مدل تچان چیست و چگونه باعث افزایش بهره وری می‌شود؟
آیا تاکنون آن‌قدر سرگرم انجام کاری شده‌اید که حسابِ زمان را از دست بدهید؟ تمام چیزهای اطراف شما، از صدای تلفن گرفته تا رفت و آمدِ افراد، به ظاهر از دیدِ شما محو می‌شوند، توجه شما تماما معطوف به کاری می‌شود که مشغول انجام آن هستید و آن‌قدر غرق آن شده‌اید که حتی ناهار خوردن را هم فراموش می‌کنید. در آن لحظات نسبت به کاری که انجام می‌دهید، احساس انرژی و حتی شادی می‌کنید.
بیشتر ما این احساس را تجربه کرده‌ایم. روان‌شناسان به این حالت «تَچان» می‌گویند. وقتی تچان اتفاق می‌افتد، ما از خود بی‌خود می‌شویم، به سوی غریزه حرکت می‌کنیم و با تمام وجود، خودمان را وقفِ کاری می‌کنیم که سرگرم انجام آن هستیم.
در این مقاله مدل تچان را به تفصیل بررسی می‌کنیم تا دریابیم چرا برخی کارها آسان‌تر از کارهای دیگر هستند. همچنین ایده‌هایی را که در پسِ مدل تچان قرار دارند، مطالعه می‌کنیم تا بفهمیم چگونه می‌توانیم مدل تچان را بیشتر تجربه کنیم و کارآمدتر باشیم.
مدل تچان
مدل تچان را نخستین بار یک روان‌شناس مثبت‌‌گرا به نام میهای چیکسِنتمیهایی (Mihaly Csikszentmihaly) در کتاب خود به نام «Flow: The Psychology of Optimal Experience» معرفی کرد.
این مدل، حالات احساسی‌ای را که ممکن است ما هنگام تلاش برای انجام دادن یک کار تجربه کنیم، نشان می‌دهد. این احساسات به برداشت ما از سختیِ چالش و سطح مهارت‌های ما بستگی دارند.
برای نمونه اگر کاری چالش‌برانگیز نباشد و به مهارت زیادی احتیاج نداشته باشد، احتمالا نسبت به انجام آن کار احساس بی‌علاقگی می‌کنیم. اما مواجهه با یک کار چالش‌برانگیز بدون داشتن مهارت‌های مورد نیاز، می‌تواند به راحتی منجر به احساس نگرانی و اضطراب ما شود.
ما برای یافتنِ تعادل و انجام کارها به بهترین نحو، به چالشی نیاز داریم که قابل‌توجه و جالب باشد و به مهارت‌هایی نیاز داریم که به خوبی توسعه یافته باشند تا اطمینان پیدا کنیم که توانایی رویارویی با چالش را داریم. این تعادل ما را به موقعیتی سوق می‌دهد که بتوانیم «تچان» (غرق‌شدگیِ کامل در یک فعالیت) را تجربه کنیم.
وضعیت تچان را اغلب در کسانی می‌بینیم که در کسب‌و‌کار، هنر، ورزش یا سرگرمی‌هایشان استاد شده‌اند. آنها کاری می‌کنند هر فعالیتی که انجام می‌دهند، آسان به نظر برسد و خودشان را کاملا در آن فعالیت غرق می‌کنند.
۱۰ عنصر سازنده‌ی تچان
از کجا می‌دانید که چه زمانی در وضعیت تچان قرار دارید؟ میهای ۱۰ تجربه را شناسایی می‌کند که با وضعیت تچان همراه هستند:
- داشتن درک روشنی از آنچه خواهانِ رسیدن به آن هستید؛
- توانایی تمرکز برای یک مدت زمان مستمر؛
- از دست دادن احساس خودآگاهی؛
- احساس گذشت سریع زمان؛
- دریافت بازخورد مستقیم و آنی؛
- تجربه‌ی تعادل میان سطح توانایی‌های خودتان و چالش؛
- داشتن احساس کنترل فردی روی موقعیت؛
- داشتن این احساس که فعالیت مورد نظر اصالتا ارزشمند است؛
- نداشتن آگاهی نسبت به نیازهای بدنی؛
- غرق شدن کامل در فعالیت.
به یاد داشته باشید که قرار نیست برای وقوع حالت تچان، لزوما تمام این عوامل و تجربیات وجود داشته باشند. اما هنگام وقوع تچان، احتمالا بسیاری از آنها را تجربه خواهید کرد.
سه شرط
میهای سه چیز دیگر را نیز شناسایی کرده است که به گفته‌ی او اگر بخواهید وارد وضعیت تچان شوید، باید آنها را داشته باشید:
- هدف: اهداف، به کاری که انجام می‌دهید انگیزه و ساختار می‌دهند. اگر می‌خواهید تچان را تجربه کنید، کار شما باید در راستای دستیابی به یک هدف باشد. فرقی نمی‌کند چه کاری باشد، یادگیری یک قطعه‌ی جدید موسیقی یا آماده شدن برای یک ارائه.
- تعادل: باید میان مهارت شما و چالشی که پیش رو دارید، تعادل خوبی برقرار باشد. اگر یکی از این دو سنگین‌تر از دیگری باشد، احتمالا تچان رخ نخواهد داد.
- بازخورد: شما باید بازخوردهای روشن و آنی دریافت کنید تا بتوانید تغییراتی در کارتان بدهید و عملکردتان را بهتر کنید. این بازخورد می‌تواند از جانب افراد دیگر باشد یا خودتان متوجه شوید همگام با کار، در حال پیشرفت هستید.
استفاده از مدل تچان
برای بالا بردن شانس تجربه‌ی تچان، موارد زیر را امتحان کنید:
- تعیین اهداف: هدف گذاری در تجربه‌ی تچان مهم است. یاد بگیرید اهداف مؤثری مشخص کنید، چون این اهداف به شما کمک می‌کنند به تمرکزی که نیاز دارید، برسید.
- افزایش تمرکز: چیزهای بسیاری می‌توانند سبب پرت کردن حواس شما از کارتان شوند و زمانی که حواس شما پرت باشد، رسیدن به وضعیت تچان، دشوارتر می‌شود. از استراتژی‌هایی برای بهبود تمرکز خود استفاده کنید تا کارایی و تمرکز بیشتری داشته باشید.
- ایجاد اعتماد به نفس: اگر به مهارت‌هایتان اطمینان نداشته باشید، کارها ممکن است بسیار دشوارتر از آنچه هستند، به نظر بیایند.
- دریافت بازخورد: به یاد داشته باشید که بازخورد، شرط مهمی برای رسیدن به وضعیت تچان است. حتما از وجود سیستم‌های مناسب فنی جهت دریافت بازخورد استفاده کنید و یاد بگیرید چگونه بازخورد بدهید و بازخورد دریافت کنید تا به بهبود خودتان و دیگران کمک کنید.
- افزایش میزان چالش کار: استراتژی‌هایی از قبیل تغییر وظایف شغلی به طور دلخواه و کشف راه‌های افزایش رضایت شغلی را در نظر بگیرید.
نکته:
به یاد داشته باشید که صرفا با افزایش میزان چالش، نمی‌توان تجربه‌ی تچان را تضمین کرد. میهای تأکید کرده است که شما تچان را تنها زمانی تجربه می‌کنید که فرصت‌های درست را درک کنید. تچان به دلیل داشتنِ ذهنیت درست رخ می‌دهد نه «شرایط عالی».
- بهبود مهارت‌ها: انجام تحلیل SWOT می‌تواند در شناسایی مهارت‌هایی که برای موفق شدن به آنها نیاز دارید، به شما کمک کند. سپس می‌توانید برای بهبود مهارت‌هایتان برای رویارویی با کارهای چالش‌برانگیز، طرحی را توسعه بدهید.
- خودآموزی: اگر مربی یا راهنمایی ندارید که حین انجام کارهای چالش‌برانگیز به شما کمک کند، سعی کنید خودآموزی را یاد بگیرید.
نکته:
هرقدر هم که عاشق کارتان باشید، نباید انتظار داشته باشید تچان را در تمام کارهایی که انجام می‌دهید، تجربه کنید. مقالههای غلبه بر به تعویق انداختن کارها و کدام کارها را صبح انجام بدهیم؟ استراتژی‌هایی را به شما نشان می‌دهند که به کمک آنها می‌توانید کارهای نه چندان مطلوب، اما ضروری را به انجام برسانید.
مدل U وارونه
میان ایده‌های مدل تچان و مدل U وارونه، تضادهای بالقوه‌ای وجود دارد. مدل U وارونه، یک مدل معروف و شناخته‌شده است که به توضیحِ رابطه‌ی بین عملکرد و فشار کمک می‌کند.
در نمودار U وارونه، محور عمودی نشان‌دهنده‌ی سطح عملکرد یک فرد و نمودار افقی نشان‌دهنده‌ی میزان فشاری است که فرد تحمل می‌کند. طبق این مدل، زمانی که افراد به بهترین نحو کاری را انجام می‌دهند، میزانی از فشار وجود دارد.
مدل تچان میزان کاهش عملکرد را هنگام بالا بودن بیش از حد فشار (فشارِ ناشی از ترس یا کارِ نفس‌گیر) توضیح نمی‌دهد. در این اوقات، بهره وری شما می‌تواند افت کند و احساسات منفی از قبیل اضطراب، به تدریج افزایش خواهند یافت.
با استفاده‌ی همزمان از این دو مدل، ورود شما به وضعیت تچان و لذت بردن از آن، حتمی خواهد بود.
روش داده پردازی آلن؛ ابزاری برای مدیریت مؤثر گردش کار
بسیاری از ما هر روز مجبوریم به اطلاعات زیادی سروسامان بدهیم که هر لحظه به مقدار آنها افزوده می‌شود. برای مثال، شاید شما هر روز تعداد زیادی ایمیل، تماس تلفنی، پست صوتی، درخواست ملاقات، صورت‌حساب و دیگر اسناد را دریافت می‌کنید.
همه‌ی اینها افزون بر کارهایی است که باید برای رسیدن به اهداف خود انجام بدهید. بنابراین، چگونه می‌توانید این اطلاعات روزافزون را به نحو مؤثری پردازش کنید و همچنان بهره وری خود را حفظ کنید؟
روش داده‌پردازی آلن رویکردی کاربردی است که به شما در انجام این کار کمک می‌کند. در این مقاله، ما این ابزار و چگونگی استفاده از آن را جهت مدیریت داده‌های روزافزون، بررسی می‌کنیم.
نکته:
شاید شما تاکنون با به‌کار بردن برخی از مراحل این فرایند، گردش کارتان را مدیریت کرده باشید. با وجود این، بازنگری این فرایند و اطمینان از استفاده‌ی شما از این فرایند به مؤثرترین شیوه، خالی از لطف نیست.
معرفی این ابزار
دیوید آلن (David Allen)، کارشناس بهره‌وری، روش پردازش داده‌ها را طراحی کرد و آن را در سال ۲۰۰۳ در کتاب تأثیرگذار خود به نام «Getting Things Done» منتشر کرد.
این ابزار که در شکل زیر نشان داده شده است، فرایند ساده‌ای است که به شما کمک می‌کند «داده‌ها» را مدیریت کنید تا بتوانید کنترل همه‌ی کارهایی را که لازم است انجام بدهید در دست بگیرید.
داده چیزی است که باید اقدامی روی آن انجام بدهید. آلن داده را اینگونه تعریف می‌کند: «هر چیزی که شما اجازه‌ی ورود آن را به دنیای روانی و فیزیکی خود داده‌اید؛ اما به آنجا تعلق ندارد و شما نتیجه‌ی دلخواه و اقدام بعدی را برای آن مشخص نکرده‌اید».
این داده‌ها می‌توانند هر چیزی باشند. از افکاری که درباره‌ی یک پروژه‌ی جدید داشته‌اید؛ گرفته تا ایمیل‌ها و اسنادی که دریافت کرده‌اید و صورت‌حسابی که باید پرداخت کنید.
مهمترین مزیت این ابزار در این است که به شما کمک می‌کند در مورد تمام داده‌هایی که هر روز دریافت می‌کنید، فورا اقدامات لازم را انجام بدهید. این به آن معناست که به‌جای نگرانی از عقب افتادن از کارها و نرسیدن به اهداف، می‌توانید روی آنها تمرکز کنید.
این روش، سه مرحله‌ی اصلی دارد:
- جمع‌آوری
- پردازش
- بررسی (که در نمودار نشان داده نشده است)
بگذارید به هر یک از این سه مرحله با جزئیات بیشتری نگاه کنیم و درباره‌ی چگونگی به‌کارگیری این فرایند جهت مدیریت گردش کار صحبت کنیم.
به‌کارگیری این ابزار
روش داده‌پردازی آلن شاید پیچیده به نظر برسد، اما استفاده از آن واقعا ساده است.
مرحله‌ی ۱: جمع‌آوری
شما هر روز به اَشکال مختلف، اطلاعاتی را دریافت می‌کنید، اَشکالی از قبیل ایمیل، نامه، پیامک، پست صوتی و یادداشت‌های کاغذی، همین‌طور افکار و ایده‌ها.
فرایند «جمع‌آوری» عبارت است از جمع‌آوری تمام انواع مختلف اطلاعاتی که باید درباره‌ی آنها فکر کنید. این فرایند تمام داده‌هایی را که باید برای آنها اقدامی انجام بدهید، ادغام می‌کند و مشخص می‌کند که اطلاعات را چگونه و در کجا ذخیره کنید تا بتوانید در فرصت مناسب آنها را پردازش کنید.
نکته‌ی کلیدی در جمع‌آوری اطلاعات، اطمینان از این است که شما مکان مناسبی برای ذخیره کردن آنها داشته باشید. آلن این مکان‌ها را «سطل» می‌نامد. برخی از نمونه‌های خوب سطل‌ها عبارتند از: صندوق دریافت ایمیل (inbox)، کازیه‌ی روی میز، فهرست کارهای پیش رو، نوت‌پد و تبلت که در آن ایده‌های جدید و یادداشت‌های جلسات را وارد می‌کنید تلفن همراه و پست صوتی. شاید همین حالا شما از بسیاری از اینها استفاده می‌کنید.
اگر برای هر نوع از اطلاعاتی که روزانه دریافت می‌کنید، سطلی را معین نکرده‌اید، پس به فضای کاری‌تان نظم بدهید تا سطل‌های شما در مکان‌های مناسب قرار بگیرند، هم در محل کار و هم در خانه.
افکار و ایده‌های شما نوع ناملموس‌تری از داده‌ها هستند و می‌توانند به‌راحتی فراموش شوند. آنها را بنویسید و در یک سطل مناسب ذخیره کنید. می‌توانید از یک نرم‌افزار مانند Evernote برای این کار استفاده کنید، همچنین می‌توانید ایده‌هایتان را به ایمیل آدرس خودتان بفرستید. شما این افکار را در مراحل بعدی منظم خواهید کرد.
هدف‌تان باید این باشد که سطل‌ها تا حد ممکن کم باشند. از آنجا که احتمالا ایمیل، سطلی است که بیشترین استفاده را از آن می‌کنید، حتما با نحوه‌ی مدیریت مؤثر ایمیل‌ها آشنایی داشته باشید. دریافتی ایمیل‌هایتان را در زمان‌های مناسب روز بررسی کنید و فورا به سراغ درخواست‌هایی بروید که وقت زیادی نمی‌گیرند (در مرحله‌ی ۲ با جزئیات بیشتری در این مورد آشنا می‌شوید).
به یاد داشته باشید که در این مرحله، نیاز نیست در مورد هر داده‌ای که فوری نیست، اقدامی انجام بدهید. این کار گاهی به انضباط فردی زیادی نیاز دارد، اما رها نکردن سیستم هنگام جمع‌آوری داده‌ها مهم است.
مرحله‌ی ۲: پردازش
پس از اینکه برای تمام داده‌ها، سطل‌های مناسب را در نظر گرفتید، باید آنها را پردازش کنید. پردازش داده‌ها بخش مهمی از شکل را تشکیل می‌دهد.
به‌جای اینکه به محض دریافت داده‌ها، آنها را پردازش کنید، ساعات منظمی را به انجام این کار اختصاص بدهید. این ساعات بسته به اینکه شما دوست دارید چگونه کار کنید، می‌تواند هر روز در یک ساعت خاص یا در فواصلی از روز باشد.
مقاله‌ی ما با عنوان «کدام کارها را صبح انجام بدهیم؟» به شما نشان می‌دهد چگونه برنامه‌ی زمانی فعالیت‌هایتان را برای ساعات درستی از روز، تنظیم کنید. (شاید این رویکرد برای برخی از سِمت‌ها مناسب نباشد، بنابراین خودتان بهتر می‌توانید قضاوت کنید و دیگران را هم در جریان برنامه‌ی زمانی فعالیت‌هایتان قرار دهید تا بدانند اگر درخواست فوری داشتند، چگونه شما را پیدا کنند).
همزمان با پردازش داده‌هایتان، باید تصمیم بگیرید هر مورد از داده‌ها چیست و تعیین کنید برای آن داده چه اقدامی را باید انجام بدهید. برای انجام این کار، نخست باید مشخص کنید کدام داده‌ها «قابل‌اجرا» و کدام داده‌ها «غیرقابل‌اجرا» هستند.
داده‌های غیرقابل‌اجرا، داده‌هایی هستند که لازم نیست کاری برای آنها انجام بدهید. یا این داده‌ها را جایی در یک فایل قرار دهید یا اگر نیازی نیست که نسخه‌ای از آنها را نگه دارید، حذف‌شان کنید.
داده‌های قابل‌اجرا داده‌هایی هستند که نیازمند اقدام شما یا فرد دیگری هستند. برای مثال، شاید این داده‌ها ایمیل‌هایی باشند که حاوی درخواست شرکت در یک جلسه باشند یا ایده‌های پروژه‌ای که می‌خواهید بعدا توسعه دهید.
اگر می‌خواهید اقداماتی را انجام بدهید که وقت زیادی نمی‌گیرند (مثلا کمتر از دو دقیقه)، پس منطقی به نظر می‌رسد که آنها را فورا انجام بدهید و به بعد موکول نکنید. این موضوع احتمالا شامل ایمیل‌هایی می‌شود که فقط به یک پاسخ کوتاه نیاز دارند یا کارهای روزمره‌ای که می‌توانید آنها را به دیگران محول کنید.
کارهای قابل‌اجرایی که انجام‌شان بیش از دو دقیقه طول می‌کشد را باید به بعد موکول کنید. اگر کاری را باید در روز خاصی انجام بدهید، پس آن را به درستی در نرم‌افزار تقویم یا دفتریادداشت‌تان، زمان‌بندی کنید و سپس آن را بایگانی کنید. برخی از کارها مهلت زمانی خاصی دارند، درحالی‌که برخی دیگر از کارها را باید در زمان دقیقی در یک روز خاص انجام بدهید.
نکته:
مقالههای ما با عنوان هنر بایگانی کردن و مدیریت پرونده‌های الکترونیکی را برای یادگیری استراتژی‌های مدیریت کارآمد و مؤثر پرونده‌ها، مطالعه کنید.
مرحله‌ی ۳: بررسی
دو مرحله‌ی نخست، بزرگ‌ترین بخش از این فرایند را به خود اختصاص می‌دهند، اما بررسی داده‌هایی که جمع‌آوری و پردازش کرده‌اید هم مهم است. پس، هر هفته به سراغ فهرست‌ها و تقویم بروید تا فراموش نکنید چه کارهایی را انجام داده‌اید، فهرست‌ها را به‌روز کنید و تعهدات آینده را بررسی کنید.
این بررسی هفتگی برای مرور اجمالی بر اهداف و پروژه‌های بلندمدت و کوتاه‌مدت شما هم مفید است. شما می‌توانید در کنار سایر وظایف و مسئولیت‌ها، داده‌های عملی مربوط به این اهداف را در تقویم‌تان ثبت کنید. این موضوع اهمیت دارد، زیرا تا این اهداف را به بخش‌های قابل‌اجرا تقسیم نکنید ؛(مفهوم کلیدی در برنامه ریزی عملیاتی) رسیدن به آنها به نظر غیرممکن می‌آید!