برنامه ریزی معکوس؛ رویکردی مؤثر برای رسیدن به هدف
اگر هدف شما این است که طی پنج سال آینده مدیر حسابداری شوید، فرآیند برنامه ریزی خود را از کجا شروع می‌کنید؟ یا اگر قرار است بخش شما ساختار سازمانی شرکت را بازسازی کند، از کجا شروع خواهید کرد؟
بیشتر ما موقع برنامه‌ریزی، معمولا برنامه‌ی خود را از اول شروع می‌کنیم و به سمت پایان برنامه می‌رویم؛ یعنی اینکه ابتدا باید چه کنیم، بعد چه؟ بعد از آن چه؟ و الی آخر و اینکه هر گامی تا چه تاریخی باید تکمیل شود؟
این شکل معمولِ تعیین اهداف شخصی است که خیلی هم خوب کار می‌کند و وقتی با قوانین طلاییِ تعیین هدف ترکیب شود، تبدیل به فرمولی انگیزه‌بخش خواهد شد که کمک می‌کند با تمام قوا به پیش بروید.
رویکردی جدید
اما روش ساده و کمتر استفاده شده‌ی دیگری هم برای تعیین هدف وجود دارد که می‌تواند به همین اندازه قدرتمند باشد.
نام این روش برنامه‌ریزی معکوس، هدف گذاری معکوس یا طراحی معکوس است و اغلب اوقات در حیطه‌ی تحصیلات و آموزش استفاده می‌شود. ایده‌ی اصلی این است که با هدف نهایی‌تان شروع کنید و بعد به صورت معکوس از آنجا به سمت توسعه‌ی برنامه‌ی خود حرکت کنید. با شروع از آخر و حرکت به سمت اول برنامه، می‌توانید خودتان را از نظر ذهنی برای موفقیت آماده کنید، گام‌های خاصی را که باید بردارید؛ مشخص کنید و تعیین کنید که دقیقا باید در کجای برنامه، پرانرژی یا خلاق باشید تا بتوانید به نتایج مطلوب دست پیدا کنید.
این روش خیلی شبیه یک ارائه‌ی خوب است؛ در ارائه‌ی خوب، شخص ارائه‌دهنده همان ابتدا می‌گوید که قرار است به کجا برسد. بنابراین همین‌طور که جلسه پیش می‌رود، شما می‌توانید مفاهیم را به شکلی آسان‌تر دنبال کرده و درباره‌ی آنچه گفته می‌شود تفکر انتقادی داشته باشید. اگر قرار باشد نکات اصلی بحث را تشخیص دهید، انرژی مورد نیاز خود را برای دنبال کردن ارائه از دست خواهید داد.
فرآیند برنامه‌ریزی معکوس
این فرآیند بدین شکل کار می‌کند:
گام ۱
هدف نهایی خود را بنویسید. دقیقا می‌خواهید به چه چیزی برسید و تا چه تاریخی به آن دست خواهید یافت؟
مثال: «تا ۲۹ اسفند سال ۱۳۹۸، مدیر حسابداریِ شرکت کارگزاری خاوران خواهم شد.»
گام ۲
بعد از خودتان بپرسید قبل از آن، به چه نقاط عطفی باید برسید تا بتوانید به هدف نهایی‌تان دست یابید. چه کارهایی باید انجام دهید و تا چه زمانی باید انجام‌شان دهید تا در جایگاه رسیدن به هدف نهایی قرار بگیرید؟
مثال: «تا ۲۹ اسفند سال ۱۳۹۷، برنامه‌ی آموزشی که از سوی مدیریت شرکت کارگزاری خاوران ارائه شده را با موفقیت به پایان می‌رسانم.»
گام ۳
سپس کمی بیشتر به سمتِ عقب حرکت کنید. قبل از آن هدف یکی مانده به آخر، چه دستاوردی باید داشته باشید؟
مثال: «تا ۳۱ خرداد ۱۳۹۷، درخواستم برای شرکت در برنامه‌ی آموزشی مدیریت را ثبت می‌کنم، موفقیت‌هایم در سِمت حسابدار را شرح می‌دهم و در این برنامه پذیرفته خواهم شد.»
گام ۴
همچنان به سمت عقب کار کنید. چه کاری باید انجام دهید تا مطمئن شوید که به هدف قبلی رسیده‌اید؟
مثال: «تا ۲۹ اسفند سال ۱۳۹۶، دومین سال حضورم به عنوان حسابدار در شرکت را با موفقیت به اتمام می‌رسانم و جایزه‌ی بهترین حسابدار سال را از آنِ خودم می‌کنم.»
گام ۵
به همین صورت حرکت معکوس را ادامه دهید تا اولین مرحله‌ای که باید به اتمام برسانید را پیدا کنید.
مثال: «تا ۲۹ اسفند ۱۳۹۵ اولین سال حضورم به عنوان حسابدار در این شرکت را به پایان می‌رسانم و برای عملکردم مبنی بر به عهده گرفتن مسئولیت خرید بیش از ۱۰۰ میلیارد تومان در سال از سوی مشتری‌ها، پاداش دریافت می‌کنم.»
وقتی برنامه‌ی معکوسی را می‌خوانید، چندان متفاوت با برنامه‌های معمولِ رو به جلو به نظر نمی‌رسد، اما ایجاد چنین برنامه‌ای بسیار تفاوت دارد. باید خودتان را وادار کنید که از چشم‌انداز کاملا جدیدی نگاه کنید؛ این چشم‌انداز کاملا جدید به شما کمک می‌کند تا چیزهایی را ببینید که در صورت استفاده از فرآیندی با ترتیب رو به جلو و معمول استفاده می‌کردید، ممکن بود آنها را نادیده بگیرید.
این کار می‌تواند به شما کمک کند تا از صرف زمان برای فعالیت‌های غیرضروری یا ناکارآمدی که در مسیر هدف‌تان قرار دارند، اجتناب کنید. علاوه بر این، نقاط چالش‌برانگیز موجود در برنامه را هم برجسته می‌کند و نشان می‌دهد که مشخصا باید در چه جاهایی خلاق باشید تا بتوانید گام بعدی را با موفقیت پشت سر بگذارید.
یادداشت برداری؛ مزایا و روش تهیه یادداشت‌های مفید و کارآمد
قبل از این که یک هواپیما از زمین بلند شود، مسئولین پرواز، از خلبان و دستیارش گرفته تا مسئولین فرودگاه و برج مراقبت، باید صدها مورد و گزینه را چک کنند تا مطمئن شوند که مشکلی برای پرواز وجود نخواهد داشت. تنها فراموش کردن یکی از این موارد می‌تواند به معنی فاجعه بار تمام شدن پروازی باشد که می‌توانست آرام و موفق انجام شود. حال سوال اینجاست که چگونه مسئولین یک پرواز می‌توانند مطمئن شوند که هیچ یک از موارد مهم ایمنی را فراموش نکرده‌اند؟ آنها از یادداشت برداری در قالب چک‌لیستی پیش از پرواز استفاده می‌کنند. یک یادداشت، فهرستی ساختاریافته از نکاتی است که باید برای حل یک مشکل مشخص یا به انجام رساندن یک فرآیند پیچیده، در نظر گرفته شوند. همراه ما باشید، در این مقاله، نگاهی خواهیم انداخت بر مزایای یادداشت برداری و چگونگی تهیه یادداشت‌های مفید و کارآمد.
چرا یادداشت برداری مهم است؟
افراد به طور روزانه در حوزه‌های مختلفی یادداشت برداری می‌کنند؛ از تحلیل سیستم‌های کامپیوتری گرفته تا درخواست‌های مالی و برنامه ریزی های نظامی. به عنوان مثال، بیمارستان ها از یادداشت برای هدایت و راهنمایی کارمندان بخش جراحی و نظافت استفاده می‌کنند تا اتاق‌های جراحی به روش مناسبی ضدعفونی شوند. این کار احتمال ایجاد عفونت در جراحی‌ها را کاهش خواهد داد.
مزایای یادداشت برداری چیست؟
یادداشت می‌تواند هرچیزی را در بر بگیرد. از یک چک لیست کوتاه گرفته تا یک گزارش یا دفترچهای با صفحات زیاد. یادداشت‌ها می‌توانند در کاهش اشتباهات و افزایش بهره وری بسیار کارآمد باشند. به عنوان مثال، می‌توانید از یادداشت برای راهنمایی افراد جهت انجام وظایف جدید یا پیچیده استفاده کنید، یا مطمئن شوید که در فرآیندهای روتین و تکراری یا در موقعیت‌های پر استرس، مراحل مهم از قلم نیفتاده‌اند.
یادداشت‌ها در حل مسئله نیز می‌توانند به شما کمک کنند. به عنوان مثال، می‌توانید از آنها برای برگرداندن محتوای سایت‌تان استفاده کنید یا اختلالات رایج در عملکرد یک ماشین را درست کنید و یا به بررسی علل کاهش فروش در شرکت خود بپردازید.
در اغلب مواقع استفاده از یک یادداشت می‌تواند منجر به انجام درست و اثربخش کارها شود و از وقوع اشتباهات و خراب شدن کارها جلوگیری کند. به ویژه در مواقعی که تحت فشار هستید، استفاده از یادداشت به شما کمک می‌کند تا از وقوع اشتباهات جلوگیری کنید. همچنین در مواقعی که مجبور به انجام کارهایی هستید که مشابهت بسیاری با یکدیگر دارند، یادداشت‌ها می‌توانند بسیار مفید واقع شوند؛ مثلا جهت اطمینان از تدریس یک درس در طول یک پروژه‌ی آموزشی.
نکته:
اصطلاح یادداشت (aide-mémoire) به فهرست تهیه شده از اقدامات تصویب شده در یک جلسه یا خلاصه‌ی توافقات صورت گرفته نیز اطلاق می‌گردد.
چطور یادداشت برداری کنیم؟
برای یادداشت برداری با طوفان فکری پیرامون فهرستی از عنوانین، موارد و نکاتی که باید در فرآیند یا موقعیت موردنظرتان در نظرگرفته شوند، شروع کنید.
سپس از فهرست اولیه‌ی خود در یک موقعیت واقعی یا سناریوی عملی جهت رفع یک مشکل یا انجام وظایف موردنظر استفاده کنید. هربار که شما یا تیم‌تان در حال کار کردن روی هر کدام از نکاتی که یادداشت کرده‌اید هستید، فهرست‌تان را مورد بازبینی قرار دهید و ببینید که آیا نکات دیگری هم وجود دارند که باید پوشش داده شوند؟ یا آیا لازم است که تغییراتی در فهرست اعمال شود یا خیر.
وقتی که یادداشت خود را تهیه کردید، از میان افراد خود با کسانی که تجربه و تخصص مرتبط با فعالیت موردنظرتان را دارند مشورت کنید تا مطمئن شوید که فهرست‌تان تا جایی که امکان دارد جامع و شامل باشد.
فهرست خود را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که به بهترین شکل ممکن، گویای اطلاعات مدنظر شما باشد.
این فهرست می‌تواند یک یادداشت تک صفحه‌ای ساده باشد که می‌توانید از طریق کامپیوتر خود آن را مطالعه کنید و با اعضای تیم‌تان به اشتراک بگذارید، یا می‌تواند دفترچهای چند صفحه‌ای باشد که می‌توانید آن را نگه دارید و در زمان‌های مورد نیاز از آن استفاده کنید.
یک یادداشت اثربخش، مختصر و مفید و متمرکز بر موضوعی خاص است که از عبارات و جملات ساده و واضحی در آن استفاده شده باشد و از آوردن پاراگراف‌های طولانی و کلمات سنگین در آن اجتناب شده باشد. حتی می‌توانید جهت برجسته کردن نکاتی که باید به‌خاطر بسپارید، از نمودارها و شکل‌ها در یادداشت برداری های خود استفاده کنید.
نکته‌ی بسیار مهمی که باید مدنظر قرار دهید این است که هرموقع نکته‌ی جدیدی آموختید که باید به ذهن‌تان بسپارید، یادداشت خود را به روز رسانی کنید. با انجام این کار می‌توانید به طور مداوم کیفیت کارتان را بالا ببرید.
همچنین می‌توانید یادداشت خود را در فضای مجازی به اشتراک بگذارید تا دیگران نیز از آن استفاده کرده و در صورت آموختن نکته ای جدید، آن را به یادداشت شما اضافه کنند.
نکته ۱
اگر باید کار خود را طی مراحلی با ترتیب مشخص انجام دهید، می‌توانید یادداشت‌تان را به صورت فلوچارت تهیه کنید.
نکته ۲
در بسیاری از موارد می‌توانید بلافاصله پس از تهیه‌ی یادداشت خود، از آن استفاده کنید. اما در مواقعی که ایمنی کار از اهمیت بالایی برخودار است و یا مواقعی که وقوع یک اشتباه می‌تواند خیلی گران تمام شود، لازم است که صحت و دقت یادداشت خود را بیازمایید تا مطمئن شوید که جامع و کامل است.
نکته ۳
در صورت امکان از درج جزئیات غیرضروری در یادداشت خود بپرهیزید. اگر یادداشت شما طولانی و پیچیده باشد، افراد از آن استفاده نخواهند کرد.