میلیونرها چگونه زمان خود را مدیریت می‌کنند؟
در این مقاله ۳ عادت مدیریت زمان مشترک را بین بیشتر میلیونرهای کسب‌وکارهای کوچک می‌خوانید. چندین سال پیش من تحقیقی بین‌المللی درباره‌ی بیش از ۲۰ هزار رهبر و صاحب کسب‌وکار در سراسر جهان انجام دادم. بسیاری از کارآفرینانی که با آنها مصاحبه کردم میلیونر بودند؛ بیشتر به‌خاطر ایده‌های هوشمندانه‌شان، سخت‌کوشی و عادت‌های مدیریت زمان. بله درست شنیدید! این افراد بزرگ، موفق بودند چون می‌دانستند چگونه نه‌فقط مؤثر بلکه بهینه هم باشند.
عادت ۱: روی درختان تمرکز می‌کنند، نه روی جنگل
بیشتر کارآفرینان خیلی موفق که با آنها مصاحبه کرده‌ام، عادت داشتند که پروژه‌ها و اهداف بزرگ خود را به قطعات کوچک‌تر تقسیم کنند. این کار به آنها کمک کرده بود تا سریع‌تر و راحت‌تر عمل کنند، درحالی‌که هم‌زمان باعث می‌شد کمتر حس کنند که کلی کار روی سرشان ریخته است.
از خود بپرسید: در حال انجام چه پروژه‌ی بزرگی هستم یا می‌خواهم انجام دهم؟ چگونه می‌توانم این پروژه را به قطعات کوچک‌تری تقسیم کنم که مدیریت آنها ساده‌تر باشد؟
عادت ۲: برای کارهایی که تکمیل می‌کنند حس مثبتی دارند
بیشتر افراد تا آخرین قدمِ مانده به تکمیل یک هدف یا کار بزرگ اصلا احساس اتمام، رضایت یا انجام کاری مفید ندارند. اما صاحبان کسب‌وکار موفقی که من با آنها مصاحبه کرده‌ام، این‌گونه نبودند. در عوض، آنها برای هر اقدامی که به سرانجام می‌رساندند، احساسی خوب و اشتیاق داشتند؛ فارغ از اینکه کاری که انجام داده‌اند، چقدر بزرگ به‌نظر می‌رسید. آنها قبل از رونمایی کارشان، زمانی‌که ۱۰۰ درصد کار به‌پایان رسیده بود، منتظر اتفاق خاصی نبودند و به‌جای آن، در تمام طول مسیر با به رسمیت‌شناختن و جشن گرفتن برای دست‌یافتن به اهداف‌شان، باانرژی به حرکت خود ادامه دادند.
از خود بپرسید: برای انجام یک پروژه چه میزان پیشرفت داشته‌اید که به‌خاطرش کاملا از خود قدردان نبوده‌اید؟
عادت ۳: متعهد به زمان‌بندی کارها و مدیریت زمان هستند
افراد خیلی موفق عادت دارند از برنامه‌ی زمانی استفاده کنند تا هیچ‌وقت چیزی را به‌تعویق نیندازند. در تعریف ساده، یک برنامه‌ی زمانی روشی برای اختصاص بلوک‌های زمانی برای انجام کارهایی است که باید انجام بدهید. بسیاری از میلیونرهایی که با آنها مصاحبه کرده‌ام برای کسب قدرت زمان‌بندی و ساخت یک برنامه‌ی زمانی کاری از این سه مرحله‌ی ساده استفاده می‌کردند و به شما هم توصیه می‌کنیم طبق آن عمل کنید:
زمان‌های قدرت خود را شناسایی کنید. هر کس در مقاطعی افت‌وخیزهایی در وضعیت انرژی، توجه و تمرکز خود دارد. با دانستن و درک الگوهای انرژی خود می‌توانید یک برنامه‌ی زمانی بسازید که از افت‌وخیزهای شخصی شما استفاده‌ی مفید کند.
برای انجام کارها بلوک‌های زمانی کنار بگذارید. زمان‌های قدرت خود را در ذهن داشته باشید. در تقویم روز، مدت‌زمانی خاص را برای انجام موردی مشخص، تعیین کنید.
مقاطع زمانی که بیشتر میلیونرها استفاده می‌کردند، بین ۱۵ تا ۴۵ دقیقه بود و خیلی‌ها هر چند ساعت ۱۰ دقیقه را برای استراحت استفاده می‌کردند تا به مغزشان فرصت پردازش اطلاعات را بدهند و با ذهن و جسمی تازه به کارهایی بعدی بپردازند.
در آخر، برنامه‌ی زمانی خود را فقط در ذهن خود درست نکنید، آن را بنویسید. چه از یک دستیار دیجیتال شخصی استفاده کنید یا از یک برنامه‌ی تقویم یا از یک دفترچه‌ی سفید کهنه، داشتن یک نسخه‌ی نوشته‌شده از برنامه‌ی زمانی، امری کلیدی است.
از خود بپرسید: کدام‌یک از کارهایی که قرار بر انجام‌شان است و باید پنجره‌ی زمانی برای آنها مقرر کنم، فقط در ذهن خود ثبت کرده‌ام؟
اگر فکر می‌کنید این عادات برای موفقیت ساده‌تر از چیزی هستند که واقعیت داشته باشد، در نظر داشته باشید که بیشتر افراد می‌دانند انجام چه چیزی لازم است و حتی به چگونگی انجام آن آگاه هستند. چیزی که اغلب وجود ندارد عادت‌ها یا نظم لازم برای انجام آن کار در بهترین روش ممکن است. به این بیندیشید که شما تا میلیونرشدن فقط به‌اندازه‌ی چند عادت مدیریت زمانی کوچک فاصله دارید.
۶ عادت صبحگاهی که بهره‌وری شما را در طول روز افزایش می‌دهد
اگر کسب‌وکار خود را اداره می‌کنید، طبیعی است که صبح‌تاشب خود را مشغول کنید و همیشه خسته باشید. برای من صبح از خواب بیدارشدن بسیار سخت بود، قبل از اینکه سراسیمه برای ۱۲ ساعت کار از خانه بیرون بروم، چندین‌بار از زنگ ساعت استفاده می‌کردم. اما حالا با تغییراتی که در برنامه‌ی روزانه‌ام به‌وجود آورده‌ام، رأس ساعت ۵:۵۵ سرحال و پرانرژی بیدار می‌شوم. با من همراه شوید تا شما هم از تجربه‌ای که من کسب کرده‌ام بهره کافی را ببرید.
من تنها کسی نیستم که اهمیت سحرخیزبودن را می‌داند. تیم فریس (Tim Ferriss)، اپرا (Oprah) و تیم کوک (Tim Cook) مدیر عامل اپل هم قبل از طلوع آفتاب روز خود را شروع می‌کنند. اگر شما هم می‌خواهید قبل از رفتن به محل‌کار از این ساعات کلیدی استفاده کنید، می‌توانید این عادات صبحگاهی را تمرین کنید:
۱. زنگ ساعت خود را دقیق تنظیم کنید
چرا داشتن زمان بیدارباش دقیق خیلی مهم است؟ چون ازنظر روان‌شناسی دقیق‌بودن مغز شما را وادار به توجه می‌کند. به‌همین‌دلیل است که ما اجتماع صبحگاهی شرکت‌‌مان را هر صبح رأس ساعت ۱۰:۵۵ انجام می‌دهیم. من عادت داشتم که ساعت را برای حدود ۶ صبح تنظیم کنم و هرروز زمان بیدارباش را کمی عقب‌وجلو می‌کردم؛ البته به‌دفعات از Snooze استفاده می‌کردم. حالا من غافلگیر نمی‌شوم؛ ۵:۵۵ برای بیدارباش مقرر شده و این روتین خاص در ذهن من نهادینه شده است و مرا مجبور می‌کند تا به‌موقع بیدار شوم.
۲. یک هدف روزانه یادداشت کنید
من مستقیم از تخت به سراغ قهوه‌ساز می‌روم. وقتی اسپرسو درحال آماده‌شدن است، از این زمان برای مشخص‌کردن هدفم برای آن روز استفاده می‌کنم. یادداشت‌کردن اهداف‌تان به‌طرز چشمگیری احتمال دستیابی شما به آنها را افزایش می‌دهد و من اعتقاد راسخ دارم کاری‌که سنجیده شود، به انجام خواهد رسید. وقتی‌که اهداف خود را یادداشت می‌کنم، روز خوشحال و موفقی دارم. در روزهایی که این کار را نمی‌کنم تمرکز سخت‌تر است.
من از دفترچه یادداشت تلفن همراهم برای نوشتن یک هدف (فقط ۱ هدف!) استفاده می‌کنم تا در ۲۴ ساعت آینده آن را انجام دهم. این اهداف همیشه ساده و قابل‌دستیابی هستند. برای مثال امروز هدف «باشگاه برو» بود، درمورد دیگر، هدف ممکن است به غذاخوردن ربط داشته باشد. باوجوداینکه اینها با سلامت شخصی مرتبط است، اما می‌دانیم که مراقب خودبودن درنهایت به مراقبت از کسب‌وکار می‌انجامد.
۳. به خودتان یک ساعت طلایی اختصاص دهید
این شاید مهمترین بخش عادات صبحگاهی من باشد. بچه‌های من حدود ساعت ۷:۰۰ بیدار می‌شوند، بنابراین بین ۶:۰۰ و ۷:۰۰ زمانی ارزشمند برای خودم است. ممکن است از آن برای تقویت زبان فرانسه‌ام استفاده کنم، ورزش مختصری کنم یا کمی مطالعه داشته باشم.
اما چه‌کاری در ساعت طلایی‌ام انجام نمی‌دهم؟ چک‌کردن ایمیل‌ها. همه‌‌ی ما این کار را انجام داده‌ایم، اما من عادت داشتم که صبح‌ها برای اولین کار، تلفن‌همراهم را برمی‌داشتم و اینباکس خود را چک می‌کردم. بازکردن ایمیل‌ها در اول صبح باعث می‌شد که دیگران اولویت‌های من را دیکته کنند و من به‌جای اینکه پویاتر شوم، منفعل‌تر می‌شدم.
۴. راهی برای تغذیه‌ی مناسب پیدا کنید
بین ساعت ۹ تا ۵ شما دراوج اتفاقاتی هستید که برایتان رخ می‌دهد؛ این ممکن است شما را از دنبال‌کردن یک رژیم غذای سالم بازدارد. اما من متوجه‌ی اولین وعده‌ی غذایی روزانه‌ام هستم (زمانی‌که اراده انسان دراوج خود است)، یعنی من در‌حفظ عادات خوب موفق‌تر هستم.
اکنون من از یک شرکت تحویل غذا استفاده می‌کنم که به من اجازه انتخاب بین گزینه‌های مختلف غذایی می‌دهد تا بتوانم انرژی خود را درطول روز حفظ کنم. وقتی جوان‌تر بودم، اتفاق می‌افتاد که نهار نخورم یا خود را با هرچیزی که دردسترسم بود، سیر کنم. الان می‌دانم که یک عادت سالم منجر به ذهن سالم و تمرکز بیشتر می‌شود و اگر به بدن به‌درستی انرژی نرسد، نمی‌توانیم رهبری باشیم که مطمئن و پرانرژی است. یافتن‌لیست و رژیم غذایی سالم باعث شده است که هیچ‌وقت یک وعده‌ی غذایی را ازدست ندهم.
۵. از زمان رفت‌وآمد استفاده مؤثر کنید
باوجوداینکه بعضی افراد ممکن است بخواهند یا مجبور باشند ۱۲ ساعت فعالیت کنند، من تصمیمی هوشمندانه اتخاذ کرده‌ام تا اعتدال را دراولویت قرار دهم و زمان بیشتری را برای سلامت جسمی خود و حضور درکنار خانواده‌ام بگذارم. درحالی‌که من معمولا قبل‌از ساعت ۸:۳۰ یا ۹ به محل‌کار نمی‌رسم، فهمیده‌ام که می‌توانم از ۲۰ دقیقه زمان رانندگی‌ام برای انجام فعالیت‌های مفید استفاده کنم. دستیار من تماس‌های مصاحبه‌ای و کنفرانسی را برای زمانی‌که می‌داند، درحال رانندگی و قادر به صحبت هستم، برنامه‌ریزی می‌کند تا بتواند درطول مسیر کارآمد باشم. رسیدگی به‌بعضی چیزها درمسیر رفت‌وآمد، یعنی می‌توانم از زمانی‌که در محل‌کار حضور دارم، بکاهم. همچنین این کار باعث شده خلاقانه‌تر فکر کنم چون درحال حرکت هستم و حال‌وهوای متفاوتی دارم.
۶. شب به‌خوبی بخوابید
اما از هرچه بگذریم، راز اصلی کارآمدبودن صبحگاهی در شب است. من معمولا حدود ساعت ۲۲ دراز می‌کشم، اما قبل از اینکه خوابم ببرد، فهرستی از ۱۰ موردی را که به خاطرشان قدردان هستم، یادداشت می‌کنم. مخصوصا زمانی‌که روز بدی یا مشکل خاصی داشته باشم، این‌کار یادآور قدرتمندی است برای پیشرفتی که با خانواده، ورزش و تجارت داشته‌ام. پایان‌دادن شب با یک نوشته‌ی مثبت به این معنی است که ساعت ۵:۵۵ وقتی‌که ساعت به‌صدا درمی‌آید، از دنده‌ی راست بلند می‌شوم و آماده‌ی روز جدید هستم.