با صفر تا صد اصول گزارش نویسی آشنا شوید
گزارش نویسی یکی از مهارت‌های بسیار مهمی است که همه ما در موقعیت‌های مختلف به آن نیاز داریم. این مهارت از همان دوران مدرسه تا پس از آن در دانشگاه و محل کار یکی از مهم‌ترین چیزهایی است که باید تمرین کنیم.
با تهیه یک گزارش دقیق و اصولی می‌توانیم نتایج کارهای انجام شده را بررسی کنیم و با شناسایی نقاط قوت و ضعف پروژه، نتایج را به مرور زمان بهبود دهیم.
اما برای نوشتن یک گزارش خوب باید جواب چند سوال را به خوبی بدانیم. سوالاتی مثل اینکه:
- اصول گزارش نویسی چیست؟
- یک گزارش خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
- برای نوشتن گزارش از کجا شروع کنیم؟
گزارش چیست؟ گزارش نویسی چیست؟
برای آنکه بتوانیم یک گزارش خوب بنویسیم، خوب است یک بار دیگر «چیستی» گزارش را بررسی کنیم و بدانیم که دقیقا موقع گزارش نویسی باید چه خروجی‌ای داشته باشیم.
گزارش نوشته‌ای است که درباره مجموعه‌ای از اطلاعات به دست آمده و یا کارهایی که در یک پروژه مشخص انجام شده، توضیح می‌دهد. گزارش، نشان‌دهنده وضعیت عملکرد یک بخش یا فرایند است و به عنوان پشتیبان برای تصمیم‌گیری در رده‌های بالاتر عمل می‌کند.
شخصی که یک گزارش را می‌نویسد، ابتدا داده‌هایی را تهیه می‌کند، از دل آن داده‌ها اطلاعاتی به دست میآورد، و اطلاعات در نهایت تبدیل به دانش می‌شود. این دانش به رده‌های بالاتر منتقل شده و در امور مختلف از آن استفاده می‌شود.
گزارش نویسی چه کاربردهایی دارد؟
یک گزارش صحیح، دقیق و پیوسته کاربردها و مزایای متعددی دارد که به چندتا از آن‌ها اشاره می‌کنیم:
گزارش نویسی باعث انتقال تجربه‌ها می‌شود
یک کاربرد گزارش نویسی این است که با ذکر دقیق فعالیت‌های انجام‌شده، باعث می‌شود کسانی که بعدها آن گزارش را می‌خوانند با تجربیات افراد قبل از خودشان آشنا بشوند. به این ترتیب مجموعه از تکرار چندین باره یک اشتباه در امان می‌ماند.
گزارش نویسی باعث مدیریت دانش می‌شود
همانطور که گفتیم گزارش سازمانی با جمع‌آوری داده‌ها و تبدیل آن‌ها به اطلاعات قابل فهم و دانش ارتباط مستقیم دارد. یک مزیت مهم گزارش این است که یک دانش جامع از بخش‌های مختلف در سازمان به وجود میآورد.
گزارش نویسی به تصمیم‌گیری درست کمک می‌کند
گزارش‌ها کمک می‌کنند تا افراد روند طی‌شده را بررسی کنند و براساس آن برای آینده مجموعه بهترین تصمیم را بگیرند.
معرفی الگوهای گزارش نویسی
چندین دسته‌بندی برای روش نگارش یک گزارش وجود دارد که انتخاب آن‌ها به مدل کار شما بستگی دارد. ۸ الگوی مهم عبارت هستند از:
الگوی قیاسی
در این الگو ابتدا نتیجه و تصمیم‌گیری‌ها ارائه می‌شوند سپس به دلایل مربوط به تصمیم‌گیری پرداخته می‌شود.
الگوی استقرایی
این الگو برعکس الگوی قیاسی است. ابتدا مشکلات و دلایل ارائه می‌شوند و براساس آن‌ها راه حل و نتیجه مشخص می‌شود.
الگوی ترتیب اهمیت
در این مدل شما اطلاعات را براساس اهمیت ارائه می‌دهید. این ترتیب می‌تواند از اولویت بالا به پایین یا برعکس باشد.
الگوی تقدم زمانی (تایملاین)
تمام کارهای انجام‌شده و اطلاعات براساس زمان انجام شدن ارائه می‌شوند. برای گزارش دادن حوادث و اتفاقاتی که زمان در آن‌ها فاکتور مهمی است به کار می‌رود.
الگوی قدم به قدم
شکل ویژه‌ای از الگوی قبلی است با این تفاوت که برای یک فرایند خاص یا عملکرد یک ابزار به کار می‌رود.
الگوی مسئله – راه حل
این الگو یک مسئله را مطرح می‌کند سپس برای آن راه حل ارائه می‌کند.
الگوی معیار – اقدام
این الگو چند متغیر را با معیاری واحد می‌سنجد و بعد از بررسی مزایا و معایب هرکدام نتیجه‌گیری را ارائه می‌کند.
الگوی علت – معلول
زمانی به کار می‌آید که چندین راه جلوی شما باشد و بخواهید هرکدام از آن‌ها به همراه عواقبشان را بررسی کنید.
با سبک‌های گزارش نویسی آشنا شوید
گزارش توصیفی
در گزارش توصیفی گزارشگر باید وقایع و اتفاقات را با صحت و دقت گزارش کند. داده‌ها و اطلاعات را لیست کرده و تحویل دهد. گزارش‌های توصیفی اساس بسیاری از گزارش‌های تحلیلی، نقادانه و تجویزی هستند. خطا در نوشتن گزارش‌های توصیفی می‌تواند در کیفیت و دقت بقیه گزارش‌ها هم تاثیر بگذارد.
گزارش تحلیلی
گزارش تحلیلی با بررسی داده‌ها و اطلاعات یا نتایج تصمیمات قبلی به چرایی یک موضوع می‌پردازد و از ابعاد اساسی و مهم آن را تحلیل و بررسی می‌کند. بنابراین سوالی که انتخاب می‌کنید در محتوای متن گزارش تحلیلی تاثیر گذار است.
گزارش انتقادی
برای بررسی جوانب مثبت و منفی یک موضوع می‌توان از نوشتن گزارش انتقادی استفاده کرد. برای مثال گزارش ارزیابی نقاط ضعف و قدرت یک محصول.
گزارش تجویزی
اگر یک گزارشگر بعد از نوشتن گزارش انتقادی که مقصود آن بررسی نقاط ضعف و قدرت یک موضوع است پیشنهاداتی ارائه دهد گزارش او یک گزارش تجویزی است. برای مثال گزارش راهکارهای افزایش فروش یک محصول یک گزارش تجویزی محسوب می‌شود.
ساختار یک گزارش استاندارد چگونه است؟
برای نوشتن یک گزارش اصولی باید ساختار مناسب را بدانیم. در ادامه به بررسی ساختار یک گزارش استاندارد می‌پردازیم:
عنوان گزارش، شروع مسیر
در بخش عنوان گزارش معمولا نویسنده(ها) و تاریخ نگارش گزارش هم درج می‌شود. علاوه بر آن در صورت لزوم مکان و تاریخ تهیه گزارش هم آورده می‌شود.
خلاصه گزارش، چشمگیرترین بخش کار
معمولا در بخش خلاصه گزارش خلاصه‌ای از نکات مهم، نتیجه گیری‌ها و توصیه‌ها آورده می‌شود. بخش خلاصه گزارش همانطور که از نامش پیداست باید تا حد امکان کوتاه باشد. برخی از افراد ممکن است تنها همین بخش گزارش شما را بخوانند، بنابراین سعی کنید در عین کوتاه‌نویسی این بخش، تمام اطلاعات بسیار مهم را به صورت شفاف در آن بگنجانید.
مقدمه، بخشی برای بیان مشکل
اولین صفحه گزارش شما با بخش مقدمه شروع می‌شود. در این بخش لازم است درباره مشکلی که وجود دارد صحبت کنید و به خواننده بگویید که دلیل نوشتن این گزارش چیست.
همچنین اگر در بخش عنوان درباره برخی اصطلاحات توضیح ندادید، در بخش مقدمه می‌توانید این کار را انجام دهید. همچنین در بخش مقدمه درباره نحوه تنظیم جزئیات گزارش هم صحبت کنید.
بدنه مقاله، اصلی‌ترین بخش گزارش
اصلی‌ترین بخش گزارش از لحاظ محتوا بدنه آن است. در بدنه گزارش باید چند عنوان و زیر عنوان به کار ببرید و توضیحات کاملی را در هر بخش ارائه کنید. معمولا اطلاعاتی که در این بخش ارائه می‌شود به ترتیب اهمیت آورده شده و مهم‌ترین اطلاعات در همان ابتدای این بخش نوشته می‌شود.
نتیجه‌گیری، بخشی برای انسجام متن
نقطه اتصال تمام توضیحاتی که در بخش قبلی آورده شده، بخش نتیجه‌گیری است. اگر اطلاعاتی بدیهی است، جای مناسب آن بخش نتیجه‌گیری نیست! درست مانند بخش خلاصه، بسیاری از افراد ممکن است تنها به خواندن این بخش بسنده کنند. بنابراین نتیجه‌گیری را دقیق و کاملا مرتبط با اصل مطلب بنویسید.
توصیه‌ها، راهی برای بهبود پروژه
برای آنکه گزارش حرفه‌ای داشته باشید، حتما پیشنهادات لازم را هم به مخاطب خود ارائه کنید. راهکارهایی که در ادامه کار به حل مسئله کمک می‌کند را با زبانی ساده و لحنی مستقیم و شفاف بیان کنید.
بخش ضمیمه، پایان ماجرا
در بخش ضمیمه تمام شواهدی که به اثبات اطلاعات و آورده‌های گزارش شما کمک می‌کنند را ذکر کنید. افراد متخصصی که گزارش شما را می‌خوانند، حتما نگاه ویژه‌ای به این بخش خواهند داشت.
چطور یک گزارش سازمانی بنویسیم؟
جمع‌آوری و طبقه‌بندی داده‌ها
ابتدایی‌ترین کاری که باید انجام بدهید این است که تمام داده‌های مربوط به گزارش را جمع‌آوری کنید. حجم این داده‌ها احتمالا زیاد خواهد بود اما باید بدانید که داده به صورت تک به تک به کار شما نمی‌آید بلکه وجود یک روند منطقی بین داده‌هاست که برای شما مهم است.
تحلیل داده‌ها
در گام بعدی باید داده‌هایی که دارید را تحلیل کنید و اطلاعات مورد نیازتان را از دل آن‌ها بیرون بکشید. بصری سازی داده‌ها با کمک ابزارهایی مثل نمودارهای مختلف در اینجا می‌تواند به شما کمک کند.
عنوان بندی
حالا که اطلاعات را به صورت طبقه‌بندی شده و بصری در دسترس دارید باید تصمیم بگیرید که هر بخش از اطلاعات را تحت چه عنوانی در گزارش خود بیاورید.
انتخاب سبک گزارش
در این قسمت باید تصمیم بگیرید که چه سبکی برای بیان مسائلی که در گزارش مطرح شده‌اند مناسب‌تر است؟
تهیه پیش‌نویس گزارش
حالا که هم سبک و هم ترتیب مطالب مشخص شده، وقت آن است که یک پیش‌نویس از گزارش تهیه کنید. این پیش نویس شامل تمام نمودارها و همچنین متن‌های توضیح و مقدمه می‌شود.
ویرایش
پیش‌نویس را مطالعه کنید و هرجا که لازم است اصلاح کنید. حتی بهترین گزارش‌ها هم بعد از چند بار اصلاح داده‌ها و متن به حالت ایده‌آل خود رسیده‌اند. شک نکنید که در زمان ویرایش قطعا به ایرادهای تایپی، املایی و داده‌های پرت برخواهید خورد پس این بخش را جدی بگیرید.
انتشار و ارائه
در نهایت باید گزارش را منتشر کنید و اگر لازم است خلاصه‌ای از آن را به صورت مناسب ارائه بدهید!
۵ اصل مهم در گزارش نویسی را بشناسید
تا اینجا با ساختار کلی یک گزارش استاندارد آشنا شدیم. اما برای نوشتن یک گزارش حرفه‌ای و کارآمد باید چه اصولی را رعایت کنیم؟ در ادامه همراه ما باشید تا به بررسی این موضوع بپردازیم:
محتوای گزارش باید دقیق باشد
کریستوفر نولان یکی از کارگردانان موفق هالیوود به شمار می‌رود. شهرت بسیار زیاد این کارگردان برای ساختن فیلم‌هایی است که محتوای خود را بسیار پیچیده ارائه می‌کند و مخاطب باید چندین و چند بار همه چیز را بررسی کند تا ببیند ادعایی که در محتوا ارائه شده تا چه اندازه صحیح است.
در نوشتن گزارش کریستوفر نولان نباشید! محتوای گزارش باید دقیق، شفاف و متناسب با ادعای شما باشد. منظور از دقیق بودن گزارش این همچنین این است که بررسی کنید همه عنوان‌ها و زیرعنوان‌های مقاله با توضیحاتی که آورده شده همخوانی داشته باشد. مثلا اگر عنوان یک بخش، وزن جسم است، در بخش توضیح عنوان فقط درباره وزن جسم صحبت کنید و استراتژی «از هر دری، سخنی» را به کار نگیرید!
محتوای گزارش از نظر نگارشی هم باید به اندازه کافی دقیق و عاری از هرگونه غلط املایی یا نگارشی باشد. اینگونه اشتباهات می‌تواند تاثیر منفی بسیار بدی روی ذهن مخاطب بگذارد و حاوی این پیام باشد که گزارش با عجله زیاد و دقت کمی تهیه شده است.
ظاهر گزارش بسیار مهم است
مخاطب شما در نهایت یک فرد دیگر مثل خودتان است. هیچ کدام از ما دوست نداریم محتوایی را بخوانیم که ظاهر مناسبی ندارد. این بدان معنا نیست که برای داشتن یک گزارش خوب یک اثر هنری خلق کنید! اما ظاهر گزارش خود را کاملا حرفه‌ای کنید و در صورت امکان از چند تصویر یا نماد بصری مناسب هم برای جذاب‌تر شدن آن کمک بگیرید.
هدف بسیاری از گزارش‌ها ارائه چند راهکار مرتبط در بخش نتیجه‌گیری و توصیه‌ها است. استفاده از تصاویر مرتبط و مناسب می‌تواند توجه تصمیم‌گیرنده را به موارد مهم‌تر جلب کند.
برای مثال می‌توانید در مقایسه دو مورد با یکدیگر از جدول یا نمودار استفاده کنید. در نهایت واضح است که استفاده از تصاویر اغلب به درک بهتر یک موضوع کمک می‌کند. بنابراین حتما برای این بخش انرژی و زمان ویژه‌ای کنار بگذارید.
بهره‌وری گزارش باید جدی گرفته شود
اصل بهره‌وری یعنی آنکه برای تهیه گزارش آسانترین و سریع‌ترین راه ممکن را انتخاب کنید. مثلا اگر در جایی از گزارش امکان خودکار کردن فرآیند جمع آوری داده یا استفاده از فرمول وجود دارد، حتما از آن استفاده کنید.
سعی کنید اطلاعات و داده‌های مورد نیاز خود را تا جای ممکن پیچیده نکنید. با در نظر گرفتن این موضوع بهترین نسخه گزارش را در کوتاه‌ترین زمان ممکن تهیه خواهید کرد.
یادتان باشد که در نهایت رسیدن به یک گزارش خوب در یک بازه زمانی طولانی مخصوصا برای کسب و کارها ارزش چندانی ایجاد نمی‌کنند. در بسیاری از مواقع لازم است که چابکی زیادی برای تهیه مطالب خواسته شده داشته باشید.
گزارش باید در ساختار ثبات داشته باشد
اگر در گذشته گزارشی درباره این موضوع یا موضوعات مشابه تهیه کردید، گزارش جدید شما بهتر است که از ساختار گزارش‌های قبلی پیروی کند و در کلیات مشابه گزارش‌های قبلی باشد. مثلا استاد دانشگاه، کارفرما و مدیر شما احتمالا گزارش‌های متعددی را در طول ماه دریافت می‌کند و عدم ثبات در ساختار گزارش فهم موضوع را برای مخاطب شما کمی سخت خواهد کرد.
ثبات در ساختار به مخاطب شما کمک می‌کند تا درک بهتری از مقاله پیدا کرده و اطلاعات مورد نیاز خود را سریع‌تر استخراج کند.
محتوای گزارش باید کاربردی باشد
محتوای گزارش شما در نهایت باید بتواند به تصمیم‌گیری درست مخاطب شما کمک کند. در واقع اگر راهکاری ارائه می‌کنید، اگر انتقاد یا پیشنهادی دارید، باید کاملا کاربردی و مرتبط به موضوع باشد.
علاوه بر آن گزارش باید در بستر و زمان مناسبی ارائه شود تا تصمیم‌های بهتری در نهایت گرفته شد. این موضوع هم در کسب و کارها اهمیت زیادی دارد. چرا که بسیاری از مدیران و کارفرماها باید در کوتاه‌ترین زمان ممکن تصمیم بگیرند و اگر زمان ارائه گزارش عملکرد و بررسی نتایج از سوی شما با تاخیر همراه باشد، می‌تواند مشکلات فراوانی را به همراه داشته باشد.
ابزارهای ساخت گزارش
Excel
اکسل یکی از نرم افزارهای مجموعه مایکروسافت آفیس است که با ارائه Spreadsheet ها به شما اجازه می‌دهد داده‌ها و اطلاعات را دسته‌بندی کنید، برای بررسی آن‌ها توابع مختلف تعریف کنید و در نهایت نتیجه کار خود را به صورت یک یا چند نمودار بصری ببینید. اکسل نرم افزاری است که در دسترس همه قرار دارد و محیط Userfriendly آن و امکانات گسترده‌اش باعث می‌شود بتوانید از آن برای تهیه انواع گزارش‌های سازمانی استفاده کنید.
یکی از کاربردهای بسیار مرسوم اکسل، استفاده از آن برای تهیه گزارش‌های مالی و مربوط به بخش فروش است. این نرم افزار به شما اجازه می‌دهد با استفاده از تکنیک‌ها و روش‌های آماری، نه‌تنها گزارشی از فروش پیشین خود داشته باشید بلکه بتوانید میزان فروش را در آینده پیشبینی کنید.
Power BI
بررسی ساختار یک نمونه گزارش خوب
اگر بخواهیم ساختاری که در ابتدای مقاله توضیح داده شد را به صورت عملی در یک گزارش پیاده‌سازی کنیم، با چنین شکلی رو به رو خواهیم شد:
- در بخش ابتدایی، عنوان مقاله و نویسندگان آن را ذکر می‌کنیم. مثلا مقاله ما درباره گزارش بازدید سایت اینفوگرام در یک ماه گذشته است. پس عنوان گزارش می‌شود «گزارش ماهانه بازدید از سایت اینفوگرام» یا چیزی شبیه به آن. نویسنده هم می‌شود سجاد بیگی! ممکن است تاریخ تهیه گزارش و در برخی موارد در صورت لزوم مکان تهیه آن هم آورده شود.
- در بخش بعدی خلاصه‌ای از عملکرد ماهانه سایت آورده می‌شود. از این حرف می‌زنیم که به طور کلی چه تعداد بازدید داشتیم، چه قدر افزایش بازدید نسبت به ماه گذشته را شاهد بودیم و به مسائل مهم و کلی دیگر اشاره می‌کنیم.
- در بخش بعدی هدف از تهیه این گزارش و چالش را مطرح می‌کنیم. مثلا فرض کنید چالش ما این است که چطور بازدید سایت را بیشتر کنیم و هدفمان رسیدن به یک راه حل مناسب است. در بخش مقدمه همین توضیحات را با زبانی ساده ارائه می‌کنیم.
- در بخش بدنه درباره اطلاعاتی که در دست داریم با استفاده از عنوان‌های مختلف مفصل صحبت می‌کنیم و تحلیل خود را ارائه می‌دهیم. بعد هم در نتیجه‌گیری و بخش راهکارها، هرآنچه به بهبود عملکرد ما می‌شود را با استناد به گزارشی که در دست داریم، اضافه می‌کنیم.
- گزارش شما آماده است!
نتیجه گیری
واقعیت این است که هیچ مهارتی یک شبه به دست نمی‌آید. گزارش نویسی هم از این قاعده مستثنا نیست. برای آنکه بتوانید گزارش‌های باکیفیت و خوبی ارائه کنید، راهکاری جز شروع کردن وجود ندارد. البته تنها شروع کردن کافی نیست.
سعی کنید برای نگارش‌های گزارش‌های اولتان وقت و دقت بیشتری صرف کنید. خودتان منتقد خودتان باشید و با توجه به ساختار و نکاتی که در این مقاله عنوان شد، گزارش خود را چند بار بخوانید و اصلاحات لازم را انجام دهید.
استفاده از یک چک‌لیست که موارد مهم برای تهیه گزارش استاندارد در آن یادآوری شده می‌تواند به نگارش گزارش استاندارد و باکیفیت کمک کند.
منبع: