گزارش نویسی چیست؟ معرفی ابزارهای ساخت گزارش
گزارش نویسی وسیلهای برای ردیابی و تجزیه و تحلیل عملکردها در مدتزمانی مشخص است. با استفاده از گزارشهایی که در یک دوره زمانی تعیین میشوند، میزان موفقیت و حرکت به سمت اهداف مشخص خواهد شد.
بسیاری از مشاغل و فعالیتها از جمله فروش برای تحقق اهداف مدیریتی و عملکرد خود نیاز به گزارشهای دورهای دارند. در واقع گزارشهای ارائه شده به فرد در هدایت و تصمیمگیریها کمک کرده و بینشی دقیق برای مدیریت دادهها ارائه میدهد. اما بسیار مهم است که در انواع گزارش نویسی یا طراحی پرزنتیشن شرکت اشتباهی رخ ندهد.
امروزه ابزارهای متنوع و نوینی جهت گزارش نویسی وجود دارد. برای مثال میتوان ابزار پرزی را معرفی کرد. این ابزارها، امکان تحلیل دقیق دادهها و عملکرد را فراهم میکند. ابزارهای گزارش دهی در راستای موفقیت در دستیابی به اهداف و با پشتیبانی از فرمولهای کارشناسی شده و حرفهای، امکان نظارت دقیق طرحها را فراهم میکند.
در این مقاله اهمیت گزارشدهی در موفقیت سازمانها و پیشبرد اهداف آنها بررسی میشود. علاوه بر آن روشهای جدید و نوین گزارش نویسی مانند نقشه ذهنی نیز معرفی خواهد شد.
گزارش نویسی چیست و چه اهمیتی دارد؟
- گزارش در واقع سندی حاوی اطلاعات است. این اطلاعات محور مشخصی دارند که برای ارائه به فرد یا افراد سازمان تهیه و تنظیم میشوند. اخبار، اطلاعات و رویدادها در یک دوره زمانی مشخص گردآوریشده و به صورت تفکیک شده، ارائه میشوند.
- اطلاعاتی که در گزارش دیده میشود، ساختاری مشخص دارند. ساختار یک گزارش با توجه به مخاطب آن ممکن است، متفاوت باشد.
- یک گزارش حرفهای با مشخص کردن دادههای مختلف، امکان بررسی مشکلات را در سازمان ایجاد میکند. در واقع با اصول گزارش نویسی پیدا کردن موانعی که رسیدن به اهداف را مشکل کردهاند، آسانتر خواهد شد.
- نتیجه عملکرد سازمان یا افراد در دوره زمانی مشخص، در گزارشها به صورت نمودارها، جداول و سایر ابزارهای اینفوگراف نمایش داده میشود. همین امر به مدیران در اتخاذ تصمیمهای متناسب با ادامه روند فعالیت کمک خواهد کرد.
- بسیاری از مواقع، تصمیمات مناسبی برای رسیدن به مقاصد اتخاذ نشده است. در این شرایط وجود یک گزارش ماهانه چشمانداز مناسبی از آینده و روند حرکت افراد مشخص خواهد کرد و اگر لازم باشد، تغییراتی انجام میپذیرد.
- وجود گزارش حرفهای، امکان نظارت و اندازه گیری عملکرد سازمان را فراهم میکند. با ردیابی دادهها از عملکرد اعضا، اتخاذ بهترین تصمیمها برای نیل به اهداف امکان پذیر خواهد شد.
- گزارش نحوه حرکت کسبوکار، بینشی مفید برای مدیریت اطلاعات از جمله هزینهها، سود و رشد در اختیار مدیران قرار میدهد. گزارشها معمولاً جزئیات کوچکی را بررسی میکنند که منجر به توسعه برنامههای سازمانی خواهد شد.
طبقه بندی انواع گزارشهای سازمانی
گزارشهای سازمانی بر اساس هدف گزارشدهی طبقهبندی میشوند. در واقع مقصود از گزارش لازم است، مشخص باشد. با مشخص کردن هدف، یک مساله اصلی و با اهمیت تعیین میشود و سایر مسائل جنبه فرعی پیدا میکنند. انواع گزارشهای سازمانی را مطابق با موضوع و هدف، میتوان در چندین دسته طبقه بندی کرد. در این قسمت متداولترین گزارشهای سازمانی معرفی خواهد شد.
گزارش عملکردی
گزارشهای عملکردی سازمان که اطلاعات عملکردی را در یک دوره زمانی مشخص نشان میدهد، نقش پر رنگی در ایجاد تصمیمات و اقدامات جدید سازمان دارد. جهت پیشبرد اهداف سازمان، ارائه گزارش عملکردی ماهیانه امری ضروری است. در این گزارش موارد مختلفی با شاخصهای کمی بررسی میشود.
در واقع گزارش عملکردی، اطلاع از چگونگی حرکت پروژه است. این گزارش علاوه بر اطلاع از روند حرکت پروژه، میزان استفاده از بودجه و چگونگی استفاده از آن را نیز روشن میکند. اطلاع از این امر برای ذینفعان پروژه ضروری است. با اطلاع از نحوه مصرف بودجه، افراد تصمیم به افزایش بودجه پروژه مورد نظر را میگیرند.
علاوه بر این، گزارش عملکردی، مدت زمان و چگونگی تکمیل پروژه را نیز تعیین میکند. در نتیجه اگر در روند حرکت سازمان پیشرفتی دیده نشود، امکان بررسی علل آن فراهم خواهد شد.
گزارش عملکردی در واقع اعضای سازمان را زیر نظر میگیرد. هریک از افراد لازم است، نحوه عملکرد خود را از طریق گزارش عملکردی به اطلاع مدیریت برسانند. ردیابی پیشرفت افراد سازمان، امکان ارتقا شغلی افراد شایسته را نیز فراهم میآورد.
گزارش مالی
گزارش مالی یکی از ستونهای حیات سازمان محسوب میشود. این گزارش اطلاعات کاملی از نحوه استفاده از بودجه را در اختیار مدیران و ذینفعان قرار میدهد.
گزارشهای مالی را معمولاً به صورت دورههای سه ماه و سالانه ارائه میدهند. در این گزارش جزئیات بدهی سازمان، حقوق سهامداران در یک نقطه زمانی مشخص، میزان سود و زیان در بازه زمانی مشخص و هزینههای مختلف سازمان آورده میشود.
گزارشهای مالی اغلب مفصل و پیچیده هستند و لازم است به دقت بررسی شوند. بررسی جزئیات گزارش مالی و ردیابی آن در دوره زمانی مشخص، اتخاذ تصمیمات جدی جهت تغییر در روند کار را امکانپذیر خواهد کرد.
سایر انواع گزارشهای سازمانی
انواع دیگری از گزارشهای سازمانی نیز وجود دارد که به طور مختصر آنها را معرفی میکنیم:
گزارشهای وضعیت سازمان
در این نوع گزارش، یک موقعیت زمانی مشخص تعیین شده و وضعیت سازمان هرساله نسبت به آن سنجیده میشود. گزارش وضعیت سازمان نوعی گزارش مقایسهای است که در رابطه با موضوعات خاص تهیه میشود.
گزارش پیشرفت کار
این گزارش توسط مدیران داخلی بخشها تنظیم میگردد. در واقع پیشرفت و روند حرکت در بخش کوچکی از سازمان رصد میشود. گزارش پیشرفت کار بخشهای مختلف سازمان، به صورت جداگانه تهیه شده و برای مقایسه روند کار اعضا به کار میرود.
گزارش مقایسهای
گزارش مقایسهای را ابزاری جهت ردیابی موفقیت میدانند. این گزارش که به صورت دورهای (یک ماهه، سه ماه، شش ماهه و…) تهیه میشود، وضعیت حرکت و پیشرفت سازمان را به مدیران یادآور میشود.
در این گزارش عناصر مختلفی که موجب پیشبرد و حرکت به سمت اهداف سازمانی است، بررسی شده و نتایج در قالب نمودارها و جداول مختلف ارائه میشود.
بهترین دوره زمانی گزارش دهی
بر اساس ابعاد پروژه و ماهیت آن، گزارش نویسی ممکن است در فواصل زمانی متفاوتی انجام شود. بسیاری از سازمانها در شروع فعالیت، جهت اطلاع از روند سیر خود گزارشهای ماهانه را ترجیح میدهند.
گزارشهای ماهانه میزان پیشرفت در مسیر رسیدن به اهداف را در مدت یک ماه مشخص میکند. سازمانهایی که به تازگی فعالیت خود را آغاز کردهاند، برنامههای متعددی تعیین کردهاند. میزان موفقیت در این برنامهها منوط به گزارش نویسی ماهیانه است.
در کنار گزارشهای ماهیانه، گزارش سالانه در بسیاری از سازمانها که چندین سال از فعالیت آنها میگذرد، امری متداولتر است. گزارش سالیانه که دادهها را در مقیاس زمانی گستردهتری بررسی میکند، امکان هدف گذاری در سال جدید را فراهم میکند. سازمانهای بزرگ برای توسعه فعالیت و کسب و کار خود، از گزارشهای سالانه استفاده میکنند. در این گزارشها معمولاً هزینههای یک سال با نتایج حاصل از آن مقایسه میشود. این امر مدیریت بهینه منابع را در سال جدید موجب میشود.
ابزار گزارش نویسی چیست و چه ضرورتی دارد؟
هدف از گزارش نویسی تجسم دادهها است. گزارشهای دقیق و حرفهای در درک درست تر دادهها کمک کرده و موجب تصمیمگیریهای بهتری میشوند.
اطلاعات، جزئیات و میزان هم بستگی و ارتباط آنها، ممکن است در دادههای مبتنی بر متن به خوبی کشف نشوند. ابزارهای گزارش دهی جهت کمک به درک صحیح از اطلاعات استفاده میشوند که امکان تجسم دادهها را به خوبی فراهم میکنند.
با شروع قرن ۱۹، ابزارهای گزارش نویسی تحولات چشمگیری داشتند. به طوری که امروزه امکان ارائه دادهها در انواع نمودارهای تک بعدی تا چند بعدی وجود دارد. در روشهای نوین گزارش دهی، اطلاعات با روشهای پیچیده تری از قبیل اینفوگرافیک، نقشههای جغرافیایی و نمودارهای دقیق نمایش داده میشوند.
ابزارهای گزارش نویسی با بهره از هوش مصنوعی، امکان بررسی دقیق و گسترده جزئیات دادهها را ایجاد میکند. گزارشهایی که توسط ابزارهای گزارش دهی تولید میشوند، معتبرتر بوده و کارایی بیشتری در مدیریت عملکرد سازمان خواهند داشت.
امروزه ابزارهای گزارش نویسی متنوعی در اختیار مدیران قرار دارد که با استفاده از آنها بررسی نحوه عملکرد سازمان به آسانی امکانپذیر است. یکی از پرکاربردترین ابزارهای گزارش دهی Google Data Studio است که با ارائه خدمات متنوع و جامع در صدر لیست ابزارهای گزارش نویسی قرار گرفته است. این ابزار گزارش دهی گوگل که خدمات خود را به صورت رایگان در اختیار کاربر قرار میدهد، دادهها را در قالبهای گوناگون و جذابیت بصری بالا ارائه میدهد.
ابزارهای دیگری که در این زمینه کاربرد دارند نیز شامل برنامههای: Power BI for Office، Tableau، Thoughtspot، Whatagraph و Octoboard. هرچند به جز گوگل استودیو، بقیه در تمام بخشها نیاز به پرداخت ارزی دارند تا به شما اجازه استفاده از امکانات خود را بدهند. پیشنهاد ما به شما استفاده از نرم افزار در دسترستری مانند اکسل و ساخت داشبوردهای گزارش نویسی ساده است.
با این حال پاورپوینت محبوبترین ابزار برای ارئه انواع گزارشات است.
مزایا استفاده از ابزارهای گزارش نویسی چیست؟
نحوه ارائه گزارش
ابزار گزارش دادهها را بدون پیچیدگی خاصی در دسترس مدیران قرار دهد. وجود دادههای بصری جذاب و قابل فهم، گزارش را ارزشمندتر میکند. ابزار گزارش نویسی، همبستگی و میزان ارتباط دادهها را به سادهترین شکل نمایش میدهد.
بهرهوری از گزارش
ابزارهای نوین گزارش نویسی با ارائه انواع امکانات، تولید گزارشهای کاربردیتر را در اختیار کاربر قرار میدهد. کارایی ابزار گزارش دهی با میزان سرعت آن در تحلیل و ارائه دادهها سنجیده میشود.
کارایی ابزار گزارش
انجام گزارشهایی که مربوط به پروژههای بزرگ و پیچیده است، بدون استفاده از هوش مصنوعی امکانپذیر نیست. ابزار گزارش نویسی، قابلیت تولید گزارشهایی غنی از اطلاعات و گرافیکهای کاربردی را فراهم میکند.
سوالات متداول
گزارش نویسی چیست؟
گزارش در واقع سندی حاوی اطلاعات است که برای ارائه به فرد، گروه یا سازمان خاصی آماده میشود. گزارش انواع مختلفی دارد و با توجه به گیرنده آن، میتواند حاوی جزئیات متفاوتی باشد. در سازمانها گزارش نویسی اهمیت خاصی دارند و میتوانند از بسیاری از مشکلات جلوگیری کنند.
گزارش چه انواعی دارد؟
گزارش را میتوان به چند روش تقسیمبندی کرد. برای گزارشهای سازمانی میتوانیم انواع گزارشهای مالی، عملکردی، پیشرفت کار و وضعیت سازمان را معرفی کنیم که هریک در جای خود اهمیت خاصی دارند و باعث پیشرفت سازمان میشوند.
چه ابزاری برای ساخت گزارش وجود دارد؟
ابزارهایی برای گزارش نویسی مناسب هستند که بتوانند دادهها را به انواع شکلهای بصری و نمودارها نمایش بدهند. سادهترین ابزار ساخت گزارش، نرم افزار اکسل است که به شما امکان رسم انواع نمودار را میدهد. ابزار قدرتمند دیگر، Power BI است که با کمک آن میتوانید انواع داشبوردهای گزارش نویسی را بسازید.
چطور میتوانم یک گزارش سازمانی تهیه کنم؟
برای ساختن یک گزارش حرفهای ابتدا باید ساختار یک گزارش را بشناسید. سپس دادههای مختلف را جمعآوری کنید و در نهایت به بصریسازی این دادهها و ساخت گزارش بپردازید.
منبع: 1