اختیاری یا اجباری بودن ثبت اسناد: مواد ۴۶، ۴۷ و ۴۸ قانون ثبت ضمن اعلام اصل اختیاری بودن ثبت اسناد، موارد اجباری بودن ثبت اسناد و ضمانت اجرای آن را اعلام کرده است. که به لحاظ اهمیت این مواد باید مطالعه شود.( همچنین مواد ۲۱ و ۲۲ قانون ثبت)
ماده ۴۶ قانون ثبت اسناد و املاک:ثبت اسناد، اختیاری است مگر در موارد ذیل:
۱- کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع املاکی که قبلاً در دفتر املاک ثبت شده باشد.
۲- کلیه معاملات راجع به حقوقی که قبلاً در دفتر املاک ثبت شده است.
مفهوم:ثبت آن اسنادی اختیاری است که قبلاً در دفتر املاک ثبت نشده باشد.
ماده ۴۷ قانون ثبت اسناد و املاک:
در نقاطی که اداره ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی موجود بوده و وزارت عدلیه مقتضی بداند ثبت اسناد ذیل اجباری است:
۱- کلیه عقود و معاملات راجعه به عین یا منافع اموال غیرمنقوله که در دفتر املاک ثبت نشده.
۲- صلحنامه و هبهنامه و شرکتنامه.
ماده ۴۸ قانون ثبت اسناد و املاک:سندی که مطابق مواد فوق باید به ثبت برسد. و به ثبت نرسیده، در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد.
ماده ۲۱ قانون ثبت اسناد و املاک:پس از اتمام عملیات مقدماتی ثبت، ملک در دفتر املاک ثبت شده. و سند مالکیت مطابق ثبت دفتر املاک داده میشود.
ماده ۲۲ قانون ثبت اسناد و املاک:
همین که ملکی مطابق قانون در دفتر املاک به ثبت رسید دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت شده و یا کسی که ملک مزبور به او منتقل گردیده و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده یا اینکه ملک مزبور از مالک رسمی ارثاً به او رسیده باشد مالک خواهد شناخت.
در مورد ارث هم ملک وقتی در دفتر املاک به اسم وارث ثبت میشود که وراثت و انحصار آنها محرز و در سهمالارث بین آنها توافق بوده و یا در صورت اختلاف، حکم نهایی در آن باب صادر شده باشد.
تبصره – حکم نهایی عبارت از حکمی است که به واسطهٔ طی مراحل قانونی و یا به واسطهٔ انقضای مدت اعتراض و استیناف و تمیز دعوایی که حکم در آن موضوع صادر شده از دعاوی مختومه محسوب شود.
آثار ثبت اسناد:
قانون برای اسنادی که برابر قانون تنظیم شده اعتبار خاصی قائل است و تا زمانی که خلاف آن ثابت نشود آن اسناد معتبر است.
۱.تمام محتویات، امضائات سند رسمی معتبراند؛ منظور از محتویات سند آن عبارات، اثر انگشت و امضا هایی است که در آن قید شده است .و باسد معتبر و صحت انتساب آنها باید محرز فرض شود.
۲.معتبر بودن تمام مندرجات سند رسمی؛ منظور از مندرجات مفاد عباراتی است که در سند قید می شود. و کسی که قبول کرده این اعتبارات متعلق به آن است مگر اینکه جعل شده باشد.
ماده ۷۰ قانون ثبت اسناد و املاک:
سندی که مطابق قوانین به ثبت رسید ه رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرجه در آن معتبر خواهد بود مگر اینکه مجعولیت آن سند ثابت شود.
انکار مندرجات اسناد رسمی راجع به اخذ تمام یا قسمتی از وجه یا مال و یا تعهد به تادیه وجه یا تسلیم مال مسموع نیست. مامورین قضایی یا اداری که از راه حقوقی یا جزایی انکار فوق را مورد رسیدگی قرار دا ده و یا به نحوی از انحا مندرجات سند رسمی را در خصوص رسید وجه یا مال یا تعهد به تادیه وجه یا تسلیم مال معتبر ندانند به شش ماه تا یک سال انفصال موقت محکوم خواهند شد. (اصلاحی مصوب ۱۳۱۲)
تبصره – هرگاه کسی که به موجب سند رسمی اقرار به اخذ وجه یا مالی کرده یا تادیه وجه یا تسلیم مالی را تعهد نموده، مدعی شود که اقرار یا تعهد او در مقابل سند رسمی یا عادی یا حواله یا برات یا چک یا، فتهطلبی بوده است که طرف معامله به او داده و آن تعهد انجام نشده و یا حواله یا برات یا چک یا سفته طلب پرداخت نگردیده است این دعوا قابل رسیدگی خواهد بود.
۳.قابل اثبات نبودن دعوای مخالف مندرجات سند رسمی به وسیله امارات قضایی؛
نمیشود با اماره قضایی گفت این مندرجات ایراد دارد یا خلاف آن ثابت شود. این اماره تاب و توان مقابله با مندرجات سند رسمی را نخواهد داشت.
۴.معتبر بودن سند رسمی در مقابل اشخاص ثالث؛ یکی از تفاوت های سند رسمی و سند عادی همین است.
۵.اسناد رسمی لازم الاجرا هستند؛ ماده ۹۲ قانون ثبت ،در دفتر صدور سند رسمی بدون نیاز به مراجعه به محکمه اجراییه صادر شود.
۶.در خصوص دعاوی مستند به اسناد رسمی سپردن خسارت احتمالی برای تامین خواسته لازم نیست
۷.نمی توان گفت به دلیل اینکه سند در دهههای قبل صادر شده امکان صدور اجراییه بر روی سند نیست؛امکان صدور اجرایی بر روی سند رسمی در هر زمان وجود دارد. ۸.چنانچه رای داور مبنی بر بی اعتباری و بطلان مندرجات سند رسمی صادر شده باشد فاقد اعتبار است؛ رای داور تاب و توان بی اعتبار بودن سند را ندارد.
وظایف قانونی سردفتران و دفتریاران در امر تنظیم و ثبت اسناد:
سردفتران اسناد رسمی و دفتریاران توسط رئیس سازمان پس از آزمون علمی و اختبار انتخاب میشوند. و مسئول کلیه امور دفترخانه شناخته می شود؛ مسئول اموری است که قانوناً به آن محول شده است وقتی سردفتر شخصاً مسئول است، مسئولیت او انفرادی است؛ وقتی دفتریار و سردفتر مسئولیت تضامنی در کار داشته باشند؛ چنانچه با اشکال، اشتباه قصور و تقصیر هرکدام یا هر دو یا کارمندهای دفترخانه عملی انجام دهند که موجب ورود خسارت به به برخی شود به موجب قانون( ماده ۲۲ و ۲۳) مسئولیت مدنی دارند.
وظایف دفتر یار یا به موجب قانون است یا به وسیله سردفتر به وی محول شد ه است.
مطابق ماده ۲۹ قانون ثبت هر دو مکلف به رعایت نظامات مقرر شد ه قوه قضاییه هستند و هر دو باید نظم عمومی و اخلاق حسنه را رعایت کنند .
وظایف قانونی سردفتر و دفتریار به دو صورت ۱. فعل ۱. ترک فعل است ؛
که فعل، الزام آنها به تنظیم و ثبت اسناد است و؛ ترک فعل، ناظر به موارد ممنوعیت قانونی مسئولین دفاتر نسبت به تنظیم اسناد است.
با توجه به اصل تنظیم سند از جانب مسئولین دفاتر اول موارد ممنوعیت به عنوان استثنا مورد بررسی قرار می گیرد.
ممنوعیت های قانونی سردفتران و دفتریاران نسبت به تنظیم و ثبت اسناد:
هرچند وظیفه اصلی سردفتران و دفتر یاران تنظیم و ثبت سند است ولی قانونگذار در بعضی موارد به دلیل حفظ بی طرفی و بی نظری و به منظور رعایت نظم عمومی و اخلاق حسنه و یا از باب احتیاط آن را از تنظیم و ثبت سند در دفترخانه های که مسئولیت دارند منع کرده است.
سردفتر باید از تنظیم سند این اشخاص دوری کند:
۱.سند مربوط به شخص سردفتر یا دفتریار یا به عبارتی سردفتر یا دفتریار در سند ذینفع باشند.
۲.تنظیم سند برای کسانی که تحت ولایت ، وصایت و قیمومیت سردفتر هستند.
۳.تنظیم سند برای کسانی که با سردفتر یا دفتریار قرابت سببی و نسبی تا درجه چهار از طبقه ۳ دارند.
۴.تنظیم سند برای خدمه سردفتر و دفتریار
قانونگذار در مواردی که دفترخانه منحصر به فرد بوده و در آن شهر و محل دفترخانه دیگری وجود نداشته. برای اینکه مردم در عسر و حرج نباشند قانون اجازه دا ده است تا سند را با حضور نماینده دادگاه آن محل دفترخانه با توضیح مراتب در ذیل سند در همان دفترخانه تنظیم و ثبت کنند.( ماده ۳۱ قانون سردفتران اسناد رسمی و ماده ۵۳)
۵.ممنوعیت ثبت اسناد مخالف قانون با نظم عمومی و اخلاق حسنه؛
سردفتر و دفتریار در تنظیم و ثبت اسناد در چهارچوب مقررات حاکم عمل کنند و از تنظیم و ثبت اسناد راجع به معاملاتی که مفاد آن با قوانین موضوعه مملکتی مخالف صریح دارد اجتناب کند ؛به طور مثال موضوع معامله خرید و فروش مشروبات الکلی یا مواد مخدر است( ماده ۶۰ قانون ثبت )
معاملاتی که بر خلاف نظم عمومی و اخلاق حسنه باشد به لحاظ مغایرت با قانون اعتبار ندارد (ماده ۳۰ قانون ثبت)
۶. ممنوعیت ثبت اسناد برای اشخاص فاقد اهلیت و هویت ؛ سردفتر و دفتریار نباید معاملات اشخاص محجور را ثبت کنند، اگر در صورت عدم تشخیص یکی از موارد حجر یعنی صغیر بودن، ملاک شناسنامه شخص است . ولی در خصوص جنون اصل بر افاقه است، یعنی سالم بودن_ مجنون نبودن (ماده ۷۲ قانون دفاتر اسناد رسمی و ماده ۵۷ قانون ثبت )
منظور قانونگذار از اهلیت، اهلیت استیفا است.
به عبارت دیگر متعامل باید به درجه ای از رشد و آگاهی برسد که قادر به تشخیص مصلحت در خصوص اعمال خود باشد.
۷.ممنوعیت ثبت معاملات قیمین صغار و محجورین بدون اجازه کتبی دادستان؛ اشخاص غیر رشید و محجور به دلیل این که اهلیت استیفا ندارند نمیتوانند شخصاً مبادرت به انجام معامله بکند و در نتیجه تنظیم و ثبت سند برای آنها منع قانونی دارد. بنابراین برای این دسته از اشخاص چنانچه فاقد ولی خاص باشند توسط دادگاه صلاحیت دار سرپرست قانونی تعیین خواهد شد و اگر قیم بخواهد برای مولی علیه خود معاملاتی انجام دهد و آن را در دفتر اسناد رسمی به ثبت برساند ، ثبت این قبیل اسناد نیاز به اجازه کتبی دادستان یا قائم مقام آن دارد (ماده ۲۲ آیین نامه)
۸.ممنوعیت تسجیل اسناد غیررسمی؛ مسئولین دفتر نمیتوانند اسناد غیررسمی اصحاب سند را به طور رسمی تسجیل کنند. تسجیل در لغت به معنی تصدیق کردن از نظر ثبتی یعنی اینکه سردفتر نوشته های عادی را در قالب یک سند رسمی در نظر بگیرد یا آن عبارات را داخل یک سند رسمی که شماره دارد بیاورد و بخواهد آن را یک اثر رسمی دهد.
9. ممنوعیت ثبت معاملات غیر منقول افرادی که تابعیت ایران را ترک کردهاند.
ضوابط مربوط به تنظیم و ثبت اسناد:
همانطور که در بحث ثبت املاک بیان شد ثبت املاک عبارت است از انعکاس وضعیت ثبتی اموال غیرمنقول قابل تملک و قابل ثبت با رعایت تشریفات مقرر قانونی در دفتر املاک و صدور سند مالکیت و تسلیم آن به ذینفع از طرف اداره ثبت.
در بحث ثبت املاک با ملکی که عینیت دارد و وجود خارجی دارد مواجه هستیم ولی در ثبت اسناد با سندی که از قبل وجود داشته باشد مواجه نیستیم به عبارت دیگر مردم برای تنظیم اسناد رسمی به دفترخانه مراجعه می کنند ، همراه با خود سند ندارند بلکه آنچه وجود دارد تاسیس یک رابطه حقوقی ایجاد شدهای است که میتوانیم بر آن آثار حقوقی مترتب کنیم و آن را به صورت تنظیم سند بر اساس مقررات به ثبت برسانیم و آن را به ذینفع تحویل دهیم. به سخن دیگر دفتر در آن واحد وظیفه تنظیم سند و ثبت آن را به موازات هم عهده دارد.
در نتیجه میتوانیم اسناد رسمی را با توجه به وجوه مشترکشان به سه بحث عمده؛
اسناد مربوط به معاملات و قراردادهای ناظر بر اموال منقول و
اسناد مربوط به معاملات غیر منقول و
اسنادمربوط به سایر عقود و ایقاعات و اقاریر
تقسیم کنیم که این سه دسته علاوه بر مقررات خاص خود مقررات مشترکی نیز دارند.
مقررات و مشترک مربوط به تنظیم و ثبت اسناد:
سردفتران دفترخانه ی اسناد رسمی در امر تنظیم و ثبت اسناد مراجعین خود اعم از اینکه موضوع معامله و قرارداد مال منقول یا مال غیر منقول یا سایر موارد باشد باید ضوابط و مقرراتی که قانون برای آنها مشخص کرده رعایت کنند.
مهمترین این مقررات عبارتند از:
۱.حفظ اسرار ارباب رجوع و متعاملین؛ به عبارتی سردفتر و دفتریار باید حافظ اسرار مردم باشند دلیل ندارد که یک نفر در دفتر خانه شان سند تنظیم می کند به بقیه بگویند (ماده ۵۱ قانون دفاتر سال ۱۳۱۶ )
۲.تنظیم و ثبت سند به زبان و خط رسمی؛با توجه به اینکه زبان و خط رسمی ایران فارسی است پس همه اسناد باید به این زبان تنظیم شود( اصل ۱۵ قانون اساسی و ماده ۶۱ قانون ثبت مصوب ۱۳۱۶ )
۳.ثبت سند در دفتر سردفتر؛ از سال ۹۲ به بعد ثبت سند از سنتی به ثبت الکترونیکی قدم برداشت. و دفتر سردفتر به صورت فیزیکی حذف شد.( ماده ۱۸ قانون دفاتر مصوب سال ۱۳۵۴)
۴.قید اقامتگاه متعاملین در سند؛ حتماً باید اقامت متعاملین در سند قید شود که اگر سندی منجر به صدور اجراییه شد. آدرس خریدار و فروشنده یا زوج و زوجه یا طلبکار و بدهکار در سند رهنی باید دد متن سند قید شود. که اگر اخطاریه یا اجراییه ای صادر شد به آن آدرس ارسال و اعلام شود. و خود فرد اگر آدرسش تغییر کرد باید به دفتر اعلام کند.
کلمات کلیدی: ثبت – املاک – انتشار- آثار
منبع: قانون ثبت