۲۵ ترفند کاربردی برای مدیریت زمان که کیفیت زندگی‌تان را بالا می‌برد
هرچه زندگی‌مان پرجنب‌وجوش‌تر می‌شود، انجام دادن تمام برنامه‌های فهرست کاری‌مان تقریبا غیرممکن به نظر می‌رسد؛ چه برسد به اینکه برای خودمان وقت بگذاریم یا دیدن کسانی‌که دوست‌شان داریم؛ درحالی‌که ثابت شده است که این موارد برای شادی و سلامتی بدن‌مان ضروری‌اند. حتی مطالعات بسیاری نشان داده است که داشتن اضطراب بیش از حد ناشی از زندگی‌های پرهیاهو می‌تواند جسم‌مان را بیمار کند. خوشبختانه می‌توانید با هوشمندانه‌تر کار کردن و اجتناب از کارهایی که نباید انجام دهیم، بدون اینکه مجبور باشید خیلی به خودتان سخت بگیرید، برنامه‌های روزانه‌تان را تکمیل کنید. ما از متخصصان و کارشناسانی که تجربه‌ای مانند شما داشته‌اند خواستیم از بهترین رازهای زندگی‌شان بگویند: رازهایی که به آنها کمک کرده است از پس تمام کارهای پیچیده روزمره‌شان برآیند. با دانستن این رازها می‌توانیم در مدیریت کارآمد زمان و ساده‌تر شدن زندگی‌مان بکوشیم. با این مقاله از «چطور» همراه باشید تا با ترفندهای کارآمد مدیریت زمان آشنا شوید.
در این مقاله، شگردهای مختلف کارشناسان و متخصصان صنایع مختلف برای مدیریت زمان را معرفی می‌کنیم. با مطالعه این شگردها می‌توانید روش‌های خلاقانه‌ای برای انجام دادن کارهای‌تان (از تمیز کردن خانه تا رسیدگی به وظایف محل کار) به کار بگیرید و آنها را سریع‌تر به پایان برسانید. زودتر انجام دادن وظایف به شما کمک می‌کند تا برای بودن کنار دیگران یا انجام دادن فعالیت‌هایی که دوست دارید، وقت بیشتری بگذارید.
مدیریت زمان در صبح‌هنگام
۱. تعیین دقیق زمان شروع کار
«آنی تولین» (Annie Tevelin) گریمور و مؤسس شرکت SkinOwl است. به‌نظر او، وقتی صبح‌ها در یک زمان خاص از خواب بلند شوید، به بازدهی شما بسیار کمک می‌کند. او می‌گوید: «با به‌کارگرفتن این روش، می‌توانم روال خوب و مؤثری در کارهایم ایجاد کنم: صبحانه‌ام را آماده می‌کنم، سگم را می‌گردانم، سر زمان خاصی پشت رایانه‌ام می‌نشینم، آماده انجام دادن کارهای روزانه‌ام می‌شوم و آنها را به‌موقع به پایان می‌رسانم. این روش باعث شده است کارهای روزمره‌ام را با کمترین استرس و تحمل شرایط پیش‌بینی‌نشده، انجام دهم.
زمان تقریبی صرفه‌جویی‌شده در هفته: ۲ ساعت
۲. ازقبل آماده کردن لوازم ضروری در کیف‌دستی
اگر لوازم مختلفی برای موقعیت‌های گوناگون نیاز دارید، بهتر است ازقبل آنها را آماده کنید تا در زمان‌تان صرفه‌جویی شود. مثلا نرم‌کننده لب، دستمال مرطوب، هدفون یا هر چیز دیگری را که لازم دارید، ازقبل در کیف‌دستی‌تان قرار دهید.
«کیمی اسمیت» (Kimmie Smith) یکی از مشاهیر مشاوره مد است. او از مؤسسان و نیز مدیر سبک مجلهٔ مد اتلیژر مگ (Athleisure Mag) هم هست. به‌نظر اسمیت، «وقتی کیف‌تان را از قبل آماده کنید، نگران لوازم مهم مانند کلید یا کیف پول‌تان نخواهید شد».
زمان تقریبی صرفه‌جویی شده در هفته: ۳۰ دقیقه
۳. درست کردن صبحانه و چای در آشپزخانه
اگر عادت دارید هر روز صبح صبحانه و قهوه یا چای بخورید، بهتر است لوازم ضروری مورداستفاده برای درست کردن آنها را در آشپزخانه در دسترس قرار دهید. «جینی انگلباخ» (Jeanie Engelbach) که در زمینه دکوراسیون داخلی کار می‌کند می‌گوید: «اگر قهوه‌سازتان روی کابینت است، دانه یا پودر قهوه و فنجان قهوه را هم دقیقا کنار آن بگذارید تا بدون اتلاف وقت، قهوه‌تان را آماده کنید و بنوشید»؛ در واقع، وسایل اضافی دیگر را در جایی دیگر قرار دهید تا مزاحم کارتان نشوند. همین روش را می‌توانید برای مواد خوراکی دیگر مانند صبحانه به کار برید.
زمان تقریبی صرفه‌جویی‌شده در هفته: ۳۵ تا ۵۶ دقیقه (۵ تا ۸ دقیقه زمان صرفه‌جویی‌شده هر روز صبح)
در اداره
۴. روی کاغذ آوردن هدف‌ها و برنامه‌ها
به‌توصیه انگلباخ، برای آرامش ذهن خود و اینکه بتوانید وظایف هفته پیش‌ِروی خود را انجام دهید، هر کاری را که باید انجام دهید، هر شنبه صبح روی کاغذ (ترجیحا خط‌دار) بنویسید.
او در ادامه می‌گوید: «وقتی فهرست اولیهٔ کارهایی را که باید انجام دهید آماده کردید، آنها را ویرایش و اولویت بندی کنید. بهتر است روزهای هفته را با رنگ‌های مختلف متمایز کنید. حتی می‌توانید وظایف موردنظرتان را در یک تقویم دیجیتالی (یا هر تقویمی که در دسترس دارید) وارد کنید و آنها را در دسترس داشته باشید. این روش به شما کمک می‌کند که نه‌تنها وقت‌تان را سازمان‌دهی کنید، بلکه ابتدای هر هفته احساس کنید که آماده هستید تمام کارهای‌تان را به‌موقع انجام دهید. چنین احساسی باارزش است و می‌تواند به شما در به انجام رساندن سریع کارها کمک کند.»
زمان تقریبی صرفه‌جویی‌شده در هفته: ۱ ساعت به بالا
۵. تنظیم برنامه‌های روزانه بر مبنای الگوی ۵۰/۱۰
اگر شبکه های اجتماعی، پیامک‌های مختلف یا صحبت با همکارها دائما موجب حواس پرتی شما می‌شوند، این گزینه به کارتان می‌آید. برای اینکه بتوانید بین کار و زمان استراحت‌تان تعادل ایجاد کنید، چنین شکل و ساختاری به روزتان بدهید: ۵۰ دقیقه کار و ۱۰ دقیقه استراحت کنید.
«لورن زولر» (Lauren Zoeller)، مربی برنامه‌های آموزشی ایجاد تعادل در زندگی می‌گوید: «در بازه‌های زمانی ۵۰دقیقه‌ای، باید در محیط کاری‌تان آرامش داشته باشید و هیچ نوع موضوعی برای حواس‌پرتی وجود نداشته باشد؛ یعنی اینکه حتی صدای زنگ تلفن را هم نباید بشنوید. با پشتکار و جدیت، ۵۰ دقیقه بی‌وقفه کار کنید؛ سپس ۱۰ دقیقه به چک کردن تلفن‌‌همراه یا قدم زدن تند در راهروی اداره‌تان بپردازید یا هر کار دیگری که دوست دارید، انجام دهید. اگر بتوانید این زمان‌بندی را به‌درستی انجام دهید، مقدار کار مفیدتان بیشتر می‌شود و در عین حال می‌توانید مراقب سلامتی‌تان هم باشید.»
زمان تقریبی صرفه‌جویی‌شده در هفته: ۵ ساعت (در ۴۰ ساعت کاری هفته، می‌توانید ۶۰ دقیقه صرفه‌جویی کنید)
۶. تنظیم پاسخ خودکار ایمیل در برخی ساعت‌های خاص
تولین با قرار دادن ایمیل روی حالت پاسخ‌گویی خودکار توانسته است از وقت خود به‌خوبی استفاده کند. او می‌گوید: «با این روش به دیگران نشان می‌دهید که ایمیل آنها را مثلا فقط ۱۰ صبح یا ۴ بعدازظهر پاسخ می‌دهید. بدین ترتیب می‌توانید توقعات دیگران را مدیریت و مرزهای خودتان را مشخص کنید؛ درضمن، مدام مجبور نیستید وسط کارتان به ایمیل‌های دیگران پاسخ دهید و حواس‌تان پرت نمی‌شود.»
زمان تقریبی صرفه‌جویی‌شده در هفته: ۱ ساعت
۷. دسته‌بندی وظایف
چندوظیفگی همیشه آسان (یا ممکن) نیست؛ اما «سوزی کوئیلو» (Susie Coelho) چهرهٔ تلویزیونی و مؤسس/ مدیر خلاقیت شرکت House of Sussex می‌گوید: «زمان و جایی که بتوانید چندوظیفه‌ای شدن را عملی کنید، تفاوت بزرگی به وجود می‌آید؛ همین می‌تواند موجب بازدهی بسیاری شود». او در توضیح این موضوع می‌گوید: «مثلا با پرداخت فاکتورها و صورت‌حساب‌ها یا تأیید برگه‌‌های ثبت ساعات کار و خرده‌کارهای دیگر اداری به‌طور هم‌زمان، می‌توانید در وقت‌تان صرفه‌جویی کنید.»
در واقع، او معتقد است برای انجام دادن کارها بهتر است چند کار شبیه به هم را دسته‌بندی کنید و یکجا انجام دهید. مثلا اگر تمام کارهای پرینت‌تان را با هم انجام دهید، مجبور نمی‌شوید چند بار کنار دستگاه چاپ بروید؛ بدین‌ترتیب، در وقت‌تان صرفه‌جویی می‌شود.
«الکسیس کورمن» (Alexis Korman) یکی از مؤسسان شرکت Big Easy Bucha است. او پروژه‌های بزرگ‌تری را که به مهارت‌ها و برنامه‌های یکسانی نیاز دارد، دسته‌بندی می‌کند؛ در نتیجه، با کمک کارمندان شرکت در مدت کوتاهی می‌تواند پروژه‌ها را به سرانجام برساند. او یکی از تجربه‌هایش را این‌گونه توضیح می‌دهد: «گروه بازاریابی ما یک روز کامل را به عکاسی موردنیاز پروژه‌ها پرداخت و تیم فروش قرار ملاقات‌ها را تنظیم کرد؛ بدین‌ترتیب، هرکدام از کارهای پروژه‌ها با دسته‌بندی صحیح انجام شدند و کارها به‌سرعت پیش رفت.»
زمان تقریبی صرفه‌جویی‌شده در هفته: ۵ ساعت به بالا
۸. پربازده کردن جلسات با دستورجلسه دقیق
جلسات می‌توانند فرصت خوبی برای یافتن ایده‌های بکر، کشف جزئیات مهم و پیش بردن پروژه‌های کاری باشند. از طرفی متأسفانه گاهی این جلسات وقت زیادی به خود اختصاص می‌دهند، به‌ویژه اگر بی‌موقع، غیرضروری و بدون تمرکز باشند.
«سوزی کاردر» (Susie Carder)، صاحب کسب و کار و مؤسس شرکت مشاوره فنّاوری SC می‌گوید: «برای اینکه همه‌چیز ساده و راحت پیش برود، سعی کنید تا جایی که امکان دارد، جلسات کوتاه و مختصری برگزار کنید؛ در جلسه هم فقط افرادی شرکت کنند که وجودشان نیاز است و زمانی جلسه گذاشته شود که همهٔ آنها بتوانند حضور داشته باشند؛ همچنین پیش از برگزاری جلسه، به افرادی که قرار است در جلسه شرکت کنند، باید گفته شود که وظیفه‌شان در جلسه چیست تا برای ارائه چیزی که موردنیاز است خود را آماده کنند.»
همچنین، به‌پیشنهاد او، تعیین وظایف مانند یادداشت برداری و باقی مراحل، افراد حاضر در جلسه را فعال نگه می‌دارد و آنها در پایان جلسه به برنامه کاری روشنی می‌رسند.
زمان تقریبی صرفه‌جویی‌شده در هفته: ۱۰ ساعت (براساس نصف کردن زمان ۲۰ساعتهٔ کل جلسات و رساندن آنها به ۱۰ ساعت)
۹. ایجاد فهرست انجام دادن کارها
«کیتی سندلر» (Katie Sandler)، مربی و مؤسس شرکت Impact Retreat، قاطعانه باور دارد که یکی از مؤثرترین روش‌های صرفه جویی در اداره، دانستن این است که چه وقت باید یک کار را خودتان انجام دهید (فهرست انجام کارهای روزانه) یا چه موقع آن را به کس دیگری در گروه کاری‌تان بسپارید (تفویض اختیار). او می‌گوید: «نخست، تک‌تک افراد گروه کاری‌تان را به‌خوبی بشناسید. با این کار می‌توانید با نقاط قوت و توانایی‌های فردی آنها آشنا شوید. سپس فهرست کارهایی را که باید انجام دهید، آماده کنید و برخی از کارهای خاص را به هر یک از اعضای گروه کاری‌تان بسپارید. با این کار می‌توانید از زمان‌تان به‌خوبی استفاده کنید.
او همچنین می‌گوید: «باید با افرادی که کارها را به آنها واگذار می‌کنید، رفتار خوبی داشته باشید تا آنها احساس خوبی به شما داشته باشند و با انگیزه باقی بمانند. حتی می‌توانید مسئولیت برخی از کارها را به افراد مطمئن بسپارید تا مجبور نباشید هر روز کارها را تعیین کنید. این روش باعث می‌شود گروه کاری‌تان احساس استقلال و مسئولیت کنند و کارها به‌خوبی پیش برود.
اگر کارفرما نیستید، فکر نکنید این موردبرای شما کاربردی ندارد؛ زیرا می‌توانید این روش را برای به انجام رساندن کارهای منزل به‌کمک افراد خانواده، به کار ببرید.