مدیریت وقت با ۷ تمرین عالی و موثر
آیا شما هم جزو افرادی هستید که وقتی از آنها می‌پرسند، آن اتفاق چند وقتِ پیش رخ داد یا این کار چقدر طول کشید، برآوردی تقریبی که در پاسخ خود بیان می‌کنید از پاسخ درست فاصله‌ی زیادی دارد؟ همیشه دیر می‌کنید، چون فکر می‌کنید کارهای معمول صبحگاهیتان یا مسیر رفت، ۱۵ دقیقه طول می‌کشد، در حالی که در واقعیت، ۲۵ یا ۳۰ دقیقه زمان می‌برد؟ آیا غذایی را که طبق دستور پخت، باید در ۳۰ دقیقه آماده شود، در ۵۰ دقیقه می‌پزید، چون زمان از دست‌تان در می‌رود؟ بعضی افراد، گذشت زمان را بهتر از دیگران تشخیص می‌دهند، ولی خوشبختانه، توانایی مدیریت وقت اکتسابی است و با انجام تمرین‌هایی می‌توان این توانایی را در خود ایجاد کرد.
۱. تا حد امکان تمام ساعت‌هایتان را دقیق نگه دارید
همیشه ساعت‌های رایانه، اتومبیل و گوشی همراه خود را بررسی کنید. وقتی به محیط جدیدی وارد می‌شوید، تمام ساعت‌ها را بررسی و توجه کنید که آیا با ساعت شما مطابقت دارند یا خیر. وقتی در حال یادگیریِ مدیریت وقت هستید، همیشه یک ساعت مچی، تلفن همراه یا ساعت دیگری همراه خود داشته باشید. هر چه ساعت‌های شما دقیق‌تر باشند، بهتر می‌توانید توانایی مدیریت وقت را در خود تقویت کنید.
۲. ریتم شبانه‌روزی‌تان را تثبیت کنید
ما انسان‌ها، یک ساعت درونی طبیعی داریم که فرآیندهای زیستی ما را منظم می‌کند. اگر این ریتم مختل شود، در تشخیص زمان با مشکل مواجه خواهیم شد و علاوه بر آن، اختلال در این ریتم می‌تواند اثراتی منفی روی سلامتی و بهره‌وری ما بگذارد. برای بهینه نگه داشتن این ریتم طبیعی، باید برای خود برنامه‌ای تنظیم کنید که در این برنامه خوردن، خوابیدن و قرار گرفتن در معرض نور طبیعی، در زمان‌های تقریبا یکسانی در هر روز انجام شود.
۳. با فکر کردن به زمان حدس بزنید چه ساعتی از شبانه‌روز است
به یک ساعت مچی یا دیواری نگاه و سعی کنید، خودتان را تصحیح کنید. مثلا به خودتان بگویید: «فکر می‌کردم ساعت ۱۰ و ۲۰ دقیقه است، در حالی که الان ۱۰ و ۳۴ دقیقه است. پس من ۱۴ دقیقه عقب‌تر از زمان بودم.» در واقع، این ۱۴ دقیقه، شکاف حس زمان (time sense gap) شماست.
- شما می‌توانید این کار را به یک عادت تبدیل کنید و آن را هر زمان و در برخورد با یک راهنما یا شی خاص (مانند تابلوی ایست، چراغ راهنمایی یا آینه) انجام دهید.
- اگر صبح‌ها با صدای زنگ ساعت بیدار نمی‌شوید، می‌توانید هنگام بیدار شدن، حدس بزنید چه زمانی از صبح است.
۴. در هر زمانی به ساعتی نگاه و زمان را یادداشت کنید
در حین انجام کارهای عادی و روزمره‌ی خود سعی کنید گذشت زمان را حدس بزنید. برای سنجش درست بودن حدستان، به ساعت نگاهی بیندازید و شکاف حس زمان خود را یادداشت کنید. وقتی در انجام این کار پیشرفت کردید، فواصل زمانی که حدس می‌زنید، تغییر دهید.
۵. وقتی انجام کاری با زمان معین را شروع می‌کنید (مانند خواندن یک فصل از کتاب، رانندگی کردن تا خانه‌ی یکی از دوستان، دوش گرفتن)، طول انجام کارها را حدس بزنید
وقتی آن کار را انجام دادید، حدس بزنید انجام آن چقدر طول کشیده است. سپس به ساعت نگاهی بیندازید و بررسی کنید حدس اول و دومتان، چقدر از زمان واقعی صرف شده برای انجام آن کار فاصله داشته است.
۶. وقتی انجام کاری با چارچوب زمانی مشخصی را شروع می‌کنید (مانند آشپزی)، زمان‌سنجی را روی حد بالاییِ محدوده‌ی زمانی لازم برای انجام آن کار تنظیم کنید
برای نمونه، اگر باید اُملت را در ۳ تا ۵ دقیقه آماده کنید، زمان‌سنجی را روی ۵ دقیقه تنظیم کنید. حدس بزنید چه وقت، ۳ یا ۴ دقیقه گذشته است. در این حالت اگر اشتباه کنید، زمان‌سنج به کمک شما می‌آید و مانع از سوختن املت می‌شود. با تمرین می‌توانید مدت زمان لازم برای پختن املت را بفهمید. بسیاری از سرآشپزها نیز به همین صورت مدیریت وقت را در آشپزی یاد می‌گیرند.
۷. روند پیشرفت خود را در دفتری یادداشت کنید
هر وقت شکاف حس زمان را مشاهده می‌کنید، آن را یادداشت کنید. با یادداشت این موارد، ممکن است متوجه وجود الگویی شوید. مثلا ممکن است مشاهده کنید معمولا صبح‌ها، حدود ۱۵ دقیقه از زمان عقب هستید و بعد از ظهرها، حدود ۳۰ دقیقه جلوتر از زمان واقعی هستید. شاید هم مانند بیشتر مردم، وقتی کاری یکنواخت و خسته‌کننده انجام می‌دهید، حس می‌کنید زمان بسیار آهسته می‌گذرد و وقتی سرتان شلوغ است یا کاری لذت‌بخش انجام می‌دهید، زمان برایتان سریع‌تر می‌گذرد. با ادامه این مقایسه‌ها، مدیریت وقت و حس شما از زمان به میزان قابل‌توجهی بهبود می‌یابد.
۷ راهکار موثر برای مدیریت جلسات
تا حالا شده که مدیریت جلسات کاری، فرهنگی یا آموزشی بر عهده‌ی شما باشد؟ اگر تجربه‌ی این کار را دارید حتما می‌دانید که مدیریت جلسات اصلا کار آسانی نیست. وقتی اسم جلسه می‌آید یک تصویر خسته‌کننده به ذهن‌مان می‌رسد: چند نفر دارند با گوشی‌های هوشمندشان بازی می‌کنند، بعضی‌ها چُرت می‌زنند و دائما از خودشان می‌پرسند: «پس کِی تموم میشه؟» جلسات کاری ساعت‌های زیادی را در طول روز به خودشان اختصاص می‌دهند؛ اما اغلب کارمندان فکر می‌کنند که این جلسات وقت‌شان را هدر می‌دهند و البته در اغلب مواقع همین‌طور هم هست! اما خب راه‌های زیادی وجود دارند که می‌توانید مدیریت جلسات کاری را به دست بگیرید و از آنها به مؤثرترین شیوه استفاده کنید تا کارمندان‌تان انرژی بگیرند، به وجد بیایند و برای انجام کارشان مشتاق‌تر شوند. این مقاله را بخوانید تا با نکته‌های مؤثری برای مدیریت جلسات آشنا شوید.
۱. هدف‌تان را از برگزاری جلسه مشخص کنید
هر جلسه باید هدف مشخص و روشنی داشته باشد. قبل از اینکه دیگران را به جلسه دعوت کنید، از خودتان بپرسید: «در این جلسه قراره چی به‌دست بیاریم؟» قرار است کادر مدیریت جدید را به آنها معرفی کنید یا خط مشی تازه را با آنها در میان بگذارید؟ می‌خواهید در مورد یکی از مشکلات شرکت با آنها مشورت کنید یا قرار است در مورد یک مسئله‌ی خاص تصمیم‌گیری کنید؟ جلسات سرپایی با هدف‌های مبهم مثل «به‌روز‌رسانی وضعیت» معمولا بازده‌ی خوبی ندارند.
۲. تنها افرادی را به جلسه دعوت کنید که حضورشان لازم است
وقتی دارید برای یک جلسه برنامه‌ریزی می‌کنید، به این فکر کنید که چه کسی واقعا لازم است حضور داشته باشد؟ اگر می‌خواهید یک تغییر را اطلاع‌رسانی کنید باید کسانی را دعوت کنید که از این اطلاع‌رسانی تأثیر می‌گیرند.
قرار است یک مشکل را حل کنید، کسانی را دعوت کنید که اطلاعات خوبی دارند و می‌توانند در حل این مسئله به شما کمک کنند. اگر افراد حاضر در جلسه فکر کنند که موضوع جلسه به آنها ارتباطی ندارد یا از این مسئله اصلا سر در نمی‌آورند، این جلسه برای‌شان کسل‌کننده می‌شود و وقت‌شان با شرکت کردن در آن هدر می‌رود
۳. به برنامه‌ی زمان‌بندی‌تان توجه کنید
همه‌ی مسائلی را که قرار است در جلسه مطرح شوند، در قالب یک دستور جلسه بنویسید. باید یک برنامه‌ی زمانی مشخص داشته باشید و زمان مورد نیاز برای هر بخش از جلسه را مشخص و آن را برای همه‌ی افرادی که در جلسه حضور داشتند، ایمیل کنید.
وقتی هم که جلسه شروع شد آن برنامه‌ی زمانی را روی تخته بنویسید یا روی صفحه‌ی نمایش بگذارید. این کار که یکی از روش‌های مدیریت جلسات است، باعث می‌شود که تمرکز افراد حاضر در جلسه حفظ شود.
۴. موقعیتی فراهم کنید تا همه‌ی افراد اظهارنظر کنند
هیچ چیز به اندازه‌ی زیادی حرف زدن یک نفر، جلسه را از مسیرش خارج نمی‌کند. اگر دیدید کسی دارد بیش از حد صحبت می‌کند سریعا او را متوقف کنید. بگویید: «از توجه شما خیلی سپاس‌گزاریم اما حالا باید به دیگران هم فرصت بدهیم که نظرات‌شان را بیان کنند تا بتوانیم یک تصمیم درست و جامع بگیریم.»
هیچ‌کس استثنا نیست. وقتی قانون‌های مناسبی برای مدیریت جلسات داشته باشید و به نظر همه توجه کنید، عملکرد گروه‌تان در یک چهارچوب خاص قرار خواهد گرفت و بهتر می‌شود.
۵. جلسه را به موقع شروع و به موقع هم تمامش کنید
وقتی مسئولیت مدیریت جلسات با شماست، اگر به موقع آن جلسه را شروع و تمام کنید و به عنوان یک فرد منظم شناخته شوید، می‌بینید که چطور همکاران‌تان به جلسه توجه می‌کنند. وقتی شما برای وقت آنها ارزش قائل شوید، آنها هم به شما احترام می‌گذارند.
یک نکته‌ی دیگر در مورد زمان: جلسات‌تان نباید بیشتر از یک ساعت طول بکشند. ۶۰ دقیقه بیشترین زمانی است که کارمندان حواس‌شان جمع و متمرکز است.
۶. آوردن گوشی و تبلت به جلسه ممنوع!
واقعیت این است که اگر افراد اجازه داشته باشند که با خودشان تبلت یا تلفن همراه هوشمندشان را بیاورند، دیگر کسی به جلسه توجه نمی‌کند و در مباحث آن شرکت نمی‌کند. در عوض ایمیل می‌دهند، در اینترنت می‌چرخند یا اَنگری بِردز (angry birds) بازی می‌کنند و دائما باید تذکر بدهید: «لطفا به من توجه کنید.»
۷. پیگیری کنید
طبیعی است که افراد مختلف بعد از یک جلسه، نظرها و برداشت‌های متفاوتی در مورد مباحث آن داشته باشند. برای اینکه احتمال اشتباه را کاهش بدهید، بعد از جلسه یک ایمیل برای هر کدام از افراد حاضر بفرستید و در آن نکات مهم را مشخص و پررنگ کنید و بگویید که این جلسه چه دستاوردهایی داشته و مسئولیت‌های افراد، کارهایی که باید انجام دهند و تاریخ تحویل کار را به آنها یادآوری کنید. به این ترتیب همه‌ی افراد یک برداشت مشترک خواهند داشت.
جلسات کاری می‌توانند باارزش و مولد باشند، فقط باید فوت و فن مدیریت جلسات را به خوبی بدانید تا موفق شوید.