چطور بازخوردهای مؤثرتری ارائه دهیم؟
تصور کنید که اخیرا به یکی از اعضای تیم‌تان بازخوردی داده‌اید. شما به او گفته‌اید که برنامه ریزی او برای پیشبرد جلسه عالی به نظر می‌رسد، اما باید مهارت‌های ارائه‌ی خود را تقویت کند.
چند هفته بعد پیگیری می‌کنید تا ببینید چرا هیچ تغییری نکرده است. متوجه می‌شوید که او نفهمیده است چه‌چیزی را می‌تواند اصلاح کند و بازخورد شما برایش سؤالات بیشتری ایجاد کرده است. او با خود فکر کرده که «چه‌چیز در مورد طرح صورت‌جلسه‌ی من خوب است که می‌توانم برای سایر کارهایم از آن استفاده کنم؟» و «چه مشکلی در مهارت‌های ارائه‌ی من وجود دارد؟»
ابزار بازخوردِ موقعیت – رفتار – اثر به شما کمک می‌کند تا بازخوردی بهتر ارائه دهید. همچنین نظرات شما را بر موقعیت‌ها و رفتارهای مشخص متمرکز می‌کند و اثر این رفتارها بر دیگران را نشان می‌دهد.
معرفی ابزار
ابزار SBI که توسط The Center for Creative Leadership ابداع شده، ساختار ساده‌ای را تشریح می‌کند که شما برای بازخورد دادن می‌توانید از آن استفاده کنید:
- موقعیت (Situation)
- رفتار (Behavior)
- اثر (Impact)
وقتی ساختار بازخورد خود را به این صورت شکل دهید، افرادتان دقیقا متوجه می‌شوند که شما در مورد چه‌چیز اظهارنظر می‌کنید و چرا. همچنین زمانی که به اثر رفتار آنها بر دیگران اشاره می‌کنید، به آنها این شانس را می‌دهید تا تأمل کنند و به این فکر کنند که چه‌چیز را باید تغییر بدهند. این ابزار همچنین به شما کمک می‌کند تا از ایجاد فرضیات اشتباه جلوگیری کنید.
به‌کارگیری ابزار
برای دریافت نتیجه بهتر، هرکدام از بخش‌های زیر را به‌خوبی بررسی کنید و از آنها برای ارائهٔ بازخوردی بهتر کمک بگیرید.
۱. موقعیت
زمانی که بازخورد می‌دهید، ابتدا موقعیت و زمانی را که می‌خواهید درباره‌اش صحبت کنید، به‌خوبی روشن کنید. این کار بازخورد را در یک زمینه‌ی مشخص قرار می‌دهد که فرد از آن آگاه است.
برای مثال:
- «در طولِ جلسه‌ی تیمی دیروز صبح، زمانی که در حال ارائه بودی…»
- «دوشنبه عصر در جلسه‌ی ارباب رجوع…»
۲. رفتار
گام بعدی، تشریح رفتارهای مشخصی است که می‌خواهید به آنها اشاره کنید. این بخش چالشی‌ترین بخش فرآیند است، چون شما فقط باید به رفتارهایی اشاره کنید که مستقیما مشاهده کرده‌اید.
نباید از روی فرضیات جلو بروید یا قضاوت‌های شخصی در مورد آن رفتارها داشته باشید. این کار ممکن است اشتباه باشد و بازخورد شما را خراب می‌کند.
برای مثال، اگر دیدید که یکی از همکاران‌تان در ارائه‌اش دچار اشتباهی شده، نباید گمان کنید که او آمادگی کامل نداشته است. بلکه باید به‌سادگی اظهار کنید که همکارتان دچار اشتباه شده و بهتر اینکه عنوان کنید اشتباهات چه بوده است.
به شنیده‌ها اعتماد نکنید، چون ممکن است شامل قضاوت‌های شخصی دیگران باشد و مجددا، می‌تواند بازخورد را خراب کند و رابطه‌تان با فرد مقابل را به خطر بیندازد.
مثال‌های زیر شامل توصیفی از یک رفتار هستند:
- «طی جلسه‌ی تیمی دیروز صبح، زمانی که در حال ارائه بودی، در مورد دو اسلاید شک داشتی، همچنین محاسبات مربوط به فروش اشتباه بودند.»
- «دوشنبه عصر در جلسه‌ی ارباب‌رجوع، جلسه به‌موقع شروع شد و هر کس پیش‌نویس‌ها را از قبل در اختیار داشت. همه‌ی تحقیقات شما درست بودند و به همه‌ی سؤالات ارباب‌رجوع پاسخ داده شد.»
توصیه:
سعی کنید از اطلاعات سنجیدنی در توصیف‌تان از رفتار استفاده کنید. تا به مخاطب این اطمینان را بدهید که نظرات‌تان عینی و منصفانه‌اند.
۳. اثر
آخرین گام، استفاده از عبارات حاوی «من» است که تشریح می‌کند عمل فرد چطور بر شما یا دیگران تأثیر گذاشته است.
برای مثال:
- «طی جلسه‌ی تیمی دیروز صبح، زمانی که در حال ارائه بودی، در مورد دو اسلاید شک داشتی، همچنین محاسبات مربوط به فروش اشتباه بودند. من احساس شرمندگی کردم، چون کل هیئت‌مدیره در آنجا حضور داشتند. نگرانم که این مسئله بر اعتبار تیم‌مان اثر بگذارد.»
- «دوشنبه عصر در جلسه ارباب‌رجوع، جلسه به‌موقع شروع شد و همه، پیش‌نویس‌ها را از قبل در اختیار داشتند. همه‌ی تحقیقات درست بودند و به همه سؤالات ارباب‌رجوع پاسخ داده شد. من به تو افتخار می‌کنم که چنین کار فوق‌العادی‌ای انجام دادی و سازمان را در وضعیت مطلوب قرار دادی. مطمئن هستم که ما آن مشتری را به لطف سخت کوشی تو به دست می‌آوریم.»
گام‌های بعدی
زمانی که بازخورد خود را ارائه دادید، فرد مقابل را تشویق کنید تا به موقعیت فکر کند و متوجه اثر رفتارش شود. (تکنیک نگاشت ادراکی می‌تواند به آنها کمک کند تا بفهمند که دیگران چطور فکر می‌کنند.) به طرف مقابل اجازه دهید تا زمانی برای درک گفته‌هایتان داشته باشد و سپس به اقدامات مشخصی اشاره کنید که به وی کمک خواهد کرد تا پیشرفت کند.
همچنین، زمانی که افراد کاری را به‌خوبی انجام داده‌اند، به آنها کمک کنید تا بفهمند چطور می‌توانند به این کار خوب تکیه کنند و آن را در زمینه‌های دیگر به کار گیرند.
چطور بدون خراب کردن پل‌های پشت سر، شغل فعلی‌مان را ترک کنیم؟
بسیاری از ما ساعت‌های زیادی را در محل کار سپری می‌کنیم. شاید بتوان گفت محل کار ما خانهٔ دوم‌مان است. بنابراین رضایت شغلی در کیفیت زندگی و خوشبختی ما نقش مهمی دارد. باوجود این، گاه به هر دلیلی به شغل خود علاقه‌ای نداریم و در محل کار لحظه‌شماری می‌کنیم که ساعت کاری تمام شود و زودتر به خانه برگردیم. در این وضعیت، بهتر است که شغل‌مان را تغییر دهیم و سراغ کاری برویم که به آن علاقه داریم. البته، ترک کردن شغل نیز مانند هر کارِ دیگری آداب و قواعد مخصوص خود را دارد. در این مقاله توضیح می‌دهیم که چگونه می‌توانیم شغل فعلی‌مان را ترک کنیم، بدون اینکه موجب رنجش دیگران شویم یا روی آیندهٔ شغلی‌مان تأثیر بدی بگذاریم.
اینکه به رئیس‌مان بگوییم «دیگر این شغل را نمی‌خواهم و اینجا کار نمی‌کنم» راه خوبی برای ترک کردن فضای کاری فعلی‌مان نیست. شاید با گفتن این جمله و ترک محل کارمان احساس خوبی پیدا کنیم (به‌ویژه اگر شغل قبلی‌مان پرزحمت و دردسرآفرین بوده باشد)، ولی این احساسِ خوب کوتاه و زودگذر است. اگر کارمان را با رشته‌ای از افکار منفی دربارۀ آن کار ترک کنیم، ممکن است در آینده این تجربهٔ بد در یادمان بماند و آزارمان بدهد. چه شغل فعلی‌مان فرصت و تجربه‌ای عالی برای یادگیری بوده باشد و چه نقطهٔ تاریکی در رزومهٔ کاری‌مان، باید آن را با وقار، متانت و احترام ترک کنیم.
شاید بگویید حرف زدن راحت‌تر از عمل کردن است؛ حتی اگر هیچ قصد و نیت بدی نداشته باشیم، باز هم ممکن است با ترک کردن شغل خود، بعضی‌ها را برنجانیم. چگونه می‌توانیم بدون ایجاد ناراحتی برای دیگران، شغل فعلی‌مان را ترک کنیم؟ با انجام راهکارهای زیر می‌توانیم به‌شکلی حرفه‌ای و بدون خراب کردن پل‌های پشت‌سرمان، شغل فعلی‌مان را ترک کنیم:
زمان مناسبی برای ترک شغل خود انتخاب کنیم
اگر در شغل ما وقت‌شناسی اهمیت زیادی دارد، به آن توجه کنیم و در میانهٔ انجام وظیفه یا پروژه‌ای مهم کار خود را ترک نکنیم. همیشه بهترین کار این است که شغل خود را در حالی ترک کنیم که تمام کارها و وظایف‌مان را به پایان رسانده‌ایم و وظیفۀ نیمه‌کاره‌ای نداریم. ما که نمی‌خواهیم دیگران از ما برنجند و عصبانی شوند! پس بهتر است خودمان را جای آنها بگذاریم: به این فکر کنیم که اگر فرد دیگری در شرایط ما بود و قصد داشت شغل خود را ترک کند، چه انتظاری از او داشتیم و دوست داشتیم چه رفتاری داشته باشد.
پیش از همه به رئیس‌مان اطلاع بدهیم
بدترین کاری که می‌توانیم انجام بدهیم این است که با همکاران خود زمزمه و پچ‌پچ کنیم و دربارۀ موقعیت و شغلی که به‌دست آورده‌ایم صحبت کنیم و پس از مدتی این حرف‌ها به گوش رئیس‌مان برسد. همین اشتباه موجب می‌شود احساس بدی در رئیس‌مان ایجاد کنیم؛ حتی اگر سایر کارهای مربوط به ترک شغل‌مان را درست انجام داده باشیم. پس صادق و رُک باشیم و مهم‌تر از آن، نزاکت و ادب داشته باشیم و ابتدا موضوع را به رئیس‌مان بگوییم.
بدگویی نکنیم
شاید جایی را که ترک می‌کنیم دوست داشته باشیم؛ شاید هم از آن متنفر باشیم. در هر صورت، این احساس نباید روی رفتارمان اثر بگذارد. چرا باید با بدگویی کردن دربارۀ مکانی که به‌زودی آن را ترک می‌کنیم، رفتنِ خود را به تجربهٔ ناخوشایندی برای دیگران تبدیل کنیم؟ در اینجا هم بد نیست که از دید دیگران به موضوع نگاه کنیم: خودمان را جای آنها بگذاریم و تصور کنیم فرد دیگری قصد دارد آن محل کار را ترک کند. اگر او بگوید: «خیلی خوشحالم که دارم از این آشغال‌دونی خلاص می‌شم» چه حسی پیدا می‌کنیم؟ احساس خوبی نیست، درست است؟ اگر از محل کارمان انتقادهایی داریم (که مفید و سازنده نیستند)، آنها را برای خودمان نگه داریم.
به پیدا کردن جایگزین برای خود کمک کنیم
از وقت باقی‌مانده برای سروسامان دادن به همۀ کارهای ناتمام‌مان (مانند کاغذبازی‌ها و تشریفات اداری و کارهای بی‌ارزش و وقت‌گیر) استفاده کنیم. با این کار، برای فردی که به‌جای ما استخدام می‌شود، میز کار تمیزی باقی خواهیم گذاشت. بعد از این، متنی آماده کنیم که در آن، مسئولیت‌های شغلی ما به‌طور خلاصه بیان شده است. با رئیس‌مان روی این متن کار کنیم تا بتواند از این متن در تهیهٔ آگهی (برای استخدام فردی به‌جای ما) استفاده کند. این متن می‌تواند راهنمای فردی باشد که به‌جای ما استخدام می‌شود؛ همچنین، وظایف و مسئولیت‌های شغلی او را مشخص خواهد کرد. درست است که به این ترتیب باید بیشتر کار کنیم و وقت بگذاریم، ولی وظیفۀ فرد حرفه‌ای همین است.
پایان کار خود را به کارفرما اعلام کنیم
شاید این کار واضح و بدیهی به‌نظر برسد، ولی معمولا (به‌ویژه اگر از یک شغل به شغل دیگری می‌رویم) آن را فراموش می‌کنیم. شاید در شغل و موقعیت جدید، فورا به ما نیاز داشته باشند. ممکن است خودمان نیز بخواهیم در شغل جدیدمان، مشتاق و علاقه‌مند به‌نظر برسیم؛ از این‌رو وسوسه می‌شویم که به آنها بگوییم می‌توانیم کارمان را بلافاصله شروع کنیم. این رفتار مانند شمشیری دولبه است. ما شرکت قبلی‌مان را در وضعیت دشوار و در شرایطی ترک می‌کنیم که به ما نیاز دارند. در مقابل، اگر به شرکت جدیدمان بگوییم که دست‌کم ۲ هفته زمان نیاز داریم که در شغل جدیدمان مشغول‌به‌کار شویم، آنها متوجه می‌شوند که ما حرفه‌ای و قابل‌اعتماد هستیم.
ابتدا مطمئن شویم که شغل جدیدی به‌دست آورده‌ایم
گاهی وقتی برای ترک شغل فعلی‌مان آماده شده‌ایم و آمادهٔ رفتن هستیم، تازه متوجه می‌شویم که قرارداد جدید امضا نشده است. در نظر کارفرمای احتمالیِ آینده‌مان، ما هنوز در فرایند استخدام قرار داریم و باید با سایر داوطلبان واجد شرایط آن شغل رقابت کنیم. پس قبل از اینکه به رئیس‌مان اطلاع بدهیم و فرایند ترک کردن شغل‌مان را شروع کنیم، باید مطمئن شویم که استخدام در شغل جدید قطعی شده و تمام اقدامات و کارهای لازم صورت گرفته است.
استعفانامه بنویسیم
همان‌طور که در بالا گفتیم، پیش از ترک شغل ابتدا باید به کارفرما اطلاع بدهیم. باوجود این، اطلاع دادن به‌تنهایی کافی نیست. حتی اگر رابطهٔ خوبی با مدیران داریم، بهتر است که محل کار را به‌شکلی رسمی و اصولی ترک کنیم. نوشتن استعفانامه راه خوبی برای اطلاع دادن و اعلام کردن ترک شغل‌مان است. می‌توانیم استعفانامه را شخصا به رئیس تحویل بدهیم و سپس با او صحبت کنیم. نوشتن نامهٔ استعفا فرصتی به ما می‌دهد که گزارش مناسبی برای توضیح علت ترک کار ارائه بدهیم. البته نباید دروغ بگوییم، ولی از بیان دلایل نسنجیده و غیرعاقلانه هم دوری کنیم، مانند اینکه شرکت را به‌دلیل محیط کاری سمّی و آلوده، مشکلات شخصی یا حتی پول ترک می‌کنیم.
دربارۀ چگونگی اطلاع دادن به همکاران‌مان تصمیم‌گیری کنیم
پس از نوشتن استعفانامه و ارائهٔ آن به رئیس، باید با استفاده از روش مناسبی همکاران را از ترک کار مطلع کنیم. شاید رئیس کنترل این مسئله را در دست بگیرد و جدا شدن ما از شرکت را به‌طور عمومی اعلام کند. شاید هم چنین قصدی نداشته باشد و خودمان بتوانیم به هر شکلی که می‌خواهیم این مسئله را به همکاران‌مان اطلاع بدهیم. این احتمال هم وجود دارد که شرکت ترجیح بدهد به روش دیگری با این مسئله برخورد کند. در این صورت، بهتر است اجازه بدهیم آنها در این باره تصمیم‌گیری کنند.
میز کارمان را تمیز و مرتب کنیم
پس از صحبت کردن با رئیس و پیدا کردن راهی برای اطلاع دادن به همکاران، زمان آن می‌رسد که به فضای شخصی‌مان سروسامانی بدهیم. ممکن است در طول مدتی که در اداره مشغول‌به‌کار بوده‌ایم، میز کارمان پر از خرت‌وپرت و وسایل شخصی‌مان شده باشد: چیزهایی مانند عکس‌های خانوادگی، هدیه‌هایی که در ارتباط با کارمان دریافت کرده باشیم یا حتی لکه‌های به‌جای‌مانده از مواقعی که هم‌زمان با صرف ناهار مشغول کار بوده‌ایم یا پشت میزمان چای نوشیده‌ایم. گاهی پیش می‌آید که فضای شخصی‌مان در اداره، شلوغ و نامرتب باشد. پیش از رفتن، رایانه‌مان را تمیز کنیم، تمام لوازم شخصی‌مان را برداریم و محیط کارمان را همان‌طور که تحویل گرفته‌ایم، آمادۀ تحویل به فرد بعدی کنیم.
سخت کار کنیم
به هر دلیلی که می‌خواهیم شغل خود را رها کنیم، نباید پس از اعلام ترک شغل‌مان کم‌کاری کنیم. ما هنوز هم برای کاری که انجام می‌دهیم دستمزد می‌گیریم؛ پس تا آخرین لحظه‌ای که در آن فضا کار می‌کنیم، باید بهترین کار خود را ارائه دهیم. کاری کنیم که کارفرمای سابق‌مان از اینکه کارمندِ او بوده‌ایم خوشحال باشد، نه پشیمان.
ارتباط خود را حفظ کنیم
هرچه سابقۀ کاری بیشتری داشته باشیم، افرادی که با آنها در تماس هستیم نیز بیشتر خواهند بود. تنها به این دلیل که دوست نداریم دوباره با همکاران سابق‌مان روبه‌رو شویم و تعامل داشته باشیم، پل‌های ارتباطی‌مان را خراب نکنیم. نباید رابطهٔ خود را با رئیس و همکاران قبلی‌مان قطع کنیم. اگر از آنها خوش‌مان بیاید که چه بهتر! ولی حتی اگر با آنها رابطهٔ دوستانه‌ای نداریم، حفظ ارتباط با آنها به ما در آینده کمک خواهد کرد. وقتی در شغل جدید مشغول‌به‌کار شدیم، حتما حساب‌های خود در شبکه‌های اجتماعی را به‌روزرسانی کنیم تا دیگران بتوانند با ما در تماس باشند. شاید با این کار، فرصت‌ها و موفقیت‌های کاریِ بیشتری به‌دست بیاوریم؛ کسی چه می‌داند!
منبع: