قانون 20/80 برای بهبود بهره وری و مدیریت زمان
روش های استفاده از قانون 20/80 یا اصل پارتو در زندگی
روش‌های مختلف استفاده از قانون بیست هشتاد
حالا که درک بهتری از مفهوم قانون 20/80 و چگونگی استفاده از آن پیدا کرده‌اید، می‌توانیم به سراغ روش‌های مختلفی برویم که برای استفاده از این قانون می‌توانید دنبال کنید:
۱. وظایف کاری
تمامی وظایفی را که در محیط کاری به عهده دارید، جایی یادداشت کنید و فهرستی از این وظایف بنویسید. حالا می‌توانید جدول کوچکی تهیه کنید و مقابل هر وظیفه، زمان مورد نیاز برای انجامش را بنویسید (برای نمونه یک ساعت برای چک کردن ایمیل‌ها، یک ساعت برای تماس گرفتن با مشتری و …). پس از آن ستون دیگری به جدول‌تان اضافه کنید و میزان سوددهی نهایی هر وظیفه را به درصد بنویسید. در نهایت وظایفی را که درصد پایینی دارند کنار بگذارید یا به دیگری محول کنید و سعی کنید بر وظایفِ با درصد بالا تمرکز داشته باشید.
. غذا
از قانون 20/80 برای سالم‌تر کردن عادات مربوط به خوردن غذا و خوراکی هم می‌توانید استفاده کنید. برای مدت یک هفته، اسم غذاها و خوراکی‌های مصرفی را جایی یادداشت کنید. پس از آن، مجموع میزان کالری هر غذا را مقابلش یادداشت کنید. غذاهای بسیاری هستند که کالری زیادی دارند، اما ارزش غذایی چندانی ندارند و در سوی دیگر، غذاهایی هم هستند که با وجود کالری بسیار کم، خوشمزه و سالم هستند. پس از شناسایی ارزش غذایی آن‌ها می‌توانید عادات مربوط به خوردن‌تان را بهتر کنید.
۳. گزارش زمان‌بندی روزانه
بر اساس زمان انجام گرفتن فعالیت‌های یک روز کامل، گزارشی تهیه کنید (هر فعالیت و زمان انجام گرفتنش را یادداشت کنید). زمان شروع و پایان هر فعالیت را مشخص کنید. پس از آن فعالیت‌ها را در دسته‌های جداگانه قرار بدهید. حالا ببینید کدام بخش از روزتان منجر به سوددهی، سرگرم شدن یا خوشحال شدن‌تان نمی‌شود و فعالیت‌های بخش مشخص‌شده را کنار بگذارید.
۴. مطالعه
ده-دوازده کتابی را که اخیرا خوانده‌اید، انتخاب کنید. به آن‌ها بر اساس اطلاعات مفید یا میزان سرگرم‌کنندگی‌شان امتیاز بدهید. ببینید بیشتر کدام‌یک از انواع کتاب برای‌تان مفید بوده است و برای انتخاب کتاب‌های آینده از این اطلاعات استفاده کنید.
۵. روابط
فهرستی از دوستان و کسانی که در دایرهٔ روابط اجتماعی شما قرار می‌گیرند، تهیه کنید. مشخص کنید که در رابطه‌تان با هر یک از این افراد چقدر انرژی و زمان صرف می‌کنید. حالا این انرژی و زمان مصرفی را با میزان رضایت یا استرسی که رابطه برای‌تان دارد، مقایسه کنید. این مقایسه اطلاعات خوبی در اختیارتان خواهد گذاشت و متوجه خواهید شد که بعضی از روابط برای‌تان مضر هستند و بعضی دیگر ارزشمند و نیازمند سرمایه‌گذاری بیشتر.
۶. فیدهای آر اس اس
(آر اس اس، مخفف عبارت انگلیسی Really Simple Syndication، به فارسی هم‌نشری بسیار ساده است و به درگاه‌های اینترنتی یا نرم‌افزارهایی اشاره دارد که مطالب به‌روز سایت‌های مختلف را گردآوری می‌کنند و در اختیار کاربر قرار می‌دهند.) لیست فیدهایی را که در اختیار دارید، مد نظر قرار بدهید. از میان ده فیدِ آخری که خواندید، میزان رضایت‌تان از هر یک را به درصد یادداشت کنید. حالا درصدهای پایین را حذف کنید. ارزیابی فیدها را می‌توانید بر اساس طول مقالات یا امتیاز دریافتی‌شان انجام بدهید، اما بهترین روش ارزیابی استناد به کیفیت مقالات است.
۷. ایمیل
ایمیل‌هایی را که دریافت می‌کنید، بر اساس انواع آن‌ها دسته‌بندی کنید. سعی کنید ایمیل‌هایی را که ارزش این را ندارند که خودتان به آن جواب بدهید، شناسایی کنید.
۸. اشتراک مجله‌ها
شبیه به آنچه در مورد فیدهای آر اس اس گفته شد، اشتراک مجله‌هایی را که خریداری کرده‌اید، مد نظر قرار بدهید و چند ویرایش آخر از مجله‌های دریافتی را ارزیابی کنید. خریداری اشتراک بهترین مجله‌ها را ادامه بدهید و بقیه را کنار بگذارید.
۹. برنامه‌های تلوزیونی
استفاده از قانون 20/80 در روند تماشای برنامه‌های تلوزیونی به این صورت است که ابتدا باید به هر برنامهٔ تلوزیونی‌ای که معمولا تماشا می‌کنید، امتیازی بدهید. پس از آن، زمان صرف‌شده برای هر یک از این برنامه‌های تلوزیونی را محاسبه کنید و با توجه به این دو عامل، برنامه‌هایی که ارزش بیشتری دارند یا سرگرم‌کننده‌تر هستند، انتخاب کنید و سایر برنامه‌ها را کنار بگذارید. به این صورت می‌توانید وقت خود را صرف کارهای مهم‌تری کنید.
۱۰. وب‌گردی
برای یکی-دو روز گزارشی تهیه کنید و در آن نام سایت‌هایی را که بهشان سر زده‌اید، یادداشت کنید. زمان سپری‌شده در هر سایت و ارزش اطلاعاتی (یا سرگرم‌کنندگی) آن را مقابلش یادداشت کنید. به‌طور کلی بیشتر ما زمان زیادی را در سایت‌هایی سپری می‌کنیم که کیفیت چندانی ندارند و با استفاده از قانون 20/80 در این مورد امکان جلوگیری از هدر رفتن این زمان وجود خواهد داشت.
۱۱. خانه‌تکانی بهاره
فرا رسیدن فصل بهار بهانهٔ خوبی است برای اینکه به سراغ انباری بروید و هر چیزی را که نیاز ندارید دور بریزید. صرف داشتن انباری در خانه به این معنا نیست که حتما باید هر چیز به‌دردنخوری را نگه داشت، پس به‌جز مدارک و اسناد مهم، هر چیزی را که اخیرا برای‌تان استفاده‌ای نداشته، دور بریزید. به این صورت دسترسی‌تان به وسایل و اسناد مهم‌تر، ساده‌تر می‌شود و زمان کمتری صرف جست‌وجو برای آن‌ها خواهد شد. ایدهٔ اصلی و اساسی قانون 20/80 را فراموش نکنید: اینکه تا حد امکان فعالیت‌هایی را انجام بدهیم که منجر به سوددهی بیشتر می‌شوند و از تلف کردن وقت برای فعالیت‌های بیهوده خودداری کنیم.
۱۲. مشتری‌ها، ارباب‌رجوع
از میان مشتری‌هایتان کسانی را که بیشتر عادت به شکوه‌وگله دارند و کمتر خرید می‌کنند، شناسایی کنید. به‌گونه‌ای محترمانه به آن‌ها بفهمانید که با ادامه دادن این روند امکان خرید محصول یا دریافت خدمات‌تان در آینده را نخواهند داشت. پس از آن، ارتباط خود را با کسانی که به این گوشزد توجهی نشان ندادند، قطع کنید. البته این توصیه در تضاد با این گفته است که حق همیشه با مشتری است، اما فراموش نکنید که ما می‌خواهیم با استفاده از قانون بیست هشتاد بیشترین بهره‌وری را از زمان خود داشته باشیم و همکاری با بعضی از افراد به دردسرهایی که برای‌تان دارد نمی‌ارزد.
۱۳. هارد درایو
در پوشه‌های مختلف کامپیوتر یا لپ‌تاپ‌تان جست‌وجو کنید و ببینید از کدام برنامه‌ها یا فایل‌ها به‌ندرت استفاده می‌کنید. پوشه‌ای جداگانه برای آن‌ها درست کنید و منتقل‌شان کنید. به این صورت، دسترسی به بخش‌های پرکاربرد زمان کمتری خواهد برد.
۱۴. دسکتاپ
برای دسکتاپ هم همان رویهٔ مربوط به هارد درایو را پیش بگیرید. البته برخلاف هارد درایو که به یک جست‌وجوی اساسی در آن نیاز است، توصیه می‌شود هر هفته یا دو هفته یک‌بار فایل‌های بلااستفادهٔ دسکتاپ را پاک کنید یا به پوشه‌ای که برای نگهداری بعضی از فایل‌ها درست می‌کنید، منتقل کنید. به این صورت می‌توانید دسکتاپ را به میز کاری کارآمدتر تبدیل کنید.
۱۵. نرم‌افزارها
از میان نرم‌افزارهای کامپیوتر آن‌هایی را که بلااستفاده مانده‌اند، حذف کنید و به این صورت، حواس‌پرت‌کن‌ها را کنار بگذارید.
۱۶. اسباب‌واثاثیهٔ خانه
برای استفاده از قانون 20/80 در مورد اسباب‌واثاثیهٔ خانه توصیه می‌شود از میان‌شان آن‌هایی را که باعث کلافه‌شدن یا مضطرب‌شدن شما می‌شوند یا زیاد به تعمیر نیاز پیدا می‌کنند، شناسایی کنید. پس از آن، سه انتخاب پیشِ رو خواهید داشت: استفادهٔ درست از آن‌ها را یاد بگیرید تا دیگر دردسرساز نشود، به‌طور اساسی تعمیرشان کنید یا آنکه جایگزینی برای‌شان پیدا کنید (محصول جدید بخرید).
۱۷. هزینه‌ها
گزارشی تهیه کنید و در آن تمامی هزینه‌های غیرضروری را یادداشت کنید (به جز هزینه‌هایی که صرف مالیات، خوراک و دیگر چیزهای ضروری می‌شود). پس از آن، میزان کارایی هر خرید یا هزینه را با ارزش پولی که صرف آن کرده‌اید، مقایسه کنید. برای نمونه می‌توانید هزینه‌هایی را که برای سرگرمی متحمل شده‌اید، با میزان رضایت‌تان از هر سرگرمی و لذتی که برده‌اید، مقایسه کنید. یا اگر بخواهید ارزش سرمایه گذاری هایتان را بسنجید، می‌توانید هزینهٔ صرف‌شده برای آن‌ها را با میزان سوددهی‌شان مقایسه کنید. به این صورت می‌توانید قانون 20/80 را برای استفادهٔ مؤثرتر از پولی که برای درآوردنش زحمت کشیده‌اید، به کار بگیرید.
۱۸. پست گذاشتن در وبلاگ یا سایت شخصی
اگر وبلاگ یا سایت شخصی دارید، می‌توانید پست‌هایی را که تا کنون منتشر کرده‌اید دسته‌بندی کنید (بر اساس موضوع، طول پست‌ها، سبک نوشته‌ها یا هر چیزی که خودتان صلاح می‌دانید). پس از آن زمان سپری شده برای نوشتن هر پست را مشخص کنید و در نهایت، این اطلاعات را با ترافیکی که فکر می‌کنید هر پست به وبلاگ یا سایت‌تان وارد کرده، مقایسه کنید. از نتیجهٔ این مقایسه برای نوشتن مطالب بعدی استفاده کنید. به این صورت می‌توانید به‌مرور زمان ترافیک ورودی را بیشتر کنید.
۱۹. عادات رفتاری
آن دسته از عادات رفتاری که فکر می‌کنید بیشترین تأثیر را در بهبود کیفیت زندگی‌تان خواهند گذاشت مشخص کنید. شاید این عادت ورزش کردن باشد، زود بیدار شدن و یا صرف شام در کنار اعضای خانواده؛ تصمیم نهایی با شماست. با استناد به تصمیمی که می‌گیرد، سعی کنید این عادات رفتاری جدید را در روند زندگی روزمرهٔ خود جای بدهید و از نتایج‌شان استفاده کنید.
۲۰. اهداف
تمامی اهدافی را که برای دست‌یابی بهشان تلاش می‌کنید، مد نظر قرار بدهید و زمان، انرژی یا سرمایهٔ صرف‌شده برای هر یک از آن‌ها را با میزان سوددهی فعالیت‌ها یا نزدیک شدن به هر هدف مقایسه کنید. سوددهی فعالیت‌ها برای شما هر چیزی می‌تواند باشد: از بهبود سلامت جسمانی گرفته تا بهتر شدن زندگی از لحاظ روابط عاطفی. برای به کار گرفتن قانون 20/80 باید سعی کنید تا حد امکان اهدافی را دنبال کنید که بیشترین سوددهی و ارزش را برای‌تان خواهند داشت.