مدیریت زمان های مرده با ۱۰ کاری که کمک می‌کند از وقتتان استفاده کنید
وقتی در جایی منتظر هستید، انگار زمان از حرکت می‌ایستد. هرچه این انتظار طولانی‌تر شود، شما هم بی‌حوصله‌تر و کلافه‌تر می شوید و حتی ممکن است به‌خاطر روحیه‌ی بدی که پیدا کرده‌اید، بقیه‌ی روزتان را نیز از دست بدهید. چنین شرایطی برای همه پیش می‌آید؛ گاهی اوقات می‌توانید از قبل پیش‌بینی کنید که قرار است منتظر بمانید و گاهی اوقات هم نه. پس به‌نفع خوتان است که دیدتان به زمان انتظار را تغییر بدهید و به کارهای جالبی فکر کنید که می‌توانید در این اوقات انجام دهید. مطالب زیر، چند ایده‌ی کاربردی و جدید در اختیار شما قرار می‌دهند که امتحان‌کردن‌شان خالی از لطف نیست. دفعه‌ی بعد که مجبور شدید منتظر بمانید، آنها را به‌کار ببرید تا این زمان سریع‌تر سپری شود و شما نیز بتوانید مدیریت زمان های مرده خود را بدست بگیرید.
همه‌ی شما در چنین موقعیت‌هایی بوده‌اید: به‌موقع به مطب پزشک مراجعه می‌کنید، اما متوجه می‌شوید آنها از برنامه‌ی زمانی‌شان عقب‌اند و ۴ نفر دیگر که قبل از شما نوبت داشته‌اند، هنوز منتظر‌ند؛ ساعت‌ها در فرودگاه منتظر می‌مانید، اما درنهایت اعلام می‌کنند پرواز شما تأخیر دارد یا ساعتش عوض شده است؛ مراجعه‌ی کوتاه‌تان به اداره‌ی پست، یک ساعت طول می‌کشد.
همچنین اگر پدر یا مادر هستید، به‌خاطر فعالیت‌های مختلفِ مربوط به فرزندان‌تان (مانند تمرین فوتبال، درس‌های شنا، کلاس‌های پیانو و…) احتمالا زمان‌های انتظارِ ازپیش برنامه‌ریزی‌شده خواهید داشت. هنگامی که سرتان شلوغ است و تحت فشار هستید، حتی انتظاری کوتاه نیز تمام‌نشدنی به‌نظر می‌رسد. هر لحظه‌ای که منتظر می‌مانید، دقیقه‌ای است که هدر می‌رود و دیگر برنمی‌گردد. اگر برنامه‌ی مفیدی برای استفاده از «زمان انتظار» نداشته باشید، ممکن است خسته‌کننده‌ترین زمان باشد. بااین‌حال فقط با کمی برنامه‌ریزی، نه‌تنها می‌توانید این زمان را به زمانی پُربار تبدیل کنید، بلکه ممکن است با کمال تعجب متوجه شوید که مشتاق آن نیز هستید.
۱۰ نکته‌ی زیر به شما کمک می‌کنند از زمان‌های انتظارتان حداکثر بهره را ببرید:
۱. از آن برای استرس زدایی و تمدد اعصاب استفاده کنید
با گوشی هوشمندتان بازی کنید، چرخی در اینترنت بزنید و به ایمیل‌ها، توییتر و فیس‌بوک‌تان سری بزنید. مجله بخوانید. همیشه کتابی به‌همراه داشته باشید. به موسیقی یا پادکست گوش کنید. مسئله‌ی مهم این است که در زمان های انتظار به‌طور عمدی و آگاهانه استراحت و تفریح کنید، نه اینکه تمام این کارها را فقط به‌خاطر بی‌حوصله‌بودن‌تان انجام دهید.
۲. بقیه‌ی روزتان را برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی کنید
اکثر ما آن‌قدر سرمان شلوغ است که مانند موش‌هایی که در مسیری هزارتو می‌دوند، اغلب بر اثر سرگردانی به بن‌بست می‌رسیم. از زمان انتظار برای ایجاد فهرستی از کارهای لازم استفاده کنید و سپس روزتان را به‌نحوی اولویت‌بندی یا سازمان‌دهی کنید که پس از پایان زمان انتظارتان، به بهترین نحو ممکن به بقیه‌ی کارهای‌تان برسید.
۳. به تماس‌های تلفنی‌تان برسید
در طول هفته آن‌قدر سرتان شلوغ است که نمی‌توانید به دوستان و عزیزان‌تان تلفن بزنید؟ آخر هفته‌ها آن‌قدر احساس سستی و تنبلی می‌کنید که حوصله ندارید تلفن را بردارید و حال کسی را بپرسید؟ زمان انتظار شاید وقت مناسبی برای برقراری چنین تماس‌هایی باشد.
۴. طرف دیگر مغزتان را ورزش دهید
اگر کار شما عمدتا به تفکر منطقی نیاز دارد، از این زمان برای تمرین‌دادن بخش خلاق مغزتان استفاده کنید. به روش دودِل (Doodle) نقاشی بکشید، شعر بنویسید، داستان خوبی برای زمان خواب بچه‌ها بسازید، با گوشی هوشمندتان سرگرم شوید یا به عکس‌های موجود در اینترنت نگاهی بیندازید. برعکس، اگر در حرفه‌ی خلاقی مشغول فعالیت هستید، از این زمان برای به‌کارگرفتن سمت منطقی مغزتان استفاده کنید. جدول کلمات متقاطع یا سودوکو حل کنید، حساب‌وکتاب‌های دسته‌چک‌تان را انجام دهید یا برای کنسرت آینده بلیت رزرو کنید.
۵. با امکانات گوشی‌تان بیشتر آشنا شوید
حتی ساده‌ترین تلفن‌ها نیز این روزها، یادآور، زنگ هشدار، ماشین‌حساب و… دارند. تلفن‌های هوشمند دارای امکانات و برنامه‌های کاربردی فراوانی هستند که برای سردرآوردن از همه‌ی آنها به زمان زیادی نیاز دارید. منتظرماندن در ایستگاه اتوبوس یا مطب پزشک، فرصت خوبی برای آشنایی با تمام امکانات تلفن همراه‌تان است.
۶. با کسی مشغول صحبت شوید
هرگز چیزهایی را که می‌توانید از افراد غریبه بیاموزید، دست‌کم نگیرید. ممکن است رستوران جدیدی کشف کنید یا بتوانید مشکلی آزاردهنده را حل کنید یا اسرار بزرگی از زندگی بیاموزید که فقط افراد عارف یا مرموز می‌توانند به شما یاد دهند. لذت کمک‌کردن به افراد غریبه را ناچیز ندانید. ظاهرشدن در نقش فردی آگاهی‌دهنده یا حل‌کننده‌ی مشکل یا معلمی معنوی ممکن است تأثیر مثبتی بر بقیه‌ی روزتان بگذارد.
۷. اجازه دهید حواس‌تان پرت شود
به ذهن‌تان اجازه دهید خیال‌بافی کند، البته نه از آن نوعی که شامل زندگی روزمره‌تان می‌شود و جزئیات خسته‌کننده‌ای دارد، چون فقط باعث می شود بیشتر دچار استرس شوید. درعوض به کار افسانه‌ایِ دلخواه‌تان یا تعطیلات فوق‌العاده‌ی آینده‌تان فکر کنید. این نوع خیال‌بافی ممکن است باعث آرامش شما شود و از کجا معلوم؟ شاید جرقه‌ای برای ماجراجویی جدیدی باشد.
۸. نعمت‌های‌تان را بشمارید
ما آن‌قدر درگیر مشغله‌های روزمره‌مان هستیم که به‌سختی وقت پیدا می‌کنیم نعمت‌های‌مان را بشماریم. می‌توانید در زمان انتظار درمورد تمام چیزهای خوبی فکر کنید که در زندگی‌تان دارید و همچنین برای همه‌ی کسانی که به فراهم‌شدن آنها کمک کرده‌اند، دعای خیر کنید. نقش خودتان را در امور موفق زندگی‌تان دست‌کم نگیرید؛ قدردان تمام چیزهای خوبی باشید که در شما وجود دارد، و از این طریق روحیه‌تان را تقویت کنید.
۹. مراقبه کنید
تقریبا در هر جایی می‌توان مراقبه کرد، بدون آنکه به هیچ‌گونه وسایل، موسیقی خاص، نشستن در وضعیتی بخصوص یا تکرار ذکری ویژه نیاز باشد. مراقبه فقط وسیله‌ای برای آرام‌کردن ذهن و رهایی از استرس است. آن را امتحان کنید.
۱۰. حرکات کششی انجام دهید یا ورزش کنید
یک بار در فرودگاه گیر افتاده بودم؛ توقف بین‌راهی طولانی و پروازِ به‌تأخیرافتاده، مرا به‌شدت کلافه کرده بود. درحالی‌که بدون هدف قدم می‌زدم، ناگهان در گوشه‌‌ای خلوت از فرودگاه، خانمی را دیدم که در حال انجام حرکات کششی بود. او آرام، متین و کاملا الهام‌بخش به‌نظر می‌رسید. بنابراین باتوجه‌به جایی که در آن هستید، این مورد قطعا یکی از کارهایی است که می‌توانید مدنظر قرار دهید.
زمان انتظار به هر شکلی که باشد، اعم از برنامه‌ریزی‌شده یا برنامه‌ریزی‌نشده، چیزی است که هیچ‌کس آن را دوست ندارد. اما اگر از آن به‌درستی استفاده کنید، ممکن است بتوانید لذت ببرید و شاید حتی از آن استقبال کنید. شما در طول زمان‌های طولانی انتظار چه کار می‌کنید؟ برخی کارهای موردعلاقه‌تان را با ما در میان بگذارید.
موانع مدیریت زمان چیست؟
کارهای زیادی دارید که باید انجام دهید، اما وقتتان طبق معمول کم است. دائما فکر می‌کنید کاش زمان بیشتری داشتید تا می‌توانستید کار موردعلاقه‌تان را انجام دهید. کلی پروژه‌ی عقب‌افتاده دارید و نمی‌دانید چرا هیچ‌وقت طبق برنامه جلو نمی‌روید. آیا اینها به‌نظرتان آشنا هستند؟ پس بهتر است بدانید اصلا تنها نیستید. کمبود وقت، مشکل شایع این روزهاست. یکی از راه‌های بسیار خوب برای مقابله با این کمبود، مدیریت زمان است. مدیریت زمان، مهارتی است که به شما کمک می‌کند از وقتتان حداکثر بهره را ببرید، اما کار آسانی نیست و موانع خاص خودش را دارد. در این مطلب، شما خواهید دید که موانع مدیریت زمان چیست.
چه موانع متداولی بر سر راه دستیابی افراد به هدف‌شان وجود دارد و برای عبور از این موانع، چه کارهایی می‌توان کرد؟ اینها ۱۰ چالش مهمی هستند که مردم در به‌انجام‌رساندن کارهای‌شان با آنها روبه‌رو هستند (به‌ترتیب معکوس(:
مانع شماره‌ی ۱۰: احساس دستپاچگی می‌کنم
این احساس معمولا به یکی از این دو علت به‌وجود می‌آید:
اولین علت، آن است که مردم با فرض اینکه هرچه بیشتر کار کنند بهتر است، فکر می‌کنند باید همه‌ی کارها را با هم انجام دهند. بهترین راه برای حل این مشکل، تمرکز روی انجام‌دادن فقط چند کار مشخص است. کارها را اولویت‌بندی کنید و یاد بگیرید به هرچیزی که در لیست‌تان قرار ندارد، نه بگویید.
علت دومی که مردم احساس دستپاچگی می‌کنند، این است که یکباره همه‌ی کارهایی را که باید انجام دهند، از نظر می‌گذرانند و فکر می‌کنند همه‌ی کارها را باید همین حالا انجام دهند. برای به‌حداقل‌رساندن این احساس، سعی کنید تمام کارهایی را که می‌توانید فردا انجام دهید، یادداشت کنید. آن لیست را در جایی مطمئن بگذارید و تا فردا درمورد هیچ‌کدام از کارهای آن لیست فکر نکنید.
مانع شماره‌ی ۹: همیشه در حالت انفعالی هستم
هنگامی که در حالت انفعالی گیر می‌کنید، پیشرفت در امور مهم برای‌تان دشوار می‌شود. هر روز، زمانی را به کارکردن روی پروژه‌هایی اختصاص دهید که بیشترین اهمیت را برای‌تان دارند. عادت کنید که مشکلات را زودتر از موعد مقرر حل کنید، یعنی قبل از آنکه به بحران تبدیل شوند.
مانع شماره‌ی ۸: کاری را که شروع می‌کنم، به‌پایان نمی‌رسانم
آغازکردن پرو‌ژه‌ها و به‌اتمام‌نرساندن آنها یعنی اتلاف وقت واقعی. علاوه‌براین، تقریبا همه، تمام کارهای خود را برای فرد دیگری مثل مافوق، رئیس و… انجام می‌دهند. بااین‌حساب، نه‌تنها لازم است کاری را که شروع می‌کنید، به پایان برسانید، بلکه باید آن را طوری به آن شخص تحویل دهید که ارزش کار شما را درک کند. به‌یاد داشته باشید بخشی از به‌پایان‌رساندن کار، ارائه‌ی درست آن است.
مانع شماره‌ی ۷: کارهایی هستند که دیگر نتیجه نمی‌دهند، اما از انجامشان دست نمی‌کشم
ما آن‌قدر در پذیرش ضرر و زیان مشکل داریم که فقط از چیزهایی می‌توانیم دست بکشیم که دیگر واقعا نتیجه نمی‌دهند. کم‌کردن ضررها مستلزم آن است که شکست را بپذیرید. گذشته‌ازاین، معمولا مجبورید این خبر بد را به سایر افراد مرتبط با آن کار نیز برسانید. هر دوِ اینها دشوارند، اما خبر خوب این است که با تکرار و تمرین، ساده‌تر می‌شوند.
مانع شماره‌ی ۶: کار را به تعویق می‌اندازم
تحقیقات نشان داده است یکی از دلایل بسیار رایج برای به‌تعویق‌انداختن کارها، این است که احساس می‌کنیم آن کار را از روی اجبار انتخاب کرده‌ایم. اگر فرد دیگری، آن کار را به ما تحمیل کرده باشد یا اگر تصمیم بگیریم کاری را به‌خاطر غرور، گناه یا حسادت انجام دهیم، درواقع آن پروژه را آزادانه انتخاب نکرده‌ایم. در چنین مواردی، معمولا آن کار را تاحدممکن به‌تعویق می‌اندازیم.
دلیل دوم برای به‌تعویق‌انداختن کارها این است که احساس می‌کنیم خویشتن‌بینی ما در خطر است. اگر نگران باشیم که ممکن است نتیجه‌ی پروژه، تصور ما را از خودمان به‌طرز چشمگیری تغییر دهد، چه مثبت و چه منفی، معمولا انجام آن پروژه را عقب می‌اندازیم.
مانع شماره‌ی ۵: برای انجام کارهای موردنظرم، انرژی کافی ندارم
اگر عادات غذا خوردن‌تان را تغییر دهید، مثلا صبحانه‌‌ای مغذی و ناهاری سبک بخورید، ممکن است متوجه شوید که انرژی بیشتری در طول روز دارید. ورزش منظم و الگوهای خواب خوب نیز به شما کمک خواهند کرد پروژه‌های مهم‌تان را با جدیت بیشتری به‌پایان برسانید.
مانع شماره‌ی ۴: چیزهای نه‌چندان مهم، به‌راحتی حواسم را پرت می‌کنند
برای غلبه بر این مانع، دقیقا یک ساعت را در روز به کارکردن روی فقط یک چیز اختصاص دهید. هنگامی که به این روند عادت کردید، سعی کنید زمانش را افزایش دهید یا بیشتر از یک نوبت در هر روز را به آن کار اختصاص دهید.
مانع شماره‌ی ۳: از به‌پایان‌رساندن کارهای مهم احساس رضایت نمی‌کنم
احساس رضایت پس از به‌پایان‌رساندن کاری که شروع کرده‌اید، درست به‌اندازه‌ی اکسیژن برای دونده اهمیت دارد. حس رضایت، شما را به جلو می‌راند. اگر از این مشکل رنج می‌برید، سعی کنید قبل از تلاش برای رسیدن به هر هدفی، ابتدا آن هدف را یادداشت کنید. هنگامی که به هدف رسیدید، نگاهی به لیست‌تان بیندازید و به‌یاد بیاورید که قبل از شروع، چقدر دشوار به‌نظر می‌رسید.
مانع شماره‌ی ۲: نمی‌دانم چگونه نه بگویم
زمان، باارزش‌ترین سرمایه‌ی شماست. تنها راهی که می‌توانید وقتتان را برای انجام کار موردنظرتان خالی کنید، این است که در مواقع لازم، «نه» بگویید. هرچه بیشتر تمرین کنید، در این کار ماهرتر می‌شوید.
و حالا چالش شماره‌ی ۱ در مدیریت زمان…
مانع شماره‌ی ۱: نمی‌دانم چه می‌خواهم
بهترین راه برای غلبه بر این مشکل، این است که زمان کمی را در هر روز فقط به فکرکردن اختصاص دهید. افراد موفق دنیا، ضرورت این کار را به‌خوبی درک می‌کنند و آگاهانه تلاش می‌کنند زمانی را برای فکرکردن، کنار بگذارند. برای بسیاری از افراد، این به روالی روزانه تبدیل می‌شود.
با ۱۰ چالش مهم مدیریت زمان آشنا شدید. آیا شما با موانع دشوارتری برای مدیریت زمان مواجه شده‌اید؟ منتظر نظرات و تجربه‌های سازنده‌تان هستیم.