چگونه زمان را مدیریت کنیم؟
اِیچ.جکسِن بروان، نویسنده‌ی شهیر آمریکایی می‌گوید: «نگویید که وقت کافی ندارید. شما دقیقا همان تعداد ساعاتی را در روز در اختیار دارید که هِلن کلِر، لویی پاستور، میکل آنژ، مادر ترِزا، لئوناردو داوینچی، توماس جِفِرسِن و آلبرت انیشتین داشتند.»
همه‌ی ما آرزو می‌کنیم که کاش زمان بیشتری در روز داشتیم. وقتی روز به پایان می‌رسد و نگاهی به آنچه انجام داده‌ایم می‌اندازیم، اغلب از خودمان می‌پرسیم که آن همه ساعت کجا رفتند. همه‌ی ما همواره کم و بیش بحران زمان داریم. مثلا می‌گوییم: «زمان کافی در روزم ندارم» یا «نمی‌دانم از کجا باید وقت پیدا کنم تا این همه کار را انجام دهم» یا «هیچ وقت برای خودم وقت ندارم». اگر شما هم مانند بیشتر مردم دنیا هستید، پس مدیریت زمان یکی از مسائل مهم زندگی‌تان است. اگر ادامه‌ی این مطلب را بخوانید، به احتمال زیاد می‌توانید نکاتی برای مدیریت بهتر زمان‌تان بیاموزید. پس بیایید ببینیم چگونه زمان را مدیریت کنیم.
احتمالش زیاد است که در بُرهه‌ای از زمان در زندگی‌تان، یک دروه‌ی مدیریت زمان گذرانده باشید، کتاب‌هایی در این زمینه خوانده باشید و برای سامان‌دهی، اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی روزتان از یک برنامه‌ریز الکترونیکی یا کاغذی استفاده کرده باشید. ممکن است بپرسید: «با این همه دانش و چنین گَجِت‌هایی، چرا هنوز هم احساس می‌کنم که نمی‌توانم به همه‌ی کارهایم برسم؟»
پاسخش ساده است. هر چیزی که تا حالا درباره‌ی مدیریت زمان آموخته‌اید، وقت تلف کردن است، چون اصلا به دردتان نمی‌خورَد.
پیش از اینکه شروع به مدیریت زمان کنید، باید یاد بگیرید که زمان چیست. واژه‌نامه‌ها زمان را به صورت «نقطه یا بازه‌ای که در آن چیزی اتفاق می‌افتد» تعریف می‌کنند. به عبارت ساده‌تر، زمان، هنگام رخ دادن رویدادها است.
دو نوع زمان وجود دارد: زمان ساعتی و زمان واقعی. در زمان ساعتی، در هر دقیقه ۶۰ ثانیه، در هر ساعت ۶۰ دقیقه، در هر روز ۲۴ ساعت و در هر سال ۳۶۵ روز وجود دارد و همه‌ی زمان‌ها به طور یکسان می‌گذرند. هنگامی که فردی ۵۰ ساله می‌شود، دقیقا ۵۰ سال سن دارد، نه کم‌تر و نه بیشتر.
در زمان واقعی، همه‌ی زمان‌ها نسبی هستند. زمان بسته به اینکه شما چه کار می‌کنید، کُندتر و تُندتر خواهد گذشت. دو ساعت در اداره‌ی وسائط نقلیه ممکن است به نظر ۱۲ سال بیاید. در عین حال بچه‌ی ۱۲ ساله‌مان انگار همین دو ساعت پیش به دنیا آمده است.
حالا کدام یک از این زمان‌ها دنیایی را که واقعا در آن زندگی می‌کنیم، توصیف می‌کند؟ زمان واقعی یا زمان ساعتی؟
دلیل اینکه گجت‌ها و سیستم‌های مدیریت زمان به درد نمی‌خورند این است که این سیستم‌ها برای مدیریت زمان ساعتی طراحی شده‌اند. زمان ساعتی، نامربوط و غیرضروری است. زیرا شما در زمانِ ساعتی زندگی نمی‌کنید و حتی به آن دسترسی هم ندارید.
شما در زمان واقعی زندگی می‌کنید. دنیایی که در آن هنگامی که در حال خوش گذراندن هستید، زمان پرواز می‌کند و وقتی دارید مالیات‌تان را پرداخت می‌کنید، اصلا تکان نمی‌خورد.
خبر خوب اینکه زمان واقعی مفهومی روانی است و در ذهن شما وجود دارد. یعنی شما آن را به وجود می‌آورید و هر چیزی که خودتان ایجاد کنید، می‌توانید مدیریتش کنید. حالا زمان آن رسیده است که همه‌ی جملات خودتخریب‌گر و خودمحدودکننده را مانند «وقت کافی ندارم» یا «امروز وقت مناسبی برای شروع کار تازه یا مدیریت بهتر کار فعلی‌‌ام نیست» را کنار بگذارید.
تنها سه راه برای گذراندن وقت وجود دارد: اندیشیدن، گفت‌وگو کردن و اقدام کردن. جدا از نوع کسب‌وکاری که دارید، کار شما از ترکیب این سه مورد تشکیل شده است.
به عنوان یک کارآفرین، ممکن است دیگران مرتبا شما را متوقف کنند یا به مسیر دیگری بکشانند. با اینکه نمی‌توانید همه‌ی تعلیق‌ها و توقف‌ها و حواس‌پرتی‌ها را حذف کنید، خودتان در این باره تصمیم می‌گیرید که چقدر زمان صرف آنها کنید و چقدر زمان صرف اندیشه‌ها و گفت‌وگوها و اقدامات‌تان کنید تا به موفقیت برسید.
روش‌های زیر را تمرین کنید تا بر زمان چیره شوید
۱. یک دفتر برنامه‌ریزی داشته باشید و اندیشه‌ها، گفت‌وگوها و فعالیت‌های‌تان را به مدت یک هفته ثبت کنید. این به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید که چقدر کار می‌توانید طی یک بازه‌ی یک روزه انجام دهید و لحظه‌های ارزشمند شما چطور می‌گذرند و کجا می‌روند. در این صورت خواهید فهمید که چقدر زمان صرف کارهای نتیجه‌بخش می‌کنید و چقدر زمان برای افکار و گفت‌وگوها و اقدامات به‌دردنخور تلف می‌کنید.
۲. اگر می‌خواهید واقعا بدانید که چگونه زمان را مدیریت کنیم، کافی است که برای هر فعالیت یا مکالمه‌ای که برای موفقیت‌تان مهم است، زمان مناسب اختصاص دهید. فهرست «کارهای قابل انجام» بلند و بلندتر خواهد شد تا زمانی که دیگر نمی‌شود هیچ کاری برایش کرد. داشتن یک دفترچه قرار ملاقات بسیار خوب است. قرارهای‌تان را با خودتان برنامه‌ریزی کنید و بازه‌های زمانی‌ای برای اندیشه‌ها، مکالمات و اقداماتی که اولویت بالایی دارند، خالی کنید. زمان شروع و پایان آنها را برنامه‌ریزی کنید. برای حفظ این قرارها نظم داشته باشید.
۳. دستِ کم ۵۰ درصد زمان‌تان را که صرف اندیشه‌ها، مکالمه‌ها و اقداماتی کنید که بیشترین نتیجه را برایتان دارند.
۴.
برای توقف‌ها و تعلیق‌ها زمان بگذارید. زمان‌هایی را به این اختصاص دهید که از کاری که در حال انجامش هستید، دور شوید. برای نمونه، مفهومی به عنوان «زمانی برای همکاران» در ذهن داشته باشید. آیا «زمانی برای همکاران» راه دیگری برای نامیدن «توقف‌های برنامه‌ریزی‌شده» نیست؟
۵. ۳۰ دقیقه‌ی ابتدایی هر روز را به برنامه‌ریزی کل روز اختصاص دهید. تا زمانی که برنامهی زمانی‌تان را تکمیل نکرده‌اید، روزتان را آغاز نکنید. مهم‌ترین زمان هر روز زمانی است که برنامهی زمانی را برنامه‌ریزی می‌کنید.
۶. ۵ دقیقه پیش از هر تماس تلفنی یا هر فعالیتی به این فکر کنید که می‌خواهید چه نتیجه‌ای به دست آورید. این کار کمک می‌کند تا پیش از آغاز کار بدانید که موفقیت چه شکلی است. همچنین این کار سرعت گذر زمان را آهسته‌تر می‌کند. پس از هر فعالیت یا هر تماس تلفنی ۵ دقیقه صرف این کنید که مشخص کنید آیا نتیجه‌ی دلخواه‌تان را به دست آورده‌اید یا نه. اگر نه، چه چیزی را فراموش کرده‌اید؟ در تماس یا فعالیت بعدی آن را چطور تغییر می‌دهید؟
۷. می‌خواهید بدانید که چگونه زمان را مدیریت کنیم ؟ ساده است، هنگامی که حتما باید کاری را به پایان برسانید، یک علامت «لطفا مزاحم نشوید» پشت در دفترتان قرار دهید.
۸.
تمرین کنید که تنها به این دلیل که تلفن زنگ می‌زند و تنها به این دلیل که ایمیل‌ها از راه می‌رسند، جواب آنها را ندهید. پیام‌رسان‌ها را قطع کنید. فورا به درخواست‌های دیگران توجه نکنید، مگر اینکه برای کسب‌وکارتان به شدت حیاتی باشد که یک واکنش یا پاسخ انسانی فوری به قضیه بدهید. در عوض، زمانی را برای جواب دادن به ایمیل‌ها و تلفن زدن به تماس‌های از دست رفته کنار بگذارید.
۹. در نهایت برای اینکه بدانید که چگونه زمان را مدیریت کنیم، بهتر است سایر حواس‌پرت‌کن‌ها مانند فیس‌بوک و بقیه‌ی شبکه‌های اجتماعی را کنار بگذارید، مگر اینکه این رسانه‌های اجتماعی ابزارهایی برای بهبود کسب‌وکارتان باشند.
۱۰. به یاد داشته باشید که به انجام رساندن همه‌ی کارها غیرممکن است. همچنین به خاطر داشته باشید که احتمال این وجود دارد که ۲۰ درصد اندیشه‌ها، گفت‌وگوها و اقدامات‌تان، ۸۰ درصدِ نتایج دلخواه‌تان را بسازند.
۶ برنامه اندرویدی برای برنامه‌ریزی روزانه
آیا شما هم از آن دسته افرادی هستید که مشغله‌ی کاری خیلی زیادی دارید؟ برآمدن از پس ده‌ها وظیفه‌ی روزمره کار ساده‌ای نیست. تقویم دیواری و لیست انجام کار می‌توانند کمک کنند، اما راه‌های هوشمندانه‌تری هم برای برنامه ریزی روزمره وجود دارند. استفاده از گوشی‌های هوشمندِ اندرویدی از جمله‌ی آن‌هاست. با استفاده از یک اپلیکیشن مناسب می‌توانید برای روز، هفته، ماه یا سال خود برنامه‌ریزی کنید و سر موقع به کارهایتان برسید. مقاله زیر را بخوانید تا با ۶ برنامه اندرویدی برای برنامه‌ریزی روزانه‌تان آشنا شوید.
مثلاٌ شاید نیاز داشته باشید که یک قرارِ کاری را در ماه آینده به خاطر بسپارید یا همین امروز یک تماس کاری بگیرید. برای انجام همه‌ی این کارها اپلیکیشن‌هایی وجود دارند که می‌توانند کمکتان کنند. برای گوشی‌های اندرویدی تقویم ساده وجود دارد که خودش را با گوگل کلندر (تقویم گوگل) هماهنگ می‌کند و این اختیار را به شما می‌دهد که قرارهای کاری‌تان را زمان‌بندی کنید. این برنامه برای هرکدام از کارها یادآوری ساده تنظیم می‌کند و می تواند لیستی از کارهایی که باید انجام شوند تهیه کند. اما یک تقویم معمولی نمی‌تواند قابلیت‌های بیشتری را در اختیارتان قرار بدهد. اپلیکیشن‌های دیگری هستند که گزینه‌های بیشتر و همچنین ساختار پیچیده‌تری دارند و به شما کمک می‌کنند که از پس هر کاری بهتر بربیایید. در ادامه پنج‌تا از برترین‌های این اپلیکشن‌ها را به شما معرفی می‌کنیم.
۱. تقویم : aCalendar رایگان
این برنامه بی هیچ دلیل خاصی در نام‌گذاری، aCalendar نامیده شده است که به نظر من یکی از بهترین اپلیکشن‌هایی است که تقویم را به صورت کلی نشان می‌دهد. این برنامه برای کاربرانِ پلتفرم اندروید، ترکیبی از تعادل فوق‌العاده بین سهولت در استفاده و امکانات قوی است. این اپلیکیشن در تمام جزئیات عالی است؛ جابه‌جایی راحت بین روز و هفته و ماه، گزینه‌های بسیاری برای گذاشتن یادآور و اعلانات برای کارهای فوق‌العاده مهم و همچنین ابزارهای قوی‌ای برای کارهای اداری در اختیار قرار می‌دهد؛ مثل تنظیم برنامهی جلسه و دعوت‌کردن افرادی که حضور آنها الزامی است، آن هم مستقیما از طریق خود اَپ.
۲. برنامه‌ریز روزانه: Jorte Calendar & Organizer رایگان
Jorte – به عنوان یک برنامهی صرفا تقویمی- حاوی یک تقویم کاری است که در طراحی آن از دید کلی نسبت به تقویم استفاده شده است و استفاده از آن بسیار آسان است. شاید Jorte برای کاربران شاغلی که دنبال اپلیکیشنی هستند که سررشته‌ی وظایف روزمره را به دست آنها بدهد، از همه بهتر باشد.
چیزی که این تقویم را نسبت به بقیه‌ی تقویم‌ها متمایز می‌کند توانایی انتخاب هر روز از ماه و مشاهده‌ی تمام برنامه‌های آن روز در زیرِ صفحه است، بدون این که نیاز باشد از صفحهی اصلی برنامه خارج شویم. این ابزار این امکان را می‌دهد که به آسانی در برنامه‌های روزانه گشت بزنیم بدون این که از صفحهی اصلی تقویم بیرون بیاییم.
در کل، Jorte یک اپلیکیشن تقویم برای دستگاه‌های اندرویدی است که با تقویم گوگل هماهنگ می‌شود و به روش‌های مختلف امکان نگاه‌کردن، تنظیم و گشتن‌زدن در کارها و تنظیم یادآور برای هرکدام را می‌دهد.
۳. لیست انجام کار: Google keep
ویژگی اصلی Google keep جذابیت بصری آن است. یکی از برنامه‌های درست کردن لیست است که واقعا بیهوده و کسل‌کننده نیست. فقط کافی است که برنامه را باز کنید و یکی از چهار راه ورود اطلاعات را انتخاب کنید: تایپ یا صحبت برای اضافه کردن یادداشت سریع، وارد کردن اطلاعات در لیست، یا چسباندن عکسی به لیست. تمام چیزهایی که به هر طریق وارد اپلیکیشن می‌کنید مثل یادداشتِ پونز شده به تخته‌ی مجازی می‌چسبند. و به این ترتیب شما می‌توانید به وظایف و لیست کارهای روزمره‌تان نگاهی بیندازید. برای حذف هریک از موارد لیست کافی است به گزینه‌ی کنار آن ضربه بزنید. ساعت زنگ‌دار هم می‌تواند به هر کدام از موارد به عنوان یادآور اضافه شود و این قابلیت وجود دارد که عکسی را سریع به تخته بچسبانید. زیبایی بصری این برنامه موجب می‌شود که مدام دلتان بخواهد به لیست‌تان نگاه کنید.
۴. دستیار شخصی: Google Now رایگان
Google Now دقیقا یک اپلیکیشن نیست. در عوض، نرم افزاری است که درون سیستم‌عامل گوشی‌های جدید اندرویدی تعبیه شده است. برای دسترسی به این قابلیت، دکمه‌ی home گوشی هوشمندتان را فشار بدهید و نگه دارید؛ سپس انگشت‌تان را به سمت بالا، به طرف لوگوی گوگل بکشید. این برنامه، یک دستیار شخصی هوشمند است که اساسا به این منظور طراحی شده تا آنچه را که نیاز دارید، قبل از درخواستتان بداند.
این سرویس با نظارت بر روی فعالیت‌های شما درون مجموعه نرم‌افزارهای گوگل کار می‌کند و هنگام تشخیص آنها، اعلان مرتبطی برایتان ارسال می‌کند. Google Now می‌تواند شما را از تاخیرهای ناشی از ترافیک، تاخیر در پروزاها، وضعیت آب‌وهوا، قرارهای پیش رو، اطلاعات موردنیاز برای ارسال یک بسته و بسیاری موارد دیگر آگاه کند. این سرویس به خاطر درهم تنیده شدن با سرویس جستجوی گوگل، حساب جی‌میل کنونی‌تان و تقویم گوگل، از سایر سرویس‌های ارسال نوتیفیکیشن بسیار قدرتمندتر است. اطلاعاتی که به وسیله‌ی Google Now فراهم می‌شود، به صاحبان کسب وکار این امکان را می‌دهد که تاخیرهای پیش‌بینی نشده را به خوبیِ قرارهای برنامه‌ریزی شده مدیریت کنند.
۵. تقویم هوشمند: Any.Do Cal
Any.Do Cal بر اساس مفهوم تقویم ساده ساخته شده است اما چیزهایی را اضافه کرده که ایده‌ی یک تقویم دم‌دستی را گسترش داده و بسیار بهتر کرده است. مثلاً اضافه کردن اطلاعات جالب به لیست مخاطبان شما یا استفاده از برنامه‌های نقشه و چیزهای دیگر. بگذارید بیشتر توضیح بدهم، شما در این برنامه می‌توانید موقع برنامه‌ریزی برای یک قرارملاقات، یکی از مخاطبان دفترچه تلفن‌تان را به رویداد اضافه کنید. این قابلیت به شما اجازه می‌دهد تا دعوت‌نامه‌ها و یادآوری‌ها را به سادگی از طریق پیامک یا ایمیل ارسال کنید یا اگر روز جلسه است و قرار است دیر برسید، سریعا پیامکی ارسال کنید تا بقیه را از تاخیرتان مطلع کنید.
همچنین این برنامه می‌تواند به حس‌گر GPS گوشی هوشمندتان دسترسی پیدا کند تا محل دقیق جلسه یا رویداد را اضافه کنید. بعدا، موقعی که زمان رفتن فرا می‌رسد، می‌توانید با یک کلیک، به راهنمایی وجب به وجب برای رسیدن به محل دسترسی پیدا کنید. به عبارت دیگر، این برنامه فرآیند برنامه‌ریزی و شرکت در ملاقات‌ها را بهینه می‌کند و همین قابلیت، آن را به مزیتی برای صاحبان پرمشغله‌ی کسب وکار تبدیل می‌کند. این برنامه همچنین این قابلیت را دارد که با برنامهی مرکزی Any.Do هماهنگ شود. قابلیتی که به شما امکان می‌دهد تا برای خودتان برنامهی کاری کوتاه یا بلندمدت تنظیم کنید.
۶. مدیریت پروژه: Asana
Asana یک برنامهی فوق‌العاده برای مدیریت پروژه است. این اپلیکیشن برای برنامه‌ریزی‌های بلندمدت عالی است و تقسیم یک پروژه به بخش‌های کوچکتر را آسانتر می‌کند؛ قابلیتی که به شما و تیم‌تان کمک می‌کند تا بتوانید در مسیرتان بمانید. این برنامه قابلیت‌های فراوانی برای کمک به همکاری اعضای یک تیم دارد. مانند قابلیت اضافه‌کردن یادداشت‌ها، برچسب‌ها و پیوست‌ها تا همه‌ی اعضای تیم فهم مشترک‌شان را از موضوع حفظ کنند. ویژگی منحصربه‌فرد این برنامه تنظیم کارهایی است که به نوعی پیش‌نیاز هم هستند؛ تا مطمئن شوید که کارها با ترتیب درست‌شان انجام می‌شوند و جزئیات نادیده گرفته نشده‌اند. هرچه اعضای تیم کارهای تقسیم شده به کارهای کوچکتر را انجام بدهند، به هدف نزدیک‌تر می‌شوند.
منبع: