موفقیت در کار؛ ۱۰ توصیه برای اینکه در کارتان پیشرفت کنید
وقتی از دانشگاه فارغ‌التحصیل می‌شوید و شغلی پیدا می‌کنید، نگرانی بعدی شما موفقیت در کسب و کار و حرفه‌ای است که انتخاب می‌کنید. با توجه به رقابتی شدن دنیای امروز، دانستن این موضوع بر همه‌ی ما واجب است که داشتن عملکرد حرفه‌ای خوب و پیشرفت شغلی از هر زمان دیگری اهمیت بیشتری پیدا کرده است. در این مقاله ۱۰ توصیه مهم برای رسیدن به موفقیت در کار را معرفی می‌کنیم.
۱. ابتکار و نوآوری داشته باشید
امروزه نیازها و شرایط لازم برای موفقیت در دنیای کسب و کار، رشد و تغییر بسیار زیادی کرده است و شرکت‌ها نیازمند افرادی هستند که از خطر کردن واهمه‌ای ندارند و دست به ابتکار و نوآوری می‌زنند. در چشم‌انداز حرفه‌ای رقابتی امروز، کارفرمایان به‌دنبال افرادی هستند که ایده‌های تازه‌ای را مطرح می‌کنند، ابتکار و نوآوری دارند، پروژه‌های جدیدی را شروع می‌کنند، راه‌حل‌های جدیدی ارائه می‌دهند و فرصت‌های تازه‌ای را برای شرکت ایجاد می‌کنند.
۲. خودتان عملکردتان را ارزیابی کنید
یکی از بهترین راه‌های رسیدن به موفقیت در کار این است که همواره عملکردتان را ارزیابی کنید. منتظر ارزیابی سالانه‌ی خود نباشید و این کار را خودتان انجام بدهید. یکی از راه‌های انجام این کار تعیین اهدافی قابل سنجش و مشخص و تنظیم جدول زمانی برای رسیدن به آنهاست. وقتی تازه مشغول‌به کاری شده‌اید، اهداف کوتاه‌مدتی را برای خود مشخص کنید. برای رسیدن به این اهداف، برنامه‌ی دقیق و کاملی داشته باشید.
وظایف خود را به وظایف هفتگی یا حتی روزانه تقسیم کنید. در پایان هفته، با پر کردن فرم کوچکی، به‌راحتی می‌توانید بررسی کنید که در کجای مسیر قرار دارید و آیا لازم است استراتژی خود را تغییر دهید، یا نیازی به این کار نیست. حتی در مقطعی می‌توانید گزارش عملکردتان را به مدیران‌تان ارائه دهید تا میزان پیشرفت خود را به آنها نشان دهید. این کار به مدیران نشان می‌دهد که شما اهمیت خودارزیابی همیشگی و پیشرفت را درک کرده‌اید.
۳. همیشه آماده‌ی یادگیری باشید
برای موفقیت در کار باید مشتاق یادگیری باشید. فرقی نمی‌کند در کدام دانشگاه تحصیل کرده‌اید یا چه نمره‌هایی گرفته‌اید؛ چون زندگی حرفه‌ای با دانشگاه تفاوت بسیار زیادی دارد. هر روز آمادگی پرسیدن یک میلیون سؤال را درمورد کارهایی که انجام می‌دهید، داشته باشید. شاید روزها طول بکشد تا بر انجام وظایف خود در شغل جدیدتان تسلط پیدا کنید، پس به مدیران نشان بدهید که قابلیت بهبود و اصلاح خود را دارید، به همه‌چیز توجه می‌کنید و همیشه مشتاق یادگیری چیزهای جدید هستید.
۴. نیازها را پیش‌بینی کنید
برای موفقیت در کار جدید و رسیدن به پیشرفت شغلی باید از نیازهای شغلی مدیرتان به‌خوبی آگاه باشید. همیشه یک گام جلوتر از رئیس‌تان باشید و از خودتان بپرسید: «اگر من به‌جای رئیس بودم می‌خواستم که در مرحله‌ی بعد چه کاری انجام شود؟» با انجام مؤثر و به‌موقع کارها، پیش از اینکه از شما خواسته شود، به مدیران‌تان نشان می‌دهید که ذهنیت و نگرش مثبتی دارید و کارمند زرنگ و فعالی هستید.
۵. به‌خوبی ارتباط برقرار کنید
برقرای ارتباط کلید موفقیت هر کارمند و سازمانی است. اگر مدیر از شما بخواهد که گزارش وضعیت (status report) را به او ارائه دهید، آماده کردن و ارائه دادن این گزارش تنها کاری نیست که می‌توانید انجام بدهید. شما باید به‌طور فعال با او ارتباط برقرار کنید و به او اطلاع دهید که چه زمانی کاری را انجام می‌دهید و پس از انجام وظیفه‌ی خود، به‌سراغ کارهایی بروید که باید در مرحله‌ی بعدی انجام شود.
۶. اهدافی را برای خود مشخص کنید
فراموش نکنید که شما برای «سخت کار کردن» یا «مشغول بودن» حقوق نمی‌گیرید. در پایان روز آنچه برای کارفرمای شما اهمیت دارد، این است که شما چه کمکی به تحقق اهداف و رسالت کوتاه‌مدت و بلندمدت شرکت کرده‌اید. بنابراین همیشه به‌یاد داشته باشید که شما برای کمک در رسیدن به هدف مشخصی حقوق می‌گیرید که به‌طور چشمگیری بر عملکرد، رسالت و چشم‌انداز کلی شرکت تأثیر می‌گذارند. در هر کجای نردبان شرکت که قرار داشته باشید، نگرش و ذهنیت هدف‌گرا به شما کمک می‌کند تا به موفقیت شغلی برسید.
۷. حرف نزنید، عمل کنید
این اصل را همواره در تعاملات و رفتارهای خود در محل کار به‌خاطر داشته باشید که ارزش عمل کردن بیشتر از صرفا حرف زدن است. به‌جای لاف زدن درمورد کارهایی که می‌توانید انجام بدهید (و سپس انجام ندادن آنها) در عمل به مدیران نشان دهید که چه توانایی‌هایی دارید.
۸. اعتماد دیگران را به‌دست بیاورید
جلب اعتماد دیگران یکی از مهمترین نکات برای موفقیت هنگام پذیرفتن شغل جدید است. این طور به قضیه نگاه کنید که هر چقدر سریع‌تر اعتماد رئیس‌تان را به خود جلب کنید، او نیز نگرانی‌های کمتری خواهد داشت و می‌تواند برای تمرکز بر سایر موضوعات و مسائل مهم، زمان بیشتری داشته باشد. اگر رئیس، شما را فرد مطمئنی بداند، وظایف بیشتری را به شما محول می‌کند. همیشه به مهلت‌های مشخص‌شده برای انجام کارها پایبند باشید و کارها را به‌موقع تمام کنید و به قول‌هایتان عمل کنید. عمل به تمام تعهدات‌تان (هرچقدر هم که دشوار به‌نظر برسد)، به‌ویژه در اوایل ارتباط با رئیس‌تان، بسیار مهم است.
۹. راه‌حل ارائه دهید
هر کارمندی می‌تواند مشکلات خود را مشکلات مدیر خود بداند، ولی شما باید ارائه‌دهنده‌ی راه‌حل باشید نه ایجادکننده‌ی مشکل. کارمندان عالی کسانی هستند که مشکلات را حل می‌کنند. اگر درمورد مشکلی که مربوط به کار یا اداره‌ی شماست، اختیارات لازم برای دادن حکم و رأی نهایی را ندارید، می‌توانید راه‌حل‌هایی به رئیس خود پیشنهاد دهید و تا جایی که می‌توانید و از صمیم قلب برای حل آن مشکل تلاش کنید.
۱۰. مهربان و دلسوز باشید
برای اینکه به‌عنوان کارمند خوب و نمونه‌ای شناخته شوید، باید دلسوز باشید و این مسئله را درک کنید که مدیران و همکاران‌تان تمام تلاش خود را می‌کنند. بداخلاقی و شکایت همیشگی از اینکه چقدر کار می‌کنید، هیچ فایده‌ای نخواهد داشت. در پایان روز، هر کسی وظایف خود را که بابتش حقوق می‌گیرد، انجام خواهد داد.
حرف آخر
بسیاری از این ویژگی‌ها و رفتارهایی که در موفقیت شغلی شما مؤثر هستند، در رهبران بزرگ نیز وجود دارند. با درنظر داشتن این ۱۰ نکته‌ی مهم برای موفقیت در کار می‌توانید در مسیر رسیدن به بزرگی و عظمت واقعی قرار بگیرید و به اهداف شغلی نهایی خود برسید.
چطور ایمیل تأثیرگذارتری بنویسیم؟
ایمیل کاربرد گسترده‌ای در ارتباطات و تعاملات کاری دارد؛ اما در سال ۲۰۱۳، تحقیقات نشان داد که ۴۶ درصد از نیروی کار حرفه‌ای در مواجهه با ایمیل‌ها دچار سردرگمی، اضطراب و حالت‌های منفی دیگر می‌شوند.
البته روش‌هایی برای اجتناب از این شرایط نامطلوب وجود دارد؛ روش‌هایی که به شما کمک می‌کنند نتیجه‌ی دلخواه‌تان را از ایمیل ارسالی بگیرید. در این مقاله روش‌هایی برای اطمینان از اینکه ایمیل‌تان واضح، سرراست و تأثیرگذار است، ارائه می‌شود.
نوشتن ایمیل تأثیرگذار
کارکنان دفتری به طور متوسط روزی ۸۰ ایمیل دریافت می‌کنند. با این حجم از نامه‌ها، ممکن است پیام‌های شخصی به چشم نیایند. برای اینکه ایمیل‌هایتان دیده و خوانده شوند، سعی کنید توصیه‌های زیر را به کار بگیرید.
۱. در ایمیل‌هایتان به اندازه صحبت کنید
ایمیل به خودی خود یکی از دلایل ایجاد اضطراب و استرس در محیط کار است. بنابراین پیش از آغاز نوشتن ایمیل به این فکر کنید که «آیا تهیه و ارسال این نامه واقعا ضروری است؟» مثلا در مواردی که نیاز به پرسش و پاسخ پیوسته و بحث پیرامون موضوع است، استفاده از تلفن یا پیام‌رسانِ فوری جایگزین بهتری است.
در عین حال، ایمیل همیشه آن‌طور که انتظار داریم، امن نیست. مثلا در موارد بسیاری افراد ایمیل‌ها را بدون توجه به مکالمه‌های پیشین و پاک کردن آنها، به دیگران ارسال می‌کنند. بنابراین از نوشتن اطالاعات شخصی و مهم یا هر اطلاعات دیگری که مایل به افشای آنها در محیط کار نیستید، خودداری کنید.
در صورت امکان خبرهای بد را رودررو به دیگران اطلاع بدهید. با این کار امکان همدلی، همراهی و درک متقابل فراهم می‌شود؛ همچنین در صورتی که برداشت اشتباهی از پیام‌تان ایجاد شود امکان توضیح و جبران را خواهید داشت.
۲. از قسمت موضوع بهترین بهره را ببرید
خالی گذاشتن سطر موضوع، احتمال رد شدن از ایمیل مربوطه یا اسپم شمردن آن را افزایش می‌دهد؛ بنابراین از به کار بردن چند کلمه‌ی مناسب برای آگاه کردن مخاطب از محتوای نامه، غفلت نکنید.
تیتر روزنامه دو کارکرد مهم دارد؛ توجه خواننده را جلب می‌کند و چکیده‌ای از کل مطلب است که به شما کمک می‌کند برای خواندن یا نخواندن آن تصمیم گیری کنید. موضوع ایمیل هم کارکرد مشابهی دارد. اگر به طور پیوسته و منظم درباره‌ی موضوع خاصی ایمیل می‌فرستید، بهتر است در سطر موضوع تاریخ را هم ذکر کنید. اگر خواهان پاسخ به ایمیل‌تان هستید، می‌توانید درخواست پاسخ را در موضوع مطرح کنید مثلا بنویسید: «لطفا تا پایان هفته پاسخ خود را ارسال کنید.»
موضوعی که به خوبی انتخاب و بیان شده باشد، بدون نیاز به خواندن محتوای ایمیل، مخاطب را از اطلاعات مهم موجود در آن آگاه می‌کند. به مثال زیر که هدفش یادآوری یک جلسه است توجه کنید.
اگر پیام‌تان آن‌قدر کوتاه است که سطر موضوع برای آن کافی است، برای نشان دادن اینکه نیازی به خواندن محتوا نیست عبارت «پایان پیام» را در موضوع ذکر کنید.
۳. پیام‌هایتان را روشن و خلاصه بیان کنید
مانند نامه‌های رسمی رایج، ایمیل هم باید روشن، واضح و کوتاه باشد. محتوای اصلی ایمیل باید سرراست، حاوی اطلاعات سودمند و شامل اطلاعات لازم و مرتبط باشد. مقاله‌ی مهارت های نوشتاری راهنمای خوبی برای ایجاد ارتباطی شفاف است.
ارسال ایمیل هزینه‌ای ندارد پس اگر لازم است درباره‌ی چندین موضوع صحبت کنید، برای هر موضوع ایمیلی جداگانه تهیه و ارسال کنید. با این روش پیام شما روشن‌تر و دقیق‌تر، و پیگیری و پاسخ‌دهی به موضوعات به طور جداگانه ساده‌تر خواهد بود.
برقراری تعادل در این زمینه مهم است. شما قطعا نمی‌خواهید افراد را با انبوه ایمیل‌های خود بمباران کنید، به علاوه گردآوری نکته‌های مرتبط و پیوسته در یک ایمیل، منطقی است. در چنین موقعیتی سادگی را فراموش نکنید، با شماره‌گذاری و نشانه‌گذاری بندهای نامه یا بخش‌بندی اطلاعات، خواندن و فهم محتوای نامه ساده‌تر می‌شود. اگر افراد به آسانی از خواسته‌ی شما آگاه شوند، احتمال انجام آن خواسته بیشتر خواهد شد.
۴. مؤدبانه بنویسید
بیشترِ مردم فکر می‌کنند که لزومی ندارد متن ایمیل به اندازه‌ی نامه‌های کاری رایج، رسمی باشد. اما متن پیامی که می‌فرستید بازتابی از حرفه ای گری، ارزش‌ها و توجه‌تان به جزئیات است بنابراین میزان معینی از تشریفات لازم است.
به جز زمان‌هایی که با مخاطب‌تان رابطه‌ای صمیمانه دارید، از کاربرد لحن غیررسمی، واژگان عامیانه، اصطلاحات تخصصی و مخفف‌های نابه‌جا اجتناب کنید. ممکن است استفاده از صورتک‌ها و شکلک‌ها کارتان را در انتقال پیام آسان‌تر کند اما تنها در صورتی از آنها استفاده کنید که مخاطب‌تان را به خوبی می‌شناسید.
در پایان متن پیام‌تان از عبارت‌هایی مانند «با احترام»، «با سپاس» و… استفاده کنید.
همیشه لحن مؤدبانه داشته باشید زیرا ممکن است دریافت‌کننده‌ی ایمیل آن را چاپ کند و در اختیار دیگران بگذارد.
۵. لحن مناسب را پیدا کنید
در ملاقات رودررو از زبان بدن، بلندی صدا و حالت‌های چهره‌ی طرف مقابل برای ارزیابی احساس او کمک می‌گیریم. در هنگام تهیه‌ی ایمیل چنین اطلاعاتی را در اختیار نداریم و نمی‌توانیم تشخیص بدهیم که آیا فرد برداشت درستی از پیام ما داشته است یا نه.
ممکن است انتخاب واژه‌ها، طول جمله‌ها و نشان‌گذاری نگارشی شما به سادگی موجب کج‌فهمی شود! به مثال زیر توجه کنید.
متن پیام‌تان را بررسی و با خود فکر کنید که ایمیل‌تان چه «احساسی» را القا می‌کند. اگر امکان برداشت اشتباه از احساسات و خواسته‌هایتان وجود دارد، از عبارت‌ها و واژه‌های سرراست‌تر و بدون ابهام استفاده کنید.
۶. ویرایش را فراموش نکنید
در پایان و پیش از فشردن دکمه «ارسال»، ایمیل‌تان را مرور و اشتباهات املایی، دستوری یا نگارشی را اصلاح کنید. ایمیل هم مانند لباس و ظاهرتان، نشانه‌ای از میزان حرفه‌ای بودن شماست؛ پس وجود اشتباهات تایپی در آن هیچ صورتِ خوشی ندارد.
به طول نامه و میزان محتوای آن توجه کنید. افراد ایمیل‌های کوتاه را به ایمیل‌های بلند ترجیح می‌دهند. بنابراین مطمئن شوید که ایمیل‌تان را تا جایی که ممکن است و بدون حذف اطلاعات ضروری خلاصه کرده‌اید.
منبع: