چطور با کار کمتر نتیجه بیشتری بگیریم؟ امروزه در دنیای کسب‌و‌کار، افراد موفق آنهایی نیستند که زیاد و سخت کار می‌کنند بلکه کسانی هستند که هوشمندانه کار می‌کنند و از وقت خود به بهترین شکل بهره می‌برند تا به بالاترین بهره‌وری دست پیدا کنند. وقت طلاست و استفاده‌ی درست از آن یعنی ایجاد ارزش افزوده. در اینجا می‌خواهیم چند راهکار ارائه دهیم که ببینیم چطور می‌شود با کار هوشمندانه ولی نه بیشتر، بهره‌وری را افزایش داد؟
یادگیری مدیریت زمان برایم آسان نبود اما این مهارت برای موفقیت من اهمیتی حیاتی داشت. به عنوان مدیرعامل یک استارتاپ و مادر دو دختر، همیشه تمرکزم روی این بود که بتوانم مهمترین کارها‌یم را با بالاترین بازدهی انجام دهم بدون اینکه خودم را از پا درآورم. به هر‌حال همه‌ی ما فقط ۲۴ ساعت در روز و هفت روز در هفته زمان داریم. چگونگی بهره‌گیری از همین ساعت‌هاست که ارزش و شادی‌‌ای را تعیین می کند که به زندگی خود و افرادی که در کنار ما هستند هدیه می‌کنیم. می‌خواهم چند نکته در مورد بهره‌وری را که برای من مفید بودند با شما به اشتراک بگذارم، اگرچه بعضی روزها خودم هم به این توصیه‌ها عمل نمی‌کنم!
۱۵ دقیقه در روز با خودتان جلسه بگذارید
گاهی ممکن است سرمان حسابی شلوغ باشد ولی نتوانیم در کارهای مهم به پیشرفت قابل ملاحظه‌ای دست پیدا کنیم. برای اجتناب از این موضوع، من یک جلسه‌ی صبحگاهی با خودم می‌گذارم تا هر آنچه در روز با آنها سروکار دارم را اولویت‌بندی کنم. یک سال آینده چه چیزی برایم اهمیت دارد؟ اهداف سالانه و یا دوره‌ای خود را بنویسید و به طور مرتب آنها را مرور و بر رویشان تمرکز کنید. اگر امروز با اهداف‌تان هماهنگ نیستید، چطور می‌توانید به بهترین شکل زمان خود را به سمتی که باید هدایت کنید؟ اگر نمی‌توانید بر امروز خود تاثیر بگذارید، همین امروز چه برنامه‌‌ریزی‌ای می‌توانید داشته باشید که بر این هفته، ماه و یا این فصل شما تاثیر بگذارد؟ قول می‌دهم این پر‌بازده‌ترین جلسه‌ی روزتان خواهد بود.
قبل از اینکه دیگران برای‌تان برنامه‌ریزی کنند، خودتان پیشقدم شوید
آیا هر شب خسته از کارهای بیشتری به خانه بر‌می‌گردید و به این فکر می‌کنید که واقعا چه به دست آورده‌اید؟ شاید از جلسات بیش از حدتان در عذاب هستید. دوای درد‌تان این است: طوری با تقویم‌تان برخورد نکنید که انگار برگه‌ای است که هر کسی حق دارد در آن چیزی بنویسد. سه ساعت را در طول روز ببندید و هیچ جلسه‌ای قبول نکنید. این باعث می‌شود بدون برگزاری جلسه‌ای در اتاق کنفرانس، کارهای مهم را انجام دهید تا وقتی در مقابل پروژه‌های مهم‌تر قرار می‌گیرید، زمان کافی داشته باشید که بر آنها تمرکز کرده و به خوبی از پس‌شان بر‌آیید. سعی نکنید به شکل نا‌منظم روی پروژه‌تان کار کنید، زیرا بدین شکل سطح بازدهی پایین می‌آید و زمان بیشتری را نیز از دست خواهید داد.
فقط در جلساتی شرکت کنید که ضروری هستند
به طور مرتب جلساتی را که دیگر نیازی به آنها نیست از برنامه‌تان حذف کنید. گزینه‌ی «رد کردن» دقیقا کنار گزینه‌ی «پذیرفتن» قرار دارد. همیشه از خود بپرسید: «آیا این بهترین راه است که بتوانم در جهت اهداف اصلی شرکت گام بردارم؟» جسور باشید، بعضی از جلسات را نپذیرید و فقط دلیل آن را توضیح دهید.
زمانی که در جلسات شرکت می‌کنید، حتی جلساتی که خودتان آنها را برگزار نکرده‌اید، هر جا لازم است، کمک کنید که جلسه به سمت بهره‌وری پیش برود. دقت کنید که حتما همه‌ی جلسات از دستورجلسه‌ی شفاف و متمرکزی برخوردار باشند. اگر به هدف اشاره‌ای نشده، این سوال را مطرح کنید: «امروز قرار است به چه چیزی دست پیدا کنیم؟» زمانی که یک تصمیم کلی گرفته می‌شود، سعی کنید آن را به سمت عملیاتی شدن پیش ببرید و بپرسید: «خب، فقط برای شفاف‌سازی می‌خواهم بدانم چه کسی و در چه زمانی قرار است چه کاری انجام دهد؟» اگر متوجه شدید کسی برای خلاصه برداری از نکات اصلی جلسه انتخاب نشده، خودتان داوطلبِ انجام این کار شوید. داشتن یک خلاصه‌ی شفاف به همراه وظایف و تاریخ‌های تعیین شده، تضمین می‌کند که شرکت‌کنندگان در جلسه وارد عمل خواهند شد. به نظر جسورانه می‌رسد؟ بله، بهره‌وری نیاز به رهبری دارد. فقط به خاطر داشته باشید افراد دیگر نیز دوست ندارند وقت‌شان به هدر برود، پس رُک و در عین حال مهربان باشید و گاهی هم کمی شوخی‌طبعی به خرج دهید. دیگران قدر‌دان شما خواهند بود.
به جای ارسال ایمیل یا جلسه گذاشتن، رو در رو صحبت کنید
اجازه ندهید ایمیل جایگزین ارتباط مستقیم شود. من مکالمه‌ی شخصی را به جلسه، ارسال ایمیل یا فرستادن پیام ترجیح می‌دهم. رو در رو با مردم صحبت کردن از سر‌در‌گمی جلوگیری می‌کند و به حل شدن مسئله سرعت می‌بخشد. به همین خاطر بود که پیشتر گفتم باید زمان‌هایی در برنامه‌تان داشته باشید که به جلسه اختصاص نداشته باشد. اگر می‌خواهید ایمیل ارسال کنید، مختصر و مفید حرف بزنید و از حاشیه‌روی بپرهیزید. خودتان را یک کارمند مرکز تلفن تصور کنید که موظف است همان اولین باری که مشتری تماس می‌گیرد مشکلش را حل کند. از آن هم بهتر این است که به مدت یک هفته ایمیل را حذف کنید و ببینید چه اتفاقی می‌افتد. احتمالا از نتایجی که به دست خواهید آورد متعجب می‌شوید.
از تله‌های زمانی اجتناب کنید
بعد از اینکه برنامه‌ریزی زمانی را انجام دادید، تمرکز خود را بر کاری که در دست دارید بگذارید. آیا شما از آن دسته افرادی هستید که دائما در حال چک کردن شبکه‌های اجتماعی، ایمیل یا گشت‌زنی در اینترنت هستند؟ هزینه‌ای که با این کار پرداخت می‌کنید همان کاهش بهره‌وری است. برای نهایت استفاده از زمان، داشتن انضباط فردی ضروری است. ابتدا کاری که جلوی روی‌تان است را تمام کنید و بعد سراغ کار دیگری بروید. گشت‌زنی در شبکه‌های اجتماعی را به ۵ دقیقه، و حداکثر سه بار در روز محدود کنید، البته بعد از اینکه کار اصلی و مهم‌تان تمام شد. در طول جلسات ایمیل‌تان را چک نکنید و اعلان‌های کامپیوتر یا تلفن همراه‌تان را هم تا آنجا که می‌توانید به حداقل برسانید. اگر قرار باشد حواس‌تان به جلسه نباشد، اصلا برای چه در آن حضور پیدا کرده‌اید؟
خود را شارژ کنید
به همان اندازه که نگران شارژ گوشی هوشمند عزیزتان هستید، به شارژ خودتان هم توجه کنید. این یعنی ۷ ساعت خواب، ورزش روزانه، مراقبه و یک رژیم غذایی سالم. داشتن آرامش ذهنی و سلامت جسمی کمک می‌کند تا در تمام جنبه‌های زندگی عملکرد بهتری داشته باشید. سرتان خیلی شلوغ است و وقت مراقبت از خودتان را ندارید؟ سلامت جسمی و روحی مهمترین چیزی است که سوخت شما را در طول روز تامین می‌کند پس اجازه ندهید آخرین مورد در لیست کارهای روزانه‌تان باشد. بعد از ۳۰ دقیقه دویدن، انرژی بیشتری برای کارهای‌تان خواهید داشت. هر طور شده باید برای ورزش وقت پیدا کنید، حتی یک پیاده‌روی کوتاه در وقت ناهار. برای من راحت‌تر است که صبح‌ها و قبل از بیدار شدنِ بچه‌هایم ورزش کنم، به خاطر همین اغلب بین ساعت ۵ تا ۶ بیدار می‌شوم و بیشتر وقت‌ها شب‌ها قبل از ساعت ده می‌خوابم. در طول روز نیز نیاز دارم که خودم را شارژ کنم، به همین دلیل یک مراقبه‌ی ۳ تا ۵ دقیقه‌ای انجام می‌دهم تا تمرکزم بهتر شود.
بین کار و زندگی شخصی مرز تعیین کنید
من قبلا فکر می‌کردم که همیشه باید مشغولِ کار باشم تا یک چیز خارق‌العاده خلق کنم. اما همیشه در حال کار بودن، در اصل فرمولی است برای رسیدن به نتایج معمولی و بی‌اهمیت. تعیین مرز بین کار و زندگی شخصی، کیفیت هر دو را افزایش می‌دهد. با اینکه زمان لازم برای تاسیس و اداره‌ی یک کسب‌و‌کار صرفا در بازه‌ی زمانی ۹ صبح تا ۵ عصر نمی‌گنجد، اما من حتما ساعت ۶ به خانه می‌روم تا شام را با خانواده‌ام بخورم و آخر هفته‌ها هم سرِ کار نمی‌روم. از طرفی سفر را به حداقل می‌رسانم و به طور متوسط بیشتر از ۵ شب در ماه دور از خانه نمی‌مانم، حتی اگر مجبور باشم خیلی از سفرهای مهم را کنسل کنم. در خانه‌ی ما قانونِ استفاده نکردن از تکنولوژی از ساعت ۶ تا ۸ شب وجود دارد و در این مدت دست زدن به کامپیوتر، تلفن همراه و دستگاه‌های دیگر گناهی بزرگ محسوب می‌شود، مگر در موارد خاص. این محدودیت‌ها هم برای من و هم برای خانواده‌ام هستند. توصیه می‌کنم شما هم قوانینی شبیه به این که برای‌تان مفید هستند وضع کنید.
برگرفته از: 2
منبع: