چگونه می توان بر به تعویق انداختن کارها غلبه کرد؟ برای اینکه متوجه شوید چه زمان‌هایی کارها را عقب می‌اندازید، می‌توانید دنبال موقعیت‌هایی مانند آنچه در ادامه آمده بگردید که نشانه‌های به تعویق انداختن کارهاست:
- وقتی که روزتان را با کارهایی پر می‌کنید که جزو لیست کارهایتان هستند اما اولویت‌شان پایین است.
- سر میز می‌نشینید تا یک کار واجب و با اولویت بالا را شروع کنید، اما بلافاصله از جایتان بلند می‌شوید تا یک لیوان چایی درست کنید یا چیزی بخورید.
- در لیست کارهایتان یک مورد وجود دارد که مدت‌هاست همان‌جا مانده و خط نخورده؛ حتی با وجود این که می‌دانید کار مهمی است.
- مدام کارهای کم‌اهمیتی را که بقیه از شما می‌خواهند قبول می‌کنید. بعد به‌جای اینکه کارهای مهمی را که از قبل در لیست‌تان دارید شروع کنید، وقت‌تان را با آن کارهای کم‌اهمیتی که بقیه خواسته‌اند پر می‌کنید.
- برای انجام کار مهمی که در دست دارید، منتظر می‌شوید «زمان مناسب» فرا برسد یا اینکه «حسِ کار باشد».
یادداشت
اجتناب از انجام یک کارِ غیرمهم الزاما به تعویق انداختن محسوب نمی‌شود؛ حتی شاید نشان از یک اولویت بندی خوب و درست باشد! اینکه چون خسته‌اید، کار مهمی را برای مدت کوتاهی به تأخیر بیندازید هم می‌تواند به تعویق انداختن نباشد؛ حداقل تا وقتی که شروع کردن کار بیشتر از یکی دو روز به تأخیر نیفتد و فقط هم هرازگاهی این اتفاق بیفتد، نه همیشه. اگر یک دلیل صادقانه و درست و حسابی برای عوض کردن برنامه‌ٔ زمانی کاری دارید، در این صورت سهل‌انگاری نکرده‌اید. اما اگر صرفا دارید بهانه‌تراشی می‌کنید چون دلتان نمی‌خواهد انجامش بدهید، آن وقت دیگر اسمش به تعویق انداختن است.
کلاری لِی در مقاله‌ای که در سال ۱۹۸۶ در «Journal of Research on Personality» منتشر شد، اشاره می‌کند که به تعویق انداختن، مستقل از انرژی فرد، اعتماد به نفس و نیاز وی به موفقیت است. به عبارت دیگر، شما ممکن است به توانایی‌های خودتان اطمینان داشته باشید، انرژی از وجودتان ببارد و از رسیدن به اهداف خود هم لذت ببرید، اما باز هم کارها را به تأخیر بیندازید.
گام دوم: کشف چراها
دلیل اینکه کارهایتان را به زمان دیگری موکول می‌کنید، می‌تواند هم به کارِ موردِ نظر ربط داشته باشد و هم به خود شما. اما باید بفهمید که در هر موقعیت بخصوص، کدام یک از این دو، مشکل‌ساز شده است تا بتوانید بهترین راه را برای غلبه بر بی‌میلی‌تان انتخاب کنید.
یکی از دلایل احتمالی، می‌تواند این باشد که آدم اصلا از آن کار بخصوص خوشش نیاید. برای همین سعی می‌کند از آن اجتناب کند. اغلب مشاغل جنبه‌های ناخوشایند و حوصله‌سربر هم دارند و معمولا بهترین روش برای سر و کله زدن با این بخش‌ها این است که فوری انجام‌شان بدهیم و از شرشان خلاص بشویم، تا بتوانیم بر بخش‌های جذاب‌تر کار تمرکز کنیم.
یک دلیل دیگر این است که بعضی آدم‌ها کلا بی‌نظم هستند. افراد منظم می‌توانند خودشان را از شرِ وسوسهٔ عقب انداختن کارها نجات بدهند؛ چرا که چیزهایی مثل لیست اولویت بندی کارها و برنامه‌ریزی دارند که نشان می‌دهد اهمیت هر کار چقدر است و دقیقا تا چه زمانی باید انجام بشود. آنها از قبل فکر کرده‌اند که هر کاری قرار است چقدر وقت‌شان را بگیرد و به این ترتیب برای خودشان مشخص کرده‌اند که چه کاری را چه زمانی باید شروع کنند تا سرِ وقت به همه چیز برسند. افرادِ منظم برای اجتناب از به تعویق انداختن کارها در جایگاه بهتری هم قرار دارند؛ چون می‌دانند چطور باید یک پروژه سخت و بزرگ را به مراحل کوچک و قابل انجام تقسیم کنند.
حتی اگر منظم باشید، باز هم ممکن است احساس کنید پروژه زیادی بزرگ و سنگین است. شاید تردید به دلتان راه پیدا کند و شک کنید که آیا واقعا منابع و مهارت‌های لازم را دارید یا نه.
بنابراین می‌روید کارهایی را انجام می‌دهید که می‌دانید توانایی انجام دادنشان را دارید و به این ترتیب به خودتان آرامش می‌دهید. اما حیف که آن پروژه‌ی بزرگ قرار نیست دست از سر شما بردارد؛ پروژه‌هایی که واقعا مهم باشند به ندرت اهمیت‌شان را از دست می‌دهند. حتی ممکن است از موفقیت هم به اندازه شکست واهمه داشته باشید. مثلا ممکن است با خودتان فکر کنید که اگر این پروژه را با موفقیت به پایان برسانید، آن وقت قرار است بیشتر و بیشتر از این نوع کارها به شما سپرده شود و بعد مجبور شوید مسئولیت‌هایی به عهده بگیرید که فکر نمی‌کنید در توان‌تان باشند.
حیرت‌آور است، اما افرادِ کمال گرا اغلب تعویق اندازهای قهاری هستند. آنها ممکن است با خودشان فکر کنند که «الآن وقتِ کافی ندارم (یا به اندازه کافی بلد نیستم) در نتیجه کلا انجامش نمی‌دم تا وقتی که بتونم به بهترین حدم برسم.»
سرانجام اینکه ممکن است ضعفی در مهارت های تصمیم‌گیری داشته باشید. اگر مشکل این باشد که نتوانید تصمیم بگیرید چه کار باید بکنید، احتمال دارد کلا پروژه را شروع نکنید تا یک وقت مرتکب اشتباه نشوید.
گام سوم: مجهز شدن به استراتژی‌ها
به تعویق انداختن کارها یک نوع عادت است؛ یعنی الگویی از رفتار که در عمق وجودتان نهادینه شده. به عبارت دیگر، نمی‌شود یک روزه آن را از بین برد. عادت‌ها فقط زمانی از عادت بودن درمی‌آیند که به طور مداوم از انجام دادنشان دوری کنید. بنابراین تا جایی که امکان‌پذیر است از روش‌های زیر استفاده کنید تا احتمال شکست دادن عادت خودتان را بیشتر کنید.
بعضی از نکات زیر برای بعضی آدم‌ها بهتر از بقیه جواب می‌دهند یا در مورد بعضی پروژه‌ها بیشتر از پروژه‌های دیگر نتیجه‌بخشند. گاهی وقت‌ها هم ممکن است تنها چیزی که برای شکست دادن این غول بزرگ نیاز داشته باشید، تنها یک روش جدید و یک نگاه تازه به قضیه باشد!
این نکته‌های کلی به شما انگیزه می‌دهند تا نبردتان را شروع کنید:
- برای خودتان جایزه تعیین کنید. مثلا با خودتان قرار بگذارید که اگر یک کار بخصوص را تا وقت ناهار تمام کنید، یک شیرینی خوشمزه به خودتان جایزه بدهید. یادتان نرود که به آن حس خوبی که از به پایان رساندن کارها به آدم دست می‌دهد هم توجه کنید و از آن لذت ببرید!
- از یک نفر بخواهید تا حواسش به شما باشد. فشار آوردن اطرافیان واقعا برای انگیزه پیدا کردن‌تان جواب می‌دهد. این همان منطقی است که پشتِ گروه‌های خودیاری و گروه‌درمانی هست و به عنوان یک روش بسیار مؤثر شناخته شده است.
- فکر کنید که انجام ندادن این پروژه چه عواقب ناخوشایندی به همراه خواهد داشت.
- حقوق ساعتی کارتان و هزینه‌ای که برای کارفرمایتان ایجاد می‌کنید را مشخص کنید. از آنجایی که رئیس‌تان دارد برای انجام کارهایی به شما پول می‌دهد که به نظر خودش مهم هستند، پس اگر آن کارهای مهم را انجام ندهید در واقع دارید پول شرکت را به ناحق می‌خورید. کمی خودتان را سرزنش کنید!
- سعی کنید اولین کاری که هر روز انجام می‌دهید، قورت دادن قورباغه‌ی خودتان باشد!
اگر علت به تعویق انداختن کارهایتان بی‌نظمی است، این نکته‌ها کمک‌تان می‌کنند تا منظم شوید!
- از کارهایی که لازم است انجام بدهید، یک لیست تهیه کنید. به این ترتیب دیگر نمی‌توانید هروقت کارها سخت یا ناخوشایند بود به همین راحتی‌ها آنها را از یاد ببرید!
- از اصل اهمیت/فوریت آیزنهاور برای اولویت‌بندی موارد لیست‌تان استفاده کنید. این کار باعث می‌شود دیگر الکی برای خودتان بهانه نیاورید که فلان کار آنقدرها هم مهم نیست و می‌شود بعدا انجامش داد. همچنین اولویت‌بندی باعث می‌شود دیگر نتوانید خودتان را این‌طوری گول بزنید که فلان و بهمان کار که اتفاقا جالب‌تر هم هست، ضرورت بیشتری دارد!
- آستین‌ها را بالا بزنید، از خودتان یک استادِ زمان‌بندی بسازید و سعی کنید در برنامه‌ریزی کردن پروژه‌ها و کارهایتان خبره شوید. به این ترتیب متوجه می‌شوید که چه زمانی باید استارت پروژه را بزنید تا همه‌ی کارها سرِ وقت تمام بشود.
- برای اهداف خودتان یک محدودیت زمانی تعیین کنید. هرکاری می‌کنید، در ذهن‌تان برایش یک ضرب‌ا‌لاجل تعیین کنید. با این کار دیگر وقتی برای به تعویق انداختن کارها نخواهید داشت!
- در آنِ واحد فقط روی یک کار تمرکز کنید. چند تا پروژه را با هم پیش نبرید.
اگر دلیل فرارکردن‌تان از کار این است که از سنگینی و عظمت آن می‌ترسید، در آن صورت باید مسیر دیگری را در پیش بگیرید. این نکته‌ها می‌توانند راهنمای راه‌تان باشند:
- پروژه را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کنید تا از آن شکل ترسناک بیرون بیاید و قابل انجام شود. تنظیم کردن یک برنامه عملیاتی هم می‌تواند برای‌تان مفید واقع بشود.
- اگر امکان دارد، اول چند بخش ساده از پروژه را انجام بدهید که زیاد هم وقت‌گیر نباشند. حتی اگر به نظرتان آن بخش‌ها متعلق به مراحل اولیهٔ انجام کار نباشند هم، با کامل کردن آنها احساس می‌کنید پیشرفتی داشته‌اید. شاید آن وقت دیگر پروژه به نظرتان ترسناک نیاید.
اگر دلیل به تعویق انداختن کارها برای شما این است که کلا از آن کارها خوش‌تان نمی‌آید به این نکته‌ها توجه کنید:
- خیلی از افرادی که مدام کارهایشان را به تعویق می‌اندازند، ناخوشایندی کار را بیشتر از آن چیزی می‌پندارند که واقعا هست. پس امتحان کنید، شاید آنقدرها که فکر می‌کردید هم بد نبود!
- مدام به خودتان یادآوری کنید که عواقبِ ناخوشایندِ انجام ندادن کار چیست.
- برای انجام دادن کار به خودتان جایزه بدهید.
سرانجام اینکه شاید مشکل‌تان این باشد که اصلا نمی‌توانید تصمیم بگیرید چه کاری باید انجام بدهید. شاید از ترس اینکه تصمیم اشتباه بگیرید، کلا قیدِ تصمیم‌گیری را از بیخ و بن می‌زنید. اگر این طور است، به دوره اصول تصمیم گیری نگاهی بیندازید. این مبحث شما را با انواع و اقسام تکنیک های تصمیم گیری آشنا خواهد کرد.