مراحل برنامه ریزی موفق؛ چطور به همه کارهایمان برسیم؟
یک روز شلوغ دیگر به پایانش نزدیک می‌شود و خسته و بی‌رمق، شروع می‌کنید به جمع و جور کردن وسایل‌تان. امروز هم صبح زود رسیده بودید و حالا هم دیرتر از همه دارید شرکت را ترک می‌کنید، اما حس رضایتی در خود نمی‌بینید. حتی برعکس، احساس می‌کنید انگار امروز هیچ کار مهمی انجام نداده‌اید.
چندان هم دور از ذهن نیست. وقتی مدام از این جلسه به آن جلسه می‌کشانندتان، هر دقیقه یکی در اتاق‌تان را می‌زند و هر ثانیه از وقت‌تان صرف کارهای ضروری لحظه‌ی آخری می‌شود، خیلی راحت ممکن است کل روز را در حال فعالیت باشید اما کوچک‌ترین پیشرفتی در راه پروژه‌های مهم و اهداف بزرگ نصیب‌تان نشود.
اگر شما هم احساس می‌کنید در روزهای شلوغ اما بی‌حاصل گیر افتاده‌اید، پس جزو واجبات است که درست برنامه ریزی کردن را یاد بگیرید. در این مقاله می‌خواهیم قدم به قدم شما را در این مسیر پیش ببریم و به کمک هم کاری کنیم که هم برای کارهایی که واقعا مهمند وقت پیدا کنید، هم برای رشد فردی خود زمان داشته باشید و حتی بتوانید وقت‌گذرانی با خانواده و دوستان را هم در برنامه‌تان بگنجانید.
اهمیت برنامهریزی
برنامهریزی هنر زمان‌بندی کردن فعالیت‌هاست؛ طوری که در همان وقتی که در اختیار دارید بتوانید به اولویت‌های زندگی خود برسید و اهداف بزرگ‌تان را دنبال کنید. یک برنامهریزی درست و اثرگذار، کلی نتیجه‌ی خوب به همراه دارد:
- واقع‌گرایانه‌تر نگاه می‌کنید و متوجه می‌شوید که در زمانی که در دست دارید واقعا چقدر کار می‌توانید انجام بدهید.
- مطمئن می‌شوید که برای انجام دادن کارهای اصلی و مهم‌تان وقت کافی دارید.
- برای اتفاقات پیش‌بینی نشده کمی وقت در برنامه‌تان کنار می‌گذارید.
- دیگر بیشتر از حد توان‌تان کار قبول نمی‌کنید.
- پیوسته در جهت اهداف شخصی و شغلی خود پیش می‌روید و پیشرفت می‌کنید.
- وقتِ کافی جور می‌شود تا با خانواده و دوستان صرف کنید، ورزش بروید یا سرگرمی‌هایتان را از سر بگیرید.
- بین زندگی شغلی و شخصی‌تان تعادل ایجاد می‌شود.
زمان تنها سرمایه‌ای است که نمی‌شود آن را خرید. با این حال، اغلب افراد آن را بیهوده هدر می‌دهند و یا صرف هیچ و پوچ می‌کنند. برنامهریزی باعث می‌شود کمی دقیق‌تر به این بیندیشید که در طول روز، هفته یا ماه به کجاها دوست دارید برسید و بعد، کمک می‌کند تا به این خواسته‌ها واقعا دست پیدا کنید و طعم موفقیت را بچشید.
چطور برنامهریزی کنیم؟
یک زمان ثابت برای برنامهریزی تعیین کنید. مثلا اول هر هفته، اول هر ماه، یا آخر شب، قبل از شروع روز بعد.
ابزارهای فراوانی هست که می‌توانید از آنها استفاده کنید. راحت‌ترین راهش این است که یک دفتر برنامهریزی هفتگی بگیرید و با یک قلم و کاغذ کارتان را راه بیندازید. (برای شروع، می‌توانید از شکل زیر استفاده کنید و در یک برگه‌ی کاغذ این جدول را پیاده کنید) اگر با تکنولوژی بیشتر از کاغذ رفیقید، می‌توانید نرم‌افزارها و برنامه‌هایی مثل گوگل کلندر، آوت‌لوک و بیزینس کلندر را امتحان کنید. همه‌ی اینها مفیدند، می‌توانید همه را تست کنید و ابزاری را انتخاب کنید که برای شغل‌تان مناسب باشد و به سلیقه‌تان هم بخورد.
مهم‌ترین ویژگی که در دفتر/نرم‌افزار برنامهریزی باید دنبالش باشید این است که بشود به راحتی داخلش نوشت و بتواند آن مقدار جزئیاتی را که می‌خواهید؛ دربازه‌ی زمانی دلخواه‌تان (روز/هفته/ماه) نشان بدهد.
وقتی که ابزار برنامه‌ریزی‌تان را انتخاب کردید، بلاخره اصل کار شروع می‌شود. با طی کردن مراحل زیر، برنامه‌تان را بچینید:
گام اول: چقدر وقت دارید؟
اولین کاری که باید بکنید این است که ببینید اصلا چقدر وقت در اختیار دارید. نوع شغل و اهداف زندگی‌تان است که جواب این سؤال را برای شخص شما مشخص خواهد کرد.
مثلا اگر به فکر ترفیع گرفتن هستید، شاید بهتر باشد اضافه‌تر از ساعات کاری معمول بایستید تا تعهد و اشتیاق‌تان را به رئیس نشان بدهید. اما اگر ترجیح می‌دهید برای فعالیت‌های غیر کاری زمان بیشتری داشته باشید، شاید بد نباشد اگر اضافه بر سازمان کار کردن را کنار بگذارید و بیشتر از ساعات کاری برای شغل‌تان وقت صرف نکنید.
گام دوم: مهم‌ترین کارها کدامند؟
حالا اصلی‌ترین کارهایتان را بنویسید. اصلی‌ترین کارهای شما همان‌هایی هستند که اگر انجام‌شان بدهید، می‌توانید با خود بگویید که کارتان خوب بوده. همچنین این کارها همان وظایفی هستند که کیفیت عملکردتان با آنها سنجیده می‌شود.
مثلا اگر رهبری تیمی را به عهده دارید، بهتر است بخشی از وقت‌تان را برای شنیدن مشکلات شخصی اعضای تیم، نظارت بر کار آنها و کمک به بهبود مهارت‌هایشان کنار بگذارید. همچنین باید زمانی را هم به صحبت کردن و برقراری ارتباط با رئیس و افراد کلیدی شرکت اختصاص بدهید.
گام سوم: برای فعالیت‌هایی که اولویت بالا دارند برنامه بریزید
به لیست کارهای خود نگاهی بیندازید و از بین آنها سه دسته کار را گلچین کنید:
- کارهای مهم
- کارهای فوری و اضطراری
- فعالیت‌های مربوط به رسیدگی به اعضای تیم که نمی‌شود آنها را به کس دیگری سپرد یا حذف‌شان کرد.
ببینید در کدام ساعات روز بیشترین بازدهی را دارید و همان زمان را بگذارید برای این دسته از کارها. بعضی آدم‌ها اول صبح انرژی‌شان بالاست و بهتر کار می‌کنند، برخی هم عصر و شب تمرکز بالاتری دارند. (با خواندن مطلب کدام کارها را صبح انجام بدهیم؟ می‌توانید ساعات پر انرژی خودتان را شناسایی کنید).
گام چهارم: برای وقایع پیش‌بینی نشده وقت کنار بگذارید
حالا وقتش رسیده که ببینید برای اتفاقات غیرمنتظره و شرایط اضطراری چه کار می‌شود کرد. برای تشخیص اینکه چقدر وقت برای این طور وقایع لازم است، تجارب خودتان بهترین راهنمایی خواهد بود. به طور کلی، هر چقدر شغل‌تان غیر قابل پیش‌بینی‌تر باشد، زمان بیشتری باید کنار بگذارید. به یاد داشته باشید که جدا نکردن وقت برای شرایط اضطراری باعث نمی‌شود این شرایط پیش نیایند! چه وقت کنار گذاشته باشید و چه نه، بالاخره وقایع غیر منتظره اتفاق خواهند افتاد. اما اگر از قبل به فکرش نبوده باشید، چاره‌ای نخواهید داشت جز اینکه تا دیروقت سر کار بمانید.
وقفه‌های پشت سر همی که وسط کارتان پیش می‌آید، وقت‌تان را مدام به باد می‌دهد. اما اگر مدیریت کردن وقفه‌ها را یاد بگیرید، آن وقت زمانی که باید برای شرایط غیرمنتظره کنار بگذارید هم کمتر می‌شود! البته منطقی است که نمی‌توان همه‌ی وقفه‌های ممکن را صد در صد پیش‌بینی کرد. برای همین بالاخره کمی وقت خالی در برنامه لازم خواهید داشت تا هروقت مشکلی پیش آمد، بتوانید برای تغییر دادن برنامه و حل مسائل از خود انعطاف نشان بدهید.
گام پنجم: برای وقت آزادتان چه برنامه‌ای دارید؟
چقدر در دفتر برنامه‌ریزی‌تان جای خالی مانده؟ این زمانِ باقی‌مانده، «وقت آزاد» شماست؛ یعنی همان وقتی که می‌توانید صرف رشد فردی و رسیدن به اهداف خود کنید. لیست اولویت بندی کارهایتان را مرور کنید و به اهداف شخصی‌تان نظری بیفکنید. برای هر کار چقدر وقت لازم است؟ برای هر مورد جواب این سؤال را پیدا کنید و بعد کارها را در برنامه جا بدهید.
گام ششم: فعالیت‌هایتان را تجزیه و تحلیل کنید.
اگر به مرحله‌ی پنجم رسیدید و دیدید وقت آزاد چندانی برای‌تان نمانده، باید به عقب برگردید. مراحل دو، سه و چهار را دوباره مرور کنید. آیا تمام کارهایی که در این مراحل برای‌شان برنامهریزی کردید واجب و لازمند؟ شاید بعضی‌ها را بتوانید به کس دیگری بسپارید، یا حتی راهی پیدا کنید که بشود در زمان کمتری انجام‌شان داد.
یکی از بهترین راه‌‌ها برای رسیدن به موفقیت، به حداکثر رساندن زمان در اختیارتان است. اهرم‌ها فقط برای صرفه‌جویی در انرژیِ فیزیکی نیستند؛ می‌شود با اهرم مناسب در وقت هم صرفه‌جویی کرد و کارهای بسیار بیشتری را در زمان کمتر انجام داد. مثلا می‌توانید بعضی از کارها را به دیگران واگذار کنید، آنهایی که مهم هستند را برون سپاری کنید و یا حتی تکنولوژی را به کار ببندید تا هرچقدر می‌شود، روند کارها را اتوماتیک‌تر کنید. به این ترتیب وقت بیشتریی در اختیار دارید تا صرف اهداف‌تان کنید.
اگر باز هم وقت آزادتان اندک بود، شاید وقتش رسیده باشد که با رئیس‌تان دوباره درباره‌ی چند و چون وظایف خود صحبت کنید یا از کسی کمک بخواهید. همین برنامه‌ای را که در طی این مراحل ریختید، مدرک خوبی برای اثبات سنگینی حجم کارتان است. هم به رئیس‌تان نشان می‌دهد که چقدر منظم و مرتبید و هم باعث می‌شود او بهتر مشکل‌تان را درک کند!
غلبه بر عادت به تعویق انداختن کارها در ۳ گام
اگر شما هم متوجه شده‌اید که دارید کارهای ضروری را به کرّات به تعویق می‌اندازید، بدانید که در این مصیبت تنها نیستید. در واقع، آدم‌های بسیاری هستند که حداقل گاهی اوقات کارهایشان را به تعویق می‌اندازند. اما دردِ دفع‌الوقت بعضی‌ها چنان مزمن است که دیگر نمی‌توانند توانایی‌های بالقوه‌شان را بالفعل کنند و پیشرفت شغلی شان بدجور دچار مشکل می‌شود.
غلبه بر عادت به تعویق انداختن کارها برای خودش تاکتیکی دارد. کلیدِ این قفل ویرانگر این است که کشف کنید چه زمان‌هایی شروع به تأخیرانداختن در کارها می‌کنید، بفهمید اصلا چرا حتی برای بهترین آدم‌ها هم این اتفاق می‌افتد و سرانجام این که خودتان فعالانه برای مدیریت وقت و پیامد کارهایتان تلاش کنید.
به تعویق انداختن کارها یعنی چه؟
خلاصه بگویم: هر وقت کارهای واجبِ الآنِ خود را به وقت دیگری موکول کنید تا به جایش کار دیگری انجام بدهید که با آن راحت‌ترید یا برای‌تان لذت‌بخش‌تر است؛ یعنی دارید کارهای واجب را به تعویق می‌اندازید.
به گفتهٔ روانشناسی به نام پروفسور کلاری لِی که از نویسندگان برجسته در این حوزه نیز هست، به تعویق انداختن کارها زمانی اتفاق می‌افتد که بین زمانی که فرد قصد می‌کند کاری را انجام بدهد و زمانی که واقعا آن را انجام می‌دهد، یک فاصلهٔ زمانی قابل توجه وجود داشته باشد.
غلبه بر عادت به تعویق انداختن کارها
گام اول: تشخیصِ اینکه این عادتِ غلط در شما وجود دارد یا خیر
اگر با خودتان صادق باشید، احتمالا می‌دانید که معمولا چه وقت‌هایی کارها را به فردا موکول می‌کنید.