۱۴ کاری که افراد کارآمد در شروع هر روز کاری انجام می‌دهند
سالی که نکوست، از بهارش پیداست! یعنی شروع هر روز کاری، مشخص می‌کند در ادامه‌ی روز چه کاره هستید. تصور کنید اگر در همان آغاز روز حسابی سرتان شلوغ باشد، بقیه‌ی روز چگونه خواهد بود؛ آن هم وقتی چالش‌های روزمره سربرمی‌آورند و همزمان دیگران هم از شما می‌خواهند که کمک‌شان کنید. در این مقاله با ۱۴ کاری آشنا می‌شوید که افراد کارآمد در ۱۵ دقیقه‌ی نخست روزِ کاری‌شان انجام می‌دهند تا بقیه‌ی روز را هم بازدهی بالایی داشته باشند.
۱. حداقل ۱۵ دقیقه قبل از شروع ساعت کاری به محل کار می‌آیند
آدم‌هایی که بازده بالایی دارند، به‌خوبی با اهمیت زود رسیدن به محل کار آشنا هستند. آنها به‌جای آنکه با عجله و نگرانی خود را به محل کار برسانند و تنها امیدشان سروقت رسیدن باشد، به موقع از خانه بیرون می‌زنند و از حال و هوای اول صبح لذت می‌برند و بعد هم با آرامش وارد محل کارشان می‌شوند. این آدم‌ها از همان اول روز حس آرامش‌بخشی را پیش می‌گیرند و ۱۵ دقیقه فرصت بیشتر به خودشان می‌دهند تا برای کار آماده شوند.
۲. محیط کارشان را مثل حرفه‌ای‌ها درست میکنند
آدم‌های کارآمد پیش از آنکه کارشان را شروع کنند، ابتدا مطمئن می‌شوند که ابزارشان در جای مناسب قرار دارد، درست مانند جراحی که مشغول عمل جراحی است یا سرآشپزی که در آشپزخانه کار می‌کند. در اتاق عمل یا آشپزخانه، هر دقیقه و چه بسا هر لحظه، ارزشمند است؛ در محیط کارِ شما هم باید چنین باشد. آدم‌هایی که بازده بالایی دارند، محیط کارشان را مرتب نگه می‌دارند تا مجبور نباشند هر بار که به چیزی نیاز داشتند، زمانی را برای جستجوی آن صرف کنند.
۳. کاری را که قبلا انجام داده‌اند مرور میکنند
بازبینی کاری که قبلا انجام داده‌اید مؤثر است، به‌ویژه اگر تازه از تعطیلات آخر هفته یا سایر تعطیلات طول سال بازگشته باشید. آدم‌هایی کارآمد با یادآوری اینکه آخرین بار کجای کار بودند، خودشان را گرم و آماده میکنند. آنها به‌جای آنکه یک‌دفعه و بدون مقدمه وارد کار شوند، کارهای گذشته را مرور میکنند تا درباره‌ی آنچه باید انجام دهند مسیرشان را مشخص و حس نیل به سوی موفقیت را در خود تقویت کنند.
۴. فهرست کارهایی که باید انجام دهند و مهلت‌های تعیین‌شده را مرور میکنند
آدم‌های کارآمد فهرستی از کارهایی که باید انجام دهند (to-do list) دارند. آنها در آغاز روزِ کاری فهرست‌شان را مرور میکنند تا استراتژی مشخصی را در پیش بگیرند و برنامه‌ریزی کنند. آنها ضرب‌العجل‌ها و جلسات کاری مهم را به خودشان یادآوری میکنند تا بتوانند کارهای‌شان را بر آن اساس اولویت‌بندی و زمان‌بندی کنند.
۵. بیش از ۳ وظیفه‌ی مهم برای روزشان تعیین نمی‌کنند
افرادی که بازده بالایی دارند، خوب می‌دانند که اگر بیش از اندازه برای خود برنامه‌ریزی کنند، سردرگم خواهند شد. آنها برای اینکه روی کار متمرکز بمانند و خودشان را از چندوظیفگی حفظ کنند، برای کل روز، بیشتر از ۳ کار مهم در نظر نمی‌گیرند. لئو باباوتا (Leo Babauta) بنیان‌گذار وبلاگ بهره‌وری عادات ذن (zen habits) هم هر صبح ۳ وظیفه‌ی خیلی مهم تعیین می‌کند تا خود را به جلو حرکت دهد.
۶. پرسش‌های خوبی برای خود مطرح میکنند
آدم‌های کارآمد تکلیف‌شان درباره‌ی آنچه می‌خواهند هر روز به آن دست یابند روشن است. آنها این کار را با پرسش‌های خوب از خودشان انجام می‌دهند. مسائل را به وضوح شناسایی و بررسی میکنند که آیا این مسائل باید حل بشوند یا نه. آنها وقت‌شان را با رسیدگی به موضوعات بی‌اهمیت تلف نمی‌کنند. پرسش‌های خوب باعث می‌شوند در طی روز انگیزه‌ی خود را هم حفظ کنید. برای مثال، ران فریدمن (Ron Friedman) کارشناس انگیزش افراد، پیشنهاد می‌کند در آغاز روزِ کاری‌تان، این پرسش را مطرح کنید:
امروز به پایان رسیده است و من با حس فوق‌العاده‌ای، سرشار از موفقیت دفترم را ترک می‌کنم. چه دستاوردهایی داشته‌ام؟
۷. فقط در صورتی ایمیل‌شان را چک میکنند که واقعا مجبور باشند
آدم‌های کارآمد و موفقی مانند دیوید کارپ (David Karp) بنیان‌گذار تامبلر (Tumblr) هرگز در ۱۵ دقیقه‌ی نخستِ روزِ کاری‌شان، ایمیل چک نمی‌کنند. آنها می‌دانند که این کار باعث می‌شود به سادگی حواس‌شان پرت شود. اگر منتظر ایمیل‌های مهمی از سوی مافوق‌ها و یا مشتریان‌شان باشند، تنها نگاهی سرسری به صندوق ایمیل می‌اندازند تا ببینند چنین ایمیل‌هایی دریافت کرده‌اند یا نه، و بعد هم زمان مشخصی را برای پاسخ دادن به آنها تعیین میکنند. آنها ایمیل‌ها را به ترتیب آمدن‌شان نمی‌خوانند و فوری هم پاسخ نمی‌دهند.
۸. موبایل خود را روی حالت بی‌صدا قرار می‌دهند
آدم‌های پربازده می‌دانند که بیشترین حجم کار را صبح‌ها انجام می‌دهند، بنابراین آنچه را که مهم است در اولویت قرار می‌دهند و ابتدا کارشان را برنامه‌ریزی میکنند. آنها موبایل‌شان را روی حالت بی‌صدا قرار می‌دهند و اجازه نمی‌دهند پیامک‌ها و اعلان‌های دریافتی برای‌شان برنامه‌ریزی کنند.
۹. چشمان‌شان را می‌بندند و روزِ کاری‌شان را آن‌طور که دوست دارند تجسم میکنند
افراد کارآمد هم مانند ورزش‌کارانی که از تکنیک‌های تجسم برای تمرین و مسابقه استفاده میکنند، تصاویر مثبتی از موفقیت و پیشرفت در ذهن‌شان ایجاد میکنند و با آنها پیش می‌روند. آنها آنچه را که در طی روز باید انجام بدهند به‌صورت ذهنی تمرین و با این کار، ذهن ناخودآگاه‌شان را برنامه‌ریزی میکنند. به این ترتیب وقتی زمان انجام واقعی آن کار فرا می‌رسد، آن را بسیار ساده‌تر می‌بینند.
۱۰. لحظه‌ای می‌ایستند، نفسی می‌کشند و حاضر می‌شوند
این‌طور آدم‌ها بعد از تجسم آینده، لحظه‌ای می‌ایستند تا در اکنون حاضر شوند. آنها می‌دانند که شاید سرشان در طول روز بیش از حد شلوغ شود، بنابراین پیش از آنکه شروع به کار کنند، لحظه‌ای از حرکت می‌ایستند. نفس عمیق، اکسیژن به مغز می‌رساند؛ و باعث می‌شود راحت‌تر فکر کنید و آرام‌تر باشید. آدم‌های موفقی مانند اپرا وینفری (Oprah Winfrey) و آریانا هافینگتن (Arianna Huffington) صبح‌ها زمانی را هم به مدیتیشن اختصاص می‌دهند.
۱۱. کمی تمرینات کششی انجام می‌دهند
آدم‌هایی که بازده بالایی دارند، می‌دانند که باید تمام روز مقابل کامپیوتر بنشینند. آنها می‌دانند که غیرفعال بودن برای مدت طولانی، در درازمدت مشکلاتی برای سلامتی‌شان به وجود خواهد آورد. پس برای مقابله با این امر، در ۱۵ دقیقه‌ی نخست روزِ کاری، کمی تمرینات ساده‌ی کششی انجام می‌دهند و برای تمرینات کششی در طول روز هم برنامه‌ریزی میکنند.
۱۲. به همکاران‌شان فضا و زمانی می‌دهند تا برای کار آماده شوند
افراد کارآمد از همان اول صبح درباره‌ي مسائل کاری با همکاران‌شان صحبت نمی‌کنند. آنها برای وقت دیگران ارزش قائل هستند و می‌دانند که همکاران‌شان هم نیاز به زمان دارند تا برای کار آماده شوند. از همان لحظه‌ی اولی که وارد محل کار می‌شوید، سریع به دنبال لطف و محبت دیگران نباشید، مگر اینکه بخواهید به آنها بفهمانید که از همه زودتر آمده‌اید!
۱۳. پیش از آنکه به دیگران کمک کنند، نیازهای خودشان را برطرف میکنند
افرادی که بازدهی بالایی دارند به خوبی از اهمیت برآوردن نیازهای خودشان، پیش از کمک به دیگران، آگاه هستند. آنها ابتدا اولویت‌های خودشان را تعیین میکنند و درخواست‌های دیگران را پس از آنها قرار می‌دهند. آنها تلاش نمی‌کنند سوپرمن بازی دربیاورند و به همه کمک کنند. برای آن ۱۵ دقیقه‌ی روتین خود ارزش قائل هستند و اگر دیگران از آنها بخواهند، خیلی مؤدبانه درخواست‌شان را رد میکنند یا انجام آن را به تاخیر می‌اندازند.
۱۴. برای کارشان و چالش‌هایی که پیش رو دارند شکرگزارند
افراد کارآمد و موفق هر روز صبح به خودشان یادآوری میکنند چقدر خوشبخت‌اند که شغلی دارند و وجودشان برای دیگران ارزشمند است و چالش‌ها را به عنوان فرصت‌هایی برای رشد و نموِ خودشان می‌بینند. آنها هر روز بی‌صبرانه منتظر کارشان هستند. وقتی حس خوبی نسبت به کار خود دارید، احساسات منفی یا عوامل بازدارنده‌ای را که مانع بازدهی شما می‌شوند از خود دور می‌کنید.
۵ راه‌حل ساده برای ایجاد تعادل بین کار و زندگی
ریسک‌های مالی، جلسات متعدد و قرار ملاقات‌های مهم، بخشی از برنامه‌ی کاری یک کارآفرین است. به همین دلیل زندگی به سبک و سیاق کارآفرینان، فرازونشیب‌های بسیاری دارد و از جایی به بعد حفظ تعادل میان زندگی و کار برای آنها تبدیل به چالش بزرگی می‌شود و فقط عده‌‌ی اندکی قادرند این تعادل را حفظ کنند.
از آنجا که همیشه احتمال وقوع رویدادهای غیرمنتظره وجود دارد، پس نمی‌توان انتظار داشت رابطه‌ی میان زندگی و کار، یک رابطه‌ی کاملا متعادل و متوازن باشد. راهکارهایی که در این مقاله ارائه می‌شود به شما در افزایش تعادل بین کار و زندگی کمک خواهد کرد. پس پیشنهاد می‌کنیم با ادامه این مقاله همراه ما باشید.
۱. اولویت‌بندی
وظایف و مسئولیت شما در زندگی چیست؟ آنها را بنویسید و بر اساس اولویتی که برای شما دارند مرتب‌شان کنید. خانواده، دوستان، شغل، تفریحات و هر چیز دیگری را از مهمترین تا کم‌اهمیت‌ترین مورد یادداشت کنید.
اولویت‌های اصلی زندگی شما چه چیزهایی هستند؟ برای پاسخ به این سوال باید کاملا با خودتان صادق باشید. مثلا اگر به تازگی با شخصی آشنا شده‌اید، و رابطه‌ای میان شما در حال شکل‌گیری است. با اینکه رابطه‌ی جدید برای شما حائز اهمیت است اما چون هنوز از کیفیت این رابطه مطمئن نیستید نباید اولویتی بالاتر از شغل خود برای آن در نظر بگیرید. با رتبه‌بندی اولویت‌های خود، برای مسائل مهم کاری و شخصی، وقت کافی خواهید داشت.
۲. برنامه‌ریزی
همه‌ی ما روزانه چندین بار شبکه‌های مجازی را چک می‌کنیم، بدون اینکه متوجه گذر زمان باشیم، این چرخه‌ی باطل زمان زیادی از وقت ما را به خود اختصاص می‌دهد. اگر قدر لحظات زندگی را ندانیم، اتلاف وقت تبدیل به امری عادی و بی‌اهمیت می‌شود. برنامه‌ریزی دقیق، اولین قدم برای از بین بردن این چرخه‌ی باطل است.
وقتی برای زمان خود برنامه‌ریزی داشته باشیم به افزایش بازدهی و بهره‌وری کار خود کمک می‌کنیم و برای انجام کارهای شخصی و بودن در جمع خانواده فرصت کافی خواهیم داشت. صاحبان مشاغلی که تا دیروقت کار میکنند و از عدم تعادل در کار و زندگی خود شاکی هستند، می‌توانند با یک زمان‌بندی فشرده، تعادل از دست رفته را به کار و زندگی خود بازگردانند.
۳. هنر «نه» گفتن
بله! به عقیده‌ی روانشناسان، نه گفتن و رد درخواست دیگران یک هنر است. اگر بخواهیم همه را از خود راضی نگه داریم، زمان زیادی را از دست خواهیم داد و از آن اولویت‌هایی که تعیین کرده‌ایم، فاصله می‌گیریم. به جای ترس و احساس گناه به خاطر رد درخواست دیگران، وقت خود را صرف تمرکز بر روی اولویت‌های خود بکنید.
اگرچه در ابتدا نه گفتن بسیار دشوار است اما وقتی تاثیر آن را روی بازدهی کار خود می‌بینید و از تعادل ایجاد شده در کار و زندگی خود لذت می‌برید دیگر نه گفتن مشکل نخواهد بود.
۴. پذیرش واقعیت
به جلسه‌ای از پیش تعیین نشده دعوت می‌شوید یا برای شرکت در یک رویداد اجتماعی، در آخرین دقایق برنامه‌های خود را کنسل می‌کنید. این اتفاقات غیرمنتظره اجتناب‌ناپذیرند و به راحتی تعادل ایجاد شده میان کار و زندگی را بر هم می‌زنند. همانطور که پیش‌تر گفته شد، ایجاد رابطه‌ای کاملا متعادل میان کار وزندگی امکان‌پذیر نیست. پس بهتر است این واقعیت را بپذیرید. شاید فکر کنید اگر یک کارمند اداری با ساعت کاری مشخصی بودید دیگر برای مدیریت زمان خود نگرانی نداشتید، و رابطه‌ی میان کار و زندگی شما، کاملا متعادل و بی‌عیب و نقص بود اما باید بدانید که مرغ همسایه همیشه غاز نیست و احتمالا کارمندی نیز به دلیل عدم رضایت از موقعیت شغلی خود در آرزوی جایگاه شما است.
۵. مسائل کاری را پشت در خانه بگذارید
به جای اینکه ساعت‌ها در جمع خانواده باشید و همزمان هر ۱۵ دقیقه ایمیل خود را چک کنید و یا به مسائل مربوط به کار رسیدگی کنید، بهتر است دو ساعت مفید و به دور از هر دغدغه‌ی شغلی، وقت خود را با خانواده بگذرانید. سعی کنید مسائل مربوط به کار را پشت در خانه بگذارید، البته همیشه این امر امکان‌پذیر نیست، به هر حال وقتی تصمیم گرفتید یک کارآفرین باشید باید تمام مشکلات آن را تمام و کمال بپذیرید. اما زمانی که احساس کردید می‌توانید از دغدغه‌های شغلی خود دور باشید، از فرصت به دست آمده نهایت استفاده را ببرید.
کیفیت زمان، نه مقدار آن، نقش زیادی در ایجاد تعادل میان کار و زندگی شما ایفا می‌کند. می‌توانید با استفاده از راهکارهایی که عنوان شد بهره‌وری خود را در یک بازه‌ی زمانی مشخص افزایش دهید، و متعاقبا از افزایش تعادلی که در زندگی و کار شما ایجاد می‌شود لذت ببرید.