چگونه چندوظیفه‌ای بودن را کنار بگذاریم؟
در حال مکالمه‌ی تلفنی با یک فروشنده هستید، درحالی‌که به آرامی یادداشت‌هایی درباره‌ی تماس‌های تلفنی قبلی خود می‌نویسید. به محض تمام شدن این مکالمه‌ی تلفنی، همکاری برای شما یک پیام فوری می‌فرستد. شما حین خواندن پیام این همکار، در حال گرفتن شماره‌ی داخلی مدیرتان هستید. سپس، حین مکالمه‌ی تلفنی با مدیر، فهرست انجام کارهای هفتگی‌تان را به‌روز می‌کنید.
بسیاری از ما برای افزایش بهره وری خود، تا حدی چند وظیفه را به صورت هم زمان انجام می‌دهیم. در دنیایی که سرعت زندگی دیوانه‌وار است، اغلب افراد تصور می‌کنند، کسانی که بتوانند چندوظیفه‌ای باشند معمولا کارآمدتر و مؤثرتر از دیگران هستند. با این حال نمی‌توان به صورت قطعی گفت وقتی همزمان چند کار را با هم انجام می‌دهیم (عملکرد چندوظیفه‌ای)، سریعتر به کارهایمان می‌رسیم.
در واقع، عملکردِ چندوظیفه‌ای آن‌قدرها هم که فکر می‌کنیم سبب بهره وری ما نمی‌شود. مهم‌تر از این، کیفیت کار ما تحت تأثیر عملکرد چندوظیفه‌ای، پایین می‌آید. به عبارت دیگر، به‌جای صرفه‌جویی در زمان، وقت کم می‌آوریم.
در این مقاله به مسائل مربوط به عملکرد چندوظیفه‌ای و دلایل درست نبودن آن می‌پردازیم. همچنین پیشنهادهایی را مطرح می‌کنیم تا عادت چندوظیفه‌ای بودن را ترک کنید.
عملکرد چندوظیفه‌ای و توهم بهره‌وری
بسیاری از افراد در دهه‌ی گذشته، چندوظیفه‌ای بودن را تجربه کرده‌اند و اغلب آنها به یک نتیجه‌ی مشترک رسیده‌اند: عملکرد چندوظیفه‌ای، بهره‌وری ما را بیشتر نمی‌کند!
طبق بررسی‌های متعدد، با عملکرد چندوظیفه‌ای، حدود ۲۰ تا ۴۰ درصد از زمان ما، بسته به نوع کاری که انجام می‌دهیم، به هدر می‌رود.
دلیل ساده‌ی بی‌فایده بودن عملکرد چندوظیفه‌ای این است که ما نمی‌توانیم همزمان روی بیش از یک کار تمرکز کنیم. اما خودمان این‌طور فکر نمی‌کنیم، به همین دلیل، برای به پایان رساندن کارهای بیشتر، چند کار را با هم انجام می‌دهیم.
تصور کنید می‌خواهید با کسی صحبت کنید و همزمان پاسخ یک ایمیل را هم تایپ کنید. هر دوی این کارها مستلزم ارتباطات هستند. شما نمی‌توانید با کسی صحبت کنید و همزمان یک پاسخ بسیار روشن و متمرکز به یک ایمیل بدهید. این دو کار بسیار متناقض هستند. هنگام انجام هر دوی این کارها با هم، فشار زیادی را به مغزتان وارد می‌کنید.
حالا به این فکر کنید که حین گوش دادن به حرفهای کسی، در حال نوشتن یک ایمیل هستید. انجام همزمان این دو کار با هم، اندکی راحت‌تر است، چون مهارت‌های لازم برای انجام آنها با هم متفاوت است. اما هنگام نوشتن، باز هم توجه‌تان به فردی که با شما صحبت می‌کند، کم و زیاد می‌شود.
شما نمی‌توانید همزمان روی هر دو کار، به‌طور کامل تمرکز کنید.
بزرگ‌ترین مشکل چندوظیفه‌ای بودن این است که کیفیت انجام کار را پایین می‌آورد. ما می‌خواهیم دو کار یا بیشتر از آن را همزمان انجام بدهیم و نتیجه این می‌شود که کیفیت انجام کارمان، در مقایسه با زمانی که به تک‌تک کارها جداگانه می‌پرداختیم، کمتر می‌شود. حین انجام چند وظیفه با هم، مغز برای پردازش اطلاعات هر وظیفه، باید جهت‌یابی کند. اگر این کار با سرعت انجام شود، ما نمی‌توانیم تمام تمرکز و توجه‌مان را معطوف هر یک از آن کارها کنیم. بنابراین، کیفیت کارمان پایین می‌آید. هرچه این جابه‌جایی، بین کارهای پیچیده‌تر و فنی‌تر باشد، افت کیفیت هم بیشتر خواهد بود. برای مثال، غیرممکن است بتوانید حین گپ زدن احساسی با یک همکار، یک متن سخنرانی باکیفیت هم بنویسید.
نقطه‌ضعف دیگر عملکرد چندوظیفه‌ای اثری است که بر روی سطوح استرس ما می‌گذارد. رسیدگی فوری به کارهای متعدد باعث می‌شود احساس ضعف و خستگی بیش از حد کنید.
از سوی دیگر، به احساس رضایتی فکر کنید که از توجه کامل‌تان به یک کار خواهید داشت. وقتی روی یک کار تمرکز می‌کنید، پس از پایان آن کار، احساس می‌کنید آن را با کیفیت خوبی هم به سرانجام رسانده‌اید. این حالت، وضعیت جریان یامدل تچان نام دارد و مهارتی است که با اندکی تمرین، می‌توان به آن دست یافت.
تشخیص گرایش به عملکرد چندوظیفه‌ای
شاید تشخیص اینکه چه زمانی مشغول عملکرد چندوظیفه‌ای هستید، کار سختی باشد، اما برای شناسایی این حالت، شاخص‌های مهمی وجود دارند:
- اگر صفحات زیادی روی مانیتور کامپیوتر شما باز است، پس احتمالا مشغول انجام چند وظیفه با هم هستید. همین شاخص درباره‌ی میز کار شما هم صدق می‌کند. اگر پوشه‌ها و کاغذهای زیادی روی میز کار شماست، ممکن است در حال عملکرد چندوظیفه‌ای باشید.
- احتمال عملکرد چندوظیفه‌ای زمانی بیشتر می‌شود که شما پروژه یا کاری را انجام می‌دهید که لذتی از انجام آن نمی‌برید. برای مثال، تحلیل با استفاده از نرم‌افزارهای صفحه گسترده (اکسل) شاید کار ناخوشایندی باشد، بنابراین ممکن است حین انجام این کار، برای کم کردن بار وظیفه‌ی فعلی، مرتب در اینترنت جستوجو کنید و به دنبال برنامه‌ها یا دستورالعمل‌های کمکی جدید برای پیشبرد کارتان باشید.
- وقفه‌های مکرر هم می‌تواند سبب چندوظیفه‌ای بودن شود. برای مثال، ممکن است مشغول نوشتن حساب دخل و خرج واحد کاریتان باشید که یکی از همکاران به اتاق شما بیاید و سؤالی بپرسد. در این موقعیت، سعی می‌کنید همچنان به نوشتن ادامه دهید و همزمان جواب سؤال همکارتان را هم بدهید.
چگونه چندوظیفه‌ای بودن را کنار بگذاریم
اگر بخواهیم کیفیت کارمان را بالا ببریم، استرس خود را کم کنیم و کارآمدتر شویم، پس باید عادت چندوظیفه‌ای بودن را کنار بگذاریم. در زیر پیشنهادهایی برای کمک به ترک عادت چندوظیفگی بیان می‌کنیم:
- روز خود را به چند بخش تقسیم کنید. زمان‌های خاصی را به تماس‌های تلفنی، جواب دادن به ایمیل‌ها و انجام تحقیقات اختصاص دهید.
- وقفه‌های کاریتان را مدیریت کنید. جایی بنویسید که چه کسی بیش از همه در کار شما وقفه ایجاد می‌کند و ضرورت یا فوریت این وقفه‌ها در چه حدی است. وقتی وقفه‌های پیش‌بینی‌شده‌ی یک هفته را جمع کردید، با هدف مدیریت وقفه‌هایی که دیگران ایجاد می‌کنند و کاستن آنها، مؤدبانه اما قاطعانه با این افراد برخورد کنید.
- بیاموزید چگونه تمرکزتان را بالا ببرید. اگر به چندوظیفه‌ای بودن عادت کرده باشید، انجام نوبتی کارها ممکن است در ابتدا عجیب به نظر برسد. اما از نتیجه‌ی تمرکز کامل روی انجام یک کار و پیاده کردن این روش برای انجام کارهای بعدی، شگفت‌زده خواهید شد.
- هر زمان که مشغول انجام کاری هستید و وسوسه‌ی بررسی ایمیل یا جستوجو در اینترنت به سراغ شما می‌آید، نفس عمیقی بکشید و در برابر این وسوسه مقاومت کنید. توجه‌تان را مجددا معطوف کاری کنید که در حال انجام آن هستید.
و
- اگر دریافت ایمیل یا پیام‌های شبکه های اجتماعی همراه با هشدار صوتی یا تصویری است، این گزینه را غیرفعال کنید تا بتوانید از وسوسه‌ی خواندن آنها به محض دریافت‌شان، اجتناب کنید.
- هر زمان مچ خود را حین چندوظیفه‌ای بودن گرفتید، همانجا دست از کار بکشید. پنج دقیقه آرام روی صندلی بنشینید و چشمان‌تان را ببندید. این استراحت‌های کوتاه می‌تواند ذهن شما را دوباره متمرکز کند، استرس‌تان را پایین بیاورد و موجب افزایش تمرکز شود. بعلاوه حین روزهای شلوغ و پرمشغله، این استراحت‌های کوتاه برای مغز خوشایند است.
- گاهی حین انجام وظیفه، یک کار فوری پیش می‌آید و شما نمی‌توانید جلوی این گونه وقفه‌ها را بگیرید. اما به‌جای اینکه هم به کار خودتان و هم به این وقفه‌ها همزمان رسیدگی کنید، کار اصلی را کنار بگذارید و در یادداشتی بنویسید کار را در چه مرحله‌ای رها کردید. هرگونه ایده و فکری که درباره‌ی پیشبرد کار داشتید، یادداشت کنید. سپس به حل آن وقفه‌ی آنی بپردازید. با این روش از پسِ هر دو کار به خوبی برمی‌آیید و پس از بازگشتن به کار اصلی، به کمک یادداشت‌هایی که نوشته‌اید، کارتان را فورا از سر می‌گیرید.
- اگر هنگام انجام کاری، حواس‌تان جای دیگری است، با تمرکز و حضور ذهنی در لحظه، باید به افکارتان نظم بدهید. برای مثال، شاید در یک جلسه‌ی مهم گروهی حضور داشته باشید، اما در فکر یک سخنرانی باشید که باید به‌زودی انجام بدهید. به خودتان بگویید: «من الان تو جلسه هستم و باید روی چیزی که اینجا یاد می‌گیرم تمرکز کنم.» قدردانی از لحظات، اغلب به حفظ تمرکز ما کمک می‌کند.
مدیریت زمان چیست؟
«مدیریت زمان» فرایند نظم بخشیدن و برنامه ریزی برای تعیین چگونگی تقسیم زمان به منظور انجام فعالیتهای خاص است. مدیریتِ درستِ زمان به شما اجازه می‌دهد هوشمندانه‌تر کار کنید و نه سخت‌تر! بنابراین می‌توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری به پایان برسانید؛ حتی زمانی که وقت شما تنگ و فشار کار بالاست. اگر نتوانید زمان‌تان را به خوبی مدیریت کنید کارایی شما کاهش می‌یابد و دچار استرس می‌شوید.
به نظر می‌رسد هرگز در یک روز، زمان کافی برای انجام همه‌ی کارها وجود ندارد. اما از آنجا که همه‌ی ما به طور یکسان در یک روز، ۲۴ ساعت وقت داریم، پس چرا برخی از افراد کارایی‌شان بسیار بیشتر از دیگران است؟ جواب این سؤال در مدیریتِ درستِ زمان نهفته است.
موفق ترین افراد، زمان‌شان را به طرز استثنایی مدیریت می‌کنند. با استفاده از تکنیک های مدیریت زمان در این بخش، می‌توانید کارایی عملکردتان را بالا ببرید.
مدیریتِ درستِ زمان مستلزم یک تغییر مهم است یعنی تمرکز روی نتایج به‌جای تمرکز روی فعالیت‌ها. به عبارت بهتر همیشه مشغول بودن همان موثربودن نیست.
اگر در طول روز دیوانه‌وار به انجام فعالیتهای مختلف بپردازید، نتیجه‌ی چندانی نمی‌گیرید، چون توجه شما به انجام چندین کار مختلف، تقسیم می‌شود. با مدیریت درست زمان، شما هوشمندانه‌تر و آسان‌تر کار می‌کنید و می‌توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری، به پایان برسانید.
«مدیریت زمان» چیست؟
«مدیریت زمان» شیوه‌ی نظم بخشیدن و برنامه‌ریزی شما برای زمانی است که به انجام فعالیتهای خاص اختصاص می‌دهید.
مزایای مدیریت زمان عبارتند از:
- بهره وری و کارایی بیشتر
- شهرت بیشتر در حرفه خود
- استرس کمتر
- فرصت‌های بیشتر برای پیشرفت
- فرصت‌های بیشتر برای رسیدن به اهداف مهم کاری و شخصی
عواقب نامطلوب شکست در مدیریت مؤثر زمان عبارتند از:
- به پایان نرساندن کارها در آخرین مهلت زمانی
- گردش کار بی‌ثمر
- کیفیت کار ضعیف
- بدنامی حرفهای و عدم پیشرفت کاری
- استرس بالا
منبع :