مدیریت زمان در دوران دورکاری؛ ۶ توصیه ضروری برای به‌دست آوردن زمان بیشتر
این روزها افراد بسیاری مجبور به دورکاری هستند. با وجود چالش‌های مختلف، این تغییر دست‌کم مزیتی عمده دارد: صرفه‌جویی در زمان به‌دلیل حذف رفت‌وآمد. بااین‌حال، انگار هنوز هم برای انجام کارها، وقت کم می‌آوریم! توصیه‌های این مطلب به شما برای مدیریت زمان در زمان دورکاری کمک می‌کند.
اغلب ما امید داشتیم که در این روزهای همه‌گیری ویروس کرونا که وقت آزاد بیشتری پیدا کرده‌ایم، کارهایی را انجام دهیم که همیشه آرزوی انجام‌دادنشان را داشتیم: پختن نان، مدیتیشن یا نوشتن شاهکاری ادبی؛ اما بررسی داده‌های گردآوری‌شده از ۱۲ هزار شهروند آمریکایی و اروپایی چیز دیگری می‌گوید. این وقت اضافه اغلب صرف انجام کارها و سرگرمی‌هایی می‌شود که نه بهره وری دارند و نه رضایت‌بخش هستند؛ درواقع وقتمان را صرف کارهایی که نباید انجام دهیم می‌کنیم. داشتن زمان بیشتر، لزوما به معنی استفاده کارآمد از آن نیست. در ادامه، به شما می‌گوییم چکار کنید که چنین نشود.
درس اول: کار و زندگی را یکی نکنید
بدون دفتر کار، تعریف مرز بین محل کار و خانه دشوار می‌شود. هرچند رفت‌وآمد بین محل کار و خانه برای بسیاری اضطراب‌آور و ناخوشایند است، حذف آن می‌تواند مشکل‌آفرین باشد. حرکت از خانه به محل کار و برعکس، به تغییر وضعیت ذهنی افراد کمک می‌کند. بدون آن، جداسازی کار از زندگی شخصی دشوار می‌شود. آدم‌ها به‌جای خاموش‌کردن رایانه و رفتن به‌سوی ایستگاه اتوبوس و مترو، بیشتر از حالت عادی کار می‌کنند. این اضافه‌کاری همیشه با بهرهوری همراه نیست.
مطابق پژوهشها، افراد در دوره دورکاری، زمان زیادی را صرف جلسات مختلف برای سیاست‌گذاری می‌کنند، بدون اینکه همکاری اثربخش و کاری بهره‌ور داشته باشند. بنا بر قانون پارکینسون، افراد تا وقتی زمان دارند به کارکردن ادامه می‌دهند. درنتیجه وقت اضافه ناشی از حذف رفت‌وآمد، صرف کار بیشتر می‌شود؛ کاری که بهرهوری کمتری دارد.
درس دوم: صرفه‌جویی در وقت به‌جای اتلاف آن
افراد معمولا به‌درستی از وقت اضافه‌شان بهره نمی‌برند. پژوهشها نشان داده‌اند که در مدت همه‌گیری کرونا، فعالیت‌های غیرکنشگر مانند تماشای تلویزیون به‌شدت افزایش یافته‌اند، درحالی‌که فعالیت‌های کنشگر مانند کار داوطلبانه یا معاشرت با دیگران کاهش پیدا کرده‌اند. هرچند کمی فعالیت غیرکنشگر برای آرامش‌بخشی سودمند است، مطالعات نشان می‌دهند این نوع فعالیت‌ها کمتر باعث خوش‌حالی و خشنودی می‌شوند.
البته همه‌گیری کرونا انجام بسیاری از فعالیت‌های کنشگر را دشوار کرده است؛ اما روش‌های خلاقانه زیادی برای انجام چنین فعالیت‌هایی با رعایت فاصله‌گذاری اجتماعی وجود دارد: از تفریح در خانه گرفته تا ورزش‌های گروهی با فاصله.
در دوران بحران‌های همه‌گیر، طبیعی است که برای افزایش بهره وری تقلا کنیم. بنابراین توصیه می‌شود به آرامش‌بخشی و ریلکسیشن اهمیت دهید.
چطور می‌توانیم وقت اضافه‌مان را به‌درستی صرف انجام کارهایی کنیم که باعث شادی و تقویت سلامتی‌مان می‌شوند؟
۶ توصیه زیر را در پیش بگیرید.
۱. جایگزینی برای رفت‌وآمد پیدا کنید
برای بسیاری از ما رفت‌آمد روشی برای قرارگرفتن در وضعیت کاری است؛ اما این تغییر وضعیت لزوما نباید به‌شکل حرکت فیزیکی با ماشین و اتوبوس باشد. کافی است فعالیتی را پیدا کنید که عمل گذار به وضعیت کاری را برایتان ساده کند.
بنا بر پژوهشها، بیشتر افراد زمانی حدود ۱۶ دقیقه را برای رفت‌وآمد به محل کار ترجیح می‌دهند. به‌علاوه افرادی که از رفت‌وآمدشان خشنود هستند، اغلب این زمان را صرف برنامه ریزی برای روز پیش‌رو می‌کنند. بنابراین دورکاری را با برنامه‌ریزی ۱۵دقیقه‌ای شروع کنید. می‌توانید این کار را هنگام پیاده‌روی صبحگاهی انجام دهید. پیاده روی یکی از فعالیت‌های کنشگر است که به کاهش استرس کمک می‌کند.
۲. عادت معینی برای پایان کار داشته باشید
برای پایان کار، فعالیت خاصی را در نظر بگیرید. فرقی نمی‌کند که نوشیدن نوشیدنی‌ای خاص باشد یا دویدن یا تماس با دوستان. عملی را به‌عنوان نشانه پایان کار در نظر بگیرید. بهتر است فعالیتی که انتخاب می‌کنید انگیزه‌بخش شما برای ادامه روز باشد: می‌تواند تشویقی برای کارهایی باشد که تا پیش از این انجام داده‌اید یا هر کاری که باعث شادی و رضایت‌تان می‌شود.
۳. حجم کار روزانه را محدود کنید
فهرست کارهای ما معمولا تمامی ندارد. به‌جای اینکه در کار غرق شوید، در هر روز، روی یک مسئله مهم تمرکز کنید. این کار تحت هر شرایطی باید انجام شود. برای انجام آن کار به بهترین شکل تلاش کنید. عواملی مانند ایمیل‌ها و پیام‌های دریافتی مدام حواسمان را پرت می‌کنند؛ پس تمرکز بر روی اولویت‌ها دستاورد ارزشمندی است. بنابراین با انجام درست کاری که در اولویت بوده است، احساس خوبی پیدا می‌کنید. این چیزی است که پژوهشها هم تأیید می‌کنند.
۴. زمانی را به تمرکز آگاهانه بر کارهای مهم اختصاص دهید
حواس‌تان باشد که کل روزتان در جلسه‌های آنلاین هدر نرود. برای این کار، زمانی را به کارهای بسیار مهم اختصاص دهید که فوری نیستند. بنا بر پژوهشها، اختصاص زمانی برای تمرکز روی این کارها، درحالی‌که عوامل حواس پرتی را حذف کرده‌اید، باعث می‌شود احساس اثربخشی بیشتر و خستگی کمتری داشته باشید. این کار با جلوگیری از تمرکز بر محدودیت‌ها و کارهای کم‌ارزش، بهرهوری را بیشتر و استرس را کمتر می‌کند.
۵. از معاشرت غافل نشوید
با ترفندهای بالا، می‌توانید جلوی ازدست‌رفتن بخشی از زمانتان را بگیرید؛ اما به‌دست‌آوردن زمان به‌تنهایی ارزشی ندارد. مهم این است که با زمانتان چه می‌کنید. آیا وقت‌تان را با دوستان و آشنایان می‌گذرانید؟ ورزش می‌کنید؟ به کار داوطلبانه روی می‌آورید؟
بهتر است بعد از کار، زمانی را به فعالیت‌های کنشگر اختصاص دهید. نیازی نیست کار پرزحمتی باشد. مطابق پژوهشها، تعامل اجتماعی کوتاه (رودر‌رو یا مجازی) در تقویت سلامتی مؤثر است. فعالیت تفریحی گنشگر ۱۰ تا ۲۰دقیقه‌ای هم همین کار را می‌کند. قرار نیست ۲ ساعت در روز را صرف معاشرت با دیگران کنید. پیاده‌روی یا گپ‌وگفتی ۲۰دقیقه‌ای با دوستان کافی است.
می‌توانید فعالیت تفریحی و معاشرت با دیگران را هم‌زمان انجام دهید؛ مثلا با دوست‌تان ورزش کنید یا به پیاده‌روی بروید. این کار یک تیر و دو نشان است. به‌علاوه، همراه‌کردن دیگران با خود، دستیابی به اهداف را ساده‌تر می‌کند.
سعی کنید ایجاد فرصت‌های اجتماعی را به عادت روزانه‌تان تبدیل کنید. مطالعات نشان داده‌اند ایجاد ارتباط با دیگران، در مسیر رفت‌وآمد (حتی با غریبه‌ها)، باعث خشنودی بیشتر می‌شود. بنابراین بهتر است بخشی از برنامه پایانی روزتان را به گپ با دوستان و آشنایان اختصاص دهید.
۶. روش‌های جدید مدیریت زمان را امتحان کنید
این‌روزها همه ما به‌دنبال استفاده بهینه از زمان هستیم. خوب است که در شرایط عادی و پس از رفع محدودیت‌های جاری هم روش‌های جدید مدیریت زمان را امتحان کنیم. فارغ از محدودیت‌های ناشی از همه‌گیری کرونا، برنامه‌های مختلف روزانه و هفتگی را امتحان کنید و ببینید کدام روش برای شما مناسب‌تر است.
خلاصه اینکه هرقدر هم وقت اضافه داشته باشیم، مهم چگونگی استفاده از آن است. این موضوع کاملا به خودمان بستگی دارد.
شما چقدر به استفاده بهینه از زمان اهمیت می‌دهید؟ آیا روش خاصی برای دستیابی به این هدف دارید؟ اگر دورکاری می‌کنید، چه ترفندی برای حفظ مرز و تعادل بین کار و زندگی شخصی دارید؟ در عصر کرونا، خواندن تجربه شما می‌تواند برای خیلی‌ها جذاب و شاید هم راهگشا باشد.
تنظیم ساعت بیولوژیک بدن چطور به افزایش بهرهوری کمک می‌کند؟
شاید درباره ساعت بیولوژیک یا ساعت زیستی بدن چیزهایی خوانده باشید. ساعت بیولوژیک بدن یکی از شگفت‌انگیزترین کارکردهایی است که بر بسیاری از فرایندهای بدن‌مان تأثیر می‌گذارد. تحقیقات اخیر نشان داده است که می‌توانیم از ساعت بیولوژیک بدن برای تنظیم فعالیت‌های شغلی و روزانه خود استفاده کنیم. در این مقاله، تأثیرات این ساعت بر بدن و نقش آنها در افزایش بهره وری را معرفی می‌کنیم. با ما همراه باشید.
ساعت بیولوژیک و نقش آن در کنترل بدن
ساعت بیولوژیک بدن ما بخش‌های زیادی از عملکرد بدن را کنترل می‌کند. کارکرد آن را می‌توان به یک برنامه رایانه‌ای تشبیه کرد. از زمان بیدارشدن و به‌خواب‌رفتن گرفته تا ترشح بسیاری از هورمون‌ها و تنظیم چرخه‌های شبانه‌روزی بدن، جزء کارهایی است که ساعت بیولوژیک بدن آن را مدیریت می‌کند.
شما احتمالا زمانی از اهمیت این ساعت خبردار می‌شوید که برنامه کاری روزانه‌تان دچار تغییرات شده باشد. کارگران شیفتی یا مسافران معمولا مجبورند برنامه خواب یا غذای خود را تغییر دهند. همین باعث به‌هم‌خوردن ساعت بیولوژیک بدن آنها می‌شود.
شما حتما در ساعات شبانه‌روز گاهی انرژی بیشتری دارید و گاهی هم سرحال نیستید. باوجوداین، تحقیقات نشان داده است که نقش ساعت بیولوژیک بدن به مدیریت چرخه خواب و بیداری محدود نمی‌شود. مثلا سطح هوشیاری، گرسنگی، استرس، عملکرد قلب و حتی سیستم ایمنی بدن تحت‌تأثیر این ساعت هستند. هماهنگ‌کردن ساعت بیولوژیک بدن با فعالیت‌های روزانه‌تان به عملکرد بهتر شما کمک می‌کند.
تأثیر هماهنگسازی ساعت بیولوژیک بر فعالیت‌های روزمره
سبک زندگی مدرن و ضرورت‌های شغلی، در بسیاری موارد، در تضاد با ساعت بیولوژیک بدن قرار می‌گیرد. پس تغییر و اصلاح فعالیت‌های شبانه‌روزی‌مان شاید کار آسانی نباشد. اما اگر موفق به انجام آن شویم، فواید روشنی در عملکرد ما خواهد داشت. از طرفی این کار بر افزایش سلامتی ما آثار مثبتی هم دارد. در تحقیقات متعدد ثابت شده است که به‌هم‌خوردن چرخه‌های شبانه‌روزی باعث افزایش احتمال ابتلا به افسردگی یا دیابت می‌شود.
برای تنظیم برنامه روزانه خود با ساعت بیولوژیک بدن، ابتدا باید درباره تأثیر آن بر هریک از اعمال زیستی مانند خوردن، خوابیدن و ورزش کردن بدانیم.
۱. خوابیدن و بیدارشدن
ساعت بیولوژیک بدن نقش مهمی در کنترل زمان خواب و بیداری شما دارد. برنامه کاری، عادت‌‌های خوابیدن و سن نیز از دیگر عوامل تأثیرگذار هستند.
چرخه خواب با افزایش سن تغییر می‌کند. دانستن این به شما کمک می‌کند تا برنامه‌های روزمره خود را بهتر مدیریت کنید. کودکان خردسال معمولا سحرخیز هستند، درحالی‌که نوجوانان تا پیش از ظهر می‌خوابند. با افزایش سن و نزدیک‌شدن به دوره پیری، دوباره عادت سحرخیزی بازمی‌گردد. پس شاید بهتر باشد که به نوجوانان فرصت خواب صبحگاهی بیشتری داده شود یا افراد مسن‌تر بیشتر برنامه‌های اصلی خود را صبح‌ها انجام دهند.
انرژی بدن در ساعات بعدازظهر کاهش می‌یابد؛ پس یک چرت یا استراحت کوتاه به بازیابی آن کمک می‌کند.
۲. خوردن
پژوهشها نشان داده است که غذاخوردن در ساعت‌هایی خاص برای سلامتی مفید‌تر است. مثلا تغذیه در ساعت‌هایی مشخص ممکن است به کاهش وزن کمک کند. در یک تحقیق، موش‌هایی که در ساعت‌های منظم غذا دریافت می‌کردند، از اضافه وزن و بیماریهای مرتبط با سوخت و ساز در امان ماندند.
جالب اینکه زمان غذاخوردن باعث ایجاد تغییرات در بیولوژیک هم می‌شود؛ پس اگر برنامۀ کاری جدیدی دارید یا مسافر هستید، تغییر ساعت غذاخوردن در سازگاری شما با برنامه‌تان مؤثر است.
۳. ورزش‌کردن
هماهنگ‌کردن برنامه ورزشی با ساعت بیولوژیک بدن‌تان باعث نتایج بهتری در تمرینات می‌شود.
برای اغلب افراد، تمرین‌کردن در نیمۀ بعدازظهر تا انتهای آن یعنی ساعت‌های ۱۵ تا ۱۸، جراحت کمتر و عملکرد بهتری به دنبال دارد. تمرینات قدرتی را هم بهتر است در ساعت‌های پایانی بعدازظهر انجام دهید. این تمرینات در ساعت‌های ۱۴ تا ۱۸ اثر بهتری دارد.
عصر و غروب هم زمان مناسبی برای حرکات کششی و آرام‌بخش مانند یوگا است.
۴. فعالیت‌های فکری
معمولا بیشتر افراد صبح‌ها تمرکز بیشتری دارند. مطالعات نشان داده است که افراد در این ساعات بیشترین توانایی شناختی را بروز می‌دهند. پس شاید بخواهید کارهای ذهنی و حسابرسی‌ها را پیش از ناهار انجام دهید.
همچنین کارشناسان می‌گویند که پس از غذاخوردن، سطح هوشیاری و تمرکز کاهش می‌یابد. به همین دلیل است که اغلب افراد یادگیری کمتری در کلاس‌های بعدازظهر دارند. بین ساعت‌های ظهر تا ۱۶ بعدازظهر سطح تمرکز افت می‌کند. پس بهتر است در آن ساعات یک نوشیدنی انرژی زا بخورید.
اگر روی یک پروژه خلاقانه کار می‌کنید، بهتر است صبر کنید تا کمی خسته شوید. پژوهشها نشان داده است که افراد زمانی که خسته‌تر هستند، خلاقیت بیشتری بروز می‌دهند. علت آن این است که مغز در شرایط خستگی، تمرکز کمتری دارد؛ در نتیجه، راه‌حل‌های خلاقانه و خارج از چارچوب بیشتری ممکن است به فکرتان برسد.
نکاتی برای هماهنگسازی بهتر
بی‌شک، ساعت زیستی بدن همۀ افراد مشابه یکدیگر کار نمی‌کند. برخی از افراد در طول روز انرژی بیشتری دارند و بعضی دیگر در ساعت‌های پایانی روز سرحال‌تر هستند. خوشبختانه به‌دلیل تنوع سبک زندگی مدرن و ضرورت‌های شغلی، فضا برای فعالیت هر دو گروه وجود دارد.
اگر برنامه شما با ساعت بیولوژیک‌تان هماهنگ نیست، نکات زیر شاید به شما کمک کند:
- خوابیدن و بیدارشدن خود را زمان‌بندی کنید: در یک ساعت مشخص بخوابید و در یک ساعت معین هم بیدار شوید. برنامه‌هایی مانند Alarmy در تنظیم آن خیلی به شما کمک می‌کند.
- به خودتان فرصت هماهنگ‌شدن بدهید: هماهنگ‌شدن ساعت بیولوژیک بدن با برنامۀ یک‌شبه شکل نمی‌گیرد. صبور باشید و برنامه را منظم دنبال کنید.
- به سطح انرژی خودتان توجه کنید: سعی کنید برنامه‌های مهم خود را در ساعاتی که سرحال‌تر هستید انجام دهید. توجه به تغییرات سطح انرژی‌تان در طول روز به شما در برنامه ریزی کمک می‌کند.
تنظیم برنامه روزمره با ساعت بیولوژیک بدن شاید کمی زمان ببرد، اما با انجام آن قطعا به عملکرد و نتیجه بهتری خواهید رسید.