قانون بیست هشتاد برای بهبود بهره وری و مدیریت زمان
روش های استفاده از قانون بیست هشتاد یا اصل پارتو در زندگی
اگر در رشتهٔ دانشگاهی اقتصاد یا بازرگانی تحصیل کرده باشید، در مباحث درسی‌تان با قانون بیست هشتاد (۲۰/۸۰) آشنا شده‌اید؛ قانونی که از آن با نام اصل پارتو هم یاد می‌شود و مورد توجه افراد زیادی است. در غیر این صورت، احتمالا این اولین بار است که نام آن به گوش‌تان می‌خورد. در ادامهٔ این مقاله با همراه باشید تا با یکدیگر نگاهی دقیق‌تر به چگونگی شکل‌گیری قانون بیست هشتاد و اصول و قواعد آن داشته باشیم. به‌علاوه در بخش پایانی مقاله شما را با روش‌هایی آشنا خواهیم کرد که برای استفاده از این قانون می‌توانید به کار بگیرید. پیش از هر چیز بهتر است به تاریخچهٔ چگونگی شکل‌گیری قانون 20/80 و فردی که برای اولین بار نام آن را بر سر زبان‌ها انداخت بپردازیم.
چه کسی برای اولین بار قانون بیست هشتاد (20/80) را مطرح کرد؟
ویلفردو فدریکو داماسو پارتو نام فردی است که برای اولین بار نام این قانون را مطرح کرد (به همین خاطر است که از قانون 20/80 با نام اصل پارتو هم یاد می‌شود). او در سال ۱۸۴۸ در ایتالیا متولد شد. ویلفردو بعدها به اقتصاددان و فیلسوفی مطرح در زمانهٔ خود تبدیل شد.
او روزی در حال قدم زدن در باغچه‌اش به نکته‌ای پی برد که توجهش را جلب کرد: در واقع او به این نتیجه رسید که ۸۰٪ از نخودفرنگی های سالم باغچه‌اش از ۲۰٪ بذرهایی که کاشته بود، حاصل می‌شده‌اند. افراد بسیاری این داستان را نقل می‌کنند و بر این باورند که این مشاهدهٔ پارتو اولین جرقه برای شکل‌گیری ایدهٔ قانون 20/80 در ذهن او بود.
به هر جهت و فارغ از اینکه این داستان حقیقت داشته باشد یا نه، ذهن او درگیر مفهوم توزیع نابرابر شده بود و تحقیقات خود را در این باره ادامه داد. پارتو چگونگی توزیع ثروت در ایتالیا را مد نظر قرار داد و به این نکته پی برد که ۸۰٪ زمین‌های این کشور متعلق به ۲۰٪ از جمعیت آن است. تحقیقات او در زمینهٔ صنایع مختلف هم نتیجه‌ای مشابه داشت و به این نکته پی برد که ۸۰٪ از تولیدات مختلف حاصل کار ۲۰٪ از شرکت‌های فعال هستند. نتایج این تحقیقات و مشاهدات پارتو او را به این قانون کلی رساند:
تنها ۲۰٪ از فعالیت‌ها منجر به تولید ۸۰٪ از بازده و نتایج به‌دست‌آمده می‌شوند. این مسئله پایه و اساس قانون 20/80 است.
قانون قانون بیست هشتاد پارتو
توزیع نابرابر ثروت یا نبود تعادل میان ورودی‌ها و خروجی‌ها، حقیقتی است که امروزه همگی به آن اذعان داریم و بیشتر در قالب اصل پارتو یا قانون 20/80 در مورد آن صحبت می‌کنیم. با وجود اینکه این نبود تعادل همیشه دقیقا به ۲۰٪ و ۸۰٪ تقسیم نمی‌شود، در بسیاری از کسب‌وکارها می‌توان آن را سراغ گرفت:
- ۲۰٪ از فروشندگان ۸۰٪ از فروش کلی شرکت‌ها را به ارمغان می‌آورند؛
- بیست درصد از مشتری‌ها ۸۰٪ از سود کلی شرکت‌ها را به دست می‌دهند؛
- ۲۰٪ از رایج‌ترین اشکالات نرم‌افزاری مسبب ۸۰٪ مختل شدن کارایی (کرش یا هنگ کردن) نرم‌افزارها هستند؛
- بیست درصد از بیماران ۸۰٪ هزینه‌های مرتبط با مراقبت‌های درمانی را پرداخت می‌کنند (و ۵٪ از بیماران ۵۰٪ از کل هزینه‌ها را پرداخت می‌کنند).
قانون 20/80 حتی در زندگی شخصی افراد هم مصادیقی دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره خواهیم کرد:
- فردی را در نظر بگیرید که پنج دست کت‌وشلوار خوب و باکیفیت دارد. به نظر شما او از همهٔ این کت‌وشلوارها به‌طور منظم استفاده می‌کند؟ به احتمال زیاد این‌طور نیست و تقریبا در ۸۰٪ مواقع یکی از کت‌وشلوارها را انتخاب می‌کند (آنکه مورد علاقه‌اش است). مثال دیگر خانمی است که چند جفت کفش مختلف دارد، اما اغلب از همان ۲۰٪ همیشگی و مورد علاقه‌اش استفاده می‌کند؛
- خانه‌ای را در نظر بگیرید که اتاق‌های مختلفی دارد؛ آیا از تمامی اتاق‌ها به‌طور متعادل استفاده می‌شود؟ مشخصا این‌طور نیست و بیشتر زمان اعضای خانواده در سالن پذیرایی، سالن ناهارخوری یا دفتر کار سپری می‌شود؛
- خیابان‌های منطقه‌ای را در نظر بگیرید که در آن زندگی می‌کنید؛ آیا گذرتان به تمامی این خیابان‌ها می‌افتد؟ خیابان‌های منتهی به مدرسهٔ فرزندان، سوپرمارکت، بانک و… خیابان‌هایی هستند که اغلب از آن‌ها استفاده می‌کنید که در نهایت حدود ۲۰٪ از کل خیابان‌های منطقه را تشکیل می‌دهند؛
- اگر ۲۰ یا ۳۰ برنامهٔ مختلف بر روی موبایل هوشمندتان داشته باشید، استفادهٔ شما از آن‌ها متعادل خواهد بود؟ به احتمال زیاد تعدادی از این برنامه‌ها استفاده و کاربرد بیشتری دارند که حدودا ۸۰٪ وقت خود را صرف استفاده از آن‌ها می‌کنید.
به منظور پی بردن به این مسئله که فعالیت‌ها و عادات رفتاری افراد موفق (میلیونرها، دانشجویان نخبه و حتی قهرمانان المپیک) تا چه میزان نتایج دلخواه را برای‌شان به همراه دارد و برای‌شان سودآور است، نظرسنجی‌ای برای صدها فرد موفق در نظر گرفته شد و طبق نتایج به دست آمده مشخص شد که آن‌ها عملا امکان رسیدگی به تمامی وظایفی را که بهشان محول می‌شود (یا حتی وظایفی که خودشان مایل به رسیدگی به آن‌ها هستند)، ندارند.
قانون ۲۰ ۸۰ یا اصل پارتو است که در این مواقع به کمک‌شان می‌آید: آن‌ها با استفاده از این قانون، وظایفی را که اهمیت بیشتری دارند، انتخاب می‌کنند و وظایف دیگر را یا به دیگران می‌سپارند یا به‌کلی از انجام‌شان صرف نظر می‌کنند.
چگونه می‌توان از قانون 20/80 استفاده کرد؟
تا به اینجای مقاله با یکدیگر به مفهوم قانون 20/80 پی بردیم. با استفاده از این قانون می‌توانید تمرکز و توجه خود را معطوف به فعالیت‌هایی کنید که از اهمیت بیشتری برخوردارند و به این صورت، وقت خود را صرف کارهای بی‌اهمیت نکنید و آن را هدر ندهید، اما چگونه می‌توان از قانون 20/80 استفاده کرد؟ این مسئله به حوزهٔ کاری و حرفهٔ شما بستگی دارد. در ادامه، چند مثال عنوان خواهیم کرد تا درک بهتری از موضوع پیدا کنید:
اگر مدیر اجرایی باشید، مطمئنا به‌طور مداوم با محدودیت منابع روبه‌رو خواهید بود و این مسئله چالشی است که همیشه ذهن‌تان را درگیر خواهد کرد. در این صورت تنها زمان شخصِ خودتان نیست که باید از آن حداکثر استفاده را داشته باشید. چگونگی استفادهٔ تمامی افراد تیم کاری‌تان از زمان‌شان حائز اهمیت است.
استفاده از قانون ۲۰ ۸۰ برای چنین فردی (مدیر اجرایی) به این معنا است که به‌جای تلاش برای انجام کارهای غیرممکن، مهمترین پروژه‌ها را شناسایی و تمرکز و فعالیت‌ها را بر پیشبرد آن‌ها متمرکز کند.
مهمترین اهداف سازمان یا کارفرمای شما کدام‌اند؟ برای دست‌یابی به این اهداف کدام وظایف و فعالیت‌ها را باید پیش بگیرید؟ به جز این‌ها، از انجام سایر فعالیت‌ها صرف نظر کنید (یا انجام‌شان را به دیگری بسپرید).
به‌عنوان نویسندهٔ فریلنسر فعالیت می‌کنید، برای به کار گرفتن قانون 20/80 مهمترین وظیفه‌ای که دارید، شناسایی بهترین مشتری‌هایی است که بیشترین دستمزد را در اختیارتان قرار می‌دهند. البته توصیه می‌شود به برقراری رابطه با یک مشتری اکتفا نکنید؛
بهتر است تمام تخم‌مرغ‌هایتان را در یک سبد نگذارید. از سوی دیگر اما اگر تعداد مشتری‌هایتان زیاد شود، به‌سرعت انرژی لازم برای ادامهٔ کار را از دست خواهید داد. با در نظر داشتن این مسائل سعی کنید با مشتری‌هایی که دستمزد بیشتری به شما می‌دهند رابطهٔ بلند‌مدت برقرار کنید.
اگر به کارآفرینی مشغول هستید، همیشه این وسوسه را خواهید داشت که کاری جدید و هیجان‌انگیز امتحان کنید. این رویکرد اساسا مشکلی ندارد، اما برای استفاده از قانون 20/80 باید کارهای جدیدی که امتحان می‌کنید تا حد امکان به دست‌یابی به اهداف‌تان کمک کنند. آیا هدف‌تان رونق و گسترش کسب‌وکار فعلی‌تان است؟
در این صورت می‌توانید با استفاده از ذهنیت قانون 20/80 تمرکزتان را معطوف به برنامه‌ریزی مرتبط با این کسب‌وکار کنید و زمان کمتری را به دنبال کردن فرصت‌های جدید اختصاص دهید.
فرقی نمی‌کند در چه حوزهٔ کاری‌ای فعالیت می‌کنید، مهم این است که قدر وقت‌تان را بدانید و ارزش بیشتری برای آن قائل شوید. سعی کنید با استفاده از قانون 20/80 فعالیت‌هایی را که منجر به سوددهی بیشتری می‌شوند، شناسایی کنید؛
در غیر این صورت، ممکن است فهرست بلندبالای کارهای مختلف شما را سردرگم کند و در نهایت از اهداف اصلی‌تان فاصله بگیرید. مهمترین وظیفهٔ شما شناسایی ۲۰٪ فعالیت‌هایی است که ۸۰٪ از بازده نهایی را برای شما به ارمغان می‌آورند.
روش‌های مختلف استفاده از قانون بیست هشتاد
حالا که درک بهتری از مفهوم قانون 20/80 و چگونگی استفاده از آن پیدا کرده‌اید، می‌توانیم به سراغ روش‌های مختلفی برویم که برای استفاده از این قانون می‌توانید دنبال کنید:
۱. وظایف کاری
تمامی وظایفی را که در محیط کاری به عهده دارید، جایی یادداشت کنید و فهرستی از این وظایف بنویسید. حالا می‌توانید جدول کوچکی تهیه کنید و مقابل هر وظیفه، زمان مورد نیاز برای انجامش را بنویسید (برای نمونه یک ساعت برای چک کردن ایمیل‌ها، یک ساعت برای تماس گرفتن با مشتری و …). پس از آن ستون دیگری به جدول‌تان اضافه کنید و میزان سوددهی نهایی هر وظیفه را به درصد بنویسید. در نهایت وظایفی را که درصد پایینی دارند کنار بگذارید یا به دیگری محول کنید و سعی کنید بر وظایفِ با درصد بالا تمرکز داشته باشید.