چطور از پیام‌رسان‌های فوری (IM) به‌شیوه موثرتری استفاده کنیم؟ آرمان در میانه‌ی راهِ تحقیق و تهیه‌ی گزارشی که باید تا پایان روز به رئیس‌اش تحویل بدهد، متوجه می‌شود بخشی از اطلاعات کلیدی را در اختیار ندارد. او می‌تواند این اطلاعات را از همکارش بگیرد اما چون می‌داند او هم سرش شلوغ است، دوست ندارد با تماس تلفنی مزاحمش بشود. همچنین می‌داند که احتمالا تا چند ساعت بعد ایمیل‌هایش را چک نمی‌کند، بنابراین آرمان از طریق یک نرم‌افزار پیام‌رسان، پیامی برای او می‌فرستد. پس از چند دقیقه همکارش اطلاعات لازم را برای آرمان ارسال می‌کند.
پیام‌رسانی فوری در آغاز برای برقراری تماس با خانواده و دوستان شکل گرفت اما امروزه در دنیای کسب‌وکار بسیار ارزشمند شده است. مدیران و کارکنان برای پرسیدن سؤال، انجام هماهنگی‌های مربوط به پروژه‌ها و نظارت بر گروه‌های دورکار از پیام‌رسانی فوری استفاده می‌کنند.
در این مقاله به مزایا و معایب استفاده از پیام‌رسان فوری در محیط کار، آداب استفاده و چگونگی استفاده‌ی کارآمد و اثرگذار آن می‌پردازیم.
انواع پیام‌رسان فوری (IM)
پیام‌رسانی فوری (Instant Messaging) برای گفت‌وگوی تک‌به‌تک ایجاد شد. به عبارتی می‌توان آن را معادل مجموعه‌ای از ایمیل‌های کوتاهی دانست که به صورت آنی و در صفحه نمایش، ارسال و دریافت می‌شوند.
پیام‌رسان‌های متنوعی برای استفاده در محیط کار وجود دارند. ممکن است شرکت یا سازمان‌تان پیام‌رسان اختصاصی خود را در نرم‌افزارهای خدمات اینترنتی و ایمیل پیاده‌سازی کرده باشد. همچنین امکان استفاده از نرم‌افزارهای مستقل مانند ویندوز لایو مسنجر (Windows Live Messenger)، گوگل تاک (Google Talk)، اسکایپ (Skype) یا تلگرام (Telegram) وجود دارد.
مانند نرم‌افزارهای چت، بیشتر پیام‌رسان‌های فوری از ویژگی‌های مشابهی مانند آگاهی از در درسترس بودن افراد با استفاده از ویژگی «وضعیت»، فهرست شخصی‌شده‌ی ارتباطات، فهرست دوستان و … برخوردارند.
مزایای پیام‌رسان فوری
- در صورت استفاده‌ی درست، IM با کاهش زمان مکالمات تلفنی یا نوشتن ایمیل باعث افزایش بهره وری می‌شود.
- با تعیین وضعیت می‌توانید به دیگران اطلاع بدهید که آزاد و در دسترس هستید یا وقت ندارید و مشغول هستید؛ این کار هم در مکالمات مؤثر است و هم دیگران را از زمان‌هایی که در دسترس هستید و امکان پاسخگویی دارید، آگاه می‌کند.
- IM روشی ساده برای برقراری ارتباط با گروه‌های مجازی یا کارکنان دورکار است و به ویژه برای هماهنگی وظایف میان کارکنانی که در بخش‌ها و مکان‌های مختلف سازمان کار می‌کنند مناسب است.
- درحالی‌که مکالمه‌ی تلفنی ممکن است باعث مختل شدن کار دیگران شود، IM کمتر موجب تداخل در کار و حواس پرتی دیگران می‌شود.
- بیشتر نرم‌افزارهای IM بر حسب تنظیمات‌شان تاریخچه‌ای از مکالمات را نگهداری می‌کنند که برای ثبت آنها و برای افراد فراموش‌کار امتیاز ویژه‌ای است.
- با توجه به نوع نرم‌افزار، IM امکان اشتراک فایل‌ها و اسناد، تهیه‌ی پیام ویدئویی و صوتی و ارسال پیامک به تلفن‌های همراه را فراهم می‌کند.
معایب پیام‌رسانی فوری
- ممکن است IM موجب حواس‌پرتی شود به‌ویژه وقتی مکالمه به درازا می‌کشد و از موضوع اصلی دور می‌شود.
- اگر به خوبی IM را مدیریت نکنید، کارتان مختل می‌شود زیرا بر خلاف تماس تلفنی یا ایمیل، توجه نکردن به این پیام‌ها دشوار است. بنابراین اگر پیوسته به سراغ پیام‌های دریافتی‌تان بروید از بهره‌وری‌تان کاسته می‌شود. (می‌توانید اثر این مسئله را با استفاده از گزینه‌ی «وضعیت» IM کاهش دهید.)
- بسته به سیستم فناوری اطلاعات سازمان، استفاده از نرم‌افزارهای IM خارج از شبکه‌ی اینترانت سازمان ممکن است با مشکلات امنیتی همراه باشد.
- برای انتقال پیام بین افراد، لازم است هر دو طرف گیرنده و فرستنده از یک نرم‌افزار استفاده کنند. مثلا نمی‌توان از اسکایپ به کسی که از ویندوز لایو مسنجر استفاده می‌کند، پیام فرستاد. البته برخی انواع IM امکان برقراری ارتباط با افرادی را که از نرم‌افزارهای دیگر استفاده می‌کنند نیز فراهم کرده‌اند.
باید‌ها و نبایدهای IM
بهتر است برای استفاده‌ی کارآمد و موفق از IM از برخی کارها اجتناب کنید و در مقابل، پیروی از برخی نکته‌ها برای افزایش بهره وری توصیه می‌شود.
باید‌ها
- کلام را خلاصه کنید: تنها برای مکالمات کوتاه از IM استفاده کنید. ممکن است گپ‌وگفت خودمانی و صحبت درباره‌ی موضوعات شخصی وسوسه‌تان کند اما به یاد داشته باشید که در محل کار باید کار کنید. فراموش نکنید که IM ایمیل نیست بنابراین هر پیام نباید بیشتر از یک یا دو جمله باشد.
- قانون تعریف کنید: اگر موقعیت‌تان اجازه می‌دهد، قوانین کلی استفاده از IM در محیط کار را تعریف و در اختیار همکاران، مشتریان و تأمین‌کنندگان بگذارید. باید مشخص شود مطرح کردن چه چیزهایی در IM قابلِ‌قبول است و بیان چه نکاتی نامناسب است.
- «وضعیت» خود را مشخص کنید: بیشتر نرم‌افزارهای IM از ویژگی‌ای برخوردارند که اجازه می‌دهد به دیگران اطلاع دهید که آیا در دسترس هستید یا کاری دیگر را انجام می‌دهید. برای کاهش حواس پرتی و وقت‌هایی که نمی‌خواهید کسی مزاحم‌تان شود، با تنظیم وضعیتِ «مشغول» این مسئله را به اطلاع دیگران برسانید. همچنین محترمانه‌تر است که پیش از آغاز گفت‌وگو با دیگران، وضعیتِ آنها را چک کنید.
- اجازه بگیرید: فراموش نکنید که IM باعث وقفه در کار می‌شود بنابراین اگر می‌خواهید گفت‌وگویی طولانی را آغاز کنید، نخست اجازه بگیرید و مطمئن شوید که طرف مقابل مشکلی برای گفت‌وگو با شما ندارد.
- نه گفتن را یاد بگیرید: اگر زمان مناسب نیست و امکان گفت‌وگو با دیگران را ندارید، خیلی راحت بگویید که بعدا با آنها تماس می‌گیرید.
- نام کاربری مناسبی انتخاب کنید: در صورت امکان از نام خودتان استفاده کنید. ممکن است انتخاب نام‌های عجیب یا بانمک، شما را غیرحرفه‌ای جلوه دهد، همچنین با سردرگم کردن دیگران یافتن نام‌تان را مشکل کند.
نبایدها
- بحث درباره‌ی موضوعات حساس: از بحث درباره‌ی مسائل حساس به ویژه وقتی اطلاعات محرمانه یا استراتژی سازمان در میان است، خودداری کنید. همه‌ی نرم‌افزارهای IM به‌اندازه‌ی کافی امن نیستند.
- ارسال اخبار بد یا بازخوردهای منفی: همیشه اخبار عاطفی و ناخوشایند را شخصا به صورت حضوری به اطلاع دیگران برسانید تا لحن‌تان برای طرف مقابل آشکار باشد و بتواند زبان بدن شما را ببیند.
- انتقال فایل‌هایی که منبع آنها مشخص نیست: ممکن است فایروالِ سیستمِ نرم‌افزاری شرکت امکان مقابله با پیوست‌های IM را نداشته باشد بنابراین اگر فایل‌های مبادله شده آلوده به ویروس باشند دچار مشکل خواهید شد.
- استفاده از زبان پیامکی: ممکن است همه منظور شما را از «خخخخ» «lol» یا «:دی» متوجه نشوند. مانند ایمیل و نامه‌های رسمی، استفاده از مهارت های نوشتاری در نوشتن پیام‌های IM نیز توصیه می‌شود.
- استفاده از IM برای موارد غیرفوری و غیرضروری: در چنین مواردی ایمیل گزینه‌ی مناسب‌تری است.
نکته:
پیام‌رسان فوری بخش مهمی از معجونِ ارتباطیِ قرن ۲۱ است و به‌ویژه در ایجاد و مدیریت تیم‌های کاری مجازی بسیار مؤثر است. بنابراین قطعا نباید به‌خاطر بعضی از عیب‌هایش، قید استفاده از آن را بزنید.
مزایا و معایب وبلاگ نویسی حرفه ای و نکاتی برای داشتن وبلاگی موفق
بر مبنای پژوهش‌های اخیر، حدود ۷ میلیون نفر در دنیا وبلاگ نویسی می‌کنند و این رقم به سرعت در حال افزایش است.
بخش عمده‌ای از این وبلاگ‌ها شخصی و مربوط به داستان‌های زندگی افراد است اما افراد زیادی از وبلاگ برای نمایش مهارت‌ها و تجربیات‌شان و به دنبال آن گسترده کردن شبکه‌ی ارتباطی‌شان استفاده می‌کنند.
ممکن است وبلاگ‌نویسی آسان به نظر برسد اما یک وبلاگ موفق و جذاب نیازمند صرف وقت، انرژی و توجه بسیار است. یک وبلاگِ با کیفیت، چارچوبی برای اشتراک ایده‌های متنوع با خبرگان صنعت فراهم می‌کند و فرصت‌های جدید کسب‌وکار را به شما عرضه می‌کند. در این مقاله به چگونگی ایجاد و نگهداری یک وبلاگ حرفه‌ای برای تقویت اعتبار کاری و کسب‌وکار می‌پردازیم.
مزیت‌های وبلاگ نویسی با موضوع حرفه و شغل
شاید با وجود انبوه کارهای روزمره، وبلاگ نویسی کار زمان‌بری به نظر برسد اما این کار مزیت‌ها و فرصت‌های گوناگونی به همراه دارد.
نخست اینکه می‌توانید در وبلاگ مهارت‌هایتان را توصیف و قدرت تفکرتان را تقویت کنید و باعث می‌شود برای توسعه‌ی مهارت‌هایتان تلاش کنید. همچنین با جست‌وجوی مطالب و مقاله‌ها به شناخت عمیق‌تری از صنعت می‌رسید و در عین حال عواملی مانند مهارت های نوشتاری، مهارت های ارتباطی و بازاریابی را تقویت می‌کنید و در توسعه فردی خود موفق‌تر خواهید بود.
یک مزیت مهم وبلاگ نقش آن در فرصت‌های شبکه سازی است. مثلا با معروف شدن وبلاگ‌تان ممکن است برای سخنرانی در رویدادهای مختلف دعوت شوید یا با کارشناسان و شخصیت‌هایی آشنا شوید که در جریان یا دست‌اندرکار پروژه‌های بزرگ و مهم هستند.
در وبلاگ می‌توانید نظراتی را که در سازمان یا شرکت‌تان گوش شنوایی برای‌شان نیست، مطرح کنید به طوری که توجه تصمیم‌گیرندگان را جلب و آنها را به شنیدن آرای شما علاقه‌مند کند.
در پایان اینکه، یک وبلاگ خوب می‌تواند در حکم ادامه‌ی رزومه کاری‌تان باشد و با اثرگذاری بر استخدام‌کنندگان، فرصت‌های شغلی جدیدی فراهم کند.
عیب‌ها
در مقابل مزیت‌هایش، ممکن است وبلاگ نویسی عیب‌هایی هم داشته باشد. مثلا مطالب ناخوشایند و نظرهای منفی شاید به اعتبارتان خدشه وارد کند یا حتی به قیمت از دست دادن شغل‌تان تمام شود. همچنین باید در مورد اطلاعات و اخبار شرکت یا سازمان و قراردادهای محرمانه بسیار دقت کنید اگر درباره‌ی بیان موضوعی تردید دارید، آن را مطرح نکنید.
ارائه‌ی اطلاعات سودمند و اثرگذاری مثبت و حفظ اعتبار در فضای مجازی مهم است. هرگز اعضای سازمان، ذی‌نفعان یا شرکت‌هایی را که با آنها کار می‌کنید، زیر سؤال نبرید. اگر حاضر نیستید حرفی را در جمع کاری یا عمومی به زبان بیاورید، پس در فضای مجازی هم نباید آن را مطرح کنید.
مطالب کم‌کیفیت بر اعتبارتان اثر می‌گذارد. ارائه‌ی پیوسته‌ی مطالب جدید تنها به شرطی که به قیمت کاهش کیفیت نباشد، خوب است. ارائه‌ی هفتگی مطالبِ باکیفیت، بهتر از ارسال هرروزه‌ی مطالب بی‌کیفیت است.
در وبلاگ نویسی به ویژه درصورتی‌که نظرات و نوشته‌های دیگران را اشتراک‌گذاری می‌کنید، امکان نقض کپی رایت (قانون مالکیت معنوی) وجود دارد. همیشه از اصالت مطلب‌تان اطمینان حاصل کنید و منابع خود را (کتاب، مجله، نقل قول‌ها، مقاله یا سایت‌های اینترنتی) را با دقت ذکر کنید.
پیش از آغاز
در این مرحله احتمالا از فرصت‌هایی که یک وبلاگ پیش روی‌تان می‌گذارد، هیجان‌زده خواهید بود. اما فراموش نکنید که نوشتن و نگهداری وبلاگ زمان و انرژی زیادی لازم دارد، پس نکته‌های زیر را در نظر بگیرید:
۱. اهداف را تعیین کنید
نخست مشخص کنید هدف‌تان از نوشتن وبلاگ و انتشار آن چیست. چرا اقدام به این کار کردید؟ هدف نهایی‌تان چیست؟ پشت هر وبلاگ موفقی اهداف تعریف‌شده و روشنی وجود دارد. برای وبلاگ‌تان یک سند مأموریت بنویسید.
ماه‌ها یا سال‌ها طول می‌کشد تا وبلاگ‌تان بازگشت مالی داشته باشد، بنابراین معمولا بهتر است از آن به عنوان ابزاری برای آموزش یا تقویت‌کننده‌ی شرایط حرفه‌ای استفاده کنید. ممکن است وبلاگ نویسی با هدف یادگیری، منفعت مستقیمی نداشته باشد اما با ایجاد شبکه یا پیشرفت‌های حرفه‌ای باعث افزایش فرصت‌های درآمدزایی می‌شود.
۲. اجازه بگیرید
شاید لازم باشد برای این کار از رئیس‌تان اجازه بگیرید، به ویژه اگر مایلید درباره‌ی موضوعات مربوط به شرکت یا فعالیت‌هایش بنویسید.
برای بازخوردهای انتقادآمیز و نگرانی افراد یا شرکت‌ها آماده باشید، البته در سوی دیگر ممکن است شرکت‌تان از این کار استقبال کند و حتی در سایت رسمی‌اش به وبلاگ‌تان لینک بدهد.
۳. بازارتان را پیدا کنید
سبک و لحن وبلاگ باید بازتابی از نیازها و علاقه‌مندی‌های مخاطبان هدف‌تان باشد. چه کسانی را هدف گرفته‌اید؟ سطح سواد و دیگر ویژگی‌های آنها چیست؟
برای تعیین روش‌های ترویج و تبلیغ وبلاگ‌تان استراتژی بازاریابی تهیه کنید. با بخش بندی بازار مخاطبان بالقوه‌تان را به گروه‌های مختلف بخش‌بندی کنید، سپس بخشی را که می‌خواهید مخاطب قرار دهید و بهترین روش ها برای برقراری ارتباط با آنها را انتخاب کنید. کاری کنید مطالب وبلاگ برای آنها ارزشمند و جذاب باشد.
۴. مهارت‌های نوشتاری‌تان را تقویت کنید
کیفیت محتوا تأثیر قابل توجهی بر اعتبارتان دارد بنابراین باید مطالبی روشن و خوشایند بنویسید که برای خواننده‌هایتان قابلِ‌فهم باشد.
برای بهبود مهارت‌های نوشتاری می‌توانید از این مقاله‌ی «استراتژی نوشتن مقدمه مقاله» برای اطمینان از اثرگذاری و ساختار مقدمه یک نوشته استفاده کنید.
وبلاگ‌نویسی با نوشتن متن‌های سنتی تفاوت زیادی دارد. فراموش نکنید که در فضای اینترنت تصویر و زیبایی‌های ظاهری اهمیت بسیاری دارد و خوانندگان معمولا پس از یک مرور کلی و سریع که معمولا بر اساس ظاهر شکل می‌گیرد، درباره‌ی مطالعه‌ی عمیق مطلبی تصمیم گیری می‌کنند.
از تیتر‌های درشت و زیرتیترها برای برجسته کردن نکات مهم و برای افزایش جذابیت داستان‌تان از عکس و ویدئو استفاده کنید. بهتر است از جمله‌ها و بندهای کوتاه استفاده کنید و برای اطمینان از اینکه نوشته‌تان برای همه قابلِ‌فهم است، از عبارت‌های تخصصی اجتناب کنید.
همیشه مخاطبان را در نظر بگیرید. خوانندگان به دلیل جذابیتی که عنوان محتوا دارد روی آن کلیک می‌کنند پس کاملا روی موضوعی که ادعای صحبت درباره‌ی آن را کرده‌اید تمرکز کنید. اگر می‌خواهید درباره‌ی موضوعات مرتبط دیگر صحبت کنید، در پست‌های جداگانه درباره‌ی آنها بنویسید و در هر یک به دیگری لینک بدهید. با این کار به خواننده امکان می‌دهید که در صورت تمایل، این موضوعات را برای مطالعه انتخاب کند.
عنوان مطلب که به شدت در جلب نظر مخاطب مؤثر است، هم باید کوتاه باشد و هم شامل اطلاعات مفید. عنوان باید خیلی خلاصه بگوید مطلب درباره‌ی چیست و به علاوه به اندازه‌ای ترغیب‌کننده باشد که خواننده را به مطالعه‌ی محتوا وادار کند.
۵. برای نوشتن و ارسال مطالب زمان‌بندی داشته باشید
وبلاگ نویسان موفق به طور منظم مطالب جدید منتشر می‌کنند. این کار برای اینکه حرفه‌ای بودن‌تان را اثبات کنید و همچنین برای راضی نگه داشتن خوانندگان لازم است. نوشتنِ گاه‌وبی‌گاه باعث می‌شود وبلاگ‌تان قدیمی و دور از مسائل روز به نظر برسد که منجر به از دست دادن خوانندگان‌تان می‌شود.
می‌توانید هر زمان که وقت دارید مطالب گوناگونی درباره‌ی موضوعات مختلف بنویسید و سپس در زمان‌بندی تعیین شده آنها را منتشر کنید. با این روش و بهره‌گیری از وقت‌های آزادتان، برای روزهایی که سرتان شلوغ است مطلب آماده در اختیار خواهید داشت.
برای نوشتن، نگهداری و ارتقای وبلاگ‌تان دستِ‌کم چندین ساعت را در هفته باید به وبلاگ‌تان اختصاص بدهید، پس بهتر است مطمئن شوید که وقت و انرژی کافی برای این کار دارید. همان‌طور که گفتیم وبلاگ ابزاری برای توسعه و ارتقای مسیر حرفه‌ای‌تان است پس به طور منظم زمانی را برای آن در نظر بگیرید.
۶. لحن مناسب را پیدا کنید
به عنوان وبلاگ نویس باید به خوانندگان مطالب جدید و ارزشمند ارائه کنید، بنابراین نسبت به موضوعی که برای بحث انتخاب می‌کنید حساس باشید. وبلاگ‌های رقبا را بررسی و به روش‌هایی که حرف‌تان را برجسته‌تر کرده و بیشتر در دیدرس قرار می‌دهند فکر کنید.
با اینکه وبلاگ‌تان جدی و دارای موضوعات حرفه‌ای است باید به گونه‌ای آن را شخصی، سرگرم‌کننده و جذاب کنید که خواهان داشته باشد. پژوهشی در سال ۲۰۰۹ نشان داد که در میان گذاشتن مسائل شخصی، سرمایه‌ی اجتماعی وبلاگ نویس‌ها را افزایش داده و موجب تقویت حس رضایت و کیفیت ارتباط با مخاطبان می‌شود. به اشتراک گذاشتن افکار و احساسات باعث ایجاد و تقویت روابط می‌شود اما فراموش نکنید که باید بین لحن خودمانی و لحن حرفه‌ای توازن برقرار کنید.
۷. از شبکه‌های اجتماعی استفاده کنید
یکی از مؤثرترین ابزارها برای تبلیغ وبلاگ‌تان، استفاده از شبکه های اجتماعی است. برای اشتراک گذاری مطالب‌تان و همچنین ارتباط با دیگر کارشناسان در صنعت یا زمینه‌ی کاری‌تان می‌توانید از سایت‌هایی مانند لینکدین، توییتر و فیسبوک استفاده کنید.
در گام بعدی، امکان ارسال خبرنامه‌ها را در فواصل زمانی معین با ثبتِ‌نام و اشتراک آسان فراهم کنید. خبرنامه‌ها ممکن است شامل عنوان مطالب جدید یا خلاصه و گلچینی از مطالب اخیر باشند.
می‌توانید از شبکه افرادی که می‌شناسید برای دیده شدن وبلاگ‌تان استفاده کنید؛ برای وبلاگ‌های دیگر به طور افتخاری مطلب بنویسید و از وبلاگ نویسان دیگر بخواهید برای وبلاگ شما به عنوان نویسنده‌ی مهمان مطلب بنویسند. همچنین برای مطالب دیگران نظرهای مفید و هوشمندانه بنویسید؛ با این کار پس از مدتی نویسندگان این مطالب با مراجعه به وبلاگ‌تان کار شما را جبران خواهند کرد. (اما به خاطر داشته باشید که از تبلیغ مستقیم وبلاگ‌تان در قسمت نظرات وبلاگ دیگران اجتناب کنید.)
نکته:
برای ایجاد وبلاگ می‌توانید از خدمات‌دهندگان مختلفی مانند WordPress یا Blogger استفاده کنید. این پلت‌فرم‌ها که کار با آنها حتی بدون داشتن مهارت‌های فنی آسان است، رایگان هستند. دامنه‌ی اینترنتی اختصاصی باعث افزایش اعتبارتان می‌شود بنابراین بررسی کنید که آیا نرم‌افزار خدمات وبلاگی که استفاده می‌کنید چنین امکانی را به شما می‌دهد یا خیر.
منبع: 1