مراحل نوشتن فهرست انجام کارهای روزانه برای افزایش بهره وری
آیا تا به حال از حجم کارهایی که باید انجام بدهید، به ستوه آمده‌اید؟ تاکنون مهلت انجام کاری را از دست داده‌اید؟ آیا پیش آمده است که فراموش کنید کار مهمی را انجام بدهید و دیگران بالای سرتان ایستاده باشند تا کارتان را تمام کنید؟
تمامی اینها نشانه‌های نداشتن «فهرست انجام کارها» است. این فهرست‌ها، فهرست‌های اولویت‌بندی‌شده از تمام کارهایی هستند که شما باید آنها را انجام بدهید. در این فهرست، مهمترین کارها در ابتدا و کم‌اهمیت‌ترین کارها در انتهای فهرست قرار دارند.
با داشتن چنین فهرستی، مطمئن می‌شوید که همه‌ی کارهایتان در یک جا نوشته شده‌اند؛ بنابراین هیچ چیز مهمی را فراموش نمی‌کنید. با اولویت بندی کارها، ترتیب انجام آن کارها را مشخص می‌کنید و می‌دانید که به کدام کارها باید فورا رسیدگی کنید و چه کارهایی را می‌توانید به بعد موکول کنید.
اگر می‌خواهید از پس بار سنگین کار بربیایید، تهیه‌ی فهرست انجام کار، ضروری است. اگر از چنین فهرستی به طور مؤثر استفاده نکنید، از نظر اطرافیان‌تان فردی بی‌نظم و غیرقابل‌اطمینان به نظر خواهید رسید. اما اگر از این فهرست واقعا به نحو مؤثر استفاده کنید، نظم خواهید یافت و دیگران بیشتر به شما اعتماد خواهند کرد. استرس کمتری را تجربه خواهید کرد و خیال‌تان آسوده خواهد بود که هیچ کار مهمی را فراموش نکرده‌اید. علاوه بر این، اگر کارهایتان را هوشمندانه اولویت‌بندی کنید، وقت و انرژیتان را روی فعالیت‌های ارزشمند متمرکز خواهید کرد و این به معنیِ افزایش بهره وری و ارزش شما در گروه خواهد بود.
داشتن یک فهرست ساختاریافته و سنجیده، آسان به نظر می‌رسد. اما تعجب‌آور است که بسیاری از افراد، اصلا موفق به ایجاد یک فهرست مناسب و کاربردی نمی‌شوند، چه برسد به اینکه بخواهند به نحو مؤثر از آنها استفاده کنند. در واقع، اغلب اوقات، درست زمانی که افراد شروع به استفاده‌ی معقولانه و مؤثر از این فهرست‌ها می‌کنند؛ به نخستین پیشرفت‌هایشان در حیطه‌ی بهره وری فردی دست می‌یابند و در کارشان موفق می‌شوند.
تهیه‌ی فهرست انجام کارهای پیش رو
مرحلهی ۱:
تمام کارهایی را که باید انجام بدهید بنویسید. اگر این کارها زیاد هستند، مرحلهی اول را طبقه‌بندی کنید و کارهای زیاد را در رده‌های نخست قرار بدهید. (ایده‌آل این است که کامل کردن این مرحله، بیش از ۱ تا ۲ ساعت طول نکشد).
نکته:
شاید گردآوری فهرست‌های متعدد، برای شما آسان‌تر باشد (مثلا فهرست کردن کارهای شخصی، درسی و کاری). رویکردهای مختلف را امتحان کنید و از بهترین آنها برای موقعیت خودتان استفاده کنید.
مرحلهی ۲:
کارهای فهرست‌شده را اولویت‌بندی کنید. مثلا از درجه‌بندی عددی استفاده کنید. به کارهای بسیار مهم یا بسیار فوری درجه‌ی ۱ و به کارهای نه‌چندان مهم و غیرضروری درجه‌‌های عددی ۲، ۳ و غیره بدهید.
اگر کارهای زیادی هستند که اولویت‌شان بالاست، باز هم از میان آنها، کارهایی را که اولویت‌شان نسبت به بقیه کمتر است در مرتبه‌ی پایین‌تری قرار بدهید. پس از انجام این کار، فهرست را دوباره به ترتیب اولویت بنویسید.
استفاده از فهرست انجام کارها
برای استفاده از فهرست‌تان، فقط به ترتیبی که خودتان نوشته‌اید عمل کنید، اول کارهایی که اولویت‌شان ۱ است، بعد به ترتیب اولویت‌های ۲، ۳ و غیره را انجام بدهید. بعد از اتمام هر کار، کنار آن تیک بزنید یا روی آن خط بکشید. موقعیت شما تعیین‌کننده‌ی این است که چه کارهایی را در فهرست قرار دهید و چگونه آنها را انجام بدهید. برای مثال، اگر در موقعیت فروش هستید، یک راه انگیزه دادن به خودتان این است که فهرست‌تان نسبتا کوتاه باشد و هدف‌تان این باشد که هر روز تمام کارهای فهرست‌شده را انجام بدهید و آن را کامل کنید.
اما اگر موقعیت شما عملیاتی است یا کارتان بزرگ است و انجام دادن آن به افراد زیادی وابسته است، بهتر است روی فهرست‌های بلندمدت‌تر تمرکز کنید و هر روز مقداری از کارهای فهرست‌شده را انجام بدهید.
بسیاری از افراد ترجیح می‌دهند، مثلا ۱۰ دقیقه‌ی آخر روزِ کاری‌شان را صرف منظم کردن فهرست کارهای روز بعد کنند.
نکته:
هنگام اولویت‌بندی کارها، حتما بین فوریت و اهمیت تمایز قائل شوید. برای اطلاعات بیشتر در این زمینه، مقاله‌ی اصل اهمیت-فوریت آیزنهاور را بخوانید.
استفاده از نرم‌افزار
اگرچه فهرست کاغذی راه آسانی برای شروع است، استفاده از نرم‌افزار، می‌تواند مؤثرتر باشد. این نرم‌افزارها اتفاقات و کارهایی را به یاد شما می‌آورند که به زودی مهلت انجامشان تمام خواهد شد. این نرم‌افزارها را می‌توانید با تلفن‌همراه یا ایمیل خود نیز هماهنگ (سنکرون) کنید و چنانچه با گروهی روی یک پروژه همکاری می‌کنید، می‌توانید این اطلاعات نرم‌افزاری را با اعضای دیگر گروه نیز به اشتراک بگذارید.
نرم‌افزارهای مدیریت زمان زیادی در دسترس هستند. برای شروع در یک سطح ساده، می‌توانید از MS Word و MS Exel برای مدیریت فهرست‌های خود استفاده کنید. فهرست‌های کار در برخی نسخه‌های MS Outlook و دیگر سرویس‌های ایمیل از قبیل Gmail، جزئی از ویژگی‌های استاندارد این برنامه‌ها هستند. Remember the Milk ابزار آنلاین معروف دیگری برای مدیریت زمان است که با تلفن هوشمند (Smartphone)، یا اکانت ایمیل شما یکپارچه می‌شود. این برنامه حتی می‌تواند موقعیت کارهای شما را روی یک نقشه نشان دهد. سرویس‌های مشابه دیگر شامل Todoist و Toodledo می‌شوند.
یکی از بزرگ‌ترین مزیت‌های استفاده از این نرم‌افزارها برای مدیریت فهرست‌ها این است که می‌توانید آنها را به راحتی به‌روز کنید. برای مثال، به‌جای خط کشیدن روی کارها و دوباره‌نویسی روزانه‌ی فهرست، نرم‌افزار به شما این امکان را می‌دهد که به راحتی کارها را جابه‌جا کنید و اولویت‌هایشان را تغییر دهید.
نکته:
طرز فکر، برنامه ریزی و کار کردن همه‌ی ما با یکدیگر متفاوت است. شاید برنامه‌ای که برای همکار شما خوب جواب می‌دهد، برای شما اصلا جواب ندهد، صرفا به این خاطر که شما شیوه‌ی یادگیری و تفکر خودتان را دارید. به همین دلیل بهتر است پیش از انتخاب یک سیستم واحد، تحقیق کنید و روش‌های مختلف ایجاد یک فهرست مناسب را امتحان کنید.
مثال‌ها
فهرست‌های انجام کار به شما کمک می‌کنند در رأس پروژه‌های مهم و انبوه کارها و تصمیمات قرار بگیرید.
برای مثال، شما گروهی را سرپرستی می‌کنید که مشغول کار روی یک پروژه است. کارهای زیادی وجود دارند که باید انجامشان داد و افراد زیادی آنها را انجام می‌دهند. قرار گرفتن در رأس چنین گروه پرمشغله‌ای طاقت‌فرسا به نظر می‌رسد.
در چنین موقعیتی، ساختار فهرست‌تان را بر اساس اعضای گروه تنظیم کنید و وظایف و مهلت هر فردِ درگیر در پروژه را بنویسید. هر روز که وظایف خودتان را می‌نویسید، می‌توانید فهرست انجام کار گروه را هم بررسی کنید تا ببیند چه کسی مشغول چه کاری است و مهلت پایانی کار همان روز است یا نه. همچنین می‌توانید کارهای دیگر مربوط به خودتان را در فهرست بگنجانید.
تصور کنید عهده‌دار فروش هستید و یک فهرست طولانی از افرادی که باید با آنها صحبت کنید در اختیار شماست. چه کار می‌کنید؟ فهرست تمام افرادی را که باید با آنها تماس بگیرید و هر مشتری که باید او را ببینید می‌نویسید و سپس شروع به اولویت‌بندی می‌کنید.
می‌دانید که فلان مشتری واقعا مشتاق محصولات شماست و آماده‌ی خریدن است؛ پس درجه‌ی ۱ اولویت را به او اختصاص می‌دهید؛
چون این مشتری واقعا ارزشش را دارد که در اولویت نخست قرار بگیرد. برعکس، می‌دانید کدام مشتری‌ها فقط شما را به جان رقبایتان می‌اندازند و وقت گذاشتن برای آنها، باعث می‌شود سود کمتری نصیب‌تان شود و این احتمالِ عقلانی هم وجود دارد که نتوانید کارهایتان را طبق فهرست به اتمام برسانید. بنابراین این مشتری‌ها را در درجه‌ی پایینی از اولویت قرار بدهید. نمی‌گوییم برای این نوع مشتری‌ها اصلا وقت نگذارید؛ اما بیشترین توجه‌تان را معطوف مشتری‌های بهتر کنید.
نکته:
فهرست انجام کار، بیشتر در مواردی کاربرد دارد که تعداد کارها کم است. با وجود این، وقتی کارها زیاد است یا شما مجبور به انجام پروژه‌های متعددی هستید، فهرست کار می‌تواند طاقت‌فرسا شود.
دفتر ثبت فعالیت؛ ابزاری برای استفاده‌ی بهینه از زمان
شما در محل کارتان چقدر زمان صرف کارهایی می‌کنید که کمکی به پیشرفت شما نمی‌کنند؟ شاید در ابتدا بگویید: «زمان زیادی صرف نمی‌کنم». اما اگر تاکنون از دفتر ثبت فعالیت استفاده نکرده‌اید، پس حتما از مزایای استفاده از آن در یافتن وقت بیشتر، شگفت‌زده خواهید شد.
هنگامی‌که بفهمید چگونه در محل کار به درستی از زمان‌تان استفاده کنید، می‌توانید فعالیت‌های کم‌ارزش را به حداقل برسانید یا به کلی آنها را حذف کنید. این به آن معناست که می‌توانید فعالیت‌های باارزش بیشتری را انجام بدهید، در عین حال، محل کارتان را در زمان مناسبی ترک کنید.
حالا چگونه این کار را انجام دهیم؟ یک راه مفید این است که دفتر ثبت فعالیت داشته باشیم و این موضوعی است که در این مقاله به آن خواهیم پرداخت.
دفتر ثبت فعالیت چیست؟
دفتر ثبت فعالیت (یا دفتر گزارش فعالیت کاری) یک گزارش کتبی است که نشان می‌دهد شما زمان‌تان را چگونه می‌گذرانید.
با داشتن دفتر ثبت فعالیت، ظرف چند روز می‌توانید به تصویر دقیقی از فعالیت‌های روزانه و چگونگی سرمایه گذاری روی زمان‌تان، دست یابید. با این کار می‌فهمید که حافظه، کمک زیادی به زمان‌بندی نمی‌کند و به همین دلیل داشتن دفتر ثبت فعالیت، تجربه‌ای کارآمد است!
چنین دفتری به شما کمک می‌کند که دریابید آیا مهمترین کارهایتان را در زمان درستی از روز انجام می‌دهید یا نه. برای نمونه، اگر صبح‌ها خلاقیت و انرژیتان بیشتر است، بهتر است مهمترین کارهایتان را در این زمان از روز انجام دهید. سپس می‌توانید بعد از ظهر را به کارهایی اختصاص بدهید که به انرژی کمتری نیاز دارند، کارهایی نظیر جواب دادن به ایمیل‌ها یا تماس‌های تلفنی.
کمک دیگری که دفتر ثبت فعالیت به شما می‌کند، شناسایی فعالیت‌های غیراصلی است که مانع انجام فعالیت‌های اصلی می‌شوند. برای نمونه، شاید بیش از آنچه که فکر می‌کنید برای جست‌وجو در اینترنت یا تهیه‌ی قهوه‌ی هر روز عصر، زمان صرف می‌کنید. وقتی شاهد زمانی باشید که برای انجام چنین فعالیت‌هایی به هدر می‌دهید، آن وقت می‌توانید روش کارتان را برای حذف آنها، تغییر بدهید.
نکته:
دفتر ثبت فعالیت را با برگه‌های ثبت زمان انجام کارها اشتباه نگیرید. این برگه‌ها برای ثبت زمان شروع و پایان کارها و کنترل مدت زمانی که برای کارها صرف می‌کنید، استفاده می‌شود.
ملزومات دفتر ثبت فعالیت چیست؟
برای تهیه‌ی دفتر ثبت فعالیت، از شکل زیر استفاده کنید.
سپس بدون تغییر الگوی عادی و همیشگی رفتارتان، اطلاعات هر کاری را که انجام می‌دهید، در همان لحظه در ستون‌های مربوطه بنویسید.
هر زمان که نوع کارتان را تغییر می‌دهید، فرقی نمی‌کند چه کاری باشد؛ (جواب دادن به ایمیل، کار کردن روی یک گزارش، درست کردن قهوه یا گپ زدن با همکاران) نوع کار، زمان تغییر و چگونگی احساس‌تان (هوشیار، کسل، خسته، پرانرژی و غیره) را بنویسید.
پس از آن، در یک زمان مناسب، به دفتر ثبت فعالیت رجوع کنید و مدت زمان هر فعالیت و ارزش آن را یادداشت کنید. (ارزیابی‌تان بر این اساس باشد که این فعالیت تا چه حد در رسیدن شما به اهداف کاری‌تان، کمک کرده است(.
دفتر ثبت فعالیت چه کاربردی دارد؟
بعد از گذشت چند روز از ثبت زمان و شرح فعالیت‌ها، دفتر ثبت فعالیت را تحلیل کنید. شاید از اینکه ببینید چقدر از زمان کاری‌تان را صرف فعالیت‌های کم‌ارزش می‌کنید متعجب شوید!
همچنین از این طریق با ساعت‌هایی از روز که در آنها پرانرژی یا کسل هستید، آشنا می‌شوید. برآیند ثبت زمان کاری شما به حال و هوای شما، استراحت شما، زمان غذا خوردن، نوع غذایی که می‌خورید و نوع فعالیتی که انجام می‌دهید، بستگی دارد.
پس از تحلیل دفتر ثبت فعالیت، با به کار بردن یکی از روش‌های زیر در مورد فعالیت‌های مختلف، باید بتوانید بهره وری خودتان را افزایش بدهید:
- کارهایی را که بخشی از وظیفه‌ی کارمندیِ شما نیستند یا کمکی به رسیدن شما به اهداف‌تان نمی‌کنند، حذف کنید یا به دیگران واگذار کنید. این کارها شامل کارهایی می‌شوند که یا فرد دیگری در سازمان باید آنها را انجام بدهد (احتمالا فردی که حقوق پایین‌تری دارد)، یا فعالیت‌های شخصی هستند، برای مثال، فرستادن ایمیل‌های غیرکاری و جست‌وجو در اینترنت برای موضوعات غیرکاری.
- چالش‌برانگیزترین کارهایتان را زمانی از روز انجام بدهید که بیشترین انرژی را دارید. با این روش، کارتان را با کیفیت بهتری انجام می‌دهید و زمان کمتری را هم صرف انجام آن خواهید کرد. مقاله‌ی کدام کارها را صبح انجام بدهیم؟ حاوی اطلاعات بیشتری درباره‌ی شناسایی زمان‌های پرمشغله‌ی روز است.
- دفعات تغییر در انواع مختلف کارهایتان را به حداقل برسانید. برای نمونه، می‌توانید فقط یک بار در روز ایمیل‌هایتان را بخوانید و به آنها جواب بدهید یا زمان مشخصی در هر هفته، صورت‌حساب‌هایتان را بررسی کنید.
- زمانی را که صرف فعالیت‌های شخصی خود می‌کنید؛ (مثل درست کردن نوشیدنی) کاهش دهید. (این کارها را می‌توانید به نوبت به یکی از اعضای تیم محول کنید. با این روش، در زمان صرفه‌جویی می‌کنید و روحیه‌ی تیمی را هم بالا می‌برید)!