آشنایی با مراحل برنامه ریزی استراتژیک
حتما شما هم قبول دارید که انجام هر کاری بدون برنامه ریزی سخت است. فرقی نمی‌کند که تیم فوتبالی را مربیگری می‌کنید، برای شام شبِ عید آشپزی می‌کنید یا کسبوکار کوچکی را تحت مدیریت دارید، در هر صورت به برنامه ریزی نیاز دارید و برای اینکه به‌درستی برنامه ریزی کنید، باید با مراحل برنامه ریزی استراتژیک آشنا باشید. هزاران کتاب مختلف درمورد مراحل برنامه ریزی و … نوشته شده است که طبیعتا نمی‌توانید تمام آنها را بخوانید، پس با ما همراه باشید تا خلاصه‌ای از نکات و مراحل برنامه ریزی استراتژیک را تقدیم حضورتان کنیم.
برنامه ریزی استراتژیک باعث می‌شود از میان تمام فعالیت‌های موجود، امور واجب و ضروری را تشخیص بدهید و برای موفقیت سازمان خود، آنها را اجرا کنید. برنامه ریزی استراتژیک هم به مدیران کسبوکارهای بزرگ و هم به مدیران کسبوکارهای کوچک یاری می‌رساند. مثلا در کسبوکارهای بزرگ به رهبران کمک می‌کند تا به بهترین شکل برای زمان، سرمایه انسانی و پول سازمان برنامه ریزی کنند.
برنامه ریزی استراتژیک فرایند سختی به‌نظر می‌رسد، اما توجه داشته باشید که اگر هر مسئله‌ای را به اجزای کوچک‌تری تقسیم کنید، دست‌وپنجه نرم کردن با آن ساده‌تر می‌شود. به همین دلیل ما در این مقاله مراحل برنامه ریزی استراتژیک را گام‌به‌گام برای‌تان شرح می‌دهیم تا بتوانید به‌راحتی برای سازمان‌تان برنامه ریزی کنید.
۱. جایگاه خود را مشخص کنید
این مرحله از آنچه که به‌نظر می‌رسد، کمی سخت‌تر است. برخی از افراد خود را آن‌طور که «دوست دارند» می‌بینند و نمی‌دانند نگاه دیگران به آنها در واقعیت چگونه است. خیلی از کسبوکارهای کوچک نیز در دامی مشابه اسیر هستند.
برای اینکه تصویری واقعی از وضعیت کسب‌وکارتان داشته باشید، باید شرایط کسب‌وکارتان را به‌خوبی بررسی کنید تا به درک مناسبی از وضعیت بازار و مزیت رقابتی سازمان خود برسید.
۲. نکات حائز اهمیت را تعریف کنید
روی مسیری که می‌خواهید سازمان‌تان طی کند، تمرکز کنید. این گام از مراحل برنامه ریزی به شما کمک می‌کند که بتوانید مسیر، مأموریت (بازارها، مشتریان، محصولات و …) و چشم‌انداز کسب‌وکارتان را کاملا مشخص کنید. چشم‌انداز کسبوکار در واقع تصویری از آینده‌ی سازمان شماست، یعنی مشخص می‌کند که سازمان شما در آینده «می‌تواند» چگونه باشد یا «باید» چگونه باشد.
با این تجزیه و تحلیل، شما میتوانید اولویت‌های سازمان را تعریف کنید. اولویت‌ها مواردی هستند که روی عملکرد شرکت تأثیر مثبت می‌گذارند و به توجه فوری و کافی از جانب تیم مدیریتی نیاز دارند. در برنامه ریزی استراتژیک باید به این موارد بسیار توجه شود.
۳. اهداف موردنظرتان را تعریف کنید
اهدافی را که شرکت برای تحقق و دستیابی به اولویت‌های خود تعیین کرده است، به‌طور واضح و مشخص بیان کنید.
۴. وظایف و مسئولیت‌های هرکس را مشخص کنید
اگر همه‌ی افراد وظایف‌شان را به‌درستی انجام بدهند، به جایی که آرزو دارید می‌رسید. برای تحقق اهداف و دستیابی به اولویت‌های سازمان باید استراتژی‌ها، برنامه‌های عملیاتی و بودجه‌ها را در تمام مراحل برنامه ریزی مشخص کنید و با توجه به آنها از زمان، سرمایه‌ی انسانی و منابع مالی‌تان استفاده کنید.
۵. برنامهی خود را بازبینی کنید
خب، تا اینجا مراحل کلی برنامه ریزی مشخص شد اما هنوز کار به پایان نرسیده است. برای اینکه مطمئن شوید کارها به‌درستی انجام می‌شوند، باید به‌طور منظم و مداوم برنامه‌تان را بازبینی کنید، فرایند را مرور و در صورت لزوم اصلاحش کنید. پیشنهاد ما این است که در هر چارَک (یک‌چهارم) از کل دوره‌ی زمان‌بندی، برنامهی خود را بازبینی کنید.
برنامه ریزی گامی شگفت‌انگیز در راستای رسیدن به اهداف شماست و باعث می‌شود کسبوکار کوچک شما به جایی برسد که حتی فکرش را هم نمی‌کردید. اگر تاکنون از اهمیت برنامه ریزی استراتژیک غافل بوده‌اید، هرچه سریع‌تر دست‌به‌کار شوید و برای پیشرفت سازمان‌تان برنامه ریزی کنید. با دانستن مراحل برنامه ریزی میتوانید برنامهی فوق‌العاده‌ای تنظیم کنید و به شکوفایی برسید.
علت عدم تمرکز چیست؟
گاهی کلیدهایتان را گم می‌کنید؛ مدام بین سایت‌هایی مانند یوتیوب و وظایف‌تان سرِ کار سرگردان هستید و هنگام گفت‌وگو در افکار خود غرق می‌شوید! زندگی گاهی بسیار گیج‌کننده است اما چطور میتوانید بفهمید که آیا مشکل جدی‌تری دارید یا نه؟ برای بزرگ‌سالانی که به اختلال توجه و تمرکز بیش‌فعالی (ADHD) دچارند، مشکل عدم تمرکز مزمن دردسرساز است.
به گفته‌ی دکتر تیموتی ویلنز (Timothy Wilens)، استادیار روان‌شناسی دانشکده‌ی پزشکی هاروارد، تعداد افراد حدودا ۳۸ ساله‌ای که بیماری آنان به‌تازگی تشخیص داده شده رو به افزایش است. امروزه مردم چندین کار را به‌طور هم‌زمان انجام می‌دهند. چندشغله بودن، مسئولیت‌های خانه و خانواده، وظایف شخصی و مشکلات دیگر ذهن افراد را بیش از حد مشغول کرده و باعث شده هوشیار ماندن و تمرکز کردن سخت‌تر از قبل شود.
اما همه‌ی کسانی که قرارهایشان را فراموش می‌کنند یا در انجام کارهای روزمره دچار مشکل می‌شوند اختلال کم‌توجهی و بیش‌فعالی ندارند. از دست دادن تمرکز دلایل زیادی دارد. در ادامه ۵ دلیل عدم تمرکز و اینکه چه زمانی به مشورت با پزشک نیاز دارید را مرور خواهیم کرد. با ما همراه باشید.
استفاده‌ی بیش از حد از تکنولوژی
وسایل هوشمند، موبایل، کامپیوتر و آیپاد همگی تمرکز شما را برهم می‌زنند. مغز انسان همانند یک منشی عمل می‌کند و به شما برای منظم بودن و مدیریت زمان کمک می‌کند؛ اما پژوهش‌ها نشان می‌دهد هرچه کارهای بیشتری را هم‌زمان انجام بدهید، سخت‌تر میتوانید روی آنها تمرکز کنید. یادگیری مهارت‌های اولیه‌ی منظم بودن مانند نوشتن وظایف و استفاده از جدول برنامه‌ریزی کارهای روزانه، محدود کردن زمان تماشای تلویزیون و استفاده از اینترنت می‌تواند به حل این مشکلات کمک کند. عدم استفاده از تکنولوژی در ساعات خاص مثلا بعد از صرف شام یا پیش از خواب نیز می‌تواند در حل این مشکل مفید باشد.
اگر به‌طور مداوم نمی‌توانید بر کارهای مهم‌‌تان تمرکز کنید یا بدون تلفن همراه و اینترنت نمی‌توانید چیزی را به خاطر بیاورید باید به پزشک مراجعه کنید. به گفته‌ی دکتر ویلنز وقتی مغز نتواند به‌درستی عمل کند، شما به‌راحتی تمرکزتان را از دست می‌دهید و نمی‌توانید از انجام کارها نتیجه‌ی مطلوبی به‌دست بیاورید.
کمبود خواب
اگر خواب کافی ندارید (هفت یا هشت ساعت خواب شبانه)، احتمالا دچار افکار آشفته هستید و در مدیریت کارهای روزانه‌تان مشکل دارید. این واکنش طبیعی است و با استراحت کافی و زودتر خوابیدن میتوانید تمرکز خود را دوباره به‌دست آورید.
اما اگر دچار اختلال خواب هستید یا وقتی از خواب بیدار می‌شوید هنوز خسته‌اید، از خلق‌و‌خوی متغیر رنج می‌برید و اختلال توجهی مانند عدم تمرکز یا اختلال هوشیاری دارید به پزشک مراجعه کنید. ممکن است به اختلال خواب مزمن دچار باشید و با بهبود الگوی خواب خود آن را درمان کنید.
اما در بزرگ‌سالانی که به اختلال توجه و تمرکز دچار هستند، بدخوابی و عدم رعایت بهداشت خواب مشکل تمرکز را پیچیده‌تر می‌کند و تغییر عادات خواب کمک چندانی به آنها نخواهد کرد.
نارضایتی شغلی
قطعا همه‌ی افراد گاهی از کار خود ناراضی هستند. ممکن است در برخورد با ارباب‌رجوع با مشکل روبه‌رو شوید یا رئیس از عملکردتان ناراضی باشد. اگر محیط کار نامرتب یا پروژه کسل‌کننده باشد، تمرکز کردن سخت‌تر می‌شود و این کاملا طبیعی است؛ اما اگر نمی‌توانید پروژه‌ها را کامل انجام بدهید (تاریخ تحویل پروژه‌ها را از دست می‌دهید یا با مشکلات جدی مواجه می‌شوید) احتمالا به درمان یا شغل جدیدی نیاز دارید.
اگر مدام از انجام وظایف خود طفره می‌روید و نمی‌توانید روی پروژه‌ها متمرکز شوید، سابقه‌ی عملکرد ضعیف در کارهای خود دارید و شغل‌تان را چندین بار تغییر داده‌اید، با پزشک خود مشورت کنید. بزرگ‌سالانی که به اختلال توجه و بیش‌فعالی مبتلا هستند، همیشه در انجام دادن کارها و تمام کردن‌شان با مشکل مواجه می‌شوند و عضو ضعیف تیم به‌شمار می‌روند. به گفته‌ی دکتر ویلنز، آنها دائما گرفتار احساس شکست و مشکلات عزت نفس پائین هستند. بر اساس یافته‌ها این افراد بیشترین میزان تغییر شغل و عدم رضایت شغلی را دارند.
اضطراب بیش از حد
اضطراب تأثیر مستقیمی روی تمرکز دارد زیرا در تقابل با بخش‌های شناختی (قسمت‌هایی از مغز که وظیفه‌ی تفکر سریع و دقیق را دارند) عمل می‌کند. در نتیجه عصبی و مضطرب بودن تمرکز را دشوارتر می‌کند. محققان دانشگاه «ویسکانسین مدیسن» (Wisconsin-Madison) دریافتند استفاده از تکنیک‌های ریلکسیشن (تن آرامی) باعث می‌شود بر عواملی که موجب عدم تمرکز شما می‌شوند، کنترل بیشتری داشته باشید. همچنین پژوهش دیگری در دانشگاه یوسی‌ال‌ای (UCLA) نشان می‌دهد بزرگ‌سالان مبتلا به اختلال توجه و تمرکز با مدیتیشن می‌توانند تمرکز خود را بهبود بدهند و افسردگی و اضطراب خود را کم کنند.
اگر اختلال خلقی ناشی از اضطراب مانند عصبی بودن و افسردگی دارید یا اگر اضطراب توانایی تمرکزتان را کم کرده است به‌طوری‌که روی کار، روابط فردی و امور تحصیلی شما اثر منفی دارد به پزشک مراجعه کنید و همه‌ی علائم و مشکلات‌تان را شرح بدهید تا با کمک پزشک این مشکل حل شود.
کم‌تحرکی و ورزش نکردن
تحقیقات نشان داده ورزش منظم ذهن را آگاه و فعال نگه می‌دارد و قدرت حافظه و یادگیری را افزایش می‌دهد. توجه به ورزش منظم در بزرگ‌سالانی که اختلال توجه و تمرکز و ذهن بی‌قرار دارند، مهم‌تر است. به گفته‌ی دکتر ویلنز بیمارانی که ورزش می‌کنند توجه و توانایی تمرکزشان بهتر می‌شود. همچنین ورزش منظم باعث می‌شود انرژی مضاعفی را که منجر به بی‌قراری می‌شود، مصرف کنید و خواب بهتری در شب داشته باشید.
اگر نمی‌توانید مدتی آرام بنشینید (مثلا در یک جلسه‌ی کاری یا پشت میز کار خود) و دائم باید از پشت میز بلند شوید و حرکت کنید یا با ورزش بیش از حد (دو یا سه ساعت در روز) سعی دارید مشکل بی‌قراری خود را حل کنید از پزشک کمک بگیرید.
منبع: 1