بهمان نحو كه معامله با قید استثناء مستثنیات ماده 3 انجام یافته خالی از اشكال است و هر اقدام دیگری نسبت به مستثنیات متعلق بمالك اولیه موكول به تعیین نوع و حدود و مشخصات مستثنیات مزبور با حضور نماینده اصلاحات ارضی و مالكین مشاعی خواهد بود و در مورد املاك در جریان ثبت هم خلاصه معامله در پرونده مربوطه بایگانی و پس از مراجعه ذیحق بشرح بالا اقدام میگردد.بند 336 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
دستور پرداخت بجای قبض اقساطی و تسلیم خلاصه معامله به اصلاحات ارضی بند 340- در مواردیكه بجای قبوض اقساطی دستور پرداخت صادر میگردد بایستی مفاد ماده 28 آئیننامه قانون دفاتر اسناد رسمی را از جهت ذكر شماره و تعداد در متن و ملاحظات دفاتر اسناد رسمی و دیافت رسید رعایت گردد، ضمناً نسخه دوم خلاصه انتقال املاك خریداری اصلاحات ارضی بایستی به اداره مزبور تحویل شود.بند 327 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تسلیم قبوض اقساطی و دستور پرداخت و حواله قبوض سپرده بند 341 – در مواردیكه ذینفع برای اخذ سپرده یا قبئض اقساطی و دستور پرداخت مربوط به اصلاحات ارضی كه تسلیم آن قانوناً بلااشكال است بدفاتر اسناد رسمی مراجعه مینماید دفاتر مزبور با بررسی دقیق موضوع و احراز صلاحیت برای دریافت قبوض طبق مقررات جاریه ظهر قبض امانی را بعنونا حسابداری اداره مربوطه حواله و مهر و امضاء و تسلیم ذینفع نموده و مراقبت نمائید در استرداد وجوه قبوض با رعایت مقررات اقدام شود.بند 325 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
تبدیل چك نقدی قسط اول به قبض سپرده بند 342- نظریه مورخ 18/2/46 كمیسیون متشكله در سازمان اصلاحات ارضی در مورد نحوه تودیع وجوه مربوط به اصلاحات ارضی برای اجراء ذیلاً درج میشود:چكهای مربوط به قسط اول املاك خریداری و دستور پرداختهای آن در مورد املاكی كه به ثبت آنها اعتراض شده، همچنین املاك به ثبت نرسیده و مجهول المالك باید بوسیله ادارات اصلاحات ارضی از طریق محاضر تنظیم كننده اسناد خرید به ثبت محل تسلیم شود و ادارات ثبت باید پس از وصول وجه چكهای صادره از شعب بانك كشاورزی قبض سپرده صادر و یك نسخه از قبوض صادره را بدفترخانه مربوطه ارسال و دفترخانه تنظیم كننده سند انتقال ملك رسید قبض سپرده را طبق نمونه های موجود به ادارات اصلاحات ارضی اعلام خواهد نمود، در مورد معاملاتی كه در گذشته انجام شده و ثمن معامله در صندوق ثبت تودیع شده است چنانچه تاكنون قبض سپرده صادر نشده باشد ادارات ثبت باید قبض سپرده صادر و از طریق دفترخانه تنظیم كننده سند بشرح فوق اقدام شود.بند 328 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
صدور سند مالكیت املاك مورد اعتراض بند 343- چون طبق قسمت اخیر بند (ب) از ماده 4 قانون الحاقی به آئیننامه اصلاحات ارضی مصوب 12/2/46 كه مقرر میدارد (… در هیچ مورد و بهیچ عنوان املاك تقسیم شده از زارعین مسترد نخواهد شد و دعاوی مطروحه در محاكم قضائی كه تا تاریخ تصویب این قانون منجر بصدور حكم قطعی شده مشمول مقررات این ماده است) از تاریخ تصویب ماده مزبور اعتراضات ماهوی و حدودی املاكی كه به زارعین منتقل شده منجر بصدور دادنامه محكومیت نسبت بعین نخواهد شد و در مورد املاك خالصه واگذاری به زارعین با توجه به قسمت اخیر تبصره 3 از ماده 3 قانون انحلال خالصجات كه مقرر میدارد (در صورتیكه دعوی منجر بصدور حكم قطعی بنفع اشخاص بشود محكوم له منحصراً مستحق دریافت بهای دریافت شده از خریدار خواهد بود) لذا وجود اعتراض در مورد املاكی كه در اجرای مرحله اول قانون اصلاحات ارضی و یا در اجرای ماده 3قنون انحلال بنگاه خالصجات بزارعین واگذار شده مانع صدور سند مالكیت بنام زارع انتقال گیرنده نیست.بند 332 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
نحوه رسیدگی و اجرای تبصره 3 قانون ترتیب رسیدگی و ختم پرونه های اصلاحات ارضی بند 344- بدینوسیله قانون رسیدگی و ختم پرونده های اصلاحات ارضی ابلاغ و متذكر میشود كه در مورد تبصره سه قانون مزبور با توجه به صورتجلسه ای كه در اینمورد با حضور نماینده این سازمان تنظیم گردیده اقدام لازم معمول دارید متن صورتجلسه تنظیمی ذیلاً درج میشود:پیرو دعوتنامه شماره 7317-1-12-16926-29/5/1354 بمنظور تعیین نحوه اجرای تبصره 3 قانون ترتیب رسیدگی و ختم پرونده های اصلاحات اراضی مصوب 23/4/1354 كمیسیونی یا حضور اعضاء ذیل تشكیل و پس از بحث و استماع بیانات آقایان نمایندگان وزارت دادگستری و سازمان ثبت اسناد و املاك باین شرح اظهار نظر شد:اشتباهات مذكور در تبصره 3 مربوط بیكی از موارد ذیل خواهد بود:1- اشتباه در نام و یا در یكی از مشخصات متعاملین، باین توضیح كه در اسناد تنظیمی مشخصات متقاضی عبارتست از نام و نام خانوادگی، نام پدر، شماره شناسنامه، تاریخ تولد، محل سكونت، بنابراین در صورتیكه در یكی از مشخصات فوق اشتباه شده باشد مورد شمول تبصره خواهد بود.2- اشتباه در یكی از مشخصات ملك، باین توضیح كه در اسناد تنظیمی مشخصات ملك (در قسمت مورد معامله) باتین نحو ذكر میشود، مقدار- نام ملك- شماره پلاك و بخش مربوطه- بنابراین اگر در نام ملك و یا شماره پلاك و یا بخش مربوط اشتباه شود مورد شمول تبصره است، لیكن اشتباه در مقدار ملك مورد معامله بعلت آنكه مستلزم اصلاح مورد معامله در اسناد دیگر میشود از اشتباهات مشمول تبصره تشخیص نمیگردد و باید در شورای اصلاحات ارضی اصلاح شود.3- اشتباه در ثمن معامله در این مورد تا آنجا كه اشتباه مربوطه بماخذ تعیین قیمت باشد موضوع مشمول ماده 38 آئیننامه اصلاحات ارضی و ماده 4 قانون مواد الحاقی مصوب 23/2/1346 خواهد بود ولی اشتباه در محاسب قیمت از لحاظ ضرب ارقام مشمول تبصره خواهد بود.در تمام مواردیكه اشتباهات مشمول تبصره باشد با توجه بمقررات ثبتی اصلاح آن باید با حضور طرفین معامله در دفتر اسناد رسمی انجام شود و در غیر اینصورت موضوع باید در شورای اصلاحات ارضی مطرح و رأی لازم صادر گردد.بخشنامه 4000/3-11/6/54 
توضیح فراز سوم از صورتجلسه اداره حقوقی وزارت دادگستری بند 345- چون یكی از واحدهای ثبتی راجع به قسمت آخر فراز 3 صورتجلسه تهیه شده در اداره حقوقی وزارت دادگستری كه با حضور نماینده سازمان ثبت تدوین شده و راجع است به اشتباهات ثبتی مذكور در تبصره 3 ماده واحده قانون ترتیب رسیدگی و ختم پرونده های اصلاحات ارضی كه طی شماره 4000/3-11/6/54 به كلیه واحدهای ثبتی ابلاغ شده دچار خطای در استنباط شده و از سازمان ثبت استعلام كرده است، موضوع بررسی و بشرح زیر اظهار نظر میشود تا واحدهای ثبتی رویه واحدی در تصمیمات خود اتخاذ نمایند:منظور از جمله ذكر شده در قسمت آخر فراز 3 صورتجلسه ای كه در اداره حقوقی تنظیم شده است این است كه «اگر رفع اشتباه خللی به حق یكی از طرفین معامله یا شخص ثالث وارد آورد با توجه به مقررات ثبتی اصلاح آن باید با توافق طرفین معامله بموجب سند رسمی انجام شود» بدیهی است اگر رفع اشتباه موجب تضییع حق احد از طرفین معامله با اشخاص ثالث نبوده یا از نوع اشتباهات مذكور در بند 3 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت مصوب سال 1351 باشد كه در موقع تنظیم سند وقوع یافته است باید موضوع در هیئت نظارت مطرح و اتخاذ تصمیم بعمل آید.بخشنامه 7900/3-13/12/54 
 فصل 22 
 جنگل، مرتع، موات 
اراضی موات بند346-تقاضای ثبت اراضی موات فقط از دولت پذیرفته خواهد شد.بند339 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49(اصلاحی) 
عدم پذیرش ثبت جنگلها به نام اشخاص بند 347-با توجه به ماده1 قانون ملی شدن جنگلها مصوب 27/10/41از پذیرش تقاضای ثبت و تحدید حدود و صدور سند مالكیت املاك مشمول قانون مذكور ،به نام اشخاص خودداری كنید.بند337مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال49 
نحوه صدور سند مالكیت منابع ملی شده بند348-منابع ملی شده ای كه به موجب قانون ملی شدن جنگلها و با رعایت ماده 56قانون حفاظت ملی شناخته شده و تاكنون منتهی به صدور سند مالكیت نگردیده،به سه دسته قابل تقسیم است:1- منابع ملی شده ای كه تاكنون تقاضای ثبت نشده اعم از اینكه مجهول المالك میباشد یا در اجرای ماده 19 قانون املاك واگذاری بایستی تقاضای ثبت گردد. 2- منابع ملی شده ای كه از طرف اشخاص یا موسسات تقاضای ثبت شده ولی تاكنون آگهیهای نوبتی آن به جهتی منتشر نشده و یا در اثر اشتباه دستور تجدید آگهی آنها صادر گردیده. 3- منابع ملی شده ای كه در جریان ثبت است و آگهیهای نوبتی آن منتشر شده اعم از اینكه تحدید حدود شده و یا نشده باشد ،در مورد منابع ملی شده مذكور در فراز یك بایستی پس از دریافت مدارك لازم از قبیل آگهی ملی شدن و نقشه مربوطه و رای كمیسیون مندرج در ماده 56 قانون حفاظت و گواهی مذكور در ماده 13 آئیننامه قانون ملی شدن جنگلها و معاینه محلی كه با حضور نماینده سرپرستی منابع طبیعی به عمل خواهد آمد و تطبیق حدود مذكور در اوراق مزبور با محل و احراز معدم وجود اختلاف ،حدود كل محدود ملی شده را به موجب صورتمجلس ذكر و تذكر دهند كه محدوده مذكور شامل چند پلاكهایی است و سپس در صورت انطباق با مجاورین پس از امضا نماینده سرپرستی منابع طبیعی و احراز اینكه كه كلا یا جزئاً سابقه ثبت ندارد نسبت به تقاضای قبول ثیت آن یا یكی از پلاكها و توضیح اینكه از چه پلاكهایی تشكیل شده به نام دولت و به نمایندگی وزارت منابع طبیعی اقدام نمایند و چون مقصود از صدور آگهیهای نوبتی و تحدیدی اطلاع عامه از قبول در خواست ثبت و تعیین حدود است تا در صورتیكه برای خود حقی قائل باشند از طریق تسلیم واخواهی احقاق حق شود و در مورد منابع ملی مذكور د رفراز یك این دستور قانون ملی شدن جنگلها حقی برای افراد قائل نشده و تنها دارندگان دادنامه به نام جنگل و یا افرادی كه دعاوی آنها در تاریخ تصویب قانون مزبور در محاكم قضائی یا هیئت های رسیدگی به املاك واگذاری مطرح بوده و پس از صدور رای قطعی می توانند باستنادقسمت اخیر ماده پنج و با رعایت ماده 9 قانون مزبور وجه مربوطه را دریافت دارند ،لذا دیگر تصور تضییع حقی نمی رود و حقوق این قبیل افراد نیز محفوظ می باشد،بنا به مراتب مشروحه صدور آگهی نوبتی و تحدیدی نسبت به این قبیل منابع ملی شده امری زائد و غیر ضروری است و بایستی پس از انجام تشریفات فوق و تنظیم اظهار نامه مستندا بماده یك قانون ملی شدن جنگلها بر طبق حدودی كه به شرح فوق تعیین شده(و بایستی با كمال دقت و مراقبت معین شده باشد)مبادرت به صدور سند مالكیت به نام دولت گردد،چون مستنبط از قانون ملی شدن جنگلها این است كه به هر حال جنگلها ملی شده به هیچ وجه قابل استرداد به مالكین سابق نیست و پرداخت بهای مذكور در ماده 4 در صورتیكه برای خود حقی قائل باشند از طریق تسلیم واخواهی احقاق حق شود و در مورد منابع ملی مذكور د رفراز یك این دستور قانون ملی شدن جنگلها حقی برای افراد قائل نشده و تنها دارندگان دادنامه به نام جنگل و یا افرادی كه دعاوی آنها در تاریخ تصویب قانون مزبور در محاكم قضائی یا هیئت های رسیدگی به املاك واگذاری مطرح بوده و پس از صدور رای قطعی می توانند باستنادقسمت اخیر ماده پنج و با رعایت ماده 9 قانون مزبور وجه مربوطه را دریافت دارند ،لذا دیگر تصور تضییع حقی نمی رود و حقوق این قبیل افراد نیز محفوظ می باشد،بنا به مراتب مشروحه صدور آگهی نوبتی و تحدیدی نسبت به این قبیل منابعملی شده امری زائد و غیز ضروری است و بایستی پس از انجام تشریفات فوق و تنظیم اظهار نامه مستندا بماده یك قانون ملی شدن جنگلها بر طبق حدودی كه به شرح فوق تعیین شده(و بایستی با كمال دقت و مراقبت معین شده باشد)مبادرت به صدور سند مالكیت به نام دولت گردد،چون مستنبط از قانون ملی شدن جنگلها این است كه به هر حال جنگلها ملی شده به هیچ وجه قابل استرداد به مالكین سابق نیست و پرداخت بهای مذكور در ماده 4 نسبت به املاكی كه در جریان ثبت بوده بر طبق ماده پنج قانون ملی شدن جنگلها موكول به خاتمه جریان ثبتی است و در واقع معترض محكوم له از این جهت قائم مقام متقاضی ثبت شناخته خواهد شد لذا در مورد املاك مذكور در فراز 2و3 چنانچه تمامی مورد ثبت مستند به رای مذكور در ماده56 قانون حفاظت و گواهی مذكور در ماده 13 آئین نامه و نقشه و سایر سوابق قطعا ملی شناخته شده باشد و نسبت به كل و در مورد رقباتی كه مقداری از آن به شرح مذكور بالا ملی شناخته شده نسبت به مقدار مذبور پس از اجرای تشریفاتی كه در مورد املاك مذكور در فراز یك ذكر شده اقدام به صدور سند مالكیت به نام دولت خواهد شد. النهایه در مورد املاك مذكور در فراز 2 قبلا بایستی آگهی نوبتی آن ضمن سایر آگهیهای نوبتی با توضیح موضوع منتشر و در آن تصریحا اضافه شود كه افرادی كه مدعی مالكیت سابق مورد تقاضا می باشند به منظور استفاده از مقررات ماده9 قانون ملی شدن جنگلها می توانند در موعد مقرر اعتراض خود را تسلیم دارند و وصول اعتراضات احتمالی مانع صدور سند مالكیت نیست ضمنا چون در اثر تغییراتی كه در قسمتهای واگذاری از جنگلهای ملی شده داده شده و می شود حدود اغلب از جنگلها قهرا تغییر نموده و یا خواهد نمود ،لذا عملیات تحدیدی نسبت به جنگلهای مذكور در فراز 2و3 غیر عملی است و ضرورتی هم ندارد و چنانچه مالكین سابق از این جهت اختلافی با جنگلبانی پیدا نمایند تعیین تكلیف با مراجع صالحه خواهد بود. بدیهی است در مورد املاكی كه دارای سند مالكیت است و كلا یا جزئا ملی شناخته شده پس از اجرای تشریفاتی مانند تشریفات مربوط به املاك مذكور در فراز یك از جهت دریافت مدارك لازم و تطبیق با محل و تنظیم صورتمجلس در صورت تسلیم سند مالكیت برطبق ماده 13 آئین نامه قانون ملی شدن جنگلها و در صورت عدم دسترسی به سند مالكیت با صدور بخشنامه به دفاتر اسناد رسمی و قید مراتب در دفتر املاك نسبت به صدور سند مالكیت به نام دولت و به نمایندگی وزارت منابع طبیعی طبق مقررات اقدام خواهد شد،بدیهی است در هرمورد كه در اثر عدم وصول اعتراض بر نظر مامورین وزارتخانه ذیربط ظرف مدت مقرر قانونی نظریه مزبور قطعی خواهد شده باشد با دریافت گواهی قطعیت از ناحیه سرپرستی بایستس اقدام لازم به عمل آید و برای تسهیل كار در معاینات محلی از نماینده و نقشه برداران مطلع كه سابقه این كارها رادارند استفاده خواهند نمود. بند338 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال49 
نحوه صدور سند مالكیت ارضی موات بنام دولت بند349-براساس مصوبه شماره 18475/1-1/6/1361 شورایعالی محترم قضائی در مواردی كه در اجرای قانون و آئین نامه اراضی شهری و مطابق رای رسمی كمیسیون ماده12 قانون مزبور تقاضای صدور سند مالكیت زمین موات به نام دولت می شود ،مقتضی است بر اساس رای قطعی صادره نوع ملك را در سند مالكیت قید نمایند.. 
جنگل و مرتع بند 350-در اجرای ماده 13 آئین نامه قانون ملی شدن جنگلها و مراتع كشور مقتضی است ضمن تسریع در اعمال مقررات ماده مزبور مفاد ماده29 قانون اصلاح قانون حفاظت و بهره برداری از جنگلها و مراتع كشور مصوب مرداد ماه1346 را نیز كه ذیلا ذكر می گردد مورد توجه قرار دهند و برابر آن عمل نمایند ((ماده 29 در كلیه اقدامات ثبتی كه نسبت به تملك منابع طبیعی ملی شده به عمل می آید سازمان جنگلبانی از پرداخت مالیات و عوارض ثبتی و حق الثبت و هر گونه الصاق تمبر معافاست ولی حقوقی كه بسر دفتران اسناد رسمی تعلق می گیرد باید به وسیله سازمان جنگلبانی پرداخت گردد.))بخشنامه 13045/2-27/10/54 
ثبت غیر قانونی املاك مجاور موات بند351-بطوریكه اطلاع حاصل شده است در برخی از اراضی كه با اراضی موات مجاورت داشته و اسناد مالكیت بدوی بدون نقشه و طول اضلاع و مساحت صادر شده است،به دستاویز عمل تفكیك مقادیر زیادی ازاراضی موات را جزو محدوده اصلی قلمداد و به صدور اسناد مالكیت تفكیكی مبادرت می نمایند،چون ماده 29 قانون ثبت و سایر قوانین و مقرراتی كه از اسناد مالكیت حمایت می كنند منوط و موكول باین است كه با اجرای جریان مقدماتی از از تقاضای ثبت و تحدید حدود و گذشتن مواعد اعتراض بر اصل و حدود و یا صدور حكم نهائی در مواردی كه اعتراض در موعد مقرر واصل شده است نسبت به مورد تقاضا جریان مقدماتی ثبت و صحیحا اجرا شده باشد و نسبت به مازاد این قبیل اراضی از محدوده اولی هیچ نوع عملیات ثبتی صورت نگرفته است لازم است به مجرد برخورد با این قبیل اراضی و احراز مقدار اولیه و تعیین قطعات اضافی كه بدون هیچ تشریفاتی اقدام شده است به دفاتر اسناد رسمی حوزه آن منطقه /واحد ابلاغ نمائید كه از انجام هر گونه معامله ای نسبت به قطعات اضافی خودداری و پرونده را جهت تعقیب متخلف و یا متخلفین به دادسرای محل ارسال و نتیجه را نیز در هر مورد علیحده به سازمان نسبت اعلام فرمائید.بخشنامه1936/3-18/3/54 
تسریع در جریانات ثبتی مربوط به اراضی و املاك برنامه های عمومی و عمرانی و نظامی دولت بند352-وزارت نیرو طی شماره 450/1085/9282-17/4/61اعلام داشته كه شركتهای تابع وزارت نیرو در اجرای مقررات تبصره دو ماده دو لایحه قانونی نحوه خرید و تملك اراضی و املاك برای برنامه های عمومی عمرانی و نظامی دولت مصوب 17/11/58به بعضی از واحدهای ثبتی مراجعه ولی ادارات ثبت در این مورد اقدام شایسته معمول نداشته اند دستور فرمائید در صورت مراجعه هر سازمان در اجرای مفاد تبصره فوق الذكر در اسرع وقت اقدامات قانونی معمول و چنانچه با مشكلی مواجه شوند كه به لحاظ آن انجام تقاضا در مهلت مقرر میسر نباش بلافاصله مراتب را با دلائل قانونی به سازمان متقاضی ابلاغ و رونوشت آن را با اعلام جریان كامل ثبتی و اظهارنظر صریح به طوری كه احتیاج به مكاتبات بعدی نباش به ثبت منطقه گزارش تا طبق مقررات قانونی رفع اشكال و ابهام به عمل آید. بخشنامه1569/3-27/4/61 
 فصل 23 
 اوقاف 
همكاری با ادارات اوقاف بند353-مراجعه نماینده اوقاف به دفتر توزیع اظهارنامه برای تهیه صورت املاكی كه به عنوان وقف معرفی شده بلامانع است.بند349 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال49 
نحوه ثبت و صدور سند مالكیت اراضی موقوفه بند354-از آنجائی كه ثبت رقبات موقوفه و تنظیم اسناد رسمی نسبت به این گونه املاك و رعایت ضوابط قانونی مقرر در این زمینه حائز كمال اهمیت است،موارد زیر را جهت آگاهی و توجه بیشتر اعلام میدارد:1-در مواردی كه ادارات اوقاف تقاضای قبول ثبت و یا صدور سند مالكیت رقبه ای را از ادارات ثبت دارند ،اقتضا دارد نسبت به انجام خواسته آنها موازین قانونی نهایت همكاری را معمول دارند.2-در مورد املاكی كه عرصتا و اعیانا وقف میباشد و اعیانی موقوفه به مرور یا به عللی از بین رفته است با رعایت قوانین و مقررات مربوطه و با توجه به سوابق ثبتی و پس از اخذ مستندات لازم قانونی اقدام مقتضی در این خصوص در حدود مقررات بلامانع است.3-با توجه به قانون و مقررات اوقاف دفاتر اسناد رسمی مكلفند قبل از تنظیم هر نوع سند نسبت به املاك موقوفه موافقت ادارات اوقاف محل را جلب نمایند و ادارات ثبت نیز قانون و آئین نامه قانون اوقاف را مراعات نمایند.4-در مواردی كه ادارات توقاف نیاز به تشخیص املاك موقوفه دارند و جهت شناسایی و تهیه فهرست نماینده ای معرفی می نمایند،مقتضی است در این زمینه نهایت همكاری را به عمل آورند.5-هر گاه ادارات اوقاف به عللی از قبیل آتش سوزی و غیره تقاضای صدور سند مالكیت المثنی و یا در خواست تهیه رو نوشت اسناد رسمی تانظیمی در دفاتر اسناد رسمی را می نمایند لازم است نسبت به انجام درخواست آنها با رعایت مقررات در اسرع وقت اقدام شایسته معمول دارند.بخشنامه1886/3-23/2/52 اصلاحی. 
سند مالکیت املاک موقوفه بند 355 – چون صدور سند مالکیت املاک موقوفه به نام متصدی مثبت تولیت نیست اداره ثبت میتواند اسناد مالکیت املاک مرد تقاضای متولی را به تصدی وی صادر و اداره اوقاف هم می‌تواند رونوشت اسناد مالکیت وقفی را از ثبت محل دریافت دارد. بند ۳۷۱ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹. 
صدور سند مالکیت موقوفات بند 356 – با توجه به مقررات اوقاف واحدهای ثبتی می توانند در صورت تقاضای اداره اوقاف اسناد مالکیت موقوفات آن را طبق مقررات صادر و تسلیم و مراتب را هم جهت اطلاع به متولی ابلاغ نمایند. بخشنامه 625/3 – 23/2/52 اصلاحی 
 فصل 24 
 اتباع بیگانه 
نحوه قبول تقاضای ثبت ملک از بیگانگان بند 357-در خواست ثبت اتباع بیگانه با رعایت مقررات مربوط باستملاك اتباع بیگانه و پس از كسب دستور از سازمان ثبت بعمل می آید.بند347مجموعه بخشنامه های تاآخر سال49. 
اظهارنامه ثبت املاك اتباع بیگانه بند358-در مورد اظهارنامه راجع به تقاضای ثبت املاك اتباع بیگانه باید امضای متقاضی از طرف ثبت محل گواهی شود.(بند 409 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
تقاضای ثبت اتباع بیگانه بند359-حسب تقاضای دفتر حقوقی وزارت امور خارجه شایسته است دستور فرمائید دفتر اسناد رسمی حوزه تابعه در آینده موقع تنظیم اظهار نامه تقاضای ثبت اتباع بیگانه علاوه بر تعیین منطقه ثبتی محل وقوع ملك مورد تقاضا و مشخصات و نشانی كامل ملك را تعیین و در اظهارنامه قید نمایند تا تعیین محل قطعی آن روی نقشه شهری میسر باشد.(بخشنامه شماره 6342/3-30/10/53)اصلاحی. 
ثبت اسناد معاملات غیر منقول بیگانگان مقیم ایران بند360-اتباع خارجی مقیم ایران نمی توانند قبل از كسب اجازه مخصوص از سازمان ثبت به قائم مقامی از فرزند صغیر خود نسبت به قبول انتقال اموال غیر منقول واقع در ایران اقدام نماید(بند410 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال49). 
تملك یا اجاره ملك توسط اتباع بیگانه بند361-در هر مورد كه اتباع بیگانه قصد تملك و یا اجاره اموال غیر منقول در ایرانداشته باشند دفاتر اسناد رسمی بایستی قبلا موافقت سازمان ثبت را جلب نمایند. هر گاه مدت اجاره از پنج سال تجاوز ننماید جلب موافقت ضروری نیست و فقط بایستی مراتب را با ذكر خصوصیات و مشخصات موجر و مستاجر و محل مورد اجاره به اداره كل امور املاك گزارش نمائید.(بند417 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال49). 
نحوه خرید ملك اتباع خارجی بند362-چنانچه اتباع خارجی مقیم در ایران قصد خرید ملكی در نوار مرزی و نقاط نزدیك مرز داشته باشند علاوه بر تهیه اوراق لازم از قبیل اظهار نامه تقاضای ثبت املاك اتباع بیگانه و گواهی عدم سوپیشینه و فتوكپی مصدق پروانه اقامت محل دقیق ملك مورد نظر و نقشه و كروكی جامعی از وضعیت ملك كه نمودارفاصله و موقعیت آن باشد تهیه و ارسال دارند تا از اتلاف وقت در صدور پاسخ جلوگیری شود.(بخشناكه شماره 6791/3-5/10/55) اصلاحی. 
 فصل 25 
 تعیین حدود و تفکیک، افراز 
رعایت حریم راه آهن بند 363-ادارات ثبت مكلفند در موقع تحدید حدود تفكیك و صدور سند مالكیت املاك اشخاص با توجه به ماده13 قانون بزه های راه آهن مصوب1320 رعایت حریم قانونی راه آهن را نموده و در موقع انتشار آگهی های تحدیدی و نوبتی یك نسخه آن را هم به ادارات راه آهن بفرستد.بند369 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49. 
عملیات تحدید حدود پس از تجدید آگهی نوبتی بند364-به طوری كه اطلاع دارند در ماده 14 قانون ثبت قید شده است تحدید حدود املاك واقعه در هر ناحیه متدرجا به ترتیب نمره املاك مطابق نظامنامه یه عمل خواهد آمد و نیز در ماده 66 آئین نامه های قانون ثبت تصریح دارد كه اگهی های تحدیدی منتشر نخواهد شد مگر پس از نشر اولین آگهی نوبتی و با اجرای این دو ماده در گذشته تحدید حدودهای به عمل آمده است و بعدا در اثر اشتباه در آگهی نوبتی به دستود هیئت نظارت اگهی نوبتی تجدید می شود و به اعتبار این تجدید آگهی اغلب واحدهای ثبتی عملیات تحدیدی حدود گذشته را هم باطل تلقی شده و به تجدید آگهی تحدیدی و عملیات تحدیدی مبادرت می نمایند ،و حال آنكه در بند 2 از ماده 25 قانون اصلاحی ثبت تذكر داده شده هر گاه هیئت نظارت تشخیص دهد كه در جریان مقدماتی ثبت املاك اشتباه موثری واقع شده آن اشتباه و همچنین عملیات بعدی كه اشتباه مزبور در آن موثر بوده ابطال و جریان ثبت تحدید و یا تكمیل خواهد شد.بنابراین اگر به دستور هیئت نظارت آگهی نوبتی تجدید شود،این تجدید اگهی دلیل بر ابطال عملیات تحدیدی نیست مگر این كه تصریحا در رای هیئت نظارت تجدید عملیات تحدیدی هم قید شده باشد،بنابراین لازم است با در نظر گرفتن این دستور صرفا در اجرای رای هیئت نظارت اقدام نموده و مراقبت نمائید بی جهت مشكلاتی برای ارباب رجوع در قسمت تجدید عملیات تحدیدی فراهم نشود.بخشنامه 380/3-25/1/54. 
تعیین حدود توسط نماینده به تنهایی بند365-در مواردی كه نمایندگان ثبت بتوانند طول ابعاد و مساحت ملكی را در موقع تحدید بدون نیاز به وجود نقشه بردار تعیین نمایند، تعیین طول ابعاد و مساحت ملك به وسیله نماینده محدد و با رعایت كامل مقررات مانعی ندارد.بخشنامه1610/3-6/3/54. 
تبعیت از مجاور بند 366-در مواردی كه مجاور ملك مورد تحدید یا مورد تفكیك قبلا بدون تعیین طول ابعاد تحدید و یا ثبت شده باشد ،تبعیت از مجاور از لحاظ حد فاصل (از قبیل دیوار یا نهر و غیره)لازم است و ذكر طول ابعاد مورد تحدید و تفكیك در این مورد با مشخص بودن حد فاصل مباینتی با ثبت مجاور نخواهد داشت.بند361 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
دعوت از نماینده و مهندس ثبت در دعاوی افراز بند 367-برای اینكه اجرای احكام افراز دادگاهها در ادارات و دوایر ثبت از نظر تطبیق حدود و فواصل معینه در نقشه های ثبتی و محدوده اسناد مالكیت و صورتمجلس های تحدیدی ،اشكال و اختلافی پیش نیاید در مواردی كه از دادگاه نماینده و مهندس ثبت به منظور تشزیك مساعی در افراز دعوت شود بایستی نماینده و مهندس به موقع در دادگاه اعزام گردد.بند366-مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
تحدید حدود-تفكیك حدود بند 368-درخواست متقاضیان ثبتی كه تحدید حدود ملك مورد تقاضا را طبق ماده 15 قانون ثبت مینمایند ،منوط به معاینه محل و تطبیق با مجاورین و تخیص جهات اربعه ملك و با رعایت كامل تبصره اصلاحی ماده15 قانون ثبت مصوب 18/10/51 صورت خواهد گرفت.بند356مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اخر سال 49 (اصلاحی). 
جنگل عمومی و مراتع و موات بند369-نمایندگان ثبت د رموقع تحدید حدود املاك مورد تقاضا بایستی از تحدید تمام و یا یك قسمت از املاكی كه جنگل و مرتع یا موات و امثال ان بوده و یا در تصرف مالكانه متقاضی ثبت نمیباشد خودداری نمایند. بند 357 مجموعه بخشنامه ها تا اخر سال 49. 
تجدید تحدید بند 370-در مواردی كه هیئت نظارت تصریح بر تجدید آگهی های نوبتی دارد عملیات تحدیدی در صورتی تجدید خواهد شد كه در رای هیئت نظارت قید شده باشد در غیر این صورت تحدید حدود به قوت خود باقی است . بند 358 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49(اصلاحی). 
تحدید املاك مفروز كه دارای مشاعات است بند371-در موقع تحدید حدود املاك مفروز كه دارای مشاعات نیز می باشد پس از تحدید حدود مفروزات كه در اظهار نامه و اگهی های تحدیدی قید شده حدود مشاعات نیز تعیین و در صورتمجلس تحدیدی قید میشود. بند 359 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49. 
اصلاح وضع املاك بند 372-هر گاه مالكین دو یا چند ملك مجاور به منظور اصلاح و بهبود وضع املاك خود نیاز به مبادله قسمتهای جزئی از املاك خود را داشته باشند میتوان با تنظیم صورتجلسه توافق و سند رسمی و پرداخت حقوق و عوارض مربوطه عمل كرد و رعایت تشریفات تفكیك ضرورتی ندارد. بخشنامه شماره288/3-23/1/54 
تفكیك اراضی مسیر لوله های نفت و گاز بند373-در مورد تفكیك اراضی مسیر خطوط لوله مواد نفتی و گاز سراسری وقت معاینه محلی را به وزارتخانه مربوطه اطلاع داده و با رعایت كلیه مقررات عملیات مربوطه را انجام دهید.بند367 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال49. 
اعلام وقت تفكیك اراضی مسیر لوله نفت بند 374-وقت تفكیك حدود اراضی مسیر لوله نفت را با مهلت معقول با آدرس تهران امور اداری قسمت خطوط لوله ابلاغ نمایند. بند446 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اخر سال 49. 
تفكیك ملكی كه فاقد متراژ و نقشه است بند 375-در موقع تفكیك قسمتی از ملك مورد تحدید و یا ثبت شده كه بدون قید طول اضلاع و مساحت سند مالكیت آن صدر شده نقشه برداری مورد تفكیك و باقیمانده آن با رعایت جهات مذكور در صورتمجلس تحدیدی و سند مالكیت ضروری است و باید از حدود مذكور در صورتمجلس تحدید و سند مالكیت تجاوز نشود در صورت بروز اشكال گزارش و كسب تكلیف شود. بند362 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
تفكیك ملك فاقد بنا و ملكی كه تحدید نشده بند 376-تفكیك املاك فاقد ساختمان كه داری حدود مشخص نیست منوط به پی كنی از طرف ذینفع است و نیز نسبت به املاكی كه عمل تحدید حدود انجام نشده تفكیك قسمتی از ان به وسیله اداره ثبت برای انجام معاله ممنوع است. بند363 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اخر سال 49. 
افراز ملك مشاع كه قسمتی از آن مجهول المالك است در دادگاه بند377-هرگاه نسبت به ملكی كه قسمتی از آن مشاعا درخواست ثبت شده و بقیه مجهول المالك باشد رای قطعی دادگاه بر افراز آن صادر نشده باشد باید صدور آگهی نوبتی آن و نیز پذیرفتن درخواست ثبت سهام مجهول طبق حكم مزبور صورت گیرد و در صورتی كه آگهی نوبتی قبلا به عنوان اشاعه منتشر شده بقیه اقدامات ثبتی طبق رای صادره تعقیب و چنانچه سهم مشاعی مزبور مسبوق یه صدور سند مالكیت باشد مساحت و حدود مشخصات و حقوق ارتفاقی آن طبق حكم قطعی دادگاه با اشاره به شماره حكم در ملاحظات ثبت ملك قید و نسبت به سهم مجهول المالك به شرح فوق عمل می شود. بند 368مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
اجرای حكم افراز دادگاه بند 378-واحدهای ثبتی در موقع اجرای حكم افراز ضمن تطبیق مفاد حكم با محدوده ثبتی و سند مالكیت حدود و فواصل قطعات را ضمن تنظیمات صورتمجلس تعیین و سپس مبادرت به صدور سند مالكیت مینمایند ،اخیرا مشاهده شده است كه بعضی از واحدها قبل از تطبیق مفاد حكم با محدوده ثبتی مبادرت به صدور سند مالكیت نموده اند و نتیجتا قسمتی از سند مورد سند مالكیت صادره خارج از محدوده ثبتی بوده و به مجاورین یا اموال عمومی تجاوز شده است ، لذا خاطرنشان مینماید در موقع اجرای احكام قطعی افراز دادگاهها باید قبل از هر اقدام مفاد حكم و یا نقشه كارشناس كه ملاك خكم افراز بوده به دقت با وضع محل و محدوده سند مالكیت تطبیق و پس از اطمینان با اینكه كلیه قطعات مورد حكم داخل محدوده ثبتی و یا سند مالكیت است مبادرت ، به صدور سند مالكیت و یا اقدام بعدی گردد.بخشنامه شماره1696-10/2/54 سازمان 
چگونگی افراز اراضی متعلق به سازمان مسكن بند379-نظر به اینكه در ماده2 قانون افراز مالكین و ثبت اراضی مربوط به سازمان مسكن تصریح به تنظیم صورتمجلس تحدید حدود شده است و تنظیم صورت مجلس مذكور حسب مقررات قانون ثبت پس از صدور اگهی تحدید حدود از جهت اطلاح مجاورین و صاحبان حق امكان پذیر است ، لذا انتشار اگهی تحدیدی لازم به نظر میرسد و ادارات ثبت پس از قبول تقاضای ثبت سازمان مسكن با انتشار آگهی تحدیدی مبادرت و تحدید حدود را انجام و بارعایت موازین قانونی و احراز شرایط به صدور سند مالكیت هم مانع این نیست كه معترضین نسبت به تقاضای ثبت یا تحدید حدود نتواند در مدت مقرر اعتراض خود را تقدیم نماید .بخشنامه 9050/3-12/9/51 
تفكیك عرصه براساس تملك اعیانی بند380-درمواردیكه مالك اعیان قصد خرید عرصه زیر بنا را داشته باشد و تحدید حدود اعیان هم عملی شده باشد در تفكیك عرصه اقدام و پس از انجام تشریفات مقرر انتقال در صدور سند مالكیت اقدام بنمائید ، بدیهی است عرصه تابع حدود اعیان خواهد بود و انجام تفكیك عرصه مزبور نیاز به احتیاجی به جلب نظر شهردای ندارد. بخشنامه شماره6604/3-4/10/54 
تعیین حدود و نقشه برداری املاك و اراضی بند381-با اینكه در تبصره الحاقی به ماده 57 ائین نامه قانون ثبت مقرر گردیده كه در موقع تحدید حدود املاك نقشه ملك ترسیم و نتیجتا سند مالكیت با قید مساحت و طول ابعاد صادر گردد ، باز ملاحظه می شود كه اغلب اسناد مالكیت مربوط به اراضی و املاك اعم از محصور و یا غیر محصور بدون قید مساحت و طول ابعاد صادر می گردد.با توجه به اینكه كه اكثر اختلافات به علت عدم قید مساحت در سند مالكیت و یا عدم ترسیم نقشه ملك در موقع تحدید حدود پیش می آید ،لزوما خاطر نشان می نماید كه در موقع تحدید و یا تفكیك و افراز اراضی و یا بعد از آن نقشه ملك بطور تصحیح ترسیم و حتما سند مالكیت با قید مساحت و طول ابعاد صادر شود.اصلاحیه بخشنامه های شماره 6544/3-12/11/53و5377/3-24/11/58وبند360 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49. 
تفكیك اعیانها بند382-در مواردی كه مالك اعیانی های ثبت شده براسا ماده104 مكرر ائین نامه تقاضای تفكیك می نماید و عرصه متعلق به دیگری است ،همانطور كه در ماده 104 مكرر ائین نامه قانون ثبت قید شده است در موقع تحدید حدود اعیانی باید مراتب به مالك عرصه و مجاورین اخطار شود لازم است در موقع تفكیك هم به منظور محفوظ بودن حق مالك عرصه ، مراتب به مشارالیه ابلاغ و اخطار گردد ،بدیهی است با صدور سند مالكیت اعیانی دیگر ادعائی نسبت به اصل مالكیت مسموع نخواهد بود.بخشنامه 7704/3-27/12/53 اصلاحی. 
نحوه تفكیك املاك بند383 -به منظور ایجاد وحدت رویه در تفكیك و افراز املاك در واحدهای ثبتی خاطر نشان می نماید:1-ادارات ثبت مكلفند در موقع تفكیك اراضی محدوده قانونی شهر و حریم آن به عمل تفكیك و افراز را در اجرای ماده 154 اصلاحی قانون ثبت طبق نقشه ای انجام دهند كه یراساس ماده 101 قانون اصلاحی شهرداریها به تصویب شهرداری رسیده باشد.2-در مورد تفكیك ساختمان هایی كه مجزا از هم به صورت آپارتمان احداث شده اند با توجه به گواهی پایان كار صادره از شهرداری و قانون تملك اپارتمانها و آئین نامه اقدام شود.3-در مورد تفكیك چند ساختمان كه مجزا از هم در یك قطعه زمین احداث گردیده چنانچه بر گواهی پایان كار این ساختمانها دارای مشتركات از قبیل (انباری ، راهروها ، تابلوی آب و برق ،مراكز حرارتی و برودتی و تهویه و غیره)باشند و یا اینكه شهرداری در گواهی صادره عرصه را قابل تفكیك نداند ادارات ثبت بایستی فقط نسبت به تفكیك اعیان ساختمانها با رعایت ضوابط مقرر در قانون تملك آپارتمانها اقدام نمایند و در مورادی كه از این قبیل ساختمانها براساس گواهی پایان كار دارای مشتركات نباشند ادارات ثبت راسا نسبت به تفكیك عرصه واعیان اقدام خواهند نمود.4- در مورد ساختمانهای احداثی قبل از سال 1349 مستنداً به تبصره 8 از ماده 100 اصلاحی قانون شهرداریها ارائه گواهی پایان كار ضرورتی نداشته و ادارات ثبت راساً اقدام به تفكیك نمایند.5- در مورد افراز اراضی خارج از محدوده قانونی شهرها نسبت به افراز سهام مشاعی مالكین با توجه به رأی وحدت رویه شماره 48-24/10/63 هیئت عمومی دیوانعالی كشور براساس قانون و آئین نامه افراز و فروش املاك مشاع عمل می شود.6- تكلیف تفكیك اراضی و ساختمانهای خارج از محدوده قانونی و حریم شهرها را آئین نامه استفاده از اراضی و احداث بنا و تأسیسات در خارج از محدوده قانونی و حریم شهرها روشن نموده است.(اصلاح شده بند 370 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 و بخشنامه شماره 3210/3- 5/5/1354). 
 فصل 26 
 گزارش اشتباهات ثبتی و تفویض اختیار به روسای واحدهای ثبتی – اشتباهات ثبتی 
اشتباه در نوبت اول آگهی های نوبتی بند 384- چون مبدأ اعتراض به تقاضای ثبت از تاریخ نشر اولین آگهی نوبتی است، لذا چنانچه ادارات ثبت بعد از نشر اولین آگهی نوبتی با اشتباهی برخورد نمایند دستور تصحیح در نوبتهای بعدی صحیح نبوده و در رفع اشتباه نیز بی اثر است. در این قبیل پرونده ها با تهیه گزارش نظر هیئت نظارت را جلب كنید.بند 310 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49. 
تفویض اختیار در مورد اشتباهات ثبتی بند 385- رؤسای واحدهای ثبتی كه به قائم مقامی از طرف هیئت نظارت اختیار اظهار نظر و انشاء رأی نسبت به بعضی از اشتباهات ثبتی طبق فهرست مصوبه هیئت نظارت را دارند باید به مسئولیت خطیری كه بعهده آنها محول است توجه داشته و آراء خود را كاملاً با موضوع اشتباه و رأی هیئت نظارت كه ضمن این بخشنامه ابلاغ شده تطبیق داده و دستور مقتضی صادر نمایند زیرا مسئولیت این موضوع مستقیماً و بدون پذیرفته شدن هیچگونه عذری متوجه آنها خواهد بود. در هر مورد كه در تطبیق اشتباه را رأی هیئت نظارت كوچكترین اختلاف یا تردیدی بنظر برسد یا مورد اشتباه خارج از موارد مندرج در فهرست مصوبه هیئت نظارت باشد باید كماكان گزارش امر را برای اظهار نظر به هیئت نظارت ثبت منطقه ارسال دارند.بند 311 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 (اصلاحی). 
تفویض اختیارات هیئت نظارت به رؤسای واحدهای ثبتی كه بتصویب شورایعالی ثبت رسیده است بند 386- اختیارات تفویضی شماره 1400-1/4/1353 هیئت نظارت منطقه مركزی كه با توجه به ماده 10 آئیننامه اجرائی رسیدگی به اسناد معارض و هیئت نظارت قانون ثبت از نظر وحدت رویه در جلسه مورخ 24/12/53 مورد تصویب شورایعالی ثبت قرار گرفته جهت اجراء پیوست ارسال میشود، مقتضی است مراتب را به كلیه واحدهای تابعه ابلاغ نمایند. 
تفویض اختیار هیئت نظارت به رؤسای واحدهای ثبتی بند 387- چون منظور از تصویب مواد اصلاحی قانون ثبت و آئیننامه ها انجام مراجعات و مشكلات ارباب رجوع میباشد و از طرفی در امور جاری هیئت نظارت ملاحظه میشود نسبت به بعضی موارد كه اتخاذ تصمیم از ناحیه رؤسای واحدهای ثبتی (با اجازه این هیئت) در ظرف مدتی اندك امكان دارد و با رد و بدل شدن گزارشها و احیاناً مكاتبات متعددی كه برای روش شدن مطالب بعمل میاید مدتها وقت مأمورین محلی و هیئت نظارت اشتغال و طلعاً اتخاذ تصمیم مدتی بتأخیر می افتد علیهذا هیئت نظارت ثبت منطقه مركزی با اختیار حاصله از ماده 10 آئیننامه ماده 25 اصلاحی قانون ثبت در جلسه مورخ 28 خرداد 1353 ضمن تعیین موارد جدیدی علاوه برموضوعات مذكور در دستور شماره 3700-24/8/52 كله مواردی كه اتخاذ تصمیم درباره آن طبق نظریه كلی این هیئت بعهده آقایان رؤسای واحدهای ثبتی گذارده میشود بشرح زیر تأیید و تصویب مینماید: – الف: اشتباهات مؤثر در آگهی های نوبتی:1- اشتباهات در نام متاضی یا قائم مقام قانونی او.2- اشتباه در نام خانوادگی متقاضی ثبت در مواردی كه نام خانوادگی اساساً آگهی نشده و یا تمام نام خانوادگی اشتباه شده باشد.3- اشتباه در محل وقوع ملك در صورتیكه طوری ذكر شده باشد كه منطبق با محل دیگری گردد.4- اشتباه در نوع ملك5- اشتباه در شماره اصلی ملك یا عدم ذكر آن.6- اشتباه در شماره فرعی ملك در مواردیكه اشتباه در اظهارنامه هم عمل آمده باشد.7- اشتباه در نام قریه یا مزرعه یا قنات مورد تقاضای ثبت.8- در مواردیكه تقاضا به دیگری منتقل شده و پرونده حاكی از امر انتقال بوده معهذا اشتباهاً آگهیهای نوبتی بنام انتقال دهنده منتشر شده باشد. – ب: اشتباهات غیر مؤثر در آگهی های نوبتی:1- اشتباه در شماره فرعی ملك كه در اظهارنامه صحیحاً قید ولی در آگهی اشتباه شده باشد.2- اشتباه در مضاف الیه نام خانوادگی یا عدم ذكر مضاف الیه.3- عدم قید نام خانوادگی مالك در صورتیكه نام پدر قید شده باشد.4- هرگاه آگهی زائد بر میزان مود تقاضای ثبت منتشر شده باشد.5- هرگاه اطلاع اداره ثبت از وقوع معامله بعد از انتشار آگهی ها بوده و مورد تقاضا بنام انتقال دهنده آگهی شده باشد.6- اشتباه در ذكر شهرت ملك یا عدم ذكر آن. – ج: اشتباهات مؤثر در آگهی تحدیدی:1- اشتباه در شماره پلاك اعم از اصلی یا فرعی یا عدم ذكر هر یك از آنها.2- اشتباه یا عدم ذكر نام یا نام خانوادگی متقاضی ثبت یا قائم مقام قانونی وی.3- اشتباه در محل وقوع ملك و همچنین عدم ذكر محل وقوع ملك.4- اشتباه در نوع ملك همچنین عدم ذكر نوع ملك5- عدم رعایت ماده 14 قانون ثبت بدین ترتیب كه در انتشار آگهی تحدید رعایت ترتیب شماره املاك نشده باشد.6- عدم رعایت ماده 67 آئیننامه قانون ثبت كه باید فاصله قبل از انتشار آگهی تحدید و روز تحدید حدود كمتر از بیست روز و بیش از 60 روز نباشد.7- در صورتیكه با وجود اطلاع اداره از وقوع معامله قبل از انتشار آگهی تحدید اشتباهاً آگهی تحدیدی بنام فروشنده منتشر شده باشد. – د: اشتباهات غیر مؤثر در آگهی تحدیدی:1- اشتباه در مضاف الیه نام خانوادگی یا عدم قید آن.2- عدم قید و ا اشتباه در ذكر نام و نام خانوادگی بعضی از شركاً مشروط براینكه حداقل نام و نام خانوادگی یكی از متقاضیان صحیح آگهی شده باشد.3- اشتباه در ذكر مقدار مورد تقاضا اعم از اینكه بیشتر یا كمتر آگهی شده باشد.4- اشتباه در نشر آگهی بنام فروشنده در صورتیكه اطلاع اداره از وقوع معامله پس از انتشار آگهی تحدید باشد.5- انتشار آگهی تحدید حدود اختصاصی قبل از آگهی انتشار ماده 14 قانون ثبت. – ه: اشتباهات در عملیات ثبتی:1- هرگاه صرفاً در ذكر جهات اربعه ملك در صورتمجلس تحدید حدود اشتباه شده باشد پس از تطبیق با مجاورین آنها بعمل آمده و احراز عدم تجاوز بمجاورین و شوارع اصلاح صورتمجلس تحدید منابع است.2- هرگاه تحدید حدود ملكی بمعرفی مالك یا نماینده قانونی او در وقت مقرر بعمل آمده و اشتباهاً صورتمجلس تجدید حدود بامضاء مالك یا نماینده قانونی او نرسیده باشد در صورتیكه با مجاورین اختلافی در بین نباشد مانعی ندارد كه صورتمجلس تحدیدی با حضور نماینده ثبت بامضاء متقاضی یا قائم مقام قانونی او برسد.3- هرگاه تحدید حدود در غیر روز مذكور در آگهی تحدیدی بعمل آمده و همچنین در صورتیكه صورتمجلس تحدیدی بامضاء نماینده مجدد نرسیده باشد در هر دو مورد عملیات تحدیدی با انتشار آگهی تحدیدی تحدید خواهد شد.4- در مواردی كه نقشه بردار در عملیات تحدیدی حاضر بوده و نقشه مربوطه را تهیه و امضاء و تسلیم نموده است و صورتمجلس تحدیدی هم با ذكر طول اضلاع تنظیم شده ولی اشتباهاً صورتمجلس تحدیدی بامضاء نقشه بردار نرسیده باشد در صورتیكه نقشه با صورتمجلس تحدیدی از هر حیث منطبق بوده و هیچگونه اختلافی نداشته باشد ادامه عملیات ثبتی بلامانع است. – و: اشتباهات در املاك ثبت شده:1- هرگاه شماره و یا شهرت و یا نوع ملك و یا محل وقوع آن و همچنین نام یا نام خانوادگی مالك در اظهارنامه و آگهی های نوبتی صحیحاً قید ولی در موقع ثبت ملك در دفتر املاك یا سند مالكیت یا در یكی از موارد مذكور اشتباهی شده باشد پس از رسیدگی و احراز وقوع اشتباه مراتب در ستوم ملاحظات ثبت و سند مالكیت توضیح داده شود.2- هرگاه نام پدر مالك یا شماره شناسنامه مالك یا محل صدور آن در اظهارنامه صحیحاً قید ولی در موقع ثبت ملك در دفتر املاك یا در سند مالكیت اشتباهی شده باشد، پس از رسیدگی و تطبیق شناسنامه متقاضی با اظهارنامه و نبودن اختلافی در سایر مشخصات شناسنامه و در رفع اشتباه به طرق فوق اقدام گردد.3- هرگاه نام یا نام خانوادگی یا شماره شناسنامه مالك در اظهارنامه و آگهی یا یكی از آنها اشتباه شده و با همان اشتباه ملك به ثبت رسیده باشد پس از انطباق شناسنامه متقاضی بوسیله تحقیق از اداره ثبت احوال و احراز تصرفات مالكانه و بلامعارض بودن آن و نبودن اختلافی در سایر مشخصات شناسنامه بترتیب فوق در رفع اشتباه اقدام گردد.4- هرگاه سهم مالك اشتباهاً زائد بر میزانی كه تقاضا و آگهی شده یا مورد انتقال واقع گردیده ثبت و سند مالكیت صادر و تسلیم شده باشد و مالك در اداره حاضر و كتباً این موضوع را گواهی و سند مالكیت را برای اصلاح تسلیم نماید با قید توضیح لازم در ملاحظات ثبت ملك و سند مالكیت در رفع اشتباه اقدام شود.5- هرگاه در تعیین شماره ملك یكی از مجاورین در صورتمجلس تحدیدی و ثبت ملك یا یكی از آنها اشتباه شده باشد با معاینه محل و تطبیق با پرونده مجاور و احراز وقوع اشتباه و نبودن اختلاف و تعارض در صورتیكه در حد فاصل تغییری داده نشود و اقدام برفع اشتباه خللی بحق غیر نرساند در رفع اشتباه با قید شماره صحیح ملك در ملاحظات ثبت ملك و سند مالكیت اقدام شود.6- هرگاه معامله از نوع شرطی یا رهنی یا اجاره و امثال آن بوده ولی در موقع ثبت آن اشتباهاً بعنوان معامله قطعی ثبت دفتر املاك شده باشد و یا بالعكس پس از احراز وقوع اشتباه و تحقیق از دفترخانه مربوطه در صورتیكه سند مالكیت از این جهت اشتباهی نداشته باشد دفتر املاك اصلاح والا پس از مطالبه و ملاحظه سند مالكیت یكجا اقدام گردد.7- در موردی كه ثبت ملك در دفتر املاك باستناد سند انتقال رسمی بوده و در یكی از مشخصات شناسنامه انتقال گیرنده موقع تنظیم سند انتقال اشتباهی رخ داده باشد و باهمان اشتباه ملك بنام خریدار به ثبت رسیده و سند مالكیت صادر شده باشد باید در صورت امكان بدواً در اصلاح سند رسمی وسیله دفترخانه مربوطه طبق مقررات اقدام و سپس مراتب در ملاحظات ثبت ملك و سند مالكیت قید شود و در صورت عدم حضور طرف معامله با تحقیق از اداره ثبت احوال و احراز اشتباه بشرح فوق اقدام گردد.8- هرگاه در سند مالكیت و ثبت دفتر املاك بواسطه اشتباه دفترخانه در تنظیم خلاصه معامله برخلاف مدلول سند انتقال اشتباهی روی داده شده باشد پس از احراز وقوع اشتباه و اعلام كتبی دفترخانه مربوط دائر بر اینكه سند معامله صحیح تنظیم گردیده با توضیح لازم در ستون ملاحظات ثبت یا سند مالكیت در رفع اشتباه اقدام گردد.9- در مواردی كه حدود اربعه ملك در صورتمجلس تحدید یا صورتمجلس تفكیك یا تقسیم نامه رسمی یا دادنامه افراز بطور صحیح قید شده لیكن در موقع ثبت ملك در دفتر املاك حدی ساقط یا اشتباه شود پس از احراز وقوع اشتباه با توجه بسوابق مربوطه و انطباق با مجاور و نبودن اختلاف مراتب در ملاحظات ثبت و سند مالكیت قید شود.10- هرگاه در ذكر جهات ارابعه ملك اشتباه شده و با همان اشتباه ملك در دفتر املاك ثبت شده باشد پس از احراز اشتباه بشرط اینكه اختلافی با مجاورین و همچنین اختلافی در حد فاصل نباشد اصلاح آن بلامانع است. – ز: امور متفرقه:1- هرگاه در نتیجه تغییر وضع مجاور املاك ثبت شده و تبدیل حد بكوچه اصلاح سند مالكیت در حدی كه قبلاً بملك مجاور و فعلاً بكوچه محدود است تقاضا شود در صورتیكه كوچه مورد بحث بن بست نباشد و شهرداری نیز عمومی بودن كوچه را تأیید نماید اصلاح ثبت دفتر املاك و سند مالكیت از این جهت مانعی نخواهد داشت.2- در مورد كسر مساحت و طول اضلاع چنانچه مالك كتباً تقاضای اصلاح سند مالكیت خود را بنماید و یا كسر مساحت و طول اضلاع موافق باشد و مورد ثبت در وثیقه و بازداشت و بند (ز) نباشد اصلاح ثبت ملك و سند مالكیت بلامانع است.3- در مواردیكه مساحت و طول اضلاع ملكی بمنظور اجرای طرح شهرداری كسر و ثبت دفتر املاك و سند مالكیت اصلاح شده باشد و بعداً شهرداری از طرح اصلاحی انصراف حاصل نماید و مالك تقاضای اصلاح سند مالكیت را بصورت اولیه بنماید اصلاح ثبت و سند بوضع اولیه بشرط موافقت شهرداری بلامانع است:بمنظور حسن اجرای تصمیمات فوق تذكرات ذیل برای توجه رؤسای واحدهای ثبتی ضروری بنظر میرسد:1- دقت فرمایند كه موارد موضوعاً با هر یك از اختیارات تفویضی كاملاً و بدون ابهام منطبق باشد و اگر كوچكترین تردیدی در عدم انطباق مورد با موارد اختیارات بنظرشان میرسد : 1- اصل را بر عدم انطابق گذارده مراتب را به هیئت نظارت گزارش نمایند.2- تصمیماتی كه باستناد این اختیارات اتخاذ میفرمایند باید با اشاره بهریك از موارد اختیارات و رعایت كامل موازین قانونی و ثبتی باشد.3- در مواردیكه برحسب تشخیص رئیس ثبت مقرر شود كه آگهی های نوبتی تجدید گردد طبق تبصره یك ماده 25 قانون اصلاحی ثبت آگهی نوبتی فقط یكنوبت با قید اینكه مدت اعتراض سی روز از تاریخ انتشار آگهی مجدد خواهد بود، منتشر خواهد شد.4- در مواردی هم كه مقرر شود آگهی تجدید شود مفاد تبصره اصلاحی ماده 15 قانون ثبت و ماده 76 آئیننامه كه مربوط به اجرای تبصره مزبور است بایستی كاملاً رعایت شود به این توضیح كه هرگاه حدود مجاورین از لحاظ عملیات ثبتی تثبیت و معین باشد تحدید حدود بدون انتشار آگهی با تبعیت از حدود مجاورین بعمل خواهد آمد.بخشنامه شماره 3700-24/8/52 ثبت منطقه مركزی و بخشنامه 5890/3-29/8/54 در مورد اصلاح بند 6 فراز ج 
گزارش اختلاف و اشتباهات ثبتی بند 388- ادارات ثبت بایستی گزارشهای مربوط به اختلافات و اشتباهات ثبتی را در مواردی كه اظهار نظر نسبت به آنها خارج از حدود اختیارات باشد با رعایت نكات زیر تهیه و بمركز بفرستند: – الف: نسبت به اشتباه در شماره ملك در آگهی ها، تعیین گردد كه شماره اصلی است با فرعی و در محل نصب پلاك شده است یا نه؟ و همچنین تصریح شود كه حدود مندرج در اظهارنامه با حدود ملك مطابق است یا نه؟ – ب: نسبت به اشتباه در آگهی و عملیات تحدید توضیح داده شود كه عمل بدستور ماده 15 قانون ثبت و تبصره اصلاحی ماده مزبور و اجرای ماده 76 آئیننامه مبسر است یا نه؟ و ضمناً باید وضع ثبتی كلیه مجاورین از هر حیث و هر جهت روشن گردد. – ج: در مورد اشتباه در نام و نام خانوادگی متقاضی تصریح شود كه در سایر مشخصات وی اختلافی وجود دارد یا نه؟ – د: نسبت به اشتباه در شماره قریه و قنوات و مزارع ذكر شود، اسم قریه و قنات و مزرعه صحیح آگهی شداه است یا نه؟ – ه: در مورد انتقال تمام یا قسمتی از مورد تقاضا به دیگری كه اشتباهاً آگهی بنام انتقال دهنده منتشر میشود بایستی تصریح شود كه اطلاع اداره ثبت از وقوع انتقال قبل از نشر آگهیها بوده یا بعد و یا پس از انتشار آگهی نوبت اول و یا دوم و یا سوم؟ و در مواردیكه درخواست كننده ثبت تقاضای ثبت ملكی را برخلاف ماده 11 قانون ثبت و من غیر حق نموده باشد تصریح گردد كه حاضر است طبق ماده 102 آئیننامه قانون ثبت اقرار بعدم مالكیت خود نماید یا خیر؟ – ز: در مورد حق الشرب بوسیله انهار اختصاصی و همچنین حق گردش آسیاب و یا كنه از آب قنات و نهر و غیره كه در آگهی ها ساقط و یا اشتباه شده تعیین گردد كه نسبت به آب درخواست ثبت بعمل آمده آگهی شده یا نه و جریان ثبتی آن چیست؟ و ضمن تقاضای ثبت یا تعیین حدود حق مزبور برای صاحبان ملك و آسیاب تصدیق شده و بالاخره حاضر به گواهی این حق هستند یا نه؟ – ح: در مورد اشتباه مربوط بیك یا چند قطعه ثبتی باید یك نسخه آگهی نوبتی یا فتوكپی خوانا یا رونوشت آن پیوست گزارش شود و همچنین نسبت به اشتباه مزبور بنوع و محل وقوع اعیانی و قطعات مفروزه در قراء تصریح شود كه اسم قریه و محل وقوع آن صحیحاً آگهی شده یا خیر؟ – ط: چنانچه مورد تقاضا یك قطعه بوده و در موقع تحدید حدود معلوم شود دو قطعه است توضیح داده شود حدود و مشخصات مندرج در اظهارنامه شامل هر قطعه است یا یكی از آنها. – ی: بطور كلی در گزارشهای ارسالی باید عین عبارت آگهی مربوطه قید شود – ك: چنانچه در جریان مقدماتی ثبت ملك اشتباهی رخ داده و بدون توجه به آن ملك در دفتر املاك ثبت ولی ثبت مزبور به امضاء نرسیده باشد بایستی از امضای ثبت دفتر خودداری و گزارش امر برای طرح در هیئت نظارت با نظر صریح رئیس واحد مربوطه به ثبت منطقه مربوطه فرستاده شود. – ل: در مورد تقاضای ثبت قسمتی مفروز از خانه و نظایر آن كه صحن حیاط و فضا و غیره مشاع و فقط از حیث بنا مفروز باشد بایستی ضمن گزارش مراتب تصریح و كروكی این نوع املاك نیز ضمیمه گردد. بند 312 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 
 فصل 27 
 گزارش برای سازمان ثبت (شعبه املاک، ثبت منطقه) – شورای عالی ثبت (شعبه اسناد، هیئت نظارت) 
قسمت املاك بند 389- در هر مورد كه واحدهای ثبتی برای طرح موضوع در هیئت نظارت گزارشی ارسال میدارند باید بر طبق آئیننامه اجرائی رسیدگی اسناد مالكیت معارض و هیئت نظارت و شورایعالی مصوب شانزدهم اردیبهشت ماده 1352 باشد.بند 308 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49 
نحوه ارسال گزارش به هیئت نظارت بند 390- چون با اصلاح ماده 25 قانون ثبت، تشكیل هیئتهای نظارت در مراكز استانها ممكن است بعضی از واحدهای ثبتی برای فرار از زیر بار مسئولیت یا به تصور اینكه رسیدگی به هرگونه اشكال ثبتی در صلاحیت هیئت نظارت است به ارسال گزارشهائی بی مورد مبادرت و با این اقدام اوقات هیئت نظارت را ضایع و در كارهای ثبتی نیز ایجاد وقفه نمایند، بنابراین اقتضاء دارد تمام واحدهای تابعه ثبتی از ارسال گزارش موضوعی كه رسیدگی به آن در صلاحیت هیئت نظارت نمیباشد خودداری و كارشناسان منطقه نیز موظفند كه گزارشهای ارسالی ثبت شهرستانها را با مقررات قانون ثبت تطبیق و در صورت انطباق نظر خود را دایر براینكخ مورد با كدامیك از موارد قانون منطبق است در ذیل گزارش قید و صریحاً بصلاحیت و یا عدم صلاحیت هیئت نظارت اظهار نظر و سپس گزارش را تكمیل و جهت طرح در هیئت نظارت تسلیم نمایند.ضمناً تعیین تكلیف و حل مشكلات واحدهای ثبتی نسبت به مواردیكه رسیدگی به آنها خارج از حدود صلاحیت و اختیارات هیئت نظارت باشد با ثبت منطقه است و همه ماهه باید كاركرد هیئت نظارت را كه حاوی تعداد موجودی وارده و آراء صادره باشد با نمودار افزایش یا نقصان موجودی تهیه و به دبیرخانه سازمان ثبت اسناد و املاك كشور ارسال دارند. 
نحوه اجراء ماده 149 قانون ثبت در مورد اضافه مساحت بند 391- چون بخشنامه ها و نظرات مختلف و متعدد در مورد نحوه اجراء ماده 149 قانون ثبت و اضافه مساحت املاك، مقتضی است بدواً رئیس ثبت محل با بررسی دقیق و جامع پرونده، چنانچه موضوع از مصادیق ماده 149 قانون ثبت باشد طبق مقررات نسبت به اجرای ماده مذكور و ختم جریان پرونده اقدام قانون بعمل آورد و در صورتیكه بتشخیص رئیس ثبت محل موقوع از مصادیق ماده 149 قانون ثبت نباشد بایستی مستنداً و مستدلاً با قید علل و جهات مختلفه و توجیه كامل امر و اظهار نظر صریح و منجز مراتب را به اداره كل ثبت منطقه متبوعه گزارش نمایند. ثبت منطقه موظف است با بررسی دقیق و كامل موضوع، چنانچه نظریه ابرازی رئیس ثبت محل را در خصوص موضوع وارد تشخیص ندارد یعنی موضوع را از مصادیق ماده 149 قانون ثبت دانست نظریه صریح و قاطع ثبت منطقه را ضمن ارشادات قانونی جهت اجراء به اداره ثبت مربوطه ابلاغ خواهد نمود ولی در نهایت چنانچه ثبت منطقه نیز پس از رسیدگی های لازم نظر ثبت محل را تأیید و موضوع را از مصادیق ماده 149 قانون ثبت تشخیص نداد در صورت لزوم میتواند در مورد اصلاح سند مالكیت با اظهار نظر صریح نسبت به گزارش ثبت محل جریان را در هیئت نظارت منطقه مطرح نمایند.بخشنامه شماره 3549/3-26/12/63 
گزارش برای اصلاح حدود- مساحت- طول اضلاع بند 392- در مورد گزارشهائی كه برای اصلاح حدود و طول اضلاع یا مساحت ملك (بالاخص نسبت به املاك ثبت شده) مشروط بر اینكه در شمول ماده 149 قانون ثبت و بند 391 این مجموعه تباشذ برای طرح در هیئت نظارت فرستاده میشود بایستی مستنداً و مستدلاً با قید علل و جهات مختلفه و توجیه كامل امر و اظهار نظر صریح و منجز نقشه و كروكی ملك مورد گزارش با معاینه محل و تحقیق لازم تهیه و با تصریح به اینكه هیچگونه تجاوزی بحدود و حقوق مجاورین داخل كادر نمیشود با نظر صریح رئیس اداره ثبت به ثبت منطقه مربوطه ارسال شود.بند 313 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 (اصلاحی) و بخشنامه شماره 3549/3-26/12/63 
نحوه عمل و حدود اختیارات و وظائف هیئتهای نظارت بند 393- با آنكه موجب قانون اصلاح بعضی از مواد قانون ثبت و مواد الحاقی اختیارات و وظایف هیئتهای نظارت معلوم و مشخص گردیده و برطبق ماده پنج آئیننامه اجرائی قانون مزبور آراء صادره از هیئتهای نظارت باید مستدل و مستند بماده قانونی باشد، معهذا بطوریكه ملاحظه میشود این مراتب در بعضی از هیئتهای نظارت مورد توجه قرار نگرفته است هر چند این قبلی آراء بر اثر شكایت و تجدید نظرخواهی یا با استفاده از اختیار حاصله در تبصره 4 ماده 25 اصلاحی در شورای عالی ثبت فسخ و گسیخته میشود، با این حال چون صدور اینگونه آراء در عمل ادارات ثبت را مواجه با اشكالاتی خواهند نمود لذا با توجه به آرائی كه در همین زمینه از شورای عالی ثبت صادر گردیده تذكر نكات زیر را لازم و ضروری میداند: بعضاً مشاهده میشود با آنكه موضوع مورد طرح در هیئت نظارت با هیچیك از شقوق ماده 25 اصلاحی و ماد 146 و 147 الحاقی به قانون ثبت منطبق نیست و هیئت نظارت فاقد صلاحیت رسیدگی نسبت بموضوع بوده، معهذا با ورود در ماهیت امر به اتخاذ نظر ماهوی مبادرت نموده و حال آنكه لزوم رعایت مقررات ماده پنج آئیننامه و ذكر مستند قانونی رأی از همین جهت است كه هیئت نظارت بصلاحیت خود توجه و از حدود اختیارات و صلاحیت خود تجاوز ننماید، در بعضی دیگر از آراء صادره با اینكه هیئت نظارت خود را صالح برای رسیدگی ندانسته و قرار عدم صلاحیت صادر نموده معهذا تعیین تكلیف را به رسیدگی و اتخاذ تصمیم دادگاه موكول نموده اند و همچنین در مورد دیگری ملاحظه شد كه هیئت نظارت وقوع اشتباه را محرز ندانسته و رأی بر عدم وقوع اشتباه داده، لیكن در پایان رأی خارج از حدود وظیفه قانونی تكلیفی نیز معین نموده است و حال آنكه وقتی هیئت نظارت صالح برای رسیدگی نیست و یا وقوع اشتباه محرز نمیباشد فقط باید عدم صلاحیت و یا عدم قابلیت طرح موضوع در هیئت نظارت اعلام شودو دیگر تعیین تكلیف برای اداره ثبت و یا طرفین اختلاف معارض با اصل عدم صلاحیت بوده و موقعیت قانونی ندارد. لذا از جهت لزوم رعایت این اصل برای اینكه مبنای صدور این بخشنامه مشخص گردد بذكر مراتب ذیل مبادرت میشود: (در مورد تفكیك باقیمانده پلاكی كه منجر به تنظیم سند انتقال نشده هیئت نظارت ثبت یكی از مناطق ضمن صدور قرار عدم صلاحیت شاكی را به دادگاه هدایت نموده بود) با طرح موضوع در شورایعالی ثبت رأی شورا بدین شرح صادر شده است: «هیئت نظارت در دو مورد مذكور در شق 6 ماده 25 اصلاحیه قانون ثبت در مورد عملیات تفكیكی رسیدگی ولدی الاقتضا رفع اشتاه مینماید و خارج از آن تكلیفی ندارد بنابراین در صورتیكه عملیات تفكیكی منتج به انتقال رسمی یا ثبت در دفتر املاك نشده باشد اقدام بر طبق مقررات با اداره ثبت است» و چون بر طبق مدلول قسمت اخیر تبصره 4 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت، از لحاظ وحدت رویه نظر شورایعالی ثبت برای هیئتهای نظارت لازم الاتبع است لذا با ابلاغ مراتب انتظار دارد هیئتهای نظارت مناطق با عنایت بموارد مذكور بتكلیف قانونی عمل و در اجرای موازین و مقررات مربوطه توجه لازم را مبذول فرمائید. بخشنامه 8328/3-19/11/52 
نحوه تهیه گزارش به هیئت نظارت، اجرای فراز 3 نظریه كمیسیون مربوط به تعیین روشها بند 394- در مورد نحوه تهیه گزارش راجع به اشتباهاتی كه در عملیات مقدماتی ثبت یا بعد از صدور سند مالكیت رخ داده و برحسب مورد بمنظور قابلیت یا عدم قابلیت طرح موضوع در هیئتهای نظارت تهیه میشود بطوریكه سوابق تمر حاكیست در گذشته نسبت باین موضوع نكاتی كه محتاج بتذكر و راهنمائی بوده است طی بخشنامه ها و آئیننامه قانون اصلاحی بادارات ثبت ابلاغ و تعیین تكلیف شده است، بنا بمراتب آنچه قابل توجه و تذكر میباشد این است كه ادارات و دوایر و واحدهای ثبتی در بادی امر و در موقع تهیه گزارش با در نظر گرفتن برگهای اساسی پرونده رسیدگی و از باب مثال بدواً بنحو ذكر نام و نام خانوادگی و مشخصات دیگر مستدعی ثبت یا انتقال گیرنده و یا ورثه مندرج در گواهی حصر وراثت توجه و هرگا از هر جهت وفق قانون و مقررات مربوطه عمل و آگهی شده و اشتباهی نداشته باشد در مرحله بعدی بنوع ملك و كم و كیف آنكه در اظهارنامه ذكر و در آگهی ها درج و منتشر شده است رسیدگی و پس از اطمینان بصحت آن بجریان تحدید حدود و عملیات تفكیكی و اقدام آن بررسی و بالاخره گزارش مربوط به اشتباه را به ترتیب فوق با ذكر مورد تهیه نمایند كه پس از اتخاذ تصمیم بار دیگر محتاج به رسیدگی بسایر جهت نباشد و چه بسا دیده شده قبل از اینكه بوضع مورد تقاضا از لحاظ مشخصات متقاضی و مورد تقاضا بررسی و بصحت آن اطمینان حاصل شود به امر تحدید حدود رسیدگی نموده و حال آنكه هرگاه در مشخصات مستدعی ثبت یا مورد ثبت اشتباهی رخ داده باشد كه موثر تشخیص و عملیات انجام شده تجدید شود چه بسا عملیات تحدیدی هم تجدید و موضوع اشتباه آن با فرض موثر بودن منتفی است نكته قابل توجه دیگر ذكر مطالب زائد است مثلاً در نام یا یكی از مشخصات متقاضی اشتباه شده و بر مبنای اختیارات تفویضی، با تجربه حاصله از گذشته موثر بنظر میرسد، در این مورد بجای اینكه بذكر رئوس مطالب مربوط بموضوع اشتباه بپردازند بذكر شماره و تاریخ روزنامه حاوی آگهی نوبتی پرداخته و در خلال این كار احیاناً در ذكر تاریخ انتشار یكنوبت از آگهی ضمن پاكنویس یا تهیه پیش نویس اشتباه پیش آمده و موجبات تكرار مكاتبه را فراهم مینماید در صورتیكه در این مورد احتیاجی بذكر تاریخ و شماره روزنامه یا آگهی منتشر نیست، منظور اینكه هر قدر گزارشهای ارسالی روشن و كوتاه و فقط بذكر مطلب مورد اشتباه و مبتلا به اكتفا شود اتخاذ تصمیم سریعتر و از هر لحاظ مقرون بمصلحت اداری است بویژه آنكه در موقع تهیه گزارش همانطور كه فوقاً تذكر داده شده پرونده امر از اولین برگ تشكیل شده بدقت رسیدگی و در هر مورد كه اشتباه شده یادداشت و برای اشتباهات مربوطه به هر پورنده گزارش مجزا و بدون ابهامی تهیه نمایند تا در عمل احتیاج باخذ توضیح و مكاتبه بعدی نبوده و در اولین فرصت ممكنه تصمیم قانونی اتخاذ و تعیین تكلیف شود.بخشنامه 6476/3-7/11/53 
ضرورت قید بازداشت یا رهن بودن ملك در گزارشهای ارسالی بند 395- در كلیه مواردیكه برای اصلاح سند مالكیت و ثبت دفتر املاك در مقام كسب تكلیف بر می آیند در این قبلی موارد و گزارش ارسالی باید وثیقه بودن ملك یا عدم آن حتی بازداشت یا عدم بازداشت رقبه را صریحاً قید و گواهی نمایند تخلف از این دستور موجب پیگرد خواهد بود. (بند 453 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 499. 
نحوه عمل هیئتهای نظارت در صدور رأی بند 396- با اینكه در ماده 5 آئیننامه اجرائی رسیدگی اسناد معارض و هیئت نظارت و شورایعالی مقرر گردیده (آراء صادره هیئت نظارت باید مستند بمواد قانون باشد و در آن صریحاً قید شود كه قطعی است و یا قابل تجدید نظر میباشد) عملاً ملاحظه میشود كه به مفاد ماده مزبور توجه نشده و اغلب آراء صادره به هیچیك از شقوق ماده 25 قانون اصلاحی اخیر اشاره نمیشود و بعداً كه به رأی مزبور اعتراض شد و پرونده برای رسیدگی و طرح احتمالی در شورایعالی ثبت به مركز ارسال گردید اتخاذ تصمیم نسبت به قابلیت یا عدم قابلیت طرح موضوع در شورایعالی ثبت بهمین علت دچار اشكال میگردد.لذا مجدداً تأكید میشود اولاً مدیران كل ثبت مناطق دقت كنند در آراء صاده هیئت نظارت صریحاً قید گردد كه رأی صادره مستند به كدامیك از فراز ماده 25 اصلاحی قانون است ثانیاً در مواردیكه به رأی هیئت نظارت اعتراض میشود ضمن گزارش ارسالی صریحاً تعیین نمایند كه رأی هیئت نظارت اجراء شده است یا خیر؟ كه در موقع اظهار نظر و اخذ تصمسم ادارات كل امور املاك و اسناد سازمان ثبت از این لحاظ دچار تردید نگردند، لذا انتظار دارد مدیران مناطق مفاد بخشنامه مزبور را مورد نظر قرار داده و بمفاد آن كاملاً عمل نمایند.بخشنامه 4176/3-17/7/53 
قید بندهای ماده 25 در آراء صادره هیئت نظارت بند 397- با اینكه در قسمت اخیر ماده 5 آئیننامه مربوط به اجرای تبصره 2 از ماده 25 اصلاحی و تبصره 2 ماده 144 قانون اصلاحی ثبت مقرر گردیده است در آراء ادره از هیئتهای نظارت تصریحاً قید شود كه (قطعی است یا قابل تجدید نظر میباشد) معهذا بنا به گزارش اداره اجرء در بعضی از آراء هیئتهای نظارت بعضی مناطق رعایت ماده مذكور نشده لذا بدینوسیله اعلام میشود كه مدیران مناطق در موقع طرح موضوع و اتخاذ تصمیم این نكته را به اعضای هیئت نظارت خاطرنشان نمایند. 
شمول ماده 17 آئیننامه اجرائی رسیدگی اسناد مالكیت معارض به املاك شركتها و مؤسسات وابسته به دولت بند 398- در مورد املاك شركتها و مؤسسات وابسته به دولت هم بایستی ماده 17 آئیننامه اجرائی رسیدگی اسناد مالیكت معارض و تبصره اصلاحی ماده 15 قانون ثب اجراء گردد.بخشنامه 4588/3-13/8/53 
چگونگی و دقت در تهیه گزارش واحدهای ثبتی جهت ادارات مختلف سازمان ثبت بند 399- چون در عمل مشاهده شده اغلب از گزارشهای ارسالی به مراجع مربوطه فرستاد نمیشود یعنی موردیكه تعیین تكلیف آن با سازمان ثبت و یا ادارات امور املاك یا امور اسناد است به ثبت منطقه و بالعكس موردیكه تعیین تكلیف آن با ثبت منطقه است و نیاز بطرح موضوع در هیئت نظارت دارد گزارش را بعنوان سازمان ثبت و یا ادارات امور املاك و اسناد ارسال میدارند كه نتیجتاً موجب تبادل مكاتبه بین ادارات مذكور با واحد ثبتی گزارش دهنده و مالا سبب اتلاف وقت و سرگردانی ارباب رجوع میگردد، لذا اكیداً متذكر میشود كه رؤسا و معاونین واحدهای ثبتی باید گزارشهای تنظیمی را قبل از امضاء كاملاً مطالعه نموده و دقت كافی نمایند كه اولاً گزارش بعنوان مرجع مربوطه تنظیم گردد. ثانیاً در گزارش مستند قانونی خود را ذكر نمایند مثلاً در مورد اجرای ماده 11 قانون ثبت كه از نظر قبول تقاضای ثبت اختلاف و تعارض پیش آمده و یا در مورد شكایاتی كه از عملیات اجرائی شده و به نظریه اداره اجراء اعتراض میشود كه رسیدگی به آنها منحصراً از وظیفه هئیت نظارت است. مستقیماً به ثبت منطقه با ذكر مواد قانونی و اینكه مورد را مشمول كدامیك از شقوق و بند و تبصره ای از ماده قانون میدانید گزارش در مواردی كه گزارش در مورد استعلام قانونی است و رؤسا واحدهای ثبتی با مشكلی مواجه میشوند كه نیاز به ارشاد قانونی دارند گزارش خود را باید به ثبت منطقه مربطوه ارسال تا در صورت لزوم حسب مورد از ادارات امور املاك یا امور اسناد استعلام نمایند، در مورد استفاده از اختیارات (موضوع اجرای ماده 2 قانون اشتباهات ثبتی و اسناد مالكیت معارض) و ماده ده آئیننامه ماده 25 اصلاحی قانون ثبت واحدهای ثبتی با توجه بدستور 1400-1/4/1353 اقدام نمایند. بخشنامه شماره 6983/3-18/10/52 
ارسال گزارشات واحدها به ثبت مناطق بند 400- اخیراً مشاهده میشود بعضی از واحدهای ثبتی مشكلات ثبتی خود را مستقیماً به اداره كل امور املاك یا اسناد سازمان ثبت گزارش و كسب تكلیف مینمایند و این امر علاوه بر اختلالی كه از جهت عدم رعایت سلسله مراتب در نظم امورد ایجاد میكند موجبات، ركود بیش از حد كارها و نارائی ارباب رجوع را فراهم مینماید. لذا موكداً یادآور میشود كه رؤسای واحدهای ثبتی با توجه به وظائف محوله و قانونی خود در این برهه از زمان باید قبول مسئولیت بیشتری نموده و در رفع مشكلات مردم اقدام لازم معمول دارند و در صورتیكه با مشكلی مواجه شدند كه رفع آن واقعاً در صلاحیت انها نباشد، مراتب را مشروحاً و با اظهارنظر صریح به اداره كل ثبت منطقه مربوط گزارش و از مكاتبه مستقیم به اداره كل امور املاك و اسناد جداً خودداری نمایند، بدیهی است عدم رعایت مفاد این بخشنامه موجب مسئولیت خواهد بود.بخشنامه شماره 4719/3-2/10/58 
 فصل 28 
 امور مالی و اداری 
وظائف مدیران مناطق و رؤسای واحدها و حسابداری بازرسی داخلی بند 401- مسئولین واحدهای ثبتی مكلفند:الف: مدیران كل مناطق مكلفند حداقل ماهی یكبار واحدهای ثبتی تابعه را مورد بازرسی قرار داده و در صورت مشاهده تخلف و هرگونه بی ترتیبی ضمن ارشاد مسئولین نتیجه رسیدگی را ضمن معرفی متخلف به سازمان ثبت گزارش نمایند.ب: عملیات مأمورین واحد ثبتی مربوطه را همه روزه دقیقاً بازرسی نموده و مخصوصاً امور مالی را از هر جهت تحت نظر مستقیم قرار داده و ماقبت نمایند كوچكترین غفلت یا تخلفی نشود.ج: عمل مأمورین توزیع اظهارنامه و تحدید حدود را بلافاصله پس از انجام كار و قبل از پرداخت فوق العاده و هزینه سفر و سایر مأمورین را نیز حسب اهمیت وظیفه شغلی كه دارند لااقل هر هفته یكمرتبه دقیقاً بازرسی و مراقبت كامل نمایند كه كوچكترین غفلت و تخلفی نشود.د: در هر مورد كه هنگام بازرسی تخلفی مشاهده میشود و یا اطلاعی از وقوع تخلف و جرمی میرسد باید بلافاصه موضوع بطور وضوح و كاملاً روشن در صورتمجلس منعكس و یه امضاء متخلف برسد و در صورت استنكاف یا عدم حضور متخلف مراتب در صورتمجلس تصریح شود و جریان امر فوراً بدون اغماض در اجرای بند الف این بخشنامه به ثبت منطقه مربوطه گزارش و كلیه مدارك وقوع تخلف یا جرم را ضمن گزارش بفرستند.بند 230 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده. 
محو آثار و علائم مربوط به رژیم گذشته از اوراق و مطبوعات مورد استفاده ادارات بند 402- در اجرای اوامر صریح و موكد حضرت امام خمینی رهبر انقلاب و بنیانگذار جمهوری اسلامی ایران (ره) مبنی بر لزوم محو هرگونه آثار و علائم مربوط به رژیم گذشته از اوراق و مطبوعات مورد استفاده ادارات و مؤسسات دولتی مقتضی است از بكار بردن اوراق و مطبوعات و اسناد اداری و ثبتی (اعم از بهادار و غیربهادار) كه متضمن اینگونه آثار و علائم باشد اكیداً خودداری نمائید. مسئولیت اجرای دستور فوق بعهده شخص امضاء كننده اوراق خواهد بود.بخشنامه شماره 2543/10-8/4/59 
نحوه استفاده از كاغذهای واترمارك بند 403- پیروبخشنامه شماره 2543/10-8/4/59 چون هدف از بخشنامه صادره محو هرگونه آثار و علائم مربوط به رژیم گذشته بوده و انجام امر به كرات مورد سئوال قرار گرفته است.در اجرای دستور صادره تذكار میدهد:1- در مواردی كه قانون لزوماً تنظیم سند را بر روی اوراق بهادار پیش بینی نكرده استفاده از اوراقی كه علامت جمهوری اسلامی در آن مندرج است بلامانع است.در مواردی كه برابر قانون برای تنظیم سند استفاده از اوراق بهادار لازم است چون اوراق بهادار موجود .اجد دو قسمت است بدینصورت كه قسمت صدر آن دارای عنوان جمهوری اسلامی است لیكن در قسمت ذیل آن بصورت (واترمارك) آثار رژیم گذشته مشاهده میشود.استفاده از صدر سند بشرط جدا كردن قسمت ذیل آن مانعی ندارد بدینصورت كه قسمت صدر را از اصل جدا كرده و با ضم آن به كاغذ معمولی در تنظیم سند اقدام و قسمت ذیل آنرا كه آثار رژیم منحوس گذشته در آن دیده میشود برای امحاء آن به كارپردازی سازمان ارسال دارند. 
رسیدگی به وضع صندوق بند 404- رؤسا ثبت موظفند روزانه وضعیت حسابها و دفاتر و اوراق كارپردازی را مورد رسیدگی قرار دهند و حداقل ماهی یكمرتبه نیز با حضور نماینده دارائی و حسابدار و جمعدار وضعیت صندوق و اوراق بهادار را رسیدگی نموده ذیل دفاتر و صورت وضعیتها را امضاء و نتیجه رسیدگی را در چند نسخه صورتمجلس نموده یك نسخه به نماینده دارائی تسلیم و یك نسخه دیگر را با مدارك مربوطه ضمن گزارش جریان امر به دفتر تشكیلات و بودجه مركز ارسال و یك نسخه را در محل بایگانی و نسخه ای نیز به ثبت منطقه متبوعه ارسال دارند. 
نحوه تنظیم دفتر و نگهداری حساب اوراق بهادار بند 405- الف: دفتر حاوی ستونهای انواع اوراق بهادار را باید طبق نمونه تهیه شده وسیله سازمان ثبت تنظیم و مورد عمل قرار گیرد.ب: دفتر مزبور باید حاوی موجودی برگهای بهادار، دریافتی از چاپخانه یا واحد اوراق بهادار یا كارپردازی یا دارائی محل حسب مورد مصرفی، موجودی، تحویل درآمد بحساب مربوطه باشد.ج: در ستون مصرفی دفتر باید علاوه بر تعداد برگهای مصرف شده بهای آن نیز قید گردد.د: در ستون تحویل درآمد شماره قبوض تحویل درآمد برگهای بهادار بحساب مربوطه قید میشود بطوریكه همیشه وضعیت اوراق بهادار قابل رسیدگی و كنترل باشد.رؤسا ثبت مكلفند علاوه بر رسیدگی امور مالی دفتر مذكور وضع اوراق بهادار را نیز رسیدگی و كنترل نمایند (بند 251 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
نحوه استرداد وجوه اضافه وصولی بند 406- چون طبق ماده 41 قانون محاسبات عمومی مصوب 15 دیماه 1349 وجوه اضافی دریافتی اعم از اینكه دریافت در سال جاری یا سنوات گذشته صورت گرفته باشد باید از درآمد وصولی مربوطه در سال جاری مسترد گردد. بنابراین در مورد استرداد اضافه دریافتی پس از اعلام كتبی مرجع تشخیص دهنده درآمد مربوطه مراتب را با قید شماره نامه مزبور موضوع استرداد و اینكه ضمن چه مبلغ و در چه تاریخ و به كدامحاب خزانه تحویل گردیده با تعیین شماره حسابی كه وجوه مورد استرداد باید به آن حساب انتقال داده شود بخزانه اعلامنمایند تا خزانه پس از تطبیق مبلغ وصولی با دفاتر مربوطه در صورتیكه وجوه مزبور مربوط بحساب تمركز وجوه در مركز باشد با صدور دستور انتقال وجه از حساب مربوط بحساب سپرده یا حساب رد اضافه دریافتی اقدام كند و هرگاه مبلغ وصولی بحساب تمركز وجوه دارائی شهرستان منظور و یا مستقیماً حساب خزانه تحویل شده باشد اجازه انتقال وجه از حساب تمركز وجوه درآمد عنوان اداره دارائی صادر و رنوشت آنرا به بانك ملی ایران شعبه شهرستان مربوطه صادر نمایند.ذیحسابان و همچنین ادارات دارائی شهرستانها مكلفند در موقع رد وجوه اضافه دریافتی مبلغ مود استرداد را با قید ماره چك و تاریخ آن در ستون ملاحظات دفتر درآمد در مقابل اصل مبلغ وصولی و همچنین در متن نسخ قبوض وصولی در رگ بستانكار قید و در دفتر درآمد جاری بعنوان برگشتی از درآمد مربوطه عمل نمایند و مدارك وجه استردادی را به ضمیمه حساب ماهانه درامد به اداره كل تمركز حسابها و امور حسابداریها ارسال دارند.در مورد اسنترداد اضافه دریافتی مربوط به مالیاتهای مستقیم نحوه عمل كماكان طبق دستور شماره 26/110000-23/12/48 خواهد بود(بند 276 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
ثبت شماره فیش وصول حقوق دولتی بند 407- در هر مورد از جمله اوراق اجرائی، شركتنامه ها و نكاحیه و غیره كه از مهر صول حقوق دولتس بجای الصاق تمبر استفاده میشود لازم است شماره فیش پرداختی در متن آن ثبت گردد. 
وصول و ایصال حقوق دولتی بند 408- بموجب گزارش اداره كل امور مالی بعضی از ادارات ثبت و دفاتر اسناد رسمی درآمدهای وصولی خود را كه بایستی به حسابهای مربوط در بانك ملی ایارن واریز نماید بعلت اینكه گاهی اوقات در نوشتن فیشها دقت لایم بعمل نمی آید و درآمد هر حساب بجای آنكه به حساب مربوط به خود واریز شود به حساب دیگر منظور میگردد، لذا مراقبت نمایند در موقع پرداخت درآمده به حسابهای مربوط دقت شود كه اشتباهی رخ ندهد. 
كسر مالیات از مال الاجاره موضوع تبصره 6 ماده 20 قانون مالیاتهای مصوب سال 1345 بند 409- چون براساس تبصره 6 ماده 20 قانون مالیاتهای مستقیم كه مقرر میدارد، سازمانهای دولتی و مؤسسات وابسته به دولت و كلیه اشخاص حقوقی مكلفند مالیات موضوه این بخش را از مال الاجاره هائی كه پرداخت میكنند كسر و به اداره دارائی محل پرداخت نمایند و رسید مالیاتی آنرا بموجر تسلیم كنند.لذا مفاد بخشنامههای شماره 22575- 22/8/46 و 26849-6/10/46 كه طی شماره 27095/2-28/10/46 سازمان ثبت ابلاغ شده لازم الرعایه است.(بند 302 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 صلاحی شده). 
ارسال پرونده به مراجع قضائی بند 410- در مواقعی كه پرونده اجرائی مورد نیاز مقامات قضائی باشد باید اداره ثبت پرونده را وسیله یكی از كارمندان به آنجا فرستاده و پس از رفع نیاز اعداه دهنده و اگر نگهداری آن ضروری باشد كتباً ضرورت امر و مدت نیاز معلوم شود. (بند 436 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 499. 
دادن سواد اوراق پرونده ثبتی بند 411- در هر مورد كه درگواهی مرجع قضائی تصریح به دادن سواد برگ معین از پرونده ثبتی نشده باشد ارداه ثبت باید باستناد ماده 304 قانون آئین دادرسی مدنی و ماده 101 آئین دادرسی كیفری اشكال كار را از حیث اینكه وقوف اشخاص بهمطالبی از پرونده منافی حق صاحب پرونده بوده و مطالعه پرونده های مفصل مستلزم نظارت مأمورین ثبت و صرف وقت زیاد است و اشكالات متصور دیگر با ذكر توضیح به مرجع صلاحیتدار قضائی اعلام دارد.هرگاه دادگاه در گواهینامه صادره مستند به ماده 304 قانون آئین دادرسی مدنی مشخصات اجمالی برگ مورد نیاز را ذكر كند بطوریكه رفع ابهام باشد باید به تقاضای متقاضی ترتیب اثر داده شود. (بند 420 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
دادن رونوشت و گواهی بند 412- كلیه اشخاص ذینفع میتوانند از اوراق راجع به خود كه در پرونده مربوطه بایگانی است از ثبت محل و آراء هیئت نظارت و شورایعالی ثبت از دفاتر مربوطه به هزینه خود رونوشت گواهی شده اخذ كنند دادن رونوشت به غیر ذینفع محتاج بصدور و ارائه گواهی نامه مرجع صالح است. (بند 449 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
وسائل نقشه برداری و مهندسی بند 413- وسائل نقشه برداری و مهندسی تحت نظر مستقیم رئیس اداره و سرپرست مهندسین بوده و فقط مواقع كار ثبتی بایستی دوربین و وسائل نقشه برداری توسط مهندس از اداره خارج شود ضمناً حفظ و نگهداری وسائل مزبور را به مهندسین و نقشه برداران متذكر میگردد كه كلیه خسارات وارده بر دستگاههای نقشه برداری مگر در مواقع پیش بینی نشده (آتش سوزی و سرقت) كه انهم بایستی ضمن تشریفات قانونی اعلام گردد بعهده رئیس اداره و مهندس ثبت میباشد و به مهندسین و نقشه بردارانی كه با وسائل نقشه برداری جدید نقشه برداری مینمایند یادآور میشودكه بایستی با دقت كامل دستورالعمل كار نقشه برداری را مراعات نمایند و در صورتیكه نقشه هائی بدون توجه به اصول فنی نقشه برداری تهیه شود مورد مؤاخذه و حداقل توبیخ آنان و نقشه برداری مجدد با هزینه شخص آنان خواهد بود. 
گزارش اشكالات و تخلفات پرونده ثبتی بند 414- در هر موردی كه گزارش نسبت به اشكالات و اختلافات پرونده های ثبتی یا اجرائی میدهد نام متخلفین و بود و نبود سوء نیت را صریحاً ذكر كنند و مراتب را محرمانه مستقیماً جهت اقدام قانونی بسازمان ثبت اعلام دارید. (بند 422 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
ذكر نام و سمت كارمند بند 415- الف: رؤسای ادارات و معاونین و كارمندان باید نام و نام خانوادگی و سمت خود را در محل كار نصب نمایند.ب: رؤسا و معاونین و كارمندان و مأموران اجراء و ابلاغ باید قبل از امضای اوراق اداری، نام و نام خانوادگی و سمت خود را قید نمایند.(بند 444 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
تبدیل مهرهای سابق به مهرهای برجسته بند 416- بخشنامه به كلیه ادارات كل و ادارت ثبت مركز و ثبت منطقه تهران و تبت نواحی و كلیه واحدهای ثبتی تابعه ثبت منطقه تهران و اداره اجراء و دوایر تابعه آن: هانطور كه اطلاع دارند اورق نامه ها و اسنادی كه از ناحیه سازمان ثبت اسناد و املاك كشور و واحدهای تابعه صادر میشود از ارزش و اعتبار و اهمیت ویژه ای برخوردار است و ماهیت اینگونه مدارك به اعتبار رسمیت و سندیت آنها اجاب مینماید كه همواره بطرق مقتضی و قابل اعتناد صحت صدور آنها با وسیله اطمینان بخشی محقق و معلوم گردد كه یكی از ابزار و عوامل حصول اطمینان مهور نمودن اوراق و نامه ها و اسناد صادره به مهر انحصاری و مخصوص واحدهای ذیربط سازمان ثبت است بنابراین ویژگی و خصوصیت مهم ضمن بررسیهائی كه بعمل آمد ملاحظه شد اولاً هر یك از واحدها و ادارات ثبت بنحو متفاوت مهر ساده ای با عناوین و تیترها و علائم گوناگون و مختلف و بعضاً بسیار قدیمی و ناخوانا برایممهور نمودن نامه ها و اسناد در اختیار داشته و ثانیاً مهر ادارت ثبت بطریقه مطمئن و امن محفوظی نگهداری نمیشود و در نتیجه احتمال بسهولت قرار گرفتن آن در دسترس افراد غیرمسئول زیاد و نهایتاً امكان هرگونه سوء جریانی در استفاده از امهار مزبور وجود دارد، لذا به منظور فع این محظورات و ایجاد هماهنگی و اعمال رویه یكنواخت و اعتماد و اطمینان از اصالت نامه ها و اسناد صادره از ادارن ثبت و امكان حراست بیشتر از امهار اخیراً با توجه به استقرار نظام بودجه استانی در سازمان ثبت توسط اداره كارپردازی این سازمان مهرهای پرسی برجسته ای مخصوص هر یك از ادارات تابعه سازمان ثبت در مركز و واحدهای ثبتی منطقه تهران به تعداد مورد نیاز هر اداره تهیه و آماده توزیع شده است كه نهایتاً با اتخاذ این روش جدید مقرر شد منبعد هر اداره صرفاً دارای یك مهر برجسته اصلی برای ممهور نمودن كلیه نامه ها و اسناد و اوراق صادره و نیز یك مهر ساده ورود به دفتر اداره باشد و مهر اصلی با تظیم صورتجلسه ای منحصراً تحویل مسئول هر واحد خواهد شد تا بنحو مطمئن و صحیحی از آن استفاده و حفاظت و نگهداری و به هنگام ضرورت به تشخیص و با مسئولیت خود مهر مذكور را رسماً و مستنداً به مقام قابل اعتماد دیگر اداره تحویل نماید. علیهذا مقتضی است مدیران هر یك از واحدهای ثبتی مركز و ثبت نواحی و كلیه واحدهای تابعه ثبت منطقه تهران در اسرع وقت كلیه امهار قبلی مورد استفاده اداره خود را بهر تعداد كه موجود است به اداره كارپردازی سازمان ثبت تسلیم و دو نمونه مهر جدید ادارات و واحدهای تحت سرپرستی خود را تحویل و منبعد مورد استفاده قرار داده و در حفظ و نگهداری از آن نهایت كوشش را بعمل آورند.ضمناً از تاریخ 15/5/1362 كلیه نمونه امهار قبلی ادارات مذكور از درجه اعتبار ساقط و تمام اسناد و اوراقی كه از ادارات ثبت مركز و واحدهای تابعه ثبت منطقه تهران صادر میشود فقط در صورت ممهور بودن به مهرهای برجسته جدید معتبر خواهد بود.بخشنامه شماره 3897/10-8/5/62 
مصاحبه بند 417- كاركنان سازمان ثبت مراقبت فرمایند هرگونه مصاحبه مطبوعاتی رادیوئی یا تلویزیون در مورد امور مربوط به سازمان ثبت مستلزم كسب اجازه قبلی از دستگاه متبوع میباشد.(بند 454 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49 مجموعه اصلاح شده). 
مكاتبات با وزارتخانه ها و نمایندگان سیاسی بند 418- نظر به انحلال شعبه اجرائیات اداره سابق دادرسی ارتش و احاله وظائف آن به شعبه قضائی ستاد ارتش اخطارها و احضارها و امور مربوط به اجرا را مستقیماً به شعبه قضائی ستاد راتش ارسال دارید و سایر مكاتبات قضائی را كه بعنوان ارتش باشد به دفتر سازمان قضائی ارتش ارسال دارند.از تماس و مكاتبه مستقیم با سفارتخانه ها ونمایندگیهای سیاسی و كنسولی خارجی خودداری نموده و در هر مورد از طریق وزارت خارجه باید اقدام شود. در مورد استعلامات و مراجعات نمایندگیهای سیاسی خارجی كه بوسیله وزارت امور خارجه به ادارت ثبت فرستاده میشود نتیجه اقدام را برای وزارت امور خارجه بفرستید. در مورد سازمان ملل مكاتبات باید از طریق وزارت امور خارجه بعمل آید.(بند 405 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده). 
نامه های محرمانه بند 419- مقتضی است بمنظور رعایت مقررات حفاظت و حفظ مطالب نامه ها و گزارشهای طبقه بندی شده (محرمانه، خیلی محرمانه، سری، بكلی سری) اولاً ترتیبی داده شود كه این قبیل نامه ها را در پاكت لاك و مهر شده كه درجه آن در روی پاكت ذكر شده باشد در تهران به دبیرخانه سازمان ثبت با اخذ رسید تحویل تا بدون آنكه مفتوح شود بنظر ریاست سازمان ثبت برسانند و. در مناطق ثبتی اینگونه نامه ها مستقیماً به شخص مدیران كل تحویل گردد و در واحدهای ثبتی نیز به رؤسای واحدها تسلیم خواهد شد.ثانیاً چون میبایست مندرجات و مفاد این نامه ها كاملاً مخفی و از دسترس افراد غیر مسئول و غیرمجاز خارج باشد لازم ات برای این قبیل امور بایگانی مخصوص ترتیب داده و مراقبت نمائید در پایان اوقات اداری هیچ نوع اسناد و نامه ای محرمانه كه در جریان اقدام است روی میز نمانده و در قفسه های مخصوصی نگهداری شود تا بدین ترتیب مطالب مورد نظر بوسیله اشخاص افشا نگردد.(بند 440 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
كمیسیون مشورتی ادارات اوقاف بند 420- در مورد اعتراض به ثبت از طرف ادارات اوقاف باید رؤسای ثبت استان و شهرستان در كمیسیونی كه با حضور رؤسای ادارات اوقاف تشكیل میشود حضور یافته و با رعایت غبطه موقوفه نظر مشورتی خود را اظهار نمایند.(بند 442 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
مراجعات بازپرس و دادیار بند 421- رؤسای ثبت مراقبت نمایند كه هنگام مراجعه بازپرسان و یا دادیاران دادسرها با آنها همكاری شود.(بند 437 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
نگاهداری پرونده ها و مدارك اداری بند 422- پرونده ها و مداراك دارای بجز امور محرمانه نباید در كشوی میز و قفسه ها مخصوص كارمندان مخفی بماند و تنها رؤسای ادارات میتوانند مدارك مهم را نزد خود در قفسه مخصوص نگاهداری نمایند.(بند 445 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
طرز تشكیل و نگهداری پرونده ها بند 423- اوراق مربوط به پرونده ها باید بلافاصله در پرونده بایگانی و منگنه شده و فهرست آنها در ظهر پرونده نوشته شود.(بند 423 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
اخذ رسید در مقابل دادن پرونده بند 424 – تحویل پرونده به متصدیان داخلی اداره ثبت بدون استفاده از برگ رسید ممنوع است.(بند 242 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49). 
مهندس و ارزیاب ثبت بند 425- رؤسای ادارات باید از وجود مهندسین و ارزیابان ثبت در مواقعی كه كار مهندسی و ارزیابی ندارند در امور فنی و اداری استفاده نمایند. 
مكاتبات با واحدهای ثبتی بند 426- مقتضی است از مكاتبه مستقیم با واحدهای تابعه نیروی سه گانه ارتش خودداری نموده و برای حسن جریان امور و تسریع در صدو.ر پاسخ های لازم در مواقع لزوم با واحدهای مربوطه مكاتبه نمایند.(بند 443 مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49). 
عدم قبول درخواست انتقال متقاضیان از سایر وزارتخانه ها قبل از جلب نظر سازمان بند 427- اخیراً مشاهده میشود كه بعضی از مناطق ثبتی درخواست متقاضیان انتقال از سایر وزارتخانه ها و سازمانهای دولتی را كه به واحدهای ثبتی تابعه خود قبل از كسب نظر از سازمان پذیرفته و اقدامات مقدماتی را انجام و سپس در خصوص موضوع كسب نظر مینمایند، چون این نحو اقدام از جهات مختلف برای سازمان مشكلاتی ایجاد نموده و در مواردی نیز سازمان را در مقابل عمل انجام شده قرار داده است، لذا مقتضی است دستور فرمایند از تاریخ وصول این بخشنامه اكیداً از ایجاد هرگونه تعهدی در این مورد برای سازمان خودداری و درخواست متقاضیان انتقال را ضمن اظهارنظر صریح در خصوص احتیاج واحد مربوطه وپیوست و محلی كه برای متقاضی در نظر گرفته شده قبلاً بمركز ارسال فرمایند تا سازمان ثبت با در نظر گرفتن اولویتها و نیاز واقعی واحدهای بعدی به ثبت منطقه مربوطه اعلام نماید بدیهی است كه به متقاضی بایستی تذكر داده شود كه اقدامات مقدماتی تا ابلاغ تصمیم متخذه سازمان ثبت در مورد پذیرش و همچنین تعیین پست و محل خدمت متقاضی هیچگونه تعهدی برای سازمان در مورد انتقال قطعی ایشان ایجاد نخواهد نمود و همچنین متقاضیان تا دریافت پاسخ نهائی سازمان از مراجعه مستقیم به مركز مطلقاً خودداری نمایند و با توجه بمصالح و مقتضیات دستگاه انتخاب محل خدمت و پست سازمانی بعهده سازمان ثبت خواهد بود. انتظار دارد از این پسی نكات فوق را دقیقاً مراعات فرمایند.بخشنامه شماره 3578/10-8/6/60 
خلیج فارس بند 428- در مكاتبات رسمی مربوطه قید خلیج فارس الزامی است. (بند 447 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
همكاری با شورای شهرسازی بند 429- ماده 19 اساسنامه شورایعالی شهرسازی و تبصره یك آن كه اساسنامه مزبور در تاریخ 3/4/46 به تصویب هیأت محترم دولت رسیده برای اجرای مفاد آن ذیلاً نقل میشود:«ماده 19- ایجاد مركزی برای جمع آوری اطلاعات اقتصادی، اجتماعی، جمعیتی، فیزیكی بمنظور شناخت مسایل شهری و منطقه ای و صدور دتورات لازم به طراحان و مجریان نقشه های جامع شهری.تبصره یك- كلیه دستگاههای سازمانهای دولتی موظفند در صورت تقاضای شورا هرگونه اطلاعاتی را كه شورا ضروری بداند در اختیار این مركز قرار دهند».شایسته است هرگونه اطلاعاتی را كه شورایعالی شهرسازی در مواقع مقتضی بخواهند طبق تبصره مزبور در اختیار شورا بگذارند.(بند 452 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
وظائف مدیران مناطق در حل مشكلات بند 430- مدیران مناطق باید با توجه به جمیع مقررات و استفاده از تجارب و اطلاعات علمی و فنی و با قید مئولیت خود بترتیب رفع اشكال واحدای تابعه تحت مسئولیت خود را بدهند مگر اینكه راه حلی پیدا نشده و یا اظهار نظر منحصراً در صلاحیت سازمان ثبت باشد كه این مطلب را بایستی صریحاً در گزارش خود قید نمایند. در مورد اشتباهات ثبتی مربوطه به هیأت نظارت كه خارج از موارد مصرح در بخشنامه شماره 1400-54 میباشد طبق دستور اشتباهات ثبتی و شكایت از رأی هیأت نظارت مندرج در این مجموعه باید عمل و رفتار شود و بطور كلی نسبت به مواردی كه در قوانین و آئیننامه ها و مجموعه بخشنامه ها تعیین تكلیف شده كسب تكلیف ممنوع است تخلف از اجرای دستور فوق موجب مسئولیت شدید خواهد بود.(بند 419 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
رعایت نظم و انضباط اداری بند 431- پیروبخشنامه صادره از شورای سرپزستی وزارت دادگستری و پیرو تذكرات مكرر شفاهی و بمنظور ایجاد محیط اداری مناسب با شئون انقلاب اسلامی ایران مجدداً نكات زیر را بعموم همكاران و خواهران و بردران عزیر موكداً یادآوری نموده و اجرای آنرا صمیمانه انتظار دارد: 1- ضمن عرض تشكر و سپاس از خانمهای همكار و خواهران ارجمندی كه همواره روحیه تقوی اسلامی و خصائص خود را بمنصه ظهور و بروز رسانیده استدعا دارد از جهت لباس و ظاهر نیز موازین اسلامی و شئون والای زن مسلمان را دقیقاً رعایت نمایند.2- با آنكه موضوع لزوم رعایت نظم و انضباط اداری حضور و غیاب بموقع مكرراً مورد تذكار قرار گرفته ولی بعضاً بی نظمی هائی در این زمینه گزارش میگردد كه شایسته همكاران محترم نیست لذا اقتضاء دارد ساعات خدمت و نظم و انضباط اداری را دقیقاً مراعات و در ساعات خدمت اداری به مقتضای روحیه انقلابی و اسلامی از هرگونه مسامحه كاری و سهل انگاری و خدای ناخواسته كم كاری و تعلل پرهیز فرمایند.3- همكاران محترم وظیفه دارند كه در روابط خود با مراجعین و ارباب رجوع با ادب ومتانتی در خور عنوان جمهوری اسلامی ایران بوظائف اداری خود عمل فرموده و نسبت بحل و فصل امور خواهران و برادران مراجع نهایت سعی و اهتمام را بعمل آورند.4- آقایان مدیران كل و رؤسا ادارت و واحدها و مسئولین امور موظفند براجرای مفاد این بخشنامه و امور جاری ادارات و واحدهای تحت سرپرستی خود نظارت دقیق و دائم داشته و ضمن راهنمائی لازم همكاران اداری موارد تخلف و سهل انگاری و مسامحه و یا هرگونه اعمال خلاف شئونی را صریحاً و بدون پرده پوشی گزارش فرمایند.بخشنامه شماره 2809/10-17/4/59 
آمار اراضی و مستغلات و فرم نمونه 5 دفتر تشكیلات بند 432- چون آگاهی از املاك و مستغلات متعلق به سازمان ثبت در شهرستانها و اطلاع از كیفیت و چگونگی وضع ساختمانها ومحلهای مسكونی ادارات ثبت حائز كمال اهمیت است لذا هر یك از واحدهای ثبتی شهرستانها در هر سال یكبار و در آخر فروردین ماه هر سال آمار مربوط به املاك و مستغلات متعلق به اداره ثبت (فرم نمونه 5 دفتر تشكیلات) را دقیقاً تنظیم و مستقیماً به دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت اراسل دارند. تذكر: بمنظور جلوگیری از اتلاف وقت كاركنان و صرفه جوئی هر چه بیشتر در مصرف كاغذ مقتضی است بجر آمارهای عملكرد و فعالیت ماهیانه (فرم نمونه 1 و 2) و آمار ماهیانه مشخصات پرسنلی كاركنان و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق (فرم نمونه 3 و 4) و آمار ماهانه مشخصات شركتهای ثبت شده (فرم منضم به دستور العمل شماره 1857/2-51/ت-22/10/63 دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش و آمار) و آمار رونوشت مكاتباهات متبادله این واحدهای ثبتی و ادارات امور اقتصادی و دارائی محل راجع به واریز درآمدها، نسخ اضافی احكام كارگزینی، نسخ احكام مأموریت ومرخصی و غیر… (كه فعلاً مورد عمل است) به ادارات مركزی سازمان ثبت اكیداً خودداری و فقط نسخ احكام كارگزینی صادره را بطور دقیق و منظم و كامل و مرتب جهت ضبط در پرونده پرسنلی مستخدم و بررسیهای لازم به اداره كل امور اداری سازمان ثبت ارسال دارند. بدیهی است هرگونه اطلاعاتی كه ادارات مركزی نیاز داشته باشند توسط دفتر تشكیلات و بودجه و آموزی و آمار سازمان ثبت مطابق فرمهای ماهیانه ارسالی واحدهای ثبتی شهرستانها در اختیار انان گذارده خواهد شد.(اصلاح شده بند 403 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
آمار درآمد بند 433- چون ارسال آمار درآمدهای وصولی از نظر تعیین میزان عوائد ثبتی و دفاتر در سطح كشور حائز كمال اهمیت و توجهاست بنابرانی مقتضی است اولاً در تنظیم آمار درآمدها (فرم نمونه 1) نهایت دقت و كنترل ومراقبت را معمول و ثانیاً ارقام مندرج در آمار مستند به فیشهای بانكی و اسناد و مدارك مثبته و دفاتر مالی مربوطه باشد و ثالثاً پس از ارسال آمار نمونه 1 به ثبت منطقه متبوعه نسخه ثانی آنرا كه جزو سوابق اداره ثبت محل باقی میماند به گواهی اداره دارائی محل رسانیده و احیاناً چنانچه اقلام مزبور پس از تطبیق با سوابق اداره امور اقتصادی و دارائی محل تغییرات و مغایرتهائی حاصل نمود مراتب را متعاقباً جهت اصلاح ارقام به ثبت منطقه متبوعه و دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت اعلام نمائید. تأخیر در ارسال این آمار و یا عدم دقت در نگاهداری حسابها و تنظیم آمارهای مالی و بالنتیجه اشتباه ناشی از عدم دقت موجب مسئولیت شدید مسئولین ذیربط خواهد بود.(بند 401 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده). 
آمار عملكرد و فعالیتها (فرم نمونه 1 و 2 دفتر تشكیلات) بند 434- رؤسای ادارت ثبت مكلفند همه ماهه میزان و كیفیت فعالیتها و عملكرذ كلیه واحدهای تابعه خود را به تفكیك نوع عملیات انجام شده و برحسب تكالیف و وظائف قانونی هر واحد گردآوری و تنظیم و پس از حصول اطمینان كامل از صحت اقلام اعلام شده در ستونهای پیش بینی شده در آمار نمونه 1 بنحوی كه فعلاً مورد عمل است قید و حداكثر تا پنجم ماه بعد به ثبت منطقه متبوعه ارسال دارند. ادارات كل ثبت مناطق نیز مكلفند پس از جمع آوری آمار عملكرد و فعالیتهای كلیه واحدهای تحت سرپرستی، اطلاعات و اقلام مربوطه را به تفكیك هر واحد پس از كنترل به فرم نمونه 2 منتقل و پس از تكمیل كلیه ستونهای پیش بینی شده در فرم نمونه 2 و جمع بندی نهائی و امضاء حداكثر تا دهم ماه بعد نسبت بع ارسال آمار فعالیتها و عملكرد واحدهای تابعه ثبت منطقه فرم نمونه 2 به دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت اقدام لازم معمول دارند. تأخیر در اسال بموقع آمارهای مزبور و عدم صحت ارقام قید شده در آمارها موجب مسئولیت شدید خواهد بود.(بند 399 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 كه اصلاح شده). 
طرز تهیه و تنظیم آمارهای ماهیانه بند 435 – 1- به كلیه دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و حوزه تابعه دستور دهید حداكثر تا بیست و پنجم هر ماه آمار و مشخصات پرسنلی و نز عملكرد و فعالیتهای خود را مطابق اطلاعاتی كه از طریق واحد ثبتی متبوعه آنها مطالبه میشود به اداره ثبت محل ارسال و چنانچه دفترخانه ای فاقد آمارمعاملات و یا وقایع ازدواج و طلاق باشد میبایست مراتب را كتباُ به اداره ثبت اعلامنماید، چنانچه دفترخانه ای در ارسال آمار ماهیانه تأخیر كند و یا در صحت اقلام دقت و توجه كافی و لازم معمول ندارد مراتب را فوراً گزارش نمائید تا شخص سردفتر تحت تعقیب قرار گیرد.2- در هر یك از واحدهای ثبتی و نیز در ثبت مناطق مسئولیت تنظیم آمارهای ماهیانه به یكنفر از كاركنان منظم و دقیق و علاقمند و فعال محول نمائید كه با نظارت مستقیم آقای رئیس اداره ثبت همه ماهه آمارهای واصله از دفاتر و واحدهای تحت سرپرستی اداره ثبت را در دفتر مخصوص ثبت و پس از كنترل دقیق و مقایسه آن با ماههای قبل و حصول اطمینان از صحت اقلام اعلام شده در نمونه های آماری 1 و 2 و 3 و 4 و 5 كه پیوست است قید نمایند. سایر مسئولین واحدهای تابعه ادارت ثبت مانند بایگانی، دفتر املاك، ثبت شركتها، اجراء حسابداری و … موظفند در آخر هر ماه آمار عملكرد و فعالیتهای خود را بطور جداگانه مطابق اطلاعاتی كه آقای رئیس اداره ثبت و متصدی تنظیم آمار ماهیانه مطالبه میكنند، تهیه و تنظیم و به مسئول مربوطه تسلیم نمایند، تا پس از جمع آوری و تلفیق و بررسی دقیق نسبت به انتقال اطلاعات بر روی فرمهای مربوطه و ارسال آنها به ثبت منطقه متبوعه و دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش و آمار حداكثر تا پنجم ماه بعد اقدام نمایند. 3- چون با تجزیه و تحلیلهای آماری و تحقیق و بررسی بعضاً مشاهده میشود كه ارقام مندرج در بعضی از ستونهای آماری مربوط به عملكرد و فعالیت ادارت ثبت غیرواقعی و ناصحیح و خصوصاً در تعیین موجودی پرونده ها اعم از ثبتی و یا اجرائی و یا تعداد پلاكها و دفاتر املاك و یا اسناد مالكیت صادره و … نظائر آن با واقعیات تطبیق نمی نماید بنابراین شایسته است با اتخاذ تدابیر لازم و تمهید مقدمات امر مسئولین هر قسمت با استفاده از اوقات فراغت همكاران خود ترتیبی اتخاذ نمایند كه ارقام مندرج در آمارها تماماً صحیح و جامع و واقعی و قطعی بوده و از اعلام ارقام واهی و عاری از حقیقت پرهیز نمایند. به دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت دستور داده شده با توجه به آمارهای واصله از ثبت مناطق و واحدهای ثبتی به اجرای دقیق این بخشنامه نظارت كافی نموده و نتیجه را گزارش نمایند و چنانچه بعضاً مشاهده شود كه آقایان مدیران كل ثبت مناطق و آقایان رؤسای ادارات ثبت آماری را بدون توجه و اطمینان كامل از صحت اقلام و مندرجات آن گواهی نموده و به مركز ارسال دارند، آمار و شخص آقای رئیس قبت بعنوان صدور گواهی خلاق واقع تحت پیگرد قرار خواهند گرفت. (بند 400 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده). 
آمار پرسنلی بند 436 – 1- ادارت ثبت مكلفند آمار كارگزینی هر ماه را در نمونه های مخصوص آمار پرسنلی (فرم نمونه 3) كه حاوی وضع استخدامی و مشخصات كلیه كاركنان است و همچنین آمار دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه فرم نمونه 4 را كه حاوی مشخصات و وضع كلیه دفاتر تابعه واحد ثبتی میباشد در دو نسخه دقیقاً تنظیم و منتهی تا پنجم ماه بعد یك نسخه آنرا به دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت و نسخه دیگر را به ثبت منطق متبوعه ارسال دارند. 2- در آمار مذكور وضع كلیه پرسنل نیز دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق ابوابجمعی واحد ثبتی را قید و چنانچه احیاناً بنا بعلل و جهت مختلفه حالت اشتغال نداشته و در آن ماه حالات استخدامی دیگری نظیر تعلیق، انفصال، معذوریت، مرخصی، مأموریت ترك خدمت و غیره داشته باشند، مراتب را در ستون ملاحظات توضیح دهند و ثبت مناطق نیز مكلفند منتهی تا پنجم ماه بعد امار كارگزینی ابوابجمعی ثبت منطقه خود را طبق فرم نمونه 3 تنظیم و به دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش سازمان ثبت ارسال دارند (بند 398 مكرر مجموعه بخشنامه های تاآخر سال 49 كه اصلاح شده). 
حق الثبت و بقایای ثبتی ملك در جریان ثبت بند 437- طبق بخشنامه شماره ۱/ ۴۱ / ۲۰۵۷ مورخ ۷۹/ ۲ / ۱۲ سازمان ثبت بخشنامه بند ۴۳۷ اصلاح شده بند ۲۵۸ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹ که اصلاحی بخشنامه شماره ۴۱ / ۲۲۰۴ مورخ ۱۳۷۸/ ۵ / ۲۷ نیز بوده، لغو گردیده و مقرر شده طبق بندهای مربوط به ماده یک قانون وصول برخی از درآمدهای دولت و مصرف آن در موارد معین عمل گردد. 
حق الثبت موضوع ماده 104 مكرر بند 438- منظور از حق الثبت مذكور در ماده 104 مكرر آئیننامه قانون ثبت بطوریكه در ماده مزبور تصریح شده همان حق الثبت در دفتر اسناد رسمی است كه باید پس از ارزیابی اعیانی به مأخذ مذكور دریافت گردد.(بند 256 مجموعه بخشنامه تا آخر سال 49). 
اخذ دو برابر حق الثبت موضوع ماده 15 قانون ثبت بند 439- بعد از پرداخت دو برابر حق الثبت اگر متقاضی باز هم هنگام تحدید حدود حاضر نشد انجام تحدید حدود موكول به مراجعه بعدی متقاضی و پرداخت مخارج اعلان اختصاصی خواهد بود.(بند 260 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
تعویض اسناد مالكیت برگی به كتابچه ای و بهای آن بند 440- در مورد اسناد مالكیت برگی كه قبلاً صادر و بعلت عدم مراجعه مالك در پرونده باقیمانده و اینك كه مالك برای دریافت آن مراجعه میكند چون اسناد مزبور منسوخ و باید بجای آن سند مالكیت كتابچه صادر گردد و به مالك تسلیم شود بدیهی است بهای سندمالكیت جدید طبق نرخ قانونی وصول و سند مالكیت جدید (كتابچه) تسلیم خواهد شد.(بند 278 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
تمبر وكالتنامه بند 441 – 1- تکلیف الصاق و ابطال تمبر مالیاتی به وکالت نامه شامل وکلای دادگستری و کسانی است که در مراجع قضایی و مراجع اختصاصی غیر قضایی از قبیل مراجع حل اختلاف مالیاتی و عوارض و توسعه معابر شهرداری و نظایر آنها به استثنای اشخاص مذکور در قسمت آخر بند طی ماده ۷۲ قانون فوق الذکر وکالت می‌کنند که باید بر اساس نصاب های مقرر در بندهای الف و ب و پ و ت این ماده حق الوکاله آنها محاسبه و معادل ۵ درصد حق الوکاله مقرر به وکالت نامه آنها تمبر الصاق و ابطال شود 2- با توجه به ماده ۷۲ و تبصره یکم آن تکلیف الصاق و ابطال تمبر مالیاتی شامل مواقعی است که وکیل برای استفاده از وکالت خود به مراجع قضایی و مراجع اختصاص غیر قضایی مراجعه کند و حق الوکاله او که در حدود مقررات استحقاق دریافت آن را دارد مشخص و معین بشود بنابراین مراجعه وکیل به ادارات و مراجع اداری مشمول این تکلیف نیست و به همین مناسبت صرف تنظیم و ثبت وکالتنامه در دفاتر اسناد رسمی اعم از این که وکالت کلی و نسبت به امور مخصوصی باشد چون ماخذ 5 درصد مذکور در موقع ثبت وکالتنامه معلوم نیست مشمول پرداخت علی الحساب مالیاتی مورد بحث نمیتواند باشد 3- باالتفاوت به مفاد تبصره ۱ ماده ۷۲ و ماده ۳۰۳ قانون مالیاتهای مستقیم وکالت نامه هایی که از تاریخ یکم فروردین ۱۳۶۴ تنظیم و در همان موقع به مراجع مربوطه تسلیم شده است ولو اینکه کار رسیدگی به دعوی بعد از تصویب قانون مذکور شروع می‌شود از این نظر که نسبت تعلق مالیات قبل از تصویب قانون وجود پیدا کرده است مشمول مقررات ماده ۷۲ قانون مالیات های مستقیم نخواهد بود بلکه مقررات زمان در این مورد حاکم خواهد بود لیکن چنانچه این قبیل وکالت نامه ها بعد از تصویب قانون به مراجع مربوطه تسلیم شود نسبت به مورد دعوایی که شخص به عنوان وکیل در آن دخالت کرده است مشمول ابطال تمبر به میزان مقرر در قانون مزبور برای همان مورد خواهد بود. 4- مراجع قضایی و اختصاصی غیر قضایی مسئول رسیدگی به میزان تمبر و محاسبه آن بر اساس ضوابط مقرر در قانون خواهند بود. 5- برای انجام این منظور و تسهیل کار مکلفین به اداره کل اسناد خزانه دستور داده شد که به مقدار لازم تمبر مالیاتی در اختیار ذیحسابی وزارتخانه‌ها و ادارات دارایی شهرستانها بگذارند و متصدیان فروش و ابطال تمبر مذکور باید مدلول ماده ۱۷۱ قانون مالیات‌های مستقیم را مطمح نظر قرار داده و به تکلیف مقرر در این ماده عمل کنند. بند ۳۰۶ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹ 
 فصل 29 
 هزینه سفر و فوق العاده نماینده و نقشه بردار 
هزینه سفر و فوق العاده نماینده و نقشه بردار بند 442- اجرای ماده 126 قانون ثبت منحصر به ثبت املاك است. در سایر موارد نری (تحدید حدود عمومی، تفكیك، معالینه محل و امثالهم) كه مأمورین ثبت بمحل اعزام میشوند هزینه سفر و فوق العاده روزانه و ایاب و ذهاب قانونی استحقاقی آنان مطابق ضوابط و مقررات قانون استخدام كشوری از محل اعتبارات ادارت ثبت محل بایستی تأمین و پرداخت شود.(بند 275 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
 فصل 30 
 استعلام 
استعلام از طرف مراجع قضائی بند 443- در مواردیكه دادگاهها و بازپرسها اطلاعاتی از ثبت املاكم بخواهند عمل اداری محسوب میشود و هزینه ای به آن تعلق نخواهد گرفت.(بند 281 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
هزینه تفكیك ملك مفروز به حكم دادگاه بند 444- رقباتی كه قبل از اجرای قانون افراز و فروش املاك مشاع وسیله دادگاهها افراز و براساس حكم دادگاه از طرف ذینفع درخواست صدور سند مالكیت افراز میشود مطالبه هزینه تفكیك ولو تطبیق مورد حكم با محل ملك ضرورت داشته باشد بی مورد است.(بند 266 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49). 
هزینه تفكیك بند 445 – الف: در مورد املاك ثبت شده در دفتر املاك كه مالك تقاضای تفكیك نموده چنانچه سند انتقال ملك مورد تفكیك قبل از خرداد 42 در دفتر اسناد رسمی تنظیم و هزینه تفكیك بمأخذ مبلغ مورد معامله پرداخت شده باشد ولی سند مالكیت بعد از تاریخ مزبور تسلیم شود فقط بهای سند مالكیت بمأخذ مندرج در جدول پیوست قانون افزایش هزینه های ثبتی دریافت خواهد شد ولی چنانچه ثمن معامله از مببغ اظهار شده قبلی بیشتر باشد تصفیه حساب نسبت به تفاوت قیمت طبق تصویبنامه و قانون افزایش بعمل خواهد آمد.ب: در صورت انجام معامله نسبت به قطعات تفكیكی كه قبل از سال 62 تفكیك شده چنانچه عمل تفكیك قبل از سال مذكور صورت گرفته باشد در صورت انجام معامله نسبت به قطعات تفكیكی بیش از بهای اظهار شده معادل هر ده هزار ریال شصت ریال وصول و ایصال خواهد شد و در صورتیكه عمل تفكیك از سال 1361 به بعد صورت گرفته باشد مبنای محاسبه هر ده هزار ریال دویست ریال خواهد بود.ج: هرگاه ملكی فاقد ارزش معاملاتی باشد در اینمورد بمناسبت سكوت ماده 150 قانون ثبت ادارات ثبت و دفاتر اسناد رسمی باید براساس مبلغ مورد معامله عمل نمایند.د: چنانچه شش دانگ ملك تما ماً مورد تقاضای تفكیك باشد باید هزینه تفكیك براساس ارزش معاملاتی تمام شش دانگ ملك اخذ شود و اگر قسمتی از ملك با ذكر مساحتی معین مورد تقاضای تفكیك باشد بایستی نسبت به همان مورد تقاضا هزینه تفكیك بیمورد است منتهی این امر باعث و موجب خودداری ثبت محل از انجام سایر وظائف مقرره قانونی اونخواهد بود. لذا باید همانطور كه قبلاً مقرر شده حدود و مساحت و مشخصات بایقمانده تعیین و ذكر شود.(فرازهای 243 و 244 و 245 مجموعه بخشنامه ها اصلاح شده است). 
هزینه تفكیك باقیمانده بند 446- دریافت حق تفكیك از آنچه كه در آخرین صورت تفكیكی بعنوان باقیمانده تعبیر و تعیین میشود موردی ندارد و از این پس تعیین حدود آن باقیمانده نیز باید در حین تفكیك بعمل آید ولی چنانچه همان باقیمانده بعداً مورد تفكیك مجددی قرار گیرد باید هزینه تفكیك آن طبق مقررات وصول شود.بدیهی است در پلاكی كه كلاً و دفعتاً واحداً به قطعات مفرزه ای تفكیك میشود و یا در آنچه كه براساس قانون تملك آپارتمانها مورد تفكیك قرار میگیرد وجود قطعه ای بنام باقیمانده مفروض نیست.(بند 255 مجموعه بخشنامه تا آخر سال 49 اصلاح شده). 
 فصل 31 
 فصل سی و یکم 
طرز تحریر دفاتر مالی و حسابداری و نگهداری دفاتر و ته سوش قبوض و تحویل درآمدها بند 447- دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق موظفند:الف:1- تعرفه حق التحریر و حق الثبت را در محل دفترخانه به نحوی كه در معرض دید ارباب رجوع باشد نصب نمایند.2- قبض رسمی وجوه دریافتی فوق را با اخذ رسید به دهنده وجه تسلیم نمایند و ته چك قبوض مزبور را تا دو سال در دفتر نگهداری و صورت وجوه دریافتی را به تفكیك در ستون مربوطه اسناد و ذیل ثبت دفتر قید نمایند.3- فیشهای درآمد طبق سریال منظم و به ردیف بایستی تحویل دفاتر اسناد رسمی شده و آنان نیز موظفند به تذرتیب سریال بمصرف برسانند.4- در مورد تحویل وتحول نگهداری اوراق بهادار و دفاتر و سایر اوراق مصرفی دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و واحدهای ثبتی باید مقررات دستورالعملهای سازمان ثبت را رعایت نمایند.5- كلیه قبوض مربوط به حق الثبت و حق التحریر و سایر عوائد وصولی دفترخانه باید همه روزه در دفاتر مربوطه به دریافت و پرداخت ثبت شده و همچنین مشخصات مربوط به واریز حقوق دولتی، بحساب درآمد عمومی را در ستونهای مخصوصی دفتر مذكور قید نمایند. ب:1- كلیه فیشهای درآمد بایستی طبق سریال منظم و به ردیف طبق صورتمجلس به حسابدار واحدهای تمور مالی تحویل و آنها نیز بترتیب سریال بمصرف برسانند و نسخه ای از آن در سوابق مربوطه ضبط شود و در مورد اسناد و مدارك مالی و دفتر نیز بهمین ترتیب عمل شود.2- در موقع انتقال رؤسا یا مسئولین امور مالی یا مواقع سركشی رؤسا از واحذهای تابعه وجود مدارك اشاره شده باید در صورتمجلس تأیید گردد و چنانچه در آتیه معلوم شود باین دستور عمل نشده رؤسا و كارمندان مسئول مورد پیگرد قرار خواهند گرفت.3- ثبت ارقام در دفاتر حسابداری و جمع آنها باید با جوهر و بدون قلم خوردگی و اشتباه باشد.4- چون مشاهده شده بعضی از ادارات ثبت درآمدهای ثبتی را كه باید روزانه بحساب دارائی در خزانه تحویل بانك ملی داده و فیش مربوط به دارائی ارائه نمایند بحساب سپرده تحویل دارائی داده و در آخر ما بحسابهای مربوطه واریز مینمایند از نظر اینكه این جریان بی ترتیبی هائی را موجب شده اكیداً تذكر داده میشود مفاد دستورات صادره را رعایت و درآمدهای ثبتی را همه روزه بحساب دارائی در خزانه تحویل بانك دهند.5- در مورد مالیاتهای متعلقه پرونده های اجرائی ادارات ثبت باید بدهكار مالیاتی پرونده را برای پرداخت بدهی به دارائی راهنمائی نمایند تا پس از پرداخت مالیات قبض آنرا به اجرای ثبت تحویل دهند. سپس در پرداخت طلب بستانكار یا ختم پرونده اقدام شود.6- دفاتر اسناد رسمی بقایای ثبتی وصولی املاك در جریان ثبت را كه مورد معامله قرار میگیرد باید بحساب قطعی درآمد تحویل صندوق ثبت مربوطه نمایند و از تحویل آن بحساب سپرده خودداری نمایند.(بند 250 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49) 
وجوه سپرده و تعویض آن بند 448- برای اینكه نحوه عمل در مورد وجوه سپرده اشخاص و تعویض آن در دفاتر اسناد رسمی بصورت منظمی در آید و از سوء استفاده های احتمالی جلوگیری شود مقرر میگردد: الف: نام و نشانی كسیكه وجه را سپرده در قبض تصریح شود. ب: معین شود كه وجه مزبور از چه بابت سپرده شده بابت اجارخ بها یا اجرت المثل اجاره نامه عادی است یا رسمی؟ در صورتیكه عادی باشد نوع و شماره پلاك و محل وقوع ملك مورد اجاره و در مورد سند رسمی شماره سند در قبض سپرده قید شود. ج: جز در مورد رقبات مشمول قانون روباط مالك و مستأجر و مقررات مربوط به اصلاحات ارضی در سایر موارد اداره ثبت وقتی میتواند وجهی را قبول و قبض سپرده صادر نماید كه تعهد به سند رسمی باشد. د: از تعویض قبوض سپرده ای كه فاقد شماره چاپی (شماره مسلسل و شماره مخصوص هر سال) باشد یا شماره های مزبور مخدوش باشد خودداری و در صورت برخورد به چنین قبضی، فوراً عین قبض را با گزارش جریان باداره حسابداری بفرستند.(بند 267 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49). 
ظهرنویسی قبوض سپرده بند 449- دفاتر اسناد رسمی باید در موقع ظهرنویسی و حواله وجوه قبوض سپرده نكات زیر ار مورد توجه قرار دهند:1- مبلغ مورد حواله با تمام حروف ظهر قبض نوشته شود.2- مشخصات كامل ذینفع طبق شناسنامه ظهر قبض قید گردد.3- در مورد وكالت شماره وكالت نامه و مشخصات كننده باید نوشته شود.4- حواله باید با امضاء سردفتر و دفتریار صادر و به مهر دفترخانه ممهور و اطراف سطور بسته شود تا چیزی به آن الحاق نگردد.(بند 268 مجموعه بخشنامه های ثبی تا آخر سال 49). 
برای هر پلاك یك استعلام و خلاصه معامله ضروری است بند 450- در مورد معاملاتی كه در دفاتر اسناد رسمی نسبت به چند پلاك كه هر یك پرونده جداگانه دارد در یك سند بعمل میاید از جهت اینكه هر پرونده حكایت از استعلام و پاسخ آن داشته باشد دفاتر اسناد رسمی باید برای هر پلاك یك استعلام جداگانه تنظیم و ارسال دارند و پس از انجام معامله نیز نسبت به هر پلاك خلاصه معامله جداگانه تنظیم و برای بایگانی در پرونده مربوطه ارسال دارند، بدیهی است برای هر برگ استعلامیه و خلاصه معامله بهای آن دریافت خواهد شد.(بند 280 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
بهای استعلام تلگرافی بند 451- در مواردی كه متقاضی استعلامیه درخواست نماید كه بوسیله تلگراف استعلام شود و پاسخ نیز تلگرافی باشد دفترخانه سئوال كننده مكلف است هزینه استعلام مربوطه را دریافت و ورقه استعلام را تنظیم و تلگرافاً از ثبت محل وقوع ملك موضوع را سئوال و ورقه استعلامیه را نیز بعنوان تأییدیه در تعقیب آن بفرستند و در صورتی كه متقاضی بهای قبولی جواب را پرداخت كرده باشد ثبت محل باید به محض وصول تلگراف پاسخ آنرا تلگرافاً صادر نماید.(بند 279 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
تعلق حق الثبت به وام و تسهیلات بانكی بند 452- در بعضی اسناد كه بین بانكها یا مؤسسات دیگر راجع به دادن وام ثبت می شود تحویل وام به اقساط و تحت شرایط خاص بین طرفین و تعلق مبلغی كه علاوه بر مبلغ وام در ذمه وام گیرنده قرار می گیرد، لزوماً متذكر میشود در صورت اقرار وام گیرنده به دریافت كل وام یا واریز آن به حساب وام گیرنده كه اصل و سایر متفرعات موضوع معاملات مذكور را تشكیل می دهد و ارفاق وام دهنده به وام گیرنده ماهیت معامله را تغییر نمی دهد، لذا دفترخانه مكلف به وصول حق الثبت معامله است.(بند 261 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاح شده). 
حق الثبت وجه الضمان و تقسیم نامه و هزینه تفكیك بند 453 – 1- نسبت به وجه التزام و وجه الضمان خواه رأساً موضوع سند باشد یا در ضمن معامله و عقد دیگری شرط شده باشد و برای تأمین آن هم مالی به وثیقه گرفته نشده باشد، حق الثبت وصول نخواهد شد. همچنین هر نوع انتقال بلاعوض و وقف و حبس و وصیت كه بنفع مؤسسات مذهبی و خیریه و سازمان های فرهنگی و بهداشتی مصرح در مواد مربوط به معافیت قانون مالیاتهای مستقیم صورت گیرد از پرداخت حق الثبت معاف خواهد بود. همچنین معافیت هائی كه به موجب قوانین و مقررات خاص مقرر گردیده است كماكان به قوت خود باقی است و نیز موقوفات بنیاد علوی از پرداخت كلیه هزینه های ثبتی معاف است. 2- حق الثبت تقسیم نامه بین مالكین مشاع مشمول ماده 124 قانون ثبت می باشد مگر اینكه ما به التفاوت از طرف مالك سهم مشاع به مالك سهم دیگر پرداخت شود، كه در این صورت نسبت به مبلغ ما به التفاوت باید طبق مقررات حق الثبت وصول شود. 3- درمورد هزینه تفكیك اسناد تقسیم نامه كه مستلزم تفكیك ملك هم می شود هزینه تفكیك با رعایت مقررات مندرج در ماده 150 قانون ثبت محاسبه و اخذ خواهد شد و هرگاه ارزش معاملاتی تعیین نشده باشد باید بهای مذكور در سندمالكیت و در مورد املاك جاری بهائی كه در پرونده ثبتی سابقه دارد ملحوظ گردد. (بند 254 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49 اصلاح شده). 
حق الثبت وصیتنامه بند 454- حق الثبت وصیتنامه نباید به مأخذ سه برابر موصی به یعنی كلیه ماترك موصی دریافت شود بلكه حق الثبت وصیتنامه ها اعم از تفكیكی و عهدی به میزان همان مبلغی كه مورد وصیت قرار گرفته باید دریافت گردد. (بند 257 مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49). 
 فصل 32 
 بدهی ثبتی املاک موقوفه تحت تصدی سازمان اوقاف 
بدهی ثبتی املاك موقوفه تحت تصدی سازمان اوقاف بند 455- در موادی كه اسناد مالكیت رقبات موقوفه بعلت تقسط بدهی ثبتی و عدم تصفیه آن تسلیم نگردیده است چنانچه اداره اوقاف بخواهد نسبت به آن معامله اجاری نماید كه مدت آن بیش از سه سال و انجام معامله محتاج به ملاحظه سند مالكیت صادره است هرگاه مبلغ مال الاجاره كمتر از مبلغ بدهی ثبتی باشد مانعی ندارد با وصول مبلغ متناسبی بابت بدهی ثبتی سند مالكیت صادره برای ملاحظه بدفتر اسناد رسمی مربوطه ارسال شود كه پس از انجام معامله اجرای عیناً به اداره ثبت اعاده و در پرونده نگهداری شود تا تمام بدهی مستهلك و با انجام تشریفات مقرره و وصول تمام بقایای ثبتی اسناد مالكیت به نماینده صلاحیتدار اوقاف تسلیم گردد و این موافقت منحصر به موارد اجاره است و شامل سایر معاملات اوقاف از قبیل تبدل به احسن و ایجاد اعیانی و غیره نمی باشد. 
 فصل 33 
 معافیت ها 
معافیت دولت از پرداخت حق الثبت بند 456- در مورد انتقال املاك دولت یا مؤسسات دیگر كه از پرداخت حق الثبت معاف هستند هرگاه قبلاً سند مالكیت بنام دولت و یا مؤسسات مزبور صادر شده باشد معاف از پرداخت حق الثبت می باشند و نسبت به موارد انتقال در جریان ثبت اگر هنگام صدور یا تسلیم سند مالكیت بیش از یكسال از تاریخ ارزیابی گذشته باشد نسبت به مابه التفاوت حق الثبت اخذ خواهد شد و در مورد هزینه مقدماتی نیز مبلغی كه قبلاً دریافت شده از آن كسر و بقیه اخذ گردد و اگر ملكی مورد تعویض قرار گرفت در صورتیكه سند انتقال نسبت به حق الثبت و هزینه مقدماتی ملك تعویضی قید خاصی نشده باشد حق الثبت و هزینه مقدماتی از منتقل الیه مأخوذ گردد. پرداخت حق الثبت بمأخذ تاریخ تقاضای ثبت از طرف دولت خواهد بود.(بند 265 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر 49). 
معافیت شهرداری از دو صدی پنجاه حق الثبت بند 457- معافیت و املاك متعلقه به شهرداری نسبت به دو صدی پنجاه املاك مشمول همان معافیت حق الثبت مذكور در ماده 109 قانون اصلاح پاره ای از مواد قانون شهرداری می باشد و به عبارت دیگر هرچه كه مربوط به حق الثبت است و شهرداری در موقع صدور سند مالكیت بایستی بپردازد معاف از پرداخت خواهد بود.(بند 264 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49). 
 فصل 34 
 معافیت فروش املاک مورد اجاره به زارعین و جنگل ها 
معافیت فروش املاك مورد اجاره به زارعین از حق الثبت و مقدماتی و غیره بند 458- طبق ماده چهار قانون تقسیم و فروش املاك مورد اجاره به زارعین مستأجر، كلیه عملیات ثبتی و نقل و انتقالات ناشی از اجرای قانون مزبور معاف از پرداخت هرگونه مالیات و عوارض و حق الثبت و هزینه مقدماتی و بهای اوراق است.(بند 262 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49). 
معافیت ادارات دولتی و سازمان اصلاحات ارضی بند 459 – 1- طبق ماده اول از قانون معافیت ادارات دولتی مصوب 10/5/1334 ادارت دولتی از پرداخت هرگونه حق الثبت بابت مراتع و جنگل ها و اراضی خالصه و موات و هرگونه اموال غیرمنقول كه از طرف دولت تقاضای ثبت می شود معاف می باشند. دولت موظف است هزینه مقدماتی ثبت این گونه املاك را بمیزان مخارج واقعی بپردازد.2- طبق تبصره سوم از ماده یك قانون راجع بالحاق 8 ماده به آئین نامه اصلاحات ارضی مصوب 22/6/1346 سازمان اصلاحات ارضی كل كشور از پرداخت هرگونه حق الثبت و هزینه مقدماتی بابت ثبت اراضی بایر و موات معاف است. (بند 263 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49). 
هزینه مقدماتی تقاضای ثبت مراتع و جنگلها بند 460- قبول تقاضای ثبت مراتع و جنگل های عمومی مربوط به جنگلبانی احتیاج به تسلیم استشهاد ندارد و اخذ هزینه مقدماتی بطور علی الحساب تا موقعی كه میزان هزینه واقعی ملك مورد تقاضا طبق قسمت اخیر ماده یك قانون معافیت ادارات دولتی از پرداخت حق الثبت مصوب سال 1334 تعیین شود بلا اشكال است. (بند 259 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال49). 
عدم ثبت ازدواج های موقت و دائمی غیرقانونی بند 461- مصوبه جلسه شماره 111-14/2/65 شورای محترم عالی قضائی عیناً جهت ابلاغ به واحدهای تابعه و دفاتر ازدواج آن منطقه ذیلاً اعلام می گردد: (..نظر به اینکه ثبت ازدواج های موقت و دائمی که بر خلاف مقررات صورت گرفته باشد غیر قانونی بوده و دفاتر ازدواج و طلاق حق ندارند این قبیل ازدواج ها را ثبت نمایند. متخلفان برابر مقررات انتظامی دفاتر اسناد رسمی قابل تعقیب خواهند بود.) شمارة 3225/10 مورخ 31/4/1365 
مطالبه سكه های مهریه یا قیمت یوم الاداء بند 462- 2736/10-31/4/1364 رونوشت: با برگ پیوست جهت اطلاع و اقدام قانونی به اداره كل امور اسناد و سردفتران ارسال، مقتضی است مراتب را به واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه ابلاغ نمایند. – – ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاك كشور – جناب آقای هاشمی – بعدالتحیه – شورایعالی قضائی در جلسه 708 مورخ 9/4/64 تصویب نمود كه به ادارت ثبت اسناد تابعه و دفاتر اسناد رسمی بخشنامه شود تا در موقع صدور اجرائیه و یا دریافت مهریه از زوج عین آن و یا قیمت حین الاداء باید پرداخت شود فتوكپی نظریه كمیسیون استفتاء كه در شورا مطرح و ملاحظه شد نیز به ضمیمه ایفاد میگردد. – از طرف شورایعالی قضائی- موسوی بجنوردی / در پاسخ نامه شماره 6066/ د – ق – 7/3/1364 دفتر دادستان كل كشور مبنی بر اینكه شخصی دختری را عقد نموده و مهریه یكصد و هشتاد عدد سكه طلا قرار داده و ذیل آن نوشته شده، هفتصد و بیست هزار ریال اینك كار به متاركه كشیده زوج مبلغ 720000 ریال در دفترخانه سپرده و با حكم دادگاه مبنی بر طلاق بدون اظهار نظر درباره مهریه اجرای صیغه طلاق نموده زوجه مدعی است كه وجه (مذكور) را نمی خواهم (بلكه) همان 180 عدد سكه مورد مهرم را (میخواهم) طالبم حالا با توجه به مراتب بالا آیا زوجه مستحق وجه است كه در عقدنامه صحبت از تقویم شده یا عین سكه را و در صورت توافق (به قیمت) قیمت حین اداء كه فعلاً بیش از ششصد هزار تومان میشود؟ اعلام میدارد كه: به نظر كمیسیون استتفتائات مهریه مقرره زوجه در این قبیل ازدواج ها (در فرض سئوال و مشابه آن) ظاهراً طلا و سكه ها است و عقد ازدواج هم روی همین و براساس سكه های كلی خوانده شده است و تقویم سكه ها به ارزش 720000 ریال فقط طریقیت داشته و برای مشخص شدن مقدار مهریه وقت از نظر ریالی به قیمت روز بوده نه اینكه منظور از تقویم مهریه قرار دادن خود ریال رایج بوده والا دیگر علتی برای نام بردن از سكه ها (طلا) و بیان تعداد آنها نبود بلكه در این صورت ذكر آن یك كار لغو و عبث می باشد كه خلاف عرف و خلاف ظاهر است. – علیهذا زوجه مستحق سكه ها است و می تواند سكه ها را مطالبه نماید كما اینكه می تواند قیمت یوم الاداء را مطالبه كند بلكه در صورت امكان تهیه سكه های مورد مهریه، زن می تواند چند برابر قیمت و بهای یوم الاداء را درخواست نماید. – کمیسیون استفتاعات 
 لازم الاجراء بودن بخشنامه های تا اول مهر ۱۳۶۵ – همانگونه که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در بخشنامه شماره 10/۴۶۱۴ – ۶۵ / ۶ / ۱۹ متذکر گردیده است، از اول مهر ماه ۱۳۶۵ آنچه از بخشنامه های ثبتی در مجموعه مذکور درج شده معتبر و لازم الاجراء می باشد و هر بخشنامه ثبتی دیگری که در مجموعه آورده نشده غیر قابل استناد است بنابراین به لحاظ اهمیت موضوع خواهشمند است اولاً توجه کلیه واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق تابعه را به این مهم معطوف و ثانياً تذکر فرمائید چنانچه احيانا بخشنامه ای قبلا صادر شده بود که به نظر کمیسیون بررسی بخشنامه های ثبتی نرسیده و درج آن در مجموعه ضرورت دارد مراتب را همراه با هرگونه پیشنهاد نظریه دیگری فوراً به سازمان ثبت اسناد املاک کشور اعلام نمایند. ضمناً حسب دستور مؤکد مقام محترم معاونت وزارت دادگستری و ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور عموم ادارات کل تابعه سازمان ثبت خصوصاً واحدهای ستادی مرکز نظیر اداره کل امور اسناد و سردفتران و اداره کل امور املاک و نقشه برداری و غیره مکلفند پرونده مخصوص جهت ضبط و نگهداری سوابق و کلیه بخشنامه هایی که از اول مهر ماه به بعد صادر می شود تهیه و تنظیم و تمامی بخشنامه های صادره را به ترتیب تقدم در پرونده مزبور حفظ و نگهداری نمایند تا در آینده به سهولت در دسترس باشد، مسئولیت تحقق این دستور به عهده شخص آقایان مدیران کل واحدهای تابعه سازمان ثبت است. خواهشمند است دستور فرمائید در خصوص تهیه و توزیع جهت استفاده کلیه واحدهای تابعه به نحو مقتضی اقدام لازم معمول فرمایند. سرپرست دفتر تشکیلات و بودجه و آمار سازمان ثبت اسناد و املاک کشور جهانگیر ژیان – بخشنامه شماره 1/11645 مورخ 1365/12/21 
برای گرفتن مشاوره با متخصص، روی این متن ضربه بزنید

کلیدواژه : بخش نامه های ثبتی / مجموعه بخشنامه های ثبتی

منبع 1

اینستگرام شغلستون
تلگرام شغلستون
وبسایت شغلستون

برچسب ها :

برای امتیاز به این نوشته کلیک کنید!

کل :
میانگین :
اشتراک در
اطلاع از
guest

0 نظرات
بازخورد (Feedback) های اینلاین
مشاهده همه دیدگاه ها
0
افکار شما را دوست داریم، لطفا نظر دهید.x