مدیریت زمان در دوران دورکاری؛ ۶ توصیه ضروری برای به‌دست آوردن زمان بیشتر
این روزها افراد بسیاری مجبور به دورکاری هستند. با وجود چالش‌های مختلف، این تغییر دست‌کم مزیتی عمده دارد: صرفه‌جویی در زمان به‌دلیل حذف رفت‌وآمد. بااین‌حال، انگار هنوز هم برای انجام کارها، وقت کم می‌آوریم! توصیه‌های این مطلب به شما برای مدیریت زمان در زمان دورکاری کمک می‌کند.
اغلب ما امید داشتیم که در این روزهای همه‌گیری ویروس کرونا که وقت آزاد بیشتری پیدا کرده‌ایم، کارهایی را انجام دهیم که همیشه آرزوی انجام‌دادنشان را داشتیم: پختن نان، مدیتیشن یا نوشتن شاهکاری ادبی؛ اما بررسی داده‌های گردآوری‌شده از ۱۲ هزار شهروند آمریکایی و اروپایی چیز دیگری می‌گوید. این وقت اضافه اغلب صرف انجام کارها و سرگرمی‌هایی می‌شود که نه بهره وری دارند و نه رضایت‌بخش هستند؛ درواقع وقتمان را صرف کارهایی که نباید انجام دهیم می‌کنیم. داشتن زمان بیشتر، لزوما به معنی استفاده کارآمد از آن نیست. در ادامه، به شما می‌گوییم چکار کنید که چنین نشود.
درس اول: کار و زندگی را یکی نکنید
بدون دفتر کار، تعریف مرز بین محل کار و خانه دشوار می‌شود. هرچند رفت‌وآمد بین محل کار و خانه برای بسیاری اضطراب‌آور و ناخوشایند است، حذف آن می‌تواند مشکل‌آفرین باشد. حرکت از خانه به محل کار و برعکس، به تغییر وضعیت ذهنی افراد کمک می‌کند. بدون آن، جداسازی کار از زندگی شخصی دشوار می‌شود. آدم‌ها به‌جای خاموش‌کردن رایانه و رفتن به‌سوی ایستگاه اتوبوس و مترو، بیشتر از حالت عادی کار می‌کنند. این اضافه‌کاری همیشه با بهرهوری همراه نیست.
مطابق پژوهشها، افراد در دوره دورکاری، زمان زیادی را صرف جلسات مختلف برای سیاست‌گذاری می‌کنند، بدون اینکه همکاری اثربخش و کاری بهره‌ور داشته باشند. بنا بر قانون پارکینسون، افراد تا وقتی زمان دارند به کارکردن ادامه می‌دهند. درنتیجه وقت اضافه ناشی از حذف رفت‌وآمد، صرف کار بیشتر می‌شود؛ کاری که بهرهوری کمتری دارد.
درس دوم: صرفه‌جویی در وقت به‌جای اتلاف آن
افراد معمولا به‌درستی از وقت اضافه‌شان بهره نمی‌برند. پژوهشها نشان داده‌اند که در مدت همه‌گیری کرونا، فعالیت‌های غیرکنشگر مانند تماشای تلویزیون به‌شدت افزایش یافته‌اند، درحالیکه فعالیت‌های کنشگر مانند کار داوطلبانه یا معاشرت با دیگران کاهش پیدا کرده‌اند. هرچند کمی فعالیت غیرکنشگر برای آرامش‌بخشی سودمند است، مطالعات نشان می‌دهند این نوع فعالیت‌ها کمتر باعث خوش‌حالی و خشنودی می‌شوند.
البته همه‌گیری کرونا انجام بسیاری از فعالیت‌های کنشگر را دشوار کرده است؛ اما روش‌های خلاقانه زیادی برای انجام چنین فعالیت‌هایی با رعایت فاصله‌گذاری اجتماعی وجود دارد: از تفریح در خانه گرفته تا ورزش‌های گروهی با فاصله.
در دوران بحران‌های همه‌گیر، طبیعی است که برای افزایش بهره وری تقلا کنیم. بنابراین توصیه می‌شود به آرامش‌بخشی و ریلکسیشن اهمیت دهید.
چطور می‌توانیم وقت اضافه‌مان را به‌درستی صرف انجام کارهایی کنیم که باعث شادی و تقویت سلامتی‌مان می‌شوند؟ ۶ توصیه زیر را در پیش بگیرید.
۱. جایگزینی برای رفت‌وآمد پیدا کنید
برای بسیاری از ما رفت‌آمد روشی برای قرارگرفتن در وضعیت کاری است؛ اما این تغییر وضعیت لزوما نباید به‌شکل حرکت فیزیکی با ماشین و اتوبوس باشد. کافی است فعالیتی را پیدا کنید که عمل گذار به وضعیت کاری را برایتان ساده کند.
بنا بر پژوهشها، بیشتر افراد زمانی حدود ۱۶ دقیقه را برای رفت‌وآمد به محل کار ترجیح می‌دهند. به‌علاوه افرادی که از رفت‌وآمدشان خشنود هستند، اغلب این زمان را صرف برنامه ریزی برای روز پیش‌رو می‌کنند. بنابراین دورکاری را با برنامه‌ریزی ۱۵دقیقه‌ای شروع کنید. می‌توانید این کار را هنگام پیاده‌روی صبحگاهی انجام دهید. پیاده روی یکی از فعالیت‌های کنشگر است که به کاهش استرس کمک می‌کند.
۲. عادت معینی برای پایان کار داشته باشید
برای پایان کار، فعالیت خاصی را در نظر بگیرید. فرقی نمی‌کند که نوشیدن نوشیدنی‌ای خاص باشد یا دویدن یا تماس با دوستان. عملی را به‌عنوان نشانه پایان کار در نظر بگیرید. بهتر است فعالیتی که انتخاب می‌کنید انگیزه‌بخش شما برای ادامه روز باشد: می‌تواند تشویقی برای کارهایی باشد که تا پیش از این انجام داده‌اید یا هر کاری که باعث شادی و رضایت‌تان می‌شود.
۳. حجم کار روزانه را محدود کنید
فهرست کارهای ما معمولا تمامی ندارد. به‌جای اینکه در کار غرق شوید، در هر روز، روی یک مسئله مهم تمرکز کنید. این کار تحت هر شرایطی باید انجام شود. برای انجام آن کار به بهترین شکل تلاش کنید. عواملی مانند ایمیل‌ها و پیام‌های دریافتی مدام حواسمان را پرت می‌کنند؛ پس تمرکز بر روی اولویت‌ها دستاورد ارزشمندی است. بنابراین با انجام درست کاری که در اولویت بوده است، احساس خوبی پیدا می‌کنید. این چیزی است که پژوهشها هم تأیید می‌کنند.
۴. زمانی را به تمرکز آگاهانه بر کارهای مهم اختصاص دهید
حواس‌تان باشد که کل روزتان در جلسه‌های آنلاین هدر نرود. برای این کار، زمانی را به کارهای بسیار مهم اختصاص دهید که فوری نیستند. بنا بر پژوهشها، اختصاص زمانی برای تمرکز روی این کارها، درحالیکه عوامل حواس پرتی را حذف کرده‌اید، باعث می‌شود احساس اثربخشی بیشتر و خستگی کمتری داشته باشید. این کار با جلوگیری از تمرکز بر محدودیت‌ها و کارهای کم‌ارزش، بهرهوری را بیشتر و استرس را کمتر می‌کند.
۵. از معاشرت غافل نشوید
با ترفندهای بالا، می‌توانید جلوی ازدست‌رفتن بخشی از زمانتان را بگیرید؛ اما به‌دست‌آوردن زمان به‌تنهایی ارزشی ندارد. مهم این است که با زمانتان چه می‌کنید. آیا وقت‌تان را با دوستان و آشنایان می‌گذرانید؟ ورزش می‌کنید؟ به کار داوطلبانه روی می‌آورید؟
بهتر است بعد از کار، زمانی را به فعالیت‌های کنشگر اختصاص دهید. نیازی نیست کار پرزحمتی باشد. مطابق پژوهشها، تعامل اجتماعی کوتاه (رودر‌رو یا مجازی) در تقویت سلامتی مؤثر است. فعالیت تفریحی گنشگر ۱۰ تا ۲۰دقیقه‌ای هم همین کار را می‌کند. قرار نیست ۲ ساعت در روز را صرف معاشرت با دیگران کنید. پیاده‌روی یا گپ‌وگفتی ۲۰دقیقه‌ای با دوستان کافی است.
می‌توانید فعالیت تفریحی و معاشرت با دیگران را هم‌زمان انجام دهید؛ مثلا با دوست‌تان ورزش کنید یا به پیاده‌روی بروید. این کار یک تیر و دو نشان است. به‌علاوه، همراه‌کردن دیگران با خود، دستیابی به اهداف را ساده‌تر می‌کند.
سعی کنید ایجاد فرصت‌های اجتماعی را به عادت روزانه‌تان تبدیل کنید. مطالعات نشان داده‌اند ایجاد ارتباط با دیگران، در مسیر رفت‌وآمد (حتی با غریبه‌ها)، باعث خشنودی بیشتر می‌شود. بنابراین بهتر است بخشی از برنامه پایانی روزتان را به گپ با دوستان و آشنایان اختصاص دهید.
۶. روش‌های جدید مدیریت زمان را امتحان کنید
این‌روزها همه ما به‌دنبال استفاده بهینه از زمان هستیم. خوب است که در شرایط عادی و پس از رفع محدودیت‌های جاری هم روش‌های جدید مدیریت زمان را امتحان کنیم. فارغ از محدودیت‌های ناشی از همه‌گیری کرونا، برنامه‌های مختلف روزانه و هفتگی را امتحان کنید و ببینید کدام روش برای شما مناسب‌تر است.
خلاصه اینکه هرقدر هم وقت اضافه داشته باشیم، مهم چگونگی استفاده از آن است. این موضوع کاملا به خودمان بستگی دارد.
شما چقدر به استفاده بهینه از زمان اهمیت می‌دهید؟ آیا روش خاصی برای دستیابی به این هدف دارید؟ اگر دورکاری می‌کنید، چه ترفندی برای حفظ مرز و تعادل بین کار و زندگی شخصی دارید؟ در عصر کرونا، خواندن تجربه شما می‌تواند برای خیلی‌ها جذاب و شاید هم راهگشا باشد.
استرس چه تأثیری بر عملکرد شما در محیط کار دارد؟
مسیر شغلی
هرکس ازنظر اینکه در چه شرایطی دچار استرس می‌شود و چطور این استرس را بروز می‌دهد، با دیگران متفاوت است. شناسایی نشانه‌های ورود به حالت استرس (stress mode) از دو جنبه مهم است: نخست، خودآگاهی (self-aware) بیشتر و درک تأثیر ایجادشده در ما؛ دوم، شناسایی نشانه‌های هشداردهنده در مراحل اولیه، برای تطبیق‌دادن خود و بازیابی انرژی. معمولا در رویارویی با استرس در محیط کار به دو شکل واکنش نشان می‌دهیم: یا رفتار و سبک کاری معمول خود را تقویت می‌کنیم یا برعکس آن عمل می‌کنیم. در ادامه، درمورد این دو نوع واکنش توضیح بیشتری می‌دهیم و در پایان نیز راهکار مناسب برای مقابله با استرس در محل کار را بیان می‌کنیم.
واکنش اول: تقویت رفتار و سبک کاری معمول
بعضی از افراد وقتی دچار استرس می‌شوند، سبک کاری معمول خود را تقویت می‌کنند. در اینجا، چند مثال رایج از این حالت را می‌بینیم. در این مثال‌ها، در زمان استرس، یا سبک معمول کاری شما تقویت شده و یا رفتارهای معمول شما پررنگ‌تر و شدیدتر شده است.
معمولا:
- سبک گفت‌وگوی شما صریح و مستقیم است؛ ولی اکنون رک و بی‌پرده و احتمالا بی‌ملاحظه و بی‌فکر شده است.
- از بحث گروهی لذت می‌برید؛ ولی اکنون از این حد فراتر رفته‌اید و دیگر تمایلی ندارید که به‌تنهایی تصمیم گیری کنید. جلساتی را برگزار می‌کنید تا اجماع و توافق گروه را به دست بیاورید، درحالیکه برگزاری این جلسات هیچ ضرورتی ندارد.
- به نظم و جزئیات علاقه دارید؛ ولی اکنون به اینکه دیگران چگونه کارشان را انجام می‌دهند، اعتماد ندارید و مدیریت خُرد می‌کنید؛ یعنی بر جزئیات کارهای آنها نیز نظارت می‌کنید.
- فرد سازگاری هستید و با دیگران کنار می‌آیید؛ ولی اکنون از هر چیزی که ممکن است موجب تضاد و اختلاف شود، پرهیز می‌کنید.
و
- کارها را به‌صورت گروهی انجام می‌دهید؛ ولی اکنون بیشتر ایدئال‌گرا شده‌اید تا عمل‌گرا.
- انرژی بالایی دارید؛ ولی اکنون احساس می‌کنید که بی‌قرار و بی‌تاب شده‌اید.
- به توانایی‌های خود اطمینان دارید؛ ولی اکنون دیگران را به‌خاطر هر مشکلی سرزنش می‌کنید، بدون اینکه نقش خودتان در ایجاد آن مشکل را در نظر بگیرید.
- خود را به چالش می‌کشید تا بهتر عمل کنید؛ ولی اکنون خودمنتقد (self-critical) شده‌اید.
- فردی واقع‌گرا و متمرکز بر مسائل عملی هستید؛ ولی اکنون احساسات عاطفی خود یا دیگران را کم‌اهمیت جلوه می‌دهید.
- روی وظیفه‌ای تمرکز می‌کنید که در حال انجامش هستید؛ ولی اکنون این تمرکز باعث می‌شود که در ظاهر با هر تغییری مخالفت کنید یا مواجه مؤثر با نظرات مخالف نداشته باشید.
- رویکردهای متداول و مرسوم را ترجیح می‌دهید؛ ولی اکنون بدون هیچ توجیه یا استدلالی از این رویکردها پیروی می‌کنید.
- سریع تصمیم‌گیری می‌کنید؛ ولی اکنون بدون فکر و آنی عمل می‌کنید یا با ایجاد هر ابهامی، سردرگم می‌شوید.
واکنش دوم: برعکس سبک و رفتار معمول کاری، عمل‌کردن
شاید متوجه شده باشید که وقتی دچار استرس می‌شوید، سبک کاری‌تان کاملا وارونه می‌شود و به نقطه مقابل سبک معمول تغییر می‌کند. در این شرایط، شما چنین وضعیتی دارید:
- معمولا آزادانه حرف‌ها و نظرات خود را بیان می‌کنید؛ ولی اکنون به روش‌های ارتباطی غیرمستقیم مانند ایمیل روی می‌آورید.
- پذیرای بازخورد و نظر‌های دیگران هستید؛ ولی اکنون حس می‌کنید که به انتقاد حساس شده‌اید.
- در گروه کار می‌کنید؛ ولی اکنون انزواطلب یا بی‌صبر و حوصله شده‌اید.
- به نظم و جزئیات علاقه دارید؛ ولی اکنون در توجه و رسیدگی به نظم و جزئیات تعلل می‌کنید.
- فرد سازگاری هستید و با دیگران کنار می‌آیید؛ ولی اکنون طوری رفتار می‌کنید که دیگران را تحریک و عصبانی می‌کنید یا رفتاری سلطه‌جویانه و مستبدانه دارید.
- گروهی کار می‌کنید کار گروهی و از اعضای گروه هستید؛ ولی اکنون رقابتی یا فردگرا شده‌اید.
- انرژی بالایی دارید؛ ولی اکنون احساس می‌کنید که به‌شدت خسته شده‌اید یا کارها برایتان خسته‌کننده هستند.
- فردی واقع‌گرا و عمل‌گرا هستید؛ ولی اکنون احساسات بر قضاوت شما اثر می‌گذارد.
- به‌طورکلی بر وظیفه‌ای تمرکز می‌کنید که در حال انجامش هستید؛ ولی اکنون در تمرکزکردن مشکل دارید یا برای رسیدن به نتایج سریع، بی‌صبر و بی‌قرار هستید.
- رویکردهای متداول و مرسوم را ترجیح می‌دهید؛ ولی اکنون سرکش یا فردگرا شده‌اید.
- سریع تصمیم‌گیری می‌کنید تصمیم‌گیری سریع؛ ولی اکنون بیش از حد مسائل را تحلیل یا فکر می‌کنید.
راهکارهای غلبه بر استرس کاری
سعی کنید سبک کاری معمول خود را شناسایی کنید. به این فکر کنید که وقتی حس می‌کنید که در محل کار بر همه‌چیز کنترل دارید، چطور عمل می‌کنید. سپس به این فکر کنید که همین الان چه عملکردی از خود نشان می‌دهید. شاید متوجه شوید که سبک کاری شما در زمان استرس، تقریبا سبک کاری هرروزه شماست. اگر چنین است، یعنی مدتی طولانی است که دچار فرسودگی شغلی شده‌اید. فرسودگی شغلی یعنی خستگی ذهنی، عاطفی و فیزیکی بیش از حدِ ناشی از استرس طولانی‌مدت و مزمن کاری.
به این فکر کنید که سبک کاری شما در زمان استرس شغلی چه تغییری می‌کند. همچنین می‌توانید از همکارتان بخواهید که احساس و برداشت خود را بگوید. آگاهی از نشانه‌های بارز و گویا برای شما مهم است؛ زیرا با آگاهی از این نشانه‌ها، می‌توانید در جهت اجرای راه‌های مناسب مقابله با استرس حرکت کنید.
باید توجه داشته باشید که تقویت یا تغییر سبک کاری در زمان استرس، هریک معایب و مزایای خود را دارد.
برای نمونه، فردی که سبک کاری خود را تقویت می‌کند، در رویکرد خود نسبتا باثبات به نظر می‌رسد و دیگران می‌دانند که او می‌خواهد چه‌چیزی را به دست بیاورد؛ ولی هیچ‌کس درک نمی‌کند و متوجه نمی‌شود که او استرس دارد. اگر شما این‌گونه هستید، باید به دیگران بگویید که استرس دارید و به کمک نیاز دارید.
از سوی دیگر، فردی که سبک کاری خود را تغییر می‌دهد، شاید فردی غیرقابل‌پیش‌بینی یا بی‌ثبات به نظر برسد. شاید این مسئله باعث شود که دیگران بیزار شوند از اینکه با چه رفتاری از شما روبه‌رو می‌شوند و کدام شخصیت شما نمایان خواهد شد؛ درعین‌حال، این مسئله باعث می‌شود که اطرافیانتان بسیار راحت‌تر بتوانند استرس شما را درک کنند و به کمکتان بیایند.
برخورد ما با استرس کاری دیگران
باید این حقیقت را درک کنیم که رفتار فرد در زمان استرس، خصلت یا شخصیت او نیست و او فقط در حالت استرس قرار دارد. لحظه‌ای به این فکر کنید که آیا به‌جای توجه به این مسئله که فرد مقابل دچار استرس بوده است، سبک کاری‌اش را ویژگی و صفت ذاتی او قلمداد کرده‌اید؟ همچنین می‌توانید به نشانه‌های بارز و گویای استرس در همکاران، رئیس، کارکنان و غیره نیز توجه کنید تا بتوانید با آنها ارتباط برقرار کنید و از آنها بپرسید که چطور می‌توانید به آنها کمک کنید.
منبع: